doküman ve veri kontrolü prosedürü

advertisement
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
1/40
BÖLÜM 1
1.
İÇİNDEKİLER SAYFASI
STANDART
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ ŞARTLARI
SAYFA NO
MADDE NO
BÖLÜM 1
1- İçindekiler Sayfası
1-2-3
-
2- Revizyon İşleme Sayfası
4
-
3- Önsöz
5
-
6-7-8
-
9
-
10-11
-
12
-
4- Yayın Hakkı, Hariç Tutmalar, Kapsam, Tanım Atıf Yapılan Standartlar, Kısaltmalar
5- Tanıtım
6- Kalite Politikası
7- Organizasyon Şeması
STANDART
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ ŞARTLARI
SAYFA NO
MADDE NO
BÖLÜM 2
Kalite Yönetim Sistemi
13-14
4
Genel Şartlar
15-16
4.1
Dokümantasyon Şartları
17-18
4.2
Genel
17-18
4.2.1
Kalite El Kitabı
18-19
4.2.2
Dokümanların Kontrolü
19
4.2.3
Kayıtların Kontrolü
19
4.2.4
Yönetim Sorumluluğu
20-21
5
Yönetim Taahhüdü
20-21
5.1
Müşteri Odaklılık
20-21
5.2
Kalite Politikası
21
5.3
Planlama
21
5.4
Kalite Hedefleri
21
5.4.1
BÖLÜM 3
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
2/40
STANDART
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ ŞARTLARI
SAYFA NO
MADDE NO
Kalite Yönetim Sistemi Planlaması
21-22
5.4.2
Sorumluluk, Yetki ve İletişim
22
5.5
Sorumluluk ve Yetki
22
5.5.1
Kalite Yönetim Temsilcisi ve Üretim ve Planlama Sorumlusu
22
5.5.2
İç İletişim
23
5.5.3
Yönetimin Gözden Geçirmesi
23
5.6
Genel
23
5.6.1
Gözden Geçirme Girdisi
23-24
5.6.2
Gözden Geçirme Çıktısı
24
5.6.3
Kaynak Yönetimi
25
6
Kaynakların Sağlanması
25
6.1
25-26
6.2
26
6.3
26-27
6.4
Ürün Gerçekleştirme
28
7
Planlama
28
7.1
Müşteri İle İlişkili Prosesler
28
7.2
Tasarım ve Geliştirme
29
7.3
29-30
7.4
Üretim ve Hizmetin Sunumunun Kontrolü
30
7.5
Üretim ve Hizmetin Sunumunun Kontrolü İçin Proseslerin Geçerliliği
30
7.5.2
Belirleme ve İzlenebilirlik
30
7.5.3
Müşteri Mülkiyeti
31
7.5.4
Ürünün Muhafazası
31
7.5.5
BÖLÜM 3
BÖLÜM 4
İnsan Kaynakları
Alt Yapı
Çalışma Ortamı
BÖLÜM 5
Satın Alma
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
3/40
STANDART
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ ŞARTLARI
SAYFA NO
MADDE NO
İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü
31
7.6
Ölçme Analiz ve İyileştirme
32
8
Genel
32
8.1
İzleme ve Ölçme
33
8.2
Müşteri Memnuniyeti
33
8.2.1
33-34
8.2.2
Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi
35
8.2.3
Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi
35
8.2.4
35-36
8.3
Veri Analizi
36
8.4
İyileştirme
37
8.5
Sürekli İyileştirme
37
8.5.1
Düzeltici Faaliyet-Önleyici Faaliyet
37-38
8.5.2-8.5.3
Genel İş Akış Şeması
39-40
-
Proses Etkileşim Tablosu
41-42
-
BÖLÜM 6
İç Tetkik
Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
REVİZYON İŞLEME SAYFASI
2.
S.
MADDE
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
DEĞİŞEN
REV.
YÜRÜRLÜK
SAYFA NO
NO
TARİHİ
-
00
10.12.2012
4/40
REVİZYON AÇIKLAMASI
NO
NO
-
-
10.12.2012 tarihinde ilk kez yürürlüğe konulmuştur.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Kalite El Kitabında yapılan bütün değişiklikler bu sayfaya Yönetim Temsilcisi tarafından kaydedilir.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
3.
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
5/40
ÖNSÖZ
Kalite el kitabı, TS EN ISO 9001:2008 KYS’ni tanıtmak ve tüm uygulamalarda temel alınmak üzere Yönetim
Temsilcisi tarafından hazırlanmıştır.
Oluşturulan Kalite el kitabı, Referans standarda uygun olarak yapılandırılmış olan KYS sürdürmeyi ve geliştirmeyi
taahhüt eder.
KALİTE EL KİTABIMIZDA AÇIKLANAN SİSTEM VE İŞLER ÖNCELİKLE ;
i.
İş çevresi, çevresel değişiklikler ve çevreden kaynaklı riskler,
ii. Ürün için uygulanan yasal ve düzeltici şartlar,
iii. Uygulanabilir yasal ve düzeltici şartlar,
iv. Müşteri ihtiyaç ve beklentilerinin tam ve eksiksiz olarak yerine getirilmesi,
v. Kalite Politikasının her kademede anlaşılması ve uygulanması
vi. TS EN ISO 9001:2008 standardının tüm gereksinimlerinin uygulanması ve bu yönde hizmet verilmesini
sağlamak içindir.
Kalite El Kitabı, Dokümanların Kontrolü Prosedürüne uygun olarak işlem görür.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
YAYIN HAKKI, HARİÇ TUTMALAR ve KAPSAM
4.
Yayın Hakkı
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
6/40
:
KEK her hakkı mahfuzdur. Bu kitabın herhangi bir bölümü yâda tamamı üniversitemizin izni ve haberi olmadan
kopya edilmesi, üçüncü şahısların dikkatine sunulması ve kullanılması yasaktır.
Hariç Tutmalar :
TS EN ISO 9001: 2008 KYS madde 7 kapsamında hariç tutulan maddeler;
- T.C. MUSTAFA KEMAL ÜNİVERSİTESİ, tasarım ile ilgili bir faaliyet gerçekleştirmemektedir. “7.3 Tasarım ve
Geliştirme” maddesi hariç tutulmuştur.
- T.C. MUSTAFA KEMAL ÜNİVERSİTESİ’nde gerçekleştiren hizmette olası hatalar, kusurlar önceden tespit
edilip düzeltilebilmekte yâda önlenmektedir. Bu sebeple “7.5.2. Üretim ve hizmet sağlanması için proseslerin
geçerliliği” maddesi hariç tutulmuştur.
- T.C. MUSTAFA KEMAL ÜNİVERSİTESİ’nde gerçekleştiren hizmette olası hatalar, kusurlar önceden tespit
edilip düzeltilebilmekte yâda önlenmektedir. Bu sebeple “7.6 İzleme ve Ölçme Donanımının Kontrolü” maddesi
hariç tutulmuştur.
Kapsam

:
Referans alınan TS EN ISO 9001:2008 KYS paralelinde uygulanmakta olan sistemimiz; ‘‘Yüksek
Öğretim’’ Hizmetleri Sunum Faaliyetlerini kapsamaktadır.
Bu faaliyetlerin yapılmasında müşteri şartları, yasal standart/mevzuatlara uygunluk esastır.
Atıf Yapılan Standartlar :
TS EN ISO 9000:2005
: Kalite Yönetim Sistemleri-Temel Kavramlar ve Sözlük
TS EN ISO 14001:2004
: Çevre Yönetim Sistemleri-Şartlar ve Kullanım kılavuzu
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
7/40
TANIMLAR:
Yönetim Sistemi: Politika ve hedefleri oluşturma ve hedefleri başarma sistemidir.
Sistem: Birbiriyle ilişkili veya etkileşimli elemanlar takımı.
Yönetim Sistemi: Kuruluşun faaliyetleri ile ilgili KYS kolaylaştırıcı sisteminin bir parçasıdır. Faaliyet planlarını,
sorumlulukları, deneyimleri, prosesleri, prosedürleri ve kuruluşun KYS politikasının geliştirilmesi, uygulaması,
iyileştirilmesi, başarılması, gözden geçirmesi ve sürdürülmesi için kaynakları kapsar.
Kalite politikası: Bir kuruluşun resmi olarak üst yönetimi tarafından beyan edilen kalite performansı ile ilgili tüm
amaç ve niyetleri.
Kalite hedefi:
Kalite amaçlarına ulaşmak için gereken performans kriterlerinin belirlenmesi ve karşılanması.
Kuruluş: Ortaklı ya da ortaksız, kamu veya özel, kendi fonksiyonları ve yönetimleri olan birleşim, şirket, işletme,
firma, teşebbüs, kurum veya bunların bir parçası.
Üst Yönetim: Bir kuruluşu en üst seviyede idare ve kontrol eden kişi veya kişiler grubu.
Sürekli İyileştirme: Şartların yerine getirilmesi yeteneğini arttırmak için tekrar edilen faaliyet.
Alt Yapı: Bir kuruluşun çalıştırılması için gerekli olan hizmetler, donanım ve olanaklar takımı.
Tedarikçi: Bir ürünü sağlayan kuruluş ya da kişidir.
Proses: Girdileri çıktılara dönüştüren birbirleriyle ilgili veya etkileşimli faaliyetler takımı.
Ürün/Hizmet: Bir prosesin sonucu.
Uygunsuzluk: Doğrudan ya da dolaylı olarak, yaralanma, hastalık, malın zarar görmesi, çalışanların zarar
görmesi veya bunların birlikte gerçekleşmesine neden olabilecek yönetim sistemi performansından, kanunlardan,
çalışma standartlarından veya benzerlerinden herhangi bir sapma.
Performans: Kuruluşun KYS politika ve hedefleri temel alınarak kuruluşun sağlık ve güvenlik risklerinin kontrolü
ile ilişkili KYS yönetim sisteminin ölçülebilir sonuçları.
Düzeltici Faaliyet: Saptanan bir uygunsuzluğun sebebini veya diğer istenmeyen durumu yok etmek için yapılan
faaliyet.
Önleyici Faaliyet: Potansiyel bir uygunsuzluğun sebebinin veya diğer istenmeyen potansiyel durumların bertaraf
edilmesi için yapılan faaliyet.
Doküman: Bilgi ve onun destekleyici ortamı.
El Kitabı: Kuruluşun yönetim sistemini açıklayan dokümandır.
Kayıt: Elde edilen sonuçları beyan eden veya gerçekleştirilen faaliyetin delilini sağlayan doküman.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
8/40
KISALTMALAR:
KEK
: Kalite El Kitabı
KYS
: Kalite Yönetim Sistemi
YGG
: Yönetimin Gözden Geçirmesi
DÖF
: Düzeltici ve Önleyici faaliyetler
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
5.
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
9/40
TANITIM
Mustafa Kemal Üniversitesi, 1992 yılında Hatay'da kurulmuş olan bir devlet
üniversitesidir.. 10.11.1992 tarihinde faaliyete geçmiş olan Mustafa Kemal Üniversitesi,
kurulduğunda bir yüksekokul ve iki meslek yüksekokulundan ibaret üç birimden oluşmuş
olup, 18 yılda 52 birimli eğitim-öğretim ve bilim kurumu haline gelmiştir.
Bu kurumlar içerisinde
12 Fakülte
3 Enstitü
5 Yüksekokul
17 Meslek Yüksekokulu
1 Konservatuar
11 Araştırma ve Uygulama Merkezi
Üniversiteler, bilimsel araştırma ve çalışmaların rahatça yapılabildiği, düşüncelerin özgürce
tartışılabildiği çağdaş kurumlardır.
Üniversitemiz tüm yönetici, öğretim elemanları, öğrencileriyle ve öğretimin gerektirdiği
teknolojiyle çağdaş bir üniversite olma yolunda hızla ilerlemektedir.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
10/40
Misyonumuz
Mustafa Kemal Üniversitesi, çağdaş gelişmeleri
izleyerek, insanlık için yararlı bilimsel ve teknolojik
yenilikleri kullanan, sanatsal, kültürel ve sportif etkinliklere
duyarlı, yaratıcı, girişimci, yarışmacı, sorgulayıcı bireyler
yetiştirerek ülkenin önceliklerine göre üreten ve ürettiklerini
topluma uyarlayabilen, evrensel değerleri, bölgesel ve ulusal
değerlerle örtüştürebilmeyi ülke ve dünya sorunlarına çözüm
üretmeyi görev edinmiştir.
Vizyonumuz
Evrensel değerleri benimseyen, toplumla bütünleşen,
ulusal ve uluslararası düzeyde eğitim-öğretim ve bilimsel
araştırma yapan, sürekli gelişmeyi hedefleyen, yenilikçi
yöntemleri uygulayan, bunları yaşam boyu kullanma becerisi
gösteren çağdaş bireyler yetiştiren, teknoloji, kültür, sanat ve
spor alanlarında ulusal ve uluslararası rekabet gücüne sahip bir
üniversite olmaktır.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
6.
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
11/40
KALİTE POLİTİKASI
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
12/40
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
7.
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
13/40
ORGANİZASYON ŞEMAMIZ
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
14/40
BÖLÜM 2
4-
KALİTE YÖNETİMİ SİSTEMİ
4.1-
Genel Şartlar
PROSES ETKİLEŞİMİ İŞ AKIŞI
İlgili ISO
Proses
Ana
Alt Elementleri
Prosesler
Alt Prosesler
Ana Elementleri
Kalite Politikası, Kalite
Politika Strateji
Tüm Prosesler
YÖNETİM
Yayılım
Hedefleri, Süreç Belirleme
9001:2008
İlgili KYS
Maddeleri
Prosedürleri
4.0
KEK.00
5.3
5.4
İnsan Kaynakları
Kaynak Temini
Alt Yapı
Yazılım Donanım,
GÖREV
Çalışma Ortamı,
6.0
TANIMLARI
İnsan Kaynakları
Giriş Çıkış İşlemleri, Öğrenci
Öğrenci Hizmetleri Hizmet Gerçekleştirme
Başvuru Formları, Başvuru
evrakları, Öğrenci dosyaları 7.1 7.2.1 7.2.2 7.2.3
EĞİTİM ÖĞRETİM
7.5.1 7.5.2 7.5.3
Eğitim Hizmetleri Hizmet Gerçekleştirme
Seminer, Personel Eğitimleri 7.5.4 7.5.5 8.1 8.2.3
8.2.4
PROSESLER
Gezi Düzenlenmesi, Spor
Sosyal Faaliyetler Hizmet Gerçekleştirme Turnuvaları, Konserler, Ödül
Töreni…
Hizmet
Web Sitesi,
Gerçekleştirme
Bilgilendirme.
Bilgilendirme
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
KALİTE YÖNETİMİ
Kalite El Kitabı,
Doküman
Tüm Prosesler
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
15/40
4.2.1
Doküman Kontrolü,
Yönetimi
Doküman No
4.2.2
Prosedürler,
P.01
4.2.3
Proses Haritaları.
Yönetim
Hizmet
Ana Süreci
Ana Süreci
Kalite Yönetimi
V
Ana Süreci
E
Öğrenci Kabul
Politika Strateji
Yayılım
R
Doküman Yönetimi
İ
Hizmetleri
Kayıt Yönetimi
Eğitim Hizmetleri
A
Kaynak Temini
İç Tetkik
A
MÜŞTERİ TATMİNİ
YÖK YÖNETMELİKLERİ
N
Sosyal
L
Faaliyetler
İ
Satın Alma
Z
Düz.- Önleyici
Faaliyet
Bilgilendirme
İ
Yönetimin Gözden
Geçirmesi
Etkinlikler
ÜNİVERSİTE-MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
16/40
Mustafa Kemal Üniversitesi’nin gerçekleştirdiği hizmetler ve çalışma sistematiği Kalite Yönetim Sistemi
kapsamında tamamı ile tanımlanmıştır.
KYS oluşturulurken sistem gerekliliklerinin uygulanmasını açıklayan; Kalite El Kitabı, Organizasyon El Kitabı, İlk
Yardım El Kitabı, Prosedürler, Talimatlar, Prosesler, Formlar oluşturulmuştur.
Kalite Yönetim Sistemi için ihtiyaç duyulan prosesler ve bunların bütün kuruluştaki uygulamaları
belirlenirken; Yönetim Sorumluluğu, Kaynak Yönetimi, Ürün Gerçekleştirme, Ölçme, Analiz ve İyileştirme
proseslerinden faydalanılmıştır. Bu 4 proses ve diğer ilgili proseslerde iyileştirme çalışmaları Planla, Uygula,
Kontrol Et ve Önlem Al (PUKÖ DÖNGÜSÜ) felsefesi benimsenerek KYS sürekli iyileştirme sağlanmaktadır.
Belirlenen proseslerimizin birbiriyle olan etkileşimleri ile genel iş akış şeması KEK’ nın son sayfasında ve proses
şemasında belirlenmiştir.
Belirlenen bu prosesler için gerekli kaynaklar temin edilmekte, YGG toplantılarında kaynaklar görüşülmekte ve
karara bağlanmaktadır. Proseslerin çalıştırılması için gerekli bilgiler hazır bulundurulmaktadır.
Oluşturulan tüm sistemin etkin olarak işletilmesi uygulamalar ile sağlanmakta ve proseslerinin çıktıları belirli
aralıklarla ölçülerek uygun olduğunda sürekli iyileştirme çalışmaları yapılmaktadır.
KYS ‘nde Tanımlanan Prosesler:
Eğitim,
Öğrenci İlişkileri,
Satın alma,
Hizmet Sunumu,
Müşteri Memnuniyeti,
Standartta belirtilmiş olan dış kaynaklı proseslere yönelik uygulamalar;
Hizmet alım işlemleri; dış kaynaklı hizmet alım yolu ile (temizlik, güvenlik, bakım-onarım hizmetleri lokantakantin hizmetleri küçük işletmeler yolu ile Üniversitece belirlenen firmalarca) yürütülmektedir, yapılan kontroller ile
prosesler üzerindeki kontrol sağlanmaktadır.
Uygulanacak Kontrolün tipi ve boyutu şu faktörler göz önüne alınarak yapılır;
-
Dış kaynaklı prosesin kuruluşun gereklilikleri sağlayan ürünü gerçekleştirme yeteneklerine olan etkisi,
-
Paylaşılan kontrolün derecesi,
-
Satın alma bilgisi.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
4.2
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
17/40
Dokümantasyon Şartları
Kalite Politikası ve Hedefleri
Kalite El Kitabı
Organizasyon El Kitabı
İlk Yardım El Kitabı
Sistem Prosedürleri
Süreç Tanımlama Şemaları
Destek Dokümanlar
(Dış Kaynaklı Dokümanlar, İşlem Prosedürleri,
Talimatlar, Formlar, Listeler)
Kayıtlar
Bu gerektirdiği
-
Standardın dokümante edilmiş prosedürleri kayıtları hazırlanarak yürürlüğe girmiştir.
-
Prosesleri etkin olarak planlamak, uygulamak ve kontrol etmek için kuruluş tarafından ihtiyaç
duyulan ve belirlenmiş kayıtları içerecek dökümanları, kalite politikası, kalite hedefleri, KEK, talimatlar,
organizasyon el kitabı v.b. standardın isteği şekilde dokümante edilmiş prosedürler ve diğer gerekliklere
paralel KYS dokümanları hazırlanarak yürürlüğe konulmuştur.
Prosedürler
Prosedürler uygulamaların safhalarını ve neyin yapılacağını anlatır. Gerektiğinde yetki ve sorumlulukları da ortaya
koyar. KYS’ yi oluşturan diğer dokümanlara (prosedürler, talimatlar, formlar, şartnameler v.b.) atıf yapar.
Proseslerin etkin planlanmasını, uygulanmasını ve kontrolünü sağlamak için tanımlanan diğer prosesler; talimat
başlığı altında iş akış diyagramları ve uygulama bölümlerinin açıklanması şeklinde dokümante edilmiştir. Bu
standardın ön gördüğü kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre tanımlanmıştır.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
18/40
Talimatlar
Talimatlar uygulamaların detayını yani, neyin yapılacağını ve nasıl yapılacağını anlatan dokümanlardır.
Destek Dokümanlar
Destek Dokümanlar, KYS dokümantasyonunda ve kalite kayıtlarının tutulmasında kullanılan organizasyon el
kitabı, şartnameler, formlar, raporlar v.b. dokümanlardır.
Dış Kaynaklı Dokümanlar
Dış kaynaklı dokümanlar, faaliyetlerimiz ile ilgili kanun, mevzuat, standart, müşteri dokümanları, teknik resimleri
ve benzeri dokümanlardır. İlgili prosedür paralelinde kontrol edilir ve güncellikleri takip edilir.
4.2.2
Kalite El Kitabı
TS EN ISO 9001:2008 Standardı paralelinde kalite el kitabı oluşturulmuş ve sürekliliği sağlanmaktadır.
Hazırlanan Kalite El Kitabı;
a.
Herhangi bir hariç tutmanın ayrıntılarını ve gerekçeleri dâhil olmak üzere KYS ‘nin kapsamını açıklar.
b.
KYS ‘ye göre hazırlanmış olan prosedürlere ve diğer dokümanlara atıf yapar.
c.
KYS proseslerinin birbirine olan etkilerini tarif eder.
4.2.3
Dokümanların Kontrolü
KYS kapsamındaki dokümanların kontrolü, Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre yapılmaktadır. Sistemimiz
içerisindeki dokümanlar ilgili prosedür paralelinde hazırlanırlar.
Hazırlanan dokümanların kodlamaları yapılır, onaylanır ve Yönetim Temsilcisi tarafından master listesine
kaydedilir. Dokümanların orijinalleri Yönetim Temsilcisi tarafından muhafaza edilir.
Dokümanlar Yönetim Temsilcisi tarafından ihtiyaç miktarı kadar Doküman Dağıtım Formu ile Dağıtımı Yapılır.
Çoğaltılan dokümanların kopyaları üzerine ‘KONTROLLÜ KOPYA’ dökümanı veya otomasyon sisteminde
kontrollü bir şekilde kaydedilerek dağıtımı yapılır. Yapılan dağıtıma ait kayıtlar düzenlenir.
Rektörün uygun görmesi halinde ise öğrencilerimize ve diğer müşterilerimize kalite el kitapları ‘KONTROLSÜZ
KOPYA’ dökümanı ile basılmış olarak dağıtımı gerçekleştirilir, Dış Kaynaklı Doküman İstek Formu ile kayıt
altına alınır. Kontrolsüz dağıtımlarda yapılan değişiklikler ilgili tarafa bildirilmez.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
Doküman No
KEK-00
KALİTE EL KİTABI
İlk Yayın
10.12.2012
Tarihi
Sayfa No
19/40
Doküman No
Herhangi bir sebepten dolayı değişiklik yapılması gereken doküman ilgili prosedür paralelinde revize edilerek
güncelleştirilir. İptal edilen dokümanların orijinalleri üzerine ‘İPTAL’ yazısı bilgisayar ortamında iptal dökümanı
dosyası açılarak kayıtların kontrolü prosedürü çerçevesinde imha edilir.
İlgili Dokümanlar :
P-01 Dokümanların Kontrolü Prosedürü
P-02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
F-04 Dış Kaynaklı Doküman İstek Formu
F-08 Doküman Dağıtım Formu
4.2.4-
Kayıtların Kontrolü
Oluşturulan gerekliliklere uygunluğu gösteren, kalite yönetim sisteminin etkin olarak çalıştığını kanıtlayan kalite
kayıtlarının kontrolü Kalite Kayıtları Çizelgesi ile sağlanır.
İcra edilen faaliyetlere ait uygulamaları gösteren kayıtlar, uygulamayı yapan tüm birimler tarafından sürekli ve
düzenli olarak ilgili prosedür kurallarına uygun olarak tutulmakta ve muhafaza edilmektedir.
Kuruluş kalite kayıtlarının tanımlanmasını, muhafazasını, korunmasını, ulaşılabilirliğini, saklama sürelerini ve
elden çıkarılması için gerekli kontrolü, tanımlayan eski kayıtlara rahatlıkla ulaşılabilmesi, okunaklı ve ulaşılabilir
olması için gerekli metotlar ile bu kayıtların saklama süreleri ilgili prosedürde belirlenmiştir.
İlgili Dokümanlar :
P-02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
F-05 Kalite Kayıtları Çizelgesi
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
20/40
BÖLÜM 3
5.
YÖNETİM SORUMLULUĞU
5.1
Yönetim Taahhüdü
Üniversitemizde oluşturulan Kalite Yönetim Sisteminin geliştirilmesini, uygulanmasını ve etkinliğinin sürekli
iyileştirilmesine yönelik taahhüdünü; belirleyici ve düzenleyici (yasal ve mevzuat) şartlar da dahil olmak üzere;
müşteri şartlarının yerine getirildiğinin öneminin iletilmesine yönelik yapılan eğitimler, motivasyon toplantıları ve
panolara asılan afişler- duyurularla, kalite politikasını oluşturmakla, kalite hedeflerinin oluşturulmasının güvence
altına alınmasıyla, yönetimin gözden geçirme toplantısını yaparak, kaynakların mevcudiyetini güvence altına
alarak sağlamaktadır.
Üst yönetim diğer sorumluluklara bakılmaksızın aşağıdakileri içeren yetki ve sorumluluklara sahip olan,
Kalite faaliyetlerinin planlanması, yönetilmesi ve çalışanlara kalite ve müşteri odaklılık bilincinin
yerleştirilmesi amacıyla rehberlik yapmak üzere üniversitemiz, yönetimden bir üyeyi Yönetim Temsilcisi
olarak atamış ve yapılan atama çalışanlara duyurulmuştur.
Üst yönetim, KYS’ nin uygulanması ve sürekli iyileştirmesi için gerekli olan; insan, eğitim, makine, ekipman, alt
yapı ve benzeri her tür kaynağı sağlamaktadır.
5.2
Müşteri Odaklılık
Üniversitemiz Üst Yönetimi; müşteri ihtiyaç ve beklentilerine, standartlara, yönetmeliklere ve yasal mevzuata
uygun olarak çalışarak, müşteri tatmininin arttırılmasını sağlamaktadır. Müşteri geri beslemesi için; müşteri
memnuniyetini izleme ve ölçme faaliyetlerini yerine getirmektedir. Müşterilerimizin beklentilerini ne ölçüde
karşıladığımızı, müşterilerimiz tarafından algılanma derecesini; yüz yüze görüşmelerin ve öneri-şikayet kutularının
yanı sıra müşteri anketleri kullanarak sağlamaktadır.
Müşteri ile yapılan görüşmelerden sonra müşteri şartlarının yerine getirilmesi ile ilgili olarak eksikliklerimiz düzeltici
faaliyetlerle giderilmekte bir daha tekrarlanmaması için gerekli önlemler alınmaktadır.
Müşteri ihtiyaç ve beklentilerine, standartlara, yönetmeliklere uygun olarak çalışarak müşteri tatmininin arttırılması
yönünde çalışmalarımız devam etmektedir.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
Doküman No
KEK-00
KALİTE EL KİTABI
İlk Yayın
10.12.2012
Tarihi
Sayfa No
21/40
Doküman No
Müşteri ihtiyaç ve beklentilerinin tam olarak anlaşılması amacıyla, ilgili organlarla iç iletişim sağlanmaktadır.
Müşteri şikâyetleri ve memnuniyetlerini, izlemek ve ölçmek üzere uygulamaya yönelik yöntemler başlatılmıştır. Bu
tür yöntemlerle elde edilen bilgiler veriye dönüştürülerek müşteri beklentileri, personelimizin gerekli
iyileştirme/geliştirmeleri için planlamaların yapılması hedeflenmiştir.
5.3
Kalite Politikası
Kalite politikası belirlenirken;
a. Çalışma prensiplerimize ve amacımıza uygun olması,
b. KYS şartlarına uygun ve sürekli iyileşme taahhüdünü içermesi,
c. Kalite hedeflerini desteklemesi düşünülmüştür.
d. Kurumsal çevreden, çevredeki değişikliklerden veya çevreden kaynaklanan riskleri içermelidir.
Kalite politikasının tüm kademelere iletilmesi ve tüm çalışanlar tarafından anlaşıldığının doğrulaması eğitimlerle
ve iç tetkiklerle yapılmaktadır. Gelişmelere ve ihtiyaçlara paralel olarak YGG toplantılarında uygunluğu gözden
geçirilmektedir.
5.4
Planlama
5.4.1 Kalite Hedefleri: İlgili fonksiyon ve seviyeleri de kapsayan ölçülebilir, kalite politikası ile tutarlı olacak
şekilde kalite hedefleri belirlenmektedir. YGG toplantılarında hedefler gözden geçirilmektedir.
5.4.2 Kalite Yönetim Sistemi Planlaması:
ISO 9001:2008 standardı çerçevesinde kalite hedeflerini yerine getirmek üzere rektörlüğümüzce hazırlanan kalite
yönetim sisteminin planlanması, dokümantasyonu, sistem değişiklikleri ile güncelliğinin korunması ve
bütünlüğünün muhafazası üst yönetimin onayı ve yönlendirmesi ile sürekli kılınmaktadır.
Planlama; kalite hedeflerini belirleme, proseslerin etkileşimlerinin-sıralanma-kontrol-operasyon- izlenme-ölçülme
ve sürekli iyileştirilmesi ile sistem değişiklikleri söz konusu olduğunda sistem bütünlüğünün bozulmaması için
yapılmaktadır.
KYS ‘nin planlaması paralelinde etkin işleyişi sağlamak üzere Yönetim Sistemi Planlama Takvimi ile gerekli
proses tanımlamaları yapılır ve ilgili dokümanlar hazırlanır. Değişim anında sistemin bütünlüğü ve sürekliliğinin
sağlanması yapılan çalışmalar ile güvence altına alınır.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
Doküman No
KEK-00
KALİTE EL KİTABI
İlk Yayın
10.12.2012
Tarihi
Sayfa No
22/40
Doküman No
Kalite Yönetim Sistemi; Kalite Politikası ile planlanmaya başlamış olup, politikada taahhüt edilmiş prensiplerin
uygulanmasına yönelik hedefler oluşturulmuştur. Hizmet talebinden hizmetin oluşturulması ve öğrencilere
sunulması aşamalarında kalite için gerekli şartlar oluşturulmuş ve gerekli kaynaklar yaratılmıştır. Belirlenen
kalitenin, hizmetin gerçekleştirilmesi aşamalarında nasıl kontrol altına alındığı prosedürlerde belirtilmiştir.
- Kalite Yönetim Sistemi’ndeki değişiklikler Dokümanların Kontrolü Prosedüründe tanımlandığı gibi gerçekleştirir.
- Kalite Toplantıları içinde bütünlük korunur. Bu tür durumlarda kalite toplantıları her seviyedeki çalışana açık
olarak birden fazla sayıda tekrarlanır ve iletilmesi sağlanır.
- Sistem dokümantasyonu net olarak süreçler arası ilişkileri ve faaliyetlerin sırasını tanımladığı için sistemin
bütünlüğü sağlanmış olur.
Sorumluluk, Yetki ve İletişim
5.5
5.5.1 Sorumluluk ve Yetki
Kaliteyi etkileyen işleri yöneten, uygulayan ve doğrulayan tüm çalışanların görevlerinin, yetkilerinin
sorumluluklarının, karşılıklı ilişkilerinin, kime bağlı çalıştığının ve kime vekâlet edeceğinin yazılı olduğu
“ORGANİZASYON EL KİTABI” hazırlanmış ve ilgili personelin dikkatine sunulmuştur.
Sorumluluk ve yetkiler unvan bazında dokümantasyon yapısı içinde tanımlanmıştır.
5.5.2
Kalite Yönetim Temsilcisi
Üst yönetim diğer sorumluluklara bakılmaksızın aşağıdakileri içeren yetki ve sorumluluklara sahip olan,
Kalite faaliyetlerinin planlanması, yönetilmesi ve çalışanlara kalite ve müşteri odaklılık bilincinin
yerleştirilmesi amacıyla rehberlik yapmak üzere kuruluşun yönetimden bir üyeyi Yönetim Temsilcisi
olarak atanmış ve yapılan atama çalışanlara duyurulmuştur.
Yönetim Temsilcisi üst yönetime bağlı çalışmakta, YGG toplantılarını organize etmekte, toplantıları raporlamakta,
katılımcıların dikkatine sunmakta ve alınan kararların takibini yapmaktadır.
KYS paralelinde üst yönetime belirlenen periyotlarda rapor sunar ve dış kuruluşlarla iletişimi kurar.
Diğer sorumlulukları görev tanımında dokümante edilmiştir.
5.5.3 İç İletişim
İç eğitimler, genel toplantılar, bölüm ve birim toplantıları, duyuru panoları, üniversite otomasyon sistemi iç
iletişimin etkin olarak işlemesi için kullanılan araçlardır.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
Doküman No
KEK-00
KALİTE EL KİTABI
İlk Yayın
10.12.2012
Tarihi
Sayfa No
23/40
Doküman No
İç iletişim yöntemi çalışanlarımızın kalite bilinci, duyarlılığı ve iletilen bilginin önemi ve aciliyeti dikkate alınarak da
belirlenmektedir.
Üniversite içi iletişimde yüz yüze görüşme, toplantılar, ilan panoları, duyurular, telefon, faks, e.mail gibi araçlar
etkin olarak kullanılmaktadır.
5.6
Yönetimin Gözden Geçirmesi
5.6.1 Genel: Üst yönetim ve organizasyonumuzdaki birim sorumluları kurulan KYS’ ni planlı şekilde
incelemektedir. Toplantılar rektör başkanlığında yürütülmektedir.
Gözden geçirmeler yılda en az 1 kez olmak üzere faaliyetlerimizin durumu düşünülerek Yönetim
Temsilcisi tarafından önceden belirlenen tarihlerde yapılmaktadır.
Yönetim Temsilcisi gündemi ve katılımcıları belirleyerek toplantı tarihinden en az 1 hafta öncesinden İç
Yazışma Formu ile toplantı duyurusunu yapar.
Yönetim Temsilcisi toplantı gündemi konularını dikkate alarak toplantı öncesinde Performans Raporunu hazırlar.
Hazırlanan Rapor Mustafa Kemal Üniversitesi üst yönetimine ve diğer toplantı katılımcıların bilgisine sunulur.
Toplantıda madde 5.6.2 deki gündem görüşülür ve madde 5.6.3 ile ilgili veya karar verilen başka konularla ilgili
kararlar alınır.
Yönetim Temsilcisi Toplantı Tutanağında görüşülen konular ve alınan kararları kaydeder. Katılımcılara Toplantı
Tutanağının ilgili bölümlerini imzalatır ve bir nüshasını dağıtır.
Alınan kararlar, Yönetim Temsilcisi ve birim
sorumluları tarafından takip edilir.
Kalite hedefleri ilgili fonksiyon ve seviyelerde ve ölçülebilir şekilde tespit edilmektedir. Yönetim Temsilcisi tespit
edilen hedefleri Hedef Takip Tablosuna kaydeder ve ilgili birimlere Hedef Takip Tablosunu dağıtır.
5.6.2 Gözden Geçirme Girdisi:
Toplantıda aşağıdaki gündem maddeleri görüşülür;
 Bir önceki YGG toplantısında alınan kararlar,
 Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanan performans raporunun değerlendirilmesi,
 Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri,
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
 Tetkiklerin sonuçları,
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
24/40
 Müşteri geri beslemesi,
 Proses performansı ve hizmet uygunluğu,
 Düzeltici ve Önleyici faaliyetlerin durumu,
 KYS ‘yi etkileyebilecek değişiklikler
5.6.3 Gözden Geçirme Çıktısı:
Toplantıda aşağıdaki konularla ilgili kararlar alınır;
 İyileştirme için öneriler,
 KYS’ nin ve bu sisteme ait proseslerin etkinliğinin iyileştirilmesi,
 Müşteri şartları ile ilgili hizmetin iyileştirilmesi
 Kaynak İhtiyaçlar
 Ek Kararlar
İlgili Dokümanlar :
F-02 İç Yazışma Formu
F-19 Hedef Takip Tablosu
F-20 Performans Raporu
F-21 Toplantı Tutanağı
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
25/40
BÖLÜM 4
6.
KAYNAK YÖNETİMİ
6.1
Kaynakların Sağlanması
Üniversite üst yönetimi; Kalite yönetim sistemini uygulamak, sürdürmek ve etkinliğini iyileştirmek, öğrenci
isteklerinin yerine getirilmesi yolu ile öğrenci memnuniyetini artırmak için gerekli olan kaynakları tespit etmek ve
sağlamak konusunda gerekli hassasiyeti göstermektedir. Kaynaklar YGG toplantılarında görüşülmektedir.
Kalite Yönetim Sistemini uygulamak, sürdürmek ve etkinliğini sağlamak, sürekli iyileştirmek, öğrenci şartlarının
yerine getirilmesi kapsamında gerekli olan kaynaklar;
İnsan Kaynakları
Elektronik araç, gereç, donanım kaynakları ve malzemeleri
Bilgi Kaynakları
Finansal kaynaklar
Diğer fiziksel kaynaklar
Alt yapı ve çalışma ortamı olarak belirlenmiştir.
6.2
İnsan Kaynakları
6.2.1 Genel
Üniversitemizde sunulan hizmetlerin kalitesini etkileyecek olan çalışanlar, uygun eğitim, öğrenim, mesleki beceri
ve deneyim yönünden yeterlidir. Bu yetkinlikler YÖK tarafından belirlenir ve bu doğrultuda atamaları yapılır.
Personelin görev ve sorumlulukları organizasyon el kitabında belirtilmiştir.
Organizasyon şemasında belirlenen tüm personelimize görevleri Görev Tanımlarında belirlenmiş olup
Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre dağıtımı sağlanmıştır. Personelin yeterliliği, verilen eğitimlerle sürekli
arttırılması sağlanmaktadır.
Hizmetin şartlarını karşılayacak kalite düzeyini sağlamak için bu işte görev alacak personelin nitelikleri
belirlenmiştir.
6.2. 2
Yeterlilik, Bilinç (Farkında Olma) ve Eğitim
- Hizmetin gerekliliklerine uygunluğu etkileyen faaliyetleri gerçekleştiren personel için gerekli yetkinlikler
Eğitim Talimatı paralelinde planlı ve sistematik olarak yapılmaktadır.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
Doküman No
KEK-00
KALİTE EL KİTABI
İlk Yayın
10.12.2012
Tarihi
Sayfa No
26/40
Doküman No
Uygulanabildiğinde, gerekli eğitimleri veya ihtiyaç duyulan yetkinliği sağlayacak diğer faaliyetleri
-
Eğitim Talimatı paralelinde planlı ve sistematik olarak gerçekleştirmelidir.
Alınan eğitimlerin ‘AKSİYONLARIN’ etkinliğini değerlendirilmesi Eğitim Talimatı paralelinde planlı ve
-
sistematik olarak yapılmaktadır.
Eğitim ihtiyaçları tüm birimlerden gelen talepler doğrultusunda tespit edilmektedir. Eğitim ihtiyaçları eğitim planına
kaydedilmektedir. Eğitim planı paralelinde eğitimler takip edilmekte ve eğitimle ilgili kayıtlar muhafaza
edilmektedir. Eğitim faaliyetleri sonrası Eğitim Talimatında belirtilen metotlarla etkinlik değerlendirmeleri
yapılmaktadır.
İlgili Dokümanlar :
T-02 Eğitim Talimatı
6.3
Alt Yapı
Üniversitemizde sunulan hizmetlerin şartlara uygunluğunu sağlamak için gerekli olan bina, çalışma alanı, teçhizat,
bilgisayar ve teknik donanım ve diğer ofis donanımları temin edilmiş ve sağlanmıştır.
Kalite Yönetim Sistemi için gerekli deneyimli personel oluşturulmuş olup personelin yapacağı iş, görev ve yetkileri
tanımlanmıştır.Hizmet gerçekleştirme proseslerini sürekli denetleyip iyileştirmektedir.
Kullanılan makine/ekipmanlarının bakımları Yıllık Bakım Planı, Arıza Takip Formları, Arıza Bildirim ve Onarım
Formu ile periyodik olarak yapılarak kalitede süreklilik sağlanmaktadır. Bakımlarla ilgili kayıtlar muhafaza
edilmektedir.
Çalışma ortamlarında doğrusal iş akışının sağlanması için gerekli alt yapılar temin edilmektedir.
Destek hizmetleri olarak (taşıma, iletişim veya bilgi işlem sistemleri) sayılabilir.
6.4 Çalışma Ortamı:
Üniversitemizde çalışma ortamı koşulları yasal yönetmeliklere uygun olarak oluşturulmuş ve sürdürülmektedir.
Çalışanların etkin ve optimal çalışabilmelerine yönelik bir çalışma ortamı yaratılmıştır. Işık, ısı, ses görüntü gibi
faktörlerin hizmeti aksatmayacak şekilde düşünülerek uygun bir çalışma ortamı oluşturulmuştur. Çalışanlar ve
öğrenciler için modern ve ergonomik bir çalışma ortamı yaratılmıştır.
Aynı zamanda çalışma ortamı işin yapıldığı fiziksel, çevre ve diğer faktörleri (gürültü, sıcaklık, nem,
ışıklandırma veya hava şartları gibi) içeren durumlarda ihtiyaç duyulan gereklilikler Mustafa Kemal
Üniversitesi tarafından temin edilmektedir.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
27/40
BÖLÜM 5
7.
ÜRÜN/HİZMET GERÇEKLEŞTİRME
7.1
Ürün/Hizmet Gerçekleştirmenin Planlanması
Hizmetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli süreçler, kalite hedefleri ve kalite politikası da göz önüne alınarak
belirlenmiş, planlanmış, kaynakları tespit edilerek sağlanmış, dokümantasyonu oluşturulmuş ve hayata
geçirilmiştir.
Faaliyetlerimizin kalite politikamız doğrultusunda hedeflerimize ulaşabilecek ve müşteri şartlarını karşılayacak
şekilde verilmesi planlanmaktadır.
Hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli prosesler planlanmış ve gerçekleştirilmektedir. Hizmet gerçekleştirme
planlamasında;
- Kalite hedefleri belirlenmiş, hizmet için şartlar oluşturulmuştur.
- Prosesler ve dokümanlar oluşturulmuş, hizmete özgü kaynaklar sağlanmıştır.
- Hizmete özgü gerekli doğrulamalar, izlemeler, hizmetin kabulü için gerekli kriterler ilgili yasal mevzuatlardan
sağlanmaktadır.
- Hizmetin gerçekleştirildiğine dair kanıtlar kayıt altına alınmıştır.
Müşteri İle İlişkili Prosesler
7.2
7.2.1. Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi
Üniversitemizin verdiği hizmetler için şartlar, Eğitim ve Öğretim Yönetmeliğine göre belirlenmektedir. Hizmet
sırasında veya sonrasında ortaya çıkan uyuşmazlıklar Yönetmelikler doğrultusunda çözülmektedir.
Kuruluşumuzda müşterilerden gelen özel talepleri karara bağlanmadan veya hizmete başlamadan yönetim ve
ilgili personel tarafından gözden geçirilmekte, bu faaliyetlerle ilgili kayıtlar düzenli olarak tutulmakta ve muhafaza
edilmektedir.
7.2.2.
Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi
Üniversitemiz mevzuatlarımızla belirlenen hizmetlerimizi sunabilme yeterliliğine sahiptir. Üniversitemizde yapılan
hizmet talepleri, sorumlu personel tarafından kontrol edilir. Talep mevzuata uygunsa ve şekil eksiklikleri de (evrak
eksikliği gibi) taşımıyorsa, proseslerde belirtilen faaliyetler yerine getirilerek hizmet verilir. Hizmete bağlı şartların
gözden geçirmeleri yapılmaktadır.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Yapılan bu gözden geçirmede gözden geçirme kriterleri şu maddelerden oluşur.
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
28/40
-Hizmet sırasında ve hizmet sonrası faaliyetler de dâhil olmak üzere, müşteri tarafından belirtilmiş olan şartlar,
-Müşteri tarafından beyan edilmeyen ancak; belirtilen veya bilinen ve amaçlanan kullanım için gerekli olan şartlar,
-Hizmetle ilgili yasal, mevzuat şartları, standartlar,
Mevzuattaki değişikliklerin Üniversitemiz personeline duyurulması, gerektiğinde, bu değişiklik nedeniyle ilgili
dokümanların revizyona tabi tutulması ve yeniden dağıtılmasına ilişkin yöntemler Dokümanların Kontrolü
Prosedüründe açıklanmıştır.
7.2.3.
Müşteri İle İletişim
Öğrenci ile iletişim Üniversitemiz için önemli bir konudur. İletişimde temel amaç öğrenci ihtiyaçlarını karşılamak ve
bilgilendirmesini yapmaktır. Bunun için duyurular kullanılır. Öğrencinin memnuniyeti anketler vasıtasıyla alınır.
Üniversitemiz hizmete başlamadan önce hizmet süreleriyle ilgili olarak müşteriyle mutabakata varmaktadır.
Üniversitemiz hizmet öncesi ve sonrasında müşteriden gelecek istek, öneri ve şikâyetlerin değerlendirilmesi,
araştırılması ve bu şikâyetlerin tekrarlanmasını önlemek için uygun metotlar belirlemiştir. Bu metotlarda amaç
tüm müşteri istek, öneri ve şikâyetlerinin kayıtlarının tutulması ve bunlarla ilgili düzeltici ve önleyici faaliyet
başlatılması ve yönetim gözden geçirme toplantılarında bu faaliyetlerin takibi ve kontrolünün sağlanmasıdır.
7.3
Tasarım ve Geliştirme
Tasarım ve Geliştirme maddesi kapsam dışıdır. (Hariç bırakılmıştır.)
7.4
7.4.1.
Satın Alma
Satın Alma Prosesi
Üniversitemiz satın aldığı malzeme ve hizmetin belirlenen şartları karşılaması için ilgili yasal mevzuatlara göre
tedarikçisini belirler, performansını ve yeterliliğini değerlendirir.
Üniversitemizde; verdiği hizmetleri direkt ve indirekt olarak giren alımları için satın alma kriterleri; teklif isteme ve
sipariş verme şeklindedir. Alınacak ürün veya hizmetin belirlenmesi takibi ve kabulü Satın alma Komisyonu
tarafından yürütülür.
Kontrolü Muayene ve Teslim Alma komisyonu tarafından yapılır.
Hizmetimize giren alımlar; bilgisayar ekipmanları, kırtasiye malzemeleri, ofis malzemeleri, matbaalar vb.’dir.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
7.4.2.
Satın Alma Bilgisi
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
29/40
Üniversitemizde satın alma bilgileri satın alma talebinde bulunan birim veya kişilerce belirtilir. Onaylı Tedarikçi
Listesinde olan firma ya da kişilerle irtibata geçilir ve teklif istemek sureti ile satın alımlar yapılır.
7.4.3.
Satın Alınan Ürünün Doğrulanması
Üniversitemizde Satın alma talebinde ki belirtilen özelliklere bakılarak ürünün özelliklerinin uygun olup olmadığı
kontrol edilir. Uygunsa doğrulanır, onaylanır. Uygun değilse açıklama yapılarak ret edilir ve geri gönderilir. Aynı
işlemler tekrar eder.
İlgili Dokümanlar :
Tedarikçi Değerlendirme Talimatı
İlgili Yasal Mevzuatlar
7.5
Üretim ve Hizmet Sunumunun Kontrolü
Üniversitemiz tarafından sunulan hizmetlerin izlenebilirliği ders programları, öğrenci bilgi formları, öğrenci kayıt
evrakları aracılığı ile tutulan bilgiler esas alınarak gerçekleştirilir.
Üniversitemizde yürütülen hizmetler için gerekli prosedürler önceden belirlenmiş ve dokümante edilmiştir. İnternet
aracılığı ulaşılabilirliliği sağlanmıştır. Yeni çıkacak özel durumlar için ilave talimatlar Yönetim Temcilcisi ve Kalite
Konseyi tarafından hazırlanır.Tüm prosedürler kolaylıkla ulaşılabilir bir şekilde diğer birimlerle paylaşılır.
7.5.2
Üretim veya Hizmet Sunumunun Kontrolü İçin Proseslerin Geçerliliği
Üretim ve hizmet sunumunun kontrolü için proseslerin geçerliliği maddesi kapsam dışıdır. (Hariç bırakılmıştır.)
7.5.3
Belirleme ve İzlenebilirlik
Üniversitemiz hizmetin gerçekleştirilme aşamalarında verdiği hizmetler, öğrenci bilgileri sürekli izlenebilirdir.
Tanımlama ve izlenebilirliğin temel noktasını öğrenci kayıt ve sicil dosyaları oluşturur. Kurulan sistemde tutulan
tüm kayıtlar kalite kaydı olarak saklanmaktadır.
7.5.4
Müşteri Mülkiyeti
Üniversitemizde müşteri mülkiyeti olarak sayılabilecek kayıtlar; öğrenci bilgi formları, Kayıt Talimatlarında belirtilen
öğrenci evrakları, öğrencilerin dosyaları, öğrenci faturaları, öğrencilerin diplomaları ve sertifikaları dokümanlarıdır.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
Doküman No
KEK-00
KALİTE EL KİTABI
İlk Yayın
10.12.2012
Tarihi
Sayfa No
30/40
Doküman No
Üniversitemiz, Müşteri Mülkiyeti ile ilgili tüm doküman ve kayıtları, kayıtların kontrolü prosedürüne göre muhafaza
eder.
Bu tür uygunsuzlukların oluşması durumunda düzeltici faaliyet başlatılır.
7.5.5
Ürünün Muhafazası
Üniversitemiz sunacağı hizmetin tüm aşamalarını planlamış ve kontrol etmektedir. Müşterilere sunulacak
hizmetler ile ilgili olarak gerekli tüm kayıtlar muhafaza edilmektedir.
Öğrenciye ait kayıt ve sicil dosyaları arşivde saklanmaktadır.
7.6
İzleme ve Ölçme Ekipmanlarının Kontrolü
İzleme ve ölçme donanımlarının kontrolü maddesi kapsam dışıdır. (Hariç bırakılmıştır.)
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
31/40
BÖLÜM 6
8
ÖLÇME, ANALİZ ve İYİLEŞTİRME
8.1
Genel
Hizmetin uygunluğunu göstermek, kalite yönetim sisteminin uygunluğunu sağlamak, sistemin etkinliğini sürekli
iyileştirmek için gereken izleme, ölçme, analiz ve iyileştirme süreçleri planlanmakta ve uygulanmaktadır.
İstatistiksel teknikler dâhil uygun yöntemler raporlarda kullanılmaktadır.
Yapılan tüm iyileştirme çalışmalarında, TS EN ISO 9001:2008 KYS standardına göre kurulan sistem içerisindeki
tüm süreçlerin sürekli iyileştirilmesi hedeflenmektedir.
Üniversitemizde uygulanan istatistik teknikler; İstatistiksel Teknikler Talimatında açıklanmıştır.
POLİTİKA
HEDEFLER
YÖNETİMİN
GÖZDEN
GEÇİRMESİ
PLANLAMA
UYGULAMA-TÜM SÜREÇLER
DÜZELTME
ÖLÇME/İZLEME
1. Hizmetin uygunluğunu göstermek,
2. Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunu sağlamak,
3. Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek,
Amacıyla istatistiksel tekniklerde dâhil olmak üzere uygulanabilir metotları belirlenerek Kalite Yönetim Sisteminin
kapsamına alınmıştır.
İlgili Dokümanlar :
T-04 İstatistiksel Teknikler Talimatı
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
8.2
İzleme ve Ölçme
8.2.1
Müşteri Memnuniyeti
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
32/40
Müşteri şartlarını müşteri memnuniyetine dönüştürmeyi temel edinen Üniversitemiz, öğrenciden gelen her türlü
geri dönüşleri kayıt altına almaktadır. Sonuçları yönetimin gözden geçirmesi toplantılarına konu teşkil etmekte ve
iyileştirme fırsatı olarak değerlendirilmektedir.
Öğrenci algılaması izlemeleri öğrenci memnuniyeti anketleri, sevk edilen hizmet kalitesi konusunda
müşteri verileri, kullanıcı düşünce anketleri, övgüleri, gibi kaynaklardan alınan girdileri sağladığı
görülmüştür.
Öğrenci verileri istatistik teknikleri kullanılarak analiz edilmekte, yönetime sunulmakta ve öğrenci memnuniyetini
arttırmak için yapılacak çalışmaların kararı alınmaktadır. Analiz faaliyetlerinde, İstatistik Teknikler talimatı dikkate
alınmaktadır.
Öğrenci istek, öneri, şikâyetleri ve gelecekteki müşteri ihtiyaçları kayıt altına alınarak yönetim
toplantılarında değerlendirilmektedir.
Üniversitemize ilişkin izleme ve ölçme faaliyetleri talimatlar ve şartnamelerde belirtildiği şekilde yapılmakta ve
kayıtları tutulmaktadır. Belirlenen hedefler, yapılan gözden geçirme toplantılarında değerlendirilmektedir.
Hedeflere ulaşamama sebepleri araştırılarak bu sebepler ortadan kaldırılmaktadır.
KYS ‘nin etkinliği ve yeterliliğinin denetlenmesi için planlı olarak iç tetkikler yapılmaktadır.
İlgili Dokümanlar :
T-04 İstatistiksel Teknikler Talimatı
8.2.2
İç Tetkik
KYS’de planlama ve denetimin gerçekleştirilmesi için gereklilikler ve sorumluluklar, sonuçların
raporlandığı ve kayıtların saptandığı, denetlenen bölümün sorumlu yöneticisi gecikmeye sebep olmadan
belirlenmiş uygunsuzlukların ve nedenlerinin ortadan kaldırılması için gerekli düzeltme ve düzeltici
aksiyonları başlattığı görülmüştür.
KYS’nin planlanmış düzenlemelere göre etkin olarak uygulanıp uygulanmadığının sistematik ve tarafsız olarak
tetkiki amacıyla yılda en az bir kez, İç Tetkik Prosedürüne uygun olarak tetkikler yapılmaktadır.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
Doküman No
KEK-00
KALİTE EL KİTABI
İlk Yayın
10.12.2012
Tarihi
Sayfa No
33/40
Doküman No
İç tetkikler yıllık denetim planı paralelinde planlanır, plan paralelinde denetlenecek bölümler tarafından iç tetkik
soruları tetkikçiler tarafından hazırlanır, kuruluş içi kalite denetim raporu hazırlanır, denetimde bulunan
uygunsuzluklar paralelinde denetim uygunsuzluk formu düzenlenir ve düzeltici faaliyet talep formu ve döf takip
formu ile takibi yapılır.
Kaliteyi hedefleyen faaliyetlerin ve sonuçlarının planlara uygunluğunun denetlenmesi amacı ile planlı, programlı
bir biçimde gerekli yetki ve sorumluluklar ile donatılmış, TS EN ISO 9001:2008 standardı ve iç kalite tetkikler
konusunda eğitim almış, denetleyecekleri bölümler ile herhangi bir şekilde doğrudan sorumluluk taşımayan,
tarafsız personel tarafından yapılmaktadır.
Firma dışı tarafsız tetkikçilerde HATAY Üniversitesinin onayı ile tetkik edilebilir.
İç Tetkik Planı oluşturulurken tarafsızlık ilkesi dikkate alınmaktadır. İç tetkik faaliyetlerinde her proses için ayrı ayrı
hazırlanmış olan soru listeleri kullanılmakta ve tetkik sonuçları İç Tetkik Raporuna kayıt edilmektedir.
Tespit edilen uygunsuzluklar için Düzeltici Faaliyet Talep Formu ve DÖF Takip Listesi doldurulmakta ve
düzeltici faaliyetlerin yerine getirilip getirilmediği ve etkinliği takip tetkikleri ile kontrol edilerek sonuçları
kayıt altına alınmaktadır.
İlgili Dokümanlar :
P-03 İç Tetkik Prosedürü
F-11 Yıllık Denetim Planı
F-12 Kuruluş İçi Kalite Denetim Raporu
F-13 İç Tetkik Soruları
F-14 Denetim Uygunsuzluk Formu
F-16 Düzeltici Faaliyet Talep Formu
F-18 DÖF Takip Listesi
8.2.3 Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi
KYS’ de kuruluşun, prosesin hizmet gerekliliklerine, uygunluğuna ve kalite yönetim sistemi etkinliğine
olan etkisine göre belirlediği izleme ve ölçmelerin tipini boyutunu dikkate aldığı ve kontrol altında tuttuğu
görülmüştür.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
Doküman No
KEK-00
KALİTE EL KİTABI
İlk Yayın
10.12.2012
Tarihi
Sayfa No
34/40
Doküman No
KYS’ ye göre gerekli görülen prosesler tanımlanmış ve proseslerin etkileşimleri belirlenmiştir. Belirlenen
proseslerin performans kriterleri uygulamalarda izlenmekte ve hedefler ile ölçülmektedir. Belirlenen proseslerin
performansları YGG toplantılarında değerlendirilmekte ve sürekli geliştirilmeye çalışılmakta, izlenmekte ve
ölçülmektedir.
8.2.4
Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi
KYS’ de planlanan tüm kontrol işlemleri başarılı şekilde tamamlanmakta ve kayıt altına alınmaktadır.
Hizmet şartlarının yerine getirildiğini doğrulamak için hizmet özellikleri izlenip ölçülmektedir. Bu doğrulamalar,
hizmet gerçekleştirme prosesinin her aşamasında yapılmaktadır. Hizmet tesliminde yetkili kişi belirlenmiştir.
Yapılan kontrollerde tespit edilen uygunsuzluklar, Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü Prosedürüne göre ele
alınmakta ve sonuçlandırılmaktadır.
8.3
Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü
KYS’ de hizmetin gerekliliklerini karşılamayan hizmetin, yanlışlıkla kullanılmasını önlemek amacıyla
hizmetin tanımlandığı ve kontrol edildiği görülmüştür.
Üniversitemizde sunulan hizmetlerin ilgili prosedür, talimat ve mevzuatlara uygun olarak hazırlanması her
aşamada kontrol edilir. Bu amaçla uygun olmayan hizmetin öğrenciye sunulmadan önce tespit edilmesi veya
üyeye sunulduktan sonra hatalı olduğunun fark edilmesi halinde hizmetin imhasına ve/veya düzeltilmesine ilişkin
uygulamalar, sorumluluk ve yetkiler dokümante edilmiştir.
Üniversitemizde girdi, proses, son kontroller veya müşteri şikayetlerindeki uygunsuzluklar için Uygun Olmayan
Ürün Kontrol Formu doldurulur. Hatanın değerlendirilmesi ilgili prosedürde yetkilendirilmiş kişiler tarafından
yapılarak alınan kararlar bu formda belirtilir. Belirlenen düzeltici işlemler sonrası gerekli kontroller yapılır.
İlgili Dokümanlar :
P-04 Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü Prosedürü
F-15 Uygun Olmayan Ürün Kontrol Formu
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
8.4
VERİ ANALİZİ
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
35/40
Veri analizi ile ilgili aşağıdaki konular dikkate alınarak çalışmalarımız sürdürülmektedir;

Müşteri Memnuniyeti, Şikâyetler,

Müşteri talepleri,

Kontrol sonuçları,

Uygun olmayan hizmete ilişkin kayıtlar,

Tedarikçi performansları,

Kalite hedefleri,

İç tetkikler,

Düzeltici ve önleyici faaliyet kayıtları.
Verilere dayalı karar verme yaklaşımının uygulanabilmesi bu verilerin sağlıklı ve doğru olarak toplanıp, İstatistik
Teknikler Prosedüründe belirtilen yöntemlerle analiz edilmesi ile sağlanmaktadır.
İlgili Dokümanlar :
T-04 İstatistiksel Teknikler Talimatı
8.5
İyileştirme
8.5.1 Sürekli İyileştirme
Sürekli iyileştirmenin kalıcı ve bağlılık ilkesi olarak görülmesi ve anlaşılması amacıyla, oluşturduğumuz kalite
politikasına dahil ederek bu taahhüdü sürekli kılmaktayız.
Belirli aralıklarla ölçülen ve sürekli izlenen hedefler ile iç tetkik sonuçlarını gözden geçirmek ile düzeltici ve
önleyici faaliyetler, müşteri geri beslemesi ile ilgili konularda iyileştirmeler yapılmakta ve yönetimin gözden
geçirme toplantılarında bu faaliyetler değerlendirilerek iyileştirme adımları atılmaktadır.
8.5.2 Düzeltici Faaliyet
KYS’ de kuruluş, tekrarını önlemek amacıyla uygunsuzlukların nedenlerini giderecek düzeltici faaliyetleri
planlanmakta ve yapılan çalışmaların kayıtları tutulmaktadır. Başlatılan düzeltici faaliyetlerin etkinliğinin
gözden geçirilmesi YGG toplantılarında görüşülmektedir.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
Doküman No
KEK-00
KALİTE EL KİTABI
İlk Yayın
10.12.2012
Tarihi
Sayfa No
36/40
Doküman No
Tüm çalışanlar tarafından düzeltici faaliyet istekleri Düzeltici Faaliyet Talep Formu gelebilmekte ve konu ile ilgili
kişilerin değerlendirmesi sonucu planlamalar yapılarak hedefe ulaşılmaktadır.
Tüm düzeltici faaliyetler Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürüne uygun olarak planlı ve sistematik olarak
takip edilmektedir.
8.5.3 Önleyici Faaliyet
Oluşması muhtemel potansiyel bir uygunsuzluğun sebebinin veya diğer istenmeyen potansiyel
durumların bertaraf edilmesi için faaliyetler planlanmakta ve yapılan çalışmaların kayıtları tutulmaktadır ve
başlatılan önleyici faaliyetlerin etkinliğinin gözden geçirilmesi Yönetimin gözden geçirme toplantılarında
görüşülmektedir.
Tüm çalışanlar tarafından önleyici faaliyet istekleri Önleyici Faaliyet Talep Formu ile gelebilmekte ve konu ile ilgili
kişilerin değerlendirmesi sonucu planlamalar yapılarak hedefe ulaşılmaktadır.
Tüm önleyici faaliyetler Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürüne uygun olarak planlı ve sistematik olarak
takip edilmektedir.
İlgili Dokümanlar :
P-05 Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü
F-16 Düzeltici Faaliyet Talep Formu
F-17 Önleyici Faaliyet Talep Formu
F-18 DÖF Takip Listesi
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
GENEL İŞ AKIŞ ŞEMASI
Doküman No
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
37/40
ETKİLENEN
ETKİLEYEN SÜREÇ
ETKİSİ
SÜREÇ/SÜREÇLER
Müşteri Memnuniyeti Anketleri ve Öneri/Şikâyet
Müşteri Memnuniyeti
Veri Analiz Süreci
Formları Veri Analiz Sürecinde Değerlendirilir.
Süreci
Müşteri Memnuniyeti
Bakım ve Onarımların Yeterli Derecede Yapılması
Süreci
Müşterilerin Memnuniyetini Sağlar.
Veri Analiz Süreci
Bu Sürecin Girdileri Bakım Onarım Sürecinden Gelir.
Etkileyen Süreç
Etkilenen Süreç/Süreçler
Etkisi
Bakım-Onarım Süreci
Satın alma Süreci
Bakım-Onarım Süreci
Oluşan Arızalar ve Yapılan Bakımlar Sonucunda Satın
Almalar Yapılabilir.
İnsan Kaynakları Süreci
Personelin Alınmasından Sonra Eğitimler Başlar.
Eğitim Etkinliğinin Ölçülmesi, Performans
Eğitim Süreci
Veri analiz Süreci
Değerlendirmeleri Etkiler. Bu da Veri Analiz Sürecinin
Girdilerini Oluşturur.
Satın alma Süreci
Eğitim için çeşitli satın almalar oluşabilir.
Yönetimin Gözden
YGG’ de İç Tetkik Raporları Görüşülür.
Geçirme Süreci
İç Tetkik Süreci
İç Tetkik Mevcut ve Olası Uygunsuzlukların Tespitini
Hareket Süreci
Sağlar.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
Doküman No
KEK-00
KALİTE EL KİTABI
İlk Yayın
10.12.2012
Tarihi
Sayfa No
38/40
Doküman No
Veriler Değerlendirilip Sonuçları Rapor Edildikçe ve
Müşteri Memnuniyeti
Raporlara Göre Sorunlara Çözüm Bulundukça Müşteri
Süreci
Memnuniyeti Artar.
Veri Analiz Süreci
Etkileyen Süreç
Yönetimin Gözden
Verilerin Analiz Edilmesi Sonucu; Yönetimin Gözden
Geçirme Süreci
Geçirme Sürecine Girdi Oluşur.
Etkilenen Süreç/Süreçler
Etkisi
Satın alınan Malzemelerin Kalitesi Ve Tedarikçi Firmalar
Bakım-Onarım Süreci
Değerlendirilir.
Satın alma Süreci
Eğitim Süreci
Eğitim Verilirken Satın Almalar Olabilir.
Ürün/hizmet
Müşteri Memnuniyeti
Öğrencilerimizin Talepleri Gerçekleştirilince Müşteri
Gerçekleştirme Süreci
Süreci
Memnuniyeti Gerçekleşmiş Olur.
Veri analiz Süreci
Veri analiz Sürecine Girdi Sağlar.
Yönetimin Gözden
Geçirme Süreci
Müşteri Memnuniyeti Anket Sonuçları ve Öneri/Şikayet
Müşteri Memnuniyeti
Formlarının Değerlendirilip Raporlanması Yapılır. YGG’
Süreci
de Görüşülür ve Sürekli İyileştirme İçin Neler
Yapılacağına Karar Verilir.
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
KALİTE EL KİTABI
PROSEDÜR
PROSES ETKİLEŞİM ŞEMASI
Kayıtların
Kontrolü
Dokuman
Kontrolü
İç Tetkik
KEK-00
İlk Yayın
Tarihi
Sayfa No
Doküman No
10.12.2012
39/40
Eğitim,
İnsan
Kaynakları
Y.G.G
Tetkik Planı,
Raporları
Kayıtlar
Dokümantasyon
Doküman No
Politikalar,
Hedefler
Eğitim
İhtiyaçları
ÜST YÖNETİM
Üniversite çalışanları, Kaynaklar
HİZMET GELİŞTİRME
Anket
Değerlendirmeler
-
Müracaat
Ders seçimi kayıt yenileme
Önlisans
Lisans
Tezli yüksek lisans
Tezsiz yüksek lisans
Doktora programı
Alan öğretmenliği tezsiz yüksek
lisans
Malzeme,Araç
GereçEkipman,
hizmet
talepleri
Anketler
- Müşteri memnuniyetinin
hesaplanması,
- Müşteri şikayetlerinin alınması,
- Müşteri ile İletişim,
SATIN ALMA PROSESİ
MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ YÖN.
HİZMET
- Satın Alma Bilgilerinin Oluşturulması
- Tedarikçilerin seçimi ve sipariş
- Ürün kontrol ve muhafaza
- Tedarikçilerin değerlendirilmesi
Hizmet
PROSEDÜR
Müşteri Bilgileri
Faaliyet
İhtiyaçları
Düzeltici
Faaliyet
Hazırlayan
Yönetim Temsilcisi
MÜŞTERİ
Uygun olmayan
hizmet kontrolü
Faaliyet
İhtiyaçları
Önleyici
Faaliyet
Uygunsuzluk
Kontrolü
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
Üzerinde kontrollü kopya kaşesi bulunmayan basılı kopyalar kontrolsüz dokümandır.
Doküman No
KEK-00
KALİTE EL KİTABI
SORUMLULUK VE YETKİ
BİLGİ VERME
İLGİLİ
TARAFLAR
GÖZDEN GEÇİRME
GİRDİSİ
KALİTE HEDEFLERİ
YÖNETİM TEMSİLCİSİ
KALİTE YÖNETİM
SİSTEMİNİN
PLANLANMASI
YÖNETİMİN TAAHHÜDÜ
MÜŞTERİ
ODAKLIK
KALİTE
POLİTİKASI
SORUMLULUK YETKİ VE İLETİŞİM
PLANLAMA
GÖZDEN GEÇİRME
ÇIKTISI
İÇ İLETİŞİM
YÖNETİMİN GÖZDEN
GEÇİRİLMESİ
GERİ BESLEME
İlk Yayın
10.12.2012
Tarihi
Sayfa No
40/40
Doküman No
Süreç yaklaşımı ile oluşturulan Kalite Yönetim Sistemimiz aşağıda gösterilen Süreç Tabanlı Kalite Yönetim Sistemi ve Sürekli İyileştirilmesi Modeli’ne uygun olarak yönetilmektedir.
İLGİLİ
TARAFLAR
MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ
KATNAKLARIN SAĞLANMASI
İZLEME VE ÖLÇME
YÖNETİM
SORUMLULUĞU
ALTYAPI
İÇ TETKİK
SÜREÇLERİN İZLENMESİ
VE ÖLÇÜLMESİ
BAKIM SÜRECİ
KALİTE KONTROL SÜRECİ
KALİTE YÖNETİM
SİSTEMİ
KAYNAK
YÖNETİMİ
ÇALIŞMA ORTAMI
ÖLÇME, ANALİZ VE
İYİLEŞTİRME
VERİ ANALİZİ
SÜREKLİ İYİLEŞTİRME
İNSAN KAYNAKLARI
DÜZELTİCİ FAALİYETLER
ÜRÜN
GERÇEKLEŞTİRME
İYİLEŞTİRME
EĞİTİM SÜRECİ
ÖNLEYİCİ FAALİYETLER
ÜRÜN GERÇEKLEŞTİRMENİN
PLANLANMASI
PAZARLAMA SÜRECİ
ÜRNE BAĞLI ŞARTLARIN
BELİRLENMESİ
ÜRÜNE BAĞLI
ŞARTLARIN GÖZDEN
GEÇİRİLMESİ
SATIN ALMA SÜRECİ
ÜRETİM SÜRECİ
SATIŞ VE DAĞITIM
SÜRECİ
SATIN ALMA PROSESİ
EĞİTİM SÜRECİ ÜRETİM VE HİZMET
SAĞLAMANIN KONTROLÜ
SATIN ALMA BİLGİSİ
UYGUN OLMAYAN ÜRÜNÜN KONTROLÜ
SATINALINAN ÜRÜNÜN
DOĞRULANMASI
BELİRLEME VE İZLENEBİLİRLİK
İZLEME VE ÖLÇME
CİHAZLARININ KONTROLÜ
ŞARTLAR
MÜŞTERİ İLE İLETİŞİM
ÜRÜNÜN MUHAFAZASI
Hazırlayan
Onaylayan
Rev. Tarihi
Rev. No
Rektör
-
00
ŞARTLAR
Yönetim Temsilcisi
ŞARTLAR
Download
Random flashcards
qweeqwqwe

5 Cards oauth2_google_78146396-8b44-4532-a806-7e25cc078908

En Mimar Architecture LTD ŞTİ XD

2 Cards asilyasar069

Create flashcards