yönetim bilgi sistemleri - YTÜ Endüstri Mühendisliği

YÖNETİM BİLGİ
SİSTEMLERİ
Yıldız Teknik Üniversitesi
Endüstri Müh. Bölümü
Sistem Analizi Dersi
Veri, Bilgi Nedir?








Veri (Data): Beş duyumuzla algıladığımız (hal,
hareket,...) durumlardır.
Bilgi (Information): İşlenmiş veri.
Veri İşleme: Kayıt yapma, doğrulama, sınıflama,
özetleme, hesaplama, depolama, düzeltme, yeniden
oluşturma, yayma / ulaştırma.
Veri İşleme Metodları:
* Elle
* Elektromekanik
* Delikli kart
* Bilgisayarlar.
Bilginin Sınıflandırılması


Fonksiyonel sınıflama (satın alma, muhasebe,
üretim, finansman)
Zaman esaslı sınıflama
Zaman
Geçmiş
Bugün
Gelecek
Yönetim Tarihsel
Kontrol
Planlama
Üretim
Ne Oluyor Ne Olacak
Sistem
Ne Oldu
Bilginin Sınıflandırılması






Bilgisayar esaslı sınıflama:
Yığın= Batch
Gerçek zamanlı=Real Time
Müşteri esaslı sınıflama:
Tanımlayıcı bilgiler
Değişken bilgiler.
Veri işleme gereksinimleri





Veri işleme gereksinimleri:
* Gerekli data yoğunluğu,
* İhtiyaç duyulan data işleme metodlarının
karmaşıklığı,
* İşleme zamanının kısıtlığı,
* Hesaplama talepleri.
Performans Ölçütleri








İlk yatırım
Organizasyon
Değiştirme
Yetişmiş personel
ihtiyacı
Değişken giderler
Ayarlanabilirlilik
Esneklik
Çok yönlülük







İşlem hızı
Hesaplama gücü
Otomatik hata arama
gücü
İşlem kontrolü
Karar verme gücü
Sistem küçültülebilmesi
Otomasyon seviyesi
Bilginin Nitelikleri







Yaklaşılabilme
Kapsamlılık
Kesinlik
Uygunluk
Güncellik
Belirginlik
Esneklik



Doğruluğu
kanıtlanabilirlik
Peşin hükümden
arınmışlık
Nicelik
YÖNETİM


Yönetim, değişen durumlarla ilgilenmektir. Veya
pratik bazı bilgilerin değerlerini belirlemek, halka
sırayla, zamanında ve en ekonomik şekilde
ulaştırmak amacı ile teknolojik değişiklikleri bildirmek
ve özümlemektir.
Başkalarının çabaları ile işlerin yapılmasını
sağlamaktır.
Yönetim Fonksiyonları







Planlama
Yönlendirme
Organize etme
Kiralama/satma/satın alma
Eğitme
Kontrol etme
Denetleme
Yönetici ve Bilgi






Yönetici; en kesin ve birbiri ile ilişkili (sistemle) rol ile
tanımlanmıştır.
Bilgi; yönetimle ilgili gücün ve otoritenin anahtarı
olarak görülür.
Minsburg rolleri 3 ana grupta toplar:
1. İnsan İlişkileri (tanıtıcılık, ilişki kurma/geliştirme,
lider)
2. Bilgi Dönüşümü (Alıcı, dağıtıcı, sözcü)
3. Karar Verme (Yapıcı, karışıklık düzenleyici,
kaynak bölüştürücü, görüşmeci)
Planlama





Önce hedefleri ve/veya amaçları belirtmeli
(zamanında doğru bilgi)
Hedef için faliyetleri tanımlamalı (Bilgi
değerlendirilmesi ve yönetim)
Her faaliyeti gerçekleştirmek için gerekli kaynakları
kullanmalı (Bilginin tatbiki ve karar verme)
Faaliyetlerin süresinin belirlenmesi (karar verme)
Faliyetlerin hangi sırada tatbike konulacağı
(sıralama, planlama)
Kontrol Etme



Nelerin olup bittiği hakkında bilgi sahibi olmalı
Mevcut sonuçlarla beklenen sonuçlar konusunda
karşılaştırma
Gerçek sonuçları-beklenen sonuçları düzeltici
faaliyetler
Kontrol İşleminin Elemanları
Bilgi sistemi
Yönetim
Bilginin geri
beslemesi
Karar
çıktıları
Sistem
Sistem
Güncel
çıktı
Ç
E
V
R
E
Karar Verme




Aşamaları;
1- Stratejik karar verme
2- Taktik karar verme
3- Teknik karar verme
Bilgi Seviyesi
Stratejik
TAKTİK
TEKNİK
İletişim
BİLGİ
KAYNAĞI
KANAL (BİLGİ
MSJLARINI
TAŞIYICI)
GÜRÜLTÜ
İLETİŞİM; +1, 0, -1 dir...
ALICI
YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ
Bilginin Fonksiyonları:
 * İhtimal prensipleri sunar.
 * bir durum temsilcisi şeklinde hizmet verir.
 * Alternatif çeşidini ve/veya cinsini azaltır.
Bilgi Oluşturmanın Maliyeti:
 1. Başlangıç maliyeti
 2. Geliştirme maliyeti
 3. İşleme maliyeti
YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ
Bilginin Değeri: Kullanıcı/biçimi, yerine, zamanına,
kullanım biçimine bağlıdır.
Maliyet/Değer İlişkisi:
 1. Eğer Marjinal Değer > Marjinal Maliyet ise bilgi
hacmi arttırılır.
 2. Eğer Marjinal Değer < Marjinal Maliyet ise bilgi
hacmi azaltılır.
 3. Eğer Marjinal Değer = Marjinal Maliyet ise bilgi
optimum değerdedir.

İŞLETMELERDE BİLGİ
SİSTEMLERİ


Resmi bilgi sistemleri
Gayri resmi bilgi sistemleri
İŞLETMELERDE BİLGİ
SİSTEMLERİ
Resmi Bilgi Sistemlerinin Genel Yapısı:
 Modern organizasyonlarda bilgi temel bir kaynaktır.
Bu nedenle, her işletme 3 alt sistemden oluşan bir
bütün olarak görülür.
 1. İşlemler alt sistemi
 2. Yönetim alt sistemi
 3. Bilgi alt sistemi
İŞLETMELERDE BİLGİ
SİSTEMLERİ
Yönetim
Alt Sistemi
Karar
Girdileri
İşlemler
Alt
Sistemi
Çıktılar
İnsan, İş,
Malzeme..
.....v.s.
akışı...
Bilgi Alt Sistemi
İŞLETMELERDE BİLGİ
SİSTEMLERİ










Bilgi Sistemi Blok
Yapısı:
1. Tasarım Blokları
2. Talep Blokları
Sistem:
Güvenilirlik
Maliyet
Esneklik
Beklenen ömür
Büyüme potansiyeli
Bakılabilirlik







İşleme:
Hacim
Karmaşıklık
Zaman
Hesaplama
Uydurma:
Süzme
İŞLETMELERDE BİLGİ
SİSTEMLERİ





Maliyet/Etkinlik:
Direkt maliyet
Endirekt maliyet
Direkt fayda
Endirekt fayda






Fizibilite:
Teknik fizibilite
Ekonomik fizibilite
Kanuni fizibilite
İşlemsel fizibilite
Çizelge
T
E
L
O
S
Bilgi Sistemi Analizi

Bilişimci: Bu kişiye Sistem Analisti denir. Sistem
mühendisliği gelişim metodolojisi metodu veya
sistem analizi metodları kullanılır.
Bilgi Sistemi Analizi
1. Bilgi Sisteminin
Analizi
5. Sistem
Tamamlama
4. Detaylı Sistem
Tasarımı
2. Bilgi Sistemi
Tasarımı
3. Sistem
Değerlendirme ve
Geçerli Kılma
M.I.S Tanımı ve Özellikleri
M.I.S yönetimin,
 zamanında,
 kesin/doğru ve
 komprime
bilgiye sahip olarak,
 planlama,
 takip etme ve
 kontrol işlevlerini
bilgisayara dayalı olarak yapabilmelerini sağlayan bir
sistemdir.

M.I.S Tanımı ve Özellikleri





Bilinen çok bilgiyi değil, kritik olan az/komprime
bilgiyi içermesi gerekir.
Yönetimin ihtiyaçları yönünde, anlaşılabilir ve bilgiye
ulaşımı basit olmalıdır.
Sistem yönetime dönük olduğu halde, kullanıcıya da
aynı ve hatta daha kapsamlı yarar sağlamalıdır.
Yönetimin daha rahat ve sağlıklı karar almasını
sağlamlıdır.
Planların ve projelerin zamanında ve bütçeyi
aşmadan bitirilmesine olanak tanımalıdır.
M.I.S Tanımı ve Özellikleri






Camia içinde daha iyi iletişim sayesinde
motivasyonun artmasına yardımcı olur.
Pazar verilerine reaksiyonun hızlanmasını destekler.
Pazar dinamiğinin daha iyi anlaşılmasına ön ayak
olur.
Camianın flexibilitesini arttırır.
MIS kısa vadeli bir olay değildir. Bir şirkette
yerleştirilmesi çeşitli faktörlere bağlı olarak 1-3 sene
arasında değişir.
MIS standart bir donanım veya yazılım paketi değildir
Yönetim Bilgi Sistemi Kurulması





Bir örgütte YBS kurulurken, yöneticiler aşağıdaki
soruları öncelikle yanıtlamalıdır:
* Örgüt yönetimi için hangi bilgilere, ne zaman,
nerede ve hangi biçimde gereksinim vardır?
* Gereksinim duyulan bu bilgilerin maliyeti nedir?
* İşleme sürecinde hangi bilgilere ve verilere öncelik
tanınmalıdır?
* Bilgiler sıralama, birleştirme, anlamlı bir biçimde
işleme ve en kısa sürede karar organlarının
kullanımına sunma yöntemi nasıl olmalıdır?
Yönetim Bilgi Sistemi Kurulması


Dinamik bir yönetim için gerekli denetim döngüsünün
gereksinimleri nelerdir?
YBS değerleme ve düzeltme mekanizması nasıl
işlemelidir?
NİYE YENİ YÖNETİM SİSTEMİ?





MIS projelerinde “Critical Success Factors” olarak
adlandırılan “başarı anahtarları” şu şekilde
sıralanabilir:
1) Hardware (donanım) teknolojisindeki son
gelişmelerin göz önünde bulundurulması.
2) Software (yazılım) alanındaki son imkanların tam
değerlendirilmesi.
3) Bazı başarı anahtarları sayısallaştırılamaz. Bunun
bilincinde olabilmek.
4) MIS felsefesi yönetim tarafından devamlı
desteklenmelidir.
NİYE YENİ YÖNETİM SİSTEMİ?



Bugün software(yazılım) branşı tüm dünyada bir
patlama yaşamaktadır. Üretim konusunda türkçe
bazı yazılımlar üretimde toplanan know-how’ un
yönetime aktarılmasını artık mümkün kılmıştır.
Üretime bağlı entegre paketler sipariş alımı ve
satıştan satın almaya kadar esasen birbirine bağlı
olan detaylı bilginin bilgisayarda da birbirine
bağlanması olanağını ortaya çıkarmıştır.
Bugün üretim, maliyet hesabı, kalite kontrolü, stok
kontrolü, bakım, satış, faturalama, satın alım, sipariş
kabulü, personel takibi, muhasebe gibi fonksiyonların
bir entegre pakette toplanması imkanı vardır.
SİSTEMİN ESASLARI





Bir MIS kurulmasında ana prensipler şunlar
olmalıdır:
1) Taslak baştan sona adım adım planlanmalıdır.
2) Tüm sistem modüler yapıya sahip olmalıdır.
3) Hiyerarşik bir yapıdaki her modülün bir alt modülü
olmalıdır.
4) Her modülde yapılacak işler; zaman süresi,
başlayış ve bitiş tarihi, sorumluluk alacak kişi,
yapılacak görevin maliyeti gibi, konularda belirli ve
ağ gibi birbiriyle bağlantılı olmalıdır.
SİSTEMİN ESASLARI


5) Sistem mümkün olduğunca standartlaştırılmalı,
fakat her şirketler grubunun her şirketine
uyarlanabilecek kadar flexibilitesi olmalıdır.
6) Projenin aşamaları bir “Project Mnagement”
yazılım paketi ile desteklenmelidir.
Y.B.S Aşamaları
Strateji Planı
Bilgi İhtiyaç
Planı
Bilgi Sistem
Taslağı
Gerçekleştir
me ve
Uyarlama
Y.B.S Aşamaları





Strateji Planı
Aşamaları:
* Organizasyon
performansı
* Başarı anahtarları
tespiti
* Rekabet analizi
* Uygulama planı




Bilgi İhtiyaç Planı:
* Finansal endikatörler
(ROS, ROI,Cash flow)
* Üretim endikatörleri
(ürün klasifikasyonu)
* Diğer endikatörler
(kalite kontrolü, servis
kalitesi, müşteri
klasifikasyonu, personel
verimliliği)
YBS nin Uygulama Sorunları






İşle ilgili bilgi yetersizliği
Yöneticinin arzuladığı bilgiye zamanında
ulaşamaması
Karar vermedeki karmaşıklık ve belirsizlik
İletişim yetersizliği
Sistemin nasıl kullanılacağının bilinmemesi.
Ayrıca diğer bazı sorunlar şöyledir;
YBS nin Uygulama Sorunları





Teknik sorunlar
Yönetsel sorunlar
Değişmeye karşı durgunluk
Gerekli eğitim eksikliği
Gerçekleştirilecek görevin boyutlarının bilinmemesi