düzeltici/önleyici faaliyet istek formu
advertisement
İL AMBULANS SERVİSİ BAŞHEKİMLİĞİ İLAÇ YÖNETİMİ TALİMATI DOK. KOD: AĞRI112 –YÖN-TL-01 YAY. TRH:31.03.2014 REV. TRH: REV. NO: 0 SAYFA NO: 1/4 1. AMAÇ: Acil Yardım İstasyonlarında kullanılan İlaç ve Sarf malzemelerin talebi, depolanması, kullanımı ile stok seviyelerindeki standardizasyonun sağlanması ve olası aksaklıkların önlenmesi amaçlanmaktadır. 2. KAPSAM: İl Ambulans Servisi AYİ ve Ayniyat Birimini kapsar. 3. KISALTMALAR: AYİ: Acil Yardım İstasyonu 4. TANIMLAR: MİNİMUM STOK SEVİYESİ: Ana depo ve istasyon depolarında bulundurulması gereken ve yönetmelikle tanımlanan asgari ilaç ve malzeme miktarıdır. KRİTİK STOK SEVİYESİ: Depo ve istasyon depoları için ilaç ve malzeme temin sürecinin başlatılması gereken miktardır. MAKSİMUM STOK MİKTARI: Ana depo ve istasyon depolarında bulundurulabilecek en fazla malzeme ve ilaç miktarıdır. KONTROLE TABİ İLAÇ: Yeşil ve kırmızı reçeteye tabi olan ilaçlardır. 5. SORUMLULUK: Ayniyat Birimi Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri, İstasyon Sorumluları ve İstasyon İlaç Depo Sorumluları, Tüm İstasyon, Kalite Yönetim Birimi ve Ayniyat Birimi sorumludur. 6. FAALİYET AKIŞI: 6.1. İLAÇ VE MALZEMELERİN TEMİNİ: Minimum stok seviyesi Nöbet Devir Teslim Defteri ile İlaç ve Malzeme Stok Programında tanımlanmıştır. İstasyonların maksimum stok seviyesi olan miktardaki ilaç ve malzeme; merkeze uzaklık, vaka sayıları göz önüne alınarak ortalama 3 (üç) aylık tüketim miktarı göz önüne alınarak istasyonda bulundurulabilir. İstasyon kritik seviyesi bir istasyonun bir ayda kullandığı malzeme ve ilaç miktarının ½ oranı olup stoklar kritik seviyenin altına düşmeden alım için talep yapılır. Malzeme talepleri istasyon malzeme sorumlusu tarafından Taşınır İstek Belgesi ile Ayniyat Birimine yapılır. Ayniyat Birimi istasyon ve kendi stoklarını değerlendirerek asgari bir ayda sarf edilen miktar kadar istasyona ilaç ve malzeme çıkışı yapar. Malzeme çıkışına ait Taşınır İşlem Fişi ve Taşınır İstek Belgesi doldurularak karşılıklı imzalanır ve malzemeler teslim edilir. Düzenlenen belgelerin birer nüshası Ayniyat Birimi ve istasyonların ilgili dosyalarında saklanır. 6.2. İLAÇ VE MALZEMENİN SAKLAMA KOŞULLARI: İlaçlar istasyondaki dolapta ve ambulansta olmak üzere iki bölümde depolanır. Depolarda ve ambulanslarda malzemelerin yerleşim yerlerini gösteren yerleşim planları bulunmalıdır. İL AMBULANS SERVİSİ BAŞHEKİMLİĞİ İLAÇ YÖNETİMİ TALİMATI DOK. KOD: AĞRI112 –YÖN-TL-01 6.3. YAY. TRH:31.03.2014 REV. TRH: REV. NO: 0 SAYFA NO: 2/4 Depolarda hemzemin yerleştirilme yapılmamalıdır. İstifleme tavandan en az 40 cm aşağıda olmalıdır. İlaç ve malzemenin saklandığı depolama alanlarının ısı ve nem takipleri günde 2 defa yapılarak, Isı-Nem çizelgesi formu ile kayıt altına alınır. Isı nem aralıklarında uygunsuzluk olması halinde düzeltici faaliyet başlatılır. 3 gün üst üste uygunsuzluk devam etmesi halinde mevcut durum bir tutanak ile (uygunsuzluğu gösterir ısı-nem çizelgesi de tutanağa iliştirilerek) Üst Yönetime bildirilir. Malzemenin cinsine uygun yerleştirme yapılır. İsim benzerliği veya ambalaj benzerliği olan ilaçlar ile aynı ilacın farklı dozları, ilaç hataları ve istenmeyen olayların önlenmesi için ayrı ayrı depolanır. İlaçların son kullanma tarihleri ile ambulansta ve istasyon dolabındaki stok miktarları her gün ilgili çalışanlar tarafından kontrol edilir. Miadı yaklaşan ilaçlar öncelikle kullanılır. Ambulansta yer alan ilaç ve tıbbi malzemeler miatlarının dolmasına 3 ay kala ambalaj bütünlüğü bozulmamış ise İlaç-Medikal Malzeme İade Formu doldurularak Ayniyat Birimine teslim edilir. Miadı dolan ve ambalaj bütünlüğü bozulmuş ilaç ve tıbbi sarf malzemeler ise (Kontrole tabi ilaçlar hariç) “İlaçMedikal Malzeme Zayi Formu” düzenlenerek imha (kullanılamayacak hale getirerek) edilir. İmha işleminden sonra tıbbi atık poşetine konularak tıbbi atığa atılır. Düzenlenen form, istasyonun ilgili dosyasında saklanır. Tüketilen ilaç ve sarf malzemeler ilgili evraklara (Hasta Kayıt Formu, İlaçMedikal Malzeme Zayi Formu, İlaç-Medikal Malzeme İade Formu, Kontrole Tabi İlaç Formu) işlenerek stoklardan düşülür. YEŞİL VE KIRMIZI REÇETEYE TABİ İLAÇLARIN YÖNETİMİ: Kontrole tabi ilaçların talepleri istasyon malzeme sorumlusu tarafından Taşınır İstek Belgesi ile Ayniyat Birimine yapılır. Ayniyat Birimi istasyon ve kendi stoklarını değerlendirerek kritik stok miktarı kadar kontrole tabii ilaç çıkışı yapar. Çıkışa ait Taşınır İşlem Fişi ve Taşınır İstek Belgesi doldurularak karşılıklı imzalanır ve ilaçlar teslim edilir. Düzenlenen belgelerin birer nüshası Ayniyat Birimi ve istasyonların ilgili dosyalarında saklanır Kontrole tabi ilaçlar istasyonlarda kilit altında bulundurulmalıdır. Her nöbet tesliminde, İstasyon Kontrole Tabi İlaç Devir Teslim Formu mevcut miktar ve kullanılan miktar belirtilerek doldurulur ve imza karşılığı nöbete gelen ekip sorumlusuna teslim edilir. Ekip sorumlusunun bulunmadığı durumlarda nöbeti devralan sağlık personeline imza karşılığı devredilir. İL AMBULANS SERVİSİ BAŞHEKİMLİĞİ İLAÇ YÖNETİMİ TALİMATI DOK. KOD: AĞRI112 –YÖN-TL-01 YAY. TRH:31.03.2014 REV. TRH: REV. NO: 0 SAYFA NO: 3/4 Narkotik ilaçların hangi hastaya kim tarafından ne kadar kullanıldığı Kontrole Tabi İlaç Kullanım/İmha Formu ile kayıt altına alınarak İstasyon Kontrole Tabi İlaç Devir Teslim Formunun arkasına zımbalanarak saklanır. İstasyon Kontrole Tabi İlaç Devir Teslim Formları istasyonlarda aylık olarak doldurulup, istasyonda 5 yıl süre ile saklanmalıdır. Narkotik ilaçların kullanımı sırasında doz artması halinde ampulün içinde kalan miktarın en az 2 sağlık personelinin şahitliğinde lavaboya dökülerek imha edilmesi gerekmektedir. İmha işlemi sonrasında, hasta için düzenlenmiş olan Kontrole Tabi İlaç Kullanım/İmha Formu’nun Açıklama/İmha bölümüne yazılarak en az 2 (iki) sağlık personelinin imzası ile kayıt altına alınmış olunur. Narkotik ilaçların miatlarının dolmasına 3 ay kala İlaç-Medikal Malzeme İade Formu doldurularak Ayniyat Birimine teslim edilir. Narkotik ilaçların düşmesi, kırılması gibi zayi durumlarında ise İlaç-Medikal Malzeme Zayi Formu doldurularak kayıt altına alınır. 6.4. İLAÇ HATALARI VE İSTENMEYEN REAKSİYON GELİŞTİĞİNDE: İlaç hatası durumunda veya ilaçla ilgili istenmeyen reaksiyonlar, ilaç uygulamalarında meydana gelecek hata kaynakları (sözel order hataları, uygulama hataları gibi) Güvenlik Raporlama Sistemi Bildirim Formuna kaydedilir ve Kalite Yönetim Birimine gönderilir. İlaç hataları ve istenmeyen reaksiyon geliştiğinde, KKM Konsültan hekimine telefon ile durum bildirilir Ayrıca ilaç uyumu, istenmeyen ve beklenmeyen yan etkiler ekip tarafından izlenir ve herhangi bir reaksiyon gelişmesi durumunda yönetmelik çerçevesinde ilk müdahalesi yapılarak hasta ve yaralının en yakın/en uygun sağlık kuruluşuna KKM konsültan hekiminin bilgisi dahilinde nakli sağlanır. 7. UYARI VE ÖNLEMLER: 7.1. İlaç ve tıbbi sarf malzemelerin kritik stok seviyeleri mutlaka takip edilmelidir. Kritik seviyenin altına inmeden talepte bulunarak ilaç ve tıbbi sarf malzemenin temini sağlanmalıdır. Talepler istasyonun Taşınır İstek Belgesi (Talep Defteri) ile yapılır. 7.2. Ambulans içerisinde acil çantası dışında ilaç bulundurulmaz. Saklama koşulları düşünüldüğünde, uygun ısı ve nem miktarının sağlanması açısından her vaka sonrası acil çantası araç içerisinde bırakılmayarak istasyonda muhafaza edilmelidir. Acil çantaları içinde bulunan ilaç ve malzemenin miat ve miktarları her gün kontrol edilerek, miadı yaklaşan ilaçların öncelikle tüketilmesi sağlanmalıdır. İL AMBULANS SERVİSİ BAŞHEKİMLİĞİ İLAÇ YÖNETİMİ TALİMATI DOK. KOD: AĞRI112 –YÖN-TL-01 YAY. TRH:31.03.2014 REV. TRH: REV. NO: 0 SAYFA NO: 4/4 7.3. İlaçların kritik stok seviyeleri ve miatları İlaç ve Malzeme Kontrol Formu ile ayda bir, İlaç Stok Programı aracılığı ile de günlük kullanılan ilaçların düşümleri yapılırken takip edilir. 8. İLGİLİ DÖKÜMANLAR: Taşınır İstek Belgesi Taşınır İşlem Fişi İlaç-Medikal Malzeme Zayi Formu İlaç-Medikal Malzeme İade Formu İstasyon Kontrole Tabi İlaç Devir Teslim Formu Kontrole Tabi İlaç Kullanım/İmha Formu Depo Malzeme ve Kontrol ve Yönetim Talimatı HAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN
