T.C SAĞLIK BAKANLIĞI Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı

T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Kanser Daire Başkanlığı
MAKCİĞER KANSERİ TARAMASI ÇALIŞTAYI"
ORGANİZASYON HİZMETİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
1.
İŞİN ADI:
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Kanser Daire Başkanlığı tarafından; 15 Mart 2016 tarihindeki Ankara
İlinde düzenlenecek olan “Akciğer Kanseri Taraması Çalıştayı” için satın alınacak olan toplantı salonu,
konaklama ve otel/tesis rezervasyon işlemleri ile ilgili tüm organizasyon hizmetleri.
2.
İŞİN KONUSU:
Kanser, dünya genelinde giderek artan bir sağlık problemidir ve toplumlarda önemli bir
sosyoekonomik yüke, bireylerde de maddi ve manevi kayıp ve zorluklara yol açmaktadır. Yeni
yayımlanan dünya kanser istatistiklerine göre; ölüm nedenleri arasında kanser ilk sırada yer
almaktadır. Dünya’da toplam yılda 14,1 milyon kanser vakası gelişmiş ve 8,2 milyon kansere bağlı
ölüm olmuştur.
Ülkemizde en son yayınlanan verilere göre kanser sıklığı erkeklerde yüzbinde 277,7
kadınlarda ise yüzbinde 188,2'dir. TUÎK ölüm nedeni istatistikleri 2014 raporunda kanserler içinde
akciğer kanseri %31,1 ile en sık ölüme neden olan kanser türüdür. Ülkemizde akciğer kanseri
taramasına yönelik, Bakanlığımız tarafından yürütülen toplum tabanlı bir tarama çalışması
bulunmamaktadır. Bundan sonraki süreçte ülkemizde akciğer kanseri ile mücadele konusunda
kararlar alınabilmesi amacıyla Bakanlığımız ve sivil toplum kuruluşlarının desteğiyle, ‘Akciğer
Kanseri Taraması’ konusunda çalıştay yapılması, konu ile ilgili uzmanların katılımlarıyla görüş
alınması ve bir rapor oluşturulması amaçlanmaktadır.
3.
TANIMLAR:
Bu şartnamede geçen;
Kurum
: Türkiye Halk Sağlığı Kurumu, Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,
Programlar ve Kanser Başkan Yardımcılığı,
İdare
: Kanser Daire Başkanlığını,
İstekli
: İhaleye talip olan gerçek veya tüzel kişiliği,
Yüklenici
: Bu şartname hükümlerine göre Toplantı Organizasyonu hizmetini yüklenen özel veya
gerçek kişiyi,
Toplantı Yeri : Toplantının yapılacağı Otel,
Otel/Tesis
: Ankara İli, Çankaya İlçesi sınırları içerisinde katılımcılar için en az 4 yıldızlı bir oteli
ifade eder.
4.
TOPLANTININ YERİ VE SÜRESİ:
4.1.
15 Mart 2016 tarihinde “Akciğer Kanseri Taraması Çalıştayı” Ankara İli Çankaya İlçesinde
( Maltepe^Sıhhiye hariç) düzenlenecektir. Toplantı ve konaklama aynı otelde olacaktır.
// * A
T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Kanser Daire Başkanlığı
" AKCİĞER KANSERİ TARAMASI ÇALIŞTAYI"
ORGANİZASYON HİZMETİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
4.2.
İstekli teklifine, organizasyonu gerçekleştirebileceği otelin tanıtıcı bilgilerini ve otel/tesis
idaresinden alınacak rezervasyon belgesini, otel turizm işletme/deneme işletme belgesini
ve otellerin tanıtım broşürleri ile en az belgesini teklif dosyasında sunmak zorundadır.
Teklif edilen oteller alternatifli olarak sunulabilecektir.
5.
KATILIMCILAR:
5.1.
Toplantıya konaklamak olarak Ankara dışından katılacak 10 kişi, otele 14 Mart 2016
tarihinde öğleden sonra saat 14.00’de girecek, otelden/tesisten 16 Mart 2016 tarihinde
saat 12.00’den önce odaları boşaltacak, otelden/tesisten ayrılacaklardır. (10 kişi tam
pansiyon 2 geceleme)
5.2.
Toplantıya katılımcı olarak 15 Mart 2016 tarihinde toplantının yapılacağı ilden konaklama
yapmadan (sadece öğle yemeği ve çay, kahve, kapanış yemeği alacak) 25 kişi katılacaktır.
5.3.
Toplantıya katılacak olan katılımcıların kesin listesi, toplantının başlama gününden 3 (üç)
iş günü öncesinde idare tarafından yükleniciye bildirilecek olup, yüklenici rezervasyonunu
buna göre yapacaktır.
6.
IJLAŞIM-TRANSFER:
6.1.
Yüklenici, 10 katılımcının Ankara’daki Havaalanı-Otel geliş ve Otel-Havaalanı gidiş
transferlerini (katılımcılarla iletişim kurarak) sağlanacaktır.
6.2.
Katılımcıların kullandığı taksi, benzin veya özel araçlar için herhangi bir ödeme
yapılmayacaktır.
7.
KONAKLAMA, YERİ VE TESİSİ:
7.1.
Konaklayacak 10 kişi Çankaya ilçesi sınırları içerisindeki (Maltepe, Sıhhiye hariç) en az 4
yıldızlı tek bir otelde tam pansiyon “tek (single)” odada kalmaları sağlanacaktır.
7.2.
Odalar, ısıtmalı-soğutmalı ve çalışır durumda klimalı olacaktır. Odalardaki imkânlarda bir
aksama ve/veya rahatsız bir ortam olması (klimanın ve/veya elektrikli cihazların
çalışmaması, banyo ve lavabodaki sorunlar, gürültü vb.) ve odadaki sorunun giderilmemesi
durumunda aynı gün içinde hemen değiştirilecek, otel içinde böyle bir imkân
sağlanamaması durumunda en yakın benzer bir otele/tesise ulaşım giderleri ve konaklama
ücreti yüklenici tarafından ilave bir bedel talep edilmeksizin karşılanmak üzere
sağlanacaktır.
7.3.
Otelde konaklayan katılımcılar tam pansiyon konaklamanın bütün imkânlarından
yararlanacaktır. Otelin tam pansiyon olarak sunduğu hizmetlerin dışında kalanlar “bireysel
harcamalar” olup yapılacak bu harcamalar (içki, mini bar. telefon, ütü, kuru temizleme,
spor tesisi, sauna vb. hizmet bedelleri) katılımcılar tarafından ödenecektir. Bu konuda
toplantının adı, katılımcıların otelde ücretsiz yararlanabilecekleri hizmetler, otelde ücret
karşılığı yararlanacakları hizmetler, iletişim bilgileri ve “Hoşgeldiniz” yazısı bulunan
“Bilgi Notu” katılımcılara verilecektir. Bilgi notunda Firma içerikle ilgili başka öneriler de
2
T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Kanser Daire Başkanlığı
" AKCİĞER KANSERİ TARAMASI ÇALIŞTAYI"
ORGANİZASYON HİZMETİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
7.4.
7.5.
getirebilir. “Bilgi Notu” İdarenin onayı alınmadan çoğaltılmayacaktır. Yüklenici tam
pansiyon konaklamaya dahil olan hizmetleri katılımcılara bildirmek ve dâhil olmayanlar
konusunda uyarmakta yükümlüdür.
Yüklenici toplantı süresince her gün konaklayan katılımcıların listesini organizasyon
sorumlusu ve 2 üyeye onaylattırıp idare yetkilisine teslim edecektir.
Dolmayan rezervasyonlar için ilk gün hariç ücret talep edilmeyecektir.
8. KATILIMCILARA VERİLECEK YEMEK VE İKRAMLAR:
8.1.
KONAKLAMADA;
8.1.1. Sabah kahvaltısı konaklama yapan katılımcılara konaklamanın yapıldığı otelde açık
büfe şeklinde,
8 .1 .2 . Öğle yemekleri tüm katılımcılara toplantının yapıldığı otelde açık büfe şeklinde
verilecektir.
8.1.3. Yemeklerde katılımcılara ağzı kapalı şişelerde su ile sınırsız meyve suyu veya
meşrubat (suya karıştırılarak yapılan oralet tarzı içecekler hariç) verilecektir. Talep
eden katılımcılara içeceklerin şekersiz/tatlandırıcı formları sunulacaktır.
8.1.4. Yemeklerde soğuklar zeytinyağlı; çorbalar kremasız; etler ızgara, fırın ya da haşlama
usulü ile pişirilmiş olacaktır. Taze mevsim salatalarının yer aldığı bir salata bar
ayrıca en az dört çeşit mevsim meyvelerinden oluşan taze meyve servisi
bulunacaktır. Tatlı olarak sütlü tatlılar ve meyve tatlıları tercih edilecektir.
8.1.5. Tüm katılımcılar için yemek sonrası sınırsız sıcak taze çay/kahve ikram edilecektir.
Çay/kahve (Türk kahvesi hariç) ikramı konaklama ücreti içerisinde kabul edilecek olup,
ilave ücret talep edilmeyecektir.
8.2.
TOPLANTIDA;
8.2.1. Toplantıda tüm katılımcılar için kuru pasta ve meyve servisi yapılacaktır. Bu
servisler 15 Mart 2016 tarihinde günde 2 defa (öğleden önce toplantı başlamadan ve
öğleden sonra olmak üzere), toplam 2 defa coffea break). Kuru pasta ile kastedilen
küçük pizza, küçük simit, yaş pasta niteliğindeki kâğıtlı meyveli pastalar, kekler ve
diğer küçük tuzlu ve tatlı kanepe çeşitleridir. Toplantı 15 Mart 2016 günü saat 19 da
tamamlanacaktır.
8.2.2. Toplantı süresince çay/kahve servisi ve ağzı kapalı şişelerde su servisi yapılacaktır.
İçecek olarak sınırsız çay, kahve (Türk kahvesi hariç), meyve ve bitki çayları
(ıhlamur, adaçayı, nane-limon, yeşil çay vb.) servis edilecektir. Tatlandırıcı olarak
beyaz şeker, esmer şeker ve suni tatlandırıcı bulunacaktır. Kahve için toz krema/taze
süt bulundurulacaktır. Kahve için taze süt kaynatılarak sıcak sunulacaktır. Çay için
uygun boyutta taze hazırlanmış limon dilimleri bulundurulacaktır.
y
T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Kanser Daire Başkanlığı
" AKCİĞER KANSERİ TARAMASI ÇALIŞTA Yİ"
ORGANİZASYON HİZMETİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
8.2.3. Yüklenici, yapılacak olan çay-kahve, meyve ve kuru pasta servislerini toplantı
yapılan salonda çalışmayı engellemeyecek şekilde veya salon ile aynı katta uygun
alanlarda en az 2 ayrı masaya hazırlayarak dağıtılmasını sağlayacaktır.
8.2.4. Öğle yemeği ve coffea break hizmetinden yararlananlar her gün için ayrı ayrı liste
halinde gösterilecek, her bir liste günlük olarak organizasyon sorumlusu ve 2 üyeye
onaylattırılacak ve idare yetkilisine teslim edilecektir.
9.
TOPLANTI PAKETİ DAHİLİNDE ALINACAK HİZMETLER:
9.1.
TOPLANTI SALONU VE ORGANİZASYONU:
9.1.1. Eğitimi tanıtan özel LED ışıklı hazırlanmış sahne arkasına yerleştirilmiş (duvarı
tamamen kapatacak şekilde) backgroundlar ve tüm katılımcıların sunumları takip
edebileceği büyüklükte projeksiyon perdesi, 20 cm yükseklikte platform.
Toplantının düzenleneceği salonun alanı en az 400 m2, tavan yüksekliği en az 4,5 m
olacak, aydınlık, düzgün havalandırmalı, basamak ve sütun engeli olmayacak, ışık ve ses
düzeni yapılacaktır.
9.1.2.Toplantı salonunda;
• 1 adet projeksiyon cihazı (yedek ampulu ile birlikte)
• 4 adet diz üstü bilgisayar (MS Office (Ms Office Pro. 2007 veya üzeri sürüm)
programı kurulu olacaktır),
• 2 adet laser printer,
• Uzatma kablosu vb. araç ve gereç (yeterli sayıda) bulundurulacaktır.
• Yazılım lisansları ile ilgili tüm sorumluluk firmanın üzerinde olacaktır.
9.1.3.Ses sistemi;
• Üzerinde 1 adet sabit mikrofon ve 1 adet monitör bulunan konuşmacı kürsüsü,
• Telsiz mikrofon (2 adet yaka/2 adet el), her iki kişiye bir adet olmak üzere 16
adet masa mikrofonu Yüklenici Firma tarafından hazır bulundurulacaktır
• Toplantı salonundaki ses sistemi, profesyonel bir ekip tarafından kurulacak ses
düzeninde hiç bir aksaklığa meydan verilmeyecektir.
9.1.4.Toplantının yapılacağı salon 14 Mart 2016 günü saat 17.00’ a kadar yüklenici
tarafından ışık ve ses düzeni yapılmış, U düzeninde hazır hale getirilecektir. Salon toplantı
(15 Mart 2016 tarihinde) süresince 08.30 - 19.00 saatleri arasında , toplantıya hazır
bulundurulacaktır.
9.1.5.Salon düzeninin değiştirilmesi istendiğinde yüklenici bu değişikliği yapmakla
yükümlüdür.
9.1.6.Yüklenici Firma, elektrik kesintilerinde toplantıların aksamadan devam edebilmesini
sağlamak için jeneratör, UPS vb. her tür tedbiri almakla yükümlü olacaktır.
T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Kanser Daire Başkanlığı
MAKCİĞER KANSERİ TARAMASI ÇALIŞTAYI"
ORGANİZASYON HİZMETİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
9.1.7.Kullanılan ortak mekânlarda ve toplantı salonlarında kablosuz internet bağlantısı tüm
katılımcılar için ücretsiz olarak sağlanacaktır. (Şifre görünür yerde bulundurulacak ve
dosyalarında da katılımcı bilgilendirme notunda da belirtilecektir.
9.2.
PERSONEL
9.2.1. Toplantı süresince yüklenicinin en az 2 yetkilisi,
9.2.2. Teknik donanımların kontrolü, çalıştırılması ve sunumlar için toplantı salonunda 1
teknik personel,
9.2.3. Toplantı salonunda toplantı esnasında katılımcılara seyyar mikrofonları iletmek
üzere en az 1 görevli, toplantı süresince sorumlu olarak hazır bulundurulacaktır.
9.2.4. Yüklenicinin görevli personelleri toplantıya uygun tek tip kıyafette olmalıdır. Söz
konusu personel daha sonra yemek, mola ve toplantı sonrası dinlenme sırasında da
idareye hizmet vermeye devam edecektir.
9.3.
BAYRAK, AFİŞ VE YÖNLENDİRME LEVHALARI:
9.3.1. Yüklenici, toplantı salonuna asılmak üzere Türk Bayrağı, Türkiye Halk Sağlığı
Kurumuna ait kırlangıçları yaptırarak, idarenin göstereceği yerlere asacaktır.
Toplantı sonrası yaptırılan kırlangıçlar , Türk Bayrağını daireye teslim edecektir.
9.3.2. Yüklenici “T.C. Sağlık Bakanlığı Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Kanser Daire
Başkanlığı “Akciğer Kanseri Taraması Çalıştayı ” yazılı 4 x 1,5 metre
boyutlarında bir bez afiş hazırlayacaktır. Afiş otelin girişinde görünebilir bir alana
asılacaktır.
9.3.3. Otelin çeşitli yerlerine, katılımcıları toplantı salonuna yönlendirebilmek amacıyla,
yeterli sayıda yön gösterme levhası yüklenici tarafından hazırlanarak
yerleştirilecektir.
9.3.4. Yüklenici bayrak, afiş, poster stand v.b. ekipmanı toplantı öncesinde İdarenin
göstereceği yere yerleştirecektir. Bu ve benzeri ekipman ve materyallerin toplantının
başlangıç ve bitiminde naklini sağlayacak ve idareye teslim edecektir.
9.4.
İSİMLİK, KATILIM BELGESİ, VİDEO ÇEKİMİ, FOTOĞRAF:
9.4.1. Yüklenici, katılımcı sayısı kadar isimlik ve program hazırlayacak ve bunları toplantı
öncesi masalara koyacaktır.
9.4.2. Yüklenici, katılımcı sayısı kadar dosya, üzerinde toplantının ismi olan spiralli küçük
boy bloknot, kalem ve program hazırlayarak katılımcılara verilecektir.
9.4.3. Yüklenici, katılımcı sayısı kadar teşekkür belgesi hazırlayarak, toplantının son günü
dağıtımını yapacaktır.
9.4.4. 9.4 . 1./9.4 .2./9.4 .3. maddelerinde belirtilen malzemelere ait alternatifli en az 3 adet
örnek, firma tarafından İdareye sunulacaktır. İdarenin tercihi doğrultusunda
hazırlanacaktır.
5
T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Kanser Daire Başkanlığı
" AKCİĞER KANSERİ TARAMASI ÇALIŞTAYI"
ORGANİZASYON HİZMETİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
9.4.5. Yüklenici, toplantıda profesyonel fotoğrafçı görevlendirecek ve çekilen fotoğraflar
DVD ortamında idareye toplantı bitiminde teslim edilecektir.
9.4.6. Yüklenici toplantı salonundaki toplantıları Başkanlığın isteği doğrultusunda
kameraya HD kalitesinde çekecektir. Sunum çekimleri kongre sonrasında DVD
ortamında 2’şer kopya halinde idareye teslim edilecektir.
10. TOPLANTININ KOORDİNASYONU:
10.1. Konaklama, ulaşım, transfer, günlük program akışı, rezervasyon değişiklikleri teknik
sorunlar, vb gibi organizasyona yönelik her türlü detay Yüklenici tarafından İdarenin görüş
ve önerileri doğrultusunda organize edilecek ve çözümlenecektir.
10.2. Yüklenici otelde konaklama yapan katılımcılar için otelde uygun bir yerde stand kurup
katılımcıları karşılayacak, kayıtlarının yaparak yaka kartlarını ve dosyalarını teslim
edecektir.
10.3. Yüklenici sabah toplantı başlamadan en az 2 saat önce toplantı salonunun girişinde veya
uygun bir yerde stant kurup, katılımcıları karşılayacak ve kayıtlarını yapacaktır. Ayrıca
toplantı süresince yüklenicinin standı açık olacak ve en az bir yetkilisi sürekli hazır
bulunacaktır.
10.4. Yüklenici toplantı sırasındaki tüm işlemlerde, kendilerine sözleşme aşamasında yazılı
olarak bildirilen İdarece yetkilendirilmiş kişi ve/veya kişilere karşı sorumlu olacaktır. İdare
ve Yüklenici arasındaki tüm görüşmeler bu kişi ve/veya kişiler arasında yapılacaktır. Otel
yönetimi ile sadece yüklenici muhatap olacaktır.
11. DİĞER HİZMETLER VE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR
11.1.
Şartnamede verilen sayılar kesin olmayıp, toplantı süresince alınacak tüm hizmetler,
gerçekleşen sayılar üzerinden yapılacaktır. Otelde konaklayanlar ilk gün hariç olmak üzere
günlük liste halinde gösterilecek, organizasyon sorumlusuna onaylattırılacak ve dolmayan
rezervasyonlar için ücret talep edilmeyecektir. Alınmayan hiçbir mal ve hizmet için ödeme
yapılmayacaktır. Alınan her hizmet için adisyon ve folyolar düzenli olarak tutularak idare
yetkilisine günlük olarak imzalatılacaktır.
11.2. Yüklenici, idare tarafından kendisine verilen listede ismi bulunmayan veya başka bir
katılımcıya eşlik etmek isteyen şahısların oluşacak masraflarını idareden talep
etmeyecektir.
11.3. İdarenin uygulama sırasında doğabilecek zorunluluk sebebiyle toplantı tarihi ve yerlerinde
değişiklik yapma hakkı saklıdır. Bu durum toplantı tarihinden en az 15 gün öncesinde ilgili
değişikliği bildirmesi kaydıyla söz konusu değişiklik için yüklenici tarafından herhangi bir
ilave ücret talep edilmeyecektir.
11.4. Oluşan herhangi bir aksaklık Muayene Kabul Tutanağında belirtilecek ve Yüklenici
Firmaya sözleşme şartlarında yer alan ilgili cezai yaptırımlar uygulanacaktır.
11.5. Bu sözleşme kapsamında üretilen bütün dokümanların, görüntülü görüntüsüz bütün
kayıtların tüm yasal hakları ve mülkiyeti idareye ait olacaktır. Yüklenici bu dokümanları
6
T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Kanser Daire Başkanlığı
" AKCİĞER KANSERİ TARAMASI ÇALIŞTAYI"
ORGANİZASYON HİZMETİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
idarenin önceden yazılı iznini almadan hiçbir maksatla kullanamaz. Bu dokümanlarla ilgili
olarak, yüklenici idareyi her türlü üçüncü taraf hak taleplerinden ve davalardan koruyacak
ve tazmin edecektir. Yüklenici Bayrak, kırlangıç, bez afiş gibi eğitim araç gereçleri
hizmetin tamamlanmasından sonra idareye teslim edecektir.
12.İş bu şartname 7 (yedi) sayfa 12 (oniki) maddeden oluşmaktadır.
7
T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Kanser Daire Başkanlığı
" MİDE KANSERİ KONTROLÜ ÇALIŞTAYI"
ORGANİZASYON HİZMETİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
1.
İŞİN ADI:
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Kanser Daire Başkanlığı tarafından; 10 Mart 2016 tarihindeki Ankara
İlinde düzenlenecek olan “Mide Kanseri Kontrolü Çalıştayı” için satın alınacak olan toplantı salonu,
konaklama ve otel/tesis rezervasyon işlemleri ile ilgili tüm organizasyon hizmetleri.
2.
İŞİN KONUSU:
Ülkemizde en son yayınlanan verilere göre kanser sıklığı erkeklerde yüzbinde 277,7 kadınlarda ise yüz
binde 188,2’dir. Ükemizde mide kanseri erkeklerde 100.000 kişide 16.4, kadınlarda ise 7.8 görülmektedir. Bu
verilerle mide kanserine rastlanma oranı, dünyada mide kanserinin en fazla görüldüğü Japonya ile Avrupa
oranlarının ortasındadır. TUÎK ölüm nedeni istatistikleri 2014 raporunda ise kanserler içinde mide kanseri %9
ile en sık ölüme neden olan ikinci kanser türüdür.
Ülkemizde mide kanseri taraması ve farkındalığına yönelik, Sağlık Bakanlığı tarafından yürütülen bir
çalışma bulunmamaktadır.. Yapılması planlanan bu çalıştaya, konu ile ilgili uzmanlar çağrılarak ofis, broşür,
farkındalık ve tarama çalışmalarının gerekliliği konusunda görüşler alınması ve bir rapor oluşturulması
amaçlanmaktadır.
3.
TANIMLAR:
Bu şartnamede geçen;
Kurum
: Türkiye Halk Sağlığı Kurumu, Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,
Programlar ve Kanser Başkan Yardımcılığı,
İdare
: Kanser Daire Başkanlığını,
İstekli
: İhaleye talip olan gerçek veya tüzel kişiliği.
Yüklenici
: Bu şartname hükümlerine göre Toplantı Organizasyonu hizmetini yüklenen özel veya
gerçek kişiyi,
Toplantı Yeri : Toplantının yapılacağı Otel,
Otel/Tesis
: Ankara İli, Çankaya İlçesi sınırları içerisinde katılımcılar için en az 4 yıldızlı bir oteli
ifade eder.
4.
TOPLANTININ YERİ VE SÜRESİ:
4.1.
10 Mart 2016 tarihinde “Mide Kanseri Kontrolü Çalıştayı” Ankara İli Çankaya İlçesinde (
Maltepe, Sıhhiye hariç) düzenlenecektir. Toplantı ve konaklama aynı otelde olacaktır.
4.2.
İstekli teklifine, organizasyonu gerçekleştirebileceği otelin tanıtıcı bilgilerini ve otel/tesis
idaresinden alınacak rezervasyon belgesini, otel turizm işletme/deneme ifeletme belgesini ve
T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Kanser Daire Başkanlığı
" MİDE KANSERİ KONTROLÜ ÇALIŞTAYI”
ORGANİZASYON HİZMETİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
otellerin tanıtım broşürlerini teklif dosyasında sunmak zorundadır. Teklif edilen oteller
alternatifli olarak sunulabilecektir.
5.
KATILIMCILAR:
5.1.
Toplantıya konaklamak olarak katılacak 14 kişi, otele 09 Mart 2016 tarihinde öğleden
sonra saat 14.00’de girecek, otelden/tesisten 11 Mart 2016 tarihinde saat 12.00’den önce
odaları boşaltacak, otelden/tesisten ayrılacaklardır. (14 kişi tam pansiyon 2 geceleme)
5.2.
Toplantıya katılımcı olarak 10 Mart 2016 tarihinde Ankara’ dan konaklama yapmadan
(sadece öğle yemeği ve çay, kahve alacak) 31 kişi katılacaktır.
5.3.
Toplantıya katılacak olan katılımcıların kesin listesi, toplantının başlama gününden 3 (üç) iş
günü öncesinde idare tarafından yükleniciye bildirilecek olup, yüklenici rezervasyonunu
buna göre yapacaktır.
6.
ULAŞIM-TRANSFER:
6.1.
Yüklenici ulaşımını sağlayacağı yukarıda belirtilen 10 katılımcı ile Ayrıca ABD den
katılacak 4 kişinin sadece Ankara’da karşılanarak havaalanı/otel ve otel/havaalanı
arasındaki transferlerini sağlayacaktır. Yüklenici konaklamasını sağladığı katılımcılardan
14 kişi ile de iletişime geçerek havaalanı/otel ve otel/havaalanı arasındaki transferlerini
sağlayacaktır.
6.2.
Katılımcıların kullandığı taksi, benzin veya özel araçlar için herhangi bir ödeme
yapılmayacaktır.
7.
KONAKLAMA, YERİ VE TESİSİ:
7.1.
Konaklayacak 14 kişi Çankaya ilçesi sınırları içerisindeki (Maltepe, Sıhhiye hariç) en az 4
yıldızlı tek bir otelde tam pansiyon “tek (single)” odada kalmaları sağlanacaktır.
7.2.
Odalar, ısıtmah-soğutmalı ve çalışır durumda klimalı olacaktır. Odalardaki imkânlarda bir
aksama ve/veya rahatsız bir ortam olması (klimanın ve/veya elektrikli cihazların
çalışmaması, banyo ve lavabodaki sorunlar, gürültü vb.) ve odadaki sorunun giderilmemesi
durumunda aynı gün içinde hemen değiştirilecek, otel içinde böyle bir imkân sağlanamaması
durumunda en yakın benzer bir otele/tesise ulaşım giderleri ve konaklama ücreti yüklenici
tarafından ilave bir bedel talep edilmeksizin karşılanmak üzere sağlanacaktır.
7.3.
Otelde konaklayan katılımcılar tam pansiyon konaklamanın bütün imkânlarından
yararlanacaktır. Otelin tam pansiyon olarak sunduğu hizmetlerin dışında kalanlar “bireysel
harcamalar” olup yapılacak bu harcamalar (içki, mini bar, telefon, ütü, kuru temizleme, spor
tesisi, sauna vb. hizmet bedelleri) katılımcılar tarafından ödenecektir. Bu konuda toplantının
adı, katılımcıların otelde ücretsiz yararlanabilecekleri hizmetler, otelde ücret karşılığı
yararlanacakları hizmetler, iletişim bilgileri ve “Hoşgeldiniz” yazısı bulunan “Bilgi Notu”
katılımcılara verilecektir. Bilgi notunda Firma içerikle ilgili başka öneriler de getirebilir.
“Bilgi Notu” İdarenin onayı alınmadan çoğaltılmayacaktır. Yüklenici tam pansiyon
konaklamaya dahil olan hizmetleri katılımcılara bildirmek ■dâhil olmayanlar konusunda
uyarmakta yükümlüdür.
%
7^
2
T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Kanser Daire Başkanlığı
" MİDE KANSERİ KONTROLÜ ÇALIŞTAYI"
ORGANİZASYON HİZMETİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
7.4.
7.5.
8.
Yüklenici toplantı süresince her gün konaklayan katılımcıların listesini organizasyon
sorumlusu ve 2 üyeye onaylattırıp idare yetkilisine teslim edecektir.
Dolmayan rezervasyonlar için ilk gün hariç ücret talep edilmeyecektir.
KATILIMCILARA VERİLECEK YEMEK VE İKRAMLAR:
8.1.
KONAKLAMADA;
8.1.1. Sabah kahvaltısı konaklama yapan katılımcılara konaklamanın yapıldığı otelde açık
büfe şeklinde,
8 .1 .2 . Öğle yemekleri tüm katılımcılara toplantının yapıldığı otelde açık büfe şeklinde
verilecektir.
8.1.3. Yemeklerde katılımcılara ağzı kapalı şişelerde su ile sınırsız meyve suyu veya
meşrubat (suya karıştırılarak yapılan oralet tarzı içecekler hariç) verilecektir. Talep
eden katılımcılara içeceklerin şekersiz/tatlandırıcı formları sunulacaktır.
8.1.4. Yemeklerde soğuklar zeytinyağlı; çorbalar kremasız; etler ızgara, fırın ya da haşlama
usulü ile pişirilmiş olacaktır. Taze mevsim salatalarının yer aldığı bir salata bar ayrıca
en az dört çeşit mevsim meyvelerinden oluşan taze meyve servisi bulunacaktır. Tatlı
olarak sütlü tatlılar ve meyve tatlıları tercih edilecektir.
8.1.5. Tüm katılımcılar için yemek sonrası sınırsız sıcak taze çay/kahve ikram edilecektir.
Çay/kahve (Türk kahvesi hariç) ikramı konaklama ücreti içerisinde kabul edilecek
olup, ilave ücret talep edilmeyecektir.
8.2.
TOPLANTIDA;
8.2.1. Toplantıda tüm katılımcılar için kuru pasta ve meyve servisi yapılacaktır. Bu servisler
10 Mart 2016 tarihinde günde 2 defa (öğleden önce sabah toplantı başlarken ve
öğleden sonra olmak üzere), toplam 2 defa coffea break). Kuru pasta ile kastedilen
küçük pizza, küçük simit, yaş pasta niteliğindeki kâğıtlı meyveli pastalar, kekler ve
diğer küçük tuzlu ve tatlı kanepe çeşitleridir. Toplantı 10 Mart 2016 günü öğle 19 da
tamamlanacaktır.
8.2.2. Toplantı süresince çay/kahve servisi ve ağzı kapalı şişelerde su servisi yapılacaktır.
İçecek olarak sınırsız çay, kahve (Türk kahvesi hariç), meyve ve bitki çayları (ıhlamur,
adaçayı, nane-limon, yeşil çay vb.) servis edilecektir. Tatlandırıcı olarak beyaz şeker,
esmer şeker ve suni tatlandırıcı bulunacaktır. Kahve için toz krema/taze süt
bulundurulacaktır. Kahve için taze süt kaynatılarak sıcak sunulacaktır. Çay için uygun
boyutta taze hazırlanmış limon dilimleri bulundurulacaktır.
8.2.3. Yüklenici, yapılacak olan çay-kahve, taze ve kuru meyve ve kuru pasta servislerini
toplantı yapılan salonda çalışmayı engellemeyecek şekilde veya salon ile aynı katta
uygun alanlarda en az 2 ayrı masaya hazırlayarak dağıtılmasını sağlayacaktır.
8.2.4. Öğle yemeği ve coffea break hizmetinden yararlananlar her gün için ayrı ayrı liste
halinde gösterilecek, her bir liste günlük olarak organiz:
unlusu ve 2 üyeye
edilecektir.
3
T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Kanser Daire Başkanlığı
" MİDE KANSERİ KONTROLÜ ÇALIŞTAYI"
ORGANİZASYON HİZMETİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
9.
TOPLANTI PAKETİ DAHİLİNDE ALINACAK HİZMETLER:
9.1. TOPLANTI SALONU VE ORGANİZASYONU:
9.1.1. Eğitimi tanıtan özel LED ışıklı hazırlanmış sahne arkasına yerleştirilmiş (duvarı
tamamen kapatacak şekilde) backgroundlar ve tüm katılımcıların sunumları takip edebileceği
büyüklükte projeksiyon perdesi, 20 cm yükseklikte platform.
Toplantının düzenleneceği salonun alanı en az 400 m2, tavan yüksekliği en az 4,5 m olacak,
aydınlık, düzgün havalandırmalı, basamak ve sütun engeli olmayacak, ışık ve ses düzeni
yapılacaktır.
9.1.2. Toplantı süresince Türkçeden İngilizceye simültane tercüme yapılacaktır ve simültane
tercüme için gerekli tüm ekipmanlar kurulacaktır.
9.1.3. Toplantı salonunda;
• 1 adet projeksiyon cihazı (yedek ampulu ile birlikte)
• 4 adet diz üstü bilgisayar (MS Office (Ms Office Pro. 2007 veya üzeri sürüm)
programı kurulu olacaktır),
• 2 adet laser printer,
• Uzatma kablosu vb. araç ve gereç (yeterli sayıda) bulundurulacaktır.
• Yazılım lisansları ile ilgili tüm sorumluluk firmanın üzerinde olacaktır.
9.1.4.Ses sistemi;
• Üzerinde 1 adet sabit mikrofon ve 1 adet monitör bulunan konuşmacı kürsüsü,
• Telsiz mikrofon (2 adet yaka/2 adet el), her iki kişiye bir adet olmak üzere 20
adet masa mikrofonu
Yüklenici Firma tarafından hazır bulundurulacaktır
• Toplantı salonundaki ses sistemi, profesyonel bir ekip tarafından kurulacak ses
düzeninde hiç bir aksaklığa meydan verilmeyecektir.
9.1.5.TopIantının yapılacağı salon 09 Mart 2016 günü saat 17.00’ a kadar yüklenici tarafından
ışık ve ses düzeni yapılmış, U düzeninde hazır hale getirilecektir. Salon toplantı (10 Mart
2016 tarihinde) süresince 08.30 - 19.00 saatleri arasında, toplantıya hazır bulundurulacaktır.
9.1.6.Salon düzeninin değiştirilmesi istendiğinde yüklenici bu değişikliği yapmakla
yükümlüdür.
9.1.7. Yüklenici Firma, elektrik kesintilerinde toplantıların aksamadan devam edebilmesini
sağlamak için jeneratör, UPS vb. her tür tedbiri almakla yükümlü olacaktır.
9.1.8. Kullanılan ortak mekânlarda ve toplantı salonlarında kablosuz internet bağlantısı tüm
katılımcılar için ücretsiz olarak sağlanacaktır. (Şifre görünür yerde bulundurulacak ve
dosyalarında da katılımcı bilgilendirme notunda da belirtilecektir.
T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Kanser Daire Başkanlığı
" MİDE KANSERİ KONTROLÜ ÇALIŞTAYI"
ORGANİZASYON HİZMETİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
9.2.PERSONEL
9.2.1. Toplantı süresince yüklenicinin en az 2 yetkilisi,
9.2.2. Teknik donanımların kontrolü, çalıştırılması ve sunumlar için toplantı salonunda 1
teknik personel,
9.2.3. Toplantı salonunda toplantı esnasında katılımcılara seyyar mikrofonları iletmek üzere en
az 1 görevli, toplantı süresince sorumlu olarak hazır bulundurulacaktır.
9.2.4. Yüklenicinin görevli personelleri toplantıya uygun tek tip kıyafette olmalıdır. Söz konusu
personel daha sonra yemek, mola ve toplantı sonrası dinlenme sırasında da idareye hizmet
vermeye devam edecektir.
9.3. BAYRAK, AFİŞ VE YÖNLENDİRME LEVHALARI:
9.3.1. Yüklenici, toplantı salonuna asılmak üzere Türk Bayrağı, Türkiye Halk Sağlığı
Kurumuna ait kırlangıçları yaptırarak, idarenin göstereceği yerlere asacaktır. Toplantı
sonrası yaptırılan kırlangıçlar, Türk Bayrağı ve lazer printerler daireye teslim
edilecektir.
9.3.2.Yüklenici “T.C. Sağlık Bakanlığı Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Kanser Daire
Başkanlığı “Mide Kanseri Kontrolü Çalıştayı ” yazılı 4 x 1,5 metre boyutlarında bir bez
afiş hazırlayacaktır. Afiş otelin girişinde görünebilir bir alana asılacaktır.
9.3.3.0telin çeşitli yerlerine, katılımcıları toplantı salonuna yönlendirebilmek amacıyla,
yeterli sayıda yön gösterme levhası yüklenici tarafından hazırlanarak yerleştirilecektir.
9.3.4. Yüklenici bayrak, afiş, poster stand v.b. ekipmanı toplantı öncesinde İdarenin
göstereceği yere yerleştirecektir. Bu ve benzeri ekipman ve materyallerin toplantının
başlangıç ve bitiminde naklini sağlayacak ve idareye teslim edecektir.
9.4. İSİMLİK, KATILIM BELGESİ, VİDEO ÇEKİM, FOTOĞRAF:
9.4.1. Yüklenici, katılımcı sayısı kadar program ve isimlik hazırlayarak toplantı öncesi
masalara koyacaktır.
9.4.2. Yüklenici, katılımcı sayısı kadar dosya, üzerinde toplantının ismi olan spiralli küçük
boy bloknot, kalem ve program hazırlayarak katılımcılara verilecektir.
9.4.3. Yüklenici, katılımcı sayısı kadar masa üstlerine plastik isimlikler ile teşekkür belgesi
hazırlayarak (isimler yazılı), toplantının son günü dağıtımı yapacaktır.
9.4.4. 9.4.1./9.4.2./9.4.3. maddelerinde belirtilen malzemelere ait alternatifli en az 3 adet
örnek, firma tarafından İdareye sunulacaktır. İdarenin tercihi doğrultusunda
hazırlanacaktır.
9.4.5. Yüklenici, toplantıda profesyonel fotoğrafçı görevlendirecek ve çekilen fotoğraflar
DVD ortamında idareye toplantı bitiminde teslim edilecektir.
9.4.6. Yüklenici toplantı salonundaki toplantıları Başkanlığın İst
’tuşunda kameraya
HD kalitesinde çekecektir. Sunum çekimleri kongre sonra
D ortamında 2'şer
kopya halir
:ye teslim edilecektir.
5
/
T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Kanser Daire Başkanlığı
" MİDE KANSERİ KONTROLÜ ÇALIŞTA Yİ"
ORGANİZASYON HİZMETİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
10. TOPLANTININ KOORDİNASYONU:
10.1. Konaklama, ulaşım, transfer, günlük program akışı, rezervasyon değişiklikleri teknik
sorunlar, vb gibi organizasyona yönelik her türlü detay Yüklenici tarafından İdarenin görüş ve
önerileri doğrultusunda organize edilecek ve çözümlenecektir.
10.2. Yüklenici otelde konaklama yapan katılımcılar için otelde uygun bir yerde stand kurup
katılımcıları karşılayacak, kayıtlarının yaparak yaka kartlarını ve dosyalarını teslim edecektir.
10.3. Yüklenici sabah toplantı başlamadan en az 2 saat önce toplantı salonunun girişinde veya
uygun bir yerde stant kurup, katılımcıları karşılayacak ve kayıtlarını yapacaktır. Ayrıca toplantı
süresince yüklenicinin standı açık olacak ve en az bir yetkilisi sürekli hazır bulunacaktır.
10.4. Yüklenici toplantı sırasındaki tüm işlemlerde, kendilerine sözleşme aşamasında yazılı
olarak bildirilen İdarece yetkilendirilmiş kişi ve/veya kişilere karşı sorumlu olacaktır.
İdare ve Yüklenici arasındaki tüm görüşmeler bu kişi ve/veya kişiler arasında yapılacaktır.
Otel yönetimi ile sadece yüklenici muhatap olacaktır.
11. DİĞER HİZMETLER VE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR
11.1. Şartnamede verilen sayılar kesin olmayıp, toplantı süresince alınacak tüm hizmetler,
gerçekleşen sayılar üzerinden yapılacaktır. Otelde konaklayanlar ilk gün hariç olmak
üzere günlük liste halinde gösterilecek, organizasyon sorumlusuna onaylattırılacak ve
dolmayan rezervasyonlar için ücret talep edilmeyecektir. Alınmayan hiçbir mal ve hizmet
için ödeme yapılmayacaktır. Alınan her hizmet için adisyon ve folyolar düzenli olarak
tutularak idare yetkilisine günlük olarak imzalatılacaktır.
11.2. Yüklenici, idare tarafından kendisine verilen listede ismi bulunmayan veya başka bir
katılımcıya eşlik etmek isteyen şahısların oluşacak masraflarını idareden talep
etmeyecektir.
11.3. İdarenin uygulama sırasında doğabilecek zorunluluk sebebiyle toplantı tarihi ve yerlerinde
değişiklik yapma hakkı saklıdır. Bu durum toplantı tarihinden en az 15 gün öncesinde
ilgili değişikliği bildirmesi kaydıyla söz konusu değişiklik için yüklenici tarafından
herhangi bir ilave ücret talep edilmeyecektir.
11.4.Oluşan herhangi bir aksaklık Muayene Kabul Tutanağında belirtilecek ve Yüklenici
Firmaya sözleşme şartlarında yer alan ilgili cezai yaptırımlar uygulanacaktır.
11.5.Bu sözleşme kapsamında üretilen bütün dokümanların, görüntülü görüntüsüz bütün
kayıtların tüm yasal hakları ve mülkiyeti idareye ait olacaktır. Yüklenici bu dokümanları
idarenin önceden yazılı iznini almadan hiçbir maksatla kullanamaz. Bu dokümanlarla ilgili
olarak, yüklenici idareyi her türlü üçüncü taraf hak taleplerinden ve davalardan koruyacak
ve tazmin edecektir. Yüklenici Bayrak, kırlangıç, bez afiş gibi eğitim araç gereçleri
hizmetin tamamlanmasından sonra idareye teslim edecektir.
\
T.C
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı
Kanser Daire Başkanlığı
" MİDE KANSERİ KONTROLÜ ÇALIŞTAYI"
ORGANİZASYON HİZMETİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
12. İş bu şartname 7 (yedi) sayfa 12 (oniki) maddeden oluşmaktadır.
10
11
Tel<
Tefc
Nol
1.
2.
3.
4.
5.
ülen