İndirmek İçin Tıklayın

Uluslararası Mühendislik Danışmanlık Eğitim Hizmetleri
ve Dış Tic. Ltd. Şti.
www.evrimera.com
1
PROJE YÖNETİMİ
www.evrimera.com
2
GÜNDEM
09.00 – 11.00
Tanışma
Proje Yönetimine Giriş
Proje Yönetim Aşamaları ve Proje Öneri Aşaması
İletişim Yönetimi ve Proje Organizasyonu
11.15 – 13.00
Projelerde Zaman Yönetimi
Projelerde Risk Yönetimi
Projelerde Maliyet Yönetimi
Proje Planlama Teknikleri
Proje Performansı Değerlendirme
Proje Öneri Dokümanları
Grup çalışması
www.evrimera.com
3
PROJE
*
*
*
*
Tanımlı bir zaman içerisinde, belirli bir amaç
için yerine getirmekle yükümlü olunan
birbirine bağlı veya birbiriyle ilişkili aktiviteler
dizisidir.
Tanımlanabilen bir sorunun çözümüne
yöneliktir.
Bir sonuca ulaştırılması gereken, özgül,
dinamik, süreli bir değişim sürecidir.
Belli bir sonucu sınırlı bir zaman dilimi
içerisinde sağlaması için tasarlanan, hedefi
belli faaliyetler serisidir.
www.evrimera.com
4
PROJELER










Kitap yazma veya resim yapma,
Bir antika mobilya veya araba onarma,
Kalite belgesi alma,
Eğitim alma,
Yeni yatırım Projeleri,
Kapasite arttırma projeleri,
Sosyal içerikli projeler,
İş kurma projeleri,
AR-GE projeleri,
Verimliliği arttırma projeleri,
www.evrimera.com
5
PROJENİN ÖZELLİKLERİ

Amaç : Her bir projenin belirli bir amacı vardır. Amaca
ulaşınca sona erer.

Yaşam döngüsü : Her bir proje bir gün sona erer.

Tek başlılık : Her bir projenin tek bir sorumlusu vardır. Karar
verme gücü olan yöneticilere ihtiyaç duyarlar.

Ekip çalışması : Değişik disiplinlerden,organizasyonlardan
gelen üyelerden oluşur. Geçici organizasyonlarla yönetilirler.

Benzersizlik : Hiçbir proje diğeri ile aynı olamaz. Kendine
özgüdür. Sıradan olmayan, rutin dışı işlerdir.
Tekrarlanamazlar.
www.evrimera.com
6
PROJENİN ÖZELLİKLERİ
Müşterisi olma : Müşteri projenin şartlarını veya sınırlarını
belirler.
Karmaşıklık : Teknoloji, ekipman, malzeme, insan, kültür
v.b çeşitlilik içerir.
Yüksek seviyede taşeron kullanma : Projenin büyüklüğü
arttıkça, taşeron kullanma artar.
Risk ve belirsizlik : Bütün projeler risk ve belirsizlik içerir.
Dinamik süreçlerdir.
Değişimi zorunlu kılarlar.
Kısıtlı ve tanımlı kaynaklar kullanılır.
www.evrimera.com
7
PROJE YÖNETİMİ



Proje boyunca yerine getirmekle yükümlü olunan
aktiviteleri planlama, organize etme, icra etme,
koordine etme ve kontrol etme faaliyetidir.
Kaynakların uygun zamanlarda, ekonomik olarak
ve istenilen kalite gereklerine uygun olarak
sağlanması ve kullanılmasıdır.
Zamana karşı bir yarıştır.
www.evrimera.com
8
PROJE YÖNETİMİ
Proje
faydalanıcılarının
ihtiyaç
ve
beklentilerine belirli sürede ve arzu edilen
kalitede cevap verilebilmesi için söz konusu
ürün veya hizmetin uzmanlık sistemi
içerisinde kaynakların ekonomik kullanılarak
her ölçek ve aşamada yapılan işin gözden
geçirilmesidir.
www.evrimera.com
9
PROJE ÖLÇEKLERİ

Küçük Projeler
–
–
–
–

Hizmet talebi süreçleri
1-2 kişilik ekiplerle kısa zamanda gerçekleştirilir.
Haftalık zaman planı içerisine planlanır ve gerçekleşir
1.000-10.000 Euro bütçe büyüklükleri vardır.
Orta boy projeler
– Haftalar veya birkaç ay süren orta boy bütçe ile gerçekleştirilen
– 10.000-100.000 Euro bütçe büyüklükleri vardır.

Büyük projeler
– Aylar, hatta yıllar sürer ve büyük ekipler ve bütçeler gerektirir.
– 100.000 Euro üstü bütçe büyüklükleri vardır.
* www.tenstep.com www.evrimera.com
10
PROJE YÖNETİMİ AŞAMALARI
ORGANİZE ETME
İnsanları, yeri, olayları, dokümanları organize etme
YÖNETİM
TANIMLAMA
PLANLAMA
Amaç ve hedefler
konur
Kapsam belirlenir
İşlerin analizi
Rol ve sorumlulukların
belirlenmesi
Proje toplantıları
Proje dokümanları
Uygulamaların yapılması
www.evrimera.com
KONTROL
İlerlemeyi izleme
Düzeltici faaliyetler
Değerlendirme
11
PROJE YAŞAM EĞRİSİ
Kavram ve tanımlama
aşaması
Gayretin %4’ü
Planlama ve
organize
etme
aşaması
Gayretin %8‘i
Uygulama aşaması
Gayretin %85’i
www.evrimera.com
Sonuçlandırma
aşaması
Gayretin %3’ü
12
PROJE YÖNETİMİ AŞAMALARI

Proje Tanımlama aşaması
– Proje tanımı dokümanı


Proje Planlama aşaması
Proje Uygulama
– İletişim Yönetimi
– Zaman Yönetimi
– Risk Yönetimi
– Maliyet Yönetimi

Proje kapanış
– Proje Performansı
Değerlendirme
www.evrimera.com
13
PROJELERDE ÇEŞİTLERİ VE AŞAMALARI

AR-GE Projeleri
–
–
–
–

Kalite Projeleri
–
–
–
–

Proje fikrinin sunulması
Proje planlama
Gerçekleştirim ve izleme
Sonuçlandırma
Eğitim ve Mevcut durum analiz
Sistem kurulması ve uygulamaya alınması
İç denetim
Sertifikasyon denetimi
İnşaat-taahhüt-yeni yatırım projeleri
–
–
–
–
Fizibilite
Plan ve Tasarım
Gerçekleştirime
İşin teslimi-işletmeye açılması
www.evrimera.com
14
TANIMLAMA AŞAMASI








Neyi elde etmeye çalışıyoruz ? Amacımız ne?
Hedeflerimiz nelerdir ?
Uyulması gereken standartlar ve kısıtlar nelerdir?
Projenin müşterisi kimdir ?
Paydaşlar kimlerdir ?
Projenin kapsamı nedir ?
Projenin sponsoru kimdir ?
Yöneticisi kimdir ?
www.evrimera.com
15
PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI

1. Proje üst yönetim özeti: Bütün projenin özetinin yapıldığı
bölümdür. Projenin ön hazırlığında yapılan PowerPoint sunumlarda bu bölüme konulabilir. Diğer önemli dış
dokümanlarla birlikte bu bölümde bu sunumlar referans verilebilir. Bu bölüm projenin hedefi, kapsamı,
varsayımları, riskleri, maliyeti, süresi, yaklaşımı organizayonu hakkında özet bilgileri içermelidir.

2. Proje Amacı: Bu projenin ne için önerilidiği, projenin içeriği ve proje sonunda
ulaşılmak istenen amaç net bir şekilde bu bölümde özetlenecektir.









3. Proje Kapsamı: Bu bölümde, projenin sınırları tam olarak tanımlanmalıdır.Proje
kasamı içerisinde kalan konular ile kapsam dışı kalan konular açıkça ifade edilmelidir. Bu bölüm
hazırlanırken unutulmaması gereken,
Hangi proje çıktıları kapsam içi, hangileri kapsam dışıdır.
Analiz, tasarım, test gibi temel yazılım projerindeki süreç adımlarından hangileri kapsam içi, hangileir
kapsam dışıdır.
Hangi veriler kapsam içidir, hangileri kapsam dışıdır
Hangi veri kaynakları kapsam içidir, hangileri kapsam dışıdır
Organizasyondaki hangi birimler kapsam içidir, hangisi kapsma dışıdır
Hangi temel fonksiyonlar (satınalma, satış v.b) gibi kapsam içidir,hangileri kapsam dışıdır
www.evrimera.com
16
Konulardır. Kapsam içive dışı konular maddeler
halinde bu bölümde sıralanmalıdır.
tarafından net biçimde anlaşılması için açık bir biçimde maddeler halinde proje çıktıları yazılmalıdır.
PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI

4 Proje Çıktıları: Bütün projelerin çıktıları vardır. Bu bölümde bu çıktılar maddeler
halinde sıralanacaktır. Bu çıktıların okuyan tarafından net biçimde anlaşılması için açık bir biçimde
maddeler halinde proje çıktıları yazılmalıdır.

5. Katılımcı organizasyonel birimler: Bu projeden
etkilenecek ve/veya proje içerisine katılacak birim veya gruplar bu bölümde tanımlanacaktır. Birimlerdeki
katılımcıların ismi gözükmese bile departman ismi muhakkak suretle tanımlanmalıdır.
Bölüm-Departman İsmi
Etkileşim ve Katılım
www.evrimera.com
17
PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI

6. Proje hedefleri: Proje sonunda başarılacak, erişilecek hedefler, bu bölümde
anlatılacaktır. Hedefler, özel, ölçülebilir, başarılabilir, gerçekçi ve zaman sınırlı olmalıdır. Proje hedefleri
aşağıdaki başlıklarda madde madde tanımlanmalıdır.
– Maliyet hedefleri (projeniz eğer bir yatırım projesi ise proje bütçesi olarak gelir ve
giderleri, eğer bir gelişim projesi ise sadece giderleri gösteren maliyet bütçesini yazınız) Mümkün
oluyor ise, proje ekibinde çalışan kişilerin maliyeti, çıktıları üretmek için gerekli ek maliyetler, seyahat,
konaklama, dış kaynak kullanımı gibi maliyetler de bu bölümde anlatılmalıdır. Proje bütçesi ek olarak
detaylı konulmalı ve burada bu bütçe referans verilerek hedef maliyet net bir şekilde tanımlanmalıdır.
– Zaman hedefi (Proje planı ek dokümanınıza uygun şekilde lütfen projenin ne kadar
süreceğine ilişkin seçtiğiniz zaman biriminden uyacak olduğunuz zaman hedefinizi yazınız) Kritik yol ve
Gantt-şeması ek olarak detaylı konulmalı ve burada bu plan referans verilerek aşağıdaki tablo net bir
şekilde tanımlanmalıdır.
– Kalite Hedefi (proje sonunda elde edilecek ürün veya hizmetin fonksiyonel, teknik,
www.evrimera.com
performans v.b özelliklerine yönelik kalite
kriterlerini yazınız.
18
PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI

7. Projenin Müşterisi: Bu bölümde, projenin müşterisi(leri) açık ve net
şekilde tanımlanmalıdır.Müşterisi olmayan projenin Kabul edilmeyeceği veya bir sonuç vermeyeceği
unutulmamalıdır. Müşteriler, iç ve/veya dış müşteri olabilir. Her biri için ayrı ayrı düşünerek yazınız.

8. Projenin Paydaşları: Bu bölümde, projenin paydaşları açık ve net
şekilde tanımlanmalıdır.Paydaşlar, projeye direct veya endirekt biçimde katılacak veya projeden etkilenecek
kişi veya kuruluşlardır. Tedarikçiler, sivil toplum kuruluşları, devlet kurum veya kuruluşları, v.b gibi . Her biri
için ayrı ayrı düşünerek yazınız.

9. Projede Uyulması Gereken Standartlar: Bu
bölümde, proje süresince veya proje sonunda uyulması gereken standartları düşünerek yazınız. ISO9001:2000, OHSAS, çevre, DIN, TSE, CE v.b ürün veya sisteme ilişkin bütün standartları lütfen açıkça
yazınız. Unutmayınız ki, standartlara uyarak oluşturulan bir projenin maliyeti ile uymak zorunda olmadığımız
bir projenin maliyetleri önemli farklılıklar gösterecektir.
www.evrimera.com
19
PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI

10. Projede Uyulması Gereken Kısıtlar: Bu
bölümde, proje süresince veya proje sonunda uyulması gereken kısıtları düşünerek yazınız. Zaman kısıtı
(müşteri belirli bir tarihte bitirilmesini veya başlanmasını istiyor olabilir), bütçe kısıtı (yönetim belirli bir bütçe
ayırmıştır, bu bütçeye uyulmasını istiyordur) organizasyon kısıtı (belirli grup veya kişilerin proje süresince
dahil edilmesi veya istihdam edilmesi gerekiyordur) lütfen açıkça yazınız. Unutmayınız ki, bu kısıtlar proje
zamanınızı veya maliyetlerinizi önemli biçimde etkileyecektir.

11. Proje varsayımları: Proje ekibi tarafından kontrol altında tutulması
gereken projenin planlanması ve gerçekleştirimi esansında kullanılan varsayımlar burda belirtilmelidir.

12. Proje riskleri: Proje ekibi, proje süresince karşılaşabileceği ve projenin
başarısını etkileyecek riskleri bu bölümde detaylı olarak belirtmeli ve bu riskleri ortadan kaldıracak veya
oluştuğu zaman çözecek hareket planını da bu bölümde anlatmalıdır.
www.evrimera.com
20
PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI

13. Projedeki İletişim Kuralları: Bu bölümde, proje
süresince kullanılacak iletişim yöntemleri tanımlanacaktır. Başarılı projelerin başarılı
iletişim yönetimi gerektirdiğini unutmadan aşağıdaki bilgileri doldurunuz.
– 13.1 Sözlü İletişim: : Bu bölümde, proje liderinin proje ekibi ile sözlü iletişimde
kullanacağı yöntemler anlatılmalıdır. (Telefon, telsiz, toplantılar v.b Proje Toplantılarının düzeni (saati,
yeri v.b) bilgiler burda tanımlanmalı ve Toplantı yönetimi kurallarına uyulmalıdır.
– 13.2 Yazılı İletişim: Bu bölümde, proje liderinin hem ekibi ile, hem müşterisi ile,
hem paydaşlar ile, hem tedarikçiler ile hem de üst yönetim ile haberleşmesinde kullanılacak raporlar,
momerandumlar, duyurular, yazışma çeşitleri v.b burda tanımlanmalıdır.
www.evrimera.com
21
PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI

14. Projedeki faaliyetler: Bu bölümde, proje yapılandıırlırken kullanılan
temel faaliyetler, alt faaliyetler bu faaliyetlerde kullanılacak kaynaklar, faaliyetlerin birbirleri ile ilişkisi adım
adım alatılmalıdır... Bu bölüm ekli zaman planında sunulan bütün faaliyetleri içermeli ve var ise faaliyetlere
ilişkin detaylı açıklama verilmelidir. Kullanılacak kaynak; insan, makine, ekipman, malzeme v.b olabilir.
•Proje Faaliyetleri
•Bağlı olduğu
faaliyet
•Kullanılacak
kaynak
•Açıklama
•Proje ana faaliyeti 1
Alt faaliyet1
Alt faaliyet2
•Proje ana faaliyeti 2
Alt faaliyet 2.1
•Kesin Kabul-proje sonuç raporu
www.evrimera.com
22
PROJE TANIMLAMA DOKÜMANI

15. Proje organizasyonu: Projede görev alacak bütün oyuncular bu
bölümde tanımlanacaktır. Başka bir değişle, bütün temel roller ve katılımcılar bu bölümde tanımlanacaktır.
Proje organizasyon şeması ve proje rollerinin tanımı bu bölümde yapılacaktır.
»
»
»
»
»
»
»


Proje sponsoru:
Proje directörü: (var ise)
Yönlendirme Komitesi üyeleri :
Proje yöneticisi:
Müşteri proje yöneticisi: (var ise)
Proje danışmanları: (var ise)
Proje ekip üyeleri :
16. Onaylar : Her bir yöneticinin imzası alınmalıdır.
17.Ekler (zaman planı, proje bütçesi)
www.evrimera.com
23
PROJE DEĞERLENDİRME VE ONAY
Bir projenin ;
–
–
–
–
Verimliğinin,
Etkinliği ve etkisinin,
Sürdürülebilirliğinin,
uygunluğunun,
önceden tespit edilmiş hedefler çerçevesinde dönemsel
olarak değerlendirilmesi ve yetkililerce onay görmesidir.
www.evrimera.com
24
PROJE DEĞERLENDİRME
KRİTERLERİ
İlgililik: Temel olarak programın tasarımı ile ilgilidir ve amaçların,
tanımlanan problemler ve mevcut ihtiyaçları doğru olarak ne oranda
karşıladığını sorgular.
Etkililik: Çeşitli aktivitelerin mevcut kaynakları istenen sonuçlara nitelik,
nicelik ve zamanlama açılarından nasıl dönüştürdüğünü sorgular.
Verimlilik: Projenin sonuçlarında nereye ulaşılmıştır ve bunların potansiyel
faydaları realize edilmiş midir? Diğer bir deyişle proje amacına ulaşılmış
mıdır?
Etki: Proje amacı ile genel hedefler arasında ilişkiye odaklanır. Hedef
faydalanıcılar tarafından elde edilen faydanın sektördeki, bölgedeki ya da
tüm ülkedeki daha fazla sayıda insan üzerinde daha geniş ve genel bir
etkisi var mıdır?
Sürdürülebilirlik: Projenin amaç seviyesindeki çıktıları dış kaynak sona
erdiğinde devam edecek midir? Ayrıca projenin genel kalkınma süreci
www.evrimera.com
25
üzerindeki uzun dönem etkisi sürebilecek midir?
MANTIKSAL ÇERÇEVE
Mantıksal Çerçeve Proje Yönetimi boyunca kullanılır.
Hedeflenen amaçlar
Çözülecek Problemler
Elde edilen sonuçlar
Hedeflenen amaçlar
Gerçekleştirilen
faaliyetler
Elde edilen sonuçlar
Gerekli araçlar
Gerçekleştirilen
faaliyetler
Araçlarla ilgili olarak
ortaya çıkan maliyetler
Gerekli araçlar
www.evrimera.com
26
TARAFSIZ DOĞRULANABİLİR
GÖSTERGELER

Tarafsız Doğrulanabilir Göstergeler:

Spesifik: net hedefleri olan;

Ölçülebilir: nicelik ve nitelik açılarından;

Elde Edilebilir: kabul edilebilir bir maliyetle;


Uygun: ölçmesi gereken ile ilgili olması (yatay
mantık);
Zamanında: proje yönetiminde faydalı
olabilmesi için zamanında üretilmesi.
www.evrimera.com
27
PROJENİN BAŞLATILMASI

Proje Yöneticisinin atanması

Proje Tanımı dokümanının onaylanması

Projenin duyurulması
www.evrimera.com
28
PROJE ORGANİZASYONU






9 kadının 1 bebeği 1 ayda doğurabileceğini söyleyen kişiye
PROJE MUDURU denir.
1 bebeğin 18 ayda ancak doğacağını söyleyen kişiye PROJE
GELIŞTIRME MUDURU denir.
Tek bir kadının 1 ayda 9 bebek doğurabileceğini söyleyen kişiye
PLANLAMA MUDURU denir.
Bebeğin üretim şeklinin ille de yanlış olduğunu söyleyen kişiye
KALITE MUDURU denir.
Dünyada hiç kadın ve erkek kalmasa o bebeği kendinin
doğuracağını söyleyen kişiye PAZARLAMA MUDURU denir.
Bebek falan istemediğini söyleyen kişiye MUŞTERI denir.
www.evrimera.com
29
PROJE ORGANİZASYONU ve
SORUMLULUKLAR







Proje sponsoru
Proje direktörü
Yönlendirme komitesi
Proje yöneticisi
Müşteri proje yöneticisi
Proje danışmanları
Proje ekip üyeleri
www.evrimera.com
Yönlendirme
Komitesi
Proje Sponsoru
Proje Direktörü
Proje Yöneticisi
1
Müşteri
Proje Yöneticisi
Proje
Danışmanları
Proje Yöneticisi
Proje Yöneticisi
Proje Ekip
Üyeleri
30
YÖNETSEL KONULAR
 İnsan gücü planlaması
 Proje bütçesi planlaması
– Bütçeleme de sıkça yapılan hatalar
İyimser tahminler
Nakit akış krizleri
Sağlıksız tahminler
Onayda veya proje süresinde aşırı gecikmeler
Düzeltici faaliyet isteyen dikkatte alınmamış problemler
Program dışı içerik değişimleri veya tasarım değişimleri
Yüksek enflasyon www.evrimera.com
veya ekonomik krizler
31
PROJEYİ İZLEME ve KONTROL
 Sonuçlanmış faaliyetleri, gerçekleşen başlangıç ve
bitiş tarihleri ile işlemek
 Tamamlanmamış faaliyetlerin gerçekleşen olaylara
göre sürelerini yeniden tahmin etmek
 Yeni zamanlara göre kritik yolu tekrar belirlemek
www.evrimera.com
32
PROJE DOKÜMANLARI
 Şebeke diyagramı ve Gantt çizelgesi
 Proje fizibilite çalışması
 Önemli iç ve dış yazışmalar
 İş formları
– Değişiklik talepleri, Onay formları, İşletme el kitapları
 Teslim raporları
 Şartnameler
 İletişim dokümanları
– Proje takip raporları, Toplantı notları
 Kayıtlar
– Fatura ve irsaliyeler,www.evrimera.com
Çizimler ve çalışma kağıtları
33
İZLEME ve KONTROL ALANLARI
Alan
Finans
İzlenecekler
Proje maliyet rapor sistemi
Malzeme kayıt sistemi
Teknik
Tasarım
İstenen özellikler
Standart parçaların kullanımı
Kontratlar
değişiklik ve tadilatlar
ara ödemeler
Doğru kullanım
Kaynaklar
Organizasyon
Etkin iletişim
Projeye karşı tutumlar
www.evrimera.com
Kontrol edilecekler
Sabit teçhizat maliyetleri
Malzeme maliyetleri
Taşeron maliyetleri
Kalite ve standartlar
Tasarım ve geliştirme
Değişiklik prosedürleri
Müşteriye yaklaşım
Kaynakların seviyesi
Bireysel rol ve
sorumluluklar
İdare prosedürleri
Denetim seviyesi
34
PROJE YÖNETİCİSİNİN
SORUMLULUKLARI





Proje planlaması ve kontrolünü gerçekleştirir.
Ekibin oluşturulması üyelerin teşvik edilmesi,
yönlendirilmesi, önlerini açma faaliyetlerini
gerçekleştirir.
Finansal yönetim ve maliyet kontrolünü yapar.
Müşteri ve diğer birimlerle ilişkiler yürütür.
Çalışmaları yürütür.
www.evrimera.com
35
PROJE YÖNETİCİSİNİN
YETKİLERİ





Müşteri, tedarikçi ve yönetim ile doğrudan
temas kurabilmek
Kullanılacak proje metodolojisini belirlemek
Proje önceliklerini belirlemek ve
anlaşmazlıkları çözüme ulaştırmak
Proje ile ilgili sözleşme, satınalma emri v.b
taahhütleri onaylamak
Proje personelinin performanslarını
değerlendirmek
www.evrimera.com
36
PROJE YÖNETİCİSİNİN
ÇALIŞMA KOŞULLARI




Proje amacına erişince proje yönetimi de sona erecektir.
Proje yönetimi boyunca işlevsel birimler, proje yöneticisi
tarafından istenen çalışmaları yapacaklardır. İşlevsel örgüt
birimleri üzerinde emir-komuta yetkisi yoktur.
Proje yönetimi boyunca gerekli elemanlar işlevsel örgüt
birimlerinden sağlanmakta, ancak görevlendirme projenin
bitimiyle sınırlı olmaktadır.
Proje yöneticisi için iletişim kanalları birden fazladır. İç-dış,
yatay-dikey-çapraz ve birden fazla örgütsel birimle ilişki
halindedir.
www.evrimera.com
37
PROJE YÖNETİCİSİNİN
ÖZELLİKLERİ










Uzmanlık bilgisi
Planlama ve bütçeleme bilgisi
iyi insan yönetimi ve ikili ilişkilerde beceri, iyi iletişim becerisi
Önceden planlama ve düşünebilme yeteneği
Birçok şeyle aynı anda uğraşabilme kabiliyeti
Olayları baştan sonra takip edebilecek disiplin
İyi zaman yönetimi
iyi toplantı organizasyonu
Hem kendini hem başkalarını motive edebilme
Önderlik,
www.evrimera.com
38
PROJE YÖNETİCİSİNİN
ÖZELLİKLERİ







Etkili bir kontrol sistemi oluşturabilme
Yaratıcı olma
Soyut, çözümleyici ve sistematik
düşünebilme
Karşısındakini inandırabilme
Ekip çalışmalarını yönetebilme
Esnek davranabilme
Yeniliklere açıkwww.evrimera.com
39
PROJE YÖNETİCİSİNİN
DAVRANIŞ BİÇİMİ










Ne olup bittiğini bil ve anla
Plan ve hedefleri performansla karşılaştır ve cesaretlendirmek ve yüksek
performans seviyesini teşvik için geri bildir
Eğilim ve sapmaları dikkatte al ve kötü eğilim ve sapmaları düzeltmek için
gerekli değişiklikleri yapmak için çabuk davran
Resmi ve gayri resmi bilgi kaynaklarını dinle
Hızlı bilgi akışını sağla ve ekip ruhunu aşıla
Sonuçlardan sorumlu ol
Eşgüdümü sağla ve ekip üyeleri ile iletişim kanallarını açık tut
Görüşmeleri hedef ve ilişki odaklı yürüt
Kararlara katılımı sağla
Gerekli çalışma iklimini ve ortamını hazırla
www.evrimera.com
40
PROJE DANIŞMANI’NIN
SORUMLULUKLARI


Projeye ilişkin teknik veya yönetimsel
eğitimleri verir.
Proje süresince konusunda danışmanlık
hizmeti sunar
www.evrimera.com
41
PROJE EKİP ÜYELERİ’NİN
SORUMLULUKLARI


Projeye ilişkin toplantılara katılır.
Proje süresince sorumlu olduğu faaliyetleri
yerine getirir.
www.evrimera.com
42
PROJE EKİBİ





Proje ekibi çok büyük ya da küçük olmamalıdır.
Proje ekibine katılan her kişinin lider tarafından
rolü çok iyi tanımlanmalıdır.
Her bir üyenin beklentileri çok iyi anlaşılmalıdır.
‘Proje yönetiminde kullanılacak iletişim araçları
ne olacaktır?’
‘Proje takibi raporları hangi sıklıkta
yayınlanacaktır?’
www.evrimera.com
43
İLETİŞİM YÖNETİMİ

Sözlü İletişim
– Telefon veya telsiz görüşmeleri,
– Proje toplantıları
– Yönlendirme komitesi ile toplantılar

Yazılı İletişim
–
–
–
–
Gelişim-ilerleme raporları
Sonuç Raporları
Yazışmalar (önemli iç ve dış yazışmalar)
Proje dokümanları
www.evrimera.com
44
PROJE DOKÜMANLARI










Proje Tanımı Dokümanı
Proje Planı
Proje Bütçesi
Proje fizibilite çalışması
Proje Gelişim raporları
İş formları
– Değişiklik talepleri, Onay formları, İşletme el kitapları
Teslim raporları
Şartnameler
Proje Sonuç raporu
Kayıtlar
www.evrimera.com
45
– Fatura ve irsaliyeler, çizimler ve çalışma kayıtları
PROJE GELİŞİM RAPORLARI


1.Proje faaliyetlerinde Gelişmeler
– Planlanan ve gerçekleştirilen faaliyetler
– Planlandığı halde gerçekleştirilemeyen faaliyetler
– Planlanmadığı halde gerçekleştirilen faaliyetler
– Gelecek dönemde gerçekleştirilecek faaliyetler
2. Proje Zaman Planı ve Bütçesi
– Zaman Planı
– Proje Bütçesi
www.evrimera.com
46
PROJE SONUÇLANDIRMA

Proje Sonuç raporu : Projeyi hedefler, performans
kriterleri, bütçe gerçekleştirme ile edinilen deneyimler
ve istatistik veriler itibariyle değerlendiren, geçmişe
yönelik analitik çalışma raporudur.
– Kısa bir genel değerlendirme (Proje amacının, hedeflerinin,
organizasyonun ve iletişimin etkinliğinin değerlendirilmesi)
– Hedeflere Ulaşma: (Kapsam değişiklikleri, maliyet ve termin
sapmaları)
• Öngörülen hedefler
• Revize edilen hedefler
• Gerçekleşen hedefler
– Çıkarılan dersler :
• Başarı ve başarısızlıklarla ilgili değerlendirmeler,
• Bundan sonraki projelerde dikkat edilecek konular
– Katkılar ve teşekkür
www.evrimera.com
47
EKİP TOPLANTILARI








Gündemi izlemek
Bir önceki toplantı sonrası gelişmeleri izlemek
Yapılacak işler listesi çıkartmak
Sorular, fikirler, önerileri tartışmak
Proje ilerlemesini izlemek
Ekip üyelerinin gayretlerini ve yaklaşımlarını izlemek
Bir sonraki toplantıya kadar yapılacakları belirlemek
Yeni gelişmelerden ekip üyelerini haberdar etmek
www.evrimera.com
48
ETKİN TOPLANTI KURALLARI



Toplantıdan önce;
Kim, ne zaman, nerede, kaç kişi planlayın
Gündem hazırlayın ve katılımcılara gönderin
Toplantı yerini hazırlayın
Toplantı başlarken;
Planlanan zamanda başlayın
Katılımcılardan tanımadıklarınız var ise tanışın
Gündemi gözden geçirin ve ilaveleri yapın
Toplantının bitiş zamanını netleştirin ve bu süreye uyun.
Toplantı sonunda;
Toplantıyı kısaca gözden
geçirin
www.evrimera.com
49
Bir sonraki toplantının tarihini ve gündemini hatırlatın
–
–
–
–
–
–
–
–
–
ETKİN TOPLANTI KURALLARI

Toplantı boyunca
–Belirli bir zamanda, aynı usulle tek bir problemin üzerinde
durun
Yapılacak faaliyetleri, sorumlularını, tarihlerini netleştirin
Katılımcılara söz verin
Tek kişinin hakimiyet kurmasını engelleyin
Ekip üyelerini motive edecek başarı örneklerini kullanın.
Toplantı notunun tutulmasını sağlayın veya tutun
–
–
–
–
–

Toplantıdan sonra
–Toplantı notunu hazırlayın ve katılımcılara dağıtın
–Toplantı yerinin temizlenerek eski haline sokulmasını
sağlayın
www.evrimera.com
50
TOPLANTI PROBLEMLERİ







Çok başlı olma
Süreç ve içeriğin birbirine karışması
Kişisel hücumlar
Trafik problemi-konuşmaya katılma zorluğu
Rol ve sorumlulukların olmaması
Liderin hakimiyet eksikliği
Fazla bilgi yükü
www.evrimera.com
51
TOPLANTI DEĞERLENDİRME

Toplantı sonunda neler elde edildi?
– Beklenen sonuçlar alındı mı?
– Hangi sorunlar halledildi ?
– Ekip hangi kararları aldı ?
– Çözüm yollarında ve kararlarda bir yenilik var mı?

Toplantı nasıl bir gelişme gösterdi ?
– Sorunlara nasıl çözüm bulundu ?
– Karar nasıl alındı?
– Ekip ne derece uyumlu çalıştı ?
www.evrimera.com
52
– Toplantıya katılanlar üzerinde nasıl bir etki bıraktı ?
ZAMAN YÖNETİMİ

Proje yönetiminde yer alan aşamalar için gerekli ve
yeterli zamanın ayrılabilmesi için gerekli planlama,
tahmin, programlama ve kontrollerin tüm yönetim
süreci boyunca gerçekleştirilmesidir.
www.evrimera.com
53
PLANLAMA AŞAMASI








Projenin başarısı ya da başarısızlığı nasıl
değerlendirilecek?
Projeyi nasıl izleyebilir ve kontrol edebiliriz ?
Tüm ekip üyelerinin sorumluluklarını ve amaçlarını
bilmeleri nasıl sağlanır?
Projenin ömrü boyunca değişiklikler nasıl izlenir ?
Hangi faaliyetler yapılacak ve hangi faaliyetler hangisine
bağlı ?
Her bir faaliyet ne kadar sürecek ?
Ne zaman bitmesi gerekiyor ?
Kimin yapması gerekiyor
?
www.evrimera.com
54
PROJE PLANLAMA ADIMLARI





Faaliyet ve alt faaliyetleri belirle
Kaynakları ve süreyi belirle
Özellikleri ve bağımlılıkları belirle
Şebeke diyagramını çiz
En erken başlama ve en geç bitirme
zamanını hesapla
www.evrimera.com
55
PROJE KURALLARI







Bir grup seri veya ardışık faaliyetten oluşur.
Bu faaliyetlerin ancak tümünün tamamlanması ile sona erer.
Faaliyetlerin belirli bir yapış sırası vardır. Bu sırayı teknik
öncelikler belirler.
Faaliyet süreleri önceden bilinir veya tahmin edilir.
Bir faaliyet başladıktan sonra bitene kadar kesintisiz
sürdürülür.
Bir faaliyet kendisinden önceki faaliyetlerin tümü bitmeden
başlayamaz.
Her projenin mutlaka bir başlangıcı ve sonu bulunur.
www.evrimera.com
56
PROJE KURALLARI

Faaliyetler ok ile temsil edilir. Olaylar ise daire ile
gösterilir. Okun yönü, faaliyetin ve dolayısıyla zamanın
ilerleyen yönünü gösterir.
–
–
–
–
Faaliyet, tamamlanması zaman ve kaynak harcaması
gerektiren proje elemanıdır.
Olay, faaliyetlerin başlangıç ve bitişlerinde yer alır.
Okun uzunluğunun simgelediği işlemin uzunluğu veya
ehemmiyeti ile bir ilgisi yoktur.
Okun yönü, işlemin hangi olaydan sonra başlayıp hangi
olaya doğru gittiğini gösterir.
www.evrimera.com
57
PROJE KURALLARI
Her olaya bir numara verilir. Faaliyetler genellikle
faaliyetin bitiş veya başlangıç olay numaraları ile belirtilir.

i
j
k

Bir olay birden çok faaliyetin başlangıç veya bitiş
noktalarında bulunabilir.
www.evrimera.com
58
PROJE KURALLARI

İki ardışık olay bir faaliyet ile doğrudan bağlantılı olabilir.
Ya da her hangi iki faaliyetin başlangıç ve bitiş olayları
aynı olamaz. Böyle bir durum ortaya çıkarsa kukla
faaliyete gerek duyulur.
Yanlış
Doğru
www.evrimera.com
59
KUKLA FAALİYET

Kukla faaliyet, sıfır süreli faaliyet olup, gerçekleşmesi
zaman ve maliyet gerektirmeyen yapay faaliyettir.
Sadece projedeki faaliyetler arası ilişkileri göstermek
amacıyla kullanılırlar.
Doğru
www.evrimera.com
60
KRİTİK FAALİYET



En çok dikkat edilmesi gereken
faaliyetlerdir.
Her hangi birinde meydana gelecek
aksama projeyi doğrudan etkileyecektir.
Kritik olması daha hassas veya pahalı
olmasından çok, işin süresi açısından
projenin toplam süresini etkilemesinden
kaynaklanmaktadır.
www.evrimera.com
61
ANAHTAR FAKTÖRLER
KALİTE
Her bir faaliyetdeki iş
kalitesini izleme
ZAMAN
MALİYET
Her bir faaliyetin planlanan
bitiş zamnına uyumunu izleme
Tamamlanan her bir
faaliyetin maliyetlerini izleme
www.evrimera.com
62
PROJELERİN PERFORMANS
DEĞERLENDİRMESİ

Spesifik ve ölçülebilir hedefler
– Sayı, %, tarih, aralık

Hedeflere bağlı performansı izleme
– İnsanlar

Eğilimlerin izlenmesi
www.evrimera.com
63
PROJELERİN PERFORMANS
DEĞERLENDİRMESİ





Maliyet
Süre
Verimlilik
Kalite
Müşteri memnuniyeti
www.evrimera.com
64
MALİYET GÖSTERGELERİ







Gerçekleşen Maliyet / Bütçe Değeri
Tasarruf edilen maliyet (iyileştirme oranı)
Net gelir
İşgücü Maliyeti/toplam maliyet
Genel gider oranı
İşletme karlılığı
Geri dönüş süresi
www.evrimera.com
65
SÜRE VE VERİMLİLİK
GÖSTERGELERİ


Gerçekleşen süre / Planlanan süre
İyileştirme saati veya değeri
www.evrimera.com
66
KALİTE GÖSTERGELERİ

Projenin kalite hedefleri
–
–
–
–
–



Güvenilirlik
Hata
Kullanılırlık
Güvenlik
Müşteri ihtiyaçlarını karşılama
Başarı ile atlatılan risk konuları
İlk kabulden sonra tespit edilen hatalar
Müşteri değişiklik talepleri
www.evrimera.com
67
MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ
GÖSTERGELERİ


Proje çıktısına yönelik müşteri memnuniyeti yüzdesi
– Dokümantasyon
– Sağlanan eğitimler
Proje ekibine yönelik müşteri memnuniyeti yüzdesi
– Cevap verme süresi
– Ekibin davranışı
– Profesyonelliği
www.evrimera.com
68
PROJEYİ BAŞARILI KILAN
ETMENLER







Yönetim desteği ve devamlılığı
Amaçların belli, gerçekçi ve açık olması
Çalışanların katılımı
Motivasyon
Liderlik
Eğitim
İletişim
www.evrimera.com
69
RİSK YÖNETİMİ



Oluştuğu zaman projeye olumsuz etkiler yapabilecek, proje
ekibi tarafından kontrol altına alınması gereken, dış etkenlerden
veya tahmin edilen veya varsayılan koşulların gelecekte
değişmesinden oluşan konular veya olaylardır.
Başarılı projeler, potansiyel problemleri oluşmadan çözen
projelerdir.
Reaktif proje yönetimi potansiyel problemler ortaya çıkınca
problemi çözmektir. Pro-aktif proje yönetimi ise ortaya
çıkmadan önce kaynağında problem olabilecek konuyu
çözümlemektir.
www.evrimera.com
70
RİSK YÖNETİMİ



Risk analizi
Risk seviyesi değerlendirme
Yüksek ve orta risk seviyesindeki her bir riski yok
etmek için plan hazırlama
– Planlar sorumlu kişi, tamamlama tarihi ve izleme aralığını
kapsayacak detayda olmalıdır.



Düşük seviyedeki riskler için varsayımlar tanımlama
Planları proje planı içerisine dahil etme
Proje yöneticisi riskleri izlemeli ve başarı ile riskler yok
71
edilemedi ise yeni riskwww.evrimera.com
planları hazırlamalıdır.
PROJE BÜYÜKLÜĞÜ İLE İLGİLİ RİSK
ANALİZİ SORULARI








Planlanan süre nedir ?
Projede fonksiyonel noktalarda projenin planlanan büyüklüğü
nedir?
Proje için planlanan yönetim saati ne kadardır?
Planlanan proje bütçesi ne kadardır?
Birden fazla yerleşkede proje kurulumu gerçekleşecek mi?
Analiz ve test aşamalarında son kullanıcı bağımlılığı ne kadar ?
Kalite gerekleri için test ve dokümantasyon zamanı ne kadar
ayrılmıştır ?
Proje bitiş tarihi sabit mi esnek mi?
www.evrimera.com
72
RİSK YÖNETİMDE
ALTERNATİF STRATEJİLER




Riskleri izleme
– Proje yöneticisi riskleri yok etmek için bir proaktif plan hazırlamaz ancak,
riskleri yakinen izler. Riskler oluştuğu anda B planı devreye girer.
Risklerden kaçınma
– Projenin önemli bir parçası yüksek risk içeriyor ise, proje durdurabilir.
– Tedarikçiden kaynaklanacak bir yüksek risk varsa tedarikçi değiştirilebilir.
Riski başkasına yükleme
– Kurulum-devreye alma mevcut proje ekibi ile büyük risk taşıyor ise, bu
konuda uzman bir alt yükleniciye ihale edilebilir.
Riski yok etme
– Riski ortaya çıkarabilecek kök nedenler bulunmalı
– Faaliyet planına kök nedenleri yok edecek faaliyetler planlanmalıdır.
www.evrimera.com
73
RİSK YÖNETİMİ
Karakteristikler
Harcanan saat
Süre
Ekip büyüklüğü
Müşteri sayısı
Proje amacı, çıktıları
İşe faydaları
Proje ekibi bilgisi
Diğer projelere bağımlılık
proje sponsoru
Müşterinin katılımı
Mevcudu değiştirme
Organizasyon yapısı
Proje yöneticisi deneyimi
Ekibin fiziksel yerleşimi
Teknoloji
Veri kalitesi
Tedarikçilerle işbirliği
Yüksek risk
5000 saatten uzun
12 aydan uzun
8 kişiden fazla
3 ten fazla
Açık değil
Açık değil
Bilgi yok
3 veya daha fazla ise
Bilinmiyor
Bilinmiyor, pasif
Büyük değişiklik
Büyük değişiklik
az
yaygın ve dağınık
yeni
zayıf
yok www.evrimera.com
Düşük risk
1000 saatten az
4 aydan kısa
4 kişiden az
1
İyi tanımlanmış
İyi tanımlanmış
bilgi var
yok ise
tanımlı
aktif
küçük değişiklik
küçük değişiklik
çok
Bir arada
gerekli değil
iyi
iyi
74
RİSK YÖNETİMİ TAVSİYELER





Gerektiğinde projeyi durdurun, iptal edin
Projenin değerinin bütün işe etkisini
belirlemeye çalışın
Tekrar planlama faaliyetleri üzerinde çalışın
Proje sponsoru ile riskler nasıl yok edilir,
çalışın
Bütün taraflar proje tanımı dokümanını
imzalamadan başlamayın
www.evrimera.com
75
BİLGİSAYAR KULLANIMI
 Kolay planlama ve güncelleme
 Kaynak tahsisi analizi
 Satın alma ihtiyacı analizi
 Malzeme stok yönetimi
 Maliyet analizi
www.evrimera.com
76
PROJE YÖNETİMİ
BİLGİSAYAR PROGRAMLARI








Microsoft Project
Computer Associates’ SuperProject
IMSI Software’s TurboProject
KIDASA Software’s Milestones
Primavera Systems’ SureTrak and—in construction—
P3
Scitor's Project Scheduler
Timeline Inc.'s Timeline
Welcom’s Open Plan
www.evrimera.com
Source: Gartner Research
77
PROJE YÖNETİMİNDE BAŞARILI
OLMAK İSTİYORSANIZ...



Projeyi süreç odaklı yönetin.
Her aşamayı değerlendirin.
Girişimci düşünceyle projenizi yönetin.
–
–
–
–
Müşterilerinizi
Tedarikçilerinizi
Proje yönetici ve ekibinizi
Süreçlerinizi sürekli takip edin.
www.evrimera.com
78
İŞ YAŞANTINIZDA
PROJE GÜLLERİYLE DOLU
BİR YAŞAM DİLERİZ.
www.evrimera.com
79