a- taahhüt dosyasında bulunması gereken belgeler

Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği
(Sıra No:2)
Devlet Harcama Belgeleri
GİRİŞ
1050 sayılı Muhasebei Umumiye Kanunu hükümlerine göre, bütçeden yapılacak
harcamalara ait kanıtlayıcı belgelerin asıllarının veya onaylanmış örneklerinin ödeme belgesi
ekine bağlanması esastır.
Harcama çeşidine göre ödeme belgesi ekine bağlanacak kanıtlayıcı gerçekleştirme
ve yüklenme belgeleri Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirlenmiştir. Bu nedenle
saymanlıklarca, ilgili mevzuatında aksine bir hüküm bulunmadığı sürece, bu Yönetmelikte
ve bu Tebliğde belirtilenler dışında kanıtlayıcı belge istenmemesi gerekmektedir.
Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin uygulanması ile ilgili olarak aşağıdaki
açıklamaların yapılması gerekli görülmüştür.
I- KANITLAYICI BELGELERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
A- TAAHHÜT DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN BELGELER
Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 6 ncı maddesinde belirtilen belgeler ile
bu maddenin Muhasebat Genel Müdürlüğüne verdiği yetki çerçevesinde taahhüt dosyasında
bulunması gereken belgeler aşağıda sayılmıştır.
Bu belgeleri içeren taahhüt dosyası biri asıl diğeri onaylı suret olmak üzere iki
nüsha olarak ödemeden önce veya ilk hakedişle birlikte saymanlıklara verilecektir.
1- Onay belgesi,
2- Yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli,
3- İlanın yapıldığına ilişkin tutanak veya gazete nüshaları,
4- İhale komisyonu kararı veya piyasa fiyat araştırması tutanağı,
5- Sözleşme,
6- Teminata ilişkin alındının örneği,
7- Karara ait damga vergisinin yatırıldığına ilişkin alındının onaylı örneği veya
tahsil edildiğine ilişkin tahakkuk birimince onaylı yazı,
8- Başbakanlığın veya Bakanların iznine tabi alımlarda izin yazısı,
9- Yapım işlerinde sözleşmede öngörülmeyen iş artışının zorunlu hale gelmesi ve
bu artışın müteahhidine yaptırılması halinde buna ilişkin onay belgesi ve yaklaşık maliyet
hesap cetveli ile ek kesin teminata ilişkin belge,
10- Sözleşmelerin devri halinde devir sözleşmesi,
11- Süre uzatımı verilmesi halinde, buna ilişkin karar ve onay,
12- Kesin kabul farklarının ödenmesinde kesin hesap belgeleri,
13- Sözleşmesine dayanılarak verilen müteahhit avanslarının hakedişlerden
mahsubunda; avansın veriliş amacına uygun olarak kullanılacağına dair müteahhitten tip
sözleşme hükümlerine göre taahhüt alınması gereken hallerde, avansın taahhütte öngörülen
ve bildirilen yerlere sarf edildiğini gösterir fatura ve benzeri muteber gerçekleştirme
belgeleri.
Ayrıca Bakanlığın vizesine ve/veya Sayıştay’ın tesciline tabi sözleşmelerde, vize
ve/veya tescile ilişkin yazının tarih ve sayısı ödeme belgesi üzerinde belirtilecektir.
Uluslar arası anlaşmalar gereğince sağlanan dış finansman ile yaptırılacak olan ve
finansman anlaşmasında farklı ihale usul ve esaslarının uygulanacağı belirtilen mal ve
hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin giderlerin tahakkuk veya ödenmesinde, gider türleri
itibarıyla Yönetmeliğin ilgili maddelerinde belirtilen belgelerin ödeme belgesine bağlanması
esastır.
Bu belgelerden yabancı dilde düzenlenmiş olanların tahakkuk dairelerince onaylı
Türkçe tercümelerinin ayrıca ödeme belgesine bağlanması gerekmekte olup, belgelerin
yabancı dildeki asılları ile taahhütlere ilişkin diğer belgeler tahakkuk dairelerinde muhafaza
edilecektir.
Söz konusu giderlerle ilgili olarak saymanlıklara verilecek taahhüt dosyasında
bulunması gereken belgeler aşağıda sayılmıştır.
- İta amiri onay belgesi,
- Şartnameler (Teknik şartname hariç),
- İlanın yapıldığına ilişkin tutanak,
- İhale komisyon kararı,
- Kredi antlaşmasında öngörülmüş ise kreditör onay belgesi,
- Sözleşme,
- Teminata ilişkin alındının onaylı örneği,
- Karara ilişkin damga vergisi alındısı.
Dış proje kredilerinden yapılacak harcamalara ilişkin belgeler konusunda ortaya
çıkacak tereddütlerin giderilmesi için Bakanlığımıza (Muhasebat Genel Müdürlüğü)
başvurulacaktır.
B- TEDAVİ GİDERLERİNDE ARANILACAK BELGELER
1- Yönetmeliğin 15 inci maddesinde eczanelere yapılacak ödemelerde, ilaç fiyat
kupürlerinin ve barkot (çizgikod) diyagramının yapıştırılmış olduğu reçetenin ödeme
belgesine bağlanması öngörülmüştür. İlaç kutuları üzerinde hem fiyat kupürü hem de barkot
diyagramının bulunması halinde her ikisinin de; bunlardan sadece birisinin bulunması
halinde ise, bulunan fiyat kupürü ya da barkot diyagramının reçeteye yapıştırılması yeterli
olacaktır.
2- Tedavi giderlerinin ödenmesinde aranacak belgeler arasında sayılan “hasta sevk
kağıtları”, ihtiyaca göre bir, iki ya da üç nüsha olarak düzenlenecektir. Zorunlu durumlarda
Yönetmeliğin 4 üncü maddesinde öngörüldüğü şekilde onaylanmış fotokopileri de kabul
edilecektir. Diğer taraftan, ödemelerde Bakanlığımızca bu konuda yayınlanan bütçe
uygulama talimatlarında belirtilen hususların dikkate alınması gerekmektedir.
C- YOLLUK ÖDEMELERİNDE ARANILACAK BELGELER
Yönetmeliğin 27 nci maddesinde uçakla yapılan yolculuklarda uçak biletinin;
bilette kayıtlı gidiş-dönüşten birisinin kullanılmaması nedeniyle biletin iadesi gerektiği
takdirde, gerçekleşen seyahat ücretini gösteren belgenin ve yolculuğun uçakla yapılmasına
ilişkin onayın aranması gereken hallerde söz konusu onayın ödeme belgesine bağlanması
öngörülmüştür.
Yukarıda yer alan hükümlerden anlaşılacağı üzere ödeme belgesine asıl olarak uçak
biletinin bağlanması gerekmektedir. Ancak, uçak biletinin kaybedilmesi durumunda
ilgililerin zarara uğramalarını önlemek amacıyla aşağıdaki şartlarla bilet bedellerinin
mahsubu ya da ilgililere ödenmesi uygun görülmüştür.
1- İlgilinin bağlı olduğu tahakkuk dairesi yol masraflarının Devlet tarafından
karşılanacağını, söz konusu masrafların yerli ya da yabancı başka bir kurum tarafından ya da
başka bir suretle karşılanmadığını gösteren bir belgeyi düzenleyerek ödeme belgesine
ekleyecektir.
2- Kaybedilen biletin ilgili havayolu firmasında kalan nüshasının bir örneğine,
havayolu firması tarafından seyahatin gerçekleştiğine dair şerh konulduktan sonra söz
konusu onaylı bilet örneği ödeme belgesine bağlanacaktır.
3- Havayolu firmalarından kredili olarak sağlanan uçak biletlerine ilişkin olarak
düzenlenen fatura bedellerinin hava yolu firmalarına ödenmesinde, görevlendirmeye ilişkin
onay belgesinin bir örneği de fatura ile birlikte ödeme belgesi ekine bağlanacaktır.
4- 6245 sayılı Kanunun 33 üncü maddesinin (b) fıkrasında belirtilen denetim
elemanlarının görevleri nedeniyle özel şahıslardan ev veya pansiyon kiralamaları halinde; ilk
ödemede kira sözleşmesinin aslı, sonraki ödemelerde ise onaylı örneği ödeme belgesine
bağlanacaktır. Kira bedelinin kiralayanın banka hesabına yatırılmak suretiyle ödenmiş
olması durumunda, banka makbuzunun bir örneğinin de ayrıca ödeme belgesi ekine
bağlanması zorunludur.
D- LOJMAN TAZMİNATI ÖDEMELERİNE İLİŞKİN BELGELER
Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 11 inci maddesinin birinci fıkrasının (8)
numaralı bendinde, lojman tazminatı ödemelerinde, tazminattan yararlanacakları gösteren
onaylı listenin personel birimince ödeme belgesi ekine bağlanması öngörülmektedir.
Ödeme belgesi ekine bağlanacak onaylı liste, aşağıdaki açıklamalara göre ve Ek:1
de gösterilen “Lojman Tazminatı Bilgi Formu”na dayanılarak düzenlenecektir.
1- Lojman tazminatı bilgi formu, lojman tazminatından yararlanma hakkına sahip
personel tarafından düzenlenerek daire amirine onaylatıldıktan sonra ilgili personel birimine
verilecektir.
2- Personel birimince, bu formlara dayanılarak lojman tazminatından
yararlanacakların listesi düzenlenecek ve onaylandıktan sonra aylık bordroya bağlanmak
üzere tahakkuk dairesine teslim edilecektir. Lojman tazminatı bilgi formları ödeme belgesine
bağlanmayacak, bu formlar personel birimlerince saklanacaktır.
3- Tazminattan yararlanacakları gösteren liste her mali yılın başında düzenlenecek
ve o yıla ait ilk ödeme belgesine bağlanacaktır. Tazminattan yararlanacak personelin
durumunda değişiklik olması halinde, değişikliğe ait liste hazırlanarak o aya ait aylık
bordroya bağlanmak üzere tahakkuk dairesine teslim edilecektir.
E- KAMULAŞTIRMA BEDELLERİNİN ÖDENMESİNDE DİKKAT
EDİLECEK HUSUSLAR VE ARANACAK BELGELER
4/11/1983 tarihli ve 2942 sayılı Kamulaştırma Kanunu ve bu Kanunda değişiklik
yapan 24/4/2001 tarihli ve 4650 sayılı Kanun hükümleri uyarınca, Devlet Harcama Belgeleri
Yönetmeliğinde 7/3/2003 tarihli ve 25041 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Yönetmelikle
kamulaştırma bedellerinin ödenmesinde ödeme belgesine bağlanacak belgeler yeniden
düzenlenmiş olup, uygulama birliği sağlanması bakımından aşağıdaki açıklamaların
yapılması gerekli görülmüştür.
1- 2942 sayılı Kamulaştırma Kanununun değişik 19 uncu maddesi hükmü
gereğince, kamulaştırılan yerin idare adına tesciline ilişkin karara Hazine tarafından itiraz
edilmesi halinde, Mahkemenin taşınmaz malın idare adına tesciline karar verebilmesi için
kamulaştırma bedelinin, ilerde hak sahipliğini ispat edecek kişiye ödenmek üzere, idarece
ilanda belirtilen bankada açılacak üçer aylık vadeli hesaba yatırılması gerekmektedir.
İstikrar kazanmış Yargıtay içtihatları uyarınca tapuda kayıtlı taşınmazlar üzerindeki
ipotek ve diğer ayni haklar, kamulaştırma işlemi ile birlikte bedele dönüşmektedir. Bu
nedenle kamulaştırmayı yapan idarelerce bir taraftan taşınmazın malikine ve taşınmaz
üzerinde hakkı bulunan kişilere gerekli duyurunun yapılması; diğer taraftan da alacaklıların
haklarının muhafazası için, bankaya yatırılan kamulaştırma bedelinin alacaklılar adına bloke
edilerek kamulaştırılan taşınmazın idare lehine tescilinin ilişiksiz olarak yapılmasından sonra
alacaklılara ödenmesinin sağlanması gerekmektedir.
2- Tapuda kayıtlı olmayan veya mülkiyeti ihtilaflı olan ya da ipotek ve diğer ayni
haklarla takyitli bulunan taşınmazların kamulaştırma bedellerinin ödenmesinde;
- Kamulaştırma kararı,
- Kıymet takdir komisyonu kararı ile uzlaşma komisyonu ve malik ya da vekili
tarafından imzalanmış tutanak,
- Tapuda kayıtlı olmayan taşınmaz malların kamulaştırılmasında, zilyedliğin
tespitine ilişkin mahkeme kararı,
- Bedelde anlaşılamaması halinde bedel tespitine, hak sahibinin tespit edilemediği
durumlarda ise ilerde ortaya çıkacak hak sahibine ödenmek üzere paranın bankada bloke
edilmesine ilişkin mahkeme kararı,
ödeme belgesine bağlanacaktır. Ayrıca, satın alma usulü ile yapılan
kamulaştırmalarda taşınmazın idare adına ferağının verildiğine ilişkin resmi senedin onaylı
örneği aranacaktır. Diğer taraftan, kamulaştırma bedellerinin mahkeme kararına uygun
olarak alacaklılar adına ilanda belirtilen bankalara yatırılması halinde, diğer hak sahiplerinin
haklarının korunması için ödemenin ancak mahkeme kararına dayanılarak ve kamulaştırmayı
yapan idarenin bildireceği şartlar çerçevesinde yapılacağı, bankaya yazılı olarak
bildirilecektir.
F- BELGE ÖRNEKLERİNİN ÖDEME BELGESİNE BAĞLANABİLECEĞİ
HALLER
Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 4 üncü maddesi hükmü gereğince, fatura
ve ayniyat tesellüm makbuzunun asıllarının ödeme belgesine bağlanması esastır. Ancak, bazı
tahakkuk dairelerine gönderilen faturalar çeşitli nedenlerle kaybolmakta ve ödemenin onaylı
fatura örneklerine dayanılarak yapılması zorunluluk arzetmektedir. Ödemelerin onaylı fatura
örnekleri ödeme belgesine bağlanmak suretiyle yapılabilmesi hususunda Bakanlığımıza
yapılan başvurular ödemelerde gecikmelere neden olduğundan, kaybolan faturalarla ilgili
olarak tahakkuk daireleri ve saymanlıklarca aşağıda açıklandığı şekilde işlem yapılması
uygun görülmüştür.
1- a) Kamu kurumları tarafından düzenlenen ve kaybolduğu anlaşılan faturaların,
bunları düzenleyen idarelerde bulunan dipkoçanından çıkarılan ve aslına uygunluğu ilgili
kamu kurumları tarafından,
b) Özel kişiler tarafından düzenlenen faturaların kaybolması halinde ise
dipkoçanından çıkarılan ve aslına uygunluğu ilgili tahakkuk memuru tarafından,
Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 4 üncü maddesinde öngörüldüğü şekilde
onaylanan örneklerine dayanılarak, gider tahakkuk ettirilecektir.
2- Bu şekilde yapılacak gider tahakkuklarında, borcun zaman aşımına uğrayıp
uğramadığı ve fatura bedelinin daha önce tahakkuk ettirilip ettirilmediği hususuna dikkat
edilecektir.
3- Saymanlıklar, tahakkuk dairelerince (1) numaralı fıkrada açıklandığı şekilde
tahakkuk ettirilen giderleri, onay işleminin usulüne uygun olarak yapıldığını gördükten ve
1050 sayılı Muhasebei Umumiye Kanununun 81 inci maddesi gereğince yapılacak inceleme
işleminden sonra uygun bulunması halinde, mükerrer ödeme yapılmaması hususunda gerekli
tedbirleri alarak ödeyeceklerdir.
II- ÖDEME YAPILACAK KİŞİLER
Devlet bütçesinden yapılacak bir gider asıl alacaklı adına tahakkuk ettirilir ve
ödenir. Ödemelerin asıl alacaklı dışındaki kişilere hangi belgeler karşılığında yapılacağı
Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 7 nci maddesinde ayrıntılı olarak düzenlenmiştir.
Ancak uygulamada doğabilecek tereddütlerin giderilmesi bakımından aşağıdaki
açıklamaların yapılması uygun görülmüştür.
1- Devlet memurlarının ilgili Yönetmelik ve bütçe uygulama talimatlarına uygun
olarak serbest diş tabiplerine yaptırdıkları diş tedavilerine ilişkin Devletçe karşılanacak
bedelin alacaklısı serbest diş tabibi olmayıp, memurun bizzat kendisidir. Bu nedenle alacağın
memur adına tahakkuk ettirilmesi ve doğrudan memura ödenmesi gerekmektedir.
Diğer taraftan, memurun tedavisinde kullanılacak protezlerin, memur veya
yakınları tarafından medikal firmalarından temininde de yukarıdaki fıkraya göre işlem
yapılması gerekmektedir.
Ancak, memur adına tahakkuk ettirilen bu alacağın diş tabibine ödenebilmesi için,
Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 7 nci maddesi hükmü gereğince memur
tarafından verilmiş vekaletname aranacaktır.
2- Tüzel kişilerin alacaklarının kanuni temsilcilerine ödenmesinde, noterce onaylı
imza sirküleri ile ilgilinin tahsile yetkili olduğunu gösteren belge, bunların tayin ettikleri
vekile yapılacak ödemelerde ise sadece noterce düzenlenmiş vekaletname aranacaktır.
Uygulamada, noterlerce düzenlenen imza sirkülerinde aynı zamanda ilgili kişi veya
kişilerin tüzel kişiliği “temsil ve ilzam”a yetkili oldukları belirtilmesine rağmen ayrıca yetki
belgesi istenildiği, yetki belgesi istenilen kişinin noterde bir başkasına vekalet vererek
alacağın vekile ödenmesinin sağlandığı Bakanlığımıza intikal eden bilgilerden
anlaşılmaktadır.
6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre şirket tüzel kişiliğini ortaklara
ve üçüncü şahıslara karşı temsil selahiyet ve yetkisi anonim şirketlerde idare meclislerine,
diğerlerinde ise şirket ana sözleşmesinde aksine bir hüküm olmadıkça ortakların ekseriyeti
ile ortaklardan birine veya birkaçına verilebilmektedir. Şirketi temsile selahiyetli olan kimse,
şirketin gayesine dahil olan her nevi iş ve hukuki muameleleri şirket namına yapmak ve
şirket tüzel kişiliğinin unvanını kullanmak selahiyetini haizdir. Bu selahiyeti tahdit eden her
şart, hüsnüniyetle hareket eden üçüncü şahıslara karşı hükümsüzdür.
Bu nedenle noterde düzenlenen imza sirkülerine ilişkin belgede ilgili kişi veya
kişilerin, tüzel kişiliği birlikte veya münferiden “temsil ve ilzam”a yetkili olduklarının
belirtilmiş olması halinde, bu kişi veya kişilere yapılacak ödemelerde ayrıca tahsile yetkili
olduğuna dair belge istenilmesine gerek bulunmamaktadır.
3- Herhangi bir alacağı temellük eden kişilere yapılacak ödemelerde, noterce
onaylanmış alacak temliknamesinin ödeme belgesine bağlanması gerekmektedir.
Alacağı temellük eden yeni alacaklı hakkında ilgili kuruluş ödeme planlarında asıl
istihkak sahibi için öngörülen esaslar uygulanacaktır.
4- Yönetmeliğin 7 nci maddesinde Vekaletname Defterine kaydedileceği belirtilen
vekaletname, imza sirküleri, nüfus cüzdanı sureti, mahkeme ilamı, veraset ilamı, kayyım
tayinine ilişkin ilam gibi belgeler, ödeme belgelerine bağlanmayarak, saymanlıkta açılacak
dosyalarda saklanacaktır. Vekalet veya temsilden azletme yazıları geldiğinde, Defterin
“açıklama” sütununa bu husus kaydedilerek, vekaletnamenin üzerine kırmızı kalemle
vekaletten azil yazısının tarih ve numarası yazılacaktır.
5- Döner sermaye saymanlıklarınca tedavi bedeli karşılığı hasta veya yakınlarından
tahsil edilen paralardan herhangi bir nedenle iadesi gerekenlerin hasta veya vekiline
ödenmesi esastır. Ancak, 7/3/2003 tarihli ve 25041 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan
Yönetmeliğin 2 nci maddesi ile Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 7 nci maddesine
eklenen fıkra hükmü gereğince; söz konusu paraların çeşitli nedenlerle hastaya ödenememesi
durumunda ödemenin, paranın tahsili sırasında düzenlenen alındıda hasta dışında kimliği
belirtilen diğer kişilere yapılabilmesi mümkün bulunmaktadır. Bu durumda vekaletname
aranmayacak ancak, ödeme yapılan kişinin kimliğinin onaylı örneği ödeme belgesine
bağlanacaktır. Hasta sahiplerinin mağdur olmaması bakımından kimlik fotokopilerinin onay
işlemi, Yönetmeliğin 4 üncü maddesi hükümleri de dikkate alınarak döner sermaye işletmesi
müdürlüğü veya saymanlık müdürlüğünün yetkililerince kimlik belgelerinin asılları
görülmek suretiyle yapılabilecektir.
III. YÜRÜRLÜK
14/1/2003 tarihli ve 24993 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2 sıra no.lu
Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği ile ek ve değişiklikleri yürürlükten
kaldırılmıştır.
Bu Tebliğ, yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Tebliğ olunur.
LOJMAN TAZMİNATI BİLGİ FORMU
I- BU BÖLÜM TAZMİNATTAN
DOLDURULACAKTIR
Kurumu
EK-1
YARARLANACAK
PERSONEL
TARAFINDAN
Yılı :
Ayı :
Birimi
Lojman tazminatına hak kazanılan
tarih
Lojmandan yararlanılıyor mu ?
Adı Soyadı
Ünvanı
...../..../200..
Evet Hayır
Kadro /Derecesi
Lojman tazminatına
esas ek göstergesi
Evli
Medeni Durumu
Evet Hayır
2946 sayılı Kanuna göre kira
yardımından yararlanılıyor mu ?
Bekar
Eşiniz çalışıyor mu ?
Evet Hayır
Ayrılmış Eş ölmüş
Eşiniz çalışıyorsa
Kurumu
Bu Bildirim; İlgili mevzuat hükümlerine göre lojman tazminatından yararlanmak üzere
gerçeğe uygun olarak doldurulmuştur.
....../....../ 200...
Tasdik Eden Birim Amiri
( İmza )
Adı-Soyadı
:.....................................................
Unvanı
: ....................................................
İmza- Mühür : .....................................................
I- BU BÖLÜM EŞİ ÇALIŞANLARIN GÖREV YAPTIĞI KURUM/BİRİM TARAFINDAN
DOLDURULACAKTIR (Özel sektör hariç)
Kurumu
Birimi
Kadrolu Sözleşmeli
Adı Soyadı
Unvanı
Statüsü
Sigortalı Diğer
Kadro /Derecesi
Lojmandan yararlanılıyor mu ?
Ek Göstergesi
Evet
Hayır
Kira yardımından veya lojman
Evet
Hayır
tazminatından yararlanıyor
mu?
Yukarıdaki bilgilerin......................................................’a ait olduğu ve doğruluğu tasdik olunur.
Tasdik Eden Birim Amiri
Adı-Soyadı/Unvanı :................................................
Tarih / İmza-Mühür :.................................................