5. Halkla İlişkilerde Etkin İletişim Rolü


Halkla ilişkiler olgusunun temelinde
iletişim vardır. Etkili bir halkla ilişkiler
politikasının uygulanması büyük ölçüde
ikili yönlü işleyen açık iletişim kanallarının
varlığına bağlıdır.

Halkla ilişkilerde iletişim daha çok kurum
ile toplum arasında tanıma ve tanıtım
sürecinin gerçekleşmesidir.
İletişim Kavramı

Dar anlamda iletişim, bir kişi veya
gruptan diğerine ya da diğerlerine çoğu
zaman semboller aracılığı ile bilgi,
düşünce, tutum veya duygu aktarma
olarak tanımlanabilir.

Dar anlamda iletişim, bir kişi veya
gruptan diğerine ya da diğerlerine çoğu
zaman semboller aracılığı ile bilgi,
düşünce, tutum veya duygu aktarma
olarak tanımlanabilir.
İletişim Süreci
İletişim olgusu en az iki kişiyi gerekli kılar.
 Bunlardan birisi mesajı gönderen verici
(kaynak) rolü oynar.

Diğeri mesajı çözümleyip algılayan alıcı
(hedef) rolündedir.
 İki kişi arasında oluşan bu süreçte; verici,
mesaj, kanal, alıcı ve geri bildirim olmak
üzere beş temel öğe vardır.

İletişim sürecinin işleyişi;
Kaynak:
İletişim başlatıcısıdır. Göndericinin saygınlığı
ve güvenirliği yüksek ise bu kaynaktan gelen
iletişim daha kolay kabul edilmektedir.
Mesaj:
Düşünce, duygu ve bilginin kaynak
tarafından kodlanmış biçimi olarak
tanımlanan mesaj bir şeyi aktarmayı,
iletmeyi isteyen kaynağın ürettiği sözel,
görsel ve işitsel simgelerden oluşmuş somut
bir üründür.

Burada mesajın dili alıcı tarafından
zorlanmaksızın anlaşılabilir, açık, net ve
kesin bir nitelik taşıması gerekir.

Bu nedenle mesajı hazırlayan verici, zeka
ve kültür gibi özelliklerine özen
göstermelidir.
Kanal:
Mesajın alıcıya iletildiği yol ya da araçlardır.
Bunlar yazılı, sözlü, sözsüz veya görsel –
işitsel araçlar olabilir.

Bu araçlardan hangisinin seçilmesi
gerektiği iletişimin etkinliğin de önemli bir
rol oynar, aynı anda birkaç duyu organını
etkileyen kanalın daha uygun olduğu
söylenebilir.

Ancak iletişim kanalında fiziksel ve
psikolojik parazitler olmamasına ya da
varsa bunların giderilmesine dikkat
edilmelidir.
Alıcı:
İletişim sürecinin son aşaması alıcıdır. Bir
kişi ya da grup olabilir. Alıcı gelen mesajı
kendi anlayış yeteneğine biraz da çıkarlarına
uygun biçimde değerlendirir.

Alıcının başarı şansı önyargılardan uzak ve
objektif biçimde mesajı değerlendirmesine
bağlıdır.

Ayrıca iyi bir dinleyici olmalıdır.
Geri Bildirim:
İletişimin tamamlanması için mesajın
kaynağına dönüşü gerekir.
Burada, dikkati çeken en önemli nokta
rollerin değiştiğidir.

Bu kez alıcı verici durumuna dönüşürken,
verici de alıcı rolünü oynamaktadır.

Geri bildirim (feed-back) olarak nitelenen
bu ikinci aşama da, birinci aşama da
görülen tüm güçlüklerin ortaya
çıkabileceğini unutmamak gerekir.

İletişimi iki yönlü kılan bu geri bildirim
sisteminin uygulanması ile ortaya çıkan
yararlar üç nokta da toplanır:
Gönderilen mesajın özünü yitirmeksizin
aynen iletilmesi sağlanır.
 Organizasyon içinde etkin bir denetim
işlevi yerine getirilir. Örneğin, raporlama
sistemi feed-back’ın bir sonucudur.


Ayrıca, kişiler arasın da bir diyalog
kurulmuş olur. Özellikle dikey kanalların
iki yönlü kullanılışı, yönetici-iş gören
yakınlaşmasına yol açar.
Etkin İletişim ve Halkla
İlişkiler

İşitmeler, toplumun ekonomik, sosyal ve
kültürel yapısından soyutlanmayacak
ünitelerdir.

Sürekli olarak değişen ve gelişen bir çevre
içinde yer alan işletme, yaşamını
amaçlarına dönük biçimde sürdürebilmek
için yeni koşullara uymak ve toplumsal
ilişkiler kurmak zorundadır.
Bu nedenle, sadece içyapıyı oluşturan
iletişim sistemini kurmak ve işletmek
yeterli değildir.

Çağın gerçeklerine uygun olarak işletme
dışı ilişkilerin de belirli bir düzen içine
sokulması bugün artık modern nitelik
taşıyan her işletmenin en önemli sorunları
arasına girmiştir.
İşte bir işletmenin çevresiyle kurmuş
olduğu bu tür ilişkilerin tümü halkla
ilişkilerden başka bir şey değildir.

İşletme bu iletişim sürecini kullanarak
toplumun yapısını, özelliklerini,
özlemlerini tanımak ve kendi varlığını,
amaçlarını, yaptıklarını ve yapmak
istediklerini halka tanıtmak ister.

İşletme bu iletişimi gerçekleştirirken bir
reklam amacı gütmez ama toplum içinde
iyi tanınmış, saygınlık toplamış bir kuruluş
olarak, kendisini daha az tanıtan diğer
işletmelere göre, ürettiği malı daha çok
satabilme olanağına sahip olacaktır.
Halka bilgi aktarma süreci genellikle
mesajlar şeklinde olur. Mesajlar ise
toplum üzerinde etkili ve kalıcı bir
düzeyde hazırlanmalıdır.
Mesajların taşıması gereken özellikler
şöyle sıralanabilir:

Mesajın iletileceği hedef kitlenin özelliği
verici tarafından çok iyi bilinmelidir.

Mesaj gönderen kişinin geri bildirimi
sağlamak için özel çaba harcaması gerekir.

Geri bildirim istemiyorsa en iyi yöntem
mesajı daha açık biçime dönüştürerek
tekrarlamak.

Mesajı gönderen ve alan kişinin iyi bir
dinleyici olması gerekir.
Dinlemek iletişim ve halkla ilişkilerin altın
kuralıdır.
Doğal İletişim ve Halkla
İletişim

Toplum içinde bireyler tüm örgütlerin
kendi ihtiyaç ya da çıkarları için ne gibi
çaba gösterdiklerini sürekli olarak öğrenip
bilmek isterler.

Eğer bir örgüt, halkın bu öğrenme
ihtiyacını karşılamaz, yaptıklarında, amaç
ve politikalarından kamuoyunu bilgisiz
bırakırsa halk onun yapmadığını kendisi
yapar,
Ancak bunu yaparken de genellikle
gerçeği yansıtmayan söylenti, dedikodu
gibi biçimsel olmayan iletişim araçlarından
sağladığı kulaktan dolma bilgileri kullanır.

Kuşkusuz çoğu kez, böyle bir ortam
kamuoyunda işletme veya örgütle ilgili
gerçek dışı, yanlış kanıların doğmasına yol
açar.

Bu bakımdan işletmenin kendi kamuoyunu
oluşturan çevrelerin bilgi ihtiyacını
karşılaması gerekir.

Söz gelimi, işletmenin iş görenleri,
örgütün ilerlemesi veya kendi işlerini
etkileyen değişiklikler hakkın da bilgi
edinmek ister, ortaklar ise şirketlerin
finans durumu ve gelişmesi ile yakından
ilgilenirler.