PROJENİN TANIMI VE ÖZELLİKLERİ En basit tanımıyla amaçlar için

PROJENİN TANIMI VE ÖZELLİKLERİ
En basit tanımıyla amaçlar için belirlenen zaman içinde bir defalığına yapılan ve benzeri olmayan çalışma‖ olarak tanımlanabilen proje kavramı
bazı kaynaklarda şu şekilde yer almaktadır:
• Rutin dışı belli bir hedefe ulaşabilmek için organize edilmiş çabadır.
• Bir fikrin, bir hedefin, bir gelişimin vb. hayata geçirilmesi için gereken amaç odaklı, organizasyonlu aksiyondur.
• Sınırlı bir sürede belli bir amaca ulaşılması yönünde planlanmış ve açıkça tarif edilmiş aktivitedir.
Özel, yeni bir ürün veya hizmet oluşturmak için girişilen geçici (başlangıcı ve bitişi olan) çalışmadır.
• Kompleks, rutin olmayan, bir defaya mahsus, zaman, bütçe, kaynak ve performans spesifikasyonları ile sınırlı, belirli müşteri ihtiyaçlarını
karşılayacak çabadır.
• Önceden belirlenmiş spesifik amaçlara belirli bir zaman diliminde optimum bir şekilde ulaşmak üzere kaynakların nasıl ve ne şekilde
kullanılacağını gösteren planlamadır
Projenin Özellikleri
• Projeler bir ihtiyaçtan doğmalı ve bu ihtiyacı karşılamayı hedeflemelidir. Projelerde problemler hedeflere, hedefler faaliyetlere
dönüştürülür.
• Projelerde; projenin içinde bulunduğu çevre, ürünün/hizmetin sunulduğu kitle, kamu otoritesi, finansman kuruluşları ve çevresel koşullar
belirtilmelidir.
• Proje mekânı belirli olmalıdır.
• Alışılmış, basit işlerden farklı olmalı ve bir şeyleri değiştirmeyi amaçlamalıdır.
• Kendine özgü olmalıdır.
• Belirli bir başlama ve bitiş süresi olmalıdır.
• Sınırlı kaynaklardan oluşmalıdır.
• Önceden planlanmış olmalıdır.
• Belirli kaynaklara ve bütçeye gereksinim duymalıdır.
• Değerlendirilebilir olmalı ve değerlendirme kriterleri proje başlangıcında belirlenmiş olmalıdır.
• Projeden elde edilecek sonucun bariz bir kullanıcısı veya müşterisi olmalıdır.
• İnsan ve iş gücü içermelidir
Proje ile Program ve Politika İlişkisi
Proje, program ve politika biribirleriyle yakından ilişkili ancak genellikle birbiriyle karıştırılan, aslında farklı anlamlara sahip üç temel
kavramdır. Çoğu kez program niteliğindeki bir uygulamaya proje adı verildiği görülmektedir.
Politika, bir toplumsal sorun veya sorunların ortadan kaldırılması veya en aza indirgenmesi için temel amaç ve öncelikleri ortaya koyan, gerekli
kaynakların uygulamaya nasıl aktarılacağını gösteren ana kararlar çizelgesi olarak tanımlanabilir. Politika geniş bir alan ya da sorunu ele alır ve
programlar aracılığıyla yerine getirilir. Program, temel hatları politikalarda ifadesini bulan genellikle ulusal düzeyde veya geniş bir alanı
ilgilendiren, birbirleriyle ilişkili projeler veya eylemleri içeren kapsamlı uygulamalar bütünüdür. Bir başka deyişle, özellikle sosyal sektördeki
programlar eğitim-öğretim, sağlık, çalışma, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler gibi alanlarda yerine getirilen kapsamlı ve birbiriyle ilintili bir dizi
müdahale biçimlerinden oluşur.
Projelerin Sınıflandırılması
Projeler genel olarak; büyüklüklerine, yürütücü kuruluşlarına, amaçlarına, üretime yaptıkları katkı biçimlerine, ürettikleri mal ve
hizmetin yer aldığı sektöre ve niteliklerine bakılarak sınıflandırılabilir. Buna göre projeler şu şekilde sınıflandırabilir;
Büyüklükleri Bakımından: Büyük, orta ve küçük ölçekli projeler olmak üzere üçe ayrılır.
Yürütücü Kuruluşları Bakımından: Kamu ve özel sektör projeleri ve karma projeler olmak üzere ikiye ayrılır.
Amaçları Bakımından: Kâr amacı güden, kâr amacı gütmeyen projeler ve araştırma projeleri olmak üzere üçe ayrılır.
Üretime Yaptıkları Katkı Bakımından: Altyapı projeleri ve doğrudan üretken projeler olmak üzere ikiye ayrılır. Altyapı projeleri de kendi içinde
ekonomik (Karayolları, demiryolları, havaalanları, limanlar vb. projeler) ve sosyal (Eğitim, sağlık, konut vb. projeler) altyapı projeleri olmak
üzere ikiye ayrılır.
Yer Aldığı Sektör Bakımından: Sektör bazında tarımsal projeler, imalat sanayi, ulaştırma-haberleşme, madencilik, eğitim, sağlık projeleri vb.
şeklinde sınıflandırılabileceği gibi gıda, tekstil, karayolu, demiryolu, havayolu vb. şeklinde alt sektör bazında da sınıflandırılabilir.
Nitelikleri Bakımından Projeler: Etüd projeleri, yeni yatırım projeleri, yenileme projeleri, kapasite artırma projeleri, tamamlama projeleri,
iyileştirme projeleri ve ar-ge projeleri olmak üzere yediye ayrılır.
PROJE YÖNETİMİ TANIM VE GELİŞİMİ
Bugünkü hâliyle proje yönetiminin geçmişi çok eski olmamakla birlikte bazı çevreler Mısır Piramitleri ve Çin Seddi’nin yapımının önemli birer
proje olduğu görüşündedir.
Proje yönetimi ile ilgili ilk bilimsel çalışma 1900’lü yılların başında Frederick Taylor (1856-1915) tarafından gerçekleştirilmiştir. Taylor, yönetim
tekniklerinin bilimsel olarak analiz edilebileceğini ve geliştirilebileceğini göstererek yönetim anlayışında yeni bir sayfa açmıştır.
Proje yönetimi farklı şekillerde tanımlanabilir. Bunlardan bazıları şunlardır:
Proje yönetimi, paydaş ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanması için proje faaliyetlerinin plan ve yönetiminde bilgi, beceri, araç ve tekniklerin
uygulanmasıdır.
Proje yönetimi, belirlenen amaç, kapsam, zaman, kalite ve paydaş memnuniyetini karşılamak için proje yaşamı boyunca eldeki kaynakların
planlanması, yönetilmesi ve koordine edilmesidir.
Proje yönetimi, başlangıç, planlama, icra, izleme ve denetim ve bitirme süreçlerinin bütünleştirilmesinden oluşur.
Proje Yönetiminin Faydaları
• Yapılması gerekenlerin düzenini sağlar.
• Yapılmak istenenler zamanında gerçekleştirilir.
• Yapılmak istenenler bütçeye uygun olarak yapılır.
• Projenin hüsrana uğrayacağı duygusunu ve stresini azaltır.
• Projenin akışını, ahengini sağlar.
• Projede çalışanların faydalanmalarını ve takdir edilerek kendilerine güven duymalarını sağlar.
Proje Yönetiminin Aşamaları
Planlama: Projenin tamamlanması için yapılması gerekli işleri anlamak ve daha sonra diyagramlar ya da ağlar gibi grafiksel gösterimler
yoluyla mantıksal bir düzen içerisinde yapılacak faaliyetlerin planını geliştirmeye planlama denir. Bu faaliyetlere bireysel faaliyetler ve gerekli
kaynakları belirleme faaliyetleri de dâhildir.
Programlama: Çalışma faaliyetlerinin ne zaman bitmesi gerektiğini onaylamaktır. Projede başlayacak ve bitecek olan her bir faaliyet için
uygun görülen zaman dilimi bu bölümde detaylı olarak yer alır.
Kontrol Etme: Bu bölümdeki amaç, proje hayata geçtiğinde projenin ilerleyişini izleme, performansını analiz etme ve daha sonra sorunların
çözümünü bulmaktır. Bu aynı zamanda durum raporlarını da kapsar
PROJE EVRELERİ VE PROJE DÖNGÜSÜ,
Proje Yönetim Fonksiyonları
• Projenin çalışma alanının yönetimi; amaçlar, hedefler ve sponsorların amaçları aracılığıyla projeyi kontrol etmektir.
• Maliyet yönetimi; projenin finansal kontrolü, verileri toplama, organize etme ve analizini yaparak maliyet raporlarının hazırlanmasıdır.
• Zaman yönetimi; belirlenen zamanda projeyi başarıya ulaştırmak için projenin planlanması, zaman çizelgelerinin hazırlanması ve
kontrolüdür.
• İnsan kaynakları yönetimi; projede çalışan kişilerin idaresinde, yöneltme ve koordine etmeyi kapsar.
• İletişim yönetimi; projenin başarılı sonuçlar vermesini sağlamada yardımcı olmak için proje takımı ve yönetim üyeleri arasında bilgi akışını
sağlamaktır.
• Kalite yönetimi; projeyi uygulamak için ortaya konulan kalite standartlarının uygulanmasıdır.
• Sözleşme şartlarının/tedarikinin yönetimi; malzeme araç ve gereçleri ile hizmetlerin seçimini, pazarlığını yapmayı, sipariş kararlarını ve
tedarik yönetimini içerir.
• Risk yönetimi; olası durumlar ve deneyimlerin verdigi bilgiyle projenin belirsizlik derecesinin dağıtılmasıdır.
• Proje entegrasyonu yönetimi; projenin çok sayıdaki işlevlerinin tamamen koordine edilmesini sağlamaktır.
PROJE TANITIMI (PROJE ANAHATTI)
Projenin Sorun ve İhtiyaçlarının Analiz Edilmesi
Proje sahibinin (kamu-özel sektör, STÖ) proje fikri hakkında projelendirmeye altyapı oluşturacak bir analiz sürecini hazırlaması gerekir.
i. Ön değerlendirme: Öncelikle proje fikrinin hangi sorunun çözümüne katkı sağlayacağı belirlenmelidir. “Her proje bir sorundan kaynaklanır.”
mantığı ile hareket edilerek değiştirilmek istenen mevcut durum hakkında araştırma yapılır ve hazırlanacak proje konusu değerlendirilir.
ii. Sorun analizi: Proje fikrinden yola çıkılarak ana sorun ve diğer sorunlar ile sebep olduğu sonuçlar tespit edilir. Burada sorunlar, ilgili
tarafların üzerinde uzlaşabileceği bir netlikte ortaya çıkarılmalıdır. Bu analiz için Şekil 1’de yer alan “sorun ağacı” isimli bir araç kullanılabilir.
iii. Paydaş analizi: Proje ile doğrudan veya dolaylı ve projeden olumlu veya olumsuz etkilenecek tüm taraflar paydaş analizi aşamasında
belirlenir. Böylelikle proje detaylandırılırken faaliyetlerin uygulanmasından etkilenebilecek veya uygulamayı etkileyebilecek kişi veya kurumlar
anlaşılır ve böylece ilgili taraflar projeye dâhil edilebilir.
iv. Hedef analizi: Gelecekte meydana gelmesi istenen durumun gerçekleştirilmesi için potansiyel çözümler sorun analizinden yola çıkılarak
analiz edilir. Bu aşamada sorun ağacında belirtilen sorunlar olumlu olarak ifade edilerek hedefler hâline getirilir. Böylelikle sorun ağacı hedef
ağacına dönüştürülür.
v. Strateji analizi: Hedef ağacındaki aynı türden hedef kümelerine stratejiler denir. Başvuru sahibi (kişi-kurum) bu aşamada hedef ağacında
bulunan hedef kümelerinden hangi grubu uygulayabileceğine mevcut kaynaklarını, teknik/idari/mali kapasitesini, zaman kısıtını vb. unsurları
göz önüne alarak karar verir.
SORUNLAR
• Kadınların ekonomik hayata yeterince katılmaması
• Yüksek doğurganlık
• Kadınlara yönelik iş olanaklarının azlığı
• Hizmetini/üretimini satabileceği sistemin/yerin olmaması
• Kadınlara yönelik mesleki eğitimin verilmemesi • STK’ların yeterince tkin olmaması
• Yeterli ekonomik desteğin olmaması • Destekler konusunda bilgisizlik
• Koordinasyon eksikliği
Örgütlenme eksikliği • Ailelerin bilgisizliği
• Toplum önderlerinin bilgisizliği
•
KADINLARIN EKONOMİK HAYATA KATILMASININ SAĞLANMASI (ANA HEDEF)
• Aile Planlaması
• Kadınlara Yönelik İş Alanlarının Artırılması
• Yeterli Ekonomik Desteğin Sağlanması
• Koordinasyonun Sağlanması
• Pazarlama Sisteminin Kurulması
• Kadınlara Beceri Kazandırılması • Ailelerin Bilgilendirilmesi
• STK’ların Etkin Çalışması • Toplumun ve Ailelerin Kadını Desteklemesi
• Toplum Önderlerinin Bilgilendirilmesi • Örgütlenmenin Oluşturulması • Destekler Konusunda Bilgilenme
Projenin Mantıksal Çerçevesinin Hazırlanması
Genel hedef seviyesinde projenin hangi üst düzey hedefe katkı sağlayacağı belirtilmelidir. Üst düzey hedef, program hedefleri ile paralellik
göstermelidir.
Doğrulanabilir başarı göstergeleri, projenin başarıya ne derece ulaştığını göstermesi açısından proje tasarımında önem teşkil eder. Bu nedenle
başarı göstergelerinin gerçekçi ve ulaşılabilir olması gereklidir. Başarı göstergeleri temel olarak SMART özelliklere sahip olmalıdır. Göstergeler:
Özelleştirilmiş “Specific”, Ölçülebilir “Measurable”, Ulaşılabilir “Attainable”, Gerçekçi “Realistic” ve Zaman bilgisi verir “Time-bound”
olmalıdır.
Proje Bütçesinin Hazırlanması
Proje bütçesi projede belirtilen faaliyetlerin uygulaması ile uyumlu olarak hazırlanmalıdır. Başka bir deyişle proje bütçesi projenin faaliyetleri
için harcanmalıdır. Ayrıca, proje bütçesinde yer almayan ancak başvuru formunda yer alan faaliyetlerin de uygulamada yer alması gerektiği
unutulmamalıdır. Bütçe ana olarak bütçe tablosu, gider gerekçeleri ve beklenen fon kaynakları ve tahmini maliyet özeti tablosundan
oluşmaktadır. Öncelikle başvuru sahibi bütçe tablosunu doldurmalıdır. Bu tablo 6 ana bütçe başlığından oluşur:
1. İnsan Kaynakları 2. Seyahat 3. Ekipman ve Malzeme 4. Yerel ofis 5. Diğer maliyetler ve hizmetler 6. Diğer
PROJEDE RİSK VE YÖNETİCİ
Risk kavramı konusunda literatürde birçok tanım yapılmıştır. Bunlardan biri; “Bir projenin başarıyla tamamlanmasını engelleyen faktörlere risk
denir. Risk problem değildir. Problem o anda oluşandır. Risk ise problemin oluşmasına neden olan faktördür”.
Çıktısında belli herhangi bir bilgi yer almayan durum olarak tanımlabilir.“
• Çıktıların tahmin değerleriyle belirsizliklerin birleşimidir.
Proje yöneticileri, yönettikleri projenin başarılı bir şekilde yürütülmesini sağlamak için sahip oldukları bazı temel yetenekleri kullanırlar. Proje
yöneticisinin sahip olması gereken temel yetenekler şu şekildedir:
• Kavramsal yetenekler; örgütü bir bütün olarak görüp, örgüt fonksiyonlarının birbirlerine nasıl bağlı olduklarını ve bir bölümdeki değişimin
diğerini nasıl etkilediğini tanıma yeteneğidir.
• Beşerî yetenekler; başka insanlarla çalışma yeteneğidir, yani proje yöneticisi beşerî yeteneklerini kullanarak projenin başarıya ulaşması
yolunda diğer kişilerin davranışlarını etkiler.
• İletişim kurabilme yeteneği; her projenin önemli bir parçasıdır. Proje uygulama süreçlerinden oluşan birçok görev resmî ya da resmî olmayan
anlaşmalarla idare edilir. Bütün bu anlaşmalar proje yöneticisinin iyi iletişim kurabilme yeteneğine dayanmaktadır.
• Teknik beceri; uzmanlaşmış bilgi, uzman çözüm yeteneği, konularda kullanılan teknik bilgi ve araçları yönetebilme becerisidir
• Belirsizlik sonuçları gibi proje amaçlarını iyi ya da kötü yönde etkileyen olayların ansızın ortaya çıkmasıdır.
Meredith ve Mantel ise eserlerinde proje yöneticileri için on iki altın kuralı şu şekilde özetlemişlerdir
Proje yönetiminin genel durumunu anlamak
• Proje takım çatışmalarını tanımak
• Paydaşların kim olduğunu ve ne istediklerini anlamak
• Organizasyonun politik doğasını kabul etmek ve bunu kullanmak
• Bakış açısını genişletmek
• Hedefi görebilmek
Bağlı bir takım kurmak ve onu sürdürmek
• Sevk ve ümitsizlikte aşırıya kaçmamak
• Bir kez ileriye bakmak, iki kez geriye bakmaya değer.
• Ne yapılması gerektiğini unutmamak
• Zamanı iyi kullanmak
• Sürekli plan yapmak