Proje Yönetim Araçları - Proje Yönetimi, Analitik Yaklaşımlar

PROJE YÖNETİM ARAÇLARI
Cüneyt Karacan
Proje Yönetim Araçları Neden Önemli?
Proje Yönetim Araçları proje yönetiminde kullanılan ve





Planlama
Görevlerin girilmesi
Takvim
Kaynak
Bütçe
gibi temel konularının yönetimini içeren ve çeşitli raporlar üretilerek proje yönetimine
katkı sağlayan araçlar ve tekniklerdir
İş bölümünün düzenli olarak sağlanması ve yapılan işlerin takip edilmesi için bu araçlar
oldukça etkilidir. Tek tek herkese mail yazarak ya da sözlü olarak görev vermek yerine,
bu araçlar kullanılarak farklı kişilere farklı işler atanabilmesi proje yöneticilerinin işini
kolaylaştırır.
Projedeki ekibi yaptıkları işlerin tamamlanma oranlarını düzenli olarak güncelleyerek
projenin ne durumda olduğunu ya da ne kadar sürede tamamlanacağını üst yöneticilere
gösterebilirler. Bu projeler yapılırken, işin kaç dakika/saat sürdüğünün de notu
alınabildiği için benzer projelerin ne kadar sürede hazırlanabileceğinin tahmini yapılarak,
benzer projeler için tamamlanma sürelerinin tahmininde kullanılabilecek somut veriler
elde edilebileceği gibi proje ekibinin hangi işe ne kadar zaman harcadığı bilgisi
çalışanların performanslarının da değerlendirilmesinde kullanılabilir.
Ayrıca proje ile ilgili yapılan işler bir panel üzerinden gerçek zamanlı olarak takip edilerek
gerekli yerlerde geri bildirimler ile proje ekibinin kendi içinde anlık iletişimi de
sağlanabilir.
Bu amaçlar doğrultusunda proje yönetimlerinde kullanabilecek ücretli ve ücretsiz
çevrimiçi (online) araçlar bulunmaktadır. Online araçlar internet bağlantısı olan herhangi
bir yerden bu projeye erişilebildiği için iş bilgisayarı taşıma zorunluluğunu ortadan
kaldırmakta ve özellikle mobil uygulamaya sahip olanlar ile projeler akıllı cihazlar
üzerinden de takip edilebilmektedir.
Proje Yönetim Araçlarından Ne Bekliyoruz?
Proje yöneticisinin ve ekibinin işlerini kolaylaştırmak için kullanılan proje yönetim
araçlarından temel olarak beklenen fonksiyonları şöyle listeleyebiliriz;
1- Finans / Bütçe Yönetimi
 Proje bütçesinin oluşturulması ve takibi
 İş kalemleri için tahmini ve gerçek maliyetlerin girilmesi/takibi
 Harcama isteklerinin girilmesi ve yönetici onayları
 Harcama takibinin yapılması
 Finansal durum takibi (finansal göstergeler)
 Gelir takibi
 İşçilik oranları ile maliyet hesaplama
2- Proje Yönetimi
 Takvim oluşturma
 Kritik yol analizi
 Projeler arası bağımlılıkların takibi
 Sorun yönetimi
 Kilometretaşlarının takibi
 Portfolyo yönetimi
3- Raporlama
 Finansal Raporların oluşturulması
 Müşteri / Yönetim Raporları
 Uyarlanmış raporlar
 Kaynak kullanım/takip raporları
 Görev/zaman raporları
4- Kaynak Yönetimi
 Kaynaklara göre uyarlanmış çalışma takvimleri
 Kaynaklar için rol atamaları
 Kaynak kullanım takibi
5- Görev Yönetimi
 Görev tanımlama, kaynak atama ve edit
 Görevler arası bağımlılıklar oluşturulması
 Tekrarlanan görevlerin oluşturulması
 Görevlerden alt görevler oluşturulması
 Görevlere süre atamalarının yapılması
 Görev durumları ve ilerleme bilgisi
6- Elektronik posta (E-mail) entegrasyonu
 Elektronik posta (E-mail) ile görevler yaratılabilmesi
 Proje durumları ile ilgili otomatikleştirilmiş e-mail raporları alınması
7- Zaman Çizelgesi oluşturma
 Deadline oluşturma
 Gantt Chart
8- Takım Çalışması
 Tartışma alanları
 Uyarılar
 Dosya oluşturma ve paylaşma
9- Dosya Yönetimi
 Görevlere dosyalar eklenebilmesi
 Versiyon kontrolü
Hangi Araçları Kullanabiliriz?
Proje yönetiminde kullanılabilecek ücretli/ücretsiz birçok araç [1,5,6,7] bulunmaktadır.
Bu araçlar, basit bir görev yönetimi aracından kapsamlı bir portfolyo yönetimi aracına
kadar farklı içerik ve fonksiyonlara sahip olabilirler. Bu amaçla kullanılan araçlara birkaç
örnek vermek gerekirse;

Basecamp
Proje yönetim araçları arasında en bilinenlerinden biri olan Basecamp üzerinde
tüm projelerinizi, verilerinizi ve kişilerinizi tek bir yerde tutabiliyorsunuz. Farklı
projeler için farklı To-Do listeleri hazırlarken, tek bir takvim üzerinden tüm
kullanıcıların aktivitelerini takip edebilirsiniz.

Conceptboard
Görsel çalışmaları olan takımlar için ideal olan Conceptboard, sanal bir beyaz
tahta üzerinden ekibin çalışmasını sağlıyor. Her çalışanın tahtada kendine ait bir
yeri oluyor ve herkes çalışmaları görebiliyor. Word, Excel, PDF ve Photoshop ile
uyumlu olan aracı Google Drive hesabınızla da ilişkilendirebiliyorsunuz.

Produkteev
Şirketler için sosyal bir görev yönetim paneli sunan Produkteev üzerinde
dilediğiniz kadar proje yaratıp, istediğiniz kadar kişiyi bu projelere
ekleyebiliyorsunuz.
Kişilere
atanan
görevlerin
zamanlarını
belirleyip,
etiketlendirebilir ve notlar ekleyebilirsiniz ve anlık akış ile kullanıcılar projeler
hakkında güncel bilgilere sahip olabilir.

Trello
Kartlarınızı oluşturarak projedeki ilerlemenizi belirleyebildiğiniz Trello üzerinde
görevlerin bitiş tarihlerini ve ekstra bilgiler görevlere ekleyebilir, yorumları ve
tamamlanan görevleri görebilirsiniz. Diğer kullanıcıların yaptıkları değişiklikler
anında size de bildirim olarak gösteriliyor. Mobil uygulamaları da olan programı
ücretsiz olarak kullanabiliyorsunuz

Teambox
Teambox üzerinden ekipler kolay bir şekilde organize edilebiliyor. Anlık olarak
proje üzerinde ne kadar ilerlendiği görülebiliyor ve kullanıcılar bir proje üzerinde
paylaşım yapıp aynı anda çalışabiliyor. Dropbox ve Google Drive ile entegre
olarak da çalışan Teambox, ekran paylaşımı ve HD video konferans özelliğine de
sahip.

Wiggio
Bir diğer ücretsiz proje yönetim uygulaması ise Wiggio. To-Do listeleri hazırlayıp,
projedeki farklı kişilere atayabildiğiniz uygulama üzerinden ek olarak dosya
yükleyip bu dosyaları diğer kullanıcılarla paylaşabilirsiniz. Sesli mesajlar da
yollayabildiğiniz gibi konferans konuşmaları da organize edebilirsiniz.

Asana
Hibrid bir görev ve proje yönetim aracı olarak geçiyor. Asana’nın iOS ve Android
uygulamaları bulunmakta.

Tuleap
Sadece bir proje yönetim aracı değil aynı zamanda ömür döngüsü yönetim
aracıdır.

Celoxis
Projenin bütün yönleriyle yönetilebilmesi için gerekli araçları bünyesinde
barındıran bir proje yönetim aracıdır.

Clarizen
Özellikle kaynak ve finansal yönetim araçları sunan güçlü bir proje yönetim
aracıdır.

EPMLive
Microsoft Share Point tabanlı online proje yönetim aracıdır ve diğer Microsoft
ürünleri ile de çalışabilir.
Bu araçlardan bazılarının kabiliyet ve kullanım alanlarına daha detaylı inceleyelim.
Basecamp
Proje yönetim araçları içerisinde en bilinenlerinden biri olan basecamp ile farklı projeler
için farklı görevler (To-Do listeleri) hazırlarken, tek bir takvim üzerinden tüm kullanıcıların
aktiviteleri takip edilebilir. Ortak çalışmaya, e-mail entegrasyonuna, dosya paylaşımına,
kilometretaşı kontrolüne ve görev yönetimine imkan verir. Basecamp maliyet hesabı,
kaynak kullanımı, zamanlama fonksiyonları içermemektedir.
Her Proje için





Proje ile ilgili bilgilerin, konuların paylaşıldığı ve tartışıldığı “Tartışma Alanı”
(Discussions)
Kişilere projeler bazında ayrı ayrı görevlerin atandığı ve kişiye göre veya zamana
göre yapılacakların listelenmesi sağlanabildiği “Yapılacaklar Listesi” (To-Dos).
Proje ile ilgili dosyaların yüklendiği “Dosyalar Listesi” (Files)
Proje ile ilgili tüm girişlerin bir tarih ile ilişkilendirildiği, tarihe dayalı planlamaların
yapılabileceği “Tarihler” (Dates)
Proje ilerleyişinin takip edilebileceği “Progress” tabları mevcuttur.
E-mail entegrasyonu ile proje durum ve ilerleyişi ile günlük bilgilerin mail yoluyla
otomatik olarak iletilmesi sağlanabilir ve e-mail üzerinden yeni görevler yaratılabilir.
Projelerde kullanıcılar için erişim hakkı tanımlanabilmesi kullanıcı yönetimini de sağlar.
Asana
Kullanımı kolay bir kullanıcı arayüzüne sahip olan Asana da girişimlerin faydalanabileceği
proje yönetim araçlarından bir diğeridir ve bu araç kullanılarak çok sayıda proje takip
edilebilmektedir.
Projelerin düzenlemesinin yanı sıra anlık bildirimlerle beraber proje üzerinde çalışanlar
son güncellemelerden haberdar olurlar. Kullanıcılar diğer çalışanların görevlerini görebilir
ve Asana üzerinden birbirleriyle iletişime geçerek hızlı bir şekilde tek bir panel üzerinden
işlerini yürütebilirler. Dashboard üzerinden proje takibi yapılabilmesi e-mail trafiğini ve
toplantı sıklığını azaltan unsurlardır.
Her proje için hedefler ve kilometretaşları belirlenebilir. Belirlenen bu hedefler ve
kilometretaşları için başlangıç bitiş zamanları ve aralarında bağımlılıklar oluşturulabilir.
Ayrıca bu hedefler ve kilometretaşları için notlar, yorumlar ve linkler de oluşturulabilir.
ASANA her ne kadar bir proje yönetim aracı olarak geçse de asıl işlevselliği görev
yönetimi üzerinde kuruludur.
Çok sayıda departman içeren büyük şirketler için kullanımı uygun değildir, genellikle
küçük kompakt firmalar için uygundur. Tüm bir projenin proje yönetim süreçleri
dâhilinde idare edilmesinden çok küçük iş parçacıklarının yönetilmesine odaklanmış bir
araçtır.
Producteev
Şirketler için sosyal bir görev yönetim paneli sunan ve mobil uygulamaları da olan
Produkteev ile istenildiği kadar proje yaratıp, istenildiği kadar kişiyi bu projelere
ekleyebiliyoruz. Kişilere atanan görevlerin zamanları belirlenip, etiketlendirebilir ve notlar
eklenebilir ve anlık akış ile kullanıcılar projeler hakkında güncel bilgilere sahip olabilir.
Uygulama içerisinde görevler ve bunlara ait alt görevler oluşturmanız, bu görevlere ya da
projelere kişileri ilişkilendirmeniz, ekip arasında dosya/belge gönderimi yapmanız
sağlanıyor.
Görev odaklı bir proje yönetim aracı olan Produkteev ile görevler oluşturularak;








Önemlerine göre önceliklendirme yapılabilir
Alt görevlere bölünebilir
Tamamlanma tarihleri belirlenerek takip edilebilir
Bir veya daha çok kaynak ataması yapılabilir
Takipçiler oluşturularak belirli kişilerin görevlerle ilgili uyarı/bilgilendirme almaları
sağlanabilir
Dosyalar eklenebilir
Tamamlanma tarihleri yaklaşan görevler için hatırlatıcılar oluşturulabilir
Zaman içerisinde gerçekleşen aktiviteler izlenebilir

Proje, kişi, öncelik, tamamlanma zamanı vb. filtrelemeler ile görevler listelenebilir.
Clarizen [3]
Birden fazla projenin kaynakları, iş yükü ve bütçesinin yönetilmesini ve kontrol edilmesini
sağlayan bir portfolyo yönetim aracıdır.
Doküman yönetimi içinde ortam sağlar. Tüm dosyaların proje, görev, tartışma grupları ile
linklenerek merkezi bir yerde kontrolünü sağlar ve değişikliklerin yönetilmesi ve izlenmesi
için de fonksiyonlar sunar.
Risk tanımlamaları ve riskler için proaktif bir şekilde öteleme planları oluşturulmasını
sağlar.
Müşteri ve/veya yönetime sunulmak üzere ihtiyaçlara göre uyarlanabilir, raporlar
üretilmesini sağlar. Sağlamış olduğu rapor taslaklarının yanı sıra, yazılım tarafından
üretilen veriler kullanılarak yeni rapor formatları oluşturulabilir. Oluşturulan raporlar MS
Excel’e aktarilabilir (export) veya mail üzerinden proje ekibine gönderilerek paylaşılabilir.
Görevler en baştan oluşturulabileceği gibi var olan görevlerin şablon olarak kullanılması
ile de oluşturulabilir. Oluşturulan görevlere süre, kaynak/kaynaklar atanabilir. Görevler
arası bağımlılıklar kurulabilir. Kaynakların nasıl kullanıldığı ve üzerindeki iş yükü takip
edilebilir.
Birden çok projenin yönetilmesine imkân veren yazılım projeler arası bağımlılıklar
oluşturulmasını da sağlar ve projelerin birbirlerini etkilemeleri takip edilebilir.
Çoğu ücretsiz olan birçok uygulama ile Clarizen’in kabiliyetleri artırılabilir.
Kaynakların kendilerine atanan işlere ne kadar zaman harcadıklarını girebilmelerine
imkân veren araçları ile kaynağın proje işlerine ne kadar zaman harcadığı ve ne kadarını
tamamladığı bilgileri toplanır ve raporlanabilir.
Gerçekleşen maliyetlerin ve gelirlerin takibini sağlayarak proje bütçesinin izlenebilmesine
imkân verir. Proje ekibi harcama istekleri ve bu isteklere yönetici onayları
gerçekleştirilebilir.
En basit uygulamalarda dahi yapılabildiği düşünülürse kontrol panelinin (dashboard)
uyarlanmasına izin vermemesi, Clarizen için önemli bir eksikliktir.
Celoxis [2]
Bir projenin tüm yönleriyle yönetilmesi için gerekli fonksiyonları içeren kapsamlı ve
kullanımı kolay bir araçtır.
Geleneksel proje yönetimi metodolojilerini takip etmesinin yansıra firma ihtiyaçlarına
göre de uyarlanabilmektedir.
e-mail entegrasyonu ile projenin bazı özelliklerinin takibi (yeni görevler, tartışmalar,
ilerleme durumları) e-mail ile yapılabilir (sisteme giriş yapmaya gerek kalmadan proje
ilerleyişi ile ilgili bilgi sahibi olunabilir). Projede iş kalemleri/görevler ile ilgili uyarılar
oluşturarak bunlarla ilgili güncellemelerin e-mail yolu ile gelmesi sağlanabildiği gibi
kontrol paneli (dashboard) kullanılarak proje ilerlemesi proje ekibi tarafından anlık olarak
takip edilebilir. Sahip olduğu interaktif Gantt Chart özelliği de takvim, görevler, kaynak
atamaları, bağımlılıklar ve proje durumundaki değişikliklerin anlık olarak takip edilmesi
için kullanılabilir.
Toplanan veriler dahilinde
hazırlanabilmektedir.
ihtiyaç
duyulan
format
ve
içerikte
raporlar
Proje görevlerine ne kadar zaman harcandığı bilgisinin tutulmasını ve harcanan zamanın
takibini sağlayan ve kullanımı kolay bir zaman cetveli (timesheet) fonksiyonu
barındırmakta olup mobil erişim ile zaman cetveli doldurulabilmekte ve yöneticiler
tarafından onaylanması sağlanabilmektedir.
Kaynak atamaları ve kaynakların yetki erişimleri kontrol edilebilir.
Projeler arası bağımlılıklar kurularak projelerin birbirlerine olan etkileri takip edilebilir.
Bu araç kullanılarak paylaşılan dosyaların versiyon kontrolleri de gerçekleştirilebiliyor.
Aynı zamanda doküman üzerinde yapılan değişiklikler uyarı şeklinde belirlenen
kullanıcılara iletiliyor.
EPM Live [4]
Çoğunluğu ücretsiz olan 3. Parti eklentiler/yazılımlar kullanılarak kabiliyetleri artırılabilen
ve diğer Microsoft ürünleri ile de çalışabilecek share-point tabanlı bir proje yönetim
aracıdır.
Varsayımsal modelleme (What-if modelling) yapılmasına olanak tanır. Projeler arası
bağımlılıklar kullanılarak yeni başlayacak proje için varsayımsal kilometretaşları ve
kaynak atamaları yapılarak hâlihazırda yürüyen projelere yeni projelerin etkisi
modellenebilir.
Kaynak atama, kaynakların üzerindeki yüklerin takibi sağlanabilir.
Timesheet araçları, çalışma loglarının tutulması ve çalışma logları yazılım tarafından
sağlanan özellikler arasındadır. İş kalemleri/görevler için harcanan zaman takip edilerek
harcanan zaman belirlenebilir. Zaman cetveli ile (Timesheet) proje için harcanan zaman
girilerek yönetici onayına gönderilebilir.
Ekip üyeleri arasında iletişimi ve birbirlerini takip etmelerini sağlayan fonksiyonlara
sahiptir. Yazılım kontrol paneli (dashboard) üzerinden ilerleme ve durum takibi yapılabilir.
Doküman versiyon kontrolü de yazılımın bir parçasıdır.
Temelde bir görev yönetim aracı olan Basecamp, Produkteev ve Asana gibi araçlar küçük
girişimler ve projeler için uygundur. Birçok kurumsal firma tarafından da kullanılan ve bir
projenin tüm yönleri ile yönetilmesi için kullanılabilecek olan Clarizen, Celoxis ve EPMLive
yazının girişinde bahsedilen ve bir Proje Yönetim aracında bulunması beklenen









Finans / Bütçe Yönetimi
Proje Yönetimi
Raporlama
Kaynak Yönetimi
Görev Yönetimi
E-mail entegrasyonu
Zaman Çizelgesi oluşturma
Takım Çalışması
Dosya Yönetimi
fonksiyonlarının birçoğunu içeren kapsamlı proje yönetim araçları olarak göze
çarpmaktadır.
Araçlarla İlgili Referans Ağ Adresleri
[1] www.businessnewsdaily.com
[2] www.celoxis.com
[3] www.clarizen.com
[4] www.epmlive.com
[5] www.practicalecommerce.com
[6] www.reviews.com
[7] www.wikipedia.org
Cüneyt KARACAN
2001 yılında Gazi Üniversitesi Elektrik Elektronik Mühendisliği bölümünde lisans, 2004 yılında
ODTÜ Elektrik Elektronik Mühendisliği bölümünde yüksek lisansını tamamlamıştır. Lisans
sonrasında Üniversitede Araştırma Görevlisi ve Savunma Sanayiinde çeşitli firmalarda Sistem
Mühendisi ve Proje Yöneticisi olarak çalışmış olup PMP sertifikasına sahiptir. Halen SDT Uzay ve
Savunma Teknolojileri firmasında Proje Yöneticisi olarak çalışmaktadır.