veritabanı uygulamaları

VERİTABANI UYGULAMALARI
1. TEMEL KAVRAMLAR
Veri tabanı, bir konuyla ilgili pek çok kaydın tutulduğu bir bilgi havuzudur. Veri tabanı
programları, bilgi havuzunu oluşturmak ve veri tabanından istenilen bilgiyi istenildiği şekilde alıp
kullanmayı sağlar. Günümüzde kullanılan birçok veri tabanı programı vardır. Bunlardan bir tanesi ise
Microsoft Office 2007 paketinde yer alan Access 2007 veri tabanı programıdır.
Access bilgileri birbiriyle ilişkili birden fazla tabloda depolayarak ilişkisel veri tabanı olarak
bilinen veri tabanları oluşturur. Bilgiler doğru düzenlenmişse bir ilişkisel veri tabanındaki birden fazla
tabloyu tek bir depolama alanı gibi kullanarak bilgileri gereksinimlerinizi karşılayan herhangi bir
düzende elektronik olarak süzebilirsiniz.
Tablo:Access içinde kullanabileceğiniz nesnelerden yalnızca biridir. Diğer nesne türleri
arasında sorgular, formlar, raporlar, makrolar ve modüller yer almaktadır.
Tablolar: Temel veri tabanı nesnesidir. Tabloların amacı bilgileri depolamaktır. Diğer bütün
veri tabanı nesnelerinin amacı bir veya birden fazla tabloyla etkileşimde bulunmaktır. Bir Access veri
tabanı bileşeni binlerce tablo içerebilir ve her tablonun içerdiği kayıtların sayısı öncelikle sabit
diskinizdeki boş alanla sınırlıdır.
Sorgular: Bilgileri bulmak için kullanılır ve böylece bilgileri çeşitli yollarla görüntüleyebilir,
değiştirebilir ve çözümleyebilir.
Formlar: Tablolarda depolanan bilgilerin girilmesini, alınmasını, görüntülenmesini ve
yazdırılmasını kullanıcılar için kolay hâle getirir. Form aslında kullanıcılara bilgiler veren ve onların
girdiği bilgileri kabul eden denetimlerin olduğu bir penceredir.
Raporlar: Tablolardaki bilgileri bilgisayar ekranında veya kâğıt üzerinden güzelce
biçimlendirilmiş ve kolay erişebilecek şekilde gösterir. Raporda çok sayıda tablo ve sorgudan gelen
bilgiler, veri tabanındaki bilgilerden hesaplanan değerlerler, üstbilgi, altbilgi başlık gibi biçimlendirme
öğeleri bulunur.
Makrolar: Standart veri tabanı işlemlerinin daha az deneyimli kullanıcıların veri tabanında
çalışmasına yardım edecek komut düğmeleri şeklinde olmalarını sağlamak için kullanılır.
Modüller: VBA programlarıdır. Makrolar birçok işlemi otomatik hâle getirseler bile VBA
makroların yerine getiremeyeceği kadar zor görevleri yapar.
2.VERİTABANI DOSYA BİÇİMİ
Microsoft Office Access 2007'de(ve sonraki yeni sürümlerde de) yeni, boş bir veritabanı
oluşturduğunuzda, veritabanı dosyası için bir ad vermeniz istenir. Varsayılan olarak, dosyaya ".accdb"
uzantısı verilir — Office Access 2007 biçiminde oluşturulur ve Access'in önceki sürümleri tarafından
okunamaz. Office 2007 öncesindeki veritabanın varsayılan dosya biçimi ".mdb" dir.
3.VERİTABANI PROGRAMI NASIL AÇILIR?
Access veri tabanı uygulamasını açmak için Başlat menüsü/Tüm programlar/Microsoft
Office menüsünden Microsoft Office Access 2007 seçeneği seçilir. Yeni Access veri tabanı penceresi
arabirimi kullanıcıların genel olarak bir veri tabanıyla veya veri tabanı nesnesiyle çalışma şeklini
yansıtacak şekilde tasarlanmıştır.
4.VERİTABANINDA TABLO OLUŞTURMAK
Veri tabanının ana bileşeni tablodur. Bütün alanlar ve alanlara ait veri türleri tabloda
düzenlenmektedir. Veri tabanı tasarlanırken alan adları ve veri türleri belirlenir, tabloya sonradan
alanlar eklenebileceği gibi, ihtiyaç olmayan alanlar silinebilir veya alan adı ve veri türleri
değiştirilebilir. Eksikler ve düzeltmeler yine tablolar üzerinden yapılır.
a. Veri tabanını planlama ve tasarlama:
İyi bir veri tabanı hazırlamak için tasarlamaya geçmeden önce planlamanın yapılması gerekir.
Veri tabanında kullanılacak alan isimleri, veri türleri, alan boyutları, giriş maskeleri gibi pek çok
konunun netleştirilmesi gerekir. Kullanılacak veriye ait veri türü belirlenmeli ve verinin niteliğine göre
alan boyutu iyi ayarlanmalıdır. Alan boyutu ne gerektiğinden az ne de fazla olmalıdır. Eğer alan
boyutları iyi ayarlanmazsa veri tabanı hantal bir yapıda olur. Alan adları ve veri türleri tablolarda
belirlenir. Tablolarda veri girişi yapılabileceği gibi kullanılacak işleme göre farklı veri tabanı
bileşenleri de kullanılabilir.
Tablo tasarlanırken farklı veri türleri vardır. Bunlar;
Metin : Alfabetik ve sayısal türde her türlü bilgi veya işlem gerektirmeyen bilgilerin girilebildiği alan
türüdür. Bu alan maksimum 255 karakter bilgi alır.
Not : Bir tablo alanı için metin türünün uzunluğu yetmiyorsa not türü seçilebilir. Bu tür alanlara
65535 karaktere kadar bilgi girilebilir.
Sayı : Üzerinde işlem yapılabilecek verilerin girilebileceği alan türüdür. Alan boyutunu belirlerken
farklı boyutta sayı türleri vardır, bunlar:
• Bayt : 0 ile 255 arasında değer alabilir. 1 Bayt yer tutar.
• Tamsayı :-32768 ile 32767 arasında değer alabilir. 2 Bayt yer tutar.
• Uzun tamsayı : -2 147 483 648 ile 2 147 483 647 arasında değer alabilir. 4 Bayt yer tutar.
• Tek ve Çift : Çok büyük sayılar ve ondalık kesirler için kullanılır. 15 basamak sayıyı tutar,
üstüne ise 10 üssü olarak yazar. 4-8 Bayt yer tutar.
• Ondalık Sayı : 28 basamağa kadar sayı tutar. 12 Bayt yer tutar.
Tarih /Saat : Tarih ve saat türündeki bilgilerin girilmesi için kullanılır.
Para birimi : Parasal değerler için tanımlanır. Bu alanda 15 basamak tamsayı, virgülden sonra da 4
basamak bilgi tutabilir.
Otomatik sayı : Bu bilgi alandaki sayı değeri girilen her yeni kaydın numarası otomatik olarak tutulur.
Evet/Hayır : Bu bilgi alanı iki sonuçlu bilgiler için kullanılır. Evet/Hayır, Açık/Kapalı, Doğru/Yanlış
gibi veriler tutulur.
Köprü : İnternet adresi gibi bir yere bağlantı kurmak için bu veri türü kullanılır. Bu alana girilen
veriye tıklanırsa yazılı olan İnternet adresine bağlantı kurulur.
OLE nesnesi : Resim, ses, film gibi nesnelerin veri tabanına eklenmesini sağlar.
b. Tablo oluşturma:
Access açıkken Oluştur sekmesi Tablolar grubundan tablo oluşturulabilir. Tablolar grubunda
Tablo, Tablo Şablonları ve Tablo Tasarımı düğmeleri kullanılarak
tablo oluşturulur.
c. Tablo içinde hareket etme:
Tabloya bilgi girmek için tablo içinden hareket etmek gerekir. İşlemler gereği tablonun farklı
yerlerinde düzeltmeler veya veri girişi olabilir. Tablo içinde klavyeden Tab tuşu, yön tuşları ile veya
fare ile istenilen alan bir kez tıklanarak hareket edilebilir.
ç. Tabloya veri girme:
Tabloda bir alana veri girmek için o alanın seçili olması yeterlidir. Alana veri girdikten sonra
bir sonraki alana geçmek için yön tuşları, Tab ve Enter tuşları kullanılabilir
d. Birincil anahtarı tanımlama:
Birincil anahtarı tanımlamak için tablo tasarım görünümündeyken birincil anahtar olarak
tanımlanacak alana tıkladıktan sonra Tasarım sekmesi içinde Araçlar grubunda Birincil Anahtar
düğmesine tıklanır. Birincil anahtardaki değer her bir kaydı benzersiz (unique) olarak tanımlamak için
kullanılır yani aynı birincil anahtar değerine sahip iki kayıt olamaz. Bu değeri siz kendiniz girebilir veya
Access’ten yardım alabilirsiniz.
5.FORMLARIN KULLANIMI
Access’te boş bir form oluşturmak için Oluştur sekmesi içinde Formlar grubu kullanılır. Form
oluşturmanın en kolay yolu formlar grubunda yer alan Form düğmesini kullanmaktır. Form düğmesi
ile form oluşturmak için önce kaynak tablo veya sorgu seçili hâle getirilir ve form düğmesine tıklanır.
Access formu doğrudan oluşturur ve form üzerinde değişiklik yapılabilmesi için şerit üzerine
Biçimlendirme ve Düzenle bağıl sekmelerini ekler. Tercih veya ihtiyaca göre formlar grubunda
yer alan diğer seçenekler kullanılarak da form oluşturulabilir.