Muhasebe Bilgi Sisteminin Temel Yapısı

Muhasebe Bilgi Sisteminin
Temel Yapısı
Bilgi Sistemleri
Muhasebe Bilgi Sisteminin Niteliği
ve İçeriği
Bilgi Sistemleri
Yönetim Bilgi Sistemleri
Para, insangücü, malzeme, makine, teknoloji ve bilgi gibi
işletme kaynaklarının amaçlar doğrultusunda en etkin ve
verimli bir şekilde kullanılmasını planlamak, örgütlemek ve
kontrol etmek için, yönetimin gereksinim duyduğu işletme içi
ve işletme dışı finansal ve finansal olmayan; niceliksel ve
niteliksel bilgileri, gerektiği yer ve zamanda, gerekli kişilerin
kullanabilecekleri şekilde sürekli olarak sağlamak amacı ile
kurulan ve çalıştırılan bir sistemler bütünüdür.
İç Bilgiler yöneticilerin işletme
Dış Bilgiler işletmenin
içindeki gerçekleşen eylemleri
çevresiyle olan ilişkileri
yakından izlemesine ve kontrol
düzenlemesine yardımcı olur
etmesine yardımcı olur.
Bilginin zamanlı, ilgi ve anlamlı olması gerekir
Yönetim Bilgi Sisteminin Alt Sistemleri
İşletmenin faaliyetlerine ilişkin bilgi üretin alt sistemlerden
oluşan bir sistemler dizisidir.
• Alt bilgi sistemleri kendi aralarında etkileşime sahip olup,
birbiriyle bilgi alış verişi içindedir.
• Alt bilgi sistemleri haberleşme kanalları aracılığıyla
bütünleşirler.
İşletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi içi alt bilgi
sistemleri, işletmenin ihtiyaçlarına göre geliştirilir. Bu alt
sistemler arasında bir bilgi şebekesi oluşturulur ve ihtiyaçları
doğrultusunda bilgi alt sistemlerine aktarılır.
Pazarlama
Finans
Veri Tabanı
Veri Tabanı
Üretim
Veri Tabanı
Veri Tabanı, işletmenin bütün
bölümleri tarafından ve farklı
amaçlarla kullanılabilecek bir
şekilde tüm verileri veya
bilgileri içeren merkezi dosya
veya dosyalar dizisidir.
Temel Yönetim Bilgi Sistemleri
İşletmeler faaliyet sistemlerine, faaliyet hacimlerine, örgütlenme
şekillerine, yönetim anlayışlarına, düzenlemelere ve içinde
bulundukları diğer koşullara göre, bir alt bilgi sistemi
geliştirmek, kurmak ve çalıştırmak durumundadır.
Üretim işletmesinde olabilecek bazı temel YBS ve bunların alt bilgi sistemleri;
Üretim Bilgi Sistemi
Muhasebe (Finansman) Bilgi Sistemi
Üretim Planlaması
Stok Kontrol
Mamul Geliştirme
Finansal (Genel) Muhasebe
Maliyet Muhasebesi
Satışlar-Alacaklar
Satınalma-Borçlar
Stok İşlemleri
Ücret-İşçilik
Maliyet Kontrolü – Maliyetleme
Gelirler – Giderler
Sabit Varlıklar
Sorumluluk Muhasebesi
Mali Analiz
Nakit Bütçelemesi
Sermaye Bütçelemesi
Pazarlama Bilgi Sistemi
Pazarlama Araştırması
Satış Analizleri
Satış Planlaması
Satışlar
Personel Bilgi Sistemi
İşçi-İşveren İlişkileri
İşe Alma
Eğitim
Bilgi Sistemlerinde Bilgi Akışı
VERİ ve BİLGİ, bilgi sisteminin önemli iki kavramıdır.
Veri,
Veri işletmenin fonksiyonlarının gerek kendi içlerinde gerekse birbirleri
arasındaki etkileşimleri ve işletme ile çevresi arasındaki ilişkileri yansıtan
çeşitli durumların, gözlemlerin veya olayların her türlü gösterimidir.
Bilgi,
Bilgi bir iş veya konu veya bir varlık hakkında bilinen şey ya da bilgi
kullanıcısının bir iş, konu veya varlık hakkında bildiği şeydir.
Veri Yaratma
İşlem
Bilgi
Bilgi Kullanıcı
(Veri Toplama)
Bilgi Kullanıcı
Veri Yaratma, bilgi kullanıcılarının gereksinimlerini giderecek
verilerin kaydedilme zamanı, yeri ve şeklinin belirlenmesi
gerekir. Toplanacak verinin hangi konuya ait olduğu, ne zaman
toplanacağı ve nereden elde edileceğinin belirlenmesi gerekir.
Her bilgi değerli midir?
¾ veri toplamanın bir maliyeti vardır. Bu nedenle
bilginin sağlayacağı faydanın onu elde etme maliyetinden
fazla olması gerekir
¾ bilginin değeri zamanla değişir, değerli olan bilgi
zamanla değersiz olabilir
¾ bilginin değeri özneldir, kişiden kişiye ve koşullara göre
değişir
¾ bilginin kullanıcıya ulaştırılmasında belirli bir amaç
olmalıdır. Bilginin temel amaçları; bilgilendirme, değerleme,
ikna etmedir.
Toplanan veriler geçmişe yöneliktir. Ancak yönetici yönetim
sürecinde geçmişe, şimdiki zamana ve geleceğe ilişkin
bilgiler kullanabilir.
Muhasebe Bilgi Sisteminin
Niteliği ve İçeriği
Muhasebe bilgi sistemi genel olarak;
1)Yönetimin varlıklar üzerindeki yönetim sorumluluğunu yerine getirmek,
2)İşletme eylemlerinin kontrolünü yapmak,
3)Geleceğe ilişkin işletme eylemlerini planlamak için gerekli bilgileri
sağlamaya yönelik bir bilgi sistemidir.
İşletmeler belirli bir dönem ve belirli bir amacı gerçekleştirmek için
kurulmazlar. Bu nedenle işletme yaşamlarının sürekli olduğu kabul
edilir. Yönetimde bu temel sorumluluğu yerine getirebilmek için
işletmenin sahip olduğu varlıkları en verimli ve etkin bir şekilde
çalıştırmak ve bunları korumak zorundadır. Yönetim işletmenin
sürekliliği sağlayabilmek için geleceğe ilişkin planlar yapmak
zorundadır. Bu nedenle, muhasebe bilgi sistemi, planlama ve
bütçeleme gibi geleceğe ilişkin bilgileri işletme yönetimine vererek
geleceğin planlanmasına olanak sağlanır.
Yönetimde görülen yeni anlayışlar, teknolojik gelişmeler,
işletme çevresinin işletmenin faaliyetlerine gösterdiği
duyarlılık, işletme için gerekli bilgilerin toplanması,
biriktirilmesi ve işlenmesine yeni boyutlar getirmiştir.
Artık yöneticiler sadece geleneksel muhasebe bilgilerinden
elde ettikleri bilgilerle yetinmemektedirler.
Muhasebe bilgi sistemi işletme yönetiminin gereksinim
duyduğu bilginin tamamını sağlayamamakla birlikte,
büyük bir kısmını verebilecek kapsamdadır.
Muhasebe Bilgi Sisteminin Yapısı
Muhasebe bilgi sistemi temel olarak küçük, büyük bütün
işletmeler için geçerlidir. Ancak sistemde kullanılan bilgi
işlem donanımları ve bunlara bağlı olarak bilgi işlem
yöntemleri işletmenin koşullarına göre değişiklik gösterir.
muhasebe bilgi sisteminin donanımları değişebilir, ancak
sistemin temel yapısı olarak aynı kalır.
Muhasebe Bilgi Sisteminde Veri ve Bilgi Akışı
Muhasebe bilgi sisteminde veri veya bilgiler her sistemde
olduğu gibi GİRDİ – İŞLEME – ÇIKTI akışını izler.
GİRDİ
İlk İşlem
Belgeleri
İŞLEME
Yevmiye
Defteri
Büyük
Defteri
-Maddeler
-Hesaplar
Dosyalar
ÇIKTI
Mizanlar
Mali
Tablolar
Diğer
Raporlar
Burada görüldüğü gibi, muhasebe bilgi sistemine: 1. İşletme içinden (üretime
hammadde verilmesi), 2. İşletme ile çevresi arasında oluşan eylemlerden
(satıcı-müşteri, işletme-banka) ve 3. Geri bildirimden gelen mali nitelikteki
işlemlere ilişkin veriler veya bilgiler, bilgi işlem eylemleri sonucunda çıktılara
dönüştürülür ve nihayet bu çıktıları, raporlar şeklinde ilgili taraflara iletilir.
Muhasebe bilgi sisteminde oluşan bu eylemler, sistemin öğeleri (elemanları)
tarafından belirli ilkelere, yönergelere ve standartlara göre yapılır
İşletme faaliyetlerine ait verilerin belgeler,
defterler, dosyalar ve raporlardan oluşan kayıt
ortamında yönetim için gerekli bilgilere
dönüştürülmesi amacıyla;
VERİ
BİLGİ İŞLEME
İŞLETME
İÇİNDEN
Kayıt
Sınıflandırma,
Hesaplama
DEVLET İÇİN
Özetleme
Saklama
YÖNETİM İÇİN
Canlandırma
Çoğaltma
İletme
DİĞER
KULLANICILAR
İÇİN
GERİ BİLDİRİM
İŞLETME
DIŞINDAN
BİLGİ
Kayıt
Veri ve bilgilerin toplanmasını ve daha sonra
işleme tabi tutulmak üzere belgelendirilerek
sisteme girişlerinin sağlanması işlemidir.
Veri veya bilgilerin kaydını sağlayan belgelere
dayanarak, işlemlerin yevmiye defteri, büyük defter,
stok kartları gibi kayıt ortamlarına geçirilmesi de bir
kayıt işlemidir.
Sınıflandırma
Veri ve bilgilerin belirli sınıf veya kategorilere göre
düzenlenmesidir.
Örneğin;
Varlıkların; dönen varlıklar, duran varlıklar, yatırımlar
gibi bölümlere ayrılması.
Maliyet giderlerinin; direkt işçilik, ilk madde ve
malzeme ve GÜG olarak bölümlenmesi.
Dönen varlıkların kendi içinde bölümlere ayrılması.
Sınıflandırmada genellikle kodlama sistemleri kullanılır.
Örneğin hesap planları gibi.
Hesaplama
Veri veya bilgilere aritmetik işlemlerin veya sağlanmak
istenen bilginin veya raporun özelliğine göre matematiksel
modellerin veya analiz tekniklerinin uygulanması işlemidir.
Örneğin;
Ücret hesaplamaları, mamul maliyetlerinin hesaplanması
gibi.
Özetleme
Çok sayıda bilginin daha kullanışlı bir biçime
dönüştürülmesidir.
Yönetici veya işletmeyle ilgili üçüncü şahıslar için yararlı
bilgilerin yığın bilgi içinden alınmasıdır.
Bilanço, gelir tablosu, maliyet tabloları gibi.
Saklama
Veri veya bilginin biriktirilmesi ve ileride tekrar
kullanılmak amacıyla ilgili dosyalara
yerleştirilmesidir.
Saklama işlemi, yasal zorunluluklar nedeniyle
yapılabileceği gibi, dönem içinde yeniden hesaplama
yapılması gereken bilgi içinde yapılabilir.
Canlandırma
Saklama işlemi ile biriktirilmiş (dosyalanmış) veri
veya bilgilerin tekrar kullanılmak amacıyla hazır
duruma getirilmesi işlemidir.
Mizanların çıkarılması için yardımcı defterlerin
kullanılması birer canlandırma işlemidir.
Çoğaltma
Veri veya bilgilerin kopyalar (suretler) şeklinde çoğaltılması
işlemidir.
Mali nitelikli işlemler, dolayısıyla bunlara ilişkin veri veya
bilgiler çoğu kez işletmenin birden fazla yöneticisini veya
bölümünü ilgilendirir. Çoğaltma işlemi ile ilgili kişiler
bilgilendirilmiş olunur.
İletme
Veri veya bilgilerin, bilgi sistemi içinde bilgi işlem
aşamalarına bağlı olarak bir aşamadan diğer bir aşamaya
aktarılması, bir defterden diğer bir deftere geçirilmesi, bir
bölümden diğer bir bölüme gönderilmesidir.
Muhasebe Bilgi Sisteminin Öğeleri
Bir sistemin öğeleri, o sistemin belirlenebilen ve
birbirine bağlı olan, sistemi çalışır duruma getiren ve
sisteme işlerlik kazandıran değişik somut elemanlardır.
• Personel
• Haberleşme araçları
• Donanım
• Raporlar
Personel
Muhasebe bilgi sistemine düşen görevleri yerine
getirilmesi için konuyu bilen ve sistemi çalıştıran
personelin var olması gerekir.
Muhasebe bilgi sistemi personelinin sayısı, sistemin
işlem yoğunluğuna, kapsamına ve bilgi sistemlerine
verilen öneme göre değişiklik gösterir.
Muhasebe bilgi sistemini yürütecek personelde aranan
genel özellikler, mesleki eğitim, iş deneyimi ve kişiliktir.
Haberleşme araçları
Veri veya bilgilerin toplanması ve bilgi işlem faaliyetlerine
tabi tutulması için gerekli belgelerdir.
1) İlk işlem belgeleri
2) Kayıt belgeleri
İlk işlem belgeleri:
İşletme faaliyetlerine ilişkin
veri veya bilginin ilk kez
kaydedildiği veya
geçirildiği belgelerdir.
Fatura, Bono, çek, ücret
bodrosu...
Kayıt belgesi:
veri veya bilgilerin genellikle
ilk işlem belgelerine dayanarak kaydedilmesi ve işleme
tabi tutulması için kullanılan
ve devamlılık arzeden
belgelerdir. Yevmiye defteri,
büyük defter, stok kartı...
Donanım
Muhasebe bilgi sisteminde veri veya bilgilerin yönetsel
bilgilere dönüştürülmesi sürecinde kullanılan araçlar.
• el ile bilgi işlem
• mekanik (makinalı) bilgi işlem (hesap
makinesi, daktilo gibi)
• elektronik (bilgisayara dayalı) bilgi işlem.
Raporlar
Raporlar, muhasebe bilgi sisteminin çıktılarıdır.
Raporlar, işletme içi ve işletme dışı raporlarla bilgi
kullanıcılarına ulaşırlar.
İç raporlar yönetimin her düzeyine sunulan ve kontrol
amacı taşıyan bütün raporları içerir. Bilanço, bütçeler,
üretim raporları gibi.
Dış raporlar işletmeyle ilgili üçüncü kişilere,
işletmenin durumu ve çalışmalarından haberdar
olmaları için sunulan bilgi raporlarıdır. Yıllık faaliyet
raporları gibi.
Muhasebe Bilgi Sistemi Temel Kavram ve İlkeleri
• Sosyal sorumluluk kavramı
• Gelir tablosu ilkeleri
• Kişilik kavramı
• bilanço ilkeleri
• Para Ölçüsü kavramı
• Süreklilik kavramı
• dönemsellik kavramı
• tarafsızlık kavramı
• tutarlılık kavramı
• tam açıklama kavramı
• Önemlilik kavramı
•Maliyet esası kavramı
• ihtiyatlılık kavramı
• özün önceliği kavramı
–Varlıklara ilişkin ilkeler
–Yabancı kaynaklara ilişkin ilke
–Öz kaynaklara ilişkin ilkeler