İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri

BÖLÜM XII
İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMLERİ
Yönetim Bilişim Sistemleri
Bilgi ve Bilişim: Yönetim
Bilişim Sistemleri (YBS)
anlamında kullandığımız bilgi,
anlamlı ve yararlı bir içerik
kazandırılan ve bir alıcıya
kararlarında yararlanması için
iletilen verilerdir.

2
Sistem Yaklaşımı
Sistemin Tanımı
 Sistem öyle bir bütündür ki
parçalarından herhangi birisi
diğerleriyle olan ilişkilerinde
uyumsuzluk gösterdiğinde,
bu durum sadece parçaları
değil bütünü de etkiler.
3
Sistemlerin özelliklerine ulaşılabilir:
Sistem, bileşenlerin oluşturduğu bir bütündür.
Sistem, bileşenler arasında uyumlu ilişkiler dizisidir.
Bütünün (sistemin) bir amacının olması gerekir.
İşlevini yerine getiren bir bütün, daima bileşenlerinin oluşturduğu değerden
daha büyük bir değere sahiptir (sinerji: birlikten kuvvet doğar).
Bileşenler bütünden soyutlanarak incelendiklerinde yeterince anlaşılamazlar.
Çünkü bileşenler içinde bulundukları sisteme göre anlamlandırılırlar.
4
Sistemlerin Temel Yapısı
Sistem Yaklaşımının Yönetim Açısından Önemi


Yönetici görevini dar bir şekilde, sadece kendi fonksiyonu açısından
yorumlamaktan kurtularak, kendi sisteminin bağlı olduğu diğer alt
sistemleri ve çevre koşullarını da dikkate almak zorunda kalmıştır.
Yönetici, kendi sisteminin amaçlarıyla daha geniş bir sistemin
amaçlarını ilişkilendirmek fırsatı bulmuştur.
Yönetici, organizasyon yapısını alt sistemlerin amaçlarıyla uyumlu bir
şekilde kurmak olanağına kavuşmuştur.
Yönetici, alt sistemlerin esas sisteme yaptığı katkıyı belirleme
olanağına kavuşmuştur.
5
Bilginin Yönetim İçin Önemi
6

Bilginin içeriği,

Bilginin sunulma şekli,

Bilgi sunmanın zamanlaması.
Yönetime bilgi verme genelde hazırlanan raporlar
şeklinde olmaktadır.
 Bu raporları kısaca şu şekilde sınıflandırılabilir:




Rutin raporlar,
İstisnai raporlar,
İstek üzerine hazırlanan (sipariş) raporlar,
Özel raporlar.
Rutin raporlar düzenli olarak üretilen ve yöneticilerin bilgi
sistemlerinde en fazla rastlanan raporlardır.
İstisnai raporlar ise bazı istisnai durumlarda üretilen
raporlardır.
Sipariş raporlar ise rutin rapordaki bilgilerin yetersiz olduğu
düşünüldüğünde istenebilir.
Son olarak, özel raporlar, özel bazı durumlarda yeterli bilginin
hazır olmadığı ya da diğer raporlarda yer almadığı durumlarda
hazırlanır.




7
YBS’nin Yönetim ve Personel Üzerindeki
Etkileri
YBS ile beraber yöneticilerin aldıkları kararlarda sezgilerden çok
bilgi ön planda olacağı için daha isabetli kararlar alınabilecektir.
İkinci olarak,YBS ile işletme içinde bir sistem oluşturulmuş,
dolayısıyla işletme faaliyetlerinin daha sistemli olarak yürütülmesi
sağlanmış olacak, diğer bir deyişle ‘örgütsel düzen’ kurulmuş
olacaktır.
Yöneticilere etkin bir denetim imkanı veren YBS’nin kurulması ile
bazı departmanlar işlevlerini yitirebilecektir.
8
İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri
Bilgi çağında, bilgi üretici ve uygulayıcısı olan insan kaynaklarının
yönetim sürecinde etkinliğini artırmak amacıyla kullanılan bu
sistemler, organizasyonlarda insan kaynaklarına yönelik bilgileri
sağlamak, depolamak, kullanmak, irdelemek ve dağıtmak amacıyla
kullanılan sistemlerdir.
İKBS’nin temel amacı, sistemin kullanıcılarına ya da müşterilerine
“bilgi” formunda hizmet sunarak verilere daha hızlı ulaşılmasında
destek olarak rekabet avantajı sağlanmasıdır. İKBS çalışanların,








9
Seçilmesi ve istihdam edilmeleri,
Görevlerin belirlenmesi,
Performanslarının değerlendirilmesi,
Ücret ve diğer ödemelerin analizi,
Yetiştirme ve geliştirme,
Sağlık ve sosyal güvenlik sorunlarının çözümü gibi konularda
organizasyona destek sağlayan araçlardır.
İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin
Amaçları
Çalışanın yeteneklerini, işverenin ihtiyaçlarıyla eşleştirerek organizasyonel esnekliği sağlamak.
Organizasyonun tüm prosedür ve yapılarını kaydetmek suretiyle bunlardan herkesin haberdar
olmasını sağlamak.
Toplam kalite yönetimi çerçevesinde çalışanların karar süreçlerinedaha çok katkıda bulunmalarını
sağlamak.
Çalışanlar tarafından kendilerine ait bilgilerin güncel tutulması ve bu sayede kişilerin kendi bilgilerinde
gerçekleşen değişiklikler sonucunda sahip olabilecekleri hakların zamanında uygulamaya geçirilmesini
sağlamak.
Çok uluslu şirketlerin değişik yerlerdeki tüm şirketlerinde aynı sistemi kullanarak çalışanlarını gerçek
anlamda evrensel bir tarzda yönetmek.
Boş pozisyon tanımlarıyla başlayan ve seçilen kişinin işe yerleştirilmesine kadar devam eden süreçleri
etkin bir biçimde yönetmek.
Personelin sağlık durumunu izleyip bunlara ilişkin yönetim kararlarını hızla almak.
Personel eğitimlerini, iş tanımlarına ve personelin yetkinlik yetenek gereksinimlerine göre planlanmak
ve bütçeleyebilmek.
10
İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin
Yararları

İnsan kaynakları ile ilgili tüm faaliyetlerin elektronik
ortamda saklanması birçok avantajı beraberinde
getirmektedir:

Veri doğruluğunda artış,

İşlem hızında artış

Daha kullanışlı ve kaliteli sonuçlar

Verimlilikte artış
11
İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin
Sınırlılıkları

İnsan kaynakları bilgi sisteminin etkinliğini sınırlayan faktörleri
kısaca özetleyecek olursak:











12
Sistemi isteyenlerin tam olarak ne istediklerini bilmemeleri,
Sistemin sınırlarının bilinmemesi,
Yanlış ürün/satıcı seçimi,
Kullanıcı seviyelerinin yetersizliği,
Düşük düzeyde kullanıcı içermesi,
Yönetimin gerçekçi olmayan beklentileri,
İnsan kaynakları kayıtlarına ilişkin plan eksikliği,
İnsan kaynakları bilgi sisteminin özelliklerini yanlış anlama,
İnsan kaynakları ve bilgi sistemi arasında ki zayıf iletişim,
Dönüşüm çabalarının yanlış değerlendirilmesi,
İnsan kaynakları bilgi sisteminin yanlış değerlendirilmesi olarak
sıralayabiliriz.
İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri’nin
Oluşturulması ve Uygulamaya Geçilmesi


Sistem Analizi
İnsan Stratejisinin Geliştirilmesi
Şekil. IK Bilgi sisteminin bileşenleri
13
İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Planlanması

Bu aşamalar:




14
Proje ekibinin oluşturulması
Sistem gereksinmelerinin belirlenmesi
Fizibilite analizinin yapılması
İnsan kaynakları bilgi sistemine desteğin sağlanmasıdır.
Şekil. MSF (Microsoft Solution Framework) uygulama aşamaları.








Sistem İhtiyaçlarının Belirlenmesi
Mevcut İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi
Diğer İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi
Kullanıcı Anketleri Ve Görüşmeleri
İşleyiş analizi
Senaryo Analizi
Prototip oluşturma
Fizibilite Analizinin Yapılması
15

İnsan Kaynaklan Bilgi Sisteminin Tasarımı
Planlama aşaması boyunca ortaya çıkan gereksinmelerin tanımları, proje
ekibinin tasarıma devam etmesine olanak sağlayan veri gereksinmeleri
hakkında etkili bilgi sağlayacaktır. Tasarım süreci üç ana parçadan
oluşmaktadır.
Bunlar,









Veri yapısı, içeriği ve kontrol tasarımı yardımıyla veri ihtiyaçlarının tanımlanması,
Veri gereksinmelerini karşılayacak yazılımın seçilmesi, oluşturulması veya adapte
edilmesi,
Yazılımı fonksiyonel olarak çalıştıracak donanımın seçilmesidir.
Veri Tabanı Oluşturulması
Veri Kaynaklarının Belirlenmesi
Bilgi Akışının Belirlenmesi
Kullanıcı Ekranlarının Belirlenmesi
Raporların Belirlenmesi
Veri Kontrolü ve Güvenliğinin Sağlanması
16
Değerlendirme Soruları
1.
Sistem Yaklaşımı ne demektir? Yönetim açısından önemi
nedir?
2.
Yönetimin ihtiyaç duyacağı bilginin özellikleri nelerdir?
3.
Rapor türlerini kısaca açıklayınız.
4.
İnsan kaynakları bilgi sistemleri işletmelere ne tür
faydalar sağlayabilir?
17
UYGULAMA: ENTEGRE ÇÖZÜMLER ÜRETMEK
Otomotiv sektöründe şirketler yüksek oranda insan kaynakları bilgi sistemleri
kullanmaktadırlar. Sektördeki şirketlerin birçoğu paket programlar (yazılım) satın alarak İK
sistemini bu sistemler aracılığıyla yürütmektedirler. Bu şirketlerden biri olan X şirketi daha
önceleri bir tedarikçiden aldığı muhasebe modülüne daha sonra hesaplı biri şekilde başka
şirketten personel ve daha sonra da tedarik ve stok modülü eklemiştir. Her program satın
alınmasında kullanacak olan işgörenler eğitim almakta ve farklı yazılımların mantığı farklı olduğu
için hiç kimse hepsini birden kullanmayı bilmemektedir. Aynı zamanda farklı birimlerden veriye
ihtiyaç duyulduğunda farklı yazılımlardan veri almanın mümkün olmadığı anlaşılmıştır, dolayısıyla
bazı veriler tekrar girilmek zorunda kalmaktadır. Şirket son zamanlarda yeni bir ERP çözümü
almaları yönündeki tavsiyeler sonucu bazı yazılım şirketleriyle görüşmüşler; ancak yüksek maliyet
nedeniyle yazılımlar alınmamıştır. Şirket genel müdürü Emin bey, “bizim zaten kendi programlarımız
var, zaten o kadar da yatırım yaptık” diyerek mevcut yazılımlarla devam kararı almıştır. Ancak
problemler gün geçtikçe çoğalmaktadır.
Aynı sektördeki Y şirketinde ise son zamanlarda ciddi yatırım yaptıkları ve oldukça
maliyetli olan bir ERP çözümü mevcuttur. Yüksek maliyet ve yoğun eğitimlerle geçen 1 yılın
ardından, şirkette ERP sistemi oldukça oturmuştur. Entegre bir şekilde tüm işletme faaliyetleri
sistem mantığı içinde takip edilmektedir. İlk zamanlar yüksek maliyet yönetim kurulu toplantısında
çok tartışılmasına rağmen son zamanlarda, “verilen paranın şirketimize geri dönüşü mutlaka
olacaktır” fikri kabul görmeye başlamıştır. Hatta bir toplantıda yazılımın raporlama sistemlerini
öven genel müdür, “verilen her kuruşa değdi, iyi ki ısrar eden genel müdür yardımcımızı
dinlemişiz” demiştir. Sistem entegre yapısıyla şirketin sektördeki yoğun rekabet karşısında hızlı ve
etkin kararlar alması, onları sektörde belli bir noktaya getirmiştir. Diğer doğru stratejilerin de
etkisiyle,Y şirketi ezeli rakibi X şirketinin pazar payını geçmeyi başarmıştır.
18
Tartışma Soruları
1.
2.
3.
4.
5.
6.
19
X Şirketinde İKBS konusunda yapılan yanlışlar nelerdir?
X Şirketi neden böyle davranmış olabilir?
X Şirketi maliyet avantajı sağlamış görünmektedir? Ne
dersiniz?
Y Şirketi yüksek maliyetli ERP sistemini neden tercih
etmiş olabilir?
Temelde X ve Y şirketlerinin stratejileri arasında farklılığı
nasıl açıklayabiliriz?
Entegre bilgi sistemine sahip olmak tek başına rekabette
başarıyı getirir mi?