Proje İzleme Değerlendirme ve Raporlama
advertisement
Proje Döngüsü ve Proje Geliştirmede mantıksal çerçeve yaklaşımı Kaynak • Proje Döngüsü Yönetimi. Mantıksal çerçeve Yaklaşımı, Hazırlayan Faruk Cengiz TEKİNDAĞ,Ankara,2005 PROJENİN ÖZELLİKLERİ • Proje, belirli bir hedefe ulaşmak amacıyla zamanın ve kaynakların kullanımını planlayan faaliyetler dizisidir. Mali, teknik ve insani kaynakların, bir sonuç üretmek üzere belirli bir zaman diliminde ve yerde planlı kullanımı üzerine kurulmuştur. • Proje, bir ihtiyaçtan doğmalı ve bu ihtiyacı karşılamayı hedeflemelidir. Problemler hedeflere, hedefler faaliyetlere dönüştürülür. • İlgili tarafları kesin bir şekilde belirlenmiş olmalıdır. • • • • • Projenin içinde bulunduğu çevre Projede görev alanlar Finansman kuruluşları Ürünün/ hizmetin sunulduğu kitle Kamu otoritesi PROJENİN ÖZELLİKLERİ_devamı • Proje mekanı belli olmalıdır. • Belirli bir zaman diliminde gerçekleşmelidir. • Hedeflere ulaşmak için yapılması gerekli her faaliyet ve bu faaliyetlerin nasıl bir sıralama ile gerçekleştirileceğinin ayrıntıları belirlenmiş olmalıdır. • Belirli kaynakları tüketmeli ve sonucunda belirli çıktıları sağlamalıdır. • Tek ve özgün olmalıdır. • Sürdürülebilirliğin nasıl sağlanacağı açıklanmış olmalıdır. • Varsayımları kesin ve kabul edilebilir olmalıdır. SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK Sürdürülebilirlik, Projenin kendi ayakları üzerinde durabilmesidir. – Proje tamamlandıktan sonra proje hedeflerinin kendi yarattığı fonlarla varlığını sürdürmeleridir. Bunu sağlamak için projelerde; • Ulusal hedeflere paralellik sağlanmalı, • Hedefler projenin uygulanması aşamasında kaybedilmemeli, • Projenin uygulanmasındaki her aşamada denetim, raporlama ve arşivlemeye önem verilmeli; • Projenin tarafları iyi analiz edilmeli, bilgilendirilmeli ve sahiplenme sağlanmalıdır. Proje Döngüsü • Bir proje fikrinin ortaya çıkmasından projenin tamamlanmasına kadar geçen süre içindeki tüm aşamaları ifade etmektedir. • Proje Döngüsü, - Fikrin belirlenmesi - Analiz edilmesi - Planlanması - Kaynak bulunması - Uygulanması - İzlenmesi ve Değerlendirilmesi aşamalarından oluşur. PROJE DÖNGÜSÜ Proje Fikrinin Belirlenmesi Projenin İzlenme ve Değerlendirmesi Proje Fikrinin Analiz Edilmesi Projenin Uygulanması Projenin Planlanması Projenin Finansmanı PROJE DÖNGÜSÜ Proje Fikrinin Belirlenmesi Projeye ilişkin fikirlerin ortaya konması ve tasarlanması Proje Fikrinin Analiz Edilmesi Projenin teknik açıdan ayrıntılı olarak tasarlanması Projenin Planlanması Projenin tutarlılığının, bütünselliğinin ve işlevselliğinin değerlendirilmesi ve teklifin yazılması ve bütçenin planlanması Projenin Finansmanı Finansman sağlayacak kurum/ kuruluşlar tarafından projenin değerlendirilmesi ve finansmanın sağlanması Projenin Uygulanması Proje teklifinde öngörülen faaliyetlerin hayata geçirilmesi Projenin İzleme ve Değerlendirmesi Projenin uygulanması sırasında ve proje bitiminde elde edilen sonuçların değerlendirilmesi Proje Fikri Çevremizde sorun olarak gördüğümüz ve çözmeyi düşündüğümüz olgular bizi proje hazırlamaya doğru götürür. Evinizin akıtan çatısı, sokakta satıcılık yapan çocukların sayısında artış ya da tarım topraklarının tuzlanarak verimliliğin düşüşü gibi pek çok sorun size bir proje fikri verebilir. Proje hazırlarken ilk adım olarak, çalışma alanlarınızda sorun olarak gördüğünüz konuları sıralayarak başlayabilirsiniz. • Kurumunuzun bu sorunlara yönelik geliştirdiği yaklaşımlar neler olabilir? • Hangi sorun sizi en çok rahatsız ediyor? • Hangi sorunu çözmek için çalışmak, proje geliştirmek istiyorsunuz? Bu soruların yanıtlarını bulduktan sonra, üzerinde proje yapıp, çözmeye niyetlendiğimiz sorunumuza ait mevcut durumu hep birlikte değerlendirmemiz gerekiyor. Proje Döngüsü Yönetimi ilkeleri Proje döngüsünün her aşamasının yapılandırılmış ve bilgiye dayalı bir karar oluşturma sürecine dayalı olması Paydaşların, karar verme mekanizmasına katılımını gözeten bir yönelimde olması (hedef grup yönelimli) Proje tasarımı ve yönetiminin tutarlı ve analitik bir yaklaşım içermesi Yararların sürekli kılınmasını sağlayacak mekanizmalara sahip olunması Bütünleşik bir yaklaşıma ve belgelerin standartlara dayanması Bu ilkelerin gerçekleşmesi için proje planlaması ve yönetiminde kullanılan yöntem Mantıksal Çerçeve Yaklaşımıdır Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı • 1960’ların sonunda ABD Uluslar arası Kalkınma Ajansı’nın proje planlama ve değerlendirme sistemini desteklemek için geliştirilmiştir. • Birçok çok taraflı veya ikili kalkınma ajansları tarafından proje planlama ve yönetme aracı olarak kullanılmaktadır. • Avrupa Komisyonu 1993’den beri bu yaklaşımı proje döngüsü yönetim sisteminin bir parçası olarak kullanmaktadır. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı • Zaman içinde çeşitli kurumlar bu yaklaşımın formatında ve araçlarında değişiklikler yapmışlar ancak yaklaşımın temel analitik ilkeleri aynı kalmıştır. • Mantıksal çerçeve yaklaşımı ilkelerinin bilinmesi Avrupa Komisyonu fonlarından yararlanmada ve projelerin tasarlanmasında önemli bir paya sahiptir. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı • Proje, planlama ve yönetmede destek olmak üzere kullanılan analitik bir süreç ve araçlar dizisidir. • Düşünmeye yardımcı bir araç olarak düşünülmelidir. • Bilginin analiz edilmesi ve yapısal olarak düzenlenmesine olanak sağlar. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı • Farklı seviyelerdeki hedefler arasındaki nedensel ilişkiyi kuran, hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının kontrol edildiği ve proje kontrolü dışında kalan ve başarıyı etkileyecek risklerin dikkate alındığı proje analiz,planlama ve uygulama aracıdır Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının yararları Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, aşağıdaki konularda proje tasarımı yapan ve proje yönetenlere yardımcı olur: - Proje hazırlama süreci içinde mevcut durumun analiz edilmesine -Hedeflere ulaşmada araçların mantıksal hiyerarşisini kurmaya; -Hedeflere ulaşmanın önündeki potansiyel risklerin tanımlanmasına ve sürdürülebilir sonuçların tanımlanmasına; - Çıktıların ve sonuçların en iyi nasıl izleneceği ve değerlendirileceğine; -Projenin özetinin standard bir formatta sunulmasına; - Uygulama sırasında projenin izlenmesi ve gözden geçirilmesine Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı= analitik bir SÜREÇ Mantıksal Çerçeve Tablosu (Matrisi)= analitik sürecin ÜRÜNÜ PROJE GELİŞTİRME AŞAMALARI Hedeflerin gerçekleştirilmesi için olası stratejilerin belirlenmesi Mantıksal Çerçeve Belirlenen sorunlardan hareket ederek hedeflerin belirlenmesi ve aralarında araç-amaç ilişkisinin kurulması PLANLAMA AŞAMASI Faaliyet Planlaması ve Bütçe Paydaş Analizi Projenin uygulanmasından olumlu ya da olumsuz veya doğrudan ya da dolaylı olarak etkilenecek grupların belirlenmesi Hedef Analizi sorunların belirlenmesi ve aralarında neden-sonuç ilişkisinin kurulması Strateji Analizi Sorun Analizi ANALİZ AŞAMASI Proje yapısının tanımlandığı, içsel mantığının test edildiği, hedeflerin ölçülebilir terimlerle tanımlandığı tablonun oluşturulması Faaliyetlerin sırasının, birbirleriyle olan bağlarının, zamanlamalarının ve sürelerinin belirlenerek planlanması Faaliyet planından hareket ederek olası giderlerin belirlenerek bütçenin hazırlanması Analiz aşaması • • • • Sorun analizi Paydaş analizi Hedef analizi Strateji analiz ANALİZ AŞAMASI 1 Sorun Analizi Tanım: Varolan bir durumun olumsuz yönlerini belirler ve belirlenen sorunlar arasındaki “nedensonuç” ilişkisini kurar. Amaç: Paydaşların öncelik verdiği ve aşmak istediği gerçek dar boğazların belirlenmesi. Sorun Analizi Mevcut Durumun incelenmesi Projenin planlanması için gerekli veriler bu aşamada elde edilir. Çözmek istediğimiz sorun ya da değiştirmek istediğimiz şeylerin içinde bulunduğu mevcut koşullar, özellikleri, sorunla ilgili tarafların durumları, düşünce ve tavırları bu aşamada netleştirilir. Örnek Sorun Analizi Varsayalım, bir ilimizde, sokakta çalışan çocukların sayısı 5 bini geçti ve gittikçe de artıyor. Buna bağlı olarak çocuk hakları ihlal ediliyor. Yoksul aileleri için çocukları sokakta çalıştırmak okula yollamaktan daha cazip hale geliyor, çocuklar suça itiliyor ve sosyal düzen bozuluyor gibi çok sorunlu bir durumla karşı karşıyayız. Bu soruna çözüm üretmeye başlamadan önce, sokakta çalışan çocukların kentin hangi bölgesinde yaşadıkları, bu çocukların suça katılma oranlarının ne olduğu, okullaşma oranlarının ne olduğu, hangi ailelerin çocuklarının sokakta çalıştığı, bununla ilgili yapılmış olan araştırmalar, anketler, vb, bu çocuklara yönelik her hangi bir kamusal ya da başka bir kuruluş program ya da projesinin var olup olmadığı, sokakta çalışan çocukları koruyucu hangi yasal çerçevenin var olduğu, ilgili yasaların uygulamaya geçirilme düzeylerinin neler olduğu konusunda sorunu çevreleyen mevcut durumun fotoğrafını çekebiliriz Sorun Analizi Sorun analizi-devamı Sorunu tanımlamak, bir maçta rakip takımı tanımak ve tanımlamaya benzer. Nasıl kazanacağınıza dair ip uçları üretmek ve oyun stratejinizi kurmak için, rakibin zayıf noktalarını, güçlü yanlarını ve aldığı destekleri bilip, kağıt üzerinde analizini yapmanız gerekir. Örneğimize dönersek, sokakta çalışan çocukların sayısının artması gibi bir sorunun altında yatan nedenler neler olabilir? Ailelerin gittikçe yoksullaşması, çok çocukluluk ve bu konuda çalışan kurumların yeterli olmaması olabilir mi? Peki bu nedenlerin nedenleri neler olabilir? Görebileceğiniz gibi bu nedenler bir süre sonra, bir birlerine eklene eklene dev bir ağaç gövdesine dönecekler. Bu ağacı şema haline getirip, adına da sorunlar ağacı değeceğiz Sorun Ağacının Oluşturulması Adımları 1. Paydaşların önceliği olan sorunlar konusunda beyin fırtınası yapılması 2. Belirlenen sorunlardan bir başlangıç sorunun seçilmesi Sorun Analizi 3. Başlangıç sorunuyla ilgili olan sorunların aranması 4. Neden-sonuç hiyerarşisinin oluşturulmaya başlanması a. Başlangıç sorununa doğrudan etki eden sorunlar aşağıya yazılır b. Başlangıç sorunun doğrudan etkisi olan sorunlar yukarı yazılır 5. Tüm diğer sorunların aynı şekilde yerleştirilmesi. Eğer iki ya da daha fazla neden birleşerek bir sonuç doğuruyorsa aynı seviyeye yerleştirilir. 6. Şeklin gözden geçirilmesi , geçerlilik ve tamamlanmış olmanın onaylanması Tamamlanan sorun ağacı varolan olumsuz durumun özet bir resmini çizer. Birçok açıdan sorun analizi, proje tasarımının en önemli aşamasıdır ve takip eden diğer analizlere de yön verir. Sorun ağacı örnek 1 Sorun ağacı-örnek 2 ANALİZ AŞAMASI 2 Paydaş Analizi Tanım: Bir projenin başarılı veya başarısız olmasından bir şekilde etkilenecek tüm bireyler, insan grupları, kurumlar veya firmalar “Paydaşlar” olarak tanımlanır. Amaç: Paydaş analizin arkasında yatan varsayım farklı grupların farklı endişeleri, kapasiteleri ve ilgileri olduğu ve bunların açıkça anlaşılması ve problemin belirlenmesi, hedefin konulması ve stratejinin seçilmesi sürecinde göz önünde bulundurulması gerektiğidir. ANALİZ AŞAMASI 2 Temel Adımlar: Paydaş Analizi 1. Hedeflenecek genel gelişim sorununun veya fırsatının belirlenmesi 2. Projede belirgin çıkarı olan tüm grupların belirlenmesi 3. Bu grupların görece rollerini, farklı çıkarlarının, katılım sağlamadaki görece güç ve kapasitelerinin araştırılması 4. Paydaşlar arasındaki ilişkilerde işbirliğinin veya karşıtlığın derecesinin belirlenmesi 5. Analizin bulgularının yorumlanması ve gerekli bilginin proje tasarısına dahil edilmesi ANALİZ AŞAMASI 2 Paydaş Analizi Böylece paydaş analizi; • Öncelikli grupların ihtiyaç ve hedeflerini karşılamaya uygun kaynakların hedeflenmesi, • Paydaşların projeyi sahiplenmesi ve katılımını sağlamaya uygun yönetim ve koordinasyon düzenlemelerinin yapılması ve • paydaşların çatışan çıkarlarının göz önünde bulundurulmasında yardımcı olur. ANALİZ AŞAMASI 2 Paydaş Analizi Terminoloji: 1. Paydaşlar: Projenin doğrudan veya dolaylı, olumlu ya da olumsuz olarak etkilediği ya da etkilendiği bireyler veya kurumlar 2. Yararlanıcılar: Projenin uygulanmasından bir şekilde yarar sağlayanlar a. Hedef grup(lar): Projenin amacı seviyesinde projeden olumlu yönde etkilenecek grup veya oluşumlar b. Nihai yararlanıcılar: Toplum veya sektör seviyesinde, uzun vadede projeden yarar sağlayacak olanlar 3. Proje ortakları: Projeyi uygulayanlar Paydaş Analizi Paydaşlar/İlgi sahipleri ANALİZ AŞAMASI 3 Tanım: Hedef Analizi 1. Belirlenen sorunlar aşıldığında gelecekte oluşacak durumu tanımlayan, 2. Hedefler hiyerarşisini doğrulayan ve 3. Araç- amaç ilişkilerini şekille gösteren yöntemsel bir yaklaşımdır. Sorun ağacındaki olumsuz durumlar olumlu edinimler olarak ifadelendirilir ve çözümlere dönüştürülür. Olumlu edinimler aslında hedeflerdir ve araç-amaç hiyerarşisi gösteren hedefler ağacıyla temsil edilir. ANALİZ AŞAMASI 3 Temel Adımlar: Hedef Analizi 1. Sorun analizindeki tüm olumsuz durumları istenen ve gerçekçi olarak ulaşılabilen olumlu durumlar olarak yeniden ifade edilmesi 2. Hiyerarşinin geçerliliği ve tamlığından emin olmak için araç-amaç ilişkilerinin kontrol edilmesi 3. Gerekirse; a. Cümlelerin yeniden düzenlenmesi b. Bir üstteki hedefin elde edilmesinde gerekli ise yeni hedefler eklenmesi c. Önemsiz veya uygun olmayan hedeflerin silinmesi Hedef Analizi ANALİZ AŞAMASI 3 Tamamlanan hedef ağacı gelecekte gerçekleşmesi istenen durumun özet bir resmini çizer. Hedef ağacının en temel gücü, potansiyel proje hedeflerinin analizini açıkça belirlenmiş öncelikli sorunlara dayandırmasıdır. Hedef Analizi örnek Sokakta çalışan çocukların sayılarını azaltmak istiyorsak, ailelerin gelirinde artış, çok çocukluluk oranında azalma olmalıdır. Ayrıca bu konuda çalışan kurumların kapasiteleri geliştirilmeli ve toplumsal örgütlenme sağlanmalıdır. Bu olumlu gelişmeler gerçekleşmediği durumda sokakta çalışan çocukların sayılarındaki artışı durdurmamız, sorunu ortadan kaldırmamız mümkün değildir. Hedef Ağacı örnek 1 Hedef ağacı-örnek 2 ANALİZ AŞAMASI 4 Sorulacak Sorular: Strateji Analizi • Belirlenen tüm sorunlar veya hedeflere mi yönlenmeli yoksa birkaçı seçilmeli ? • Üzerinde faaliyet gerçekleştirilebilecek olumlu fırsatlar nelerdir? • Yararların sürdürülebilirliğini sağlayacak ve istenen sonuçlara taşıyacak müdahale birleşimi nedir? • Projenin yerel sahiplenilmesi en iyi şekilde nasıl desteklenir? • Olası farklı müdahalelerin uygulanmalarındaki sermaye ve maliyetler nelerdir? • Hangi maliyet en etkin seçenek? • Hedeflenen grupların ihtiyaçlarını en olumlu şekilde etkileyecek strateji hangisi? • Olası olumsuz etkiler nasıl bertaraf edilir? ANALİZ AŞAMASI 4 Tanım: Strateji Analizi • Bu aşama, birçok açıdan, en zorlayıcı aşamadır. • Çok sayıda bilginin sentezlenmesi ve sonrasında da en iyi uygulama stratejisinin belirlenmesini içerir. • Pratikte farklı paydaş çıkarlarını, politik talepleri ve kaynak olup olmaması gibi pratikteki kısıtları dengeleyecek şekilde bir dizi uzlaşma yapılması gerekir. • Eğer farklı müdahale seçeneklerinin değerlendirilmesinde üzerinde anlaşılan bir dizi ölçüt varsa strateji analizi kolaylaşır. ANALİZ AŞAMASI 4 Strateji Seçiminde Temel Ölçütler: Strateji Analizi • Kaynakların uygunluğu ve yeterliliği • Varolan kapasite • Politik esneklik • Etkinlik • Sosyal kabul görme • Aynı konuda yürütülen başka projelerle tamamlayıcılık • Aciliyet Strateji analiz –örnek 1 Strateji analiz –örnek 2 Planlama aşaması 1 • • • • Mantıksal çerçeve Hedefler hiyeraşisi Varsayımlar Göstergeler ve doğrulama kaynakları Mantıksal Çerçeve PLANLAMA AŞAMASI 1 Paydaş, sorun, hedef ve strateji analizlerinin sonuçları mantıksal çerçevenin hazırlanmasına temel oluşturur. Tanım: Mantıksal Çerçeve Tablosu/Matrisi (MÇM) dört sütun ve dört sıradan oluşan, proje planının temel öğelerini özetleyen bir tablodur. MÇM, kaynak gereklilikleri (girdi) ve maliyetlerin (bütçe) belirlenmesinde temel oluşturur. PLANLAMA AŞAMASI 1 Mantıksal Çerçeve Temel Öğeler: •Projenin hedefler hiyerarşisi (Proje Tanımı veya Müdahale Mantığı) •Projenin başarısına etki edebilecek temel dışsal etmenler (Varsayımlar) •Projenin başarımlarının nasıl izleneceği ve değerlendirileceği (Göstergeler ve Doğrulama Kaynakları) MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ Müdahale Mantığı-Projenin Kapsamı Objektif Olarak Doğrulanabilir Göstergeler Doğrulama Kaynakları Dışsal Koşullar/ Varsayımlar GENEL HEDEF: Projenin çözümlenmesine katkıda bulunacağı uzun dönemli ana hedef Genel hedefin gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmede kullanılan nicel değerler Göstergeleri değerlendirme sırasında kullanılacak kaynaklar PROJE AMACI: Proje ile edinilen kazanç, proje alanı veya hedef grubu üzerindeki etki ya da değişiklik Proje amacının gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmek için kullanılan nicel ve nitel değerler Göstergeleri değerlendirme sırasında kullanılacak kaynaklar Proje amacının genel hedefe katkıda bulunması için gerekli olan dışsal etmenler SONUÇLAR/ ÇIKTILAR: Projenin amacının gerçekleşmesinde katkıda bulunacak ara hedeflerin elde edilmesi için faaliyetlerin yürütülmesi sonucunda elde edilecek ölçülebilir sonuçlar Sonuçlara ulaşılmasını sağlayacak çıktıların nicelik, nitelik ve zamanlama açısından tanımlanmasını sağlayan ölçütler Göstergeleri değerlendirme sırasında kullanılacak kaynaklar Projenin kontrolü altında üretilen çıktıların proje amacına katkıda bulunulabilmesi için gerek duyulan dışsal etmenler FAALİYETLER: Projenin amacına ulaşmasını sağlayacak ölçülebilir sonuçları elde etmek için planlanmış tüm işler ARAÇLAR/ GİRDİLER: Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli olan teknik ve insan kaynağının nicelik ve zaman açısından tanımlanması (Zorunlu Değil) MALİYET/ BÜTÇE Planlanmış faaliyetlerin ulaşması gereken sonuçları üretebilmesi için gerekli olan dışsal etmenler (Zorunlu değil) ÖN KOŞULLAR MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİNİN TAMAMLANMA SIRASI Proje Tanımı Genel Hedef Amaç Sonuçlar Faaliyetler Göstergeler Doğrulama Kaynakları Varsayımlar HEDEFLER HİYERARŞİSİ-ana hedef GENEL / ANA HEDEF •Projenin yönünü belirleyen en üst seviyedeki uzun dönemli hedeftir. •Projeler genellikle ana hedefe ulaşamazlar; ancak ulaşılmasına katkıda bulunurlar. PROJE AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER •Ana hedef soyut, gerçekleşmesi istenilen, ideal veya hayaldir. •Ana hedefin projenin kurulumunda yer alması, projenin yönünü, nasıl bir soruna çözüm arayışı içinde olduğunu ve çözümün hangi parçasını üstendiğini ortaya koymakta yarar sağlar. HEDEFLER HİYERARŞİSİ-amaç GENEL / ANA HEDEF PROJE AMACI •Ana hedefe göre çok daha iyi, net tanımlanmış ve ulaşılabilir bir hedef olmalıdır. •Projenin sonucunda ulaşılır. Ölçülebilir, gerçekçi, belli zamana ve yere bağlı olarak tanımlanmalıdır. •Amacın «SMART» özellikleri: •S SONUÇLAR FAALİYETLER : Specific (BELİRGİN) M : Measurable (ÖLÇÜLEBİLİR) A : Achievable (ULAŞILABİLİR) R : Realistic (GERÇEKÇİ) T : Time-related (ZAMANI BELLİ) HEDEFLER -sonuçlar GENEL / ANA HEDEF PROJE AMACI •Planlanan faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sonucunda elde edilen çıktılardır. Her projenin çok sayıda sonucu vardır. SONUÇLAR FAALİYETLER Sonuçların toplamı projeyi hedefine götürür. HEDEFLER HİYERARŞİSİ-faaliyetler GENEL / ANA HEDEF PROJE AMACI SONUÇLAR Projenin, belirlenmiş sonuçlarına ulamak için, projenin parçası olarak uygulanacak görevler, yapılması gereken işlerdir. FAALİYETLER PLANLAMA AŞAMASI 1 Proje Tanımı / Müdahale Mantığı Eğer- O zaman Nedenselliği: • MÇM’nin ilk sütunu “araç-amaç” mantığını özetler. •Hedef ağacı veya hiyerarşisi aşağıdan yukarı okunduğunda şöyle ifade edilebilir: EĞER uygun girdiler/ kaynaklar sağlanırsa, O ZAMAN faaliyetler yapılabilir; EĞER faaliyetler yapılırsa, O ZAMAN sonuçlar elde edilir; EĞER sonuçlar elde edilirse, O ZAMAN amaca ulaşılır; ve EĞER amaca ulaşılırsa, O ZAMAN bunun genel hedefe katkı sağlaması gerekir. DİKEY MANTIK Örnek KAVRAMLAR Riskler nedir? Projenin başarısı için önemli olan ve dışsal faktörler olarak ifade ettiğimiz olumsuz etkilerin tümü. Varsayımlar nedir? Projenin başarısını etkileyen veya belirleyen dışsal faktörlerin olumlu olarak ifade edilmesidir Niçin gereklidirler? Dışsal faktörler ve projenin başarısı üzerinde önemli etkilere sahip riskler tanımlanarak dikkate alınmalıdır. Önkoşullar nelerdir? Faaliyetler başlamadan önce aşılması gereken koşullardır Varsayımlar PLANLAMA AŞAMASI 1 Tanım: Projenin başarısını etkileme potansiyeli olan ancak proje yürütücülerinin doğrudan etki alanının dışında kalan etmenlerdir. “Varsayımlar” Mantıksal Çerçevenin 4. Sütununu oluştururlar. Sorulacak Soru: Hangi dışsal etmenler projenin kontrolü dışındadır ve projenin uygulanmasını, projenin yararlarının uzun vadedeki sürdürülebilirliğini etkiler? Riskler ve Varsayımlar Proje metodolojisi projenin risklerini yeterince belirtmelidir Risk Muhtemel faaliyetler Proje bölgesinde çocuk bakım hizmetinin olmaması yüzünden eğitime katılamayan kadınlar a) Eğer başka bir çözüm mümkün değilse, çocuk bakım hizmeti düzenleyin. b) Proje bölgesinde belediye çocuk bakım hizmeti vermeyi kabul eder. Proje varsayımı: ”Proje bölgesinde belediyenin çocuk bakım hizmeti sunacağı” Varsayımların Oluşturulması Proje faaliyetlerine başlanabilmesi için gerekli önkoşulların belirlenmesi, Hedef seviyelerine uygun olarak her aşama için risklerin belirlenmesi Bu risklerin olumlu ifadelere çevrilmesi (varsayıma dönüştürülmesi) Bu varsayımların projenin başarısı açısından öneminin ve gerçekleşme ihtimalinin gözden geçirilmesi (varsayım algoritması) ve gerekirse bunlarla ilgili önlemler alınması Gerekli varsayımların hedef seviyelerine uygun olarak mantıksal çerçeve matrisine yerleştirilmesi Varsayımların mantıksal çerçeve matrisine yerleştirilmesi • Sonuçları elde etmek için gerekli olan varsayımlar • Faaliyetler seviyesine yerleştirilir • Proje amacına ulaşmak için gerekli olan varsayımlar • Sonuçlar seviyesine yerleştirilir • Genel Hedefe ulaşmak için gerekli olan varsayımlar • Proje amacı seviyesine yerleştirilir Varsayım Değerlendirme Algoritması Varsayım (Dışsal faktör) önemli mi? Evet Hayır Mantıksal çerçeveye dahil etme Gerçekleşebilir mi? Hemen Hemen Kesin Mantıksal çerçeveye dahil etme Olabilir Varsayım olarak ekle Olma ihtimali yok Dışsal faktörü etkileyecek şekilde proje yeniden tasarlanabilir mi? Faaliyetler ve sonuçlar ekleyerek projeyi yeniden dizayn et; eğer gerekiyor ise proje amacını yeniden ifade et Evet Hayır Proje yapılabilir değil Örnek Müdahale Mantığı Genel hedefler Özel hedef Sonuçlar Faaliyetler Varsayımlar Özürlü kişilerin işgücü piyasasına entegrasyonu 50 işsiz özürlü kişiyi iş bulma konusunda desteklemek 60 özürlü kişi yerel firmalar tarafından talep edilen yeni mesleki nitelikler edinir. •Eğitimin verilmesi •İş aramaya destek Önkoşullar Özürlü kişileri istihdam etmek zorunluluğu getiren yasanın yürürlüğe girmesi Şirketlerin eğitim almış kişileri işe alması Kursiyerlerin istikrarlı sağlık durumları Eğitim binasının tadilatının tamamlanması Mantıksal Çerçevenin Yapısı (2) Müdahale MantığıProjenin Kapsamı Objektif Olarak Doğrulanabilir Göstergeler Doğrulama Kaynakları Varsayımlar Genel Hedef Proje Amacı Sonuçalr Faaliyetler Araçlar ‘... Maliyet Ön-koşullar 1.EĞER önkoşullar sağlanır ve fiziksel/fiziksel olmayan girdiler harekete geçirilirse faaliyetler gerçekleşecek… 2.Faaliyetler gerçekleşir ve varsayımlar tutarsa sonuçlara ulaşılacak…... 3…….. PLANLAMA AŞAMASI 1 Varsayımlar Dikey Mantık: Hedefler hiyerarşisi ve varsayımlar arasında kurulur. Genel Hedef Örnek: Eğer faaliyetler yapılır VE varsayımlar gerçekleşirse, o zaman sonuçlar elde edilebilir. Amaç Varsayımlar Sonuçlar Varsayımlar Faaliyetler Varsayımlar Girdiler Ön koşullar- Faaliyetler başlamadan önce oluşması gereken durumlar Mantıksal Çerçevenin Yapısı (2) Müdahale MantığıProjenin Kapsamı Varsayımlar -Yerel örgütlerin kamuoyu desteği devam ediyor - Basın desteği devam ediyor Bebek ve Çocuk Ölüm Oranlarını Azaltılması Bebek ve çocuklarda görülen enfeksiyon oranlarının azaltılması -İl Sağlık Müdürlüğü Proje öncesindeki mali kapasitesini koruyor -Beslenme uzmanlarının desteği devam ediyor 1.Bebeklerin ve Çocukların Beslenme Durumu İyileştirildi Maliyet 2.Aşılanmış Bebek ve Çocuk Sayısı Arttırıldı 1.1. Annelerin Beslenme Konusunda Bilgilendirilmesi 2.1.Sağlık Ocağının İyileştirilmesi ‘... -Yeniliklere açık anneler -Nitelikli personelin çalışmaya gönüllü olması -Babalar anneleri eğitime -destek konusunda destekliyor Önkoşullar: İl sağlık müdürlüğünün izni Göstergeler ve Doğrulama Kaynakları PLANLAMA AŞAMASI 1 Tanım: Hedeflerin başarılmasının ölçülmesi ve raporlanması için kullanılan parametreler (göstergeler) ile bu parametrelerin doğrulanmasında kullanılacak kaynaklar (doğrulama kaynakları) Göstergeler ve doğrulama kaynakları analiz edilirken matris boyunca yol izlendiği için burada “Yatay Mantık” izlenmektedir. Nesnel Olarak Doğrulanabilir Göstergeler PLANLAMA AŞAMASI 1 • Projenin hedeflerini ölçülebilir (niceliksel, niteliksel, zamansal) şekilde tanımlarlar. • Hedeflerin ulaşılabilirliğini kontrol eder ve projenin izleme ve değerlendirme sistemine temel oluştururlar. Sorulacak Soru: Planlananın gerçekleşip gerçekleşmediğini nasıl bileceğiz? Başarıyı nasıl doğrulayacağız? Nesnel Olarak Doğrulanabilir Göstergeler PLANLAMA AŞAMASI 1 • Göstergeler tutarlı bir şekilde ve kabul edilebilir bir şekilde ölçülebilir olmalıdır. – – – – – Nitelik Nicelik Hedef grup Zaman ve Mekan açısından tanımlanmış olmalıdırlar. Nesnel Olarak Doğrulanabilir Göstergeler PLANLAMA AŞAMASI 1 • S : Ölçülmesi istenen şeyi ölçen (SPECIFIC) • M : Ölçüme olanak sağlayan (MEASURABLE) • A : Tüm tarafların üzerinde anlaştığı (AGREED UPON) • R : Bilginin kullanım ihtiyacına uygun (RELEVANT) • T : Süreli ve maliyet etkin (TIME BOUND & COST EFFECTIVE) Nesnel Olarak Doğrulanabilir Göstergeler PLANLAMA AŞAMASI 1 • Hedefler hiyerarşisi ve göstergeler arasında yatay mantık vardır: Hedefler Hiyerarşisi Genel Hedef Amaç Faaliyet Göstergeler Terminolojisi Etki Göstergeleri Sonuç Göstergeleri Çıktı Göstergeleri Doğrulama Kaynakları PLANLAMA AŞAMASI 1 • Göstergelerle aynı anda göz önünde bulundurulmalı ve belirlenmelidirler. • Böylece, göstergelerin uygun bir zaman, para ve çaba sonucu gerçekçi bir şekilde ölçülüp ölçülemediği test edilebilir. • Nasıl, kim ve ne zaman/ hangi sıklıkta sorularını cevaplamalıdır. Doğrulama Kaynakları PLANLAMA AŞAMASI 1 • Nasıl: Bilgi nasıl toplanacak (örn. idari kayıtlar, özel çalışmalar, örneklem anketleri, gözlem vs.) ve/veya mevcut belge kaynaklar (örn. İlerleme raporları, proje hesapları, resmi istatistikler vs. • Kim: Bilgiyi kim toplayacak? (örn. Saha elamanları, sözleşmeli anketör ekipleri, proje yönetim ekibi vs.) • Ne zaman/Hangi aralıkla: Bilgi ne zaman ve hangi aralıklarla sağlanacak? (örn. Aylık, üç aylık, yıllık vs.) Müdahale Mantığı- Örnek Genel hedefler Özel Hedef Sonuçlar Faaliyetler Özelleştirme sonucu işsiz kalan işcilerin istihdam edilebilirliğini artırmaya katkıda bulunmak Artvin ilindeki mavi yakalı işçilerin piyasa niteliklerini yenilemek 100 işsiz yeni nitelikler elde etti •İşsizlerin seçimi •3 aylık eğitim verilmesi •2 aylık yerel fabrikalarda çalışma Sütun 2 ve Sütun 3 Göstergeler ve Doğrulama Kaynakları Sonuçlar/ Özel/ Genel Hedefler Göstergeler Başarıyı tanımak/ölçmek için olan yöntemlerin tanımlanması Bilgi Kaynak ve Araçları Bilgiyi nereden alacağız? Göstergelerin Gerekli Öğeleri Ölçülebilir ve özel olmalıdırlar: Nitelik (Ne?) Hedef grup (Nerede / Kim?) Yer (Nerede?) Miktar (Ne kadar?) Zaman (ne zaman?) ‘ölçmediğin şeyi kontrol edemezsin’ DOĞRULAMA KAYNAKLARI Doğrulama Kaynakları, göstergelerin kontrol edilmesi için gerekli bilgiyi sağlayacak dokümanlar, raporlar ve diğer kaynaklardır. Göstergelerin belirlenmesiyle eş zamanlı olarak doğrulama kaynakları da belirtilmelidir. Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir: Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler vs.), Bilgiyi kimin sağlayacağı, Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık vs.) Genel Hedef Göstergesi Genel Hedef: Genç istihdamın artırılmasına katkıda bulunmak Ne ? İşsizlik oranının azaltılması Kim? Lise mezunu genç işsizler Nerede? Adana bölgesinde %23’den %20’ye 2006’nın sonuna kadar IşKUR işsizlik veritabanı Ne kadar? Ne zaman? Kaynak : Özel Hedef Göstergeleri Özel Hedef : Adana bölgesindeki genç lise mezunu işsizlerin istihdam edilebilirliğini artırmak Ne kadar? % 80 Kim? Eğitilmiş genç lise mezunu işsizler Ne? Yeni elde edilmiş nitelikte iş bulmak Ne zaman? Proje bitiminden 6 ay sonrasına kadar Kaynak: Proje değerlendirmesinden elde edilen sonuçlar Sonuç için Gösterge Sonuç: Artmış mesleki nitelik Ne kadar? % 90 Eğitilmiş genç lise mezunu işsizler Kim? Ne? Eğitim sonundaki sınavı başarıyla geçenler Ne zaman? Kaynak: Proje sonunda Proje izleme raporları Sonuç için Gösterge Sonuç: Artmış mesleki nitelik Ne kadar? % 90 Eğitilmiş anne-babalar Kim? Ne? Eğitim sonuç değerlendirme testlerini geçenler Ne zaman? Kaynak: Proje sonunda Proje izleme raporları, eğitim önce-sonra anketi Planlama aşaması 2 • Faaliyetlerin planlanması • Bütçenin planlanması PLANLAMA AŞAMASI -2 • Mantıksal çerçeve tablosu oluşturulma aşamasından sonra ayrıntılı bir faaliyet planı ve bütçe hazırlamak gerekecektir. • Faaliyet planı ve bütçe proje teklifinin hazırlanmasında temel bir rol oynamaktadır. PLANLAMA AŞAMASI 2 Mantıksal Çerçeve Faaliyet Planı ve Bütçe Faaliyet PLanı Faaliyet PLanı Faaliyet Planı Bütçe Bütçe Bütçe Maaşlar Yolluklar Araç Gid. Ofice Tel/Fax Tohum Gübre 5000 1250 3750 750 400 850 2300 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 Faaliyet Planı PLANLAMA AŞAMASI 2 Tanım: Proje faaliyetlerinin analiz edildiği ve grafiksel olarak gösterildiği şekildir. • Faaliyetlerin mantıksal dizinini, beklenen süresini, faaliyet arasındaki olası bağlılıkları belirlemeye yardımcı olur. • Yönetim sorumluluğunun dağıtılmasına temel sağlar. • Proje sonuçlarının elde edilmesiyle açıkça ilişkili olmalıdır. FAALİYET PLANI HAZIRLAMA AŞAMALARI ANA FAALİYETLERİN LİSTELENMESİ Mantıksal çerçeve tablosundaki faaliyetler temel alınarak faaliyetler listelenir. FAALİYETLERİN DETAYLANDIRILMASI Faaliyetler kaynak ve içerik açısından detaylandırılır. FAALİYETLER ARASI İLİŞKİLERİN BELİRLENMESİ FAALİYETLERİN ZAMANLAMA ve SÜRELERİNİN BELİRLENMESİ GEREKLİ UZMANLIK ve BECERİLERİN TANIMLANMASI İŞLERİN KİŞİLERE DAĞITIMI Faaliyetlerin birbirleriyle olan ilişkileri belirlenir. Bir faaliyetin hangi faaliyeti izleyeceği, hangi faaliyetten önce gerçekleştirileceği belirlenir. Faaliyetlerin zamanlama ve süreleri belirlenir. Doğru zamanlama ve yeterli sürenin belirlenmesi önemlidir. Faaliyetlerin hayata geçirilmesi için gereken uzmanlıklar belirlenir. Mevcut insan kaynağı değerlendirilir; eksiklikler varsa tamamlanır. Faaliyetlerin uygulanması sırasında kimin hangi işi yapacağı belirlenir. İş dağıtımında kişilerin yetenek, deneyim ve kapasiteleri göz önünde bulundurulur. PLANLAMA AŞAMASI 2 Faaliyet Planı Sonuçlar ve Faaliyetler Faaliyet Planı Sonuç 1 Faaliyetler Faaliyet 1.1.1 Faaliyet 1.1.2 Faaliyet 1.1.3 Vs….. Sorumluluk Yıl 1 Yıl 2 Yıl 3 Bütçe PLANLAMA AŞAMASI 2 • Proje maliyetinin ve finansman kaynaklarının belirlenmesinde kolaylık sağlar. • Belirlenen ve planlanan kaynakların harekete geçirilmesine dayanak oluşturur. PLANLAMA AŞAMASI 2 Bütçe GENEL ESASLAR: • Bütçe, proje teklifinin sunulacağı makamın belirlediği para biriminde hazırlanmalıdır. • Bütçenin geçerlilik süresi projenin süresi ile sınırlıdır. • Bütçedeki her bir kalem yapılacak faaliyetlerle ilgili olmalıdır. • Bütçedeki toplam tutar sadece talep edilen hibe miktarını değil, proje için gerekli bütçe miktarını göstermelidir. • Bütçenin yıllara dağılımı, faaliyet planı ile tutarlı olmalıdır. • Bütçedeki tüm miktarlar gerçek piyasa koşullarını yansıtmalı ve hibenin alınacağı makamca uygun görülen giderler tanımına uymalıdır. • Bütçede belirtilen her gider kalemi belgelendirilecektir. PLANLAMA AŞAMASI 2 Bütçe UYGUN GİDERLER: • Piyasa koşullarına uygun personel giderleri (maaş + sosyal güvence) • Seyahat masrafları ve harcırah • Donanım ve hizmetler • Sarf malzemeleri ve araç-gereç • Taşeron ödemeleri • Projeyle doğrudan bağlantılı diğer giderler (çeviri, denetim vs.) • İdari giderleri karşılamak için yapılan dolaylı giderler (doğrudan proje giderlerinin en fazla %7’si kadar) PLANLAMA AŞAMASI 2 Bütçe UYGUN OLMAYAN GİDERLER: • Borçlar ve olası kayıplar/borçlar için ayrılan kayıplar • Faizler • Başka bir çerçevede finanse edilen harcamalar • Arazi/arsa/bina alımları • Kur farkından doğan kayıplar • KDV de dahil olmak üzere proje sahibinin ilgili kanun ve yönetmeliklerden doğan vergileri • Proje hazırlık çalışmaları ve diğer hazırlık çalışmalarına ait giderler Bütçe PLANLAMA AŞAMASI 2 PLANLAMA AŞAMASI 2 Bütçe Teknik Personel: Proje faaliyetlerinin yerine getirilmesinde temel personel (proje koordinatörü, proje asistanı yerli/ yabancı uzman vs.) İdari Personel: Projenin uygulanmasında destek hizmetleri sağlayan persone (sekreter, muhasebeci vs.) Harcırahlar: Finansman kuruluşu tarafından belirlenen üst limitleri aşmadan proje faaliyetleri kapsamında günlük olarak yapılan yol, yeme-içme ve konaklama ödemeleri Proje kapsamındaki yurtiçi ve yurtdışı seyahat giderleri PLANLAMA AŞAMASI 2 Bütçe Ekipman ve Malzeme: Proje uygulaması sırasında kullanılacak ekipman, makine satın alım ve/ veya kiralama giderleri Yerel Ofis/ Proje Giderleri: Proje uygulaması sırasında açılacak yerel ofis ile ilgili personel dışındaki giderler PLANLAMA AŞAMASI 2 Bütçe Diğer Giderler, Hizmetler: Proje uygulaması sırasında yapılacak yayınlar, araştırmalar, izleme ve değerlendirme, tercüme vs. gibi giderler Diğer: Proje faaliyetlerinin hayata geçirilmesi ve proje amacına hizmet edecek, ilk 5 ana kalem dışında kalan giderler Bütçe PLANLAMA AŞAMASI 2 Proje İzleme Değerlendirme ve Raporlama Proje İzleme Değerlendirme ve Raporlama • Proje İzleme; kaynak kullanımı, faaliyetlerin gerçekleşmesi, sonuçların ve projeyle amaçlanan etkinin elde edilmesi açılarından, proje uygulamasının sistematik bir şekilde izlenmesi ve bulguların belgelendirilmesidir • Proje Uygulama Değerlendirilmesi; Proje izleme süresince elde edilen bulguların proje amacına yönelik olarak değerlendirilmesidir. • Proje izleme; uygulamanın, Değerlendirme ise izlemenin ayrılmaz bir parçasıdır. Proje İzleme Değerlendirme ve Raporlama • Proje izleme ve değerlendirmenin başarılı bir şekilde yürütülebilmesi için öncelikle projeyi çok iyi kavrayabilmiş kişilerden oluşan, uygulamadan bağımsız ve mümkün olduğu kadar üst düzey bir yöneticiye doğrudan bağlı bir birimin -Proje İzleme değerlendirme Birimi- oluşturması gereklidir. • Proje uygulamasının planlanması amacı ile kullanılan GANNT Şeması tekniği, aynı zamanda uygulamanın izlenmesi amacıyla da kullanılan tekniklerdir.
