MALİYE BAKANLIGIN'DAN Bilgisayarlı Muhasebe Programları Standartları Genel Tebliği Taslağı ______________________________ (Sıra No: 1) ______________________________ Muhasebe kayıtlarını piyasadan satım aldıkları muhasebe bilgisayar programlan veya kendi geliştirdikleri muhasebe bilgisayar programlan aracılığıyl a izleyen mükelleflerimizin sayısı hızla artmaktadır. Bilindiği üzere, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun (VUK) 175.maddesi ile Maliye Bakanlığı; muhasebe standartları, tek düzen hesap planı ve mali tabloların çıkanlmasına ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bunları mükellef, şirket ve işletme türleri itibariyle uygulatmaya, muhasebe kayıtlarını bilgisayar programlan aracılığıyla izleyen mükellefler ile bu bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kuralları ve bilgisayar programlarının içermesi gereken asgari hususlar ile standartları ve uygulamaya ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkili kılınmıştır. Muhasebe kayıtlanın bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler ile bu bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kurallar ve bilgisayar programlarının içermesi gereken asgari hususlar ve standartların belirlenmesi bu Tebliğin konusunu oluşturmaktadır. Müşterilerinin muhasebe kayıtlarının bilgisayar programlan aracılığıyla izleyen muhasebecilerde mükellefler için bu tebliğle belirlenen usul ve esaslara uymak zorundadırlar. Muhasebe kayıtları ile birlikte yasal defter ve belgelerini elektronik ortamda tutmak isteyen mükelleflerin tabi olacakları usul ve esaslar bu tebliğin kapsamı dışındadır. 1- MUHASEBE KAYITLARINI BİLGİSAYAR PROGRAMLARI ARACILIĞIYLA İZLEYEN MÜKELLEFLERİN UYMASI GEREKEN KURALLAR Bu Tebliğ mükelleflerin muhasebelerini bilgisayar programları aracılığıyla izlemeleri konusunda zorunlu tutmamaktadır. Ancak, muhasebelerini bilgisayar programları aracılığıyla izlemeyi tercih eden mükellefler bu Tebliğle belirlenen usul ve esaslara uymak zorundadırlar. Maliye Bakanlığı, muhasebe kayıtlanın piyasadan satın aldıkları paket bilgisayar programlan kullanmalarını tavsiye etmektedir. Onaylanmış muhasebe programları kullanmalarını tavsiye etmektedir. Onaylanmış muhasebe programlan Gelir İdaresi Başkanlığı İnternet sitesinde yayımlanacaktır. Onaylanmamış muhasebe programlarım kullanan mükellefler ile kendi geliştirdikleri ve bu Tebliğle belirlenen asgari standartlara uygun olmayan programlan kullanan mükelleflerin vergi incelemesine alınmasına öncelik verilecektir. Mükelleflerin uyması gereken kurallar aşağıdadır. 1- muhasebe kayıtlarının piyasadan satın aldıkları paket bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler kullandıkları muhasebe bilgisayar programlarının bu Tebliğle belirlenen asgari hususlar ve standartlara sahip hale getirecek güncelleme programlarına sahip olmak zorundadırlar. 2- Satın aldıkları onaylı muhasebe programlarında daha sonda kendileri değişiklik yapan mükellefler bu değişikliklerden dolayı sorumludurlar. Mükellef tarafından yapılan değişikliklerin bu tebliğ ile getirilen asgari husus ve standartları etkilemesi halinde bu mükelleflere ayrıca asgari standartları ihlal eden muhasebe programı üreten kişilere uygulanacak cezalar da uygulanacaktır. 3- Muhasebe kayıtlarını kendi geliştirdikleri bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler de kullandıkları muhasebe bilgisayar programlarını bu tebliğde belirtilen asgari husus ve standartları kapsayacak şekilde değiştirmek ve geliştirmek zorundadır. Bu zorunlu değişiklikleri yapmayan mükelleflere muhasebe programlarının bu tebliğ ile getirilen asgari husus ve standartlara sahip olmaması halinde uygulanacak cezalar uygulanacaktır. 4- Mükellefler muhasebe işlemlerinde kullandıkları bilgisayar ve/veya programlarda meydana gelebilecek bozulma, çalınma gibi risklere karşı önlem almak zorundadırlar. Bu nedenle kayıtlatın muhafazası ve ibraz edilebilmesi için belli dönemler itibariyle başka bir elektronik ortama aynen aktarılarak saklanması zorunludur. 5- Mükellefler, bilgisayar programı aracılığıyla izledikleri muhasebe kayıtlanın 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri uyarınca yasal kağıt defter ve belgelerinde olduğu gibi saklamak ve vergi inceleme elemanlarınca istendiğinde ibraz etmek zorundadırlar. II- MUHASEBE BİLGİSAYAR PROGRAMLARINI ÜRETEN GERÇEK VE TÜZEL KİŞİLERİN UYMASI GEREKEN KURALLAR Muhasebe bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kurallar aşağıdadır. 1- Muhasebe bilgisayar programlarının bu Tebliğle belirlenen asgari husus ve standartlara sahip olduğuna ilişkin Bakanlık onayı almak isteyen gerçek ve tüzel kişiler bir dilekçe ve ekinde muhasebe programlarının bir örneği ile Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığına başvuracaklardır. 2- Muhasebe bilgisayar programlarının bu Tebliğle belirlenen asgari husus ve standartlara sahip olup olmadığım Muhasebe Programlan Test Komisyonunun görüşü alınarak Gelir İdaresi Başkanlığınca onaylanır ve muhasebe programı üreticisine bildirir. Programlar aynı zamanda bu Tebliğle belirlenen beyanname ve bildirimlerin Gelir İdaresi Başkanlığına elektronik ortamda gönderilmesine ilişkin testleri de geçmesi zorunludur. Test senaryoları ve muhasebe programlan onaylanmış üreticilerin listesi Gelir İdaresi Başkanlığının www.gelirler.gov.tr Internet sitesinde yayımlanır". 3- Program üreticileri, onaylı muhasebe programlarında değişiklik yapılmasını gerektiren yasal değişiklikler olması halinde değişiklikleri içeren programlan içinde onay almak zorundadırlar. Program değişikliklerinin testi için üreticilerin uygulama başlamadan önce Muhasebe Programlan Test Komisyonuna başvurmaları şarttır. Program değişikliklerinin Komisyon tarafından test edilmeden uygulamaya geçilmesinin zorunlu olduğu durumlarda Gelir İdaresi Başkanlığına bilgi verilmekle birlikte sorumluluk program üreticisine aittir. Bu gibi zorunlu hallerde program üreticileri tarafından daha sonra komisyona başvuruda bulunulması ve onay alınması zorunludur. 4- Onaylı muhasebe programı üreticileri muhasebe programlarında yasal değişiklikler nedeniyle yapılan değişiklikleri uygulama başlamadan önce müşterilerine sunmak zorundadırlar. Bu zorunluluğu yerine getirmeyen üreticilerin onayı iptal edilecektir. 5- Bu tebliğle asgari husus ve standartlar belirlendiğinden muhasebe bilgisayar programı üreticileri programlarında bunlara aykırı olmayan ve güvenilirliğini tehdit etmeyen ilave husus ve standartlar geliştirebilirler. 6- Bakanlık onayına haiz programların onaydan sonra üretici tarafından yapılan değişiklikler sebebiyle bu tebliğe aykırı husus ve standartlar içerdiğinin tespit edilmesi halinde üreticiler onaylistesinden çıkartılmakla birlikte aykırılık tespit edilen her bir program için ayrı ayrı özel usulsüzlük cezası ile cezalandırılır. 7- Bakanlık onaylı program üreticileri programlarını satın alan ve kullanan müşteri listelerini Gelir İdaresi Başkanlığına aylık listeler halinde bildirmek zorundadırlar. 8- Onay alacak muhasebe programı üreticileri: faaliyetlerin yürütüleceği ofis, gerekli donanım, programlarda ortaya çıkabilecek her türlü sorunu çözecek seviyede bilgi düzeyine sahip yeter sayıda personel, muhasebe programlarının kullanımına ilişkin basılı kullanım kılavuzu, program içinde yardım dosyalan ve bu dosyaları ayrıntılı açıklayan online yardım sitesine sahip olmalıdır. Program üreticisinin bu şartları taşıyıp taşımadığı Maliye Bakanlığı merkez denetim elemanlarınca hazırlanacak raporla tespit edilir. 9- Muhasebe Programları Test Komisyonu Gelir İdaresi Daire Başkam Başkanlığında Yüksek Öğretim Kurumunca Üniversitelerden bir Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumundan bir Türkiye Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler Odaları Birliğinden bir Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve bir Yeminli Mali Müşavir olmak üzere iki, Yazılım Eser Sahipleri Meslek Birliğinden bir ve Yazılım Sanayicileri Derneğinden görevlendirilen bir üyeden kuruludur. Kurul Muhasebe programlarının asgari husus ve standartlara sahip olup olmadığını tespit etmek ve Gelir İdaresi Başkanlığına bildirmekle görevlidir. III- MUHASEBE BİLGİSAYAR PROGRAMLARININ İÇERMESİ GEREKEN ASGARİ HUSUSLAR VE STANDARTLAR Yazılımlar yürürlükteki mevzuata ve belirlenen standartlara aykırı olmamak şartıyla istenilen şekilde hazırlanabilir. Yazılımlar temel muhasebe modülü ve/veya diğer modüllerden oluşabilir. Ancak temel muhasebe modülü asgari olarak yevmiye defteri, defteri kebir, bilanço ve gelir tablosu ile satışların maliyeti tablosunu içermelidir. Muhasebe programlan bir bütündür. Programların farklı modüllerden oluşması ve modüllere kayıt yapılması halinde tek düzen hesap planı çerçevesinde ilgili hesaplarla bağlantı kurulacak şekilde hazırlanmalıdır. 3.1- Yevmiye Kayıtlarında Bulunması Gereken Asgari Bilgiler Muhasebe Programlarının içermesi gereken ve her bir yevmiye kaydında bulunması gereken asgari bilgiler aşağıdadır. Yevmiye fişinin tarihi ve yevmiye madde numarası Yevmiye fişinin cinsi (mahsup, tahsil, tediye) ve numarası Tüm hesapların en alt seviyesindeki kodları ve isimleri Dayanak belgelerin tarih, seri ve sıra numarası Belge türü (fatura, irsaliyeli fatura, gider pusulası v.b.) Müşterinin adı-soyadı, unvanı Mal ve/veya hizmet satın alan veya satın alınan kişinin Vergi Kimlik Numarası ve T.C. Kimlik Numarası (gerekmesi halinde) 8- Mal veya hizmetin cinsi, fıyatı-miktarı, tutarı. 9- Katma Değer Vergisi (birden fazla malın bulunduğu faturalarda her bir malın KDV tutarı ve oram) 10-Özel Tüketim Vergisi (birden fazla malın bulunduğu faturalarda her malın ÖTV tutan ve oram) 11-Özel İletişim Vergisi 12-Banka ve Sigorta Muameleleri Vergisi 13-Çalışan kişilerin sayısı, adı-soyadı, ücreti, tevkif edilen gelir vergisi ve prim ödemeleri tutarı 14-Açıklama ve diğer bilgiler 1234567- Mükelleflerin, tutarına bakılmaksızın alış faturalarını alış faturalarını asgari bilgileri içerecek şekilde kaydetmeleri zorunlu olup 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre Maliye Bakanlığınca tespit belirlenen fatura düzenleme sınırı altındaki satış kayıtlarını asgari bilgilerin hepsini içerecek şekilde kaydetmeleri ihtiyaridir. Yevmiye kayıtlan belirtilen esaslara göre asgari bilgilere sahip olmakla ve gerektiğinde inceleme elemanlarına ibraz edilmekle beraber muhasebe programları yevmiye kayıtlanın yevmiye defterine yukarıdaki asgari bilgileri içerecek şekilde ayrıntılı veya toplam tutarlar olarak kaydedilmesine izin verebilir şekilde hazırlanabilir. Muhasebe kayıtları en alt seviye kodlarına göre kaynak belge ilişkisini sağlamalıdır. Yevmiye fişinde defteri kebir hesabı, ara hesaplar ve en alt seviye kodları ve isimlere göre listelenmelidir. 3.2- Hesapların En Alt Seviyede Kodlanması, Hesap İsimlerinin Kullanılması ve Listelenmesi: Muhasebe programlarında 3'lü ana hesaplar ile birlikte aynı zamanda detay hesaplarının da çalıştırılması ve istenmesi halinde ana hesap bazında veya detay hesap bazında bilgiye ekranda ulaşılmasının ve başka bir ortama aktarımının ve analizinin sağlanması zorunludur. Bu itibarla, aşağıdaki örnekteki gibi veya benzeri detaylı kodlama sisteminin mükellefler tarafından yapılması ve istenildiğinde hem ana hesap hem de detaylarına ilişkin bilgilere ulaşılması gerekmektedir. Örnek: 120 Alıcılar H.S. Borç 32.529.83 Alacak 23.852.46 120 01 Adana Müşterileri 21.315.45 15.741.95 120 01001XA.Ş. 120 01002YLtd.Şti. 120 01 003 Z Şahsi 12.826.52 3.524.86 4.964.07 9.000.00 3.524.86 3.217.09 120 06 Ankara Müşterileri 11.214.38 8.110.51 120 06 001 A Ltd. Şti. 120 06 002 B A.Ş. 120 06 003 C A.Ş. 3.834.76 5.948.36 1.431.26 1.162.15 5.948.36 1.000.00 600 Yurt içi Satışlar 56.849.85 600 01 Ticari Mal Satışı 42.367.42 600 01 001 Buzdolabı Satışı 600 01 002 Televizyon Satışı 600 01 003 Yemek Odası Tk. Satışı 18.684.36 9.564.25 14.168.81 600 02 Mamul Satışlan 14.482.43 600 02 001 Pantolon Satışı 600 02 002 Etek Satışı 600 02 003 Takım Elbise Satışı 5. 694.48 3. 536.96 5. 250.99 191 İndirilecek KDV H.S. 4. 584 64 191 01 Ma ve Hizmet Alımlarına İlişkin KDV l 191 01 001 %1'lik Mal Alımlarına İlişkin KDV 191 01 002 %8'lik Mal Alımlarına İlişkin KDV 191 01 00 %18'lik Mal Alımlarına ilişkin KDV 4 145. 55 . 530 58 1 .26 47 2 .354.50 0 3 191 02 Satışlardan İadelere İlişkin KDV 439 09 191 02 001 %1'lik Satışların İadesine İlişkin KDV 191 0 002 %8'lik Satışların İadesine İlişkin KDV 191 02 2 003 %18'lik Satışların İadesine İlişkin KDV 83 .25 152 .48 203 .36 391 Hesaplanan KDV 391 0 Ma 1 ] 391 01 001 391 01 002 391 01 003 4 .149.94 ve Hizmet Satışlarına İlişkin KDV 3 750.37 %1'lik Mal Satışlarına İlişkin KDV %8'lik Mal Satışlarına ilişkin KDV %18'lik Mal Satışlarına ilişkin KDV 487.43 1 .110.50 2 .152.44 391 02 Alışlardan İadelere İlişkin KDV 399.57 391 02 001 %1'lik Mal Alışlarına İlişkin KDV 391 02 002 %8'lik Mal Alışlarına İlişkin KDV 391 02 00 %1'lik Mal Alışlarına ilişkin KDV 98.83 160.50 140.24- 1 Yukandaki bilgilere göre eğer 600 Yurt İçi Satışlar hesabmm tamamının istenmesi halinde detay hesaplan ile birlikte ekranda gözükmelidir. İstenilen bilgi sadece pantolon satışları ise; 600 02 001 Pantolon Satışları hesabı veya istenilen bilgi 120 01 003 Hesap kodlu Adana müşterilerinden Z şahsına ait cari hesaplar ise sadece bu hesaba ilişkin ayrıntılı bilginin elde edilmesi gerekmektedir. Dolayısıyla, muhasebe yazılımları yukarıdaki örnekteki gibi ana hesap ve detaylarına ilişkin bilgilere ulaşımı sağlamalıdır. 3.3- Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası Muhasebe programları, yevmiye kayıtlarından aylık olarak ve aşağıda belirtilen algoritma ile hesaplanacak olan "Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası" oluşturulacak şekilde hesaplanacaktır. Söz konusu algoritma, muhasebe sistemini temeli olan yevmiye kayıtlarından bir kontrol kodu oluşturma temeline dayanmaktadır. Yevmiye kayıtlarındaki tutarlar ana hesap kodları ile çarpılacak ve her satır için bir rakam bulunduktan sonra bu rakamlar toplanarak ilgili dönem için muhasebe kontrol numarasını oluşturacaktır. Kayıt kontrol numaraları vergi incelemesinde ve denetim aşamasında kayıtlarda değişiklik olup olmadığının tespitinde kullanılacağı için programlar kontrol numaralarını hesaplayan ve raporlayan bir bölüme sahip olmalı, günlük ve aylık kontrol numaralarını raporlayabilecek ve beyan edilenlerle kontrol edebilecek şekilde olmalıdır. Denetim aşamasında hesaplanan kontrol numaralan ile beyan edilen kontrol numaralarının farklı olması mükellefin geçmişe yönelik kayıtlarda değişiklik yaptığını veya programın bu asgari standarda uygun olmadığını gösterecektir. Ocak 2005 ayında iki muhasebe kaydı bulunan mükellefin muhasebe kayıt kontrol numarasının hesaplanmasına ilişkin örnek aşağıdadır. Tarih 05/01/2005 Madde No 1 Kontrol Formülü Numarası Kontrol No Hesap Kodu Açıklaması Borç Alacak 120.01 105.12 600.01 Tarih Mal Satışı 1261440 6307200 105.12 06/01/2005 Hesap Kodu Açıklaması 100.01 120.01 =120*(105.12*100) =600*(105.12*100) Mal Satışı Borç Nakden Tahsilat 53.25 Nakden Tahsilat Alacak 53.25 Madde No 2 Kontrol Formülü Numarası =100*(53.25*100) =120*(53.25*100) l.Ocak 2005-31 Ocak 2005 Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası Kontrol No 532500 639000 8740140 İki yevmiye maddesi ile oluşturulan Ocak ayı Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası 8740140'dır. Dolayısıyla, mükellefin beyan tarihinden sonra yevmiye kayıtlarında değişiklik yapması yeni kayıt eklemesi veya mevcut kayıtlardan bir veya birkaçım iptal etmesi durumunda Muhasebe kayıt kontrol numarası değişecektir. Bu itibarla, muhasebe hatası yapan mükelleflerin bu hatalarını Vergi Usul Kanunu hükümleri doğrultusunda düzeltmeleri gerekmektedir. Muhasebe kayıt kontrol numarasının beyan edileceği dönemler ve ait olduğu kayıt dönemleri ve tablo aşağıdaki şekilde hazırlanacaktır. Dönem (aylar) Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık Muhasebe Kontrol Numarasının Kontrol Numarası Oluşturulacağı Yevmiye Kayıtları Dönemi 1.Aralık- 31.Aralık l.Ocak-31.Ocak 1. Şubat-28(29). Şubat l.Mart-31.Mart l.Nisan-30.Nisan 1. Mayıs -31. Mayıs 1.Haziran - 30.Haziran 1 .Temmuz - 31 .Temmuz 1. Ağustos - 31.Ağustos l.Eylül-30.Eylül l.Ekim-31.Ekim 1.Kasım - 30.Kasım 3.4- Günlük İşlemlerin Toplam Olarak Kaydedilememesi Muhasebe programlan kasa, banka, çek ve senetler hesapları her bir işlem bazında cari hesaplarla (alıcı/satıcı) ve stoklarla kontrolünü sağlamalıdır. Programlar, anılan hesapların günlük toplamlar olarak kayıt edilmesi engelleyecek şekilde hazırlanmalıdır. Ancak, aynı gün içinde toplamaları fatura düzenleme tutan altında kalan işlemlerin günlük toplam olarak kaydedilmesi ihtiyaridir. 3.5- Tekdüzen Hesap Planında Yer Alan Alacak Ve Borç Karakterli Hesapların Muhasebe Kurallarına Uygun Olarak Kullanılması Bilindiği üzere, tekdüzen hesap planında yer alan hesaplar alacak veya borç karakterli hesaplanır. Örneğin, 100 Kasa Hesabı aktif karakterli olup kasadaki mevcut parayı, gösteren ve her zaman borç bakiyesi vermesi gereken bir hesaptır. Aynı zamanda*320 Satıcılar Hesabı da pasif karakterli olup işletmenin satıcılara olan borcunu gösteren ve her zaman alacak bakiyesi vermesi gereken bir hesaptır. Bu kuralın tek istisnası, tekdüzen hesap planında yer alan "393 Merkez ve Şubeler Cari Hesabı"dır. Söz konusu bu hesap hem alacak hem de borç karakterli ve dönem içinde kullanılan bir hesaptır. Muhasebe yazılımlarının tekdüzen hesap planında belirtilen alacak ve borç bakiyesi veresi gereken hesaplanın ters bakiye vermesini engelleyecek şekilde hazırlanmalıdır. 3.6- Muhasebe Programlarının Vergi Kanunlarına Uygunluğu Muhasebe programlan vergi kanunlarında yer alan oran ve hesaplamalara uygun olmalıdır. Programların vergi kanunlarına uygunluğuna ilişkin gerekli husus ve programlar Gelir İdaresi Başkanlığı İnternet sitesinden temin edilecektir. 3.7- Uyarı Verilmesi Yazılımlar, vergi kanunlarına göre yapılması gereken işlemlerde kullanıcıya uyan verecek ve buna rağmen yapılmayan işlemlerin tespit edilmesine imkan verecek şekilde hazırlanması gerekmektedir. Uyan vermesi gereken kayıtlar aşağıdadır. Muhasebe programı uyarı verilmesine rağmen yerine getirilmeyen uyarılan liste halinde; 1 - 3 3 2 Sıra numaralı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği uyarınca 8.000-YTL ve üzerindeki ödeme ve tahsilatların banka, özel finans kurumlan veya Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü vasıtasıyla yapılması zorunludur. Belirtilen tutan aşan ödeme ve tahsilatların banka, özel finans kurumları veya Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü vasıtasıyla yapılmaması halinde program uyan vermelidir. 2- Muhasebe kayıtlarının VUK'nun 219.maddesi hükümleri uyarınca yasal defterlere kaydedilmesi gerekmektedir. Kanunda belirtilen zamanlarda kayıt yapılmaması halinde program uyan vermelidir. 3.8- Şube Muhasebesi Uygulayan Mükellefler muhasebe işlemlerini şube veya şubeler bazında takip eden ve bu işlemleri merkezde birleştiren şirketlerin şubelerinde bu tebliğle belirlenen standartlara uygun muhasebe programları kullanılması şartıyla şube kayıtlarının merkez hesaplarında gösterilmesi ile ilgili olarak bu tebliğdeki standartlar ayrıca aranmaz. Genel merkeze ait hesap ve işlemler ile müstakil muhasebeye sahip olmayan şubelerin hesap ve işlemleri açısından bu tebliğle belirlenen standartların genel merkezde bulunan muhasebe programlarında bulunması gerektiği tabiidir. 3.9- Denetim Dosyası Muhasebe yazılımları mükelleflerin denetimi sırasında, bu bilgilerin kağıt baskısına ve diğer belgelere bakılmaksızın elektronik ortamda kayıtlı bilgilere kolay ulaşımım, bu bilgilerin gözden geçirilmesini ve analiz edilmesini sağlayacak fonksiyonlara sahip bir denetim modülüne sahip olmalıdır. Denetim dosyası muhasebe programı çalıştığı zaman çalışacak ve kullanıcı iptal edemeyecek şekilde hazırlanmalıdır. Muhasebe yazılımları, denetim dosyasını istendiği zaman hazırlayabilmelidir. Denetim Dosyası; A- Muhasebe programı ve denetim dosyasını tanıtan bilgileri içeren bölüm Bu bölüm mükellefin kullandığı muhasebe programını ve mükellefe ilişkin bilgileri içermelidir. B- Belli bir dönemdeki işlemleri ve işlem bilgilerini içeren bölüm 1- Muhasebe yazılımları yapılan her bir muhasebe kaydına bir sıra numarası verecek ve her bir hesabın belli bir tarih aralığındaki yevmiye maddelerini gösterecek şekilde hazırlanmalıdır. 2- Hesaplar ayrıca kayıtlan miktar, kişi, belli tarihler arasındaki işlemler olarak listeler halinde hazırlayabilecek şekilde hazırlanmalıdır'. 3- Programlar yıl sonu itibariyle işletmede bulunmayan malların satışına imkan vermeyecek şekilde hazırlanmalıdır. 4- Bu tebliğe göre verilen uyanlarım listesini hazırlayabilmelidir. 5- Muhasebe yazılımları, program şifreleri ile yevmiye kayıtlarının yapılmasına imkan verecek yevmiye kayıtlarının text ve/veya XML formatında kaydedilebilecek, kayıtlardan alınabilecek analiz edilebilecek ve kağıt baskılan yapılabilecek şekilde hazırlanmalıdır. Programlar kayıt yapılan hesapların indeksini verecek şekilde olmadır. 6- İşlemlerin kimin tarafından kaydedildiğini ve değişiklikleri gösteren logo ayrıntılarını içeren bir bölüme sahip olmalıdır. 7- Hesaplar ilgili modüllerle bağlantı kurulacak şekilde hazırlanmalıdır. 8- Hesaplar ve işlemlerin elektronik ortamda analize tabi tutulması, başka bir ortama aktarılması, kağıtlara baskısının yapılabilmesi sağlanmalıdır. Bilgilerin saklanması ve inceleme elemanlarına ibraz edilmesi şarttır. 9- Denetim modülü kullanılan hesapların her birindeki işlemleri kişi, kurum, tarih ve miktar/değer gibi hususlara göre günlük, aylık ve yıllık olarak listeler halinde hazırlayabilmelidir. Denetim modülü ayrıca bilanço ve gelir tablosu hesaplarından işletme ile ilgili çeşitli oranları hesaplayabilmelidir. Denetim modülünde aylık ve yıllık olarak hesaplanabilmesi gereken oranlar aşağıdadır. 1- Cari Oran: Toplam Dönen Varlıklar/ Toplam Kısa Vadeli Borçlar 2- Likidite Oranı: (Toplam Dönen Varlıklar - Stoklar - Diğer Dönen Varlıklar) Toplam Kısa Vadeli Borçlar. 3- Nakit Oranı: (Hazır Değerler + Serbest Menkul Değerler)/ Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar 4- Alacakların Tahsil Süresi: Ticari Alacaklar X 365/Yıllık Kredili Satışlar 5- Stok Devir Hızı: Satışların Maliyet / (Dönem Başı Stok + Dönem Sonu Stok)/2 6- Toplam Borçlar / Öz Sermaye: Toplam Borçlar / Ortalama Öz sermaye 7- Brüt Kar Marjı: Brüt Satış Kan / Net Satışlar 8- Net Dönem Karı / Öz Sermaye: Net dönem karı (vergi ve mali yükümlülükler sonrası kar)/ Ortalama öz sermaye oranı 3.10- Bağımlı / İlişkili Kişilerle Yapılan İşlemler Muhasebe yazılımları, bağımlı/ilişkili tüm kişilerle yapılan mal, hizmet,kredi ve kiralama alım satım işlemlerine ilişkin toplam bilgileri aylık ve yıllık olarak hesaplayacak şekilde hazırlanmalıdır. Bağımlı / ilişkili kişi: kurumların kendi ortaklan, ortakların eşleri, ortakların veya eşlerinin altsoy ve üstsoyu ile üçüncü derece dahil kan bağı olanlar ve sihri hısımları ile %10 ve daha fazla sermayesine, denetimi veya yönetimine katılan tüzel kişilerdir. 3.11- Elektronik Beyannamelerin ve Bilgi Formlarının Kayıtlı Hesaplardan Otomatik Olarak Hazırlanması 1- Elektronik Beyannamelerin Hazırlanması Muhasebe yazılımları, elektronik beyannameleri kayıtlı hesaplardan otomatik olarak elde edecek ve gönderecek şekilde hazırlanmalıdır. Elektronik beyanname gönderilmesine ilişkin husus ve programlar Gelir İdaresi Başkanlığı internet sitesinden temin edilecektir. 2- Bilgi Formlarının Hazırlanması Muhasebe programları, mal ve hizmet satın alınan kişiler ile mal ve hizmet satılan kişilere ait fatura bilgilerini (Form Ba ve Bs) kayıtlı hesaplardan otomatik olarak göre hazırlayabilmelidir. Programlar, mal ve hizmet alış ve satış faturalarını tarih, isim, miktar, mal ve hizmet grupları ile tek bir kişiye ilişkin faturaları ayrı ayrı ve/veya toplam belge ve toplam bedellerine göre listeler halinde hazırlayabilecek ve Gelir İdaresi Başkanlığına elektronik ortamda gönderecek şekilde olmalıdır. Bilgi formlarının gönderilmesine ilişkin husus ve programlar Gelir İdaresi Başkanlığı İnternet sitesinden temin edilecektir. 3- Aylık Bildirim Formu Muhasebe programları yukarıda yer alan hususlardan aşağıdaki bilgileri içerecek aylık bildirim formunu kayıtlı hesaplardan otomatik olarak hazırlayacak ve Gelir İdaresi Başkanlığına elektronik ortamda gönderebilecek şekilde olmalıdır. .............. Ayı Mal Dengesi Aylık Toplam Hizmet Alım ve Satımları Aylık Toplam Nakit Dengesi Mal Alımları Hizmet Alınılan Hizmet Satımları Nakit Tahsilat Aylık Toplam Çalışanların Asgari Ücretli Kayıtlan Sayısı Aylık Toplam Kredi Kartı İle Yapılan Aylık Satışlar Toplamı Kamu Kurumlan ile Yapılan İşlemler Aylık Toplam Bağımlı Kişilerde Yapılan İşlemler Aylık Toplam Denetim Oranlan Aylık Oran Muhasebe Kayıt Kontrol Numarası Bildirim Formu Dönem Başı mal Stoklan Alıştan İadeler(-) Satılan Mal Satıştan Malıveti(-) İadeler Nakit Ödemeler Banka Hesaplan Yoluyla Tahsilat Banka Hesaplan Yoluyla Ödeme Asgari Ücretin %25 üzerinden ücret ödenenlerin sayısı Asgari Toplam Ücretin %50 Çalışan üzerinden Sayısı ücret ödenenlerin sayısı Ödenen Toplam Brüt Ücretler Mal ve Hizmet Satımları Dönem Sonu Stoku Çek Çek Senet Senet Alınan Verilen Portföyüne Portföyün Portföyüne Portföyün Nakit Nakit Giriş den Çıkış giriş den Çıkış Krediler Krediler Kamu Kurumlarına Yapılan Mal ve Hizmet Satışları Kamu Kurumların dan Yapılan Mal ve Hizmet Alışları Mal ve Hizmet Alımları Alman Krediler Ödenen Kredi Faizleri Ödenen Kıra ve Royaltiler Cari Oran Oranı Nakit Oranı Alacakların Stok Devir Toplam Tahsil Hızı Borçlar Süresi Öz sermaye Oranı Verilen Krediler Tahsil Edilen Kredi Faizleri Tahsil Edilen Kıra ve Royaltiler Brüt Kar Marjı Net Dönem Karı Öz Ser. Oram 12 - Yazılım Programı Ve Versiyon Numarası Mükellefler kullandıkları yazılım programı ve versiyon numarasını aşağıdaki şekilde bildirecektir. Değişiklik olmaması halinde bildirim yapılmasına gerek bulunmamaktadır. Yazılım Programı Versiyon Numarası