entegre el kitabı (ıso 9001-ıso 14001-ohsas
advertisement
ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 1/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Sistem Elemanları EYS Elemanları Referans Çizelgesi Fakülte Tanıtımı Entegre El Kitabının Kullanılması Entegre Yönetim Sistemi Genel Gereklilikler Doküman Gereklilikleri Genel El Kitabı Dokümanların Kontrolü Kayıtların kontrolü Yönetimin Sorumluluğu Yönetimin Taahhüdü Müşteri Odaklılık Çevre Boyutları Kaza tanımlaması, Risk değerlendirme ve risk kontrolü için planlama Kanuni ve Diğer Şartlar Kalite Politikası Planlama Kalite Hedefleri Entegre Yönetimi Sistemi Planlanması Çevre/İSG Programları Sorumluluk, Yetki ve İletişim Sorumlular ve Yetkiler Yönetim Temsilcisi İletişim Yönetimin Gözden Geçirilmesi Gözden Geçirme Girdileri Gözden Geçirme Çıktıları Kaynak Yönetimi Kaynakların Temini İnsan Kaynakları Genel Yetkinlik, Bilinç ve Eğitim Altyapı Hazırlayan Yönetim Temsilcisi STANDART NO Sayfa OHSAS No ISO 9001 ISO 14001 18001 1-2 3 4-5 - - - 6 7 7 7 8 9 9 9 09-10 11 11 11-12 12 13/14 15 15 15 15 16 16 16-17 18 19 19 19 20 20 20 20 20-21 21 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.2 5.6.3 6 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 4 4.1 4.4.4 4.4.4 4.4.5 4.5.4 4.4.1 4.3.1 4.3.2 4.2 4.3 4.3.3 4.3 4.3.3 4.4 4.4.1 4.4.1 4.4.3 4.6 4.6-4.5.2 4.6 4.4.1 4.4.1 4.4.1 4.4.2 4.4.1 4 4.1 4.4.4 4.4.4 4.4.5 4.5.4 4.3.2 5.2.2 4.3.2 4.2 4.3 4.3.3 4.3 4.3.4 4.4 4.4.1 4.4.1 4.4.3 4.6 4.6 4.6 4.4.2 4.4.2 4.4.2 4.4.2 Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 2/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Çalışma Ortamı Üretimin Gerçekleştirmesi Üretimin Planlanması Çevre ile ilgili faaliyetlerin kontrolü İSG ile ilgili faaliyetlerin kontrolü Müşteri İle İlgili Prosesler Müşteri İletişimi Tasarım ve Geliştirme Satın alma Satın alma Prosesi Satın alma Bilgisi Üretimin ve Hizmetin Sağlanması Üretimin ve Hizmetin Sağlamanın Kontrolü Üretimin Sağlanması İçin Proseslerin Geçerliliği Belirleme ve İzlenebilirlik Müşteri Malı Ürünün Muhafazası İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü Ölçüm, Analiz ve İyileştirme Genel İzleme ve Ölçme Müşteri Memnuniyeti İç Tetkikler Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi Ürünün İzlenmesi Ölçülmesi Uygun Olmayan Üretimin Kontrolü Acil Hal Hazırlığı ve Yapılması Gereken İşler Veri Analizi İyileştirme Sürekli İyileştirme Düzeltici Faaliyetler Önleyici Faaliyetler Revizyon İşleme Sayfası Genel İş Akış Şeması Proses Etkileşim Tablosu Organizasyon Şeması Hazırlayan Yönetim Temsilcisi 21 22 22 22 22-23 22 23 23 24 24 24 25 25 25 26 26 26 27 27 27 27 28 28 28 29 29 29-30 30 30 30 31 32 33 34 35 36 6.4 7 7.1 7.2 7.2.1 7.3 7.4 7.4.1 7.4.2 7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.6 8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3 4.4 4.4.6 4.4.3 4.4.6 4.4.3 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.5.1-4.5.2 4.5.5 4.5.1-4.5.2 4.5.1-4.5.2 4.5.3 4.4.7 4.5.1 4.5.3 4.5.3 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.5.1 4.5.4 4.4.6 4.4.6 4.5.2 4.4.7 4.5.2 4.5.2 Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 3/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ I – ÖNSÖZ 1976 yılında 27 öğrenci ile Diyarbakır Üniversitesi Diş hekimliği Fakültesi olarak Diyarbakır’da faaliyet göstermeye başlamıştır. Dağkapı’da günümüzde Tigris otel olarak kullanılan bina yönetim ve idare binası olarak kullanılırken, Tıp fakültesi bünyesinde bulunan prefabrik yapılarda öğrenci pratik eğitimi ve hasta diş sağlığı hizmeti verilmekteydi. İlerleyen yıllarda Milli Eğitim Bakanlığı’na özel bir fakülte tarafından Şehitlik semtinde yurt binası olarak bağışlanmış olan binaya taşınarak geçici olarak eğitim ve öğretim faaliyetlerine devam etmiştir. 1981 yılında Dicle Üniversitesi ismini alarak şu anda Dağkapı hastaneler bölgesinde Kızılay kan bankası olarak kullanılan binaya taşınılmış ve kısa bir süre hizmet verilmesini takiben, kampüs yerleşkesi içinde yer alan Tıp Fakültesi A katında hasta sağlığı hizmetini, 5. katta ise yönetim hizmetlerinin verilmesi sağlanmıştır. 1993 yılında, şu anda faaliyetlerini yürütmekte olduğu kampus yerleşkesi içindeki binasına taşınmış ve 7 anabilim dalıyla eğitim-öğretim ve hasta sağlığına yönelik olarak tüm bölgeye hizmet vermeye devam etmektedir. Halen Dicle Üniversitesi Diş Hekimliği Fakültesi 11 Profesör Doktor, 19 Doçent Doktor, 17 Yardımcı Doçent Doktor, 58 Araştırma Görevlisi ve DUS öğrencisi, 19 Doktora öğrencisi, ve 36 idari personelle faaliyetlerini sürdürmektedir. Kurulduğu günden bu yana 1096 diş hekimi ve 137 doktora öğrencisi mezunu vermiş olan fakültemiz, 2014-2015 eğitim öğretim yılında mevcut 518 öğrencisiyle çalışmalarına devam etmektedir. II – FAKÜLTE TANITIMI Yasal Statü DİCLE ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ olarak yasal olarak belirlenmiş ticari unvan ile faaliyetlerini yürütmekte olup, diş hekimliği fakültedir. Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 4/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ 3.2 3.3 DİCLE ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ Tanıtımı Adres : Dicle Üniversitesi Rektörlüğü 21280 Merkez/DİYARBAKIR Tel Faks : (412) 241 10 00 : (412) 241 10 00 e-mail Web Adresi : : www.dicle.edu.tr Organizasyon Yapısı DİCLE ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ Entegre Yönetim Sistemleri Faaliyetleri gerçekleştirmektedir. DİCLE ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ’ nin organizasyon yapısı OEK.01 Organizasyon Şemasında gösterilmiştir. Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 5/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ 3.4 Misyon, Vizyon, Entegre Politika Misyon: Hasta ve hasta yakını odaklı, tıbbi etik ilkelerini benimseyen, Avrupa birliği standartlarına uygun ve katılımcı yönetim anlayışı ile bütüncül bir sağlık hizmeti sunmaktır. Vizyon: “En yüce değer, bilgi; en üstün hizmet, insana hizmettir” anlayışıyla Avrupa Birliği Standartlarında, sürekli bilgi ve teknolojisini yenileyebilen, Türkiye ve Ortadoğu’ da güvenle anılan bir referans hastane olmaktır. Entegre Politika: Hastanelerimizde, Avrupa Birliği normlarına uygun sağlık hizmeti vermek için; * Hasta ve hasta yakını memnuniyetini sürekli arttırmak, * Teşhis ve tedavi ile ilgili işlemler hakkında hastaları bilgilendirerek onaylarını almak, * Katılımcı bir yönetim anlayışıyla tüm çalışanların deneyim, emek, bilgi, duygu ve düşüncelerini değerlendirmek, *Çalışanların iletişimini, kaynaşmasını ve motivasyonunu sağlamak için sosyal içerikli programlar uygulamak, * Hasta ve hasta yakını ve çalışan güvenliği konusundaki faaliyetleri desteklemek, * Çağdaş teknolojiyi kullanarak bilimsel araştırmalarda öncü olmak * Bilimsel, vicdani ve etik ilkelerden ödün vermeden çalışmak, * Her düzeyde eğitimin sürekliliğini sağlamak, * Sürekli ölçme ve değerlendirme ile hizmet kalitesini arttırarak kalıcı güveni sağlamak, * Tüm uygulama faaliyetlerimizde sürekli iyileştirmeyi sağlamak, * Çevre kirliliğini en aza indirmek, * Kanuni yasal şart ve mevzuatlara uyumlu olarak çalışmak, * Risk analizlerini gerçekleştirerek kaza risklerini minimuma indirmektir. 3.5 DİCLE ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ Faaliyetleri DİCLE ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ Entegre Yönetim Sistemleri Faaliyetleri Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 6/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ ENTEGRE EL KİTABININ KULLANILMASI Entegre Yönetim Sistemi El Kitabı şirketimizin Entegre Yönetim Sistemi’ ni anlatan bir dokümandır. Kuruluşumuzun politikasını, kalite anlayışını, organizasyonunu ve ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2005, ISO 10002:2004 Entegre Yönetim Sistem Standardı kapsamındaki uygulamaları anlatır. Entegre Yönetim Sisteminin en genel dokümanı olup, prosedürlere, proseslere (süreçlere) ve kalite planlarına atıf yapar. Entegre Yönetim Sistemi içerisindeki uygulamaların detayı bu prosedürlerde ve talimatlarda verilmiştir. Entegre Yönetim Sistemi El Kitabı yönetim adına, yönetimin görevlendirmiş olduğu Kalite Sistemleri Sorumlusu tarafından hazırlanır. Her sayfası Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak imzalanır. Entegre Yönetim Sistemi El Kitabının dağıtımı iki şekilde yapılır : 1. Kontrollü kopya olarak dağıtılır. 2. Kontrolsüz kopya olarak dağıtılır. Kontrollü kopya olarak kabul edilen El Kitabı’nın kapak sayfasına “Kırmızı Renkli” “KONTROLLÜ” kaşesi vurulur. Bu kaşe ıslak orijinal kaşedir. Dağıtılan tüm El Kitabı’nın dağıtım listesi tutulur. Kontrollü kopya verilenlere El Kitabı’ndaki tüm değişiklikler (revizyonlar) yazılı olarak iletilir ve revizyona uğrayan sayfa El Kitabı sahibi tarafından El Kitabı’ndan çıkartılır ve yerine yenisi takılır. Ayrıca El Kitabı’nda bulunan revizyon işleme sayfasına bu revizyonlar işlenir. KONTROLLÜ kaşesi vurulmamış kopyalar KONTROLSÜZ kapsamındadır. Bu kopya sahiplerine El Kitabı’ndaki değişiklikler iletilmez. Entegre Yönetim Sistemi El Kitabı Yönetim Temsilcisi ’nin onayı olmadan çoğaltılamaz ve dağıtılamaz. Entegre Yönetim Sistemi El Kitabında ISO 9001:2008, ISO 14001:2004,OHSAS 18001 Entegre Yönetimi Sistemleri Standardı’na uygun olarak kurulmuş olan Entegre Yönetim Sistemi’nde, standardın her maddesindeki uygulamaları içeren açıklamalar mevcuttur. Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 7/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Entegre El Kitabı’nın toplam sayfasının yarısından fazlası değişikliğe (revizyona) uğradığında El Kitabı’nın kapak sayfasındaki Revizyon No ve Revizyon Tarihi değiştirilir ve El Kitabında yeniden yayınlanır. Revize edilmemiş, ilk yayınlar için; Yayın Tarihi bölümlerine “İlk Yayın” tarihi yazılır. Yapılan revizyonlar 1 (bir) den başlar ve bir sayı arttırılarak devam eder. Geniş bir çalışma bölgesinde faaliyet gösteren FAKÜLTE yürütülen hizmetler için ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001 Entegre Yönetim Sisteminin gerektirdiği dokümanları hazırlayarak müşteri memnuniyetini sağlayan şartları oluşturmuştur. REFERANS DOKÜMANLAR : Doküman Kontrolü Prosedürü (P-01) a) KAPSAM; FAKÜLTE Entegre Yönetim Sistemi El Kitabı; FAKÜLTE’ ın; hedeflerine ulaşması için belirlenmiş olan politikası doğrultusunda uygulanacak olan Entegre Yönetim Sistemiyle ilgili esasları, dokümanları, yetki ve sorumlulukları, gerekli olan tablo ve şemaları kapsar. FAKÜLTE Entegre Yönetim Sistemleri kapsamında; İnsan Kaynakları ve Eğitim Proses, Bilgi İşlem Prosesi, Müşteri İlişkileri Prosesi, Satınalma Prosesi, Yapım Prosesi, Harita GIS Prosesi, İç Tesisat Prosesi, İşletme Prosesi ve ilgili birimlerinin faaliyetleri de mevcut sistem içerisinde değerlendirilmektedir. b) Kapsam Dışı Bırakılan Maddeler; FAKÜLTE, Entegre Yönetim Sistemi kapsamında 7.3 ve 7.5.2 maddeleri kapsam dışı bırakılmış ve haklı gerekçeleri ilgili bölümlerinde açıklanmıştır. UYGULAMA ALANI: Bu el kitabında açıklanan Entegre Yönetim Sistemi fakültemizin “Diş Hekimliği Faaliyetleri” faaliyet sunumunu kapsar. Çevre Yönetim sistemi “Diş Hekimliği Faaliyetleri” sunumu faaliyeti neticesinde çevreyi etkilediğimiz şantiye ve gerçekleştirilen iş alanı mahallini kapsar İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi; “Diş Hekimliği Faaliyetleri” neticesinde İş Sağlığı ve Güvenliği tehlikeye girebilecek olan halk, personel, araç, makine ve tedarikçilerimizi-taşeronlarımızı kapsar. KISALTMALAR EYS:Entegre Yönetim Sistemi Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 8/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ KYS: Kalite Yönetim Sistemi ÇYS : Çevre Yönetim Sistemi İSG : İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi YT : KYS - ÇYS - İSG Yönetim Temsilcisi ENTEGRE EL KİTABI DAĞITIM LİSTESİ Sıra No Adı Soyadı Unvanı 1 Dekan 2 Dekan Yardımcısı /Yönetim Temsilcisi 3 Baş Hekim 4 Baş Hekim Yardımcısı 5 Baş Hemşire 6 Kalite Sistemi Sorumlusu 4. ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ 4.1 GENEL GEREKLİLİKLER Fakültemiz bünyesinde Kalite Yönetim Sistemi, Çevre Yönetim Sistemi ve İş Sağlığı ve Güvenliği, Müşteri Memnuniyeti ve Şikayetleri Yönetim Sistemi kurulmuş, dokümante edilmiş ve etkin bir şekilde uygulanmaktadır. Fakültemizde kurulan entegre yönetim sisteminin temel amacı; sürekli artan ürün ve hizmet kalitesiyle en üst düzeyde müşteri memnuniyetini sağlarken çevre kirliliğini önlemek ve çalışanların sağlığı ve iş güvenliğini temin etmektir. Fakültemizde uygulanan entegre yönetim sistemi içerisinde ihtiyaç duyulan prosesler belirlenerek bu proseslerin sırası ile birbirleriyle olan etkileşimleri tanımlanmıştır. Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 9/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Entegre Yönetim Sistemi içerisinde belirlenen proseslerin etkin olarak uygulanabilmeleri için uygun metotlar tanımlanmış, ihtiyaç duyulan prosesler kaynaklar belirlenerek üst yönetim tarafından temin edilmiştir. Entegre Yönetim Sistemi içerisinde tanımlanan prosesler planlı olarak izlenmekte, ölçülmekte ve sonuçları analiz edilmektedir. Yapılan analiz sonuçlarında tanımlanan proseslerin etkinliğini arttırmak için gerekli faaliyetler belirlenerek uygulanmaktadır. Dış kaynaklı proses faaliyetleri olarak müşavir fakültelere yaptırılan tasarım projeleri söz konusu olup bu tip hizmet alımları sözleşme paralelinde yapılmakta ve şartlar karara bağlanmaktadır. Bu prosesler üzerindeki kontroller ilgili dokümanları paralelinde yapılmakta ve kayıtları muhafaza edilmektedir. Tanımlanan Prosesleri; İnsan Kaynakları ve Eğitim, Bilgi İşlem, Müşteri İlişkileri, Satınalma, Yapım, Harita, İç tesisat, İşletme proseslerinden oluşmaktadır. 4.2 DOKÜMAN ŞARTLARI 4.2.1 GENEL Fakültemiz bünyesinde, referans standartlar paralelinde kurulan entegre yönetim sistemi dokümante edilmiştir. Politika ve hedefler belirlenmiş ve YGG toplantılarında değerlendirilmektedir. Entegre yönetim sisteminin dokümantasyonu, Dokümanların Kontrolü Prosedüründe belirtilen seviyelerdeki dokümanlardan oluşmaktadır. Dokümanların hazırlanmasında, yapılan faaliyetin önemi, ne derece kritik olduğu ve faaliyeti yapacak personelin eğitim ve tecrübe durumu dikkate alınmaktadır. 4.2.2 KALİTE EL KİTABI Fakültemızın entegre yönetim sisteminin yönetimi, kaynakların yönetimi, hizmet gerçekleştirme proseslerinde müşteri memnuniyetini en üst düzeyde tutacak ve sürekli iyileştirmeyi sağlayacak şekilde ve Standartlarda belirlenen şartların karşılandığına dair bir entegre sisteminin kurulduğunu bildirmek ve işlediğini taahhüt etmektir. Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 10/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Fakültemızda kurulu olan Entegre Yönetim Sisteminin en üst dokümanıdır, Fakültemız genelini kapsar. Entegre Yönetim Sistemi Standartlarının şartlarına uygun olarak ve standartların maddeleri ile bire bir eşleşmiş bölümler şeklinde, Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve gözden geçirilir. El Kitabı, Genel Müdür onayı ile yürürlüğe girer. Ayrıca değişiklik ihtiyaçlarınn uygulanma kararı, sistem bütünlüğünü bozmayacak şekilde, Yönetim temsilcisi tarafından verilir. Entegre El Kitabı doküman hiyerarjik yapısı Şekil 1.’deki gibidir. Kalite, Çevre, İSG, Müşteri Şikayetleri ve Memnuniyetleri Politikası Entegre El Kitabı Prosedürler, Proses Haritaları, İş Akışları Talimatlar, Planlar, Programlar , Formlar, Tablolar, Listeler Şekil 1 Genel Dokümantasyon Hiyerarşisi 4.2.3 DOKÜMAN KONTROLÜ Dokümanların kontrollü bir şekilde hazırlanması, onaylanması, kullanıcılara dağıtımı, güncelleştirilmesi, imhası, gözden geçirilmesi ve dış kaynaklı dokümanların kontrolü ile ilgili işleyişin tanımlanması amacı ile Doküman Kontrolü Prosedürü hazırlanmıştır. Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 11/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Sistem içerisinde hazırlanan genel dokümanlar yürürlüğe girmeden önce; Fakültemız Kalite sistemi Sorumlusu tarafından kontrol edilir ve Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanır. Dokümanların yürürlükteki son güncelleştirme durumu Geçerli Doküman Listesi ile izlenirken, öngörülen değişiklikler Revizyon Talep Formu ile değişiklik talebi alınır ve takibi Revizyon Takip Formu ile sağlanır. Dokümante edilmiş prosedür; Standardın öngördüğü prosedürlerden oluşur, ilgili prosedürler oluşturulmuştur. REFERANS DOKÜMANLAR : Doküman Kontrol Prosedürü (P-01) 4.2.4 KAYITLARIN KONTROLÜ Entegre Yönetim Sistemi için gerekli olan kayıtlar prosedür, proses ve talimatların ilgili bölümlerinde tanımlanmıştır. Kayıtların okunaklı, tanımlanabilir ve temin edilir olmasının sağlanması, kayıtlarının tanımlanması, muhafaza edilmesi, muhafaza süresi ve düzenlenmesi için Fakültemız Kayıtların Kontrolü Prosedürünü hazırlamış ve uygulamaktadır. REFERANS DOKÜMANLAR : Kayıtların Kontrolü Prosedürü (P-02) 5. YÖNETİMİN SORUMLULUĞU 5.1 YÖNETİMİN TAAHHÜDÜ Fakültemiz üst yönetimi, Entegre Yönetim Sistemini geliştirme, sürdürme ve etkililiğini sürekli olarak iyileştirme konularında aşağıdaki çalışmaların yerine getirilmesinden sorumludur. Müşteri isteklerinin karşılanmasının önemini ve yanı sıra mevzuat ve yasal şartlara uygunluğun önemini kurum çalışanlarına iletme, Kalite, Çevre ve İSG politikasını oluşturma, Kalite, Çevre ve İSG hedeflerinin oluşturulmasını sağlama, Entegre Yönetim Sisteminin yönetim gözden geçirme toplantılarına katılma, Gerekli kaynakların bulunabilirliğinden emin olma. Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 12/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Temel Değerlerimiz: Personel Memnuniyeti Katılımcı Yönetim Müşteri Memnuniyeti Takım Ruhu Yasalara Uyum Fakültemiz Üst Yönetimi Fakülte Politikası oluşturulurken tüm çalışanlardan görüş alarak politikayı son haline getirdi ve fakülte içerisinde belirlenen yerlere asılarak duyurumunu yaptı. Oluşturulan fakülte Politikası, Hedefler, Görev ve Değerlere göre hareket edilip edilmediği İç Tetkiklerle belirlenerek, sonuçlar Yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında değerlendirilir. Fakültemiz Üst Yönetimi; kaynakların planlanması ve dağıtımında, doğrudan sorumluluğa sahiptir. Fakültemiz Üst Yönetimi; çalışanların katılımı ve eğitimi, çalışma ortamının ve iletişimin etkinliği, süreçlerin sürekli iyileştirilmesi vasıtasıyla etkinliğinin arttırılması ve paydaşlara en üstün değerlerin yaratılması için gerekli yöntem ve araçları araştırır, gelen önerileri değerlendirir ve uygular. REFERANS DOKÜMANLAR : Entegre El Kitabı (EK) Kalite Çevre ve İSG Politikası (KP) Kalite Hedefleri (KH) Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (P-06) 5.2 MÜŞTERİ ODAKLILIK İş yapma tarzımızın müşteri odaklı olduğu, Politikamız, Hedeflerimiz, Misyon, Temel Değerlerimiz ve Taahhütlerimizde vurgulanmaktadır. Temel ilkemiz, müşteri beklenti ve ihtiyaçlarına uygun çözümler üreterek, onlar için en üst düzeyde değerler yaratmaktır. Müşteri memnuniyeti ölçümlerinden oluşan göstergeler ile müşteri memnuniyeti hedeflerini ne ölçüde karşılandığı ortaya konur. Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 13/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Fakültemiz yöneticileri, müşterilerimize ve kuruma değer yaratacak fırsatlar konusunda müşterilerimizle yönlendirici bir ilişki içerisindedirler. Bu yaklaşımı uygulamada; müşterek geliştirme ve performans/başarı gözden geçirme toplantıları, fuar çalışmaları ve ziyaretler esastır. 5.2.1 ÇEVRE BOYUTLARI Fakültemiz tarafından yapılan faaliyetlerin çevre üzerinde ne tür etkilerinin olduğu belirlenmiştir. Kontrol altında tutulacak çevre boyutları ve bunların önemli çevre etkilerinin belirlenerek çevreye olan etkilerinin önlenmesi, hafifletilmesi veya tekrarının önlenmesi amacıyla uygulanacak metot Çevre Boyutları Prosedüründe açıklanmıştır. Fakültemiz faaliyetleri sonucu ortaya çıkabilecek çevre etkilerinin şiddetleri Çevre Boyut ve Etki Değerlendirme formu içinde belirtilen şekilde tayin edilmektedir. Değişen faaliyet, prosesler ve benzeri sebepler neticesinde çevre boyutları yeniden belirlenir ve risk şiddetinin-etki değerlendirmesinin belirlenmesi yeniden yapılır. REFERANS DOKÜMANLAR : Çevre Boyutları Planlama Prosedürü ( ÇP-01) Çevre Boyut ve Etki Değerlendirme Formu (ÇP 01.F 01) 5.2.2 KAZA TANIMLAMASI RİSK DEĞERLENDİRMESİ VE RİSK KONTROLÜ İÇİN PLANLAMA Fakültemiz bünyesinde yürütülen faaliyetlerle ilgili olarak İş Sağlığı ve İş Güvenliği risklerinin belirlenmesi, bunların insan ve çevreye olabilecek etkilerinin önlenmesi, hafifletilmesi, tekrarının önlenmesi ve kazaların önlenmesi amacıyla uygulanacak metotlar Risk Değerlendirme Prosedüründe açıklanmıştır. Faaliyetlerimiz esnasında veya sonucunda olabilecek kazalar ve kaza riskleri belirlenerek etkileri Risk Değerlendirme Prosedürü paralelinde değerlendirilmektedir. Belirlenen risklerin dışında yeni bir kaza riskinin tespit edilmesi halinde planlama ve risk değerlendirme çalışmaları yeniden yapılmaktadır. Gerek çevre yönetimi ve gerekse İş sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili olarak yapılan planlama faaliyetlerinde fakültemiz bünyesinde yapılmakta olan rutin faaliyetlerin yanı sıra rutin olmayan faaliyetler de dikkate alınmaktadır. REFERANS DOKÜMANLAR : Çevre Boyutları Planlama Prosedürü ( ÇP-01) Risk Değerlendirme Prosedürü (İG.01) Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 14/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ 5.2.3 KANUNİ VE DİĞER ŞARTLAR Fakültemiz Entegre Yönetim Sistemi paralelinde yürütülmekte olan faaliyetlerimizle ilgili kanun, yönetmelik, mevzuat ve benzeri tüm dış kaynaklı dokümanların gereklerini dikkate almaktadır. Kanun, yönetmelik, mevzuat ve benzeri yasal şartların güncelliğinin takibi kalite sistemi sorumlusu tarafından ilgili prosedür paralelinde yapılmaktadır. Fakültemizle ilgili olan yasal şartlar ve bu yasal şartlara uyumun önemi verilen eğitimlerle personele anlatılmaktadır. Fakültemiz bünyesinde yasal şartların karşılandığı yapılan iç tetkiklerde doğrulanmaktadır. Fakültemizde uygulanmakta olan Entegre yönetim sistemi içerisinde yapılan faaliyetlerde yasal şartların yanı sıra milli ve uluslar arası standartlar ve ayrıca sektördeki iyi uygulamalar dikkate alınmaktadır. Müşterilerin Fakülte Faaliyetlerini güvenli bir şekilde gerçekleştirmek ve bunun için Ulusal ve Uluslararası kalite standartlarına uygun hizmet üretmek Müşterilerin emniyetini ve memnuniyetini sağlamak için en yüksek etkinlikle standartların üzerinde hedeflere yönelmek Doğal çevrenin korunması için her türlü çaba ve desteği göstermek Çalışanların sağlığı ile güvenliğini güvence altına almayı, tüm iş süreçlerini ve organizasyonu sürekli geliştirmeyi şirket kültürü olarak benimsemek Bilgi ve sorumluluğu paylaşarak katılımcı yönetimi (yönetişim) uygulamak Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 15/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Kalite anlayışını sadece kendi şirketi içinde değil aynı zamanda tüm tedarikçi ve hizmet alınan diğer kuruluşlarda olmak üzere, tüm paydaşlarımızın faaliyetlerini bu bilinçle sürdürmesi için gereken desteği vermek Sektörel gelişmenin sağlanması için bilgi ve tecrübe birikimini sektör ile paylaşmak ve fakülte faaliyetlerine yeni ve etkin yaklaşımlar kazandırmak 5.3 Politika; Kalite, Çevre, İş Güvenliği ve İşçi Sağlığı a. Fakültemiz; belirlemiş olduğu politikasının şirket amacına uygunluğunu sürekli olarak takip ve kontrol eder. Politikasının içinde de belirtildiği gibi, sürekli yenilenmesi ve iyileştirilmesi yönetimin güvencesi altındadır. b. Politikasında belirlenmiş olan ana prensipler göz önüne alınarak şirketin periyodik hedefleri oluşturulacak ve sürekli olarak gözden geçirilerek hedeflere yaklaşımı değerlendirilecektir. c. Politikası; şirket personeline, duvarlara çerçeveleyerek asmak ve eğitim toplantılarında uygulanacak olan soru cevap metodu ile duyurulacak ve anlaşılması kontrol edilecektir. d. Politikasının gözden geçirilmesi, Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarının ve İş Bazında yapılan toplantıların olağan gündem maddesidir. Bu toplantılarda yapılan değerlendirmeler sonucu kalite politikasının uygunluğu sürekli kılınacaktır. 5.4 5.4.1. PLANLAMA HEDEFLER Fakültemiz yönetimi ilgili fonksiyon ve seviyeleri için kalite hedefleri oluşturmuştur. Oluşturulan Kalite Hedefleri ölçülebilir ve Fakültemiz Politikasını desteklemektedir. Belirlenen hedefler planlı olarak YGG toplantılarında değerlendirilir, belirlenen ulaşılıp ulaşılmama durumuna göre hedefler revize edilir veya yeniden belirlenir. REFERANS DOKÜMANLAR : Hedefler (EH.00) Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 16/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ 5.4.2 ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ PLANLAMASI Fakültemiz dönemsel olarak belirlenen kalite hedefleri de dahil olmak üzere Entegre Yönetim Sistemini şartlarını sağlayacak şekilde prosesleri belirlemiştir. Entegre Yönetim Sisteminin planlanması; tanımlanan prosesleri, proseslerin sıralarını, etkileşimlerini, ihtiyaç duyulan kaynakları, proseslerin izlenmesi, ölçülmesi analizi ve iyileştirilmesini kapsar. Herhangi bir değişiklik halinde Entegre Yönetim Sisteminin bütünlüğü ve sürekliliği yapılan çalışmalar ile güvence altına alınır. 5.4.3 ÇEVRE VE İSG PROGRAMLARI Fakültemiz bünyesinde tespit edilen hedeflere ulaşabilmek için gerekli Çevre/ İSG programları oluşturulur. Oluşturulan Çevre/ İSG programlarında; yapılacak faaliyetler, faaliyetleri yapmakla sorumlu personeller, faaliyetleri tamamlama süreleri, izleme ve ölçme metotları ve ayrıca izleme ve ölçme sıklıkları belirtilmektedir. Belirlenen hedeflerle uyumlu olacak şekilde oluşturulan Çevre/ İSG programları paralelinde gerekli faaliyetler, izleme ve ölçmeler yapılmaktadır ve kayıt altına alınmaktadır. Belirlenen hedeflerden veya Çevre/ İSG programlarından sapma tespit edildiğinde gerekli faaliyetler, Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü paralelinde yapılır. Hazırlanan Çevre/ İSG programının yürürlüğe girmesinden sonra ortaya çıkan yeni gelişmeler veya değişikliğe uğrayan faaliyetlerin çevre etkileri ve kaza riskleri dikkate alınarak gerekiyorsa Çevre/ İSG programları revize edilir Çevre/ İSG programlarının oluşturulmasında kanunlar ve yönetmelikler dikkate alınır. REFERANS DOKÜMANLAR : Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü (P-05) Çevre ve İSG Programları 5.5. SORUMLULUK, YETKİ VE İLETİŞİM 5.5.1. SORUMLULUK VE YETKİ Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 17/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Fakülte Yönetimimiz, kurumdaki sorumluluklar, yetkiler ve iç ilişkilerinin tanımlanmasını ve iletilmesini sağlamakla yükümlüdür. Fakültemizin organizasyon yapısı, iş tanımları ve sorumluluklara ait ayrıntılı bilgiler “Görev Yetki ve Sorumluluklar El Kitabında yer almaktadır. REFERANS DOKÜMANLAR : Görev Yetki ve Sorumluluklar El Kitabı (OEK.01) 5.5.2. YÖNETİM TEMSİLCİSİ Üst Yönetim, fakülte için Entegre Yönetim Sistemini kuracak, sürdürecek bir kişiyi Yönetim Temsilcisi olarak atamıştır. Yönetim Temsilcisinin yetki ve sorumlulukları: Fakülte Politikasının çalışanlara duyurulmasını ve çalışanların Kalite, çevre ve iş güvenliği bilincinin geliştirilmesini sağlar, Yönetimin belirlediği Kalite hedeflerine gidişi belli aralıklarla takip eder, Yönetimin gözden geçirmesi toplantısının yönetimini yapar ve alınan kararların uygulanmasını ve koordinasyonunu sağlar, ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi,14001 Çevre Yönetim Sistemi, 18001 İSG Sistemlerini oluşturan dokümanların hazırlanmasında koordinasyonu sağlar, Entegre El Kitabının hazırlanmasını, dağıtımını ve revizyonunun yapılmasını sağlar, Entegre El Kitabının dağıtım listesini, revizyonlarını ve orijinal nüshaların saklanmasını ve eskilerin toplanmasını sağlar, Entegre Yönetim Sistem Dokümanlarının dağıtımından, dağıtım listesinin ve geçerli prosedür listesinin tutulmasından, yürürlükten kalkan prosedürlerin toplanması ve imhasından, orijinal ve eski nüshaların bir kopyasının saklanmasının organizasyonundan sorumludur, Prosedürlerde herhangi bir değişiklik olduğunda revizyon numarası verilmesini ve yeniden yayınlanmasını sağlar, Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 18/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Entegre Yönetim Sistemini oluşturan tüm dokümanları listelenmesini ve bir nüshasınının muhafaza edilmesini, Kuruluş İçi Kalite Tetkikleri için; Tetkikçi listesini hazırlar, gerektiğinde revizyonunu yapar, Genel Müdüre onaylatır. İç Kalite Tetkik Programını, her yılın ilk ayı içinde hazırlanmasını ve onaylanmasını sağlar. Tetkik heyetini tetkik programında yazılı tarihten bir hafta önce e-mail ile uyarır. Yıllık İç Kalite Tetkik Programlarının ilgili fakülte personeline yazılı olarak duyurulmasını sağlar. Tetkik tarihlerinden bir hafta önce de ilgili birimleri sözlü olarak uyarır. Gerek gördüğünde iç kalite tetkik periyotlarının sıklaştırılmasını talep eder. İç Kalite Tetkik Programlarının planlanan tarihlerinde bir değişiklik olursa, ilgili fakülte personeline iç haberleşme ve e-mail ile bildirir. Yeni tetkik tarihi tespit ederek programda gerekli revizyonu yaptırır. Tetkiklerin gerçekleşmesini sağlar, sağlatır. Gerektiğinde takip tetkik yaptırır. Tetkikleri kapatır. İç Kalite Tetkik raporlarını dosyalar, muhafaza eder, değerlendirir, Yönetime sunar. Kalite kayıtlarının saklanmasında ve elden çıkarılmasında ilgili çalışanlarla koordinasyon sağlar, Entegre Yönetim Sistemi içerisinde yapılan istatistik çalışmalarını kontrol eder, Sistem ile ilgili yazışmaları takip eder, Dış kaynaklı dokümanlardan Entegre Yönetim Sistem standartlarını temin eder ve güncellenmesini izler, İmha edilecek kayıtlarını kontrol eder, Şirket bünyesinde müşteri bilincinin oluşmasını sağlar. Hazırlayan Onaylayan Yönetim Temsilcisi Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 19/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Entegre Yönetim Sisteminin uygulanması ve sürekli iyileştirilmesi için ilgili diğer sorumlular ile koordineli çalışır. REFERANS DOKÜMANLAR : Görev Yetki ve Sorumluluklar El Kitabı (OEK.01) 5.5.3. İLETİŞİM Üst Yönetim fakülte içerisinde gerçekleşen yazılı ve/veya sözlü haberleşmenin gerekli gördüğü hallerde kayıt edilmesi ve numaralandırması için kullanılan yöntemler oluşturmuştur. Oluşturduğu bu iletişim ile Entegre Yönetim Sisteminin etkinliğini sağlamaya çalışmıştır. İletişim ile ilgili tüm detaylar aşağıdaki referans dokümanda belirtilmiştir. İletişimi sağlayan iletişim kanalları; İş bazında gözden geçirme ve bilgilendirme toplantıları, Bilgi Paylaşım Etkinlikleri, Elektronik iletişim ortamları, ÇYS ve İSİG yönetim sisteminin gerekliliğini yerine getirmek, sistemin tüm çalışanlar tarafından anlaşılmasını sağlamak ve sistem içerisindeki danışma ve iletişim yöntemlerini tanımlamak için prosedür oluşturulmuştur. REFERANS DOKÜMANLAR : İç Haberleşme Formu (F.06.01) Danışma ve İletişim Prosedürü (İG.02) 5.6. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ Üst Yönetim entegre sistemin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini belli periyotlarla gözden geçirir ve kayıtlarını tutar. 5.6.1. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRME GİRDİLERİ Üst Yönetimin gözden geçirme girdileri şunlardır: Entegre Politikasının Gözden Geçirilmesi Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 20/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Hedeflerin değerlendirilmesi İç tetkik sonuçları, Düzeltici/ önleyici faaliyetler ve uygulama sonuçları Abone istek ve şikâyetleri Abone Memnuniyet Anketleri İnsan Kaynakları ve Eğitim Bir önceki gözden geçirmede alınan kararların takibi ve devam eden faaliyetler, Kaynaklar ve İyileştirme için öneriler İyileştirme için fırsatlar, Fakülte politikası ve hedefleri de dahil olmak üzere Entegre Yönetim Sistemindeki bütün değişiklik ihtiyaçları. Satınalma ve tedarikçiler Eğitim için kaynak ihtiyaçları Personel memnuniyet anketleri Alt Yapı ve Çalışma Ortamı 5.6.2. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRME ÇIKTILARI Üst Yönetimin gözden geçirme çıktıları şunlardır: a. Entegre yönetim sistemi ve süreçlerin etkinliğinin iyileştirilmesi, b. Müşteri istekleri doğrultusunda hizmetin iyileştirilmesi, c. Kaynak ihtiyaçları ile ilgili kararlardır. REFERANS DOKÜMANLAR : Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (P-06) 6. 6.1. KAYNAK YÖNETİMİ KAYNAKLARIN TEMİNİ Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 21/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Fakültemiz üst yönetimi müşteri istek ve beklentilerinin en üst düzeyde karşılanması, çevre kirliliğinin önlenmesi ve iş kazalarının önlenmesi amacıyla ihtiyaç duyulan her türlü kaynağı temin etmektedir. İNSAN KAYNAKLARI 6.2 GENEL Fakültemiz çalışanların eğitimi, bilinç ve yetkinliklerinin geliştirilmesi ve katılımlarının sağlanması ve böylece organizasyonun etkinlik ve verimliliğinin arttırılması, yönetimin temel sorumluluğudur. Bu sorumluluğun yerine getirilmesi için; Sürekli eğitim ve kişi yetkinlik geliştirme planlaması, Görevlerin tanımlanması ve sorumlulukların belirlenmesi, Çalışanların işe bağlılıklarının takdiri, Çalışanlarla yapılan yüz yüze görüşmeler ve memnuniyet anketleri ile sağlanır. Çalışanların yaptıkları işlerin hedeflerine ulaşmada nasıl katkıda bulunacaklarının farkında olmaları, sene içerisinde verilen eğitimler, toplantılar ve iç tetkiklerle sağlanır. Entegre Yönetim Sisteminin Gözden Geçirilmesinden 1 ay önce Personel Memnuniyetinin Ölçülmesi amacıyla Yönetim Temsilcisi önerisi ile Kalite Sistemleri Sorumlusu tarafından anket yapılır. Bu anket sonuçları Entegre Yönetim Sistemi Gözden Geçirme toplantılarına girdi olur. Toplantıda anket sonuçları değerlendirilir ve gerektiğinde aksiyon belirlenir. Referans Doküman: İnsan Kaynakları ve Eğitim Proses Haritası ( PH.01) 6.2.2. YETKİNLİK, BİLİNÇ VE EĞİTİM Fakültemizin etkinliğinin ve verimliliğinin arttırılması için çalışanların yetkinliklerinin belirlenmesi ve geliştirilmesi yöneticilerin temel sorumluluklarındandır. Bunun için, öncelikle fakültemizin strateji ve hedefleri ile Entegre Yönetim Sistemi temelinde belirlenmiş olan görev tanımları ve sorumluluklar belirlenmiş ve bunlar için gerekli olan yetkinlik tespit edilmiştir. Fakültemizde müşterinin istediği hizmetin kalitesini etkileyen işleri yerine getiren çalışanın yetkinliklerini ilgili organizasyon el kitabı ve Görev Yetki ve Sorumluluklar dokümanında belirlenmiştir. Fakültemız Entegre Yönetim sisteminde tanımlı bu görev ve yetkinlikler için İnsan Kaynakları ve Eğitim Proses Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 22/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Haritasına göre çalışanların istekleri göz önünde bulundurularak hazırlanan ve Yönetim Temsilcisi onayı alınarak uygulamaya geçirilen yıllık eğitim planı çerçevesinde eğitimler verilmektedir. Eğitimlerin amacına ulaşıp ulaşmadığının takibi de İnsan Kaynakları ve Eğitim Proses Haritasına göre sağlanmaktadır. REFERANS DOKÜMANLAR : İnsan Kaynakları ve Eğitim Proses Haritası ( PH.01) Yıllık Eğitim Planı Eğitim Dokümanları Görev Yetki ve Sorumluluklar (OEK.01) 6.3. ALTYAPI Fakültemiz; hizmetini gerçekleştirdiği projelerin istenilen özelliklerde olmasını sağlamak, çevreye verilen zararın asgari düzeyde olmasını temin etmek ve ayrıca işçi sağlığı ve iş güvenliğini en üst düzeyde tutmak için gerekli her türlü imkân ve alt yapıyı belirlemiş ve sağlamıştır. İşletme, Hizmet sunum mahallinde ve merkez ofiste gerekli güvenlik tedbirleri alınmaktadır. Yeni alınan işlerde çalışma koşulları sağlanarak işe başlanmaktadır. Hizmetlerde/Ürünlerde kullanılan makine/ekipmanların bakımları periyodik olarak yapılmakta ve kayıtları muhafaza edilmektedir.. 6.4 ÇALIŞMA ORTAMI Üst yönetim, en kaliteli hizmeti elde edebilmek için çalışanlarının verimli çalışmasını sağlayacak ortamı sağlamak amacıyla, personel memnuniyeti anketleri düzenlemiştir. Anketlerden alınan sonuçlara göre, çalışma ortamlarında personelinin isteği doğrultusunda düzenlemeye gidilmektedir. Bunun yanı sıra ilgili birimlerce hazırlanan yerleşim planları, depo planları vb. planlarla çalışma ortamının optimizasyonu sağlanmıştır. 7. ÜRÜN GERÇEKLEŞTİRMESİ 7.1 ÜRÜN GERÇEKLEŞTİRMENİN PLANLANMASI Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 23/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Fakültemiz bünyesinde müşteri şartnamelerinde belirtilen hususların karşılanması amacı ile tüm prosesler planlı olarak gerçekleştirilmektedir. Proseslerin istenilen şekilde gerçekleştirilebilmesi için ihtiyaç duyulan nitelikli personel, ekipman ve benzeri kaynaklar tespit edilerek temin edilmiş, uygulamalar için gerekli dokümanlar hazırlanarak uygulamaya konulmuş ve ayrıca ürün/hizmet gerçekleştirme proseslerinin doğrulanması amacı ile izleme ve ölçme metotları tanımlanmıştır. Ürün gerçekleştirme prosesleri planlandığı şekilde gerçekleştirilmekte planlanan ölçmeler yapılmakta ve kayıtları tutulmaktadır. Hizmet prosesleri ile ilgili faaliyetler Yapım, İç Tesisat ve İşletme Prosesleri ve kalite planı paralelinde takip edilmekte ve kayıtları muhafaza edilmektedir. 7.1.1 ÇEVRE İLE İLGİLİ FAALİYET KONTROLÜ ÇYS gereklilikleri belirlenen politika ve hedefler doğrultusunda faaliyetimiz kapsamı dikkate alınarak çevre yönleri ve etkileri ortadan kaldırmak veya en aza indirmek için ihtiyaç duyulan prosesler, talimatlar hazırlanmış ve uygulamaya konulmuştur. Çevre etkilerinin en aza indirilmesi, kirliliğin önlenmesi ve kaynakların etkin kullanımı için gerekli çalışmalar Kalite Sistemleri Sorumlusu tarafından yapılmaktadır. Tedarikçi ve taşeron fakültelarla yapılan sözleşmelerde satın alınan malzeme veya hizmetin çevreye olabilecek etkileri dikkate alınarak gerekli bilgilendirme yapılmakta sözleşme yapılması halinde gerekli yaptırımlar Kalite Sistemleri Sorumlusu tarafından belirlenerek uygulanması sağlanmaktadır. İşletmede ve hizmet alanında makine ve ekipmanların kullanma ve bakım hususları kritik malzemelerin depolama ve muhafaza yöntemleri kişisel korunma ile ilgili bilgi ve kurallara uyulması ilgili talimatlar ile kontrol altında tutulmaktadır. Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 24/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ 7.1.2 İŞ SAĞLIĞI VE İŞ GÜVENLİĞİ İLE İLGİLİ FAALİYETLERİN KONTROLÜ Faaliyetlerimizin İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili riskleri belirlenmiş olup, amaç ve hedeflere uygun çalışmaların yürütülmesi, bu risklerin ortadan kaldırılması veya en aza indirgenmesi için gerekli planlama faaliyetleri yapılmaktadır. Bu planlama faaliyetlerinde ilk yardım, yangın, makine ve ekipmanların kullanma ve bakım hususları, kritik malzemelerin depolama ve muhafaza yöntemleri, acil hallerde kişisel korunma vb. durumlar ile ilgili bilgi ve kurallara uyulması hazırlanan talimatlar ile sağlanmaktadır. Yönetim Temsilcisi tedarikçi/taşeron firmalar ile yapılan sipariş veya sözleşme kapsamlarını malzemenin niteliği veya hizmetin faaliyetlerimiz üzerindeki etkileri düşünülerek planlanmasını ve yapılan sipariş ve sözleşmelerde de gerekli yaptırımların belirlenmesi ve uygulanması sağlanmaktadır. 7.2. MÜŞTERİ İLE İLİŞKİLİ PROSESLER 7.2.1 Müşteri İletişimi Müşteri bilgileri Müşteri İlişkileri Prosesine göre Müşteri İlişkileri Sorumlusu tarafından takip edilmekte ve uygulanmaktadır. Müşteri başvuruları, teklif dosyaları, sözleşmeler vb.. Müşteri İlişkileri sorumlusu tarafından takip edilir, değerlendirilir. Bilgilendirme, sözleşme değişiklikleri, sözleşme uzatmaları, şikâyetlerin giderilmesi, önerilerin alınması, sözleşme imzalanması gibi konularda fakültemiz müşteriler ile sürekli iletişim içerisindedir. Müşterilerimizin bize kolay ulaşmaları için verilen belgeler üzerinde açık adres, telefon, faks vb. bilgiler yer almaktadır. 7.3 Tasarım ve Geliştirme Doğalgaz Dağıtım hizmeti gerçekleştirildiğinden ve Tasarım ve geliştirme faaliyeti gerçekleştirilmediğinden dolayı bu madde kapsam dışı bırakılmıştır. Tasarım faaliyeti Dış kaynaklı proses olarak; proje tasarımları müşavir fakülteye yaptırılmaktadır ve ilgili sözleşmeler yapılmıştır. Müşavir fakülte ile fakültemiz arasında sözleşme şartları, teknik şartlar belirlenmiş ve sözleşme şartnamesinde tanımlanmış uygulanmaktadır. Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 25/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ 7.4. SATINALMA 7.4.1 SATIN ALMA PROSESİ Fakültemiz bünyesinde tüm satın alma ve tedarikçi değerlendirme faaliyetleri sistematik ve planlı olarak Satınalma Proses Haritasına uygun olarak yapılmaktadır. Müşteri ile yapılan sözleşme paralelinde ihtiyaç duyulan malzemeler belirlenir. İhtiyaç duyulan girdilerin temini için satın alma Sorumlusu ile iletişim kurulur. Hizmet aşamasındaki ihtiyaç duyulan malzeme ihtiyaç formu ile Satın alma Sorumlusuna iletilir. Malzeme satın alınacak fakülteler, istenilen özelliklerdeki malzemeleri temin edip edemeyecekleri yönünden değerlendirilir. Yapılan değerlendirme neticesinde yeterli bulunan fakülteler Onaylı Tedarikçi Listesine alınır. Onaylı Tedarikçi Listesinde bulunan fakültelerin performansları izlenir Hizmet satın alınacak tedarikçilerin seçme ve performans izlemeleri ilgili Satınalma Proses Haritası paralelinde yapılmaktadır. 7.4.2 SATIN ALMA BİLGİSİ Fakültemiz bünyesinde yapılan satın alma faaliyetlerinde satın alınacak malzemelerle ilgili gerekli tüm bilgiler satın alma dokümanlarında belirtilir. Gerekli olduğunda satın alınacak malzemeye ait Satın alma malzeme teknik şartnamesi hazırlanır. 7.4.3 SATIN ALINAN ÜRÜNÜN DOĞRULANMASI Fakültemiz bünyesinde satın alınan tüm malzemelerin istenilen özellikleri sağlayıp sağlamadıklarının doğrulanması amacıyla ilgili talimatlar paralelinde kontrole tabii tutulur. Yapılan kontrol sonucu, istenilen özellikleri sağlayan malzemeler tanımlanarak depoya alınır, istenilen özellikleri sağlamayan malzemeler Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürüne göre işleme tabii tutulur. REFERANS DOKÜMANLAR : Satınalma Proses Haritası (PH.04) Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürü ( P-04) 7.5 ÜRETİMİNVE HİZMETİN SAĞLANMASI 7.5.1. ÜRETİMİN VE HİZMETİN SAĞLAMASININ KONTROLÜ Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 26/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Fakültemiz, bünyesinde gerçekleştirilecek hizmetler için gerekli prosesler müşteri ile yapılan sözleşme paralelinde iş bazında ilgili talimatlarına göre tanımlanır. Ürün/Hizmet proseslerinin uygun şekilde gerçekleştirilebilmesi için personelin sahip olması gereken nitelikler belirlenmiş ve verilen eğitimlerle personele gerekli nitelikler kazandırılmıştır. Ürün/Hizmetler için uygun teçhizat ve ekipmanlar kullanılmakta olup makina ve ekipmanların doğru kullanımları için gerekli talimatlar hazırlanarak uygulamaya konulmuştur. Ürün/Hizmet esnasında yapılacak kontrollerle ilgili kabul ve red kriterleri belirlenmiştir. Bu paralelde hazırlanan kalite planları ve kontrol talimatları paralelinde planlanan izleme ve ölçme faaliyetleri yapılarak kayıtları tutulmaktadır. Hizmet aşamasındaki İşçi sağlığı ve iş güvenliğinin sağlanması amacıyla gerekli tüm tedbirler alınmış, personelin eğitimi sağlanmış ve gerekli olan yerlerde kişisel koruyucu ekipmanların kullanılması sağlanmaktadır. Yapılan tüm faaliyetler çevre kirliliğinin azaltılması mümkünse önlenmesi için gerekli tüm tedbirler alınmıştır. 7.5.2. ÜRETİMİN SAĞLANMASI İÇİN PROSESLERİN GEÇERLİLİĞİ Hizmet sunumu gerçekleştirildiğinden ve fakülte bünyesinde her hangi bir özel proses üretimi veya hizmeti gerçekleştirilmediğinden dolayı bu madde kapsam dışı bırakılmıştır, oluştuğunda ilgili dokümanları hazırlanarak uygulama faaliyetleri gerçekleştirilip izlenecektir. 7.5.3. TANIMLAMA VE İZLENEBİLİRLİK Girdi malzemeler kontrol edilmeden önce yanlışlıkla kullanımlarının önlenmesi amacıyla uygun bir alanda bekletilir. Yapılan kontroller sonucu uygun olanlar depoya veya Hizmetin sunulacağı alana alınır. Red edilen malzemeler ise tedarikçiye iade yoluyla geri gönderilir. Taahhüt hizmetlerindeki izlenebilirlik işin adı ile sağlanmakta olup proses aşamasındaki tüm kayıtlara işin adı kaydedilir. REFERANS DOKÜMANLAR : Yapım Proses Haritası (PH.05) İç Tesisat Proses Haritası (PH.07) İşletme Proses Haritası (PH.08) Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 27/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ 7.5.4. MÜŞTERİ MÜLKİYETİ Şirketimiz bünyesinde verilmekte olan hizmetler için müşterice tarafımıza kullanılmak üzere verilen veya müşteri mahallinde sağlanan hizmetler için müşteri tarafından temin edilen malzeme ve teçhizatlar, bina, arsa görevlendirilen personel tarafından kontrol edilerek tutanakla teslim alınır. Teslim alma aşamasında hizmete uygun olmayan, hasara uğramış veya bozulan müşteri malzeme ve teçhizatları müşteriye rapor edilir. Müşterinin temin ettiği teçhizat, bakım ve tamir gerektiriyor ise müşteri ile varılan mutabakat (Sözleşme) çerçevesinde işlem yapılır. Bu teçhizatın uygun koşullarda kullanılması ve muhafazası sağlanır. 7.5.5. ÜRÜNÜN KORUNMASI Hizmette kullanılan tüm malzemeler ve kullanımda bulunan ekipmanların zarar görmemesi ve çevreye herhangi bir zarar vermemesi için uygun şartlarda ve ilgili teknik şartname paralelinde depolanmaktadır. Fakültemiz bünyesinde; tüm taşıma, depolama, muhafaza işlemleri ilgili teknik şartnamelere uygun olarak ve çevreye zarar vermeyecek ve ayrıca iş sağlığı ve iş güvenliğinin tehlikeye düşürmeyecek şekilde yapılır. REFERANS DOKÜMANLAR : Teknik Şartnameler 7.6. İZLEME VE ÖLÇME CİHAZLARININ KONTROLÜ Fakültemizde hizmetin kalitesini veya güvenliğini direkt olarak etkileyecek tüm ekipmanların fonksiyonlarını tam olarak yerine getirmesini yetkili kuruluşlar tarafından periyodik olarak kalibre edilmiş cihazlarla sağlar. Bir sonraki kalibrasyon tarihi yıllık kalibrasyon planında belirlenir, kalibrasyon listesi düzenlenir ve o tarihte kalibrasyon tekrarı yapılır. Kalibrasyon Planı yıllık olarak oluşturulur ve periyodik Ölçme ve Test Cihazları Listesi güncellenir. Kontrol metodu, kabul kriterleri ve sonuçları yetersizliği durumunda alınacak önlemleri kapsayan kriterler ilgili kontrol listesi paralelinde yapılamaktadır. REFERANS DOKÜMANLAR : Ölçme ve Test Cihazları Listesi - EK 00.L 01 Kalibrasyon Planı – EK 00.PL 01 Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 28/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ 8. ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME 8.1. GENEL Fakültemiz, ürün özelliklerinin uygunluğu çevre, iş sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili yasal şartlara uyum, Entegre Yönetim sisteminin uygunluğunu ve sürekli iyileşmeyi sağlamak amacıyla ölçme, analiz ve iyileştirme planlı olarak yapılmaktadır. Müşteri memnuniyeti, entegre yönetim sisteminin performans göstergelerinden biri olduğundan, müşteri, tedarikçi ve personel memnuniyet anketlerini uygular ve bu bilgileri değerlendirir. 8.2 İZLEME VE ÖLÇME Yasal şartlar ve fakültemiz politikası paralelinde, çevre yönleri ile ilgili olarak belirlenen hedefler planlanan şekilde izlenmekte ve ölçülmektedir. Yapılan izleme ve ölçme sonuçlarının yasal şartları karşılama durumu değerlendirilmektedir. Fakültemiz bünyesinde iş sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili olarak belirlenen hedefler planlanan şekilde izlenmekte, kontrol edilmekte ve kayıt altına alınmaktadır. Gerek çevre ve gerekse iş sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili olarak yapılan izleme, ölçme ve kontroller nicel ölçümlerin yanı sıra nitel ölçümleri de kapsamaktadır REFERANS DOKÜMANLAR : Performans İzleme ve Ölçme Prosedürü (ÇP.05) 8.2.1. MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ Müşteri şikâyetleri ve önerileri, müşterilerimizin ürün ve hizmetimizdeki tatmin derecesinin ve memnuniyetinin ölçülmesinde en etkin gösterge olarak kabul edilmektedir. Ayrıca müşterinin/abonenin ihtiyaç duyduğu ürünlerin tespit edilmesinde ve kalite seviyemizin geliştirilmesinde geri besleme bilgileri olarak kullanılmaktadır. Bunun için müşteri anketleri yapılmakta ve müşteri şikâyet formları ve önerileri düzenli olarak kayıt altına alınmaktadır. Müşterilerimizin/Abonelerimizin memnuniyet düzeylerinin belirlenmesi Müşteri İlişkileri Prosesine göre çalışmalar başlatılır ve yürütülür. REFERANS DOKÜMANLAR : Müşteri İlişkileri Prosesi (PH.03) Müşteri Memnuniyet Anketleri Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 29/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ 8.2.2. İÇ TETKİKLER Fakültemizde, entegre yönetim sisteminin Uluslararası standarda, gerekliliklerine uygunluğunu, etkinliğini ve sürekliliğini ölçmek için belirli aralıklarla iç tetkikler yapılır. Tetkik programı, süreçlerin-proseslerin, tetkik edilecek bölümlerin ve önceki tetkiklerin sonuçları göz önünde bulundurularak hazırlanır. Tetkik kriteri, kapsamı, sıklığı ve metotları tanımlanır. Tetkikçiler objektif ve bağımsızlık yönleri değerlendirilerek seçilen tetkik eğitimini almış kişilerdir. Bu amaçla prosedür hazırlanmıştır. Tetkik edilen bölümler, tetkik sonuçlarında istenilen faaliyetleri yerine getirmekten sorumludur. Takipler, faaliyetlerin yerine getirilip getirilmediğinin doğrulanmasını ve raporlanmasını içerir. Tetkik sonuçları yönetimin gözden geçirme toplantılarında veri teşkil eder. REFERANS DOKÜMANLAR : İç Tetkik Prosedürü (P-03) Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (P-06) 8.2.3. PROSESLERİN İZLENMESİ VE ÖLÇÜLMESİ Fakültemizde tanımlanan proseslerin izlenmesi ve ölçülmesi hizmet özelliklerinin doğrulanması faaliyetleri planlanarak dokümante edildiği şekilde yerine getirilmektedir. Tanımlanan prosesler çevre etkilerinin azaltılmasına yönelik faaliyetler, iş sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili hedefler ve ayrıca hizmet özellikleri yetkili personeller tarafından izlenmekte, ölçülmekte ve kayıt altına alınmaktadır. Bknz. Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi Tablosu REFERANS DOKÜMANLAR : Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi Tablosu (PİÖT-00) 8.2.4. HİZMETİN/ÜRÜNÜN İZLENMESİ VE ÖLÇÜLMESİ Fakültemizde girdi olarak kullanılan malzemelerden başlayarak hizmet aşamalarında ve bitmiş hizmetler üzerinde yapılacak kontroller planlanan şekilde yapılmaktadır. Girdi malzemeler, hizmet/ürün prosesleri ve bitmiş hizmet/ürün özelliklerinin doğrulanması amacıyla yapılacak kontroller ile kabul ve red kriterleri belirlenerek dokümante edilmiştir. Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 30/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Gerekli tüm kontroller ilgili proje, kalite planı ve kontrol talimatı paralelinde yetkili personeller tarafından yapılmakta ve kayıtları tutulmaktadır. Yapılan kontroller esnasında tespit edilen uygunsuzluklar için Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürü paralelinde gerekli faaliyetler yapılmaktadır. REFERANS DOKÜMANLAR Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürü ( P-04 ) 8.3 UYGUN OLMAYAN ÜRETİMİN KONTROLÜ İlgili kontroller sonucu ürün ve hizmet şartlarına uygun olmayan ürün/hizmetler ortaya çıktığında bunların kontrolü ve ilişkili sorumluluklar ve yetkiler Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Prosedürü’nde tanımlanmıştır. Eğer uygunsuzluk düzeltilirse uygunluğu kanıtlayacak doğrulama işlemleri tekrarlanır. Kullanım esnasında ortaya çıkan uygunsuzlukların etkisi ve potansiyel önemine göre gerekli faaliyetler uygulanır. REFERANS DOKÜMANLAR : Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü ( P-04 ) 8.3.1 ACİL HAL HAZIRLIĞI VE YAPILMASI GEREKEN İŞLER Faaliyetlerimizin yapılması esnasında ortaya çıkabilecek ve çevre kirliliği, hastalık, yaralanma, kaza, ölüm veya benzeri istenmeyen duruma sebebiyet verebilecek acil durumlarda yapılması gerekli faaliyetler planlanarak Acil Durum Hazırlığı Prosedürü ile dokümante edilmiştir. Entegre yönetim sisteminin planlanması, faaliyetlerin yapılması ile ilgili metotların belirlenmesi, istenilen kaliteyi sağlamanın yanı sıra çevre kirliliğinin önlenmesi veya hafifletilmesi, muhtemel kazaların ve acil durumların önlenmesi hususları dikkate alınmıştır. Yapılan planlamaya rağmen acil bir durumun veya kazanın ortaya çıkması halinde; hava, toprak ve su kirliliğinin hafifletilmesi can ve mal kaybının önlenmesi amacıyla yapılması gereken faaliyetler planlanarak dokümante edilmiştir. Acil durumlarda ilgili olarak belirlenen faaliyetler ve faaliyetlerin etkinliği periyodik olarak yapılan tatbikatlarla doğrulanır. Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 31/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ Acil durumlarla ilgili olarak gerekli ekipler kurulmuş ve ekiplerin yetki ve sorumlulukları belirlenmiştir. Acil durumlarda gerekli iletişim metotları belirlenmiştir. Fakültemiz bünyesinde ortaya çıkan tüm acil durumlar kayıt altına alınır, sonuçları analiz edilir ve gerekli olduğunda yapılan uygulamalar gözden geçirilerek yapılan plan ve programlar, uygulanan dokümanlar revize edilir. Tüm acil durumlar ve sonuçları YGG toplantıları gündeminde görüşülür. REFERANS DOKÜMANLAR : Acil Durum Hazırlığı Prosedürü ( ÇP.04 ) 8.4 VERİ ANALİZİ Fakültemizde entegre yönetim sisteminin uygunluğunu, etkinliğini göstermek ve sürekli iyileşmeyi değerlendirmek için gerekli veriler belirlenir, toplanır ve analizi yapılır. Veri analizi yapılan ve değerlendirilen konular şunlardır; a) Müşteri memnuniyeti b) Hizmet sözleşmelerine ve gerekliliklerine uygunluk, c) Personel performans değerlendirmeleri, d) Tedarikçiler ile ilgili bilgiler. 8.5 8.5.1 İYİLEŞTİRME SÜREKLİ İYİLEŞTİRME Fakültemiz aşağıdaki kriterleri kullanarak entegre yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirir. - Politika ve hedefler, - Tetkik sonuçlarını, - Veri analizlerini, - Düzeltici ve önleyici faaliyetleri, - Acil durumlar ve kazalar - Yönetimin gözden geçirme toplantı sonuçlarını. Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 32/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ 8.5.2 DÜZELTİCİ FAALİYETLER Düzeltici Faaliyetler: Uygun olmayan malzemenin ve hizmetin yada karşılaşılan uygunsuzluğun tekrarının önlenmesi için yapılan çalışmalardır. Düzeltici faaliyet gerektiren uygunsuzluklar şunlardır: Kontroller sonucu bulunan uygunsuzluklar İç kalite tetkik sonucu bulunan uygunsuzluklar Kaza ve acil durum neticesinde bulunan uygunsuzluklar Müşteri şikâyetleri sonucu ortaya çıkan uygunsuzluklar Önleyici faaliyet önerileri sonucu ortaya çıkan uygunsuzluklar Belgelendirme kuruluşu denetimleri sonucu ortaya çıkan uygunsuzluklar Müşteri anketleri sonucu çıkan uygunsuzluklar Personel anketleri veya bildirimleri sonucu ortaya çıkan uygunsuzluklar Satın alınan malzeme ve ekipmanlar da tespit edilen uygunsuzlukların düzeltici faaliyetlerinin başlatılması ve tekrarının önlenmesi için tedarikçiler uyarılır ve yapılabiliyorsa tedarikçi ile müşterek çalışmalara gidilir. Uygunsuzlukların sebeplerinin araştırılması, potansiyel risklerin ortaya çıkartılması ve gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetlerin başlatılması için hizmet/ürün ve Proses performansının ölçülmesinde ve değerlendirilmesinde istatistik teknikleri kullanılmaktadır . İç tetkiklerde bulunan uygunsuzluklar için düzeltici faaliyet kararı birim sorumluları ve tetkik heyeti tarafından verilir. Düzeltici faaliyetler ilgili birim sorumlusu tarafından başlatılır. Yönetimin karar vermesi gereken düzeltici faaliyetler yönetime iletilir ve yönetimin desteği sağlanır. Müşteri ile yapılan anketler, Yönetim Temsilcisi tarafından ve ilgili birim sorumluları tarafından analiz edilerek yönetime sunulur ve gerekli olan düzeltici ve önleyici faaliyetlerin kararı alınır. Belgelendirme kuruluşu tetkikleri sonucu ortaya çıkan uygunsuzluklar için Kalite Sistemleri Sorumlusu koordinasyonu ile ilgili birimler çalışmalarına başlar. REFERANS DOKÜMANLAR : Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü (P-05) Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 33/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ 8.5.3 ÖNLEYİCİ FAALİYETLER Önleyici Faaliyet: Uygunsuzlukların ortaya çıkmadan önce önlem alınması ve karşılaşılabilecek uygunsuzlukların potansiyel sebeplerinin bulunarak tekrarlanmaması için yapılan çalışmalardır. Önleyici faaliyet gerektiren uygunsuzluklar şunlardır: Potansiyel uygunsuzluklar Kaza ve acil durumların önlenmesi ve oluşma risklerinin azaltılması Kaynak planlaması gerektiren uygunsuzluklar Belgelendirme kuruluşu denetimleri sonucu ortaya çıkan uygunsuzluklar Burada amaç uygunsuzlukların analiz edilmesi, değerlendirilmesi, sebeplerinin ortaya çıkarılması, dönemler halinde raporlar oluşturulması ve gerekli birimlere sunularak ve sözlü yada yazılı uyarılarda bulunularak tekrar olmasının önüne geçilmesi sağlanmaktadır. İlgili birimlerin, uygunsuzluğun ortaya çıkmadan gerekli önlemlerini almasını sağlamaktır. REFERANS DOKÜMANLAR : Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü (P-05) REVİZYON BİLGİLERİ Rev. No Rev. Tarihi 00 05.01.2015 Revizyon Açıklaması İlk Yayın. Hazırlayan Yönetim Temsilcisi Onaylayan Dekan/Baş Hekim ENTEGRE EL KİTABI (ISO 9001-ISO 14001-OHSAS 18001-ISO 10002 YÖNETİM SİSTEMLERİ) Doküman No Yayın Tarihi Rev.No: Rev.Tarihi: EEK.01 05.01.2015 00 - Sayfa No: 34/34 TS EN ISO 9001:2008 – TS EN ISO 14001:2004 – OHSAS 18001:2007 – TS ISO 10002:2004 YÖNETİM SİSTEMLERİ PROSES ETKİLEŞİM TABLOSU KYS’nin KURULMASI, UYGULANMASI FAKÜLTE POLİTİKASI ve HEDEFLER YGG GEÇİRME GİRDİLERİ YGG FAALİYETİ KYS İYİLEŞTİRME KARARLARI YÖNETİM SORUMLULUĞU SÜREKLİ İYİLEŞMENİN SAĞLANMASI YASAL MEVZUAT /STANDARTLAR/ YÖNETMELİKLER KAYNAK YÖNETİMİ BAKIM FAALİYETLERİ İHALE PROSESİ ÜRÜN/HİZMET GERÇEKLEŞTİRME KALİTE POLİTİKASI ve HEDEFLER SÖZLEŞME GİRDİ MALZEMELERİN KONTROLÜ EĞİTİM PROSESİ PLANLAMA FAALİYETİ SATINALMA PROSESİ FAKÜLTE FAALİYETLERİ PROSESİ DEPOLAMA ve MUHAFAZA UYGUNSUZLUKLARIN KONTROLÜ ÖLÇME/ANALİZ ve İYİLEŞTİRME VERİ ANALİZİ KONTROL FAALİYETLERİ MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ/ ŞİKAYETLERİN-ÖNERİLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ İÇ TETKİK FAALİYETLERİ DÜZELTİCİ/ÖNLEYİCİ FAALİYETLERLE İYİLEŞTİRMELER MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ PROSESİ Hazırlayan Yönetim Temsilcisi İYİLEŞTİRME FAALİYETLERİ Onaylayan Dekan/Baş Hekim
