İstanbul Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

STRATEJİ GELİŞTİRME
DAİRE BAŞKANLIĞI
2015 YILI BİRİM
FAALİYET RAPORU
OCAK 2016
1
HARCAMA YETKİLİSİ SUNUŞU
Başkanlığımız, İstanbul Üniversitesinde 01.01.2006 tarihi itibariyle 5018 sayılı Kamu Mali
Yönetim ve Kontrol Kanunun 60’ıncı maddesinde ve 5436 sayılı Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde
Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 15/c bendinde sayılan görevleri ve diğer
görevleri yerine getirmek üzere 5436 sayılı kanunun 15’inci maddesi gereği Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığı olarak kurulmuş olup, Strateji Geliştirme Birimlerinin Usul ve Esasları Hakkındaki
Yönetmelik ile de görev yetki ve sorumlulukları açıkça belirlenmiştir. Kuruluşundan itibaren kamu mali
kontrol sisteminin bilinciyle çalışmalarına başlamıştır. 2015 faaliyet dönemi içerisinde 2015 Merkezi
Yönetim Bütçe Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve muhtelif kanunlara
dayalı yayımlanan yönetmelik, tebliğ, bütçe uygulama talimatları ve genelgeler hakkında tüm harcama
birimleri bilgilendirilmiştir. Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde hizmet
gereksinimleri dikkate alınarak ayrıntılı finansman programı hazırlamış ve ödeneğin Bütçe ve Mali
Kontrol Genel Müdürlüğünün web tabanlı “Bütçe Otomasyon Sistemi ( e-bütçe )” uygulamasını
kullanarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlamıştır. Bütçe kayıtlarını tutmuş, bütçe uygulama
sonuçlarına ilişkin verileri toplayarak, değerlendirmiş ve Muhasebat Genel Müdürlüğünün İntranet ağı
üzerinden “Saymanlık Otomasyon Sistemi (Say2000i)” uygulamasını kullanarak bütçe kesin hesabını
hazırlamıştır. İlgili mevzuatı çerçevesinde idare gelirlerini tahakkuk ettirmiştir. Gelir ve alacaklarının
takip, tahsil işlemlerini gerçekleştirmiş ve muhasebe hizmetlerini Say2000i uygulamasıyla yerine
getirmiştir.
Süha Ahmet ÜNAL
Strateji Geliştirme Daire Başkanı
2
İÇİNDEKİLER
I. GENEL BİLGİLER
a. Kurumun Tarihçesi
b. Misyon ve Vizyon
c. Yetki, Görev ve Sorumluluklar
d. İdareye İlişkin Bilgiler
i. Fiziksel Yapı
ii. Örgüt Yapısı
iii. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar
iv. İnsan Kaynakları
v. Sunulan Hizmetler
vi. Yönetim ve İç Kontrol Sistemi
e. Diğer Hususlar
II. AMAÇ VE HEDEFLER
a. Amaç ve Hedefler
b. Temel Politikalar ve Öncelikleri
III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER
a. Mali Bilgiler
i. Bütçe Uygulama Sonuçları
ii. Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar
iii. Mali Denetim Sonuçları
iv. Diğer Hususlar
b. Performans Bilgileri
i. Faaliyet ve Proje Bilgileri
ii. Performans Sonuçları Tablosu
iii. Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi
iv. Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi
IV. KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ
a. Üstünlükler
b. Zayıflıklar
c. Değerlendirme
V. ÖNERİ VE TEDBİRLER
EKLER
3
I. GENEL BİLGİLER
a. Kurumun Tarihçesi
5436 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde
Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 15 inci maddesinde belirtilen kamu
idarelerinde Strateji Geliştirme Başkanlıkları, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve Müdürlükler
Kurulmuştur. Sözkonusu Kanun gereğince, anılan Kanunun 15 inci maddesinde sayılan görevler ile
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 5436 sayılı Kanun ile değişik 60 ıncı
maddesinde belirtilen görevleri yürütmek üzere, Üniversitemizde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
01.01.2006 tarihi itibariyle kurulmuştur.
b. Misyon ve Vizyon
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının misyonu; İstanbul Üniversitesinin stratejik yönetim ve
planlama çalışmalarını koordine etmek, performans ve kalite ölçütlerini geliştirmek, yönetim bilgi
sistemlerine ilişkin hizmetleri yürütmek ve idarenin mali hizmetlerini yerine getirmektir.
Vizyonumuz; sorumluluk bilincini taşıyan, iş ahlakına sahip, alanında uzman, bilgi toplumu
dinamiklerini kavramış personeliyle, çağdaş ve bilimsel tüm gelişmeleri ve alanındaki tüm yasal
düzenlemeleri takip ederek çalışmalarına yansıtan, mali hizmetler ile stratejik plan ve programın
uygulanmasında yüksek performans gösteren daire başkanlığı olmaktır.
c. Yetki, Görev ve Sorumluluklar
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının görev ve sorumlulukları yukarıda bahsi geçen kanunlar
ile bu kanunlara istinaden 18.02.2006 tarih ve 26084 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Strateji
Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikle belirlenmiştir. Başlıca
görevlerimiz şunlardır:
Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde
idarenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere
gerekli çalışmaları yapmak.
İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu
kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak,
analiz etmek ve yorumlamak.
İdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum
içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel
araştırmalar yapmak.
Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek.
İdarede kurulmuşsa Strateji Geliştirme Kurulunun sekreterya hizmetlerini yürütmek.
İdarenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve
sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek.
İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans
programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve
değerlendirmek.
Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı
hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini
sağlamak.
4
Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek
ve bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak.
İlgili mevzuatı çerçevesinde idare gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve
tahsil işlemlerini yürütmek.
Genel bütçe kapsamı dışında kalan idarelerde muhasebe hizmetlerini yürütmek.
Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet
raporunu hazırlamak.
İdarenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal
cetvellerini düzenlemek.
İdarenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve
yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak.
İdarenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve
sonuçlandırmak.
Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama
yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak.
Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek.
İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında
çalışmalar yapmak; üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini
artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak.
Üst yönetici tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
d. İdareye İlişkin Bilgiler
i. Fiziksel Yapı
İstanbul Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, 2007 yılı başı itibariyle Süleymaniye
Mah. Süleymaniye Cad. No:25 Beyazıt / İSTANBUL adresindeki bodrum, zemin ve 2 normal kattan
oluşan 300 m² oturumu olan toplam 1100 m² kullanım alanına sahip yeni hizmet binasında faaliyetlerine
başlamıştır.
Ayrıca binanın arkasında yaklaşık 350 m²’lik bahçe mahiyetinde açık alanı da mevcuttur.
Bunların dışında Başkanlığımıza tahsisli herhangi bir ulaşım ve nakliye aracı bulunmamaktadır.
ii. Örgüt Yapısı
STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE
BAŞKANLIĞI
BÜTÇE VE
PERFORMANS
PROGRAMI ALT
BİRİMİ
MUHASEBE,
KESİN HESAP VE
RAPORLAMA ALT
BİRİMİ
ÖN MALİ KONTROL
VE İÇ KONTROL
ALT BİRİMİ
STRATEJİK
PLANLAMA ALT
BİRİMİ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına 5018 sayılı kanun ile verilen görev, yetki ve
sorumluluklarını yerine getirebilmesi için örgütsel yapısını yukarıdaki şemaya göre oluşturmuştur.
5
iii. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İstanbul Üniversitesi Rektörlüğünün web sunucusundan
faydalanarak çalışmaları ile ilgili her türlü bilgi ve iletişimi bilgisayar ortamında üniversite personeline
sunmakta ayrıca web ortamından her türlü güncel mevzuat değişimini takip edebilmektedir. Başkanlığın
ayrıca faks cihazı olup, Üniversite içi ve diğer kamu kurum ve kuruluşları ile iletişim içerisinde
olabilmektedir.
iv. İnsan Kaynakları
Başkanlığımızda 2006 - 2008 yılları içerisinde İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Sağlık
Kültür ve Spor Daire Başkanlığı gibi diğer başkanlıklardan memur ve işçi kadrolarından geçici personel
görevlendirilmiştir. 2006 yılı Temmuz – Eylül döneminde Başkanlık kadrosunda bir ve 2007 yılı Kasım
– Aralık döneminde üç olmak üzere toplam dört mali hizmetler uzmanı ile 2011 yılı Mart ayında da dört
Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı göreve başlamıştır.
Grafik 1- Personelin cinsiyete göre dağılımı
Personelin cinsiyete göre dağılımı
30
25
29
20
15
16
10
5
0
Erkek
Kadın
Erkek
6
Kadın
Grafik 2- Personelin Cinsiyete göre yüzdelik dağılımı
Personelin cinsiyete göre yüzdelik dağılımı
36%
Erkek
64%
Kadın
Grafik 1 ve 2 de görüleceği üzere erkek çalışan oranı kadın çalışan oranının yaklaşık iki katı
kadardır.
Grafik 3- Personelin yaş durumu
Personelin yaş durumu
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
17
14
9
20-30
5
31-40
20-30
41-50
31-40
41-50
7
51 ve Üstü
51 ve Üstü
Grafik 4- Personelin yaş durumuna göre yüzdelik dağılımı
Personelin yaş durumuna göre yüzdelik dağılımı
11%
20%
20-30
31%
31-40
41-50
38%
51 ve Üstü
Grafik 3 ve 4’te de görüleceği üzere personelin yaş düzeyi orta yaş gurubuna girmektedir.
Mevcut çalışanların %80’i 30 yaş üzeridir.
Grafik 5- Personelin öğrenim durumu
25
20
15
10
5
0
Personelin Öğrenim Durumu
İlkokul
Orta
Okul
Lise
Önlisan
s
Lisans
Yüksek
lisans
Mes.Lis
2
3
11
2
21
5
1
8
Grafik 6- Personelin öğrenim durumuna göre yüzdelik dağılımı
Personelin öğrenim durumuna göre yüzdelik
dağılımı
2% 5% 7%
11%
İlkokul
24%
Orta Okul
Lise
Önlisans
47%
Lisans
Yükseklisans
Mes. Lis.
4%
Grafik 5 ve 6’da da görüleceği üzere mevcut personelin eğitim düzeyinin %86’i lise, önlisans,
lisans ve yükseklisans düzeyinden oluşmaktadır.
Grafik 7- Personelin ünvanlara göre dağılımı
Personelin ünvanlara göre dağılımı
11
11
Daire Başkanı
12
10
Mali Hizmetler Uzmanı
8
8
Mali Hizmetler Uzman Yard.
6
4
2
1
1 1
Şube Müdürü
4
3
1 1 1
2
Şef
Bilgisayar İşletmeni
Veri Hazırlama ve Kontrol
0
Daktilograf
Veznedar
Memur
İşçi
Hizmetli
9
2015 yılı içerisinde 1 işçi istifa ederek ayrılmış, 1 hizmetli ve 2 memur atanarak göreve
başlamıştır. Birimimizde 2015 yılı sonu itibariyle 45 personel göreve devam etmiştir.
v. Sunulan Hizmetler
1) Üniversitemizin Tüm Harcama Birimleri tarafından ödenmek üzere gönderilen evraklar ve
Başkanlığımızca oluşturulan tüm muhasebe işlemleri İstanbul Üniversitesi’nin faaliyetlerini sayısal
olarak göstermekte olup, bunların sonucunda da Mali Tablolarla raporlanmaktadır. Başkanlığımızca
yapılan her muhasebe işlemleri yevmiye bazında numaralanmakta olup yevmiye sayımızın yıllar
itibariyle dağılımı grafik olarak gösterilmiştir.
Yevmiye Sayısı
36500
2011
40400
2012
40400
2013
43500
2014
48141
2015
2) 26.12.2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Kamu İç
Kontrol Standartları Tebliğ” doğrultusunda 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunun
60’ıncı maddesinin (m) fıkrası gereği Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından
“İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI” hazırlanmış ve Üst
Yöneticinin onayı ile yürürlüğe konulmuştur.
2015 yılında aşağıdaki faaliyetler gerçekleştirilmiştir.
TARİH
SAYI
İÇERİK
06.07.2015
213117
2014-2 dönemine ait Eylem Planı Raporunun üst yöneticiye sunulması
08.07.2015
78609
01.09.2015
275763
2014-2 dönemine ait Eylem Planı Raporunun üst yöneticiye sunulduktan
sonra Maliye Bakanlığına sunulmuştur.
2015/1 dönemi için tüm birimlere Uygulama Sonucu sütunu doldurularak
01.10.2015 tarihine kadar gönderilmesi gerektiği bildirilmiştir.
10
3) Burs ve Proje kapsamında yapılan ödemeler:
2013
YÖK BURSU
ÖYP
MEVLANA
FARABİ
SAN-TEZ
BAP
TÜBİTAK
KALKINMA AJANSI
AB PROJESİ VE
ERASMUS
2014
2015
1.348.580
71.499
71.542
147.275
34.591.486
4.756.878
491.473
383.416
1.558.313
18.786
66.700
438.700
35.603.000,00
8.214.000
395.400
0,00
3.168.575,00
177.398,00
19.616,00
1.151.715,00
35.610.724,00
10.209.204,00
3.150.486,00
2.773.411
2.530.165
7.917.034,00
4) Kamu Kurum ve Kuruluşları tarafından hazırlanması zorunlu olan “Kamu Hizmetlerinin
Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik” gereği Başkanlığımıza ait Hizmet Envanteri
ve Hizmet Standartları hazırlanmış olup 25.08.2010 tarihinden itibaren Hizmet Standartlarımız
Başkanlığımız girişine asılmış ayrıca http://strateji.istanbul.edu.tr web adresimizde yayınlanmıştır.
5) 2012-2015 Yılları arası Ön mali kontrolü yapılan dosyalara ilişkin tablo ve grafik aşağıda
gösterilmektedir.
ÖN MALİ KONTROL TABLO-GRAFİK
250
200
150
100
50
0
Uygun görüş verilen
Uygun görüş verilmeyen
Toplam
2012
2013
2014
2015
153
189
194
176
3
4
6
7
156
193
200
183
2015 yılında 51 adet taahhüt dosyası ön mali kontrole tabi tutulmuş olup, 44 tanesi uygun
görülmüş, 7 tanesi ise uygun görülmemiştir. Ayrıca, limit altı ödemelerde de 22.000’in üzerinde
ödeme belgesi iç kontrol kapsamında incelemeye tabi tutularak ödeme işlemleri
gerçekleştirilmiştir. Ayrıca 92 adet Seyahat Kartı ve 40 adet Sözleşmeli Personel sayı ve
Sözleşmesi Ön Mali Kontrole tabi tutularak uygun görülmüştür.
5018 sayılı Kanun gereği elektronik ortamda 2015 yılı sonu itibariyle 894 işlem Ödenek
Gönderme Belgesi ön mali kontrol işlemine tabi tutulmuştur. Ön Mali Kontrol işlemi yasal
süresi 10 gün olup, 2014 yılında 2-4 gün içerisinde işlemler tamamlanmıştır.
11
6) Danışmanlık hizmeti sunma ve bilgilendirme yükümlülüğü
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, harcama birimlerine ilişkin olarak istenilen bilgileri
sağlamak ve harcama birimlerine malî konularda danışmanlık hizmeti sunmakla yükümlüdür. Bu
kapsamda Harcama birimlerimiz malî mevzuatta meydana gelen değişiklikler konusunda, dağıtımlı
yazılarımızla http://www.istanbul.edu.tr ve http://strateji.istanbul.edu.tr web adresinde yayınlanan
duyurularla bilgilendirilmiştir.
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
86
67
65
66
66
42
49
Malî konulardaki düzenleme ve kararların uygulanması konusunda, gerektiğinde ilgili idarelerin
görüşü de alınarak, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından uygulamaya açıklık getirici ve
yönlendirici görüş yazısı ile bilgilendirme yapılmıştır.
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
23
29
28
36
69
59
52
7) Gelirlerin tahakkuku, gelir ve alacakların takip ve tahsili
Üniversitemiz gelirlerinin tahakkuku, gelir ve alacakların takibi ve bu gelir ve alacakların tahsil
işlemleri, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yürütülmesi için 2010 yılı itibariyle oluşturulan
Gelir Takip Servisi gelir kalemlerinde tasnif yaparak bilgisayar ortamında tablolar ile takip 2015 yılında
da devam etmiştir.
Kira Gelirleri İcmali (2015)
Banka şubeleri
Atm üniteleri
Kısa süreli kiralamalar
Gerçek kişiler
Gsm operatörleri
Üniversite medya (levha)
Fotokopi-otomatlar
Avcılar sosyal yaşam alanı
Toplam Kira Gelirleri
2014
2015
1.545.247,22
409.306,98
282.439,50
156.759,06
23.961,46
138.830,56
714.704,34
197.177,45
3.468.426,57
1.375.830,00
379.695,65
349.753,00
283.467,78
0,00
149.841,58
932.252,19
181.872,79
3.652.712,99
8) Başkanlığımızca Üretilen Raporlar
STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINDA ÜRETİLEN RAPORLAR
Rapor Adı
Faaliyet Raporu
Bütçe Tasarısı
Gönderilme Tarihi
Nisan ayı sonuna kadar
Nisan ayı sonuna kadar
Ağustos sonuna kadar
Kasım ayı içinde
Kasım ayı içinde
Kasım ayı içinde
12
Adet
1
1
5
5
1
60
Gönderilen Yer
Maliye Bakanlığı
Sayıştay Başkanlığı
Maliye Bakanlığı
Maliye Bakanlığı
Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı
TBMM
Kasım ayı içinde
Kasım ayı içinde
Kasım ayı içinde
Yatırım Teklifi
15 Ağustos'a kadar
Mart ayı sonuna kadar
Kamu Yatırımları İzleme ve
Mart ayı sonuna kadar
Değerlendirme Raporu
Mart ayı sonuna kadar
Kamu Yatırımlarının 4
Nisan, Temmuz, Ekim,
Dönem Halinde Yatırım
Ocak aylarının sonuna
Uygulama Raporu
kadar
Mahsup Dönemini Takip
Yönetim Dönemi Cetvelleri Eden Ayın Sonuna Kadar
(Şubat ayı)
15 Mayıs'a kadar
Taşınır Kesin Hesabı ve
Taşınır Kesin Hesap İcmali 15 Mayıs'a kadar
15 Nisan'a kadar
15 Mayıs'a kadar
Kesin Hesap
Ekim ayının ilk haftası
Ekim ayının ilk haftası
Ekim ayının ilk haftası
Kurumsal Mali Beklentiler
Temmuz ayı sonuna kadar
Raporu
Bilimsel Araştırma
Ağustos ve Aralık sonu
Projelerinden Yapılan
itibariyle
Harcamalar
Takip eden ayın ilk haftası
Haziran ve Aralık sonu
Valilik Brifing Raporu
itibariyle takip eden ay
Kamu İç Kontrol
Standartları
En az 6 ayda bir
Eylem Planı Uygulama
Raporu
1
1
60
1
1
1
1
Maliye Bakanlığı
Kalkınma Bakanlığı
TBMM
Kalkınma Bakanlığı
Kalkınma Bakanlığı
Maliye Bakanlığı
Sayıştay Başkanlığı
2
Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı
1
Sayıştay Başkanlığı
1
1
2
4
5
25
1
Maliye Bakanlığı
Sayıştay Başkanlığı
Maliye Bakanlığı
Maliye Bakanlığı
Sayıştay Başkanlığı
TBMM
Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı
1
Maliye Bakanlığı
1
Maliye Bakanlığı
1
Personel Daire Başkanlığına
1
Üst Yönetici
2 yıl Uygulandıktan Sonra
Kalan Süreler İçin
Güncelleme,
Yenileme
1
Maliye Bakanlığı
1
Kalkınma Bakanlığı
1
1
TBMM
Sayıştay Başkanlığı
Uygun Görüş Verilmeyen
Mali Karar ve İşlemler
Aylık dönemleri itibariyle
1
Üst Yönetici
Personel Yük Tablosu
Nisan ve Mayıs ayı sonuna
Kadar
1
Maliye Bakanlığı
Performans Bütçe
Stratejik Plan
9) 2012 yılının Mayıs ayından itibaren Maliye Bakanlığının zorunlu tuttuğu KBS üzerinden
Ödeme Belgeleri HYS ( Harcama Yönetim Sistemi) üzerinden üretilmeye başlanmıştır.
10) Üniversitemiz taşınırlarına ilişkin işlemlerin kaydı, Taşınır Mal Yönetmeliğince TMY
programı ile 2007 yılında başlanmıştır. 2013 yılından itibaren ilgili mevzuatı ve Maliye Bakanlığı ile
yapılan protokol gereği harcama birimleri tarafından Kamu Bilişim Sistemi (KBS) içinde yer alan
Taşınır Kayıt Yönetim Sistemi (TKYS) programında tutulmakta olup Başkanlığımızca muhasebe
kayıtlarıyla kontrolü sağlanmaktadır.
11) Başkanlığımızca 2015 yılında harcama birimlerine verilen eğitimler:
Personel Daire Başkanlığının eğitim faaliyetleri kapsamında; Başkanlığımız Mali Hizmetler
Uzmanları tarafından Harcama Yönetim Sistemi (HYS),
Taşınır Kayıt Kontrol Yetkililerine Taşınır Kayıt Yönetim Sistemi (TKYS) eğitimleri verilmiştir.
13
12) 2015 yılında alınan eğitimler:
4734 sayılı Kamu İhale Mevzuatı Eğitim Semineri (Başkan)
Maliye Bakanlığınca düzenlenen Strateji Geliştirme Birim Yöneticileri Toplantısı
Hizmet İçi Eğitim (Mali Hizmetler Uzmanları)
İş Sağlığı ve Güvenliği Seminerinin devamı yapılmıştır.
13) 2015 yılı Bütünleşik Kalite Yönetimi Sistemi (BKYS) kapsamında yapılan çalışmalar:
2015 YILI BKYS KAPSAMINDA YAPILAN ÇALIŞMALAR
TARİH
SAYI İÇERİK
31.12.2014 tarih ve 293870 sayılı yazıya istinaden İç Tetkik havuzu oluşturulmak
09.01.2015 6194
üzere kalite kurulumuzda yer alan kişiler bildirilmiştir.
31.12.2014 tarih ve 293818 sayılı yazıya istinaden Başkanlığımızın prosedür ve
19.01.2015 16922
talimatları hazırlanmış ve cd ortamında gönderilmiştir.
16.04.2015
2014 ve 2015 yılına ait olan hedef yönetim planları mail ortamında gönderildi
28.05.2015 160107 2-3-4.06.2015 tarihlerinde İç Tetkik yapılacağı tarafımıza bildirilmiştir.
İç tetkik ekibi tarafından, Başkanlığımıza ait İç Tetkik Rapor Formu
hazırlanmıştır.
Başkanlığımız alt birimlerinde Kontrol Listelerinin oluşturulmasına yönelik yazı
12.06.2015 180016
yazıldı.
03.06.2015
14) Birim Faaliyet Raporları Üniversitemiz harcama birimleri tarafından birim bazında
hazırlanarak Başkanlığımıza iletilir ve gelen raporlar Üniversite düzeyinde Başkanlığımızca konsolide
edilerek Üst Yönetimin bilgisine sunularak İdare Faaliyet Raporu hazırlanmaktadır.
2015 yılına ait rapor Şubat 2016’da yayınlanmıştır. Daha önceki yıllara ait Faaliyet Raporlarına
www.istanbul.edu.tr ve http://strateji.istanbul.edu.tr web sayfasından ulaşılabilmektedir.
15) Stratejik Plan
ADEK tarafından hazırlanarak Başkanlığımızca sekreterya hizmetleri verilen İstanbul
Üniversitesi Stratejik Planı (2014-2018) 5 temel alan, 19 amaç, 46 hedef, 243 faaliyet, 108 gösterge
içermekte olup 2015 yılı itibari ile ADEK tarafından önceliklendirilen hedefler ölçülmüştür.
16) Sayıştay Başkanlığı her yıl, Üniversitemizin hesap ve işlemlerinin, kanunlara ve diğer
hukuki düzenlemelere uygunluğu ve mali tabloların doğruluğu ve güvenilirliğine ilişkin denetim
yapmaktadır.
A- Sayıştay ilâmları:
2013 Yılı:
Sayıştay Sorgusu, tüm sorumlulara ve Başkanlığımıza tebliğ edilmiş olup 26 sorgu maddesi
bildirilmiştir. Sorgu maddesinin bir kısmı için sorumlular tarafından savunmalar yapılmış, bir kısmı da
ödeme yaparak sorguyu kabul etmiş olup, ilgili sorumlular tarafından temyiz edilmiş ve temyiz sonucu
kaldırılmış ve dosya kapatılmıştır.
B- Sayıştay sorgusu:
2014 Yılı:
Sayıştay Ara Raporuna Başkanlığımızca cevap verilmiş ve nihai rapor yayınlanmış olup,
Sayıştay Sorgusu bulunmamaktadır.
14
2015 Yılı:
2015 yılı hesap ve işlemleri Sayıştay Başkanlığı Denetçileri tarafından devam etmektedir.
C- İç Denetim:
Kontrol, denetim veya inceleme sonucunda bildirilen kamu zararları;
2008 – 2009 Yılına ait olup Sosyal Tesislerin incelenmesi sonucu 968.500,00 TL kamu zararı
bildirilmiştir. Bununla ilgili 2 alacak takip dosyası açılarak Sorumlularla birlikte tahsil sürecine ilgililer
de dahil edilmiş olup, alacak takip dosyası Hukuk Müşavirliğine gönderilmiştir. Hukuki süreç devam
etmektedir.
vi. Yönetim ve İç Kontrol Sistemi
Üniversitemiz Özel Bütçeli İdare olarak 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun,
5436 sayılı Kanunun 12’inci maddesi ile değiştirilmiş (II) Sayılı Cetvelinin A maddesinde sayılan
Yükseköğretim Kurulu, Üniversiteler ve Yüksek Teknoloji Enstitüleri içerisinde yer almaktadır.
Üniversitemiz, yönetim ve iç kontrol sistemi içinde söz konusu Kanuna tabidir.
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 1’inci maddesi ile “Kalkınma planları ve
programlarda yer alan politika ve hedefler doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve
verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını, hesap verebilirliği ve mali saydamlığı sağlamak
üzere, kamu mali yönetiminin yapısını ve işleyişini, kamu bütçelerinin hazırlanmasını, uygulanmasını,
tüm mali işlemlerin muhasebeleştirilmesini, raporlanmasını ve mali kontrolü düzenlemektir.” ibaresi ile
amacı açıklanmıştır. Bu amacı gerçekleştirmek içim 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol
Kanunun 11’inci maddesinde üst yöneticilerin, 31 ve 32’nci maddesinde Harcama yetkisi ve yetkilisini
33’üncü maddesinde giderin gerçekleştirilmesine ilişkin yöntemler açıkça belirlenmiştir. Üniversitemiz
Yönetim ve iç kontrol sistemini kanuna uygun olarak oluşturabilmek için teşkilat yapısını düzenlemiş,
5018 sayılı Kanuna ve Kanunun ilgili maddelerine istinaden çıkartılan Yönetmelik, Tebliğ ve diğer
mevzuatlara uygun olarak işlemlerini yürütmüştür.
5018 Sayılı Kanunun 11’inci maddesinde “Üst yöneticilerin idarelerinin stratejik planlarının ve
bütçelerinin kalkınma planına, yıllık programlara, kurumun stratejik plan ve performans hedefleri ile
hizmet gereklerine uygun olarak hazırlanması ve uygulanmasından, sorumlulukları altındaki
kaynakların etkili, ekonomik ve verimli şekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamaktan, kayıp ve
kötüye kullanımının önlenmesinden mali yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi,
izlenmesi ve bu Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden Bakana; mahalli
idarelerde ise meclislerine karşı sorumludurlar. (5436 sayılı Kanunun 10’uncu maddesinin c/1 fıkrası ile
değişen fıkra) Üst yöneticiler, bu sorumluluğun gereklerini Harcama Yetkilileri, mali hizmetler birimi
ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirirler.” denilerek, Kanunda görevliler ve sorumlular açıkça
belirlenmiştir. Bu doğrultuda Üniversitemizde bütçe ile ödenek verilen Harcama Birimlerinde Harcama
Yetkilisi belirlenmiş, gerçekleştirme görevlileri görevlendirilmiştir.
Harcama Birimleri tarafından 2015 yılı faaliyet döneminde, Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığı’nca Üst Yönetici tarafından belirlenen sınırlar dahilinde, İç Kontrol Alt Biriminde yaklaşık
6.000 adet evrak kontrolü ve 51 adet Ön Mali Kontrol yapılmış olup, limit altı ödemelerinde yaklaşık
22.000 adet üstünde ödeme işlemi iç kontrol kapsamında incelemeye tabi tutulmuş ve inceleme sonucu
ödeme işlemleri gerçekleştirilmiştir.
15
II. AMAÇ VE HEDEFLER
a. Amaç ve Hedefler
A1-İstanbul Üniversitesi’nin Stratejik Yönetime geçişini sağlamak.
A1H1-Her yılın şubat ayı sonuna kadar bir önceki yıla ait stratejik verilerinin değerlendirilmesi
ve raporlanması için veriler hazırlamak.
A3-İstanbul Üniversitesi’nin muhasebe hizmetlerini yürütmek.
A3H1-2014 yılı sonuna kadar 5018 sayılı Kanuna ait düzenlemelerin Üniversitede eksiksiz
yapılmasını sağlamak.
A4-İstanbul Üniversitesi İç kontrol sistemini kurmak ve uygulanmasını izlemek.
A4H1-2014 yılı sonuna kadar iç kontrol standartlarının uygulanmasını incelemek.
A5-İstanbul Üniversitesi’nin Performans ve kalite ölçütlerini geliştirmek.
A5H3-2014 yılı sonuna kadar iç değerlendirme sisteminin kurulması için alt yapı oluşturulması.
A6-İstanbul Üniversitesi Yönetim Bilgi Sistemi oluşturulmasına katkı sağlamak.
A6H1-2014 yılı sonuna kadar her yıl Üniversitesinin istatistiksel bilgilerinin düzenli olarak
toplanması ve raporlanması.
b. Temel Politikalar ve Öncelikleri
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının, Üniversitenin, mali ve insan kaynaklarına ilişkin
optimal verimli kullanımını sağlayacak politikaları, çağdaş, akılcı, bilimsel metotlardan faydalanarak
kanunla verilen görev ve yetkiler dahilinde gerçekleştirmek temel politikasıdır.
III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER
a. Mali Bilgiler
i. Bütçe Uygulama Sonuçları
TERTİP
01.1
02.1
03.2
03.3
03.5
03.7
KBÖ (TL)
EKLENEN (TL)
DÜŞÜLEN (TL)
HARCAMA (TL)
951.000
0
10.000
939.232
172.000
0
0
169.309
21.000
0
42.907
22.000
18.000
8.000
0
18.264
8.000
2.500
0
9.741
30.000
0
0
16.235
ii. Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar
Başkanlığımıza tahsis edilen bütçe ödeneklerinin büyük bir çoğunluğu personel giderlerinde
kullanılmıştır. Kamu borçları, yolluk, cari harcamalar bütçe imkanları içerisinde gerçekleştirilmiştir.
Bütçemizi aşan harcamalar destek birimi olan İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığınca karşılanmaktadır.
iii. Mali Denetim Sonuçları
Sayıştay Başkanlığı tarafından 6085 sayılı Sayıştay Kanunu çerçevesinde 2015 yılı düzenlilik ve
performans denetimi yapılmış olup, ara rapor beklenmektedir.
16
b. Performans Bilgileri
i. Faaliyet ve Proje Bilgileri
2015 yılı içerisinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Muhasebe Hizmetleri kapsamında
yaklaşık 48.141 adet Muhasebe işlem fişi ve Ödeme Emri Belgesi ile ödeme gerçekleştirmiştir. 49 adet
mevzuat değişiklikleri konusunda, 52 adet uygulamaya açıklık getirici ve yönlendirici görüş yazısı ile
bilgilendirme yapılmıştır. 2015 yılı sonu itibariyle 12.613 memur ve akademik personelin Say2000i
üzerinden bilgileri güncelleştirilmiştir.
IV. KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ
Birim Stratejik Planında güçlü yönler ve fırsatlar şu şekilde belirtilmiştir.
a. Üstünlükler (Güçlü Yönler)
Çalışma potansiyeli ve isteğine sahip olunması
Mevzuat ve bilgi birikimine sahip olunması
Mesleki tecrübe ve formasyona sahip olunması
Kalite ve memnuniyet bilincine sahip olunması
Değişim isteği ve çabasına sahip olunması
Yatay ve dikey iletişimin uyumlu olması
Çalışmak için tercih edilen birim olunması
Diğer kamu idareleri ile uyumlu ilişki içerisinde olunması
Kariyer ve liyakat ilkelerinin benimsenmiş olması
b. Fırsatlar
Üst Yönetimin yeniliğe açık olması
Başkanlık için yeni kadrolar tahsis edilecek olması
Kamu mali yönetimi konusunda yeni yasal düzenlemeler yapılması
c. Zayıf Yönler (Gelişmeye Açık Alanlar)
Teknolojik alt yapının güncel gelişmelere paralel olarak sık aralıklarla yenilenmesi ihtiyacı
Personel sayısının yetersiz olması
Çalışma mekanlarının yetersiz olması
Çalışanlar arasında ücret dengesizliğinin olması
d. Tehditler
Mevzuat değişikliği nedeniyle sorunlar yaşanması
Diğer birimlerin, yeni mali yönetim mevzuatı konusunda bilgi eksikliklerinin işlemleri olumsuz
etkilemesi
e. Değerlendirme
Stratejik plan dâhilinde belirtilen SWOT analizine göre güçlü yönlerimiz ve fırsatlarımız, zayıf
yönlerimizi ve birimi etkileyen tehditleri bertaraf edebilecek düzeydedir. Üst yönetimin alabileceği basit
17
tedbirler ile giderilmesi mümkündür. Örneğin; fırsatlarda belirtilen “ Üst Yönetimin yeniliğe açık
olması” zayıf yönlerimizde belirtilen “Teknolojik alt yapının eski ve verimsiz olması” maddesini ve
yine fırsatlarda belirtilen “Başkanlık için yeni kadrolar tahsis edilecek olması” zayıf yönlerimizde
belirtilen “Personel sayısının yetersiz olması” maddesini teknolojik altyapının modernleştirilmesi
mevcut kaynakların optimal dağılımı ile, personel eksikliği ise Üst Yönetimin Başkanlığa atayacağı
nitelikli personel ile karşılanabilecek durumdadır.
V. ÖNERİ VE TEDBİRLER
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile istihdam edilen Uzman ve Uzman
Yardımcılarının Üniversitemizi tercih etmeleri için imkanlar geliştirilmesi.
EKLER
18