MODÜL 6 Doküman ve Kayıtlar Laboratuvarlar niçin doküman yönetim sistemine ihtiyaç duyarlar? Gerektiğinde bilgiye ulaşmak için Doküman ve Kayıt - Farklar Dokümanlar Kayıtlar •Politikalar, süreçler ve prosedürler hakkında bilgi sağlar. •Çalışma kağıtları, formlar, etiketler ve çizelgelerde toplanmış bilgilerdir •Gerektiğinde güncellenir. •Kalıcıdır, değiştirilmez KAYITLAR Dokümanlar, laboratuvarın organizasyon ve kalite yönetiminin yansımasıdır. Altın kural: “Yazdığını yap ve yaptığını yaz” Standart Çalışma Prosedürleri (SÇP) Bir testin nasıl yapılacağını adım adım tarif eder Yazılı SÇP’ler şunları sağlar: – tutarlılık – doğruluk – kalite İyi bir SÇP Test/analiz teknikleri için detaylı, anlaşılır, kısa ve öz bir yönlendirme sağlamalı Yeni personel tarafından kolaylıkla anlaşılmalı Laboratuvar yönetimi tarafından gözden geçirilip onaylanmalı Düzenli bir şekilde güncellenmeli Evrak Sistemleri • Kalıcılık • Defterleri ciltletin • Sayfaları numaralandırın • Kalıcı mürekkep kullanın • Arşivleyin • Erişilebilirlik • Erişim kolaylığı olan bir sistem kullanın • Güvenlik • Gizliliği sağlayın • Çevresel tehlikelerden koruyun • İzlenebilirlik • Numunenin süreç boyunca takibini sağlayın Özet Dokümanlar: Kayıtlar: • Yazılı politikaları, süreçleri ve prosedürleri içerir • Süreçte toplanan bilgiyi içerir • Kalite Sistemi için çerçeve oluşturur • Kalıcıdır, güncellenmez • Güncellenmeli ve korunmalıdırlar İyi bir doküman kontrol programı: • En son revizyon kullanılır • Kullanım ve erişim kolaylığına sahiptir. Anahtar Mesajlar • Bilgi, en önemli ürünümüzdür. • Dokümanlar laboratuvarda doğruluk ve tutarlılığı garanti etmek için esastır. MODÜL 7 Personel Personel BULAŞICI HASTALIKLARIN SURVEYANSI VE KONTROLÜ PROJESİFAZ III (TR0802.16) MİKROBİYOLOJİ LABORATUVARLARINDA İYİ LABORATUVAR YÖNETİMİ ve UYGULAMALARI Öğrenim Hedefleri Bu etkinliğin sonunda, katılımcılar: •Personel yönetiminde, yönetimin rolü ve sorumlulukları tanımlayabilme •Çalışanlara yetkinlik kazandırmak için program oluşturabilme •Çalışanların yetkinliğini geliştirebilme •Çalışanın performans sorunlarının olası kaynaklarını belirleyebilme •Personel ile ilgili kayıtları oluşturabilme ve muhafaza edebilme Senaryo “Laboratuvar yöneticisisiniz. Kıdemli iki teknisyeninizden biri geçici olarak bir başka laboratuvara atandı. Diğer kıdemli teknisyeniniz hastalandı ve geriye kalan iki teknisyeniniz de sıtma yaymalarını değerlendiremiyor. Bu sabah 20 tane sıtma yayması istemi aldınız. Doğru test uygulamasını sağlayamadığınız için, test istemi yapanlara testlerin gecikeceğini bildirmelisiniz. Senaryo Yönetici olarak, bu durumu önlemek için neler yaparsınız? İş yüküne uygun personel sayısı İş kalifikasyonu İş Tanımı Performans değerlendirilmesi Personel Yönetimi Sürekli eğitim Oryantasyon Yetkinlik değerlendirilesi Eğitim 14 Laboratuvar Personeli • Laboratuvarın en büyük değeridir • Kalite için önemlidir • Laboratuvar hizmetlerinin bir parçasıdır • Kalifiye personeldir Kalifiye Yeni Çalışan Görev Tanımı Oryantasyon Göreve özgü Eğitim Yeniden Eğitim Yetkinlik Değerlendirmesi Yetkinliğin Tanınması Özet Personel yönetimi, kalite yönetim sisteminin başarısı için önemlidir. • Görev tanımlarında, sorumluluk ve yetkiler doğru tanımlanmalıdır. • Yetkinlikler değerlendirilmeli ve periyodik gözden geçirilmelidir. • Eğitim, personelin yetkinliğine yardımcı olmalıdır. • Nitelikli personel için cazip koşullar oluşturulmalıdır. Anahtar Mesajlar • Personel, laboratuvar için en önemli kaynaktır. • Yöneticiler, laboratuvarda yüksek kalite performansının sağlanması için tüm laboratuvar personelini motive eden bir ortam hazırlamalıdırlar • Sürekli eğitim, personel yetkinliği için hayati önem taşır. MODÜL 8 Süreç Kontrolü: Numune Yönetimi 19 laboratuvarın sorumlulukları Numune alma bilgilerinin sağlanması ne-ne zaman- nasıl Tüm numunelerin değerlendirilmesiAnaliz öncesi Uygun taşıma ve sarf malzemelerinin temini İyi bir etiketleme sisteminin tanımlanması 20 test istem formu • hasta kimlik bilgileri • istem yapılan testler • numune alma tarih ve zamanı • numune türü • klinik veri • istem yapan doktor/yetkili kişinin iletişim bilgileri 21 uygunsuz numune • • • • • • sonuç raporunda gecikme gereksiz tekrar müşteri memnuniyetsizliği maliyet artışı yanlış tanı ve tedavi hastanın zarar görmesi/ ölüm ile sonuçlanabilir 22 numune işleme: analiz öncesi basamaklar • Kontrol edilmeli • istem formunun eksiksiz doldurulduğu • numunenin kabul kriterlerine uygun olduğu • etiket bilgilerinin doğru olduğu • Numune bilgileri kayıt edilmeli • Uygun olmayan numuneler için ret kriterleri prosedürü uygulanmalı 23 Özet tüm kullanıcılar için numune alma bilgilerini de içeren laboratuvar el kitabı oluşturulmalı numunenin laboratuvardaki sürecini izlemek için bir sistem olmalı numune saklaması ve atık/imhası ile ilgili yöntemler belirlenmeli sonuçlar raporlanıncaya kadar numune bütünlüğü korunmalı numune kurallara uygun olarak taşınmalı numune yönetimi için gerektiğinde bir sorumlu atanmalı her zaman evrensel biyogüvenlik önlemleri uygulanmalı 24 Anahtar Mesaj • Laboratuvarlar, doğru ve güvenilir sonuç vermek için uygun kalitede numune almalı ve numune yönetim süreci eksiksiz uygulanmalıdır • Numune yönetimi hasta sağlığı ve tedavi süreci ile doğrudan ilişkilidir 25 MODÜL 9 Bilgi Yönetimi Öğrenim Hedefleri Bu etkinliğin sonunda: Bilgi yönetim sisteminin önemli unsurları tanımlanabilecektir Evrak-bazlı sistem geliştirirken göz önüne alınması gereken hususlar açıklanabilecektir Elektronik bilgi yönetim sisteminin avantajları ve dezavantajları ortaya konulabilecektir Kalite Yönetim Sistemindeki Rolü Test sonuçları laboratuvarın son ürünüdür. Lab. Raporu Bilgi Yönetimi Veri yönetimi için süreç oluşturma Lab Raporu Evrakbazlı ID 0905120047 Hasta bilgileri Elektronik erişilebilir doğruluk zamanında güvenli gizlilik Veri Koruma Evrak-bazlı sistemler Kayıtlar için dayanıklı materyaller kullanın Kayıtları uygun olarak saklayın Elektronik sistemler • Düzenli aralıklarla verileri yedekleyin Evrak- bazlı sistem Kayıt defterleri iyi tasarlanma gerektirir: Kullanımı pratik ve doldurması kolay olmalı Veri bulmada kolaylık sağlamalı Verileri özetlemede ve rapor yazmada kolaylık sağlamalı Evrak-bazlı sistem Son rapor ana üründür- okunaklı yazılmalı Basılı raporlar iki nüsha hazırlanmalı ve biri arşivlenmeli Gerektiğinde tekrar ulaşmak için kayıtlar güvenli yerde saklanmalı Evrak-bazlı sistemde-saklama Hedefler: • Sonuçlara gerektiğinde ulaşılması • Numunelerin izlenmesi • Olayların değerlendirilmesi Yararlı kurallar: • Saptanmış bir tarihe kadar her şeyi saklayın • Kolay erişimi sağlayın • Dosyalama için mantıksal bir sistem kullanın • Kronolojik bir düzen içinde numaralayın Özet • Bilgi yönetim sistemi gelen ve giden verileri yöneten bir sistemdir. • Evrak-bazlı, elektronik ve her ikisi birlikte olabilir. • Her iki sistemde de numunelere özgü tanımlayıcılar, formlar, defterler, çalışma kağıtları kullanılır. • Elektronik sistem kurulurken iyi planlanmalı, maliyet dikkate alınmalıdır. Anahtar Mesajlar İyi bir bilgi yönetim sistemi: • Bütün verilerin iyi yönetilmesini, • Sistem planlanmasında laboratuvar verilerinin tümünün kullanılmasını, • Verilerin erişilebilirliğini, doğruluğunu, zamanlamayı ve güvenliğini, • Hasta bilgilerinin gizliliğini sağlar. MODÜL 10 Müşteri Hizmetleri Öğrenim Hedefleri Bu modülün sonunda katılımcılar: • • • • Laboratuvar müşterilerinin çeşitliliğinin farkında olacak Müşteri memnuniyetini ölçmek için yöntemler geliştirebilecek Müşteriler ile doğabilecek sorunları tartışabilecek Müşteri hizmetlerindeki sorunlar için çözüm önerileri sunabilecek • Kalite yönetim sürecinin laboratuvara müşteri ihtiyaçlarını karşılamada nasıl yardım edeceğini tartışabileceklerdir Kalite, müşterilerin gereksinimlerini karşılamaktır. Philip Crosby Four Absolutes of Quality Management 1979 Müşteri hizmetlerinden kim sorumludur? Laboratuvardaki herkes! Müşteri memnuniyetini geliştirmek için program Gerekenler: • Sorumluluk ve Katılım • Planlama • İzleme Yöntemleri Hakkında Bilgi • Kaynaklar Hizmet Alanlar İçin Gereksinimler Laboratuvarın denetlenmesi ve akreditasyonu 2007 İLK 2008, 2009, 2010… SÜRDÜRÜLDÜ Müşteri Hizmetleri kalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir parçasıdır İyi müşteri hizmetleri • Hasta bakımı için gerekli bilgi • Halk sağlığı ve sürveyansa yönelik etkinlikleri geliştirmek için gerekli bilgi • Laboratuvara profesyonel imaj sağlar Özet • Müşteri hizmetleri kalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir parçasıdır. Laboratuvar için: • • • • Sorumluluk Planlama ve izleme Hizmet alanların ihtiyaçlarını bilmek ve karşılamak Program için kaynak sağlamak önemlidir. Anahtar Mesajlar Müşteri ihtiyaçlarını karşılamak laboratuvarın ana hedefidir. Laboratuvardaki herkes kaliteden ve dolayısıyla müşteri hizmetlerinden sorumludur. Aktif bir kalite yönetim sistemi, laboratuvarın ondan hizmet alanların tüm gereksinimlerinin karşılandığının garantisidir.