Bilgilendirme Günü-Dikkat edilmesi gereken

KARADENİZ HAVZASINDA
SINIR ÖTESİ İŞBİRLİĞİ PROGRAMI
2014-2020
-2007-2013 Dönemi Projelerinde
Sıklıkla Karşılaşılan Hatalar -
Proje Tasarımında
 Projenin faaliyet planının gerçekçi olmaması (Programın uygulama
alanına dikkat edilmeksizin uygulama alanı dışında faaliyetler
eklenmesi) ve faaliyet zamanlamasının uygun olmaması (İlk aylara
faaliyet eklenmesi, tatil günlerinin dikkate alınmaması, vb.).
 Proje hazırlanırken, planlanırken ortak ülkelerdeki ilgili mevzuat
araştırılmadan projeye idealist faaliyet ve çıktılar konulması.
(Uluslararası bir kuruluşun kurulması, uluslararası sertifika verilmesi
vb.)
 Projenin ve bütçenin bütün ortaklarca birlikte hazırlanmaması. Proje,
genelde Ana Yararlanıcı veya danışmanlık firması tarafından
hazırlanmakta ve bu nedenle ortaklar projeye ilgisiz olabilmektedir.
Ortak için tahsis edilen bütçe de yeterli ve tutarlı olamamaktadır.
 Projenin başarısını ve Programa katkısını ölçen iyi göstergeler
seçilmemesi.
 Proje ortaklarının proje yürütme konusunda farklı düzeylerde tecrübe
ve kapasiteye sahibi olmaları.
 Projeye tahsis edilen bütçenin yetersiz olması ve bazı faaliyetler için
bütçe ayrılmaması.
Proje Uygulamasında
 Proje başvurusunda hazırlanan mantıksal çerçeve matrisi (LogFrame)
proje uygulama aşamasında bir yönetim aracı olarak kullanılmamaktadır.
 Ortaklar arasında ve ortaklarla Program yönetim yapıları (MA, JTS, NA)
arasında iletişim sorunlarının olması. Ortaklar arasında sorunlar
olduğunda yönetim yapılarının derhal bilgilendirilmemesi. Proje uygulama
sürecinde iletişim eksikliği ve diğer nedenlerden ortak değiştirilmesi.
 Proje uygulama süreçlerinde Program yönetim yapılarından onay ve
destek alınmaması (harcamalar, alımlar, görünürlük kuralları, vb.).
 Sözleşme imzalanır imzalanmaz ihale prosedürünü gerektirecek satın
alımların tespit edilmemesi nedeniyle ihale dokümanlarının geç
hazırlanması ve ihale sürecinin en az 1 aylık sürebileceğinin dikkate
alınmaması.
 Projenin uygulama aşamasında Program uygulama alanı dışında faaliyet
önerilmesi durumunda Sözleşme Makamından buna ilişkin görüş/onay
alınması prosedürü işletilmek zorunda kalınması.
 Proje personelinin proje yönetimi ve proje konusuna vakıf adaylardan
seçilmemesi, personelin tamamıyla proje ile ilgilenmemesi ve sık
personel değişikliği yapılması.
Karadeniz Havzasında Sınır Ötesi
İşbirliği Programı
2014-2020
- Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar -
Proje Yazım Aşaması için
 Kurumun ve bölgenin ihtiyaç ve öncelikleri göz önüne alınarak proje
geliştirilmelidir. Sırf proje yapmak veya AB’den fon almak için proje
başvurusunda bulunmak sağlıklı değildir.

Proje, Programın amaç ve öncelikleriyle uyumlu olmalıdır (Turizm ve
kültür alanında girişimcilik faaliyetleri, tarım ve ilgili sektörlerde
ticaret olanakları ve modernizasyonu ile çevresel izleme ve
nehir/deniz kirliliğinin azaltılması gibi önceliklerle ilgili olmalı).

Projeye konu sorunlar veya çözüm yolları için yereldeki veya bölgedeki
etkin kurum ve kuruluşların (kamu kurumları, yerel yönetimler,
üniversiteler, STK’lar) görüşleri alınmalı ve mümkünse proje
faaliyetlerine dahil edilmeleri faydalı olur.

Proje, sonuç odaklı yaklaşımla hazırlamalıdır. Bütçeyi usulüne göre
harcamaktan çok hedeflenen sonuç ve çıktılara ulaşmak daha
önemlidir. Projenin uygulamada izlemesi de bu yaklaşımla olacaktır.
Proje Yazım Aşaması için
 Proje başvuru formu hazırlanmadan önce mantıksal çerçeve matrisi
(LogFrame) hazırlanmalı ve proje uygulama aşamasında projenin
yönetimi mantıksal çerçeveye göre olmalıdır.
 Mantıksal çerçeve yaklaşımının da temeli olan önce sorun belirlenmeli
ve daha sonra diğer bileşenler belirlenmelidir (Önce faaliyet veya
bütçe kalemi hazırlayıp sonra mantıksal çerçeveye uydurmak için
hedef ve sorunların yazılması sağlıklı olmayan bir yaklaşımdır).
 Proje göstergeleri güçlü ve gerçekçi olmalı ve bunun yanında proje
yürütülürken göstergelerin gerçekleşme durumları takip edilmelidir.
Göstergelerin hazırlanmasında SMART (Specific, Measurable,
Assignable Realistic, Time-related) kuralı dikkate alınmalıdır.
 Hibe başvuru rehberi çok iyi okunarak iyi anlaşılmalı. Başvuru formu
ve proje rehbere göre hazırlanmalıdır.
Proje Yazım Aşaması için

Projede ana yararlanıcı (başvuran) veya yararlanıcı (ortak) olurken
kurumsal ve mali kapasitenin önerilen proje faaliyeti için yeterli
olması gerekmektedir. Ortağı olunan projedeki ana yararlanıcı ile diğer
ortakların da mali ve kurumsal kapasiteleri değerlendirilerek ona göre
projeye ortak olunmalıdır.

Projenin sorunsuz bir şekilde uygulanması ve sonuçlarına ulaşabilmesi
için güçlü ve ilgili ortaklıklar kurulmalıdır. Sorunlu ortaklar daha sonra
projeden çıkarılabilmekle birlikte bunun için 8 ülke Ulusal Otoriteleri
ve Yönetim Makamı izni gerekmektedir.
 Kurumsal olarak daha önce çalışılan veya iletişim ve işbirliğinin iyi
olduğu ortakların dahil edilmesi projenin başarısını artıracaktır.

Güçlü ve ilgili ortaklıklar kurulabilmesi için olası ortaklarla iletişim ve
işbirliği artırılarak proje birlikte geliştirilmelidir. Proje bütçesi de
birlikte hazırlanmalıdır.
Proje Yazım Aşaması için

Projeyi yürütecek ekibi belirlerken proje yönetimi ve proje konusuna
hakim en azından bir veya birkaç uzman personel görevlendirilmelidir.
Bu personel başvuru sürecinden nihai rapor aşamasına kadar projede
tutulmalı ve rotasyondan kaçınılmalıdır.
 Proje faaliyetleri ile önerilen bütçe kalemleri arasında uyum ve
tutarlılık olmalıdır.

Kurumun tabi olduğu mevzuat uyarınca harcama ve alım usulleri
önceden araştırılarak bilgi sahibi olunmalı ve ona göre proje
başvurusunda bulunulmalıdır.

Projede küçük ölçekli yatırım, ekipman veya mal/hizmet alımı varsa,
önceden fizibilite çalışmaları yapılmalı ve teknik özellikler
belirlenmelidir.
Projenin Değerlendirme ve Seçimi Süreci için

Projenin ilgililiği: Projenin ne kadar gerekli olduğu çok iyi
gerekçelendirilmeli,
 Sınır ötesi işbirliği etkisi: Proje ile geliştirilecek işbirliği nasıl katma
değer sağlayacağı iyi anlatılmalı,
 Ortaklığın ilgililiği: Oluşturulan ortaklık yapısının önerilen proje ile ne
derece ilgili olduğu açıkça izah edilmeli,
 Operasyonel kapasite: Kurumun yönetim yapısının projenin boyutu,
süresi ve ihtiyaçlarına ne derece uygun olduğu göz önünde tutulmalı,
 İletişim: İletişim faaliyetleri uygun olmalı ve ilgili hedef gruplara ve
paydaşlara ulaşabilmeye katkı sağlamalı,
 İş planı: İş planı gerçekçi, tutarlı ve uyumlu olmalı,
 Bütçe: Proje bütçesi, paranın karşılığı (value for money) ilkesini
karşılamalı ve ayrıca faaliyetlerle uyumlu ve tutarlı olmalı.
Daha fazla bilgi için:
http://www.blacksea-cbc.net
http://cbc.ab.gov.tr
[email protected]