tutanaktır - WordPress.com

T.C.
KONYA N.ERBAKAN ÜNİVERSİTESİ
EĞİTİM BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
EĞİTİM BİLİMLERİ ANA BİLİM DALI
REHBERLİK VE PSİKOLOJİK DANIŞMANLIK
II. ÖĞRETİM TEZSİZ YÜKSEK LİSANS PROGRAMI
DERS
ENDÜSTRİDE PSİKOLOJİK DANIŞMA VE REHBERLİK
KONU
ÖRGÜTTE İLETİŞİM
ÖĞRETİM ÜYESİ
YRD. DOÇ.DR. ABDULLAH SÜRÜCÜ
HAZIRLAYANLAR
ÜMİT AKTEPE
HİLMİ USLU
KONYA 2012
1
İÇİNDEKİLER
GİRİŞ ..................................................................................................................................................... 3
1.Örgütlerde İletişim Biçimleri ...................................................................................................... 3
1.1.Biçimsel (Resmi) İletişim Sistemleri ................................................................................................3
1.1.1.Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim ............................................................................................3
1.1.2.Aşağıdan Yukarıya İletişim .......................................................................................................4
1.1.3.Yatay İletişim ...........................................................................................................................4
1.1.4.Çapraz İletişim .........................................................................................................................4
1.2.Biçimsel Olmayan (Doğal) İletişim ..................................................................................................4
1.3.Örgüt Dışı İletişim ...........................................................................................................................5
2.Gruplar Arasındaki İletişim ........................................................................................................ 5
3.Örgütsel İletişim Araçları ........................................................................................................... 6
3.1.Yazılı İletişim Araçları ......................................................................................................................6
3.2.Sözlü İletişim Araçları .....................................................................................................................6
3.3.Görsel İletişim Araçları ...................................................................................................................7
3.4.Sözsüz İletişim ................................................................................................................................7
4.İletişimi Etkileyen Faktörler ....................................................................................................... 7
5.Örgüt İletişiminde Yönetici ........................................................................................................ 8
5.1.Örgütsel İletişimde Yöneticinin Rolleri ...........................................................................................8
5.1.1.Kişiler Arası Rol ........................................................................................................................8
5.1.2.Bilgi Rolü ..................................................................................................................................9
5.1.3.Karar Rolü ................................................................................................................................9
KAYNAKÇA ..................................................................................................................................10
2
GİRİŞ
Türkçe’
de
iletişim,
bildirişim,
haberleşme
karşılığı
verilen
communication kelimesi, Latincede “ortak kılma” anlamına gelen
communicare fiilinden gelmekte ve geniş biçimde “anlamları insanlar
arasında ortak kılma” olarak tanımlanmaktadır. Aristo’ya göre iletişimin bir
konuşmacının bir dinleyiciye bir mesaj iletmesinden oluştuğunu ifade
etmiştir.
Aristo’nun iletişim modeli;
Konuşmacı
mesaj
dinleyici
İletişim bir etkileme aracıdır. Fakat bu aracı aşırı ve yetersiz kullanan
yönetici iletişimin amacını zayıflatmış olur. Söz gelimi, ziyaretçi veya
astlarını görmeden önce bekleten yönetici, onları gücü ve önemi ile
etkilemek niyetindedir. Fakat bu bekleme süresi arttıkça, bekleyenin de
gerginliği ve endişesi artar.
1.ÖRGÜTLERDE İLETİŞİM TİPLERİ
Bütün toplumsal etkileşimler iletişim içerir. İletişimin olmadığı yerlerde
örgütler olmayacağından, iletişim bir örgütün can damarıdır. Örgütlerde üç
tür iletişim sistemi vardır. Bunlar; biçimsel (resmi), biçimsel olmayan
(doğal) ve örgüt dışı iletişim sistemleridir.
1.1. BİÇİMSEL (RESMİ) İLETİŞİM SİSTEMLERİ
Organizasyondaki hiyerarşik yetki yapıyla ilgili olan biçimsel iletişim
sistemi, organizasyon içindeki ve organizasyonun çevresi arasındaki bilgi
akımını sağlayan kanalları ifade eder. Etkin bir yönetimin olması için,
iletişim kanallarında, bilgilerin serbestçe dolaşımına izin verecek biçimde,
açık bir sisteme ihtiyaç vardır. Örgütlerde biçimsek iletişim dört yönde
hareket eder.
1.1.1. Yukarıdan Aşağıya Doğru İletişim
Organizasyonun hiyerarşik yapısı içerisinde Genel Müdürden başlayıp,
emir komuta zincirini izleyerek aşağıya doğru uzanan iletişimdir. Bu
iletimde ulaştırılan; işletmenin politikaları, usulleri, kuralları, emirler ve
bilgi talepleridir. Yukarıdan aşağıya doğru iletişim genellikle yazılı olmalı,
yalın bir dille kaleme alınmalı ve yalnızca gerekli notları içermelidir.
3
1.1.2. Aşağıdan Yukarıya İletişim
Aşağıdan yukarıya doğru iletişimde; astların gerekli bilgileri üstlere
verme aracı olmaktadır. Yukarı doğru iletişim genellikle astların verdiği
rapor ve tepkilerden oluşur. Astlar, gerek yaptıkları iş, gerekse yönetim
hakkındaki düşüncelerini üst makama iletirler. Modern örgütlerde görülen
öneri ve şikayet kutuları, grup
toplantıları ve açık kapı politikası gibi yöntemler bu tür ile iletişimi
geliştirme amacına yöneliktir.
Ancak, aşağıdan yukarıya doğru iletişimi engelleyen birçok etmen söz
konusudur.
Bunlar;
- Fiziksel uzaklık ve erişilemezlik
- Her kademede bilgilerin değişikliğe uğraması
- Amirin davranışı
- Astın statüsü
- Gelenekler
1.1.3.Yatay İletişim
Aynı örgütsel düzeydeki kişi ve bireyler arasındaki iletişimdir. En önemli
işlevi, çeşitli örgütsel birimler için de ve arasında faaliyetlerin etkinliğini ve
uyumunu sağlamaktır. Özellikle modern ve büyük organizasyonlarda aşırı
iş bölümünün ortaya çıkardığı farklılaşma ve uzmanlaşma, birimler arası
uyumun önemini arttırmakta ve bu nedenle yatay iletişimin önemi
artmaktadır.
1.1.4.Çapraz İletişim
Biçimsel iletişim "yukarıdan-aşağıya", "aşağıdan-yukarıya" ve "yatay"
biçimde olmak üzere üç şekilde gelişmesinin yanı sıra, bazı durumlarda
iletilen bilginin (mesajın) niteliğine göre çapraz bir yol izlediği de görülür.
Örneği; bir örgütün üretiminden sorumlu genel müdür yardımcısı, yeni
alınan ve deneme aşamasında olan bir makinenin teknik özelliklerini
öğrenmek isteyebilir. Bu durumda emir-komuta zincirinin dışına çıkarak
çalışan bir mühendisin bilgisine başvurabilir. Bu şekille "çapraz iletişim"
gerçekleşmiş olur.
1.2. BİÇİMSEL OLMAYAN (DOĞAL) İLETİŞİM
Organizasyonlarda biçimsel iletişimin yanı sıra, biçimsel olmayan
iletişimde söz konusudur. Organizasyonlarda biçimsel yapının eksik
kalması nedeniyle, iş görenlerin gereksinimlerini karşılamada üzere doğal
gruplar oluşturdukları bilinen bir gerçektir. Biçimsel olmayan iletişim
genellikle dedikodu ve söylenti şeklinde gerçekleşir.
4
1.3. ÖRGÜT DIŞI İLETİŞİM
Bilindiği gibi organizasyonlar açık sistemlerdir. Sürekli biçimde değişen
bir çevre içinde faaliyet gösteren organizasyonlar, yaşamlarını
sürdürebilmek ve entropiye uğramamak için örgüt içi iletişim kanalları
kadar, örgüt dışı iletişim kanallarını da kullanmak zorundadır. Örgüt
dışından gelen bilgiler, örgütün karar merkezinde,
yapısında, programları da ve davranış biçimlerinde sürekli düzenleme ve
ayarlama yapmalarını gerekli kılmaktadır.
2. GRUPLAR ARASINDAKİ İLETİŞİM
Organizasyonlarda her bir birimi (bölümü, departmanı) bir grup olarak
kabul edersek, bu grubu oluşturan bireyler arasındaki iletişime değişik
modeller gösterilebilir. Bazen gruplardaki iletişim belirli bir kişi etrafında
yoğunlaşırken, bazen mesaj bütün grup üyeleri arasında serbestçe
aktarılabilmektedir.
Bu modeller ;
Gruplar arası iletişim modelleri
Merkezi model: Bu model otorite ve karar alma inisiyatifinin örgütün en
üst yöneticisinde toplanmasını temel alan, geleneksel (klasik) örgüt yapı
ve felsefesinde sıkça görülen bir modeldir. Grubun bütün üyelerinin
merkezi konumdaki yetkili ile bilgi alışverişinde bulunmalarına karşın,
kendi aralarında bir iletişim yaşanmamaktadır. Modelin merkezileşme
derecesi yüksek, grup tatmini az, kişisel tatmin yüksek ve iletişim hız ve
doğruluk derecesi çok yüksektir.
Y Modeli: Merkezi modelden sonra merkezileşme derecesi en yüksek grup
iletişim modelini oluşturur. Daha az sayıdaki iletişim kanalına sahip olan
bu modelde, önderlik tatmini, merkezileşme derecesi ve hız çok yüksek,
kişisel tatmin ve doğruluk derecesi yüksek, grup tatmini ile haberleşme
kanal sayısı ise düşüktür.
Zincir Modeli: Zincir modelinde iletişim, üyelerin birbirine yakınlık
derecesine göre işlendiğinden, grubun bazı üyeleri izole durumda kalabilir.
Böylelikle iletişim işlevsel niteliğini yitirerek, bireyler arası ilişkilerin
zayıfladığı ve grup verimliliğinin tehlikeye düştüğü bir model oluşur. Bu
modelde; merkezileşeme derecesi, haberleşme kanalı sayısı, önderlik
tatmini, grup tatmini, kişisel tatmin, hız ve doğruluk derecesi yüksek
değildir.
Daire Modeli. Grupta belirgin bir lider yoktur. Bireylerin herhangi biri
iletişimi başlatabilir. Grup üyelerinin birbirleriyle iletişim olanaklarının bir
5
hayli fazla olduğu daire modelinde, bir tek kişinin iletişim kurması çok
zordur. Merkezleşme derecesinin az, haberleşme kanalının ve grup
tatmininin orta, önderlik tatmini, hız ve doğruluk derecesinin düşük olduğu
bir modeldir.
Serbest Model: Tüm haberleşeme kanallarının her zaman ve herkese
açık olduğu, herkesin herkese hiçbir kısıtlama olmadan iletişimde
bulunduğu bu model demokratik bir modeldir. Merkezileşme ve önderlik
tatmin çok az, haberleşme kanalı sayısı ve kişisel ve grup tatmini çok
yüksektir. Ancak, hız ve doğruluk derecesi bu modelde düşüktür.
3.ÖRGÜTSEL İLETİŞİM ARAÇLARI
Örgütsel yapı içerisinde ilişkilerin düzenli ve bilinçli olması kadar, bu
ilişkilerin nasıl ve hangi araçlarla gerçekleştirileceği de önemlidir.
Örgütlerde kullanılacak iletişim araçlarının seçiminde, araçların bilgi
aktarımını kolaylaştırıcı, mesajın biçimini ve özünü değiştirmeksizin iletici,
anlaşılır ve hızlı olmasına dikkat edilmelidir. İşletmelerde bilgi ve haber
akışını sağlamak üzere çeşitli iletişim araçları kullanılmaktadır. Bunlardan
bazıları şunlardır;
3.1. Yazılı İletişim Araçları
Mesajın kalıcı olması isteniyorsa, birkaç basamaktan geçerek iletilecek
bilginin geçerlilik ve doğruluğunu yitirmeksizin iletilmesini sağlamak üzere,
yazılı iletişim araçları kullanılmaktadır.
Yazılı iletişim araçları,
- Yazılı raporlar
- İşletme gazetesi
- Broşür ve el kitapları
- Afiş, ilan tahtası, bültenlerdir.
3.2. Sözlü İletişim Araçları
Herhangi bir konuda iş görenleri aydınlatmak ve bilgi akışını sağlamak
amacıyla sözlü bilgi akışını sağlayan iletişim aracıdır.
Sözlü iletişim araçları şunlardır;
- Konferans ve seminerler
- Görüşme ve toplantılardır.
6
3.3. Görsel İletişim Araçları
İletişim ve eğitim alanlarında kullanılan ses, resim prodüksiyonları ve
bilgisayarla iletişimi içerir. Bu araçlar, tekniklerin (radyo, teyp, pikap v.b.)
görsel (TV, bilgisayar, maket v.b.) kullanılmasıyla gerçekleştirilen
iletişimdir.
3.4. Sözsüz İletişim
"Eylemlerin sözcüklerden daha sesli konuştuğu" hakkında genel bir kanı
vardır. İnsanların yaptıkları hareketler ve ses tonları başkaları tarafından
yorumlanır. Sözsüz iletişim; vücut hareketlerini, ses tonu, fısıldama,
mimikler ve mesajı gönderen ile alan arasındaki uzaklığı kapsamaktadır.
4.İLETİŞİMİ ETKİLEYEN FAKTÖRLER
Örgütlerin işleyişleri sırasında örgüt üyeleri arasında bir takım çatışmalar
ortaya çıkabilir. Bu çatışmalar iki başlık altında toplanabilir.
- Rol çatışmaları
- Ast üst çatışmaları
Roller ve ast üst konumları, örgüt üyelerinin çeşitli kişilik özellikleri ile
birlikte, bir takım kişi ya da kişiler arası çatışmalara yol açabilir.
Sözlü ve sözsüz iletişim yolları ya da örgütteki rollerin belirgin şekilde
tanımlanmamış olması da çatışmalara neden olur.
Çatışmalara yol açan temel faktörler
1- Anlam güçlükleri: Ortak sembollerin olmadığı ortamlarda (lisan, uygun
iletişim aracı) anlam güçlükleri ortaya çıkar.
2- Yetersiz Bilgi Alışverişi: Hatalı ve önyargılı yaklaşım, rol karmaşası gibi
pek çok çatışma yetersiz bilgi alışverişine neden olur.
3- İletişim Kanallarındaki Bozukluk
İletişim kanallarındaki bozukluklar şu alt başlıklar altında açıklanabilir.
A- Dil Güçlükleri: Mesajı alacak olan kişinin kullanım dilini anlayamaması
sorunudur.
B- Statüden Doğan Uzaklık: Ast üst statüdeki iletişimlerde aşağıdan
gelen bildirimlerin statüsü yüksek olan kişilere ulaştırılamaması veya üst
birimlerin bu bildirimlere önem vermemesidir.
C- Coğrafi Uzaklık: Her ne kadar iletişim ve haberleşme imkanları gelişse
de kimi zaman yüz yüze iletişim kurulamadığı durumlarda iletilerin
karşılıklı olarak tam anlaşılamamasıdır.
D- Uzmanlaşma: Uzmanlaşmanın getirmiş olduğu terminoloji yani farklı
bir dilin kullanılması sebebiyle bu dilin bazı kişiler tarafından tam
anlaşılamamasıdır.
E- İşin Baskısı: İşin yoğun olması ve yazışma ve haberleşmenin çok
olduğu kurumlarda sık yaşanan bir durumdur. Çalışanın önceliklerini
belirlerken üst birimlerden ve kademelerden istediği hızda ve zamanda
cevap alamaması işin gecikmesine ve baskılara sebep olur.
7
5.ÖRGÜT İLETİŞİMİNDE YÖNETİCİ
İyi bir yönetici kuruluşunda ki iletişim sistemini etkili ve verimli hale
getirmek için aşağıdaki sorulara cevap vermelidir;
Uygun yöntemlerle, yeter çoklukta, gereken yerde ve uygun zamanda
iletişimi sağlayabiliyor mu?
Kuruluştaki yetersiz ve gereksiz iletişimi ortadan kaldırabilir mi?
Verimli iletişim örgütün rolünü ve politikalarını daha iyi anlatmak,
emirlere hemen cevap almak, yönetici ve astları arasında iyi ilişkiler
geliştirerek ve çalışanların moralini yükselterek iş verimini artırmak için
zorunludur. Zayıf iletişim ise emirleri yerine getirmede isteksizlik, sinirlilik
ve hayal kırıklığı, dedikodu, yanlış anlama ve şüphe, gerçekleri çarpıtma,
zaman kaybı, düşük moral, gelişmelere ve yeni politikalara direnç gibi
zararlara yol açmaktadır. Statüden doğan uzaklık ve uzmanlaşma iletişimi
engeller. Oysa eşitliğin hakim olduğu bir sistem hiyerarşinin hakim olduğu
sisteme göre daha iyi sonuç verebilir. Ayrıca her ferde en az iki direkt
haberleşme sağlayabilen bir sistem, sadece tek bir şahısa diğerleriyle
haberleşme sağlayan sistemlerden daha iyidir.
Yöneticiler yazışma ve raporlar dışında yüz yüze iletişim sağlayacak
görüşme, küçük grup toplantıları, eğitim seminerleri gibi yöntemleri de
kullanarak iletişimi verimli hale getirebilirler.
"Açık kapı" politikası sanıldığının aksine yöneticiye zaman kazandırabilir.
İletişimin hem örgüt içi, hem de örgütün çevresi ile ilişkilerini
geliştirmedeki rolü yadsınamayacağına göre insanı edilgen kılan iletişim
teknikleri yerine katılımı sağlayan, insanı aktif kılan tekniklerin kullanılması
gerekliliğini görmeliyiz.
İyi iletişim, üretkenlik artışı ve kar demektir. Fakat kötü iletişim,
zıtlaşmaya, verimsizliğe ve zarara yol açmaktadır. Yöneticiler tüm yönetim
fonksiyonlarını çalışanlarla etkin iletişim kurarak yerine getirebilirler. Bu
nedenle iletişim süreci tüm yönetim fonksiyonlarının dayanak noktasını
oluşturmaktadır.
İletişim süreci yöneticinin planlama, kontrol, organize etme, koçluk
yapma, gibi tüm görevlerini yerine getirmesinde çok önemli rol oynar.
Planların gerçekleşebilmesi için çalışanlara uygun biçimde bildirilmesi
gereklidir.
5.1.Örgütsel İletişimde Yöneticinin Rolleri
5.1.1. Kişiler arası rol:
8
Yönetici, kurumun diğer çalışanları, müşterileri, tedarikçileri ve üst
yönetimiyle interaktif bir ilişki içinde görev almaktadır.
5.1.2. Bilgi rolü:
Yönetici, iletişim içinde olduğu tüm birimlerden sürekli bilgi talep eder.
5.1.3. Karar rolü:
Yeni projeler, zor durumların idaresi, Finansal girişimler vb. önemli
konularda yöneticiler kendilerine gelen bilgiye dayanarak karar verir ve
verdiği kararları kuruma iletme durumundadır.
İnsanların bakış açılarını anlamadaki beceri ya da becerisizlik, başarılı
yöneticilerle başarısız yöneticiler arasındaki ince çizgiyi belirler.
Başkalarını anlamak deyince de iletişim yetenekleri ön plana çıkar.
Çalışanları ile iyi bir iletişim içinde olmak, başarılı bir yöneticinin en önemli
özelliğidir.
İyi bir yönetici çalışanlarını dinler, onları anlamaya çalışır, önerilere
açıktır ve önerileri teşvik eder, hem de onların katılımını sağlar.
Küreselleşen dünyada klasik yönetim şekilleri ve hiyerarşi artık mantık
dışıdır. Bir işi, bir süreci en iyi bilen, o işi yapan, o süreçte çalışandır.
Sürecin nasıl iyileştirileceğini de en iyi o bilir. Her şeyi en iyi kendi bildiğini
sanan, alçakgönüllülükten uzak ve çalışanları ile sadece yukarıdan aşağıya
iletişim kuran yöneticiler, bugünün dünyasında başarısızlığa mahkumdur.
Önce organizasyonları yalın ve yatay hale getirmeli ve yönetim
kademelerini azaltılmalıdır. Bu, iletişimin hızını ve kalitesini arttırdığı gibi
karar verme sürecini de olumlu etkileyecektir.
9
KAYNAKÇA
1- BUDAK, G. ve AKAT, İ."İşletme Yönetimi Kitabı" s.272–295, İstanbul,
1994
2- CAN, H. "Organizasyon ve Yönetim Kitabı" s.254–275, Ankara, Eylül,
199
3- EREN, E. "Yönetim ve Organizasyon Kitabı" s.326–343, İstanbul, 1998
4- KOÇEL, T. "Yönetim ve Organizasyon, Organizasyonlarda Davranış,
Klasik-Modern-Çağdaş Yaklaşımlar" İşletme Yöneticiliği Kitabı s.354–377,
İstanbul, 1998
5- ŞİMŞEK, M. "Yönetim ve Organizasyon" s.183–193, Konya, 1998
6- HARVARD BUSİNESS REVİEW "Etkin İletişim" MESS Yayın No: 325,
İstanbul, 2000
7- DÖKMEN, Ü. "İletişim Çatışmaları ve Empati" s.15–36, İstanbul,1994
8- 3. ULUSAL KALİTE KONGRESİ "İletişimde Kalite Yönetim" Kalder. 1994
9- BALTAŞ, Z. ve BALTAŞ. A. "Beden Dili" s.26-37, İstanbul, 1994
10- USLUATA, A. "İletişim" s.7-25, İstanbul, 1994
SAYERS,F. ve BINGAMA, C.E. ve GRAHAM, R. ve WHEELER, M.
"Yöneticilikte İletişim" s.7-25,49-73, İstanbul, 1998
11-IZGAR, H. “Endüstri ve Örgüt Psikolojisi”, s. 39-56, Konya, 2008
10