kayıtlı elektronik posta (kep)

Mustafa ŞİMŞEK
Yeminli Mali Müşavir
[email protected]
19 Ocak 2013 Tarihli Yönetmelik ile bütün Limited ve Anonim Şirketlere
bir kayıtlı elektronik posta alma zorunluluğu getirildi. Bu kapsamda
01.01.2014 tarihinden itibaren bir kayıtlı elektronik posta edinilmesi
gerekmektedir. Buna ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır. İyi
çalışmalar.
KAYITLI ELEKTRONİK POSTA (KEP) NEDİR?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) , Yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak
kabul edilmektedir. Standart elektronik posta (SEP) ile iletişim/belge paylaşımı yasal geçerli olarak
ve teknik olarak güvenli kabul edilmeyen, iletimin kesin olarak sağlanamadığı ve inkar edilebilen
bir iletişim şeklidir. KEP, e-imza ve zaman damgası kullanılarak, bir elektronik postanın
iletildiğini garanti altına almayı, gönderen ve alan tarafların kim olduklarının bilinmesini,
gönderilen iletinin ne olduğunun, içeriğinin başkalarınca değiştirilmediğinin ve gönderim
zamanının kesin olarak tespit edilmesini sağlamaktadır. KEP, elektronik posta yoluyla yasal
geçerli ve teknik olarak güvenli bir şekilde e-belge paylaşımını sağlayabilen ve bu işlemlerle ilgili
kesin delil sağlayabilen tek araçtır.
KEP NEDEN KULLANILMALIDIR?
KEP sistemi ile elektronik ortamda yapılan gönderilerin ne zaman yapıldığı, göndericinin ve
alıcının kim olduğu ve gönderilen iletinin ve eklerinin ne olduğu, güvenli e-imza ve zaman
damgası kullanılarak kesin olarak tespit edilebilmektedir. Sistem içerisinde yer alan taraflar
arasında, gönderici taraf iletinin kendisi tarafından gönderilmediğini, alıcı taraf da kendisine
ulaşmadığını ve iletim zamanını inkar edememektedir. Kayıtlı elektronik posta (KEP), Yönetmelikte
“elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak
hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli” olarak tanımlanmakta ve KEP iletisi de
“KEP sistemi içerisinde KEPHS tarafından üretilen KEP delilini içeren ve KEPHS’nin işlem sertifikası
ile imzalanmış ileti” olarak ifade edilmektedir.
Ayrıca bütün Limited ve Anonim Şirketlere bir KEP adresi edinme zorunluluğu getirilmiştir.
KEP SİSTEMİ İLE YAPILABİLECEK İŞLEMLER
KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı kurum, kuruluş ve şahıslar arasında
elektronik olarak gönderilip alınabilecek, başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma
ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, tebligat, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilecektir.
Şirketler ile gerçek kişiler arasında ve kurum içi her türlü yazışma, belge paylaşımı, sözleşme,
tebligat, ihtar/ihbar, e-fatura, telefon görüşme dökümleri, banka talimatları, hesap ekstreleri, kredi
kartı ekstre gönderimleri, siparişler, ihale teklifleri, e-ticaret işlemleri gibi sayısız alanda
kullanılmaya başlanacaktır.
Kullanıcılar tarafından istendiği takdirde, iletişimin gizliliği sağlanarak güvenli haberleşme ve
elektronik belgelerin güvenli bir ortamda saklanması da KEPHS tarafından verilecek katma değerli
hizmetleri ile mümkün olabilecektir.
KEP HİZMETİNİ KİMLER SAĞLAYACAK?
KEP sistemi, yasalar ve ilgili mevzuata uygun ve başta ETSI TS 102 640 standardı olmak üzere
uluslararası KEP, bilgi güvenliği, ortak kriterler, iş sürekliliği ve olay yönetimi standartlarına uyumlu
olarak altyapısını kurmuş ve BTK’dan yetki almış kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları
(KEPHS) tarafından işletilecektir. KEPHS’lar, ilgili yasal mevzuat ve ikincil düzenlemeler
kapsamında, düzenleyici ve denetleyici otorite tarafından denetlenen güven kurumlarıdır.
Ülkemizde KEPHS’lar, BTK tarafından denetleneceklerdir.
Ülkemizdeki bir KEPHS, kayıtlı elektronik posta sistemini kuran ve işleten bir anonim şirket veya
PTT olabilecektir. Aralık 2013 itibariyle BTK tarafından yetkilendirilmiş 3 KEP Hizmet Sağlayıcısı
bulunmaktadır. (PTT KEP, TNB KEP ve TURKKEP). Bunlardan Türkiye Noterler Birliği’nin
kurduğu TNB KEP’i tavsiye etmekteyiz. İnternet adresi: www.tnbkep.com.tr dir. İnternet
sitesinden başvuru yapılabilir.
DEĞERLENDİRME
Hukuken geçerli ve teknik olarak güvenli bir şekilde elektronik posta yoluyla haberleşmenin yolu
olan kayıtlı elektronik posta (KEP), günümüzün en temel ihtiyaçlarından biri haline gelmiştir. KEP
sisteminin, ülkemizde e-ticaret ve e-devlet uygulamalarının yaygınlaşmasını önemli oranda
hızlandıracağı, ciddi miktarlarda tasarruf sağlayacağı ve e-dönüşümden beklenen faydaları ve
verimi elde etmede önemli bir araç olacağı değerlendirilmektedir.
KEP, e-devlet, e-iş ve e-ticaret gibi tüm e-dönüşüm uygulamalarının bütün boyutlarıyla hayata
geçirilebilmesi açısından stratejik önemi haiz bir araçtır. Kağıt, arşiv, postalama ve işlem
maliyetlerinin düşürülmesi ve zaman kayıplarının azaltılmasıyla bürokrasinin daha etkin işlemesine,
resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılmasına, şirketlerin ticari faaliyetlerinin verimli yürütülmesine ve
çevrenin korunmasına yüksek oranda katkı sağlayacaktır.
KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı kurum, kuruluş ve şahıslar arasında
yasal geçerli ve güvenli bir şekilde elektronik olarak paylaşılabilecek, gönderilip alınabilecektir. KEP
sistemi, elektronik belge paylaşımı ve iletimi dışında çok çeşitli güvenli arşivleme gibi katma
değerli servislerin de sunulabileceği, e-imza ve zaman damgasının yaygın ve yoğun olarak
kullanılacağı yasal geçerli ve güvenli yeni bir iletişim alanı olacaktır.
Mustafa ŞİMŞEK
Yeminli Mali Müşavir