Slayt 1
advertisement
Örgütsel iletişim, bireye ve örgüte bilgi sağlamak, bireyleri motive etmek, bireysel ve örgütsel çabaları kontrol ve koordine etmek gibi işlevleri üstlenerek; örgüt üyeleri ve yöneticileri arasında ortak bir anlayışın oluşmasına zemin hazırlayarak örgütsel amaçlara ulaşma konusunda işbirliği rolünü üstlenmektedir. Günümüzün belirsiz ve rekabetçi ortamında örgütler sadece örgüt içi işbirliği ve ortak görüş sağlama çabasında değildirler. Ayrıca çevreden aldıkları bilgilerle dış çevre şartlarına uyum sağlayabilme çabası içerisindedirler. İletişimin temel işlevinin de uyumlaştırma ve eş güdüm olduğu düşünülürse, gerek örgüt içi uyum, ortak görüş ve koordinasyon sağlamaya, gerekse de örgüt dışı adaptasyon ve bilgi giriş-çıkışına yönelik faaliyetlerdeki başarı etkin bir örgütsel iletişimde saklıdır. Bu bağlamda örgütlerde iletişimin öneminin giderek arttığı söylenebilir. iletişim sorunu kaçınılmaz bir olgu olarak varlığını hissettirmektedir. Önemli olan bunların farkına varabilmek ve gerekli tedbirleri almaktır. Farkına varılan sorunların tekrarlanma olasılığı düşüktür. Bu bağlamda araştırma yapılan örgütlerde sorunlarla ilgili olarak ortak bir düşüncenin hâkim olduğu görülmektedir. Bu sorunların ortadan kaldırılabilmesi için de yine ortak bir kanaatin oluşması gerekmektedir. Ayrıca yönetim ve iş yoğunluğundan kaynaklanan sorunlarla ilgili olarak da tedbirler rahatlıkla alınabilir. Örgütsel iletişim; içinde bilginin hareket ettiği ve örgütçe değişildiği bir süreçtir. Bilgi resmi olmayan ve resmi yapılarda akar ve yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya ve yatay olarak hareket eder[5]. Örgütsel amaçlara ulaşabilmek için; nelerin, ne zaman, nasıl ve kimler tarafından yapılacağının çok iyi bilinmesi gerekir. İşte örgütsel iletişim süreci örgütsel faaliyetlerin devamında gerekli bilgi akışını sağlar. Örgütlerde etkin bir yönetim iyi bir iletişim sürecine dayanmaktadır.Yönetim fonksiyonları ile ilgili kararları oluşturan fikirler çeşitli biçimlerde gönderici ve alıcının karşılıklı duygu ve jestlerini de içererek iletilmektedir. Kısaca denilebilir ki; iletişim örgütsel faaliyetin temelini oluşturmaktadı Örgütsel iletişim, örgütün işleyişini sağlamak ve örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için gerek örgütü meydana getiren çeşitli bölüm ve öğeler, gerekse örgüt ile çevresi arasında girişilen sürekli bilgi ve düşünce alış-verişi ya da bölümler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına olanak sağlayan toplumsal bir süreçtir[7]. Örgütlerin amaçlarına ulaşabilmeleri bu sürece bağlıdır. Bu nedenle örgütsel iletişimin, yönetimin temel fonksiyonlarından biri olduğu söylenebilir. Örgütlerin belirlenen amaçlara ulaşabilmeleri için, örgüt unsurlarının bu amaç doğrultusunda bir araya gelmesi gerekmektedir ki; bu faaliyetler dizisi, yönetimin örgütleme fonksiyonu ile olur. Örgütsel iletişimin amacı, örgütün çeşitli departmanlarında görev yapan çalışanlar arasında etkileşimi sağlayarak örgüt amaçlarının ve politikalarının tüm çalışanlar tarafından benimsenmesini sağlamak, çalışana önemsendiği duygusunu vermek ve bu bağlamda personelin iş doyumunu arttırmak, o örgütün işleyişini sürdürmek ve örgütü başarıyla hedeflerine ulaştırmaktır. Örgüt içinde kurulan sağlıklı bir iletişim, o örgütün veya şirketin verimliliğini ve başarısını arttırır. Ayrıca, örgüt içinde kurulan samimi ve etkili iletişim stili çalışanların örgütün amaçlarını ve kurallarını da benimseyerek, o örgütle bütünleşmesini sağlar. Böylece bu ortam içinde çalışan kişinin işe bağlılığı artar ve iş verimliliğinin önemli ölçüde yükselmesiyle işçi, örgüt başarısının artmasına da önemli katkılarda bulunur. Etkili bir örgütsel iletişim, örgütteki iletişim kanallarının herkes için açık ve anlaşılır olmasıyla ilgilidir. Ayrıca örgüt içi iletişimin etkin ve başarılı olması için yöneticilerin de çalışanlarla etkileşime istekli olması gerekir. Örgüt içi iletişimin etkin olabilmesi için o örgütün, tüm çalışanlarıyla eşit bir biçimde etkileşime girdiğine inandırması gerekir.Yönetici tüm çalışanlarla aynı derecede etkileşmeli, onlarla iletişim kurmaya istekli ve girişken olmalı, üstler astların sorunlarını ve önerilerini dinlemeli ve problemleri çözmede istekli olduğunu çalışanlara göstermelidi Örgütsel iletişimle ilgili yaptığımız tanımlar ve açıklamalar incelendiğinde şu sonuçlara varmak mümkündür. • Örgütsel iletişim insanların bir araya gelmesii sağlayan bir güçtür. Örneğin, bir işletme kuracak kimsenin, kuracağı işletmeyle ilgili düşüncelerine ortak olabilecek ya da katılabilecek kişileri bulması gerekir. Bu da etkin bir iletişim gücü gerektirmektedir. • Örgütsel iletişim ortak bir amaç çevresinde bir araya gelen insanların işbirliğini ve uyumunu sağlayan bağlayıcı bir süreçtir. • Örgütsel iletişim, örgütün çevresiyle olması gereken uyumu sağlayan bir süreçtir. • Örgütsel iletişim; yönetim tarafından belirlenen bir işleyiş olduğu gibi, örgütteki insanların sosyal ve psikolojik gereksinimlerine bağlı olarak ortaya çıkan, programlanmamış iletişim paylaşımlarının yer aldığı doğal bir görünümü de yansıtmaktadır. Örgütler iletişim olmaksızın varlıklarını sürdüremezler. Eğer iletişim olmazsa çalışanlar birlikte çalıştıkları kişilerin ne yaptıklarını bilemezler, yöneticiler gerekli bilgileri alamazlar, şefler talimatları veremezler. İşin koordinasyonu mümkün olmaz ve iletişim yoksunluğundan örgüt yıkılır gider. İşbirliği imkansız hale gelir, çünkü insanlar ihtiyaçları ve duyguları ile ilgili diğer kişilerle iletişemezler. İletişimin örgütü herhangi bir yolla etkilediğini rahatlıkla söyleyebiliriz. İletişim, örgütün hedeflerine ulaşabilmesi için yönetimin temel fonksiyonlarının başarılmasına yardımcı olur iletişim örgütlerin etkinliği üzerinde rol oynayan önemli süreçlerden biridir. İletişim, yöneticinin iş yaptırmak için kullandığı temel araçtır.Yönetici ne istediğini, ne zaman istediğini ve nasıl istediğini iletişim süreciyle çalışanlara aktarabilmektedir. O halde iletişim örgüt uygulamaları için gereklidir. İletişim sayesinde örgütsel faaliyetler çalışana tam aktarılarak, hedeflere ulaşabilir. Örgütsel unsurlar arasındaki yüksek dayanışma ve koordinasyon, personel arasındaki uyum ve iyi ilişkilere temel oluşturan iletişime bağlıdır. Bu uyum ve ilişkileri yani etkin iletişimi sağlamak hem örgütsel etkinliği artıracak hem de üretim veya hizmet sunum sürecini oluşturan elemanlar arasında güçlü bir bağ oluşturacaktır[10]. Örgüt yöneticisi başkalarına iş yaptırmak suretiyle amaca ulaşmaya çalışan kişi olduğuna göre, onun başarısı ve içinde faaliyet gösterdiği örgütün etkinliği üzerinde rol oynayan en önemli etkenlerden biri iletişim sürecidir[11]. Tüm yönetim fonksiyonları için olduğu gibi, koordinasyon fonksiyonunun da yerine getirebilmesinde iletişim büyük bir öneme sahiptir. Çünkü iletişim koordinasyonu kolaylaştırır. İletişim örgütün işlemesini sağlayan bir sistemdir. Çeşitli örgüt kademeleri arasında mesajların yeterince iletilememesi sonucunda koordinasyonun bozulması kaçınılmazdır Örgütlerde etkin iletişim iki nedenden dolayı önemlidir; bunlardan ilki iletişim sayesinde yönetimin planlama, örgütleme, yönlendirme ve kontrol fonksiyonları başarıyla yerine getirilir; ikincisi, iletişim yöneticilerin koordinasyon için zamanlarının büyük bir bölümünü ayırdıkları bir yönetsel aktivitedir[13]. Gerçekten de, iş hayatında çeşitli kademelerdeki yöneticiler arasında yapılan bir araştırma, yöneticilerin zamanlarının %75 ile %95’ini iletişime ayırdıkları belirlenmiştir[14]. Kısaca ifade etmek gerekirse örgütlerde tüm yönetim fonksiyonlarının yerine getirilmesi iyi bir iletişim sisteminin varlığına bağlıdır. İyi bir iletişim sistemi olmayan örgütlerde planlamanın yapılması, faaliyetlerin yürütülmesi, gerekli koordinasyonun sağlanması mümkün değildir. İletişim sistemi olmayan bir örgüt kan dolaşımı bulunmayan bir insana benzer. Gerekli bilgilerin, gereken zamanda, gerekli kişiye taşınması ancak, örgütlerin adeta dolaşım sistemi olan iletişim sistemiyle mümkün olabilir. Başta da ifade ettiğimiz gibi iyi bir iletişim sistemi olmayan örgütler yıkılır ve yok olur giderler. Örgütsel iletişimin diğer bazı fonksiyonlarını da şu şekilde özetleyebiliriz[16]. • Örgütün politika ve kararları ile yıllık bütçe, gelirler, faaliyet ve projeler, örgütsel birleşmeler gibi konuların çalışanlarca bilinmesini sağlamak, • Örgütün yeni yönetim anlayışı ile kullanılacak yeni teknolojilere ilişkin çalışanları bilgilendirerek uyumlarını sağlamak, • Çalışanları ilgilendiren ve onların motivasyonunu arttıracak konularda bilgilendirilmelerini sağlamak, • Örgüt içi yayınlarla, çalışanları örgütle ilgili bilgilendirmek ve böylece örgütte bir aile ortamının oluşmasını sağlamak, • Örgüte ilişkin bilgileri arttırılmış çalışanlarla örgütün dışarıda daha iyi tanınmasını sağlamak, • Örgütün faaliyet alanına ilişkin her türlü mevzuatı örgüt üyelerine duyurarak olası hataları engellemek. örgütsel iletişimin faydalari *örgütlerde belirli yönetim işlevleri bulunur ve bunlar sayesinde örgüt amaçlarına ulaşmaya çalışır. iletişim bir yönetim işlevi olarak birimler arası eşgüdümü sağlar. tüm yönetim kuramları iletişimi içerir. *yöneticilerin temel işlevlerinden biri örgütün temel amaçlarına uygun çalışmak ve bunu için de bireyler arası iletişimi sağlamaktır. tüm başarı iletişimle yakından ilgilidir. iletişim olmadan başarı imkansızdır. kaynak kıt olsun, pazar küçük olsun çözümü bulunur ama iletişim yoksa iş yapılamaz, yapılsa bile hatalı olur. *yeni işe girenlere gerekli bilgilerin iletilmesi, işletme kültürünün tanıtılması, elemanın şirket politikalarını değerlerini öğrenmesi iletişim sayesinde olur. ilk doğrudan iletişim de budur. işe girene oryantasyon, eğitim, bilgi kazandırma gerektirir. eğitim ve iletişim birimleri biraraya gelir ve eşgüdümle bu eğitim faaliyetini organize eder. *örgütte çalışanların iletişimle ilgili kalitesi örgütün kalitesi ile orantılıdır. *insan katılımcı olmak ister ve kendisiyle ilgili kararlara katıldıkça daha kolay sahiplenir ve ılımlı yaklaşır. karar ne kadar yukardan inmeyse kabul görmesi o kadar zor olur. *örgütsel iletişim bir örgütüm içindeki bilgilerin sistematik paylaşımını sağlar. bu paylaşım örgütteki insanlara bir yön-yol duygusu kazandırır. örgüte ilk girince örgütün bilgi akışını iletişim düzenini öğrenmek gerekir. önce formal iletişim öğrenilmeli çünkü burada yapılan hatalar daha zor affedilir. bu sistematik yapı örgüt hakkında sistemli bilgi edinme imkanı sunar. *yeni işe gelenlerin örgütle tanıştırılması dedikodu mekanizmasını engeller ve bir çok olası çatışmanın oluşmasını önler. örgütsel iletişim yeni gelenin meraklarını ve yeni gelenle ilgili merakları bir sistematik içinde gidermekten sorumludur. *birimler ve bireyler arası kurulacak olan ilişkiler eşgüdümü kolaylaştırır. her türlü iletişim çabasının başarısı insanların birbiriyle kurduğu çok yönlü ilişkilere bağlıdır. yönetim biçimsel olmayan iletişim kanallarını da göz önünde bulundurmalıdır. *örgüt içi iletişim yapısı (ileti akışı ve yönü) ve çalışanları örgüte özendirme, iletişime katılmaya özendirme örgüt kültürünün önemli bir bölümünü oluşturur. örgüttekiler genellikle kısıtlayıcı değil katılımcı örgüt iletişimi isterler. *örgütteki insanlar paylaşıma girmeden ve ortak iş yapmadan ortak bir kültür oluşturamazlar kurum kültürü yoksa iletişim sistemi de temellendirilemez. her kurumun bir kültürü vardır ancak ortaklaştırılma düzeylerinde farklılıklar bulunur. önemli olan bunun ortak kültür haline getirilebilmesidir. örgütsel iletişimin amaçlari - yararlari 1.örgütün hedeflerinin ve politikalarının tüm elemanlarca bilinmesini sağlamak. 2.iş ve eylemlere ilişkin bilgi vererek eğitime katkıda bulunmak. 3.örgütün yaşadığı sorunlar konusunda bilgilendirme yapmak ve bunların toplumsal ve ekonomik bağlantılarıyla ilgili insanları aydınlatmak. 4.örgüt içinde çatışmaya duyarlı konular hakkında bilgi vermek. örgütler birer sistem olarak en zayıf halkası kadar güçlüdür. 5.örgütteki her kişiye örgütün bütününü temsil ettiği bilincini kazandırmak. 6.yenilik ve yaratıcılığı özendirerek üyelerin yaptıkları işleri geliştirmelerini ya da geri bildirim vermelerini sağlamak. 7.örgütsel yaşama katılım düzeyini yükseltmek. 8.örgütün etkinlikleri, önemli olaylar, alınan kararlar ve elde edilen başarılar konusunda bilgiler vermek. sistemli ve düzenli aralıklarla bu çalışmaları yapmak. katılımcılığı sağlamak. 9.astlar ve üstler arasında (dikey) / eşitler arasında (yatay) çift yönlü iletişimi güçlendirmek. 10.üyeler ve çalışanlara örgütü temsil ettikleri düşüncesini kazandırmak. hem iş sırasında hem de iş dışında bu bilinci yerleştirmek. 11.işte yükselme olanakları, çeşitli birim/kişilerle ilgili gelişmeler, geleceğe ilişkin beklentiler konusunda insanları aydınlatmak. 12.her türlü iletişim etkinliği aracılığıyla, örgüt kültürü, iklimi ve kimliği yaratmak ya da yaratılmış olanı sürdürmek. Örgütsel İletişimi Geliştirme Yolları İletişim, insanların toplu halde yaşamaya başlamalarından itibaren toplumsal etkileşimlerde rol oynayan sembolik mesajların karşılıklı ulaştırılmasıyla, bazı anlamları aralarında paylaşmaları sürecidir. Söz konusu süreç kişiler arası ilişkinin her türünü, örgütleri ve toplumları yaratıp bir arada tutan bir harç işlevi görmektedir Örgütteki bireyler ve gruplar arasında olması gereken uygun etkileşimi sağlayan öğe ise örgütsel iletişimdir . Örgütsel iletişim bir örgütün varlığını sürdürmesinde merkezi bir konuma sahiptir ve tüm örgütsel süreçlerde ö nemli bir rol oynamaktadır. Örgütsel iletişim olmadan herhangi bir örgütsel eylemin ya da yönetim sürecinin başarılması imkânsızdır. İletişimin yeterli olduğu bir örgütte, örgütün amaçlarının doğru olarak anlaşılmış ve kavranılmış olması, örgüt üyelerinin bu ortak amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda işbirliği içinde eşgüdümlü olarak davranma eğilimi içinde olmaları beklenilmektedir. Örgütsel iletişim, örgütsel yapı bütününde en fazla tartışılan dinamik olarak göze çarpmakta ; ancak çok sınırlı düzeyde “net” bir şekilde anlaşılabilmektedir. Pratikte, etkin bir iletişim, örgütün amaçlarının ve temel hedeflerinin paylaşılması ile sağlanırken,çoğunlukla bu noktada başarısız kalınmaktadır. Örgütsel iletişim, örgütün işleyişini ve amaçlarını gerçekleştirmek için örgütü oluşturan çeşitli bölümler arasında ve örgüt ile çevresi arasında devamlı bilgi ve düşünce alışverişi sağlayan toplumsal bir süreçtir. Örgütsel iletişim, örgüt içindeki çalışanlar, yöneticiler ve ortaklar arasında yer alabilecek örgüt içi iletişim şeklinde olabileceği gibi, örgütün ortakları, müşterileri, tedarikçileri devlet kuruluşları, sendikalar ve diğer kurumlarla örgüt dışında da gerçekleşebilmektedir. Diğer bir ifade ile örgütsel haberleşme hem örgüt içi hem de örgütün dış çevresiyle olabilmektedir. Örgütsel iletişimde etkin olabilmek için günümüzde örgütler çeşitli iletişim teknolojileri kullanmaktadırlar. Bu kullanılan iletişim teknolojileri oldukça farklı yollarla gelişmelerini sürdürmüşlerdir. Ancak asıl gelişim bilgisayar teknolojisinin hayatımıza girmesiyle ortaya çıkmıştır. Günümüzde teknik açıdan iletişim ve bilgisayar teknolojileri birbirleri ile etkileşim içindedirler. Nitekim şirketler çağa ayak uydurmak için her geçen gün teknolojideki değişimleri takip ederek buna ayak uydurmak için şirket içi değişiklikler yapmaktadırlar. Buna örnek olarak Türkiye’de 1994 sonrası bankalarda bilgisayar teknolojisinin yaygınlaşması örnek gösterilebilir.
