enterprıse resource planıng-erp
advertisement
İŞLETME YÖNETİMİNDE YENİ EĞİLİMLER DİZİSİ İSTANBUL TİCARET ODASI SORULARLA KURUMSAL KAYNAK PLANLAMA (ENTERPRISE RESOURCE PLANING-ERP) Hazırlayan Şehbal Talü Bilgi ve Dolcüman Yönetimi Şubesi Raportörü YAYIN NO: 2004-27 İstanbul, 2004 © Bu eserin yayın haklan İstanbul Ticaret Odası'na (İTO) aittir. İŞLETME Y Ö N E T İ M İ N D E Y E N İ EĞİLİMLER DİZİSİ: 1 "Sorularla Kurumsal Kaynak Planlama (ERP)" Eser üzerinde 5846 sayılı FSEK tarafından sağlanan tüm lıaklar saklıdır. İTO'nun ve yazarın adı belirtilmek koşuluyla eserden normal ölçüde alıntı yapılabilir. İTO'nun yazılı izni olmadan eserin tamamı veya bir bölümü fotokopi, faksimile veya başka bir araçla çoğaltılamaz, dağıtılamaz, elektronik ortamlarda ticari ya da başka bir amaçla kullanılamaz. İstanbul Ticaret Odası 05. SOR Sorularla Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Haz. Ş E H B A L T A L U , İstanbul, 2004, 44 sayfa. 1. İŞLETME YÖNETİMİ I.KURUMSAL K A Y N A K PLANLAMA n.ERP III.İTO ISBN NO: 975-512-842-5 Türkçe Reşadiye Cad.Eminönü/İstanbul İTO BİLGİ HATTI (212) 4556161 vvvvw.ito.org.tr İTO yayınları için ayrıntılı bilgi Bilgi ve Doküman Yönetimi Şubesi'nden alınabilir. Tel: (212) 455 63 29 Faks: (212) 512 06 41 E. Posta: [email protected] Web: wvvw.ito.org.tr TASARIM ÇAĞDAŞ SANAT Tel: (0212) 274 66 56 - Faks: (0212) 274 67 10 [email protected] BASKI MEGA AJANS REKLAMCILIK MATBAACILIK VE FUAR HİZM.LTD.ŞTİ Tel: (0212) 528 93 15 -Faks: (0212) 528 94 32 [email protected] ÖNSÖZ Bilgi Çağı olarak nitelendirdiğimiz günümüz dünyasmda hızla gelişen ve değişen teknolojiler,yeni tanımları ve yeni kavramları da beraberinde getirmiştir.Bugün sıkça konuşulan Bilgi Toplumu,Bilgi Teknolojisijletişim Teknolojisi,Yeni Ekonomi gibi kavramlar yeni teknolojilerin yeni kavramları olarak iş dünyasının ilgi alanına girmiştir. Odamız Bilgi Merkezindeki değişik kaynaklar taranıp,derlenerek iş­ letme yönetimine ilişkin ortaya çıkan yeni eğilimleri içeren kitap­ çıklar (Kurumsal Kaynak Planlama,E-ticaret-E-îş,Müşteri İlişkileri Yönetimi,Yenilikçilik,Dış Kaynak Kullanımı) hazırlanmıştır. İşletme Yönetiminde Yeni Eğilimler Dizisi; Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) kitapçığını hazırlayan Bilgi ve Doküman Yönetimi Şube'si elemanlarından Raportör Şehbal Talu'ya teşekkür ederim. Dr. Cengiz Ersun Genel Sekreter İÇİNDEKİLER 1. Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Nedir ? .6 2. MRP ve MRP II Nedir? 8 3. ERP üe MRP II Arasmdaki Fark Nedir? 9 4. MRP Il'yi îçeren ERP Sistemlerinde Temel Olarak Olması Gereken Modüller Nelerdir? 10 5. ERP Nasıl Ortaya Çıkmıştır ? 11 6. ERP'nin Ortaya Çıkış Nedenleri Nelerdir ? 12 7. ERP'nin Ortaya Çıkış Nedenlerinde Teknolojinin Rolü Nedir? 12 8. ERP Kavrammm Gelişmesinin Nedenleri Nelerdir? 12 9. ERP Sisteminin Bölümleri Nelerdir ? 14 10. ERP Sisteminin Temel özellikleri Nelerdir? 14 11. ERP Sisteminin Faydaları Nelerdir? 15 12. ERP'nin Kurulumu ve İşletimi Esnasmda Karşılaşılan Güçlükler Nelerdir? 18 13. ERP Sisteminin Başarı Kriterleri ve Başarısızlık Nedenleri Nelerdir? 19 14. ERP Hakkmda Yaygın Eleştiriler Nelerdir ? 20 15. ERP Ne Yapar? 22 16. ERP Sistemi Nasıl Hayata Geçirilir? 22 17. ERP Nasıl Çalışır ? . . . . . 23 18. Kurumları ERP Kurmaya Yönelten Nedenler Nelerdir? . .25 4 19. İşletmem ERP Yazılımma İhtiyaç Duyuyor mu? 26 20. ERP Küçük Ölçekli İşletmeler İçin Uygun mudur ? 26 21. ERP Bir Şirketin İş Performansmı Nasıl Artırır ? 27 22. ERP nin Maliyetleri Nelerdir ? 28 23. ERP nin Modüler Yapısı Nasıldır? 29 24. Başlıca ERP Modülleri Nelerdir? 30 25. ERP Sistemini Elde Etme Yöntemleri Nelerdir? 31 26. ERP Yazılımı Seçiminde Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar Nelerdir? 32 27. İşletmem ERP Yazılımı Yürütme (İmplementasyon) Projesini Başarı ile Sonuçlandırabilir mi ? 33 28. ERP Uygulamalarında Göz Önünde Bulundurulması Gereken Unsurlar Nelerdir? 33 29. ERP Sisteminin Uygulanmasından Sonra Yapılan Çalışmalar Nelerdir? 35 30. ERP ye Alternatif Sistemler Nelerdir ? 36 31. Türkiye'deki Mevcut Durum Nedir? 36 32. ERP Yazılım Pazarındaki Başlıca Firmalar Hangileridir? 33. Yayınlar Listesi 37 1-Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Nedir? • Bir şirkette süregelen tüm bilgi akışının entegrasyonunu sağla­ yan ticari yazılım paketleri olarak tanımlanmaktadır. • İşletmenin coğrafi olarak farklı bölgelerde bulunan fabrikalarının, bunların tedarikçi firmalarının ve dağıtım merkezlerinin (depo) kaynaklarını eşgüdümlü olarak planlamasıdır. Müşteriye ait sipari­ şin, hangi dağıtım merkezinden karşılanması veya hangi fabrikada üretilmesi gerektiği, tüm fabrikaların malzeme ve hizmet ihtiyaçla­ rının karşılanmasının uygun olacağı, fabrikaların elinde bulunan makine, malzeme, iş gücü, enerji, bilgi ve diğer üretim ve dağıtım kaynaklarının nasıl eşgüdümlü ve ortaklaşa kullanılabileceğini planlamaktadır. • ERP fabrikalararası entegrasyonu, fabrikalar bazında esneklik ilke­ sine uygun olarak gerçekleştiren bir sistemdir. Amaç fabrika bazın­ da merkezi yönetimin avantajlarından yararlanırken fabrikalararası koordinasyonu ve entegrasyonu işletmenin temel stratejileri doğ­ rultusunda sağlamaktır. • APICS (American Production and Inventory Control Society Amerikan Üretim ve Stok Kontrol Topluluğu)'na göre ERP; "Müş­ teri siparişlerini karşılamak için kurum ve işletme genelindeki gere­ ken kaynakları almak, imal etmek, sevk etmek ve hesaplamak üzere belirleyen ve planlayan muhasebe odaklı bir bilişim sistemidir. Bir ERP sistemi tipik bir MRP II sisteminden grafik kullanıcı arayüzü, ihşkisel veri tabanı, dördüncü kuşak programlama dilinin kullanı­ mı, geliştirmede bilgisayar destekli yazılım mühendisliği, istem­ ci/sunucu mimarisi ve açık sistem uyumluluğu gibi teknik gereksi­ nimlerle ayrılır. Eş anlamlısı: Müşteri odaklı imalat yönetim siste­ mindir. • ERP sistemleri, kurumlarda daha önceleri ayrı ayrı ele alınan iş­ levleri birbirine bağlı bir şekilde kurumun amaçlarını yerine ge­ tirmek için çalışan parçalar olarak ele alır ve bundan faydalanarak kurumlardaki her türlü kaynağın (işçilik, malzeme, para, makine) verimliliğini en üst düzeye ulaştırmayı amaçlar. Başka bir bakış açı­ sıyla, ERP sistemleri şirketin ortak bir yerde saklanan verilerin­ den elde edilen bilgilerin doğru bir şekilde ve doğru makamlara ile­ tilmesini sağlar. • İlk aşamada yalnızca malzeme tedariği fonsiyonuna sahip olan ya­ zılımlar günümüzde işletmelerin tüm bölümlerinin birbiri ile en­ tegrasyon içerisinde çalışmasını hedefler olmuştur. Kapsam bu ka­ dar genişleyince ERP sistemleri artık yazılım olarak tanımlanmamaktadır. Başarılı ERP kurulumlarmda işletmeler tüm iş süreçleri­ ni sistem üzerinde yeniden yapılandırmaktadırlar. • Bir işletmeyi oluşturan tüm departmanların donanım ve yazılım­ dan oluşan entegre bir sistem çatısı altında toplanmasıdır. Depart­ manlar arasında veri paylaşımını sağlayarak işletmenin verimliliğini artırır. 2-MRPveMRP II Nedir? MRP (Material Requirement Planning - Malzeme İhtiyacı Planla­ ması); Son ürün için hazırlanan ana üretim çizelgesini ürün ağa­ cı bilgisi yardımıyla gerekli parça ve malzeme çizelgesine çevirerek satm alma ve imalat emirleri hazırlayan bir envanter yönetim tekni­ ğidir. Malzeme ihtiyacını daha etkin bir biçimde hesaplamak için gelişti­ rilmiş bir sistemdir. Bu sistem ana üretim çizelgesinden hangi son ürünlerin ne zaman ve hangi miktarlarda üretilmesi gerektiğini öğrenir.Ürün ağacı bil­ gilerinden yararlanarak bir son ürün için gerekli olan parçaları ve miktarları hesaplar.Bu bilgileri envanter durumu ile karşılaştırır,üretim ve temin sürelerini de kullanarak parçaların ne zaman ve ne kadar sipariş edileceğini beUrler. MRP II (Manufacturing Resource Planning - Üretim Kaynakları Planlaması); Bir imalat firmasının tüm kaynaklarının etkin olarak yönetimidir. MRP II ,bir firma işletim sistemi ve bazen de işlet­ menin bilgisayar modeli olarak adlandırılmaktadır.MRP II, plan­ lama ,üretim, stok, satışlar ve nakit akışları ile ilgilenir .Yani organi­ zasyonun mühendislik, işlevsel ve finansal kaynaklarının planlan­ ması için bir araçtır.MRP sistemine, pazarlama, finans, kapasite planlaması gibi fonksiyonların eklenmesiyle MRP II sistemi oluş­ muştur. İşletmeler malzeme kaynağının yanı sıra işgücü, makine ve pa­ ra kaynaklarını da en etkin bir şekilde planlamak ve kontrol etmek zorundadır. Üretim Kaynakları Planlaması MRP sistematiğine bağ­ lı olarak söz konusu kaynakların da eşgüdümlü olarak planlan- ması ve kontrolünü gerçekleştiren bir yaklaşımdır. Esas itibariyle MRP II malzeme ihtiyaç planlamasının yanı sıra, makine ve işçilik kaynağına yönelik olarak da kapasite planlaması çalışmalarını içerir. 3- ERP ile MRP II Arasındaki Fark Nedir? • MRP II tek bir fabrikaya, ERP daha ziyade birden çok fabrika ve tesisin entegrasyonuna yöneliktir. • MRP II, üretim sürecinde ve çeşidi yönetim kademelerinde bulu­ nan her çalışanı bir donanım-yazılım sistemi ile birbiriyle doğru ve zamanında iletişim kurulabilir hale getirir. Herkes ortak bir veri ta­ banında bulunan aynı ve güncel verilere ulaşabilir. Bu şekilde üre­ tim sürecinde MRP II ile sağlanan entegrasyon, ERP ile daha üst ve merkezi faaliyetler düzeyinde gerçekleştirilir. • ERP işletmelere MRP II yöntem ve sistematiğine bağlı kalarak ye­ ni ufuklar açan yeni bir yaklaşımdır. Sistemde işlenen bilgiler ile el­ de edilen raporlar organizasyonun plan ve programlarım yönlendi­ rir, karar verme aşaması kolaylaşır. • ERP; mali, dağıtım ve üretim yazılımlarının (MRP Il'nin ) geniş­ letilmiş ve bütünleştirilmiş bir netidir. ERP, hiçbir zaman MRP IFnin yerine geçen bir sistem değildir. 4-MRP iryi İçeren ERP Sistemlerinde Temel Olarak Olması Gereken Modüller Nelerdir? • Satış tahminlerinin yapılması • Ürün veri yönetimi (parça tanımlamaları, ürün ağaçları) • Endüstri mühendisliği (iş merkezleri, operasyon planları-rotalar) » Ana üretim programının oluşturulması • Malzeme ihtiyacı planlaması • Kapasite ihtiyaç planlama • Dağıtım kaynakları planlaması • Atölye üretim programı ' Satın alma ve fason takibi • Envanter yönetimi (stok kontrol) • Atölye veri takip sistemi (üretim ve ıskarta takibi) ' Verimlilik hesaplamaları • Maliyetlendirme ve maliyet kontrol ' Sevkiyat planlama • Kalite güvenilirliği Söz konusu modüllere, fınansal planlama ve bütçeleme, bakım ve kalite kontrol gibi işletme fonksiyonlarını içeren modüller de ilave edilebilir. Bunlar; • Alacak hesapları • Borçlu hesapları ' Genel muhasebe • Vergi sistemi • Nakit yönetimi • Bordro hazırlama • Maliyet simülasyonu • Faaliyet bazlı maliyetlendirme (Activity Based Costing) olarak özetlenebilir. 5-ERP Nasıl Ortaya Çıkmıştır ? ERP kavramı, Malzeme İhtiyaç Planlama (MRP: Material Requ­ irement Planning) ve Üretim Kaynakları Planlama (MRP II: Ma­ nufacturing Resource Planning) sistemlerinden ortaya çıkmıştır. ERP'nin atası sayılan MRP (Material Requirement Planning-Malzeme İhtiyacı Planlaması) yazılımları bilgisayarın yaygınlaşmaya baş­ laması ile paralel olarak 1960'lı yıllardan itibaren geliştirilmeye baş­ lanmıştır, 1970'li yıllara gelindiğinde satış, satın alma,muhasebe gibi fonksi­ yonlar eklenen bu sistemler MRP II olarak anılmaya başlamıştır. MRP II yazılımları pek çok kez başka özel yazılımlarla birarada ve genellikle üretim yapan işletmelerde kullanılmıştır. MRP ve MRP II sistemlerinin devamı olarak bünyesine Bilgisayarla Bütünleşik Üretim (Computer Integrated Manufacturing-CIM) ve Dağıtım Kaynakları Planlaması (Distribution Resource Planning -DRP ) sis­ temlerini de katarak gelişen ve tüm işletme kaynaklarının modüler yapıdan oluşan tek bir bütünleşik sistemle planlanıp yönetilmesi­ ni amaçlayan ERP sistemi fikri 1990lı yılların hemen başında ortaya çıkmıştır. 2000'li yılların başında özellikle internet ve çağrı merkezleri kanal­ larını kullanarak işletme dışı unsurlarla da bütünleşen ERP sistem­ leri, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) ve işletme zekası (BI) kavramlarını da kapsayarak ERP II konseptine genişlediler. 6-ERP'nin Ortaya Çıkış Nedenleri Nelerdir ? • Küreselleşme ve uluslararası rekabet • Bilgi teknolojisinin sağladığı yeni olanaklar • Uluslararası dağıtım zincirlerinin yaygın ve daha etkin kullanılır hale gelmesi • Çok tesisli organizasyonlarm iyi idare ve kontrol edilmesi ihtiyacı • Ürün ve üretim politikalarındaki rekabete bağlı değişmeler 7-ERP'nin Ortaya Çıkış Nedenlerinde Teknolojinin Rolü Nedir? • Kesin verileri elde etmedeki zorluk • Zamanında oluşturulamayan bilgi • Karmaşık işletme fonksiyonlarının uygun olmayan kullanıcı arayüzü 8-ERP Kavramının Gelişmesinin Nedenleri Nelerdir? • Fiziki olarak dağınık imalat operasyonları • Uluslararası dağıtım zincirleri • Uluslararası pazarlara açılma gereksinimi ( yerel pazarların doy­ ması sonucu uluslararası pazarlarda söz sahibi olarak iç pazar gücü­ nü artırma stratejisinin sonucu olarak ) • Tam zamanmda üretim (Just in Time JIT ) tedarik sistemi • Yüksek rekabet • Değişken dünya pazarı şartları • Ekonomik duvarların yıkılması ( Avrupa'daki küreselleşme gelişi­ mi ) • Yönetim organizasyonlarında sadeleşme Bu nedenlerin oluşturduğu gereksinim bilgi teknolojisindeki geliş­ meler tarafından desteklenince ERP doğmuştur. Bilindiği gibi, müş­ teri/hizmet veren ( client / server ) tasarımı, bilgiyi bir ağ üzerinde fiziki noktalara dağıtmakta, değişik bilgisayarlarda saklamakta, olu­ şan bu dağıtık veri tabanı sistemi içinde elektronik iletişim teknolo­ jisi ve grafik kullanıcı arayüzler ile bağlantı sağlanmaktadır. Böylece üzerindeki herhangi bir kullanıcı program ve veri tabanla­ rının fiziki konumuna bakmaksızın, küresel verilere ulaşabilmekte dağıtık veri sistemini tek bir birim gibi kullanabilmektedir. Bunun sonucu olarak da; - Üst düzey bilgi entegrasyonu - En güncel bilgiye hızlı ulaşım - Küresel lojistik, envanter kontrol ve arz/talep entegrasyonu - Pazar/müşteri/iş dünyası oluşumlarına anında tepki sağlanabil­ mektedir. 9- ERP Sisteminin Bölümleri Nelerdir ? Bir ERP yazılımı ana hatlarıyla 7 bölümden oluşur: • Finansman Muhasebe • Üretim Yönetimi • Satm Alma Yönetimi • Satış Yönetimi • Envanter Yönetimi • Kalite Yönetimi • İnsan Kaynakları - 10- ERP Sisteminin Temel Özellikleri Nelerdir ? • Tüm sektörleri hedef alan ve kurulumu esnasında özelleştirilebilen standart yazılım paketidir. • Diğer paketlere kıyasla özelleştirmeye çok daha müsait yapıya sa­ hiptir. • Bir veri tabanı yönetimi yazılımı, ara katman yazılımı (midd­ leware) ya da bir işletim sisteminden ziyade bir uygulama yazılı­ mıdır. • Hem ana verileri hem de iş süreçlerine ait verileri tutan bü­ tünleşik bir veri tabanıdır. • Temel iş süreçleri hakkında çözüm önerileri sunar. • Birçok kurumsal işlevi desteklemeyi hedeflemesinden dolayı yüksek oranda işlevsel bir yapıya sahiptir. • ERP ürün paketleri dünya genelinde, ülkelerden ve bölgelerden bağımsız çözümler sunmak üzere tasarlanmıştır. ERP paketleri, ül­ keden ülkeye farklılık gösteren muhasebe işlemleri, özel biçimli belgeler oluşturulması (teklifler, faturalar vs) ve insan kaynakları yönetimi gibi işlevleri ülkesel gereksinimlere uygun bir şekilde ye­ rine getirirler. • Temel ERP ürün paketi dünya ölçeğinde kullanımı sağlamaya ye­ terli işlevselliği içermesi sayesinde bazı sektörleri değil tüm sektör­ leri hedefler. • ERP fatılımlarını diğerlerinden ayıran bir özellik de ERP paketle­ rinin tedarik yönetimi, sipariş yönetimi ve ödeme işlemleri gibi, tekrar eden ve sürekli olan iş süreçlerini destekliyor olmalarıdır. Bu paketler sadece pazarlama, ürün geliştirme ve proje yöneti­ mi gibi düşük seviyede yapılandırılmış ve düzensiz olan işlevler üzerinde yoğunlaşmazlar. Temel Teknik Özellikler: • Tüm uygulama alanlarında birbiriyle tutarlı grafik arayüzleri • Uygulama, veri tabanı ve sunum olmak üzere üç katmandan olu­ şan bir istemci-sunucu mimarisi • İşletim sistemi ve donanımdan bağımsızdır, ERP paketleri Solaris, Windows NT ya da Linux gibi farklı sistemler üzerine kurulabilir •Yönetimin karmaşık olması sadece ERP'nin özelliği olmamak­ la birlikte, bu sistemler kadar kritik öneme haiz sistem sayısı azdır 11- ERP Sisteminin Faydaları Nelerdir? • Rekabetçi baskılara ve piyasa firsatlarma daha hızlı tepki verme • Daha esnek ürün konfigürasyonu • Stoğun azaltılması • Stratejilerin sonuçlarını değerlendirme olanağı • İşletme içi koordinasyon artışı • Üretim performansı artışı • Stratejilere uygun işletme yönetimi 15 • işletme kaynaklarınm verimli ve etkin kullanımı • Fabrikalar arasında malzeme, işçilik, makine-teçhizat, bilgi gibi üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa ve verimli kullanımının sağlanması • Müşteri, dağıtım merkezi, üretim ve tedarikçi arasında yakın işbir­ liği ve bilgi iletişim ortamının sağlanması • Müşteri memnuniyetinde artış • Bilginin entegrasyonu ile tek bir noktadan gerekli bilgilere ulaşma imkanı • Bilginin kesintisiz biçimde paylaşılması • Kullanılan bilginin kalitesinin geliştirilmesi • Direkt işlem maliyetlerinin azaltılması • Zamanında ürün teslimatmm artması • Bir defa veri girişi yapılması • Daha az kağıt kullanımı İş süreçleri açısından faydaları: • Arka plandaki (back office) işlemlerin otomasyonu • Fonksiyonel iş süreçleri arasında koordinasyon sağlanması • Yöneticilerin kurumlarında dünya üzerindeki tüm birimlerinde ne olup bittiğini takip etmelerini sağlayan ,coğrafî olarak birbirinden uzak birimler arasında koordinasyon sağlanması • Aynı terime kurumun farklı birimlerinde farklı anlamlar yüklen­ mesini önleyen terminoloji birliğinin sağlanması Teknik açıdan faydaları: • Bilgi teknolojisi altyapısını anlamayı ve bu yapıda çalışmayı kolay­ laştıran tutarlı uygulama mantığı, tutarlı bilgi ve arayüz • Bilgi teknolojisi altyapısını yönetmeyi kolaylaştıran tek bir sis­ temin varlığı. (Örneğin, 2000 yılı problemi ve Euro para birimine dönüşüm işlemlerinde kolaylık.) • Kullanılabilir bir alternatif obuasına rağmen, pahalı ve riskli bir yol olan kendi bütünleşik siteminizi kendiniz kurmaktan kurtulma­ nız • Bilgi zamanlamasının daha iyi yapılabilmesi • Detaylandırabilir yüksek bilgi doğruluğu • Geliştirilmiş maliyet denetimi • Müşteriye dönüş süresinin kısalması • Güvenilir nakit denetimi • Geliştirilmiş görüntüleme ve sorgulama • Piyasa koşullarına kolay uyum sağlanması • Rekabet avantajı • Geliştirilmiş tedarik zinciri • Ortak müşteri veritabanmın oluşması • GeUşmiş uluslararası işlemler • Bir servis sağlayıcı (Yazılım şirketi) • İnternet tabanlı uygulamalar 12- ERP'nin Kurulumu ve İşletimi Esnasmda Karşılaşılan Güçlükler Nelerdir? • Kurum çalışanlarınm yeni sistemin getireceği değişikliklere direnç göstermesi • Altyapı yetersizliği (telekom hatlarının yetersizliği gibi) • Danışmanlık hizmet kalitesinin yeterli düzeyde olmaması • Operasyonel iş süreçlerinin yeni sistem uyarınca değiştirilme ge­ rekliliği • Kurumun genel olarak sistemi kabul etmekte (sisteme adapte ol­ makta) zorlanması, birimlerin yeni sisteme duyarsız yaklaşımı • Kurulum ekibinin başka işlerle de uğraşıyor oluşu • Sisteme ait dokümantasyon eksikliği • Kurulum esnasında üretimin durdurulamaması • Sistem kurulumuna ait bütçe oluşturmanın zorluğu • Proje yönetimi faaliyetinin yeterince iyi yapılamaması • Kurulum ekibi içindeki sirkülasyon, ekibin sabit kalamaması • Kullanılan yazılım için yurt içindeki desteğin yetersiz oluşu, yurt dışından yardım alma zorunluluğu • Üst yönetimin yeni sistemi yeterince sahiplenmemesi • Mevcut kullanılan sistemden yeni kurulan sisteme veri aktarımı­ nın zorluğu • Yazılımın iş süreçleri uyarınca özelleştirilmesinin (customization), kuruma özel raporların oluşturulmasmın zor oluşu • Konuya hakim kalifiye personel yetersizliği • İş süreçleriyle yazılım arasındaki uyumsuzluklar • Yazılım hataları • Kullanıcı hataları • Sistem açısmdan önemli olan verilerin gerçek zamanlı tutulama­ ması • Birimler arası gerekli uyumun sağlanamaması • Yazılımın yerel desteğinin yetersiz olması (basamak sayısı, Türkçe karakter gibi) • Kullanıcı ara yüzlerinin karmaşıklığı • Eğitim planlamasındaki zorluklar 13-ERP Sisteminin Başarı Kriterleri ve Başarısızlık Nedenleri Nelerdir? • Firmaya en uygun ERP paketinin seçimi ve belirli bir metodoloji ile uyarlanması,uygulanması konularına gereken önem verilmediği zaman başarılı olamayacaktır. • ERP sistemi, her derde deva bir sistem değildir ve şirketler fonksi­ yonlarından bazılarını geliştirmek için ekstra yatırım yapmaya ha­ zırlıklı olmalıdır. • Bir şirket ihtiyaç duyduğu ERP sistemini seçtikten ve satın aldık­ tan sonra, bu sistemi uygulaması ve güncelliğini koruması gerekir. • Dünyadaki en büyük ERP paketi,eğer hiç kimse onu kurmasını ve çalıştırmasını bilmiyorsa faydasızdır. • Bir şirket, behrli bir ERP paketine karar vermeden önce, karar ve­ ren kişiler, bu sistemi kullananların kullanım sırasında ve sistemin güncelleştirilmesinde ihtiyaç duydukları bilgi teknolojisinin mevcut ve uygun olduğundan emin olmalıdır. • Başarılı bir bilgi teknolojisi takımı, hem şirketteki işleri hem de ERP paketini bilmek zorundadır. • Uygulamaya geçmeden önce iş süreçlerinin ve akışlarının etkin modellenmesi ile ERP yazılımlarının başarısı artacaktır. Referans modellerinden hareket ederek işletmenin kendi modelini oluştur­ ması ve buna gereken önemi vermesi, başarının ikinci adımıdır. • Yapılan donanım ve yazılım yatırımlarının maksimum faydaya dönüşmesi için, doğru yerden başlamak ve sistemi çok iyi analiz ederek doğru model kurmak, başarılı sonuçlar alınmasını sağlaya­ caktır. • Başarıda diğer bir etken ise insan faktörü olup, yönetici ve kulla­ nıcılar için eğitime gereken yatırım yapılmalıdır. • Uyarlama çalışmaları, işletmenin tüm birimlerinin katılacağı ve iş­ birliği içinde çalışacağı bir proje organizasyonunda ele alınmalıdır. Bu proje organizasyonunda tedarikçi firma ve danışman firma tem­ silcisi de bulunmalıdır. Bu konuda organizasyonel değişimler kaçı­ nılmazdır. Bu projeyi sadece bilgi işlem projesi olarak değil,işletme projesi olarak görmek, tüm birimlerce paylaşabilmek ve üst yöneti­ min sürekli desteğini almak, projenin başarısı için önemlidir. • ERP sisteminin başarısız olmasının altında yatan bir neden de, şir­ ketlerin işlemeyen veya etkin olmayan iş süreçlerine uydurmak için ERP yazılımını uyarlamaya çalışmasıdır. ERP projelerinin başarıya ulaşması için temel unsurlar: 1. Yazılım 2.Yerel destek 3.Yürütme (implementasyon) 14-ERP Hakkında Yaygm Eleştiriler Nelerdir ? OLUMLU • ERP sistemi, işletmedeki tüm Bilgi Sistemi (BS) kaynaklı prob­ lemleri giderecek bir çözümdür ve işletmenin tüm işlerini yürüt­ mek için ihtiyaç duyacağı tek bilgi sistemi olma yolunda ilerle­ mektedir. • İşletmenin tümünde sistemi hem basitleştirir hem de standardi­ ze eder ve gelecekte sistemin güncellenmesini daha kolay hale getirir. • Bilgi teknolojisi işlemlerinin maliyetini düşürür ve kurumsal bil­ gi sistemlerinin sürekliliğini sağlamak için gerekli personel sayısmı azaltır, • Tüm süreçleri birbirine entegre etmeye zorlar ve yüksek seviyede veri entegrasyonu sağlar. • Rekabet gücünü artıran mükemmel bir karar destek aracıdır. • Çeşitli süreçler için en iyi uygulaıaaları içererek, kurumun sistem­ leri hızlı ve kolay bir şekilde yapılandırmasını ve böylece uygulama maliyetlerini en aza çekmesini sağlar. • Daha iyi bir küresel entegrasyon yapısı sunar. OLUMSUZ • ERP sistemleri sadece çok geniş ölçekli firmaların ilgi alanına gi­ rer. • ERP sistemlerinin yaygınlaşmasının tek sebebi Y2K (2000 yılı) problemidir. Y2K problemi artık geride kaldığına göre ERP'nin geleceği parlak görülmemektedir. • ERP sistemleri ve uygulanmaları çok pahalıdır. Sistem önemli modifikasyonlara ihtiyaç duyar ve şirketin sistemi kullanabilme­ si için ciddi yeniden yapılanma (reengineering) sürecine ihtiyaç duyulur. • Kurulu ERP sistemleri genelde yavaştır ve çoğu şirketin işlem ihti­ yaçlarına cevap veremez. • ERP sistemleri ilk başta öngörülen yatırımın geri dönüşü oranları­ nı sağlayamamıştır. • Pek çok firma ana sebep olarak ERP sistemi kurulumu yüzünden kapanmıştır. • ERP sistemleri BT maliyetlerinin ve personel sayısının artmasına sebep olur. • Bir bütünleşik ERP sistemi kurulsa bile sistemin düzgün çalış­ ması için ilave sistemlere gereksinim duyulur. 15 ERP Ne Yapar? • Ürün planlama • Parça satm alma • Stok yönetimi • Tedarikçilerle bağlantı • Müşteri servisi • Siparişleri izleme • Şirket mali işleri • İnsan kaynakları konularında destek sağlar. ERP sistemleri, firmanın temel operasyonları dışında kalan, teda­ rikçi ve müşteri ilişkileri fonksiyonlarını da firmanın süreç yapısına entegre ederek, firmaların müşterilerin taleplerini elektronik or­ tamda yönetip, bu talepler doğrultusunda üretimini planlamayı, ta­ kip etmeyi, taleplerden doğan malzeme ihtiyaçlarını, stoklarını da göz önünde bulundurarak tedarikçilere elektronik ortamdan ulaş­ manın yanısıra, tedarikçileri seçme, değerlendirme ve kontrol altın­ da tutma olanaklarını da sağlar, 16- ERP Sistemi Nasıl Hayata Geçirilir? • Big Bang - Bu yaklaşımda gereken ön hazırlıktan sonra sistem bir anda değiştirilir. Bu yaklaşımın riski herkesin bir anda yepyeni bir yazılım ve iş yapma biçimi ile karşı karşıya kalmasıdır. Firmanın ça­ pı büyük veya hedeflenen entegrasyon çok geniş ise pek önerilmez. • Kademeli Geçiş - Bu yaklaşım çok sayıda işletmeye sahip olan bir grubun tek bir biriminde veya sınırlı bir uygulama alanından başla­ mak olarak değerlendirilmelidir. • Çok sayıda tesis veya işletmesi olan bir grup en istekli ve hazır bi- rimle çalışmaya başlayabilir. Olabilecek herhangi bir aksilik merkez sistemi çok fazla etkilemeyeceği için fazla riski yoktur; ancak toplam geçiş süreci çok uzayabilir. • Bu yöntemin diğer bir uygulanış şekli ise bir şirketin belirli bir noktasından başlamaktır. Bu yöntemde amaç yazılımı hızla devreye almaktır. Uygulama başladıktan sonra ise geliştirme ve iyileştirme devam edebilir. Bu yöntemin problemi ise resmin tamamı görülme­ den çalışmaya başlamaktır. • Yeni Sistem - Kurulu olan bilgisayar sistemi firmanın tüm alanla­ rını kapsamıyor veya zaten çok yetersiz ise "yeni sistem" yaklaşımı kolaylıkla uygulanabilir. Prensip olarak satın alınan yazılımın sınır­ ları zorlanmadan uygulama başlar ve uzun bir süre devam eder. Fir­ ma uygulama tecrübesini artırdıkça uygulamasını detaylandırır. 17-ERP Nasıl Çalışır? • Veri akışına yardımcı olur • Kurum birimleri arasında veri alışverişini sağlar • Tüm önemli süreçleri aynı yazılım ailesi öğeleri ile yönetir • Modüller işlemci / sunucu mimaride çahşırlar • PC'Ier veri kaynağı olarak hizmet veren güçlü bilgisayarlara bağlı­ dır • Her modül özel veri-işleme fonksiyonlarını yerine getirir Coğrafî olarak farklı bölgelerde bulunan fabrika, tedarikçi firma ve dağıtım merkezlerinin eşgüdümlü olarak planlanması yüksek dü­ zeyde bir bilgi entegrasyonu ve iletişimini gerektirmektedir. Hatta bu entegrasyonun yurt dışı bağlantılar nedeniyle küresel boyutlara taşınması gerekmektedir. Farklı birimler arasında yatay elektronik bilgi değişim hızının yüksekliği ERP 'nin temel taşlarından biridir. Client / Server ( Müşteri / Hizmet Veren ) bilgi işlem teknolojisi, hiyerarşik, dağıtılmış ve ilişkisel veri tabanı, standart sorgulama dille­ ri, farklı ülkelerdeki tesisler veya bu ülkelerle olan ilişkiler nedeni ile çok dilli ( lisanlı) kullanım, 4. kuşak programlama dili kullanımı, açık sistem mimarisi, uygulama programlarıyla grafiksel bağlantı kurabilme, personel, bakım, kalite vb. çok sayıda uygulamayı kap­ saması, raporlama esneklikleri, farklı üretim yapılarına ( stok için veya siparişe göre üretim ) uyum gösterebilme ERP yazılımlarında bulunması gereken diğer özelliklerdir. Küresel boyutta tasarımlanan veri tabanı tek bir noktadan kullanı­ labilmektedir. Bir fabrikada yaratılan teknolojik bilgiden diğer fab­ rikalar anında yaralanabilmektedir. Yine bir bölgedeki yeni tedarik­ çi firmanın özellikleri diğer bölgelerdeki fabrikalarca da bilinir hale gelmektedir. Tüm stoklar (özellikle yedek parça) merkezi olarak değerlendirildi­ ğinden stok optimizasyonu daha etkin olarak gerçekleştirebilmektedir.ERP 'de veriler, genellikle farklı yerlerdeki veri tabanlarına dağı­ tılmış durumdadır. Bu veri tabanları bir şebeke sistemi ile birbirle­ rine bağh olmak durumundadır. Kullanıcının görmek istediği veri / verilerin nerede olduğunu bilmesi gerekmemekte, sistem istenilen veri / verileri istenilen şekilde (formatta) kuUamcınm hizmetine sunmaktadır. Bu ilişki Client / Server ( müşteri/hizmet veren ) ya­ pısı ile çok daha etkin bir hale getirilmektedir. Bu yapıda bir çift program aynı anda çalışmaktadır. Client tarafinda hizmet için istek­ te bulunulmakta. Server tarafinda ise bu isteklere cevap verilmekte­ dir. Client / Server yapısı tasarım, mühendislik, atölye veri takibi, tezgah yükleme gibi uygulamalarda büyük hız ve esneklik sağlamaktadır. ERP yazılımlarında bu yapı kullanım etkinliği ve verimliliğini artır­ maktadır. ERP, dağıtılmış veri tabanları, yani fiziksel olarak farklı yerlerde bulunan veri tabanları arasındaki entegrasyonu ile, kullanı­ cıya istediği veriyi istediği anda verebilecek şekilde kurulmakta, ve­ ri tabanları da tek bir işlem (transaction) ile güncelleştirilmektedir. 18- Kurumları ERP Kurmaya Yönelten Nedenler Nelerdir? • İş süreçlerini iyileştirme beklentisi (stoklarda azalma gibi) • Fonksiyonel iş süreçleri (birimler) arasmda koordinasyon sağlan­ ması • Operasyonel kararlarda iyileşme ve veriye kolay erişim sağlanması • Bilgisayar Teknolojisi alt yapısını tek sistem altında toplayarak yö­ netimi kolaylaştırma • İş sistemlerini basitleştirmek ve standartlaştırmak • Eskimiş ve her biri bağımsız çalışan sistemleri yenileyip entegre et­ mek •Tüm kurumlarda kullanımı kolaylaştıracak tutarlı mantık ve ortak arayüz beklentisi • İşletme maliyetlerinde azalma beklentisi • Arka planda yürütülen işlemlerin otomasyonu • Stratejik kararlarda iyileşme beklentisi • Coğrafî olarak birbirinden uzak birimler arası koordinasyonu sağ­ lama • Müşterilerle ve tedarikçilerle olan iletişimi güçlendirme • İş süreçlerinde müşteri katkısının artırılması • Etkin bir E-ticaret altyapısı kurmak (veya mevcut yapıyı iyileştir­ mek) 19-İşletmem ERP Yazılımına İhtiyaç Duyuyor mu ? • ERP yazılımları kurumsal çözüm sunan yazılımlardır. • İşletmelerin tüm birimleri (insan kaynakları, üretim, planlama, sa­ tış sonrası servis, satış/dağıtım, malzeme yönetimi, muhasebe, fi­ nans, proje yönetimi, kalite güvencesi, yatırım yönetimi. ) ve tüm faaliyet kolları (telekomünikasyon, ilaç, kimya, paketli tüketim ürünleri, gıda, içecek, çimento, seramik, petrol ürünleri, gaz, metal, kağıt, elektronik, telekomünikasyon, savunma sanayii, beyaz eşya, otomotiv yan sanayii, inşaat, savunma organizasyonları, hastane, sağlık, havacılık tekstil, kablo, mağazacılık, medya) ERP sistemi içe­ risinde yönetilebümektedir. • Hiçbir işletmenin ERP benim işime yaramaz demesi mümkün gö­ zükmemektedir. • Denge ihtiyaçlar ve maliyetler ile kurulacaktır. 20-ERP Küçük Ölçekli İşletmeler İçin Uygun mudur? • ERP yazılımı sunan firmalar için yakın zamana kadar en karlı pa­ zar büyük ölçekli işletmelerdi. Pazarın bu segmentinin belli bir doy­ gunluğa ulaşması ve rekabetin artması sonucu ERP üreticisi firma­ lar kendilerini kısıtlayan bu eğilimden kurtulma kararı aldılar. Kü­ çük ölçekli firmaların ERP sistemlerinde en zorlandıkları konu olan maliyet, yani yürütme (implementasyon) ve işletim maliyeti üzeri­ ne eğilmeye başladılar. • ERP yazılımları başarıyla uygulanabilirse, orta vadede, maliyetleri direkt olarak düşürmektedir. Bu yazılımların sağladığı diğer fayda­ lara bakıldığında ise, direkt olarak olmasa da maliyeti düşüren birçok özellik olduğu görülmektedir. • ERP paketleri temel olarak, organizasyonlarm farklı fonksiyonları­ nın ve departmanlarının kullandığı enformasyonu entegre ederek tek bir kontrol sistemine çevirir. Bu da, farklı departmanların bir­ birlerinden habersiz bir şekilde bilgiyi yönetmelerinin yerine herke­ sin aynı veri tabanını kullanması anlamına gelir. Bu şekilde, bir ku­ ruluştaki herkesin aynı bilgiye bakması ve aynı dili konuşması sağ­ lanır. • Özellikle belirli bir standarda ulaşmayı, iş akışlarını düzenlemeyi, kontrollü bir şekilde büyümeyi ya da ayakta kalmayı hedefleyen ku­ ruluşlar, ERP ile daha az hata yapar, daha efektif çalışır ve tüm ve­ rilere rahatlıkla ulaşır. Doğru ve güncel verilere kolayca ulaşabilmek de tüm çalışanların firmada neler olduğunu anlamasına yardımcı olur ve üst yönetime de stratejik karar verme imkanı verir. • Örneğin, satın alma departmanındaki bir kişi ERP sisteminde, aza­ lan ya da artan bir ham maddeyi rahatça görebilir ve satın almasını buna göre planlayabilir. Öte yandan yapılan bir satm alma işlemi de anında kuruluşun muhasebe kayıtlarında görülebilir. Bu hem satın alma departmanının işlerini kolaylaştırır hem de yönetimin gelir ve gideri güncel olarak izlemesine olanak verir. 21-ERP Bir Şirketin İş Performansını Nasıl Artırır ? • Şirket içi entegrasyonu sağlar. Böylece tüm departmanlar ihtiyacı olan bilgiye anında ulaşır. • Gerçek zamanlı stok kontrolü yapabilir. • Üretimin her aşaması ve siparişin hangi aşamada olduğu izlenebi­ lir. • Elde edilen veriler sayesinde ileriye dönük üretim planlaması yapı­ labilir. • Gelen siparişin ihtiyacı olan hammaddeyi stoklardan kontrol eder, eksik olanların listesini çıkartır. • Ürün ağaçları ve reçeteler hazırlanarak üretim maliyetleri çıkartı­ lır. • Yöneticiler, karar destek amaçh raporlara anında ve kesin sonuç­ larla ulaşır. • Sistemin sağladığı kolaylıklar sayesinde zamandan, iş gücünden dolayısıyla paradan tasarruf edilir. • Fireleri ve kayıpları önleyerek üretim maliyetlerini düşürür. 22-ERP'nin Maliyetleri Nelerdir ? ERP yatırımı maliyetleri şu başlıklarda toplanabilir: • Yazılım lisansı • Yürütme (implementasyon) için danışmanlık giderleri • Yürütme (İmplementasyon) süresince çalışacak firma içi kaHfiye kaynaklar • Son kullanıcı eğitimleri • Yazılım hayata geçtikten sonra firma içi verilecek destek faaliyeti ve yapılacak iyileştirmeler. Maliyetler satıcı firma, kullanıcı sayısı, kurulacak yapının büyüklü­ ğü ile doğru orantılıdır. ERP maliyetlerinde dikkat edilmesi gereken sadece ilk yatırım mali­ yetine bakılmaması, işletme ve bakım maliyetlerini de içeren "top­ lam sahip olma maliyeti" (total cost of ownership -TCO) göz önün­ de bulundurularak karar verilmesi gerektiğidir.Çoğunlukla başlan­ gıçta düşük fiyatlarla satın alınan yazılımlar için daha sonradan çok büyük bakım ve işletme giderlerinin ortaya çıktığı görülmektedir. 23- ERP'nin Modüler Yapısı Nasıldır ? ERP sistemlerinin en önemli özelliklerinden birisi de modüler bir yapıya sahip olması ve kurumların, ihtiyaçlarına göre kendilerine uyan modülleri bünyelerine monte etmeleridir. Modüller birbirle­ rinden bağımsız kurulabilseler de hepsi birbiriyle bütünleşik bir yapı içinde işlevlerini yerine getirir. Bir modüldeki veriler di­ ğer bir modül için girdi olarak kullanılabilmektedir. Bir kurum ERP sistemi kurmak istediğinde önünde iki uç seçenek bulunmaktadır: • Tüm ERP paketini tek bir firmadan temin etme, •Tüm ERP paketini kendi imkanlarıyla tamamen kendi sistemine göre üretme. Her iki seçeneğin de kendine göre artı ve eksileri bulunmaktadır. Birinci seçenekte yazılımın, kurumun kendi sistemine özelleştir­ me esnekliği minimum düzeyde bulunurken maliyet de en düşük konumdadır. İkinci seçenekte maliyet çok yüksek düzeylerde seyrederken ya­ zılımı tamamen firmanın kendi sistemine göre özelleştirmek mümkündür. Günümüzde ERP yazılımını kendi kendine üretme yolu pek tercih edil­ memektedir. Daha çok tercih edilen ERP çözümleri paketin tamamını tek bir satiadan almak ya daferldışatolardan farldı modülleri birbirine enteg­ re ederek en iyi kaıma (best of breed) yöntemi ile ERP sistemi kurmakür. En iyi karma çözümü içinde sayılabilecek ve belki de en çok kullanılan ol­ ma özelKği taşıyan bir diğer çözüm de ERP sisteminin temel modülle­ rini tek bir saüadan temin ettikten sonra destekleyici diğer modülleri konunun uzmanı başka satıcılardan alarak sisteme entegre etmektir. 24- Başlıca ERP Modülleri Nelerdir? • Lojistik - Ürün ağaçları Rotalar Satınalma Envanter yönetimi MRP Ürün maliyetlendirme • CRM (Customer Relationship Management) - Müşteri ilişkileri yönetimi • HCM (Human Capital Management) - İnsan sermayesi yönetimi • Üretim Planlama ve Kontrol - Üretim planlaması -Üretim siparişleri - Kapasite planlaması • Finansal ve Maliyet Muhasebesi - Finansal muhasebe Sabit kıymetler muhasebesi Maliyet merkezi muhasebesi Maliyet taşıyıcıları muhasebesi • DOC (Document) - Doküman yönetimi 25-ERP Sistemini Elde Etme Yöntemleri Nelerdir? • Şirketler ya şirket içinde geliştirdikleri kendi ERP sistemini kura­ bilir, ya ERP sistem tedarikçilerinden hazır ERP sistemi paketi satın alıp kurabilir ya da son yıllarda yeni bir alternatif olarak ortaya çı­ kan dış kaynak kullanma yoluyla ERP sistemi kiralayabilirler. • Bazı şirketler hazır ERP sistemi paketlerinin pahalı olması ve uy­ gulanmasının zor olması vb. nedenlerle ERP sistemini şirket içinde geliştirip kurmaktadır. Bu şirketlerde, hazır ERP sistemi paketleri­ nin sağladığı bazı avantajlar nedeniyle bu hazır ERP sistemi paket­ lerinin yazılım tedarikçilerinden satın alıp kurmaktadır. • Dış kaynak kullanma ,şirketlere (özellikle orta büyüklükteki şir­ ketlere) uygulamaları geliştirme veya satın alma, kurma, ayarlama ve koruma yerine, kiralama imkanı vererek ERP yazılımını daha ca­ zip kılmaktadır. Dış kaynak kullanma yolunu seçen bir şirket, sade­ ce aylık ödeme yaparak bir uygulamayı çalıştırma ile ilgili problem­ lerin tümünü çözebilir. • Standart bir ERP çözümünün şirket için doğru olup olmadığına karar verirken bazı kritik noktalar dikkate alınmalıdır.Şirket, iş sü­ reçlerini tamamıyla gözden geçirip düzeltmek istiyorsa paket ERP çözümü cazip olabilir.Eğer ileri bir zamanda başka ERP modülleri eklemek düşünülüyorsa standart bir ERP paketi kullanmaya karar verilebilir.Özel bir ERP sistemine yeni uygulamalar eklemek karışık ve pahalı bir süreç olabilir fakat standart bir arayüz ile çalışılırsa, çok fazla sıkıntıya girmeden yeni uygulamalar aynı tedarikçiden alınabilir.Diğer taraftan, şirket eğer mevcut uygulamalardan memnun ise, bu uygulamaları tamamı ile terk etmek istemeyebilir.Bu du­ rumda en iyi yol şirketin mevcut uygulamalarını kendi yazılımı ile birleştirmek için gerekli esnekliği sağlayan bir dış kaynak bulmak olabilir. 26- ERP Yazılımı Seçiminde Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Nok­ talar Nelerdir? • Maliyet hesaplamasının yapılması • Satış sonrası destek hizmetlerinin olması • Satıcının pazardaki durumu • Yazılım konusunda tecrübeU danışman firma ve iş gücünün varlığı • Yazılımın esnekliği ve adapte edilebilirliği • Yeniliklere ve gelişime açık olması • İşletim sisteminden bağımsız oluşu • Yazıhmın süreç iyileştirmeye olan katkısı • Uluslararası destek sağlaması (para birimi gibi) • Türkçe arayüz • Müşteri ve tedarikçilerin ihtiyaçları • Kurumsal esnekliğe müsaade etmesi • Kurulumun ne kadar süreceği • Müşteri memnuniyetini arttırmaya yönelik katkısı • Web tabanh uygulama desteği • E-ticaret desteği ERP sistemi yazılım paketi ve bileşenleri minimum olarak aşağıdaki üç alanı içerebilir: • Finans, dağıtım, insan kaynakları ve ödeme gibi pakette bulunan çeşitli uygulama modülleri • Raporlama, dış veri alma, güncelleme gibi çeşitli araçlar • Tarayıcı, interaktif sesli cevap verme sistemleri gibi potansiyel ola­ rak farklı teknolojiler ile paketi çeşitli platformlara entegre etmeye yardım eden çeşitli yazılımlar. 27-lşletmem ERP Yazılımı Yürütme (İmplementasyon) Projesini Ba­ şarı ile Sonuçlandırabilir mi? Başarılı bir yürütme (implementasyon) için temel şartlar şunlardır: • Üst yönetim desteği, kararlılığı • Tüm birim yöneticilerinin yeni sisteme tam olarak inanması • Her birimin yürütme (implementasyon) çalışmalarında tecrübeli bir personelini görevlendirmesi • İşletme kültürünün değişime ve ekip çalışmasına açık olması • Kalifiye danışmanlar ile çalışılması • ERP yürütme (implementasyon) konusunda tecrübeli proje yöne­ ticisine sahip olunması 28-ERP Uygulamalarında Göz Önünde Bulundurulması Gerekenler Unsurlar Nelerdir? • Gelecekteki uygulama projelerinin tanımlanmasında taslak niteli­ ğinde kullanılacak olan işletme geneline ait iş, enformasyon ve sis­ tem mimarilerinin tasarlanması • İşletme genelini kapsayan iletişim alt yapısmın tasarlanması • Yerel ortamlarda kültür, öncelik ve mevcut sistemler gibi belirli özellikleri göz önünde bulunduran standart çözümlerin uygulan­ ması • Yerel uygulama çözümlerinin gerek yerel ortam ve gerekse korun­ ması gereken işletme mimarisi ile uyumlu bir biçimde sürdürülme­ si • Bu konuların sistematik bir şekilde ele alınması, yani işletmenin yeniden tasarlanması ve ilgili hedeflere katkıda bulunulması. Bu ise 4 aşamalı bir yaklaşımı gerekli kılmaktadır - İş değerlendirmesi: Bu aşamada şirketin kendi kendine sorması gereken sonra yeniden tasarımın gerekli olup olmadığıdır. Burada mevcut durumun gelecekte kurulması istenilen iş modeli karşısında stratejik bir değerlendirmesi söz konusudur. Tek tek yerel çözümler yerine global perspektiflerin benimsenmesi halinde önemli yapısal iyileştirmeler sağlamak olanaklı ve gerekli midir? Bu sorunun yanı­ tı rekabet açısından firmanın güçlü ve zayıf yanları göz önünde bu­ lundurularak yapılacak bir değerlendirmeye göre verilebilir. Sonuç­ ta stratejik öneme sahip bir takım faaliyetlerin geliştirilmesine veya uzun dönemde firmanın ayakta kalmasını sağlamaya yetmeyecek bazı faaliyetlerin durdurulmasına karar verilebilir. - Mimari tasarım: İleriye yönelik işletim modeli ile ilgili olarak ku­ ruluşun tümünü içine alan bir genel taslak hazırlanmalıdır. Bu sü­ recin sonucunda geleceğe dönük olarak fonksiyonları tanımlanmış bir dizi organizasyon birimi ve bunların oluşturduğu iş operasyon­ ları taslağı yaratılacaktır. Kurulacak bilişim sisteminin mimarisi sis­ tem fonksiyonları ve organizasyonel birimler açısından bu taslak baz alınarak hazırlanır. - Sisteme geçiş hazırlıkları: Her işletme birimi için bir plan hazır­ lamalıdır. Bunun nedeni her birimin kendi kültür, öncelik, mevcut sistemler vb. özelliklerini işletme geneline taşımasıdır. Ortak çö- zümlerin başarısı uygulamaların bir bütün olarak düşünülmesi ve hazırlanmasına bağhdır. Bu safhanın sonunda her bir organizasyo­ nel birim için gerçekleştirilecek farklı projeleri ve bu projeler arasın­ daki ilişkileri tanımlayan bir işletme planı hazırlanacaktır. - Değişikliğin yürürlüğe konulması: İş yerlerine ait projeler, bütünü kapsayan genel projenin birer alt projeleri olarak yürütülmelidir. Bu proje yönetimi yerel proje yönetimine ek olarak teknik düzeyde doğru iletişimin kurulması ve hazırlanan standartların yerel alt pro­ jelere transferi açısından merkezi bir koordinasyonu gerekli kılar. 29-ERP Sisteminin Uygulanmasından Sonra Yapılan Çalışmalar Nelerdir? • ERP sistemini kuran şirketler, kurduktan sonra da iyileştirme ça­ lışmaları yapmaktadır.Birçoğu, süreçleri standartlaştırmaya, sistemi mükemmelleştiren diğer araçları eklemeye yoğunlaşır. • ERP sisteminde yapılan çok küçük düzeydeki üst sürüme yüksel­ me çalışmaları bile önemh olumlu değişiklikler yaratmaktadır.ERP sisteminin üst sürüme yükseltilmesi, önemli verimlilik artışlarına, işlerin daha etkin yapılmasına, bilginin daha hassas olmasına neden olur. • Sistemi internete taşımak internet erişimi sağlamak içerideki ve dı­ şarıdaki kullanıcıların ERP sisteminin ürettiği verilere daha kolay ve daha hızlı erişebilmesine imkan verir. 30- ERP'ye Alternatif Sistemler Nelerdir ? • Muhasebe tabanlı yazılımlar Yazılımlar temelde işletmelerin muhasebe sisteminin yönetilmesi için hazırlanmışlardır. Amaç işletmenin temel fonksiyonlarının yö­ netilmesinden çok buradan alman verilerin muhasebeleştirilmesidir. Bu çözüm küçük ölçekli veya iş süreçleri kompleks olmayan or­ ta ölçekli işletmeler için geçerli olabilir. • Firmaya özgü geliştirilen yazılımlar Firma içi veya firma dışı yalnız o firma için geUştirilen yazıhmlardır. Firmaların kendi iş süreçlerine uygun yazılımlar hazırlamaları alter­ natifi ilk başta çok uygun gözükse de orta ve büyük ölçekli firmalar için esasında en riskli yöntemdir. • MRP yazılımları Yalnız üretim ve malzeme tedariği faaliyetini kurallı bir sistem içe­ risinde yönetmek (kapsam içerisine almak isteyen) firmalar için çö­ züm sunar. Yönetimin en önemli dezavantajı muhasebe faaliyetini içermemesidir. Bu tür yazılımlar beraberinde diğer yazılımları da getirecektir (muhasebe, insan kaynakları, servis.. ..vb). 31-Türkiye'deki Mevcut Durum Nedir? Türkiye'deki duruma bakıldığında, birçok orta ve büyük ölçekli ku­ ruluş, farklı departmanlarda, birbirinden bağımsız değişik yazdım1ar kullanıyor. Bu kuruluşlarda, küçük ya da büyük her departman farklı sistem ve teknik kullanarak iş kayıtlarını tutmaya çalışıyorlar. Bu tür bir sistemde birçok departman aynı bilgileri tekrar tekrar gi­ riyor ve bu girilen bilgiler çoğu zaman güncel olmuyor. Hatta, bu bilgilerin bir kısmı zaman zaman sadece kağıtta kalıyor. örneğin birçok firmada, müşteri ile ilgili bir bilgiye ulaşılmak isten­ diğinde, müşteri bilgilerine bir Excel dosyasından, müşterinin yap­ tığı ödemelere bağımsız bir muhasebe programından, gelen fatura­ lara isefizikselarşivlerden ulaşılıyor. Böyle bir durumda, firmadaki yönetici müşteriyle konuşurken, her türlü bilgiye ulaşmak için fark­ lı departmanlarla kontağa geçmek ve bu bilgilerin güncelliğinden ve doğruluğundan emin olmak durumunda kalıyor. Buna karşılık ERP sistemi kullanan bir firmada kullanıcı, müşteri ile ilgili her türlü bilgiye aynı sistem üzerinden kolayca ulaşabiliyor ve en önemlisi de bu bilgilerin güncel, doğru ve günvenilir olduğun­ dan emin oluyor. 32- ERP Yazılım Pazarındaki Başlıca Firmalar Hangileridir? ERP paketlerinin oluşturduğu kurumsal yazılım pazarı günümüz­ de yaklaşık 35 milyar dolarlık bir büyüklüğe ulaşmıştır ve tahmin­ lere göre 2004 yılında 73 milyar dolarlık hacme ulaşarak yıllık or­ talama % 24.9'luk bir büyüme hızını yakalayacaktır. Dünya çapın­ da lOO'ün üzerinde iriU ufaklı ERP yazılım paketi üreticisi ol­ masına rağmen bunların büyük çoğunluğu küçük ölçekli firmaları hedef almaktadır ve içlerinde SAP-AG, Oracle, J.D. Edwards, Peoplesoft ve Baan firmaları toplam olarak dünya çapındaki ERP pa­ zarının yaklaşık %60'ını ellerinde tutmaktadırlar. Bu yazılımların pek çoğu Türkiye için de yerleştirilmiş olup ya doğ­ rudan firmanın Türkiye ofisi veya bir temsilci firma yerel bazda ku­ rulum ve destek hizmetini sağlar. KAYNAKÇA • Onar O.Mustafa, "Kurumsal Kaynak Planlama:ERP" ,Lojistik De­ po Dağıtım Taşıma ve İşletme Sistemleri ,l(2004),s.26-27 • "ERP Bir Şirketin İş Performansını Nasıl Artırır?" http://www.yorkayazilim.com/erp.asp • "ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması)" http://www.datamarket.com.tr/e_is_kur_kay.html • Baki Birdoğan, "İşletme Kaynakları Planlamasının İKP- Enterpri­ se Resource Planning:ERP) Dünü, Bugünü ve Yarını", http://iktisat.uludag.edu.tr/dergi/7/baki/baki.htm • "ERP-Kurumsal Kaynak Planlama" www.melsoft.com.tr/erp.htm • "ERP Genel Tanıtım" http://bilmuh.ege.edu.tr/~sengonca/erp_files/frame.htm • "ERP İşletmem İçin Doğru Yatırım mı, Yazılım Nasıl Seçilmeli?" http://www.erpcrm.com/erp_anasf/isletme_icin_dogru_yatirim.htm • "ERP Projelerinin Başarıya Ulaşması İçin Üç Temel Unsurdan Bah­ sedilebilir:" http://wvw.erpcrm.com/erp_anasf/buyuk_olcekli.htm -"Küçük, Orta Ölçekli İşletmeler ve ERP" http://www.erpcrm.com/erp_anasf/kucuk_olcekli.htm •"Alternatifler" http://www^Tpcrm.com/erp_anasf/kucuk_olcekli.htm •"ERPNasdÇairşff?" http://bilmuh.ege.edu.tr/~sengonca/erp_files/frame.htm#slideOOOLhtm • Yegül,Mustafa Fatih, "Erp Kurumsal Kaynak Planlama", (2002) http://www.erpcrm.com/dokumanlar/Seminer-ERP.pdf • "Kurumsal Kaynak Planlama ve KOBI" http://www.ias.com.tr/enterprise/news/bv01042003.html • "ERP'nin Hayata Geçirilmesi" http://www.ias.com.tr/enterprise/news/bv01042003.html • "Türkiye'deki Mevcut Durum" http://www.ias.com.tr/enterprise/news/bv01042003.html • "ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması)" http://www.profinans.com.tr/ • Yegül, Mustafa Fatih, "Türkiye'de Erp Uygulamaları" http://www.mmo.org.tr/endustrimuhendisligi/2()(M_l/e^ • "ERPrKurumsal Kaynak Planlama (KKP) - Enterprise Resources Planning" http://www.yalindanismanlik.com/erp/erp.htm • "Başlıca ERP ModüUerimiz:" http://www.ias.com.tr/solutions/caniaserp.htm • "ERP Ue MRP-II Arasında Nasü Bir İlişki Vardır?" http://www.diyalog.com/html/erp_mrp_iliski.htm İTO Y A Y I N L A R I (2004) 2004-î 2004-2 2004-3 Yıirt İçi Kıırüluşlar Rehberi Yurt dışı Fuarlar Rehberi Sağlık Sektörü ihalelerinde Karşılaşılan Sorunlar ve Çö züm Önerileri (I) 2004-4 Vergi Rehberi 2004-5 Yabana Sermayeli Şirket Kuruluşu Kılavuzu 2004-6 Fiyat İndeksleri 2004-7 . SağhMı Beslenme, Sağjıkh Yaşam 2004-8 Büyük Mağazacılık 2004-9 Sorularla İthalatta Gözetim ve Korunma Yollan 2004-10 Sorularla İthalat Mevzuaü 2004-11 Dış Ticarette Standardizasyon Mevzuaü 2004-12 İhracatta KDV ladesi Mevzuaü ve Uygulamaları Broşürü 2004-13 Ce Rehberi 2004-14 İTO Ticari Bilgi Sınıflandırma Kılavuzu 2004-15 İş Dünyası İnternet Rehberi 2004-16 Uluslararası Ticari Uyuşmazlıklarda Kurumsal Tahki min Güncel Sorunları 2004-17 Sermaye Piyasası Tanıtım ve Bilgilendirme Semineri 2004-18 Çiçekçilik Sektörünün Durumu, Sorunları ve Gelişme Önerileri Paneli 2004-19 Ekonomik Göstergeler 2004-20 Yeni Tüketici Yasası Işığmda Mobil İletişim Paneli 2004-21 Sağlık Sektörü İhalelerinde Karşılaşılan Sorunlar ve Çö züm Önerileri (II) 2004-22 Tüketici Hukuku Mevzuatma İlişkin Yorum-EleştiriÖneri 2004-23 2004-24 2004-25 2004-26 Türkiye Tarımında Farklı Açılımlar: "Tarımsal Tekno parklar:Bir Model Önerisi" Hizmet Sektörüne Dayalı Kalkınma: "Turizm Gelir lerinin Arttırılması İçin Alınması Gereken Tedbirler ve Alternatif Öneriler" Türkiye tçin Değerlendirilmesi Gereken Önemli Hedef Pazar: "Karadeniz Ekonomik İşbirliği Ülkeleri" Türkiye'de Geçmişten Geleceğe Özelleştirme
