Ek.1.Zaman.Planı.Tbl
advertisement
ZAMAN PLANI TABLOSU Kurum: Proje: Proje Başlama Tarihi: Proje Bitiş Tarihi: T.C. Fırat Üniversitesi İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Projesi 09 Mayıs 2011 23 Eylül 2011 SÜRE UYGULAMA ADIMLARI TARİH (Gün) İç Kontrol Proje Ekibi’nin Oluşturulması ve Eğitimi 1. - Proje Ekibi ile tanışma ve çalışma yönteminin belirlenmesi - Mevcut yapısal işleyişin incelenmesi - Bilgi, belge ve dokümanların toplanması - İç Kontrol Proje Ekibinin teknik eğitiminin başlatılması - Performans Analizleri uygulanacak birimlerin/kadroların belirlenmesi - Dağıtılacak analiz dokümanlarının çoğaltılması 2. 3 09.05.2011 Mevcut Durum Analizleri - Performans Analizlerinin gerçekleştirilmesi - Bilgi Teknolojileri Kullanıcılarına Yönelik Mevcut Durum Analizlerinin gerçekleştirilmesi - Performans Analizlerinin değerlendirilmesi ve yorumlanması - “Çalışan Memnuniyeti Anketi” uygulamasının yapılması ve sonuçlarının değerlendirilmesi 12.05.2011 5 Paralel Çalışma “Öğrenci Memnuniyeti Anketi” uygulamasının yapılması ve sonuçlarının değerlendirilmesi İş Analizleri 3. - Proje Ekibine İş Analizleri konusunda eğitim verilmesi - İş Analizi yapılacak kadro unvanlarının belirlenmesi - İş Analizlerinin gerçekleştirilmesi - İş Analizlerinin değerlendirilmesi 4. 15 16.05.2011 2 31.05.2011 Süreç Yönetim Sistemi - Proje Ekibine “Süreç Yönetimi” bilinçlendirme eğitimlerinin verilmesi - Proje Ekibine “İş Akışları” konusunda eğitim verilmesi - Temel süreçlerin belirlenmesi - Süreç hiyerarşilerinin oluşturulması - Temel süreçlerin sınıflandırılması - İş akışlarının çizilmeye başlanması 10 02.06.2011 15 FSD.İKS.TBL.001 Yayın Tarihi:29.04.2009 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:24.11.2010 1/4 ZAMAN PLANI TABLOSU SÜRE UYGULAMA ADIMLARI TARİH (Gün) - Temel süreçlerin tanımlarının hazırlanması - Süreç Kritik Kontrol Noktalarının belirlenmesi - Performans göstergelerinin belirlenmesi - Temel süreçlerin ve iş akışlarının kontrolü 4 27.06.2011 10 01.07.2011 3 11.07.2011 Organizasyonel ve Yönetsel Süreçlerin Sağlıklı Veri Üretebilecek Hale Getirilmesi için Gerekli Düzenleme Çalışmalarının Yapılması 5. - Mevcut yapının organizasyonel ve yönetsel süreçler açısından yeniden değerlendirilmesi - Genel ve birimler/bölümler bazında “Organizasyon Şemaları”nın çizilmesi - “İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinin” hazırlanması - “Eğitim/Deneyim Tablosu”nun oluşturulması - “Organizasyon Kitabı”nın hazırlanması - İnsan Kaynakları Yönetim Sistemine ilişkin diğer konuların mevcut yapıdaki durumunun analizinin yapılması ve var olan sistemlerin iyileştirilmesine yönelik öneriler hazırlanması 6. 4 14.07.2011 23 18.07.2011 5 10.08.2011 22 15.08.2011 Risk Yönetimi - Proje Ekibine “Risk Yönetimi” konusunda eğitim verilmesi - İyileştirmeye açık alanların belirlenmesi - Varyans Analizinin gerçekleştirilmesi - Tüm kaynak verilerin değerlendirilmesi ve “Temel Riskler”in belirlenmesi - Risklerin yarattığı etkinin ve meydana gelme sıklığının geçmiş kayıtlar, gerçekleşmeler ve gelecek beklentilerinden yola çıkılarak analiz edilmesi - Risk Dereceleme Matrisinin hazırlanması - Kritik Risk Alanlarının belirlenmesi - Risk İyileştirme İhtiyacının belirlenmesi - Risklerin önem derecelerine göre sıralanması - Risklerin türüne göre sınıflandırılması - Risk Profili Tablolarının oluşturulması - “Bünyesel” ve “Artık” Risklerin belirlenmesi - “Risk Kapasitesi”nin oluşturulması - Risklere karşı alınacak önlemlerin (verilecek yanıtların) belirlenmesi - “Risk Kütüğü”nün (Risk Envanteri) hazırlanması - Örnek Risk Yönetim Planlarının hazırlanması FSD.İKS.TBL.001 Yayın Tarihi:29.04.2009 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:24.11.2010 2/4 ZAMAN PLANI TABLOSU SÜRE UYGULAMA ADIMLARI TARİH (Gün) Etik Kodlar Sistematiğinin Kurulması 7. - Etik sistem bilinçlendirme eğitimlerinin verilmesi - Etik sistemin mevcut durumunun incelenmesi - Etik kodlar sistematiğinin kurulması 3 06.09.2011 5 09.09.2011 5 14.09.2011 Kontrol Stratejilerinin ve Uygulama Yöntemlerinin Geliştirilmesi 8. - Mevcut kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi - Doğrulama, koordinasyon, kaydedilme, uygulama, onaylama, raporlama, izleme, kontrol, geçerli kılma vb. kontrol yöntemlerinden biri ya da birkaçı kullanılarak kontrollerin yeniden belirlenmesi - “İş Akışları”nın yeniden gözden geçirilmesi ve kontrol/paraf/imza/onay noktalarının belirlenmesi - Faaliyetlerin işleyişi ile ilgili yazılı dokümanların gözden geçirilmesi - “Vekalet Sistemi”nin gözden geçirilerek, prosedürün, standart formlarının ve raporlama formatının hazırlanması - Hassas fonksiyonların düzenlenmesi ve yetkili kadroların çıkarılması - Görevlerin Ayrılığı İlkesi’nin uygulanmasını sağlayacak düzenlemelerin yapılması - “Görev Envanteri Tablosu” nun hazırlanmasının sağlanması - ’’İç Hareketlilik Analizi Tablosu”nun hazırlanması - Yetki Devri mekanizmasının işlerliğini sağlayacak sistemli bir model oluşturulması, yazılı hale getirilmesi ve bilinilirliğinin sağlanması Bilgi ve İletişim 9. - Kaynaklara ve kayıtlara erişim üzerindeki kontrollerle ilgili mevcut durumun süreklilik ve güvenilirliğinin analizinin yapılması - Doğru, güncel ve kullanışlı veriye zamanında ulaşma standartlarının belirlenmesi - Bilgi Sistemlerine yönelik olası risklerin ve kontrol faaliyetlerinin raporlanması - Kurum içi ve dışı iletişim sisteminin analizi ve mevcut sistemlerin iyileştirme önerilerinin geliştirilmesi - Kayıt, Dosyalama, Evrak ve Arşiv sisteminin analiz edilmesi iyileştirme önerilerinin geliştirilmesi - Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemlerine ilişkin Hata Bildirim Formların hazırlanması FSD.İKS.TBL.001 Yayın Tarihi:29.04.2009 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:24.11.2010 3/4 ZAMAN PLANI TABLOSU SÜRE UYGULAMA ADIMLARI TARİH (Gün) 10. İzleme - İç Kontrol Sistemi’nin kesintisiz işleyişini test eden anket formlarının hazırlanması - Varsa iç “Denetim Raporları”nın İç Kontrol Sisteminin işleyişi kapsamında değerlendirilmesi - “Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler” ile ilgili sistem geliştirilmesi ve yazılı hale getirilmesinin sağlanması - İç Kontrol Sistemi “Kritik Kontrol Noktaları ve Performans Göstergeleri”nin belirlenmesi - İç Kontrol Sisteminin izlenme ve değerlendirme sistematiğinin kurulması TOPLAM PROJE SÜRESİ 5 19.09.2011 139 23.09.2011 PROJE SONUÇ RAPORU’NUN HAZIRLANMASI ve PROJE TESLİM BRİFİNGİ İLE SONUÇLARIN PAYLAŞILMASI Bu planda yapılabilecek olası değişiklikler, Proje Takım Lideri onayı ile gerçekleştirilebilir. Ekip performansından, yönetici görüşmelerinden, planlı toplantılardan kaynaklanan aksamalar Proje Zaman Planını ve Proje Süresini olumsuz etkilemektedir. Gün sonlarına ilişkin saatlerin ucu açık düşünülmelidir. Zaman Planında belirlenen saatlere ilişkin değişiklikler ise şartların gerektirmesi durumunda Proje Takım Lideri tarafından yeniden düzenlenebilir. FSD.İKS.TBL.001 Yayın Tarihi:29.04.2009 Revizyon No: 01 Revizyon Tarihi:24.11.2010 4/4
