Sevil bekta*
advertisement
İLETİŞİM Yazılı İletişim Sözlü İletişimin Özellikleri SÖZLÜ İLETİŞİM Sözlü iletişim, konuşarak gerçekleştirdiğimiz iletişimdir. İki kişinin karşılıklı konuşmasında olduğu gibi doğrudan ya da telefon görüşmelerinde olduğu gibi uzaktan ve dolaylı olabilir. (Sillars, 1997, 11). Sözlü iletişim (verbal communication), duygu ve düşüncelerin sözle aktarıldığı en eski ve en etkili iletişim türüdür. ‘’Sözlü iletişim, düşüncelerin ve duyguların görülür ve işitilebilir simgeler aracılığıyla düzenli bir biçimde iletilmesi işidir’’.. Sözlü iletişim, günlük hayatımızda konuşma dili olarak adlandırılmaktadır. Konuşma ve Dil Kavramı: sözlü iletişim denildiğinde kendini ifade etmesi ve bu ifade şeklinde temel aracın konuşma ve dil olduğu akla gelmektedir. Dil Kavramı: Sözlü iletişim, iletişimde bulunan tarafların birbirlerini anlayacakları dil ile yapılır. Dil de semboller aracılığıyla aktarılır. Sözleri aktaran sembollerin, verici ile alıcının kullandıkları dilin ortak olması gerekir. Farklı olması durumunda tercüman denilen kişi iletişimi sağlar. İnsanların kullandığı dil, kelime adı verilen simgelerden oluşmaktadır. ‘’ Dil, bir anlam yaratmak ve paylaşmak amacıyla simgeler aracılığıyla yaratılan bir etkinliktir’’ (zillioğlu, 1994:133). Dil, sadece bir kişinin kişiliğini değil, aynı zamanda o kişinin yaşadığı toplumun kültürünü de yansıtmaktadır! Dil kültür ilişkisi yadsınamaz… Kişiler arasında iletişimi sağlamak Bilgi aktarmak ve düşünceleri açıklamak Duygulandırıcı işlev Retorik işlev Yaptırım/yönlendirme işlevi SÖZLÜ İLETİŞİM Sözlü iletişim o toplumun, ülkenin, o grubun ortak olarak kullandığı dil ile yapılması gerekir… Sözlü iletişim, dil unsuruna bağlıdır ve kişilerin ürettikleri bilgileri birbirlerine aktarmak için konuşmalarına ‘dille iletişim’ denilmektedir. Sözlü iletişim kurmanın amacı; Duygu ve düşüncelerin paylaşılması Haberdar etmek, bilgi vermek Alıcıyı ikna etmek ve eğlenmek SÖZLÜ İLETİŞİM Sözlü iletişim denilince aklımıza gelen bir diğer şey ses tonu, ses unsuru, vurgusu gibi özelliklerdir. Mesajın doğru aktarılabilmesi için vurgulama sesin tonu çok önemlidir. ve Sesin tonu ve telaffuzundaki farklılıklar, mesajın ciddiyetini ve önemini ifade etmekte etkinlik sağlar. Sesin Özellikleri: sesin yüksekliği , tonu, konuşma hızı yoluyla da kişilere duygusal mesaj aktarılmaktadır. Yüksek ses, hızlı konuşma ve hafif bir vurgu heyecan ve arzuyu iletir. Düşük ses ve vurgunun olmayışı ilgisizliği ifade eder. SÖZLÜ İLETİŞİMİN ÖZELLİKLERİ En etkili iletişim türü olan sözlü iletişimin birtakım özellikleri vardır… Temel Sözvarlığının Kullanılması: Sözlü iletişimin etkili olabilmesi ve iletişimde bulunan kişinin dilinin alıcı tarafından anlaşılabilmesi için temel söz varlığını kullanması gerekir. Temel söz varlığı, bir toplumun yüzyıllar boyu kullandığı, geliştirdiği dilidir. SÖZLÜ İLETİŞİMİN ÖZELLİKLERİ Yabancı Sözcüklerin Kullanılması: iletişimde bulunan kişinin ya da alıcının yabancı sözcükleri kullanması bazı durumlarda zorunlu olabilir. Örneğin doktorların yabancı terimler kullanması ama bunu hastaya açıklamalı olarak dile getirmesi gibi… Hafta 4 Sözlü İletişim ve Özellikleri Sözel iletişim tarzları çoğu zaman kişinin kendi tercihleri, kişiliği, yaşam biçimi, dünya görüşü, eğitim gibi faktörlerin etkisiyle oluşabilmektedir. 11 farklı sözel iletişim biçimleri/tarzları bulunmaktadır… 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Doğrudan ve dolaylı sözel iletişim tarzı Kişisel ve bağlamsal sözel iletişim tarzı Ayrıntılı ve sözel iletişim tarzı Araçsal ve etkisel sözel iletişim tarzı Onaylayan ve onaylamayan sözel iletişim tarzı Dışlayan ve dahil eden sözel iletişim tarzı Kendine ve diğer kişilere odaklı sözel iletişim tarzı 8. Destekleyici ve savunucu sözel iletişim tarzı 9. Övücü sözel iletişim tarzı 10. Eleştirel sözel iletişim tarzı 11. Aşağılayıcı sözel iletişim tarzı SÖZLÜ İLETİŞİMDE KULLANILAN ARAÇLAR YÜZ YÜZE İLETİŞİM Yüzyüze iletişim iki kişinin karşılıklı bilgi alışverişinde bulunması şeklinde ifade edilmektedir. (Öztürk ve Ünlücan, 2001) http://www.tebkobitv.com/video/yuzyuze-iletisim-nasil-olmali SÖZLÜ İLETİŞİMDE KULLANILAN ARAÇLAR TELEFONLA İLETİŞİM Telefon, kuruluş içerisinde genel olarak kullanılan ve iletişimin hızlı olarak yapılmasını sağlayan, etkili bir iletişim aracıdır. (Öztürk ve Ünlücan, 2001) Hafta 4 Sözlü İletişim ve Özellikleri Telefon iki defadan fazla çalmadan açılmalıdır. Telefon iyi dilek içeren bir mesajla açılmalıdır. Kişiye ismiyle hitap edilmesi olumlu izlenim bırakacaktır. O ses tonu iyi kullanılmalı, yumuşak, güvenli ve ikna edici olmalıdır. Soğuk, kaba, itici konuşmalar yapılmamalıdır. Konuşma yavaş ve karşıdakinin anlayacağı hızda olmalıdır. Cümleler düzgün kurularak konuşulmalıdır. Bilgiler doğru verilmeli ve doğru anlaşıldığından emin olunmalıdır. YALIN DİNLEME BECERİSİ Dinleme, konuşmaktan daha zordur ve daha fazla da dikkat ve güç gerektirir. Aşağıdaki nedenlerle dinlemek bazen zorlaşır; - Karşıdaki kişiye ve/veya sözlerine karşı önyargılı olmak - Rahatsız edici bir ortamda bulunmak - Arayan kişinin etkisiz ses tonu - Deneyimsizlikten kaynaklanan panik bir ortam vs. En iyi dinleme yolu, not almaktır. Unutmaları veya yanlış hatırlamaları önlemek için telefonun yanında bir not defteri ve kalem mutlaka bulundurulmalıdır. Örneğin; en basit bir ismi bile yanlış hatırlayabilirsiniz ercan mıydı? Ertan mıydı? Gibi ifadeler aranan kişiye not iletilirken işinizi iyi yapmıyorsunuz imajı yaratır. Ya da amiriniz elinde o dışarıdayken yazıp masasına bıraktığınız telefon notu ile geliyor ve size “bu numarada bu isimde biri yokmuş” diyor eğer cevabınız “telefon eden kişi çok çabuk konuşuyordu o yüzden yanlış almış olabilirim” gibi bir açıklama hiç tatmin edici bir cavp değildir. Çok önemli beklenen bir telefon olabilir fakat elinizde yanlış bir telefon bilgisinden başka birşey yoktur... TELEFONLA İLETİŞİM Tüm kuruluşlarda, kuruluş içi iletişimi sağlamak adına telefon bağlantıları bulunmaktadır. Fakat telefon kullanılarak alıcıyla dikkatli ve iyi bir diyalog kurulabilmesine rağmen, telefonla iletişim, e-postada olduğu gibi insan faktörünün yerini asla tutamaz. (Öztürk ve Ünlücan, 2001) Hafta 4 Sözlü İletişim ve Özellikleri Doğru: İyi akşamlar, Seka Holding, ben Dilara nasıl yardımcı olabilirim? Doğru: Ben Dilara Öztan, Seka Holding’ten arıyorum Kemal San Bey’le görüşebilirmiyim lütfen? Doğru: Ahmet Bey şu anda ofiste değil, not bırakmak isterseniz ben alayım, kendisi döner dönmez aradığınızı iletirim. Yanlış: Ahmet Bey yok. Daha sonra arayın. Doğru: Efendim Ahmet Bey şu anda toplantıda, yaklaşık 2 saat sonra biteceği düşüncesindeyim, dilerseniz notunuzu alayım, kendisine mutlaka iletirim. Yanlış: Ahmet Bey toplantıda, ne zaman biteceğini bilmiyorum, kendisini görürsem söylerim. Doğru: Ahmet Bey şu anda ofis dışında, konuyu öğrenebilirsem sizi ilgili başka bir departmanla görüştürebilirim. Yanlış: Ahmet Bey yok, yerine bakan kimse yok, daha sonra arayın. Doğru: Rica etsem Mehmet Beye Ahmet Beyin acil olarak telefon beklediğini iletebilirmisiniz? Teşekkür ederim ben kiminle görüştüm? Yanlış: Ahmet Bey’in aradığını söyleyin. Klik... Sesimizle iyi bir etki bırakmanın en önemli yolu, konuşurken tebessüm etmektir. Gülümseme, ses tellerini rahatlatır, daha dostça konuşmayı sağlar ve karşıdaki insanı da rahatlatır. Gülümseme sadece karşıdaki insan için zorla yapılması gereken bir eylem olarak algılanmamalıdır, gülümsedikçe stres azalır, hoşgörü artar, sekreterin kendisi içinde gerekli olan bir motivasyondur. SÖZLÜ İLETİŞİMDE KULLANILAN ARAÇLAR GÖRÜNTÜLÜ VE SESLİ İLETİŞİM Sesli ve görüntülü iletişim, internet uygulamalarının olanak tanıdığı iletişim biçimleridir. Böylelikle farklı noktalardaki insanlarla hızlı bir şekilde bağlantı kurup, iletişime geçilebilmektedir. ) Hafta 4 Sözlü İletişim ve Özellikleri SÖZLÜ İLETİŞİMDE KULLANILAN ARAÇLAR GÖRÜNTÜLÜ VE SESLİ İLETİŞİM Geliştirilen sesli konferans sistemi ile bir kişiden bir kişiye ya da bir kişiden çok kişiye iletişim sağlanabilmektedir. Hafta 4 Sözlü İletişim ve Özellikleri BLUES SÖZLÜ İLETİŞİMDE KULLANILAN ARAÇLAR GÖRÜNTÜLÜ VE SESLİ İLETİŞİM Video konferans yöntemi ise gerçek zamanlı, çift yönlü görüntü ve ses iletişimi ile gerçekleştirilir. Sistem uzaktaki bir noktadan aynı noktaya ses ve video alıp göndermeye izin verir. Hafta 4 Sözlü İletişim ve Özellikleri SÖZLÜ İLETİŞİMDE KULLANILAN ARAÇLAR GÖRÜNTÜLÜ VE SESLİ İLETİŞİM Görüntülü ve sesli iletişimde gelişen teknoloji de büyük rol oynamakta, internet en önemli iletişim aracı haline dönüşmektedir. E-posta ile zaman ve uzaklık kavramları, veya işletme içerisindeki bölümler arası sınır kavramı ortadan kalkmıştır. Hafta 4 Sözlü İletişim ve Özellikleri SÖZLÜ İLETİŞİMİN AVANTAJLARI Kısa zaman içinde iletişim kurabilirsiniz. Hemen geridönüşüm alabilirsiniz. Beden diline başvurabilirsiniz. Hafta 4 Sözlü İletişim ve Özellikleri SÖZLÜ İLETİŞİMİN DEZAVANTAJLARI Yazıya kıyasla yanlış anlaşılma ihtimali daha yüksektir. Planlar, politikalar ve stratejilerle ilgili uzun süreli iletişimler için uygun bir yöntem değildir. Alınan sözlü mesaj, zamanla unutulmakta ya da değişime uğramaktadır. Hafta 4 Sözlü İletişim ve Özellikleri
