ÖRGÜTSEL HABERLEŞME(İLETİŞİM)

ÖRGÜTSEL HABERLEŞME(İLETİŞİM)
Prof. Dr.Songül ALTNIŞIK
TODAİE Öğretim Üyesi
1
SUNU PLANI
I.İLETİŞİM
A.İletişim kavramının tanımı ve önemi
B.İletişim sürecinin yapısal özellikleri
C.İletişim sürecinin işleyişi
1.Tek yönlü iletişim
2.İki yönlü iletişim
3.Yansıma sürecinin etkililiği
II.BİR ÖRGÜTSEL ARAÇ OLARAK İLETİŞİM DÜZENİ
A.Biçimsel iletişim kanalları
B.Örgütsel iletişim araçları
III.BİR YÖNETSEL ARAÇ OLARAK İLETİŞİM DÜZENİ
A.Yönetsel başarıda iletişim koşulları
B.İletişim konusunda yöneticilerin sorumluluğu
IV.BİR PSİKO‐SOSYAL ARAÇ OLARAK İLETİŞİM DÜZENİ
A.Sosyal yapı içinde iletişim boyutları
B.İletişim‐etkileşim ilişkisi
C.Doğal İletişim olgusu
2
İLETİŞİM
A.İletişim kavramının tanımı ve önemi
B.İletişim sürecinin yapısal özellikleri
C.İletişim sürecinin işleyişi
1.Tek yönlü iletişim
2.İki yönlü iletişim
3.Yansıma sürecinin etkililiği
3
A.İletişimin Tanım ve Önemi
 Toplumsal yaşamın doğasında var olan ve örgütsel yapının özünü oluşturan iletişim düzeni, bireyler, gruplar ve örgütler arası ilişkiler kurmayı amaçlayan bir olgudur.
4
 İletişim: İletişim bireyle,gruplar ve toplumlar arasında söz,yazı,görüntü,el,kol,mimik gibi simgeler aracılığı ile bilgi,düşünce ve duyguların karşılıklı olarak iletilmesini sağlayan bir etkileşim sürecidir.
5
İLETİŞİM SÜRECİNİN ÖĞELERİ
 İletişim bir süreçtir.Bu sürecin beş öğesi vardır:
 Gönderici
 İleti
 Kanal
 Alıcı
 Dönüt(geri bildirim/yansıma) 6
ALGILAMA:İnsanların duyuları yardımıyla çevrelerinden elde ettikleri bilgileri bir araya getirip düzenleyerek kendileri için anlamlandırmalarıdır.Her bireyin kendine özgü yaşantı ve bilgilerine dayalı bir deneyim alanı vardır.
İletişim sürecinde bir sözcüğün anlaşılması için gönderici ve alıcının bu sözcüğe aynı anlamı vermesi gerekir.Aynı anlamı sağlayan şey gönderici ve alıcının ortak deneyim alanlarıdır.İletişimde ortak deneyim alanı içine girmeyen iletilerin algılanması zor olmaktadır.
7
 GÖNDERİCİ:Başkasıyla paylaşacak bilgisi olan kaynak ya da kişidir.Başka bir deyişle iletişimi başlatan kaynak ya da kişidir.
 İLETİ:Gönderici tarafından,iletişim sürecinin içinde yer aldığı toplumsal ortamca bilinen ifadelerle,sembol ya da simgelerle kodlanan,paylaşılmak istenilen bilgi,duygu ve düşünce ile yüklü olarak alıcıya çeşitli iletişim ortam ve kanalı ile ulaşan öğedir.
8
 KANAL:En yalın deyişle gönderici ve alıcı arasındaki bağdır.İletilerin üzerine yüklendiği fiziksel araçlardır.İnsanların beş duyu organı beyne giden iletişim kanallarıdır.
 ALICI:Gönderici tarafından yollanan iletiyi alan kişidir.Başarılı bir iletişim,gönderici tarafından yollanan iletinin alıcı tarafından alınarak ona bir anlam verildiği ve bunun davranışlarla gösterildiği zaman oluşmaktadır.
9
 DÖNÜT:Gönderici tarafından gönderilen iletiyi alan ve onu yorumlayan alıcı artık kendisi bir kaynak durumuna dönüşür ve tepkisini göndericiye aktarır. Dönüt,göndericinin iletisinin alınıp alınmadığının,alındıysa alıcı tarafından doğru olarak algılanıp algılanmadığının öğrenilmesini sağlar.
10
İLETİŞİM SÜRECİNİN İŞLEYİŞİ 1.Tek Yönlü İletişim. 2.İki Yönlü İletişim 11
1.Tek Yönlü İletişim.
İletişim sürecinin tek yönlü işleyişi, "bir verici‐bir alıcı" ya da "bir verici‐çok alıcı" şeklinde olabilir. Bu süreç ters yönde de işleyebilir. Örneğin, sadece işgörenlerden yöneticiye dönük olarak bir takım mesajların iletilmesi gibi. Burada roller değişmekle birlikte iletişim süreci yine tek yönlüdür. 12
Tek Yönlü İletişimin Yararları
 İletişimin tek yönlü oluşu uygulamaya hız kazandırır, zamandan tasarruf sağlar.
 İki yönlü iletişim, giderleri artırır. Kırtasiyecilik gibi.
 Mesajın açık ve anlaşılabilir nitelik taşıması halinde, çift yönlü işlemesine gerek yoktur.
13
2. İki yönlü iletişim
 Tek yönlü iletişim tek başına kullanıldığı sürece çoğu kez etkisiz ya da yetersizdir. Çift yönlü iletişim teknik açıdan olduğu kadar yönetsel açıdan da en etkin ve en geçerli bir süreçtir.
 Bu nedenle iki yönlü iletişime "etkin iletişim süreci" denebilir. Yansıma süreci, gönderilen mesajın olumlu ya da olumsuz yanıt biçimde kaynağa dönüşüdür.
 Burada bir benzetme yapmak gerekirse yansıma süreci, iki perdelik bir oyun gibidir. Birinci perdesi tek yönlü (kör) iletişim, ikinci perdesi mesajın dönüşüdür (yansıma).
14
II.Bir Örgütsel Araç Olarak İletişim  A.Biçimsel İletişim Kanalları
 1.Dikey kanallar
 2.Yatay kanallar
 3.Çapraz kanallar
 4.Dışa Dönük kanallar  B.Örgütsel İletişim Araçları
 1.Yazılı İletişim araçları
 2.Sözlü iletişim araçları
 3.Görsel‐işitsel iletişim araçları
15
II.Bir Örgütsel Araç Olarak İletişim  A.Biçimsel İletişim Kanalları
 1.Dikey kanallar
 2.Yatay kanallar
 3.Çapraz kanallar
 4.Dışa Dönük kanallar  B.Örgütsel İletişim Araçları
 1.Yazılı İletişim araçları
 2.Sözlü iletişim araçları
 3.Görsel‐işitsel iletişim araçları
16
A.Biçimsel İletişim Kanalları
 1.Dikey kanallar
Her örgüt kendine özgü bir biçimsel yapıya sahiptir ve bu yapı sürekli olarak örgütün gereksinmeleri doğrultusunda gelişme gösterir. Amaçlara en etkin biçimde ve en kısa zamanda ulaşmak için üst basamaklarla alt basamaklar arasında kanalların sağlıklı işlemesi gerekir. Bu kanallar iki yönlü çalışır.
 a. Yukarıdan aşağıya dikey kanallar
 b. Aşağıdan yukarıya doğru dikey kanallar
17
a. Yukarıdan aşağıya dikey kanallar
 Örgütte bütünlüğün; yöneltme ve denetimin sağlanması önce yukarıdan aşağıya gelişen otorite ilişkilerinin iyi düzenlenmesini gerektirir. Otoritenin gerçekleşmesi için örgütün bir itici güce ve bu güçten çeşitli organlara yayılan düzenli ve uyumlu mesaj akımına gereksinme duyulur. İtici güç, örgütün üst yönetiminden, mesaj akımı ise ilgili tüm organlara iletilen emirlerle biçimlenen otoriteden doğar.

18
 • otoriteden kaynaklanan emirler aşağıya doğru gidildikçe genişleyen iletişim kanallarından geçerek işgörenlere iletilir.
19
 Dikey örgüt yapısının basamaksal çizgisi üzerinde yer alan organlar arasında iletişim, normal olarak belirli aracı basamaklardan geçerek gerçekleşir. Ancak basamak sayısının artması halinde iletişim yavaşlar ve zaman kaybı olur. 20
b. Aşağıdan yukarıya doğru dikey kanallar
 1.Dönüt (yansıma) süreci, ancak yukarıdan gelen mesajların tekrar yukarıya doğru çıkışıyla sağlanabilir. Böylelikle mesajın doğru ve amacına uygun biçimde algılanması ve istenilen yönde uygulanması gerçekleşir
 2.İşletmenin amaçları doğrultusunda alınan kararların etkin biçimde uygulanıp uygulanmadığının anlaşılması ve denetlenebilmesidir.
 3.Yöneticilerin astlarını tanıma, onların gereksinmelerinin ne ölçüde karşılandığını yine onlardan öğrenme fırsatı vermesidir. Çeşitli raporlar, dilek, öneri, görüşme ve tartışma yoluyla iş gören isteklerinin neler olduğu, yönetimden neler bekledikleri öğrenilmiş olur.
21
 4.Bu yolla, “Katılmalı karar alma veya "katılmalı yönetim" gerçekleştirilebilir. Yönetime katılma olgusunun gerçek anlamda örgütte yerleşmesinin büyük ölçüde iş gören‐yönetici diyaloguna bağlı olduğu bilinmektedir.  5.Psikolojiktir. İşgörenlere kulak verilmesi, sorunların dinlenmesi onlarda psikolojik bir doyum sağlar. Bu iletişim yoluyla aşağıdan yukarıya doğru gelişen iletişim kanallarının düzenli çalışması iletişim düzenine denge getirir.
22
 Böylelikle işgören‐yönetici arasındaki uzaklık kısalabilir.
 En azından işgören kendisini dinleyen bir yönetici bulmaktan, değer verilmekten doyum sağlar ve bu arada sorunlarını anlatarak boşalma gereksinimini karşılar.  Bunun da ötesinde eğer yönetici astlarının görüş ve önerilerine gerçekten değer veriyor, saygı duyuyor ve yararlı gördüklerini uyguluyorsa işgöreni örgüte bağlamanın en etkili silahını kullanıyor demektir.
 Tabandan gelen iletilere sadece ilgi gösterilmesi de yeterli sayılmaz. Ayrıca iletişim kanallarını sürekli açık tutmak ve her türlü tıkanıklıkları giderici önlemleri almak yöneticilerin sorumluluk alanı içinde düşünülmelidir.
23
2.Yatay kanallar
 2.Yatay kanallar

Yatay iletişim,aynı kademedeki yöneticilerin
ortaklaşa bağlı bulundukları üst kademeye baş
vurmadan, diğer bir anlamda, üst kademenin
emrine gerek kalmadan karşılıklı olarak
kendilerini ilgilendiren konularda işbirliği
yapmaları halinde bu yöneticiler arasında
meydana gelen ilişkilerdir.
24
 Yatay ilişkilerin verimli çalışması için taraflar arasında bir anlaşma olması gerekir. Çeşitli nedenlerle aynı düzeyde bulunan organlar arasında bir anlaşmazlık çıktığında, basamaksal mekanizma ister istemez işlemeye başlayacaktır .
25
Olağanüstü durumlarda, bir yönetici kendi bölümü dışında çalışan diğer işgörenlerle doğrudan doğruya ilişki kurabilir. Örneğin, bir kaza ya da yangın durumunda fabrikanın güvenlik işleriyle sorumlu müdür yardımcılarından biri, tüm işgörenlere basamaksal kanalları kullanmaksızın doğrudan doğruya emir verebilir. İşte bu durumda çapraz iletişim söz konusu olmaktadır. Karmaşık ve çoğu kez uzun olan dikey kanaların sakıncalarını giderme ve olağanüstü durumlarda zaman kazanma olanağı vermesi bakımından önem taşımaktadır.
26
 Çapraz iletişim kanalları bazen olağan durumlarda da kullanır. Eğer, sadece belirli konularda bilgi alış‐
verişi amacını taşıyorsa bunun sakıncalı yönü yoktur. Ancak bilgi alış‐verişi dışında bir yöneticinin başka bir bölümde bulunan işgörenlere emir vermesi şekline dönüşürse ya da gereksiz yere görüşülürse, örgütsel düzen yerini örgütsel düzensizliğe bırakmak zorunda kalır. Bu nedenle örgütlerde zorunlu olmadıkça, ilke olarak çapraz iletişime gitmekten kaçınmak gerekir.
27
4.Dışa Dönük kanallar  Örgütler, toplumun bir parçası olup ondan soyutlanamazlar. Sürekli değişen ve gelişen bir çevre içinde yer alan örgüt, yaşamını amaçlara dönük biçimde yürütebilmesi için yeni koşullara uymak ve toplumsal ilişkiler kurmak zorundadır.  Bu nedenle sadece, iç yapıyı oluşturan iletişim düzeni kurmak ve işletmek yeterli değildir.  Çağın gerçeklerine uygun olarak örgüt dışı ilişkilerin de belirli bir düzen içine sokulması gerekir.
28
 Bu yolla, Toplumun çeşitli kesimlerine bilgi aktarılır. Devlet, ve diğer kuruluşlarla ilişkiler kurulur, onlara mesaj iletilir, onlardan bilgi alınır. Böylelikle örgüt‐toplum bütünleşmesine gidilir.  Burada amaç, örgüt içinde ve dışında yer alan herkese örgütün varlığını sürekli, dürüst, samimi ve yaygın bilgi kaynaklarıyla tanıtmaktır.
 Burada toplumun bilmediği ya da bilmek istediği gerçekler ortaya konmaya çalışırken, toplumu aldatarak örgüte ilişkin yanıltıcı bilgiler verilmesinden kaçınmak gerekir.
29
B.Örgütsel İletişim Araçları
 1.Yazılı iletişim araçları
 2.Sözlü iletişim araçları
 3.Görsel iletişim araçları
30
1.Yazılı iletişim araçları
 Örgütlerde mesajın kalıcı olması gerekiyorsa, yazılı iletişim araçlarından yararlanılır. Ayrıca birkaç örgütsel basamaktan geçerek iletilen bir mesaj söz konusu ise gönderilmek istenen bilginin gerçek nitelik ve içeriğini yitirmeksizin iletilmesinde yazılı araçlar kullanılabilir. Bunun dışında işgörenin sorumluluk yüklenmesi bakımından da yazılı araçları kullanmak gerekebilir.
 Yazılı araçların bu üstünlüğüne karşılık bazı sakıncaları da vardır. Özellikle kırtasiyeciliğe yol açması ekonomik kayba, basamaksal yapıyı izlemek zaman kaybına neden olur. Bunun da ötesinde, mesajı alan kişinin yazılı metni anlamakta güçlük çekmesi halinde, yanlış uygulamalara neden olabilir. Yansıma süreci gerçekleşse bile ağır işleyeceğinden kararların etkinliği azalacaktır.
31
1.Yazılı iletişim araçları
 1.İşletme gazetesi
 2.Broşür ve el kitapları
 3.Afiş, ilan tahtası, bültenler
 4.Yazılı raporlar
32
 1.İşletme gazetesi: bu yayın organı ile işgörenler, işletmenin ekonomik, sosyal ve teknik sorunlarını öğrenme ve özellikle kendilerini yakından ilgilendiren konuları bilme olanağı elde ederler. Bunun dışında işgörenin boş zamanını değerlendirmek, onu eğitmek ve eğlendirmek amacı güdülür ve genellikle ücretsiz dağılılır.
33
 2.Broşür ve el kitapları: broşür genellikle az sayfalı, ufak bir dergi boyunda basılan bir tanıtma aracıdır. Daha çok 8 ila 16 sayfa arasında basılır ve önemli özelliği bol resimli oluşudur. İçinde resim ya da tablo yerine bol yazı bulunan bir broşür, amacından uzaklaşmış olur. Broşürlerin renkli olması, sayfalarının sunulan konu bakımından belli bir sıra izlemesi, anlaşılması ve dikkati dağıtmaması gerekir.
 El kitapları ise broşürlere göre daha çok sayfalı ve resim yerine yazıya önem veren araçlardır. Bunlar bazı konuların anlatımı, açıklanması için hazırlanmıştır ve her an el altında bulundurulup bilgi alınacak yardımcı kaynak niteliğindedir.
 Broşür ve el kitapları daha çok örgütü tanıtmak amacını güder. Örgüte ilk gelenlerle, işe yeni girenlere tanıtıcı bilgiler toplu olarak ve ilgi çekici nitelikte sunulmaya 34
çalışılır.
 3.Afiş, ilan tahtası, bültenler: işletmenin belirli yerlerine konulan, asılan ya da belirli kişilere dağıtılan araçlardır. Bir takım sloganlar, çizgi ve resimlerle işgörenlerin ilgisi çekilmeye çalışılır. Örneğin, iş güvenliğine ilişkin olarak afiş ve bültenlerin ya‐
yınlanması veya işgörenleri ilgilendiren konularda ilan tahtasına çeşitli duyuruların asılması gibi.
35
 4.Yazılı raporlar: Örgütte üst yöneticiler, astlarına ya da danışmanlarına belirli konularda çalışma ve araştırma yapma ve elde edilen sonuçları yazılı bir rapor haline getirme isteğinde bulunabilirler.
 Bu raporlar, katı bürokrasi kurallarının bir gereği olarak isteksiz ve inançsız biçimde düzenlenmişse, sadece kırtasiye ve zaman harcanmasına yol açar. Bu nedenle rapor:
 "basit, kesin bir dille hazırlanmalı" kısa, eksiksiz, doğru ve gizli olmalıdır.  Ayrıca rapor, ele alınan sorunun bütün yönlerini verilere dayanarak analiz etmek, değerlendirmek, sentez, çözüm ve sonuçlara varmak şeklinde bir yöntem içinde düzenlenmelidir.
 Yukarıda sayılan araçlardan başka, örgütte zaman zaman yayınlanan dergi, dağıtılan sirküler ve yazılan özel ve resmi mektuplar da yazılı birer iletişim aracı olarak gösterilebilir.
36
2. Sözlü iletişim araçları
 Bu araçlar iletişimin daha hızlı akışını, kişiler arası 




ilişkilerin pekişmesini ve gelişmesini sağlar. Dönüt, sürecin etkin ve erken gerçekleşmesine neden olur. Bu bakımdan iletişimin sağlıklı işlemesi isteniyorsa bu amaca sözlü araçlarla daha kolaylıkla varılır. Bu üstünlüklerine karşılık, sözlü araçların tartışmalarda belgelenmemesi uzun konuşma ve görüşmelerle işlerin engellenmesi ve çeşitli basamaklardan geçtikçe sözlü mesajın amacını ve özünü yitirmesi gibi sakıncalardan söz edilebilir.
Önemli nitelik taşıyan sözlü iletişim araçları şunlardır:
1.Konferans ve seminerler
2.Görüşme ve toplantılar
37
 1.Konferans ve seminerler: herhangi bir konuda işgörenler aydınlatmak amacıyla geniş bir dinleyici kitlesine dönük olarak sözlü bilgi akışını sağlayan araçlardır.
 Seminerler ise konferanslara göre daha uzun süreli ve çoğu kez eğitim amaçlarına dönük biçimde düzenlenir. İşgörenlerin mesleki, teknik, sosyal ve davranışsal bilgileri genişletilmeye çalışılır.
38
2.Görüşme ve toplantılar
 Bunlar,Sözlü iletişim araçları içinde en yaygın ve en etkili olarak kullanılan araçlardır.  Görüşme en kısa anlatımla, en az iki kişi arasında:
 karşılıklı konuşma, soru sorma, diyalog kurma olarak tanımlanabilir.
 Görüşmede genellikle herhangi bir anda bireyin duygusal ve düşünsel yapısının etkilenmesi ve davranışlarının değiştirilmesi amaçlanır. Eğer amaç bu ise, görüşmecinin bireyin sorunlarını iyi tanıması, onunla birlikte onun için çözümler arama ilkesine uyması ve çevre koşullarını araştırması gerekir. Böylece görüşmeci ile görüşülen kişi arasında uyumlu, esnek ve işbirliğine dönük bir ortam yaratılabilir.
 Hangi konuda olursa olsun görüşmenin belirli bir düzen, amaç ve ilkeler doğrultusunda gerçekleştirilmesi gerekir. Aksi halde, görüşme zaman kaybına yol açabilir ve bireyler arasında anlaşma yerine çatışmalara neden olabilir.
39
Toplantılar
 Görüşmenin genişletilmiş bir modeli olarak toplantıların 





düzenlenmesi de etkin bir iletişim aracı rolünü üstlenir. Amaç:Örgütlerde işbirliği ve anlayış ortamının yaratılarak sorunlara ortak çözüm yollarının araştırılmasıdır.
bu toplantıların verimli olması için öncelikle:
‐Sorunun içeriği üzerinde taraflar tartışmaya girebilmelidir ‐Tartışmalı toplantılara katılanların düşünce, amaç ve inançlarını söylemesine fırsat verilmeli,
‐Başkalarının görüş ve düşüncelerine de saygılı olmaları sağlanmalıdır. Ayrıca toplantının yapıldığı yerin fiziksel koşullarına dikkat edilmelidir. Toplantı zamanı ve süresi uygun olarak saptanmalıdır
Katılanlara tartışılacak konuya ilişkin önceden bilgi verilmeli, gerekli veriler sağlanmalıdır.
40
 Toplantılar ilk bakışta zaman kaybına yol açan bir araç olarak görülebilir. Oysa bilinçli ve belirli amaçlara dönük olarak düzenlenen tartışmalı toplantılar:
 Örgütte demokratik bir ortamın yaratılması,
 katılmalı yönetime geçişin sağlanması,  işgörenlerin eğitilmesi,  etkin kararların alınması,
 katılanların davranış yapılarını ve moral düzeylerini olumlu yönde geliştirmesi
gibi bir başka araçla kolay kolay elde edilmeyecek üstünlükler taşır.
41
3.Görsel ve İşitsel İletişim Araçları
 Günümüzde görsel , işitsel araçlar yaygın ve etkin olarak 




iletişimde kullanılmaktadır.
Görsel‐işitsel teknikler modern buluşlara dayanan ses ve resim prodüksiyonlarını içerir. Bu yöntem,
işitsel iletişim tekniğine (radyo, pikap) veya işitmeli ve konuşmalı (teyp), sadece görsel (sessiz film), diapozitif sesli ve resimli (sesli film, televizyon) çeşitli tekniklerle uygulanmaktadır.
Ayrıca, plan, kroki, maket, fotoğraf, model ve grafik gibi teknikler de görsel‐işitsel yöntemler içinde düşünülebilir.
42
 Bütün bu yöntemler için en etkili ve yararlı olanı sinematik nitelik taşıyanlardır. Bugün birçok örgüt ya tanıtıcı ya da öğretici amaçla geniş ölçüde film gösterilerinden yararlanırlar. Özellikle işe yeni giren işgörenlere üretimin fiziksel görünümü, çalışma koşulları, iş, akışı, servisler ve sosyal faaliyetler sinematik araçlarla kolaylıkla gösterilebildiği gibi, yeni bir çalışma yöntemini ayrıntılarıyla tanıtmak ve öğretmek amacıyla da kullanılabilmektedir.
43
Görsel ve İşitsel İletişim Araçlarının Üstünlük ve Sakıncaları










Üstünlükleri:
Diğer iletişim yöntemlerini destekleyici ve kuvvetlendirici nitelik taşır;
Ses ve resim kullanılarak iletişim daha etkili ve anlaşılır biçime sokulur;
İletişimin kolaylaşması nedeniyle zaman kaybı önlenir;
Mesajın renkli ve sesli olarak iletilmesi daha çok ilgi çeker;
İletişimde önemli bir yeri olan tekrarlanma tekniği görsel‐işitsel yöntem aracılığı ile geniş biçimde kullanıldığından iletişime esneklik getirir.
Sakıncaları:
Tek başına kullanıldığında etkili bir yöntem değildir;
Dönüt sürecinin çoğu kez uygulanmayışı nedeniyle mesajın etkinliğini denetleme güçlüğü vardır;
Görsel ve işitsel araçların maliyeti yüksek olması nedeniyle işletme için bir gider kaynağıdır.
44
 Günümüzde yöneticilerin yoğun bir iletişim süreci içine girdikleri bilinir. Bir yandan .işgörenlere amaçlara uygun yönde iş yaptırmak için gerekli bilgi ve buyrukların verilmesi, yöneticinin zamanının büyük bölümünü iletişime ayırmasını zorunlu kılar.  Gerçi iletişimin her zaman yoğun olması yönetimin başarısını kanıtlamaz. İletişim, kutuplararası anlaşmayı ve işbirliğini sağladığı ölçüde yönetime katkıda bulunur.
45
III:A.Yönetsel Başarıda İletişim Koşulları
 1.Teknik koşullar
 Mesaj tam olmamalı; aranılan her bilgiyi içermelidir; 



hiçbir unsur unutulmamalıdır.
Örgüt gereksinmelerini karşılayacak nitelikte olmalıdır.
Dengeli olmalıdır; bu koşul birinciyi tamamlar niteliktedir ve verilerin alıcının sorumluluğuna uygun düşmesini önermektedir.
Açık ve anlaşılabilir olmalıdır; alıcının anlayacağı biçimde belirli bir düzen, form ve dil kullanılmalıdır.
Denetlenebilir nitelik taşımalıdır; alıcıyıailetilen bilginin tekrarlanması ve iyi anlaşıldığının bilinmesi gerekir. Hızlı olmalıdır; mesaj zamanında verilmelidir.
46
 2. Moral koşulları
 İşgörenlere iletilen mesajlarda aranan moral koşulları şunlardır:
 Gerçek olmalıdır; alıcıların her birine değişik bilgiler yerine gerçek 



olanı iletmek gerekir.
Doğru olmalıdır; haberin akış yönü bilerek saptırılmamalı, alıcıya hiçbir şeyden kaçınmaksızın gerçek iletilmelidir. Özellikle mesaj üzücü ve sıkıcı dahi olsa cesaretle alıcısına duyurulmalıdır.
Geniş kapsamlı olmalıdır; gerekli olan bütün bilgilerin alıcıya iletilmesi zorunludur. Unutkanlık tehlikesi bir tuzak olabilir. Deneyler bu hatanın sık sık işlendiğini ortaya koymuştur.
Kötüye kullanılmamalıdır; bu koşul haberlerin yönetici veya uygulayıcı olsun, bireylerin kişiliğine ve özel yaşantısına saygılı olmasını önerir.
Basamak atlamamalıdır; şayet bunu yapmak kaçınılmaz ise, bir alışkanlık haline dönüştürmeksizin sadece ilgili işgörenler arasında işleyen geçici bir iletişim kanalı şeklinde kurulması gerekir. 47
Doğal Etkileşim Olgusu
 Bireylerarası ilişkilerin doğal sonucu oluşan iletişim, belirli bir plan ve 



amacı olmayan ve kendiliğinden oluşan iletişim türüdür. Küçük ya da büyük her örgütle varolan, varlığı inkar edilmeyen bu tür iletşim, etkili biçimde denetim altına alınmadığı takdirde, örgütsel düzeni kökünden sarsacak ve biçimsel iletişimin boyutlarını aşacak kadar ileri gidebilir. İletişim sosyal bir gereksinimdir. Bunun karşısına çıkıldığında ya da sınırlandırılmak istendiğinde doğal iletişim kanalları otomatik olarak çalışmaya başlayacaktır. Bu nedenle, doğal iletişimi önce bir gerçek olarak kabul etmek, daha sonra örgütsel yapı ve kişiler üzerinde yaratacağı olumsuz etkileri giderici önlemler almak gerekir.
1.Doğal iletişimin oluşma nedenleri
2.Doğal iletişim kanalları
3.Doğal iletişimin yıkıcı yönü
4.Doğal iletişimim yapıcı rolü
48
1.Doğal iletişimin oluşma nedenleri
 a)Biçimsel iletişimdeki sapmalar:
 Doğal iletişimin doğuş nedenlerinden en önemlisi, hiç kuşkusuz biçimsel iletişimin iyi örgütlenmeyişi veya iyi işlemeyişidir. Bir örgütün yapısal üstünlüğü ya da bozukluğu, o örgüt içinde kurulan biçimsel iletişim sisteminin işleyişine bağlıdır. Dikey ya da yatay kanallarda sık sık meydana gelen tıkanıklıklar, çeşitli nedenlerle kişiler, gruplar ya da bölümler arasında görülen kopukluklar derhal doğal iletişim kanallarını zorlamaya başlayacaktır. .
49
 b)Mesajların elenerek iletilmesi
 Örgütlerde genellikle astlar, gerekli bütün bilgileri üstlerine vermezler. Üstlere vereceği bilgi kendisi için hoş olmayan sonuçlar doğuracaksa, bir örgüt üyesi, bu konuda üstüyle haberleşmeye can atmayacaktır. Bu bilgiyi olabildiğince saklayacaktır. Üst kademede bir görevli de, alt kademelere geçirmesi gereken bütün bilgileri geçirmeyebi‐
lir. Bunu da alt kademelerin bu bilgiye ihtiyaçları olduğunu fark etmediği için ya da bilgiye sahip olmayı otoritesini sürdürme aracı olarak gördüğü için yapabilir. Ayrıca, örgütlerde bilginin iletişimdeki ayıklama işlemi, daha çok aşağıdan yukarıya doğru olan iletişimde görülür .
50
 c)Üst ve astların davranışları
 İşgörenin, kendi çıkarları doğrultusunda davranması çok doğaldır. Söz gelişi, ücretlerin artmasını bekliyorsa, bu konuda yapılacak her türlü konuşma ve yazışmalara karşı son derece duyarlı olacaktır. Bir işten başka işe atanması ya da çıkarılması söz konusu ise aynı duyarlığı yine gösterecektir. Bu durumda nereden gelirse gelsin, kendisini ilgilendiren her habere kulak verecek ve daha önemlisi benzer durumda bulunan kişilerle çok kısa zamanda çıkar birliği ve dayanışma kuracaktır. Görülüyor ki, kişisel çıkarlar bazen grup çıkarları biçimine dönüşerek iletişimin oluşmasına ortam hazırlar.
51
 Özellikle üstlerin göstereceği anlayış ve yakınlık, ilişkilerin gelişmesine, iletişimin kolaylaşmasına ve bütün bunlara bağlı olarak da işgörenin işletmeyle bütünleşmesine yol açacaktır. Her örgütle üst yönetici kademesi o örgütün iletişim atmosferini oluşturur. Bu atmosferde, çeşidine göre, iletişimi ya kolaylaştırır ya da engel olur. Eğer yönetici anlayışlı, hoşgörü sahibi, saygılı bir kişiliğe sahipse, iletişim kolaylaşır.
 Tersine,sinirli, kızgın, dengesiz ve tarafsız davranmayan bir görünüm taşıyorsa, astlarının kendisine yaklaşması, sorunlarını iletmesi ve bir iletişim atmosferinin yaratılması son derece güçleşir.
 Bu nedenle, yönetici herşeyden önce iki yönlü iletişimin gerçekleştirilmesine katkıda bulunacak psikolojik bir ortam yaratmalıdır.
52
 d)Sosyal saygınlık ve eğitsel farklılık:
 Yöneticinin statü farklılığını kendi lehinde kullanmak isteyişi, astları üzerinde gereksiz ve aşırı baskıya yol açar. Oysa, kendisini baskı altında hisseden işgören, yöneticileriyle zorunlu olmadıkça iletişimden kaçınacak ve biçimsel olsun veya olmasın, kendisini rahat hissettiği kişilerle ilişki kuracaktır. Örgüt içinde bu tür düzensiz ilişkiler , yararı çoğu kez zararından daha az olan doğal grupların oluşmasına neden olur.
 Diğer yandan, işletmede statü farklılığını yaratan ve dolayısıyla ileşim olanaklarını güçleştiren bir önemli etken de, eğitim düzeylerinde görülen farklılaşmadır. Eğitsel farklılığı bir üstünlük ya da başkalarının üzeinde daha geniş ve etkili otorite kurma aracı görme bir yanılgı olur. Bu tür yanılgıya sık sık rastlanan örgütlerde, doğal iletişim mekanizmasının derhal çalışmaya başlamasını görmek hiç de sürpriz sayılmamalıdır.
53
 e)Dil güçlükleri:
 İletişimin amacı, bireylerin farklı duygu ve düşünce yapıları arasında bir yaklaşma ve anlaşma kurabilmektir. Ancak özlenen uyumun sağlanmasında dil sorunu önemli bir engel oluşturur. Bu sorun dildeki yetersizlik veya sosyal ve kültürel farklılık nedeniyle sözcükleri yanlış kullanma, değerleme ve yorumlama biçiminde belirir. Bu sorunlardan herhangi biri nedeniyle, her iki tarafın biçimsel olmayan iletişim kanalları aracılığı ile bilgi gereksinmesini gidermeye çalıştığı görülecektir.  Bu duruma düşmemek için en geçerli yol, karmaşık sözcük ve kavramlar yerine açık, anlaşılır sözcükler kullanmak, anlaşılmayan konuları örneklerle canlandırmak ve tekrarlama yöntemine sık sık başvurmaktır.
54
 3. Doğal İletişimin Yıkıcı Yönü
 Doğal grupların iletişim sisteminde en tehlikeli akım, "söylenti" dir. Çıkarlar ve belirsiz durumlar, söylentinin doğmasına ve devam etmesine neden olur. Söylenti, bir insanın çıkar ve anlayışına bağlı olduğu için, bir kişiden diğerine geçerken değişikliğe uğrama eğilimi gösterir. Söz konusu değişiklik iki yönde gelişir: bir kısım söylentiler, bir kişiden diğerine geçerken duygusal etkenler ve çıkar düşünceleri ile yeni şeyler eklenerek aktarılır.  Bazen de tersi görülür, yani her geçişte bir kısmı ayıklanır ve kendi işine geldiği gibi iletilir. Her iki de gerçek dışı mesajların iletilmesi biçiminde işlediği için, çoğu kez işgörenler arasında gereksiz yere tedirginlik ve huzursuzluk yaralır. Söylentiler genellikle gerçek dışı olmakla birlikte yine de işgörenler "ateş olmayan yerden duman tütmez" varsayımı ile çıkarılan her türlü söylentileri ilgiyle izleme eğilimine sahiptir
55
 4. Doğal iletişimin yapıcı rolü
 Doğal iletişimin, örgütün etkin işleyişi ve moral yapısı üzerinde birçok zararlı yönleri olduğu gibi örgüte sağladığı bir takım yararları de bulunduğunu kabul etmek gerekir.
 Doğal iletişimin örgütlere sağladığı yararlar aşağıdaki gibi özetlenebilir:
 Doğal iletişim, örgüt yükünün önemli bir kısmını taşıyarak, örgütün iletişim gereksinimini karşılamak bakımından, biçimsel iletişime yardımcı olur ve onu tamamlar; .
 Doğal iletişim, örgüt üyelerinin moralinin yükselmesi ve örgütle birlik ruhunun gelişmesini sağlar;
56
 Doğal iletişim, iyi kullanıldığı takdirde, yöneticiler için 



etken bir yönetim aracı olabilir;
Doğal iletişim, özellikle dilek ve yakınmaların üstlere ulaştırılmasında, aşağıdan yukarıya iletişimin etken bir aracıdır;
Doğal iletişim, örgütün çevresinde değişiklikleri zamanında haber almasını ve değişen koşullara uymak üzere iç yapısında gerekli değişiklikleri devamlı ve etkin bir biçimde yapılmasını sağlar;
Doğal iletişim, örgütlerde bazı önemli kararların zamanında alınmasını sağlar;
Doğal iletişim, örgütlerde takım çalışmalarına, görevlerin etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesine olanak sağlar.
57
SÖZSÜZ İLETİŞİM
Kişiler arasında jestler,mimikler ya da ses nitelikleri kullanılmak sureti ile gerçekleştirilen iletişimdir.
Yöneticinin sesinin tonu, o andaki duygularının bir göstergesidir.Bu iletişim,alıcıya konuşmacının durumu hakkında bilgi verip iletişimi yönetir.
Yönelme,yakınlık,bedensel temas,görünüş,yüz ifadeleri,göz teması,konuşmacının sözsüz görünümleri olabilmektedir. 58
TEKNOLOJİK ARAÇ VE GEREÇLER YARDIMI İLE YAPILAN İLETİŞİM
Kaynaktan gelen iletilerin teknolojik araç ve yöntemler kullanılarak alıcıya ulaştırılması durumudur.Bu tür iletişimde ileti, alıcının duyu organlarına etki yapan optik,mekanik,termik ya da kimyasal uyarıcılardır.
Teknolojinin iletişimi kolaylaştıran bir role sahip olduğu söylenebilir.Gönderilen ileti alıcının ne kadar çok duyu organına hitap ediyorsa,ileti o kadar kolay algılanır.İletişimde teknolojiden yararlanarak durumları ve konuları açıklamak daha kolay olmaktadır.
59
İletişimde Engeller
 İletişim Engeli:Kaynakla alıcı arasındaki bilgi alışverişini olumsuz yönde etkileyen etmenlerdir.  İletişimin anlamının tam olarak anlaşılamamasına neden olan bir takım engeller bulunmaktadır. 60
İletişimi Engelleyen Nedenler
İletişimin tam olarak gerçekleşememesinde:
Fiziki ve psikolojik özürler
Kaynağa duyulan güvensizlik
Kaygı yüksekliği
Önyargılı davranmak
Rol ve statü durumları iletişimde engel oluşturabilmektedir.
61
İLETİŞİMİ BAŞARILI KILAN ETMENLER 1.Sözlü iletişimde gereğinden çok sözcük kullanmak iletişimde öğrenciyi olumsuz etkiler.En çok kabul gören sözcük sayısı ortalama,dakikada 175 olduğu belirtilmiştir
2. Şive bozuklukları,ses tonun iyi kullanılmaması gibi yetersizlikler de iletişimi olumsuzlaştırır.Yönetici yargılayıcı olmayan esnek ve betimleyici bir dil kullanmalıdır.
3.İletişimde kaynak kişi için amaç,alıcı üzerinde etkili olmak ve onu etkilemektir.Amacın iyi planlanmaması iletişimde başarısızlığa neden olabilmektedir.İletişimde plan kadar önemli olan bir husus da amacın saptanmasıdır.
62
 İLETİNİN AMAÇLANAN BAŞARIYA ULAŞMASI
İletişimde kaynak tarafından hazırlanan iletilerin alıcı üzerinde beklenen etkileri yaratabilmesi için:
1.Alıcının ilgisini çekmek,
2.Yaşantı anlamına uygun anlamı verecek simge ve kodlar kullanmak,
3.İletinin gereksinimleri karşılayacak önermeler taşımasını sağlamak 4.Amaçlanan etkilerin,alıcının davranışlarını geliştireceği ortamdaki rol ve statüsüne,davranış kurallarına uygun olması İletişimin gücünü artırmaktadır.
63
BENİ SABIR VE ÖZENLE DİNLEDİĞİNİZ İÇİN TEŞEKKÜRLER
64