Proje Yönetimi

Proje Maliyet Yönetimi
Maliyet Tahminleme
• PMI’ın Planlama Sürecinde ve Maliyet Yönetimi Bilgi Alanı içinde
anlattığı maliyet tahminlemenin amacı; Proje aktivitelerinin
ihtiyaç duyduğu parasal miktarı bulmak ve projenin hem toplam
hem de belirli zaman dönemleri için gerekli olan parasal kaynak
ihtiyacının üst yönetime sunulmasıdır.
• Bu çalışmanın da yinelenen (iterative) olduğunu unutmamak
gerekir. Projenin başında kabaca yapılan maliyet tahmini, iş
planları detaylandıkça daha da netleşecek ve sapma ihtimali
azalacaktır.
Proje Yönetimi
2
Neye İhtiyacımız var ?
• Maliyet tahminleme için projenizin hangi aşamalardan geçeceğini
mutlaka bilmelisiniz. Bu yüzden projenizin kapsamı netleşmiş ve İş
Kırılım Yapısı ortaya çıkmış olmalıdır.
• Bunun yanı sıra projenizin detay aktivitelerini de bir zaman
diyagramı üzerinde görmeniz gerekmektedir.
• Böylece detayları daha bilinmeyen/belirlenmemiş aşamalar için ve
detayları ortaya çıkmış aktiviteler için zaman ekseni üzerinde
maliyet tahmin etmek mümkün olacaktır.
Proje Yönetimi
3
Nasıl Yapılır ? Ne Çıkar?
• Geçmişteki deneyimlere dönüp, bakmak en kolay yöntemdir. Hızlı bir
tahmin geliştirme imkanı sunar fakat kesinliği hakkında aynı şeyleri
söyleyemeyiz.
• Bir tahminleme tekniği Parametrik Tahminlemedir.
1 metrekare 5 TL’e boyanıyorsa, 100 metrekare kaça boyanır, şeklinde bir hesapla maliyet
tahminlenir.
• Aşağıdan yukarıya tahminleme de bir diğer yaklaşımdır. Her detay aktivite
için tek tek harcanacak insan kaynağı eforu, makina saati ve malzeme
bilgisi düşünülerek, her işin maliyeti ayrı ayrı tahmin edilir. Uzun ve zor
bir çalışma gerektirebilir fakat kesine yakın sonuç bulmanızı sağlar. Sapma
ihtimali çok daha az olacaktır. Oluşan farklılıkların sebepleri de daha net
ortaya çıkacaktır.
• Tedarikçilerden fiyat toplama da işlerin fiyatını tahminlemek için
kullanılabilir bir yöntemdir.
• Maliyet tahminleme ile projedeki tüm aktivitelerin maliyet tahminleri
ortaya çıkmış olacaktır.
Proje Yönetimi
4
Bütçe Belirleme
• Maliyet tahminlemede her aktivite için gerekli maliyetlerin
tahminlenmesinden sonra bu detaydaki maliyetlerin aşağıdan yukarıya
doğru toplanması ve dönem dönem ihtiyaç duyulacak parasal kaynağın
belirlenmesi Maliyet Bütçeleme olarak bilinir.
• PMI’ın bu yaklaşımı, “Bütçe zaten belli, o bütçeyi aşamalara dağıtacağız”
yaklaşımından farklıdır.
• Bu çalışmanın neticesinde ortaya Proje Bütçesi çıkacaktır ve Bütçe,
uygulama ve kontrol süreçlerinde performansımızı denetlemek için
kullanılacaktır.
Proje Yönetimi
5
Bütçe Belirleme - Girdiler
• Aktivite maliyet tahminleri ve tahminleri neye dayanarak yaptığınıza dair
varsayımlarıız, en önemli girdilerinizdir. Maliyetlerinizin tahmininde
kapsamın dışında bir işe para ayırmadığınızı göstermek için WBS de elinizin
altında bulunsun.
• Ayrıca, parasal gereksiniz zaman periyoduna dökmek için projenin Gantt
Diyagramı ve kaynakların takvim bilgileri de Maliyet Bütçeleme için
gereklidir.
• Son olarak, tedarikçilerle yapılmış sözleşmeler varsa bunlar da Maliyet
Bütçeleme de kullanılacaktır.
Proje Yönetimi
6
Bütçe Belirleme-Teknikler ve Çıktılar
• Detaydaki tüm faaliyetlerin maliyet tahminlerini Gantt diyagramından da
faydalanarak ay-ay veya hafta-hafta (dönemlik olarak) aşağıdan yukarıya
toplarsınız. Böylece projenin hangi dönemde ne kadar para ihtiyacı olduğu
üst yönetime sunulabilir bir hale gelir.
• Ortaya Projenin Temel Maliyeti çıkar. Bu aslında, toplamların üst
yönetime sunulması ve onayının alınmasıyla mümkündür.
Proje Yönetimi
7
Maliyetin Kontrolü
Proje bütçesini güncellerenek üzere projenin mali açıdan durumunun izlenmesi ve
değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.
Bütçenin güncellenmesi, o güne kadar gerçekleşmiş maliyetlerin kaydedilmesini içerir.
Proje maliyet kontrolü şu öğeleri içerir:
• Onaylanan maliyet temel çizgisinde değişikliklere yol açan faktörlerin ele alınması,
• Tüm değişiklik taleplerinin zamanında işleme konmasının sağlanması,
• Gerçekleşen değişikliklerin, gerçekleştikleri sırada yönetilmesi,
• Maliyet harcamalarının gerek dönem gerekse proje bazında görülmesinin sağlanması,
• Onaylanan maliyet temel çizgisine göre farklılıkların belirlenmesi ve bunları anlamak için
maliyet performansının izlenmesi,
• Çalışma performansının, harcanan fonlarla karşılaştırılarak izlenmesi,
gibi işlemleri içerir.
Maliyetlerin Kontrolü için iki temel sayısal gösterge mevcuttur:
Maliyet Varyansı
Maliyet Performans İndeksi
Bu göstergelerin de doğru hesaplanabilmesi için aktivite bazlı maliyetleme yapısının
kullanılması ve takım üyelerinden düzenli olarak gerçekleşme verilerinin proje yöneticisine
gelmesi gerekmektedir.
Proje Yönetimi
8
Kazanılmış Değer
Planlanan Değer = 80 TL
Kazanılmış Değer = 40 TL
Gerçekleşen Maliyet = 60 TL
Bu rakamlara göre projemizin ne durumda olduğunu yorumlamaya çalışalım. Bu yorumlamayı öncelikle zaman
açısından değerlendirelim ve iki kavram tanımlayalım;
Zaman Çizelgesi Varyansı (ZÇV): Planladığımız zamana göre ne kadar ileride veya geride olduğumuzu parasal
olarak gösterecektir.
Zaman Çizelgesi Performans Endeksi (ZÇPE) = Planladığımız zamana göre yüzde ne kadar ileride veya geride
olduğumuzu gösterecektir.
Formüller:
ZÇV = KD – PD = 40TL – 80TL = -40 TL < ; 0; Bu durum plana göre zamanda geride olduğumuzu gösterir.
Planladığımızdan 40 TL daha az iş yapılmış. Zamanın gerisindeyim.
ZÇPE = KD/PD = 40/80 = %50 < ; 1; Planladığımızın %50'sini gerçekleştirmişiz.
Maliyet Varyansı (MV): Elimize geçen işin değerine karşılık cebimizden çıkan parasal değerin karşılaştırılması
Maliyet Performans Endeksi (MPE): Elimize geçen işin değeri ile cebimizden çıkan değerin yüzdesel
karşılaştırılması. (Verdiğim 1 TL’e karşılık kaç TL’lik iş aldığım)
Formüller:
MV = KD – GM = 40TL – 60TL = -20TL < ; 0; Elde ettiğim ürüne karşılık 20 TL daha fazla cebimden para çıkmış bu
durumda. Bütçenin üstündeyim.
MPE = KD/GM = 40/60 = %67 < ; 1; Verdiğim 1 TL'e karşılık 67 kuruşluk iş alıyorum.
9
Maliyet Varyansı ve Maliyet Performans Endeksi
Maliyet Varyansı (MV): Elimize geçen işin değerine karşılık cebimizden çıkan
parasal değerin karşılaştırılması
Maliyet Performans Endeksi (MPE): Elimize geçen işin değeri ile cebimizden
çıkan değerin yüzdesel karşılaştırılması. (Verdiğim 1 TL’e karşılık kaç TL’lik iş
aldığım)
KD = Kazanılmış Değer
GD= Gerçekleşen Değer
Formüller:
• MV = KD – GM = 40TL – 60TL = -20TL < ; 0; Elde ettiğim ürüne karşılık 20 TL
daha fazla cebimden para çıkmış durumda. Bütçenin üstündeyim.
• MPE = KD/GM = 40/60 = %67 < ; 1; Verdiğim 1 TL'e karşılık 67 kuruşluk iş
alıyorum.
Proje Yönetimi
10
Proje Maliyet Yönetimi’nin Önemi
• BT projeleri çoğunlukla maliyet
hedeflerini tutturamazlar.
• Ortalama maliyetler 1995
CHAOS çalışmasına göre %189
oranında aşılırken bu oran
2001’de %145’e gerilemiştir.
• 1995’te iptal edilen BT
projelerinin maliyeti $81milyar
usd idi.
Proje Yönetimi
11
Yazılım Hataları Maliyetleri
Eksik Bulunan Alanlar
Düzeltme Maliyetleri
Kullanıcı ihtiyaçları
$100-$1000
Kodlama ve birim testleri
$1000 ve daha fazlası
Sistem Testleri
$7000-$8000
Kabul testleri
$1000-$100000
Yürütme sonrası
Milyon dolarların üzerinde
Proje Yönetimi
12
PROJE MALİYET YÖNETİMİNE GENEL BAKIŞ
MALİYETLERİN TAHMİN EDİLMESİ
BÜTÇENİN BELİRLENMESİ
1. Girdiler
.1 Kapsam temel çizgisi
.2 Proje zaman çizelgesi
.3 insan kaynakları planı
.4 risk listesi
.5 çevresel işletme faktörleri
.6 organizasyonel süreç varlıkları
1. Girdiler
.1 aktivite maliyet tahminleri
.2 tahminlerin temeli
.3 Kapsam temel çizgisi
.4 Proje zaman çizelgesi
.5 kaynak takvimi
.6 sözleşmeler
.7 organizasyonel süreç varlıkları
2. Araçlar ve Teknikler
.1 uzman ölçüsü
.2 örneksel tahmin
.3 parametrik tahmin
.4 aşağıdan yukarıya tahmin
.5 üç nokta tahmini
.6 yedek maliyet analizi
.7 kalitenin maliyeti
.8 proje yönetimi tahmin
yazılımları
.9 tedarikçi fiyat tekliflerinin
analizi
3. Çıktılar
.1 aktivite maliyet tahminleri
.2 tahminlerin temeli
.3 proje belgesi güncellemeleri
2. Araçlar ve Teknikler
.1 maliyetlerin bir araya
getirilmesi
.2 yedek süre analizi
.3 uzman görüşü
.4 tarihsel ilişkiler
.5 finansman limiti uzlaşması
3. Çıktılar
.1 maliyet performansı çizelgesi
.2 proje finansman
gereksinimleri
.3 proje belgesi güncellemeleri
MALİYETLERİN KONTROLÜ
1. Girdiler
.1 proje yönetim planı
.2 proje finansman gereksinimleri
.3 çalışma performans bilgileri
.4 organizasyonel süreç varlıkları
2. Araçlar ve Teknikler
.1 kazanılmış değer yönetimi
.2 öngörü çalışması
.3 tamamlama için gerekli
performans endeksi
.4 performans gözden geçirmeleri
.5 varyans analizi
.6 proje yönetim yazılımları
3. Çıktılar
.1 çalışma performans ölçümleri
.2 bütçe tahminleri
.3 organizasyonel süreç varlıkarı
güncellemeleri
.4 değişiklik talepleri
.5 prpje yönetimi planı
güncellemeleri
.6 proje belgesi güncellemeleri
PMBOK-Proje Maliyet Yönetimine Genel Bakış
13
Proje Yönetimi
14
Proje Yönetimi
15
Proje Maliyet
Yönetimi Süreçleri
Kaynak
Planlama
Hangi kaynakların ne miktarda kullanacağının belirlenmesi
Projeyi tamamlamak için gerekli olan kaynak maliyetlerinin tahmini
Maliyet
Tahmini
Maliyet
Bütçeleme
Maliyet
Kontrolü
Toplam maliyet tahmininin aktiviteler bazına indirilmesi ve
performansı ölçülebilir bir hale getirilmesi
Proje bütçesine ilişkin değişikliklerin kontrolüdür
Proje Yönetimi
16
Maliyet Yönetiminin Temel Prensipleri
• Yönetim birimleri BT birimlerinden daha iyi finans
bilgisine sahiptir. Bu sebeple BT yöneticileri onların
diliyle konuşmak durumunda kalırlar.
–
–
–
–
Kar = Gelir - Gider
Hayat Çevrimi Maliyeti= Proje maliyeti + Bakım maliyeti
Nakit Akış Analizi = Beklenen yıllık maliyet ve gelirler
Gelir ve maliyetler = doğrudan – dolaylı olabilir.
Proje Yönetimi
17
Kaynak Planlama
Kaynak
Planlama
Maliyet
Tahmini
Maliyet
Bütçeleme
Maliyet
Kontrolü
• Projelerin ve organizasyonların doğası kaynak
planlamayı etkiler.
• Sorular:
– Projedeki bazı spesifik işleri yapmak ne kadar zor?
– Bu projenin kapsamında olup mevcut personeli
yada kaynakları etkileyecek herhangi bir şey var
mıdır?
– Benzeri işlerde geçmişte neler yapıldı?
– Organizasyon işi yapabilecek uygunlukta
kaynakları hazır edebilecek midir?
Proje Yönetimi
18
– …
Maliyet Tahmin Tipleri
Kaynak
Planlama
Tahmin
(değer)
Tipi
Ne Zaman Yapılıyor
Niçin Yapılıyor
Kesinlik durumu
Kaba
Planlama
Proje hayat çevriminin
çok erken
zamanlarında,
proje
tamamlanmadan
önce 3-5 yıl sıklıkla
Verilen kararlar
için kaba bir
maliyet bilgisi
sağlar
-%25-+%75
Erken dönemlerde, 1-2
yıl önce
Bütçe planlarında
maliyet
değerlerinin
belirlenmesin
de
-%10-+%25
Projenin sonuna doğru,
son 1 yılında
Satınalma ile ilgili
detayları
verir,
gerçekleşen
maliyetleri
belirtir
-%5-+%10
Maliyet
Tahmini
Bütçesel
Maliyet
Bütçeleme
Kesin
Maliyet
Kontrolü
Proje Yönetimi
19
Maliyet Tahmin Araç ve Teknikleri
• 3 temel araç vardır:
1. Yukarıdan aşağıya
2. Aşağıdan yukarı
3. Parametrik
• COCOMO
–
–
–
Temel Model
Ara Model
Ayrıntı Model
(Satır Sayısı, İş Gücü ve Zaman kavramları ile işlem yapar)
Proje Yönetimi
20
BT Maliyet Tahminleri ve Tipik Problemler
• Büyük bir yazılım projesi için tahminde bulunmak kompleks bir
çok aktiviteyi ve çok fazla eforu dikkate almak gerekliliğini
doğurur. Tahminlerse projenin farklı aşamalarında yapılırlar.
• Az deneyimlilerin tahmin yapması. Bu konuda eğitim ve
denemeler yapılması gerekir.
• Yanlış tahmin yapmamak için fazla tahmin yapılır. Tahminleri
gözden geçirmek ve önemli soruları sorarak gerçekçi hale
getirmek gerekir.
• Proje yöneticileri gerçekçi maliyet tahminleri konusunda yönetim
ile hem fikir olmalıdırlar.
Proje Yönetimi
21
Örnek :
İş Sistemleri Yer Değiştirme Projesi Maliyet Tahmini
KATEGORİ
AÇIKLAMA
Amaç
Yönetimsel karar desteği sağlayacak yeni bir finansal yönetim yazılımı
hazırlamak. Bu yazılım ile son kullanıcının verilere daha kolay erişmesi
sağlanacak, şirketteki maliyetlerin üretim boyunca kayıt altında tutulması daha
sağlıklı olacaktır.
Kapsam
Oracle Finansal uygulamaları kendi sistemimizle değiştirilecek ve sistem
aşağıdaki maddeleri kapsayacaktır:
Genel ana hesap defteri
Sabit değerler
İşlem raporları
Ödenmesi gereken hesaplar
Üstlenilen hesaplar
Proje değerlendirme
Proje yönetimi
Mevcut Durum hakkında
Oracle Finansal uygulamaları minimum özelleştirmeye sahip olup, sistemin
işeyişi esnasında hesaplarda değişikliğe imkan tanımamaktadır.
Maliyet/Fayda Analizi
3 yıl içinde küçümsenemeyecek oranda BSR bozulmuştur. Maliyetler binlerle
gösterilmiştir. Sermaye ve harcamalar bunu göstermektedir.
Proje Yönetimi
22
Örnek – İş Sistemleri Yer Değiştirme Projesi Nakit Akışı Analizi
Maliyetler
Oracle/PM Yazılımı (liste Fiyatı)
95
96
97
3 yıl toplamı
Gelecek yıllık maliyet ve kayıtlar
992
500
0
1492
0
%60 indirim
(595)
Oracle kredisi
(397)
0
(397)
Yazılım için ağ giderleri
0
500
500
Yazılım Bakımı
0
90
250
340
250
Donanım Bakımı
0
270
270
540
270
205
320
0
525
0
0
150
80
230
50
Toplam satınalma maliyetleri
205
1330
600
2135
570
Bilişim servisler ve Teknoloji
500
1850
1200
3550
0
Finans/diğer personel
200
990
580
1770
Toplam maliyet
905
4170
2380
7455
570
Ana çerçeve
(101)
(483)
(584)
(597)
Finans/Mal
(160)
(1160)
(1320)
(2320)
Bilişim servisler ve Teknoloji
(88)
(384)
(472)
(800)
0
(25)
(25)
(103)
(349)
(2052)
(2441)
(3820)
3821
328
5054
(3250)
Danışmanlık ve eğitim
Vergi ve kazanç
(595)
Kayıtlar
Faiz
Toplam Kayıtlar
Net maliyetler
905
8 yıllık iç geri dönüş oranı
35
23
Maliyet Bütçeleme
Kaynak
Planlama
• Maliyet Bütçeleme tahmini proje
maliyetini aktivite bazında ele alarak bir
temel plan oluşturmaktır.
Maliyet
Tahmini
Maliyet
Bütçeleme
Maliyet
Kontrolü
Proje Yönetimi
24
Örnek :
İş Sistemleri Yer Değiştirme Projesi
Bütçe Tahminleri FY97 ve Açıklamalar
Bütçe Kategorisi
Tahmini Maliyetler
Açıklama
İşgücü sayısı
13
Bedel
$1008500
Danışman ve satınalma servisleri
$424500
Projenin planlanması ve yürütülmesinde duyulan
danışmanlık hizmetleri, HP firmasının bakım
hizmetleri.
Yolculuk
$25000
Kullanıcılarla yapılan toplantılar için gerekli olan
yolculuk masrafları
Değer kayıpları
$91000
İş istasyonlarındaki yıpranmalar, HP platformu
yıpranmaları, satın alınan yazılımlardaki
yıpranmalar.
Kira bedelleri ve kira kontratları
$98000
Mach1 hesaplama platformunun kira bedeli
Diğer gereçler ve harcamalar
$153000
Eğitim, ödül, tanıtım, uzun mesafeli telefon
konuşmaları vb.
TOPLAM MALİYET
9 programcı/analist, 2 veritabanı analisti, 2 altyapı
teknisyeni
İşgücü elemanlarının belirlediği fiyatlara göre
belirlenmiştir.
$1800000
Proje Yönetimi
25
Maliyet Kontrolü
• Proje Maliyet Kontrolü
Kaynak
Planlama
Maliyet
Tahmini
Maliyet
Bütçeleme
– Maliyet performansının izlenmesi
– Sadece uygun proje değişikliklerinin maliyet planlarını
revize etmesinin güvenceye alınması
– Proje maliyetlerini etkileyecek onaylı değişikliklerin proje
paydaşlarına iletilmesi
• Maliyet kontrolünde kazanılmış Değer Yönetimi en
önemli araçtır.
Maliyet
Kontrolü
Proje Yönetimi
26
Kazanılmış Değer Temelli
Performans Analizi
‘GELENEKSEL’ KARŞILAŞTIRMA:
TL
P
PLANLANAN DEĞERLER(P = BCWS)
GERÇEKLEŞENLER(A = ACWP)
SAPMA:
MALİYET ?
PROGRAM?
?
A
ZAMAN
TL
‘KAZANILMIŞ DEĞER’ KARŞILAŞTIRMASI:
PLANLANAN DEĞERLER (P = BCWS)
TAMAMLANANLAR (E = BCWP)
GERÇEKLEŞENLER(A = ACWP)
Proje Yönetimi
27
P
E
PRG. VAR.
MALİYET VAR.
A
ZAMAN
Proje Yönetimi
28
Kazanılmış Değer Yönetimi Terimleri
• Planlanmış Değer (PV-BCWS)
– Programlanmış iş için bütçelenmiş maliyet (BCWS) olarak da
anılır. Bütçe diyebileceğimiz bu maddede verilen sürede ilgili
aktiviteye harcanması planlanan bütçe miktarıdır.
• Gerçekleşen Maliyet (AC-ACWP)
– İşin yapılması karşılığındaki maliyet (ACWP), ise verilen
sürede işin yapılması için yapılan doğrudan yada dolaylı tüm
harcama tutarları toplamı.
• Kazanılmış değer (EV-BCWP)
– Yapılan işin bütçelenmiş maliyeti (BCWP), ise yapılan işin
tamamlanan bölümünün değeri
Proje Yönetimi
29
Kazanılmış Değer Hesaplamaları
Aktivite
1.hafta
Kazanılmış değer (EV=BCWP)
7500
Planlanan Değer (PV=BCWS)
10000
Gerçekleşen Maliyet (AC=ACWP)
15000
Maliyet Sapması (CV)
-7500
Program Sapması (SV)
-2500
Maliyet Performans İndeksi(CPI)
%50
Program Performans İndeksi(SPI)
%75
• BCWS = PROGRAMLANMIŞ İŞİN BÜTÇELENMİŞ MALİYETİ
• BCWP = YAPILAN İŞİN BÜTÇELENMİŞ MALİYETİ
• ACWP = İŞİ GERÇEKLEŞTİRMEK İÇİN YAPILAN HARCAMA
• CV = MALİYET SAPMASI (BCWP-ACWP)
• CPI = MALİYET PERFORMANS İNDEKSİ (BCWP/ACWP)
• SV = PROGRAM SAPMASI ( BCWP-BCWS)
• SPI = PROGRAM PERFORMANS İNDEKSİ (BCWP/BCWS)
?
?
Proje Yönetimi
30
Örnek :
1 yıllık bir projenin 5. ayında yapılmış kazanılmış
değer hesaplamaları
Proje Yönetimi
31
Sonraki ders :
Kalite Yönetimi
Kaynak:
www.savassakar.com
www.gokremtekir.com
Proje Yönetimi
32