K***SEL VE ÖRGÜTSEL *LET***M

KİŞİSEL VE ÖRGÜTSEL
İLETİŞİM
 1)İletişim kavramı
 2)İletişim süreci
 3)Örgütlerde iletişim ve fonksiyonları
1)İLETİŞİM KAVRAMI VE ANLAMI
 İletişim, bir kişiden diğer kişi veya kişilere, bilgi veya
anlayışın aktarılmasıdır.
 Kişinin her davranışı, konuşması, susması, duruşu ve
oturma biçimi, kendini ifade etmesidir.
 Sessizliği ve yalnızlığı seçen insan, vücut diliyle,
çevrelerine mesaj iletmeye çalışır; yani insanlar sessiz
kaldığı zamanlarda bile, ya vücut diliyle dışa doğru,
ya da otokritik yol ile, içe doğru kendisiyle iletişim
halindedir.
 İletişimin en kısa tanımı, “kaynağın, mesajı anlaşılır
biçimde hedefe iletmesidir.”
 Latince
kökenli
“communis”ten
komünikasyon sözcüğü,
gelen
ortaklık oluşturmak
anlamına gelir.
 Buna göre iletişimle, gönderici ve alıcı arasında
ortaklık kurma amaçlanır.
 Örgütsel iletişim, örgütsel yapının karmaşıklığı
nedeniyle, kişiler arası iletişimden daha karmaşıktır.
Yöneticiler aldıkları geribildirim ve bilgiler ışığında
örgütsel faaliyetler için gerekli kararları alırlar.
 Her insan iletişimi
farklı biçimde algılar ve
yorumlar.
 Bir mesajı almak, yorumlamak, ya da göndermek,
kişisel birikimimiz tarafından etkilenir.
İletişimin Amacı ve Önemi
 İletişimi
kaynaktan, alıcı veya alıcılara mesajın
iletilmesi olarak düşünmek doğru olmayacaktır;
çünkü mesajı gönderen kişinin genellikle bir amacı
vardır.
 Gönderilen
mesaj
doğrultusunda
alıcının
davranışı gerçekleştirilmesini bekler.
bir
 Alıcının göstereceği davranış ise mesajı beklemesine,
alma biçimine ve alınma derecesine bağlıdır.
 İletişim
ancak
mesajı
gönderenin
istediği
davranışın, alıcı tarafından gösterilmesi halinde
gerçekleşir.
 Örgütler, bireylerin tek başlarına başaramayacakları
amaçları, kolektif bir çaba sonucunda başarmak
amacıyla oluşturulur.
 Örgütsel unsurların bir araya getirilip, organize
edilmesinden
sonra,
belirlenen
yönlendirilmeleri iletişimle olur.
amaçlara
2. İLETİŞİM SÜRECİ
 İletişimin tanımları incelendiğinde, iletişim sürecinin
bir mesajı anlaşılır biçimde alıcıya gönderme
işlemi olduğu görülür.
 Alıcının öncelikle gönderilen mesajı algılayacak, başka
bir deyişle kodlanan mesajı çözümleyecek yetenekte
olması gerekir.
 Alıcı, kaynağın gönderdiği mesajı çözümler ve bir
düşünce haline dönüştürebilir ve geribildirimde
bulunabilirse, iletişim süreci tamamlanmış olur.
 İletişim süreci, bir mesajı herhangi bir kanalla
gönderen gönderici veya kaynak, gönderilen mesaj
veya ileti ve mesajı alan hedef veya alıcı olmak üzere
üç temel unsurdan oluşur.
 Bu unsurlardan biri eksik olursa, iletişim kurulamaz.
Örneğin, gönderici mesajı gönderebilir, ancak alıcı
onu
duymaz
gerçekleşmez.
veya
algılayamaz
ise,
iletişim
 İletişim süreci, kaynağın bir mesajı anlaşılır biçimde
kodlayarak, alıcıya göndermesiyle başlar.
 İletişim sürecinde kaynak iletmek istediği mesajı, önce
hedef tarafından algılanabilir ve anlaşılabilir işaretlere
dönüştürür; yani kodlar.
 Kodladığı mesajı bir araç (sözel ve görsel) veya kanal
aracılığıyla gönderir.
 Mesajı alan hedef, gönderilen mesajın kodunu açar,
onu algılar; yani yorumlar ve bu yorumuna göre
tepkisini kodlayıp geri gönderir (geri-bildirim).
Kaynak, hedefin tepkisine göre, kendi amacının,
karşısındakinin algılamasıyla aynı olup olmadığını
kontrol etme imkânına sahip olur.
 İletişimin
belirler.
etkinliğini, iletişim sürecinin etkinliği
1)Gönderici (Kaynak)
 İletişimin tam olarak gerçekleşebilmesi için, üç temel
faktörün bulunması gerekir. İletişimin temel faktörleri
denilen bu üç faktör, kaynak, alıcı ve mesajdır.
 Gönderici, mesajın kaynağı, iletişimin başlatıcısıdır.
Gönderici, iletişimi başlatan veya iletiyi gönderendir.
Gönderici olmadan iletişim kurulamaz.
 İletişimde en önemli sorumluluk göndericiye aittir;
çünkü iletişim sürecini başlatan ve mesajı kodlayarak
gönderen odur.
2)Mesaj (İleti)
 Düşünce, duyu ya da bilginin kaynak tarafından
kodlanmış biçimi olarak tanımlanan mesaj, bir
duygu veya düşünceyi aktarmayı isteyen kaynağın
ürettiği sözel, görsel ve işitsel simgelerden oluşan
somut bir üründür.
 Bir mesaj bilgi içerir. Genellikle insanlar arasında
konuşma ve yazma ile ilişkili, çeşitli işaretler mesaj
olarak düşünülür.
 Bu işaretler, sözlü veya sözsüz olabilir. Jestlerle, göz
kırpmakla, kaş çatmakla insanlar sözsüz olarak
mesajlarını iletirler.
 İnsanlar yazılı ve sözlü olarak da mesaj iletirler.
3)Kodlama-Kod açma
 Kaynağın aktardığı bilginin alıcıya istenen biçimde
ulaşması ve beklenen davranışın ortaya çıkması,
mesajın doğru kodlanmasına ve yine kodunun
doğru açılmasına bağlıdır.
4)Kanal
 Kanal, mesajın kaynaktan hedefe iletiminde kullanılan
yoldur.
 Kanal ışık dalgaları, radyo dalgaları, ses dalgaları,
telefon kabloları ve sinir sistemi gibi mesajı taşıyan
araçlardır.
 Etkin ve verimli bir iletişim için kullanılan kanal,
mesaja uygun olmalıdır.
 Burada kastedilen uygunluk, mesajın türüne göre
seçilecek kanalın uygunluğudur.
 Mükemmel bir karayolu, otomobil için önemlidir;
ancak bir tren açısından hiç bir anlam ifade etmez.
 Bu bakımdan mesaj için uygun bir kanal, iletişim
açısından bulunması gereken önemli bir unsurdur.
 Kanal, mesajın göndericiden alıcıya aktarıldığı
yoldur veya kanal, mesajın göndericiden alıcıya
gönderildiği araçlardır.
 Örneğin, yüz yüze iletişimde kanal “……”dır, telefon
görüşmelerinde ise ……………, kanal rolü görür. Radyo
ve televizyon iletişiminde kanal ……..dır.
 Organizasyonlarda iletişim kanalları, resmi ve gayri
resmi olabilir.
 Örgütte resmi iletişim kanallarına örnek olarak,
emir-komuta zinciri, öneri/şikayet kutuları, şirket
dergisi, ya da işletme toplantılarını gösterebiliriz.
 Gayri resmi iletişim kanalları ise, söylenti haberleri,
örgüt dışı in formel gruplaşmalar ve yöneticinin
çalışanları hakkındaki konuşmalarıdır.
5)Alıcı (Hedef)
 İletişimin gerçekleşmesi için en az iki kişiye ihtiyaç
vardır. Bunlardan biri kaynak, diğeri alıcıdır.
 İş iletişiminde ise alıcının mesajı alması yetmez,
anlaması, kabul etmesi ve bir davranış gerçekleştirmesi
gerekir.
 O halde iletişimin tamlığı, mesajın alınmasına bağlı
iken, etkinliği mesajın alınması ve istenen davranışın
alıcı tarafından gösterilmesine bağlıdır.
6)Algılama ve Değerlendirme
 Algılama, bir olay ve nesnenin varlığı üzerinde
duyular yoluyla bilgi edinmedir.
 Algılama süreci ile kişi çevrisindeki uyarıcılara anlam
verir.
 Mesajın tam olarak algılanabilmesi için, kaynak ve
hedefin mesajı kodlayacak ve kodu çözecek düzeyde
bilgi birikimine sahip olmaları gerekir.
 Mevlana'nın, “sen ne kadar bilirsen bil, senin
bildiğin başkasının anladığı kadardır" sözü,
iletişimde algılamanın önemini belirtmektedir.
7)Geri Bildirim (Feed-Back)
 İletişim
Alıcının,
sürecinin
kaynağın
son
unsuru
mesajına
geribildirim olarak adlandırılır.
geribildirimdir.
verdiği
yanıt
Etkin bir iletişim, pozitif geri-bildirim sayesinde
kurulabilir. Pozitif bir geri bildirim, iletişim sürecinde şu
anlama gelir:
 Mesaj alınmıştır,
 Mesaj algılanmıştır,
 Mesaj doğru bir biçimde yorumlanmıştır,
 Alıcı, gelecek adım (geri bildirim) için hazırdır.
 Geri
bildirim
sayesinde
konuşmacı,
izleyicinin
tepkilerine ve gereksinimlerine göre konuşmasına
yön verebilir.
 Geri bildirim yüz yüze iletişimde çok kolaydır.
Bakışlar, mimikler, söylenen bir söz, geribildirim
olarak kaynağa ulaşabilir; ama bazı kanallar geri
bildirimi sınırlandırır.
 Son olarak iki tür geri bildirimin bulunduğunu
belirtebiliriz.
 Bunlar;
negatif
geri
bildirim
ve
pozitif
geri
bildirimdir.
 İletişimde mesaj alıcı tarafından anlaşılmıyor veya
eksik anlaşılıyor ve iletiliyorsa, buna negatif-geri
bildirim denir.
 Alıcı mesajı tam olarak algılar ve bunu kaynağa doğru
biçimde gönderirse, buna da pozitif geri bildirim
denir.
3. ÖRGÜTLERDE İLETİŞİM VE
FONKSİYONLARI
 Örgüt, belirli amaçlara ulaşmak için kurulan beşeri ve
fiziksel yapılardır.
 Örgütlerin belirlenen amaca ulaşabilmeleri için, örgüt
unsurlarının bu amaç doğrultusunda bir araya getirilmesi
gerekir;
bu faaliyetler dizisi,
yönetimin örgütleme
fonksiyonu ile olur.
 Her örgütleme ve koordinasyon fonksiyonunun zorunlu
unsuru ise iletişimdir.
Örgütsel İletişimin Tanımı
 Örgütler,
iletişim
kurmadan
faaliyetlerini
ifa
edemezler. İş görenlerin koordinasyonu iletişimle
olur.
 İletişim; planlama, örgütleme ve kontrol gibi temel
yönetim fonksiyonlarının başarılmasına yardımcı olur..
 Örgütsel iletişim, örgütün iç ve dış çevresi arasında
ileti alış verişidir.
 Örgütsel iletişim, sistem yaklaşımı açısından ele
alınarak, örgüt-içi ve örgüt-dışı iletişim şeklinde
incelenebilir.
 Örgüt içi iletişimde; biçimsel ve biçimsel olmayan
örgüt yapısına bağlı olarak (yukarıdan aşağıya,
aşağıdan yukarıya, yatay iletişim)
 Örgüt dışında ise (halkla ilişkiler, satış, reklam,
vb.) şeklinde ayrımlar yapılabilir.
 Yöneticinin iletişimden yararlanarak yerine getirdiği
üç temel rol veya fonksiyon vardır.
 Bunlardan ilki kişilere karşı roldür.
 Yöneticinin ikinci rolü bilgi sağlama rolüdür.
 Yöneticinin üçüncü rolü, karar verme rolüdür.
 Tüm
bu
temel
yönetim fonksiyonlarını
yerine
getirirken, yönetici sürekli iletişim fonksiyonundan
yararlanır.
İletişim Fonksiyonları
 Örgüt içi iletişim fonksiyonları; bilgi sağlama, ikna
etme ve etkileme, emredici ve öğretici iletişim kurma
ve birleştirme olmak üzere dört grupta toplanabilir
 1)İletişimin
amaçlarını
Bilgi
Sağlama
gerçekleştirmek
İşlevi:
amacıyla
Örgütün
faaliyetlerin
gerçekleştirilebilmesi için, iş görenlerin; neyi, nasıl ve
neden
yapacaklarını
gereksinim duyarlar.
bilmeleri
için
de
bilgiye
 2)İletişimin İkna Etme ve Etkileme İşlevi: İkna
etme, insanın karşısındaki kişi ve kişilerin davranış,
düşünce ve tutumlarını istenen biçimde değiştirme
sürecidir.
 Etkileme ise, kişilerin tutum ve davranışlarını, daha
uzun
sürede
değiştirme
girişimi
olarak
tanımlanabilir.
 İkna etmeye ilişkin iletişimin amacı açıkça ortaya
konmasına karşın, etkileme, daha gizli ve uzun
dönemde iletişim stratejisi izler.
 3)Emredici ve Öğretici İletişim Kurma: Örgütlerde
yöneticiler, astlarıyla yalnızca bilgi vermek için değil;
onlara yön vermek veya davranışlarını yönlendirmek
amacıyla da iletişim kurarlar.
 4)İletişimin Birleştirme İşlevi: İletişimin bir diğer
işlevi de eşgüdüm sağlamadır. Kültürel olarak bir
toplumsal sistem içerisinde yer alan kişilerin, karşılıklı
ilişki ve bağlılığını sürdürebilmeleri, iletişim ile
mümkündür.
Örgütsel İletişim Yöntemleri
 1 - Yapısal işleyişi bakımından İletişim.
 a- Biçimsel (formel) iletişim b- Doğal (informel)
iletişim
 2- Mesajın akım yönü bakımından iletişim
 a- Dikey İletişim
 1 - Yukarıdan aşağıya iletişim
 2- Aşağıdan yukarıya iletişim
 b- Yatay iletişim
 c- Diyagonal iletişim
 Eğer iletişim biçimsel bir grupta örgütleyicinin
önerdiği biçimde gerekleşiyorsa, biçimsel iletişim
olacaktır;
 buna
karşılık
biçimsel
bir
grup
İçerisinde,
örgütleyicinin düzenlediği şeklin dışında ve biçimsel
olmayan grup ‘ilişkisine bağlı olarak gerçekleşiyorsa,
biçimsel olmayan iletişimden söz ediliyor demektir.
 A) Dikey İletişim
 Dikey iletişim, yöneticiler ile astları arasında
kurulan iletişimdir.
 Dikey iletişim, örgütsel hiyerarşi içinde hem yukarıdan
aşağıya doğru, hem de aşağıdan yukarıya doğru
kurulur.
 Organizasyonlarda ast-üst iletişiminin beş genel
amacının olduğunu belirtmektedirler. Bu amaçlar:
1)İş eğitimi hakkında direktifler vermek,
2)Örgütsel prosedürler ve uygulamalar konusunda bilgi
vermek,
3)İş gerekleri konusunda bilgi sağlamak,
4)Çalışanların performansı konusunda destek sağlamak,
5)Amaçların kavranmasını kolaylaştıracak bilgiler sunmak.
Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim: Yukarıdan aşağıya
doğru iletişimin beş unsuru vardır;
 ilki basit ve geneldir. Astlara verilen iş emirleridir
 ikinci unsuru örgütün diğer ilişkileri ve görevlerini
içerir,
 üçüncü unsuru, örgüt içindeki uygulamalar için gerekli
olan bilgiler oluşturur.
 dördüncü unsuru bireyin performansını dikkate alan
geri-bildirim, iletişim sisteminin oluşturur.
 beşinci unsuru, örgütsel misyonla ilgilidir.
Aşağıdan yukarıya doğru iletişim. Aşağıdan yukarıya
doğru iletişimde;
 a)Bireyin
kendisi,
performansı
ve
sorunları
hakkındaki bilgiler,
 b)Diğer çalışanların sorunları hakkında bilgiler,
 c)Örgütsel politika ve uygulamalar hakkında bilgiler,
 d)Yapılan işlerin nasıl yapıldığı ve nasıl yapılacağı
konusundaki bilgiler akar.
 Yatay İletişim
 Yatay iletişim, aynı veya benzer kademedekilerin,
rutin faaliyetleri sırasında kurdukları iletişimdir.
 Planlama ve kontrol fonksiyonu yerine getirilirken,
daha çok dikey iletişim kurulurken, yönlendirme ve
koordinasyon fonksiyonunda, yatay iletişim kurulur.
 Çapraz (Diyagonal) İletişim
 Diyagonal iletişim, farklı fonksiyonel birimlerde
çalışan ast ve üstlerin arasında kurulan iletişimdir.
 Bir
çok
örgütte
diyagonal
iletişim
olmadığı
gözlenmektedir.
 Halbuki
diyagonal
iletişim
örgüte
yönelik
uzmanlaşmayı, farklı birimlerin birbirlerine karşı
sorumluluklarını
daha
iyi
kavramalarını
yardımlaşmalarını kolaylaştırıcı bir etki yaratır.
ve