İÜ Genel Sekreterlik İletişim Prosedürü Genel Sekreter Rektör

İÜ
Genel Sekreterlik
İletişim Prosedürü
Doküman No
İlk Yayın Tarihi
Revizyon No
Revizyon Tarihi
Sayfa No
:GS/PR-004
:
:00
:
: 1/5
1. AMAÇ
Bu prosedürün amacı, İstanbul Üniversitesi’ndeki iletişim yöntemlerini ve sorumlulukları
belirlemeye, iç ve dış iletişimin nasıl sağlanacağına ve mevcut iletişim ağının sağlıklı ve sürekli
bir şekilde nasıl yürütüleceğine yönelik sistem oluşturmaktır.
2. KAPSAM
Bu prosedür, İstanbul Üniversitesi’ndeki iletişim ağı ile kullanılan araç ve uygulanan yöntemleri
kapsar.
3. SORUMLULAR
Bu prosedürün uygulanmasından tüm Birim Yöneticileri sorumludur, diğer sorumluluklar
uygulama metni içerisinde belirtilmiştir.
4. TANIMLAR
EBYS: İÜ Elektronik Belge Yönetim Sistemi
KEP :Kayıtlı Elektronik Posta (Elektronik ortamda bilgi ve belge paylaşımında yaygın olarak
kullanılmakta olan elektronik posta, iş ve işlemlerin daha hızlı ve daha kolay yapılmasına olanak
sağladığı için önemli bir araçtır. Ancak elektronik posta ile haberleşmenin taraflar arasında
teknik olarak güvenli ve hukuken geçerli bir şekilde yapılabilmesi için ilave güvenlik
hizmetlerine gereksinim duyulmaktadır. Bu ihtiyaçları karşılamak üzere geliştirilen kayıtlı
elektronik posta (KEP), elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere
kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklidir. KEP
sistemine ilişkin hizmetler Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılar tarafından verilmektedir.
KEP sistemi içerisinde bir elektronik iletinin gönderilmesi ve alınması dışında elektronik
belgelerin saklanması, güvenli iletişim ve elektronik ortamda güvenilir üçüncü taraf hizmetleri
gibi katma değerli hizmetler de sunulabilmektedir.)
SMS: Kısa Mesaj Sistemi
5.UYGULAMA
5.1. Genel
İÜ’de en az hata ile en kısa sürede iş ve işlemleri yürütmek amacıyla pekçok iletişim yöntemi
kullanılmaktadır.
Hazırlayan
Genel Sekreter Yardımcısı
Gözden Geçiren/Kontrol
Onaylayan
Genel Sekreter
Rektör
İÜ
Genel Sekreterlik
İletişim Prosedürü
Doküman No
İlk Yayın Tarihi
Revizyon No
Revizyon Tarihi
Sayfa No
:GS/PR-004
:
:00
:
: 2/5
Bilgiler, işlerini yapma durumunda olan kişilere ve gruplara ulaşmadığı zaman ciddi örgütsel
etkinlik ve verimlilik sorunları ortaya çıkacağından iletişim, biçimsel sistemler ya da iletişim
kanalları ile gerçekleşir.
5.1. Biçimsel İletişim
İÜ de biçimsel iletişim akışı; dikey, yatay, çapraz yönlerde hareket eder. İÜ organizasyon
şemalarında iletişimin hangi yönde olduğu ve kimin kiminle iletişimde bulunduğu açıkça
görülür.
İÜ’de dikey iletişim, İÜ organizasyon yapısında mesajların yukarıdan aşağıya ve aşağıdan
yukarıya doğru organizasyon basamaklarını izleyerek akmasıdır. Dikey iletişim telefonla
görüşme ve yüzyüze iletişimde esastır. İÜ’de bu anlamda emir ve yönergeler İÜ Rektörü ile
başlayıp aşağı akmakta; raporlar, istekler ve bilgi vermelerle ilgili mesajlar ise, aşağıdan yukarı,
astlardan üstlere doğru akmaktadır.
İÜ’de yatay iletişim, kişi ve bölümler arasında bilgi ve iş paylaşımıdır. Yatay iletişim, elektronik
posta, telefon, EBYS ve SMS ile gerçekleşir. En önemli işlevi, birimler ya da bölümler arasında
ve içinde faaliyetlerin koordinasyonunu sağlamaktadır.
İÜ’de çapraz iletişim, fonksiyonel yetki ilişkilerinin sonucu olarak zamandan tasarruf etmek için
kullanılır. Bir dekan ya da müdürün örgütün hiyerarşik basamaklarını izlemeden değişik çapraz
kademelerdeki kişiler ya da birimlere doğrudan doğruya haberleşmede bulunabilir.
5.2. Kurumsal İletişim
İÜ personelinin kurumsal iletişim bilgileri İÜ web Sayfası’nda http://www.rehber.istanbul.edu.tr/
adresi üzerinden erişilir. Rehberde; personelin adı, soyadı, unvanı, telefon numarası ve çalıştığı
birime ilişkin bilgiler yer alır.
İÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, personeline ilişkin olarak rehberde yer alan bilgilerin
doğruluğundan ve güncelliğinden sorumludur.
5.3. Yazı Yolu İle İletişim
İÜ yazışma süreci EBYS üzerinden gerçekleşir. Süreç, Yazı İşleri ve Genel Evrak Müdürlüğü’ne
gelen evrakın taranarak sisteme yüklenmesi ile başlar. Genel Sekreterlik, evrakı ilgili birimlere
EBYS üzerinden dağıtır.
Tüm yazışmalar “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ile
“Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı” hükümlerine uygun olarak
“5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu” ve bağlı mevzuatlara dayalı olarak gerçekleştirilir.
Hazırlayan
Genel Sekreter Yardımcısı
Gözden Geçiren/Kontrol
Onaylayan
Genel Sekreter
Rektör
İÜ
Genel Sekreterlik
İletişim Prosedürü
Doküman No
İlk Yayın Tarihi
Revizyon No
Revizyon Tarihi
Sayfa No
:GS/PR-004
:
:00
:
: 3/5
5.4. Telefon Yolu İle İletişim
Telefonla iletişim, İÜ içinde yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. Kurum içi görüşmelerde dahili
hatlar tercih edilir.
Telefon hatlarının bağlanması ve görüşmelere açılması, telefon cihazlarının bağlanması, telefon
iletişiminde devamlılığın sağlanması, telefon rehberi hazırlama ve göncelleme vb. her türlü
teknik işlemler Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından http://bilgiislemdestek.istanbul.edu.tr/#
üzerinden elektronik olarak yapılır.
5.4. Telsiz İle İletişim
İÜ çeşitli yerleşkelerinde mesai yapan güvenlik görevlileri birbirleri ile iletişimi, telsiz sistemi ile
sağlarlar.
5.5. Elektronik İletişim
İÜ gerek öğrenciler ve personelle gerekse dış paydaşları ile online olarak iletişim kurar.
Başvurular, bilgi güncelleme, veri kontrolü ve anket gibi çalışmalar otomasyon sistemleri
üzerinden gerçekletirir. Kullanılan otomasyon sistemleri İÜ Ana Web Sayfası’nda kullanım
bilgisi ile birlikte tanımlıdır.
Dönemsel olarak işlevi olan durumlar ( Başvuru ve Anket gibi ) İÜ Ana Web Sayfası’nda
duyurular kısmında ve ulusal gazetelerde yer alır. Personele veya öğrencilere bilgilendirme
amaçlı olarak toplu mail atılabilir. Toplu mailler kurumsal uzantılı maillere gönderilir.
5.7. E-mail Yolu İle İletişim ve İşlemleri
İÜ öğrencilerine ve personele kurumsal e-posta adresi İÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’nca
verilir. E-posta almak isteyen personel ve öğrenciler http://bilgiislemdestek.istanbul.edu.tr
üzerinden başvuruda bulunur.
Başvuru sonucu, ilgilinin başvuruda belirttiği e-mail üzerinden iletilir. İÜ’ye kayıt yapan her
öğrenciye, kayıt sırasında oluşturulan e-posta adresi şifresiyle birlikte verilir.
5.8. Web Sayfaları İle İletişim
İÜ Web Sayfaları’nın düzenlenmesinde koordinasyon ve yönlendirme Bilgi İşlem Daire
Başkanlığı’nca yapılır. Her birimin web sayfası bulunur ve içerik Türkçe ve İngilzce olarak iki
dilde düzenlenir. Web sayfaları “Kamu Kurumları İnternet Siteleri Standartları ve Önerileri
Rehberi”ne uygun olarak hazırlanır.
Her bir web sayfası için birimlerden Web Master belirlenir.
Hazırlayan
Genel Sekreter Yardımcısı
Gözden Geçiren/Kontrol
Onaylayan
Genel Sekreter
Rektör
İÜ
Genel Sekreterlik
İletişim Prosedürü
Doküman No
İlk Yayın Tarihi
Revizyon No
Revizyon Tarihi
Sayfa No
:GS/PR-004
:
:00
:
: 4/5
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, teknik personeli yetersiz olan birimlerin web sayfasının
hazırlanması ve güncellenmesi hususunda gerekli eğitimi verir. Personeli veya öğrencileri
bilgilendirme amacıyla web sayfalarında duyurular yapılır. Hangi duyuruların web sayfasında
yayınlanacağına ilgili birimin yöneticisi (ya da yetkilendirdiği kişi) karar verir.
5.9. Toplantı Yolu İle İletişim
İÜ’de toplantılar “Kurul, Komisyon, Koordinatörlük ve Komite İşleyiş Prosedürü (GS/PR003)”ne uygun olarak gerçekleştirilir.
Toplantılarda alınan ve İÜ’nün tümünü ilgilendiren kararlar uygun iletişim araçları ile duyurulur.
Genel Sekreterlik tarafından yapılan rutin toplantılar ise;
5.9.1. Küçük Grup Toplantısı
Genel Sekreter başkanlığında ayda 2 (iki) kere, Genel Sekreter Yardımcıları, Daire Başkanları,
Hukuk Müşaviri ve İç Denetim Birim Başkanlığı’nın katılımı ile Genel Sekreterlik Toplantı
Salonu’nda gerçekleştirilir.
Toplantı gündemi ve davet metni e-mail ortamında toplantı tarihinden en az 3 (üç) gün önce
katılımcılara bildirilir. Toplantıda hazır olması gereken rapor ya da bilgi talebi ayrıca gündem ve
davet bilgilerinin yer aldığı e-postası içinde yer alır. Davetliler toplantılara katılamadığı
durumlarda mazeretlerini Genel Sekreterlik’e bildirir ve yerine görevlendirdiği kişiyi iletir.
5.9.2. Büyük Grup Toplantısı
Genel Sekreter başkanlığında ayda 1 (bir) kere, küçük grup toplantısı katılımcılarına ek olarak
Fakülte, Enstirü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulları Sekreterlerinin katılımı ile İÜ
konferans salonlarında gerçekleştirilir.
Toplantı Gündemi ve davet metni e-mail ortamında toplantı tarihinden en az 3 (üç) gün önce
katılımcılara bildirilir. Toplantıda hazır olması gereken rapor ya da bilgi talebi ayrıca gündem ve
davet bilgilerinin yer aldığı e-postası içinde yer alır. Davetliler toplantılara katılamadığı
durumlarda mazeretlerini Genel Sekreterlik’e bildirir ve yerine görevlendirdiği kişiyi iletir.
5.10. Rapor Yolu İle İletişim
Birimler Kamu İç Kontrol Standartları ve Mevzuatın zorunlu kıldığı veya ilgili yöneticilerce
gerekli görülen raporlar, raporun ilgili olduğu birimin web sayfasında ilan edilir.
Bütün birimler yıllık faaliyet raporlarını web sayfalarında yayınlarlar.
İÜ Faaliyet Raporu Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’nın sayfasında yayınlanır.
5.11. Anons
Hazırlayan
Genel Sekreter Yardımcısı
Gözden Geçiren/Kontrol
Onaylayan
Genel Sekreter
Rektör
İÜ
Genel Sekreterlik
İletişim Prosedürü
Doküman No
İlk Yayın Tarihi
Revizyon No
Revizyon Tarihi
Sayfa No
:GS/PR-004
:
:00
:
: 5/5
İÜ’ de “6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu” gereği görevlendirilen Bina Acil Durum
Sorumluları, acil durum anında iletişimden sorumludur ve yangın, afet, deprem, sel ve savaş
halleri durumlarında binalarda bulunan merkezi anons sistemi ile personeli ve öğrencileri
yönlendirir.
5.12. Yangin İkaz Butonları
İÜ’de bulunan tüm binalarda yangın olduğu zaman duyurulması amacıyla, yangını ilk görenlerin
basmaları gereken yangın ikaz butonları mevcuttur.
6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı
Kamu Kurumları İnternet Siteleri Standartları ve Önerileri Rehberi
6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
Kurul, Komisyon, Koordinatörlük ve Komite İşleyiş Prosedürü (GS/PR-003)
İÜ Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Hazırlayan
Genel Sekreter Yardımcısı
Gözden Geçiren/Kontrol
Onaylayan
Genel Sekreter
Rektör