Yenİ BaŞLAYANLAR İÇİN ERASMUS

YENİ BAŞLAYANLAR İÇİN
ERASMUS
24 ŞUBAT 2012 - ANKARA
İÇERİK
• Erasmus projelerinin tanıtımı
• Hareketlilik faaliyeti
• Proje yaşam döngüsü
• Hareketlilik projelerinde kurallar
• Hazırlık Ziyaretleri
ERASMUS PROJE TÜRLERİNİN
TANITIMI
ERASMUS PROJE TÜRLERİ
• Komisyon Merkezli Projeler
• Ülke Merkezli Projeler
ERASMUS PROJE TÜRLERİ
Komisyon Merkezli Projeler:
• Brüksel’deki ‘Komisyon Yürütme Ajansı’ tarafından
yürütülür:
Education, Audiovisual and Culture Executive Agency
http://eacea.ec.europa.eu/index_en.php
ERASMUS PROJE TÜRLERİ
Komisyon Merkezli Proje Türleri
•
•
•
•
Erasmus University Charter
Multilateral Projects
Multilateral Networks
Accompanying Measures
http://eacea.ec.europa.eu/llp/erasmus/erasmus_en.php
ERASMUS PROJE TÜRLERİ
Ülke Merkezli Projeler:
• Faaliyetlere katılan ülkelerdeki ulusal ajanslar
tarafından yürütülür:
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi
http://www.ua.gov.tr
ERASMUS PROJE TÜRLERİ
Ülke Merkezli Proje Türleri :
HAREKETLİLİK FAALİYETİ
(Öğrenci ve Personel Hareketlilikleri)
YERLEŞTİRME (STAJ) KONSORSİYUMU
YOĞUN PROGRAMLAR
ERASMUS YOĞUN DİL KURSLARI
HAZIRLIK ZİYARETLERİ
ERASMUS PROJE TÜRLERİ
Hareketlilik:
• En az biri Avrupa Birliği üyesi iki değişik ülkeden iki
yükseköğretim kurumunun ortaklığı veya
yükseköğretim kurumu ve işletme ortaklığı
• Öğrencilerin en az 3 ay, en fazla 12 ay süre ile ortak
yükseköğretim kurumunun misafir öğrencisi olması
• Akademik personelin en az 1 hafta, en fazla 6 hafta
süre ile ortak yükseköğretim kurumunda ders vermesi
• Akademik ve idari personelin mesleki bilgilerini artırmak
üzere en az 1hafta, en fazla 6 hafta yurtdışında ‘hizmet
içi eğitim’ alması
ERASMUS PROJE TÜRLERİ
Yoğun Programlar:
• En az biri Avrupa Birliği üyesi, en az 3 değişik ülkeden
yükseköğretim kurumlarının kısa süreli ortak ders
programı uygulaması
• Yükseköğretim kurumlarının müfredatlarında yer
almayan bir öğretim programı
• En az 10 gün, en fazla 6 hafta
• En az 10, en fazla 60 öğrencinin yurtdışından gelmesi
• Yurtdışı katılımcıların seyahatleri, iaşe-ibateleri ve
organizasyon giderlerine mali destek
ERASMUS PROJE TÜRLERİ
Yerleştirme (Staj) Konsorsiyumu:
• Öğrencilerin staj faaliyetinin bir ortaklık yapısı
kapsamında yürütülmesi
• En az 2 yükseköğretim kurumunun ortaklığı veya en
az bir yükseköğretim kurumuyla bir işletme/sto vb
ortaklığı
ERASMUS PROJE TÜRLERİ
Erasmus Yoğun Dil Kursu:
• Gelen Erasmus öğrencilerine kısa süreli yoğun dil
öğretimi ve ülke kültürü hakkında bilgi verilmesine
yönelik kurslar
• Yalnızca az konuşulan Avrupa dillerinde düzenlenir:
İngilizce, Almanca, Fransızce ve İspanyolca(Kastilyan)
dillerinde düzenlenmez
• En az 2, en fazla 6 hafta
• Yaz ve kış döneminde, akademik yarıyıllar
başlamadan önce düzenlenir
• Açılan sınıflar için maddi destek verilir
ERASMUS PROJE TÜRLERİ
Hazırlık Ziyareti:
• Erasmus ortaklığı kurmak üzere potansiyel ortaklara
yapılan ziyaret
• Ulusal ajansların düzenlediği ortak bulma seminerlerine
(irtibat seminerleri) katılım
• Seyahat giderleri karşılanır ve gündelik verilir
• Seyahat dahil en fazla 5 gün
• Bir seyahatte en fazla 2 değişik kurum
• Bir seyahatte en fazla 2 katılımcı
ERASMUS HAREKETLİLİK FAALİYETİ
VE
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
ERASMUS HAREKETLİLİK FAALİYETİ
• Öğrenci Hareketliliği – Student Mobility
• Öğrenim - Study (sms)
• Staj - Placement (smp)
• Personel Hareketliliği – Staff Mobility
• Ders verme - Teaching assignments (sta)
• Eğitim alma - staff training (stt)
• Faaliyetlerin organizasyonu: Hareketliliğin
Organizasyonu
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
ECORYS ACADEMY
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
‘ERASMUS HAREKETLİLİK FAALİYETİ’
HAZIRLIK
BAŞVURU SÜRECİ
SÖZLEŞME SÜRECİ
UYGULAMA
RAPORLAMA
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
BAŞVURU SÜRECİ – BAŞVURU SAHİBİ (yararlanıcı)
• Başvuru içeriğinin belirlenmesi
• TURNA sistemi üzerinden yükseköğretim kurumunun
proje (hibe talebi) başvurusu
• Başvurunun çıktısının yasal temsilci tarafından
imzalanması ve posta yoluyla ulusal ajansa
gönderilmesi
• 9 MART 2012
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
BAŞVURU SÜRECİ – ULUSAL AJANS
• Postadan gelen başvurunun ulaştığına dair e-posta bildirimi
• Doğru bir başvuru yapılıp yapılmadığının değerlendirilmesi
(eligibility check)
• Doğru şekilde yapılmayan başvurulara teknik
değerlendirmeyi geçemediklerinin e-posta ile bildirimi
• Doğru şekilde yapılan başvuruların değerlendirilmesi ve
hibenin bu kurumlar arasında paylaştırılması
• Doğru şekilde başvuru yapan tüm kurumlara bütçe
olanaklarımız kapsamında hibe verilir ve tutarlar ilan edilir
• Tahminen Mayıs 2012
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
SÖZLEŞME SÜRECİ – ULUSAL AJANS
• Sözleşme bilgilerinin istenmesi
 Kurumla ilgili bilgiler
 Yasal Temsilci ile ilgili bilgiler
 Banka bilgileri
• Sözleşmelerin hazırlanması
• Ana sözleşme metninin pdf dosya olarak e-posta ile
gönderilmesi
• Sözleşmenin ek belgelerinin internet sitemizde
yayımlanması
• Yasal temsilci:
‘The person legally authorised to enter into legally binding
commitments on behalf of the applicant institution.’
• Banka bilgisi:
•
•
•
•
Kurumsal hesap : Üniversite adına açılmış bir hesap
AVRO hesabı!
Doğru IBAN numarası
Hesabın adı
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
SÖZLEŞME SÜRECİ – YARARLANICI
• Sözleşme bilgilerinin hazırlanması gönderilmesi
• Pdf dosya halinde gelen sözleşmedeki bilgilerin kontrol
edilmesi
• Sorun yoksa 2 nüsha çıktısının alınması
• Her sayfadaki imza kutularının ve son sayfadaki imza
alanının yasal temsilciye imzalatılması, son sayfadaki şehir
ve tarih bilgisinin yazılması
• Maliye Bakanlığının KDV Bilgi Formunun 1 nüsha olarak
doldurulması
• İki nüsha sözleşmenin ve 1 nüsha KDV Bilgi Formunun Ulusal
Ajansın posta adresine gönderilmesi
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
SÖZLEŞME SÜRECİ – ULUSAL AJANS
• 2 nüsha gelen sözleşmelerin ve KDV Bilgi Formunun
kontrol edilmesi, uygunsa Merkez Başkanlığına
imzaya sunulması
• Merkez Başkanlığınca da imzalanan sözleşmenin
imza tarihi itibariyle yürürlüğe girmesi
• Sözleşmede belirtilen tutarın %80’inin kurumun
sözleşmede yazan banka hesabına ödenmesi
• Sözleşmenin bir nüshasının ve KDV bilgi formunun
kuruma geri gönderilmesi
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
SÖZLEŞME SÜRECİ – YARARLANICI
• Gelen sözleşmenin muhafaza edilmesi
• Maliye Bakanlığına KDV Muafiyeti başvurusunda
bulunulması:
• Dilekçe
• İmzalı KDV Bilgi Formu
• İmzalı sözleşmenin aslı gibi kopyası
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
UYGULAMA
Her kurum kendi uygulama sistemini kendi koşullarına göre
kendisi belirler ve kurar
 Faaliyetlerin organizasyonu
 Öğrenci hareketliliği : ilan, başvuruların alınması, öğrencilerin
seçilmesi, gitmeden önce yapılacak işlemler, yurtdışındayken
yapılacak işlemler, döndüklerinde yapılacak işlemler
 Personelin gönderilmesi
 Gelen öğrenciler
 Gelen personel
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
UYGULAMA
ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ:
•
•
•
•
•
Bilgilendirme, tanıtım
Başvuru ilanı
Başvuruların alınması
Öğrencilerin seçimi
Gitmeden önce yapılacak işlemler:
• Sözleşme, bilgilendirme, ders seçimi (LA), avans ödeme
• Yurtdışındayken yapılacak işlemler: gözetim
• Döndüklerinde yapılacak işlemler:
• Dönüş evraklarının kontrolü, başarılı olunan kredilerin tanınma
işlemleri, bakiye ödeme
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
UYGULAMA
PERSONEL HAREKETLİLİĞİ:
•
•
•
•
•
Bilgilendirme, tanıtım
Başvuru ilanı
Başvuruların alınması
Personelin seçimi
Gitmeden önce yapılacak işlemler:
• Sözleşme, bilgilendirme, avans ödeme
• Yurtdışındayken yapılacak işlemler
• Döndüklerinde yapılacak işlemler:
• Dönüş evraklarının kontrolü, bakiye ödeme
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
RAPORLAMA
Ara Rapor : Uygulama sırasında
Nihai Rapor : Uygulama sona erdikten sonra
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
RAPORLAMA
ARA RAPOR
• Ara raporda, tahsis edilen hibe miktarında azaltma veya artış talep
edilebilir
• Yalnızca hibe miktarı hakkında bilgi sorulmaktadır
• Azaltma veya artışa göre sözleşmede yenileme yapılır : ek sözleşme
• Ara raporla birlikte veya ara rapor alındıktan sonraki bir tarihte,
yeterli harcama düzeyine ulaşılmışsa, ulusal ajanstan ikinci ödeme
(sözleşmenin ödenmemiş bulunan %20lik kısmı) talep edilebilir
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ
RAPORLAMA
NİHAİ RAPOR
• Gerçekleştirilen bireysel faaliyetlere ilişkin detay ve istatistiki bilgiler in
sunulması istenir
• Raporun sunulacağı format ve raporlama araçları ulusal ajans
tarafından yararlanıcıya bildirilir
• Bireysel faaliyetlere ilişkin sunulan bilgiler kontrol edilerek yararlanıcıya
sözleşmesi kapsamında verilen hibenin nihai kullanım miktarı belirlenir
• Nihai rapor yararlanıcının bakiye ödeme talebidir: sözleşme kapsamında
ödenmesi gereken bir miktar varsa, ödeme yapılır; fazla ödeme varsa,
iade istenir
• Proje kapanış yazısı gönderilir
• Rastgele seçimle bazı kurumlara verilerin doğruluğunu kontrol etmek
üzere denetim yapılır
HAREKETLİLİK PROJELERİNDE
KURALLAR
HAREKETLİLİK PROJELERİNDE
KURALLAR
BAŞVURUDAN ÖNCE BİLİNEN
Avrupa Komisyonu LLP Teklif Çağrısı
Ulusal Ajans Ulusal Teklif Çağrısı
BAŞVURU KABUL EDİLDİKTEN SONRA KABUL VE TAAHHÜT EDİLEN
Ana Sözleşme Metni
Sözleşmenin Ekleri
HAZIRLIK ZİYARETLERİ
• Ziyaret edilmesi düşünülen potansiyel bir proje ortağı
ve Erasmus proje türlerinden birinde bir proje fikri!
• Hibe başvurusu
• Kabul edilen başvurularla sözleşme
• Ziyaretin gerçekleşmesi ve projenin geliştirilmesi,
olgunlaştırılması
• Raporlama: nihai rapor
• Bakiye ödeme/iade ve sözleşmenin kapanışı
• Mümkünse geliştirilen projenin ulusal ajansa sunulması
Teşekkürler...
Özlem YÜCEL
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi
Hayatboyu Öğrenme Programı/Erasmus Uzmanı
[email protected]