mesleki yazışmalar - Hacettepe Üniversitesi

Ö znur KOÇ
MESLEKİ
YAZIŞMALAR
------------------------------------ 4.BASIM
4. Basım
MESLEKİ
YAZIŞMALAR
Öznur KOÇ
NOBEL AKADEMİK YAYINCILIK EĞİTİM DANIŞMANLIK TİC. LTD. ŞTİ.
YAYIN NO.: 341
MESTEK No.: 60
ISBN: 978-605-133-243-7
© 4. Basım, Şubat 2014
M ESLEKİ YAZIŞM ALAR
Öznur KOÇ
<?
Copyright 2015, NOBEL AKADEMİK YAYINCILIK EĞİTİM DANIŞMANLIK TİC. LTD. ŞTİ. SERTİFİKA NO.: 20779
Bu baskının bütün hakları Nobel Akademik Yayıncılık Eğitim Danışmanlık Tic. Ltd. Şti.ııe aittir. Yayınevinin yazılı izni
olmaksızın, kitabın tümünün veya bir kısmının elektronik, mekanik ya da fotokopi yoluyla basımı, yayımı, çoğaltımı ve
dağıtımı yapılamaz.
Genel Yayın Yönetmeni: Nevzat Argun [email protected] Editörü: Gönül Ekici [email protected] Yayın Danışmanları: Yrd. Doç. Dr. Şeref Kavak [email protected]. Ahmet Çalışkan -ahmetcaliskan2000@ hotmail.comRedaksiyon: Gönül Ekici [email protected] Tasarımı: Şerlkan Kara -serikan@ nobelyayin.comKapak Tasarımı: Sevgi Pınar Özen -sevgi@ nobelyayin.comBaskı Sorumlusu: Halil Yeşil
Baskı ve Cilt: Göktuğ Ofset İstanbul Cd. Sedef Sk. No: I İskitler - Ankara
0.312 3413808 S e rtifika No: 29767
Dağıtım: Volkan Kurt-volkankurt@ nobelyayin.com - +90 312 418 20 10
Emrah Dursun -emrah@ nobelyayin.comÇetin Erdoğan -cetin@ nobelyayin.comSerhat Geçkaldı -serhat@ nobelyayin.comTanıtım: Sadık Küçükakman -sadik@ nobelyayin.comYavuz Şahin -yavuz@ nobelyayin.comOnur Uysal [email protected] Akkuş -emre@ nobelkitap.comSiparlş: -siparis@ nobelyayin.come-satış: -esatis@ nobelkitap.com-
KÜTÜPHANE BİLGİ KARTI
Koç, Öznur.
Mesleki Yazışmalar / Öznur Koç
4. Basım, Vlll + 144 s., 160x235 mm
Kaynakça var, dizin yok.
ISBN 978-605-133-243-7
1. Yazı 2. Resmi Yazı 3. İş Yazılan
NOBEL AKADEMİK YAYINCILIK EĞİTİM DANIŞMANLIK TİC. LTD. ŞTİ.
Ankara Dağıtım Kültür Müh. Mlthalpaşo Cad. No.: 74 8-01/02 Kızılay/ ANKARA
Tal: 0312 418 20 10 Faks: 0312 4>830 20 / vmv.nobcfyayin.com t}Qbcf@Mbety*}'i<\.com
Merkez İOSB Abdülkadir Geylani Cad. No.: 2/A Ostrm/ ANKARA Tal/Faks: 0312 386 00 81
www.nobelkitap.com
ÖN SÖZ
İşletmelerde iletişim yazılı, sözlü ve sözsüz iletişim olarak üç ana başlık
altında yürütülür. Bu iletişim türlerinden yazılı iletişim belki de işletmelerde
kurulan iletişimin kalıcı ve kayıt altına alınması anlamında en fazla önem taşı­
yanlarından birisidir.
Yazılı iletişimin, kural ve kaidelere uygun bir şekilde yerine getirilmesi
hem yürütülen faaliyetlerin hem de kurulan iletişimin bir düzen ve disiplin
içerisinde olmasını sağlar. Bu açıdan ister resmi isterse iş yazışmalarında belir­
lenen kurallara uygun yazışmaların yapılması ayrı bir öneme sahiptir.
Bu kitabın ana konuları olan resmi yazılar ve iş yazıları hem teorik ola­
rak hem de örneklerle anlatılmaya çalışılmıştır. Bu sayede okuyucuların mes­
leki yazışmalar konusundaki tüm beklentileri karşılanmaya çalışılmıştır.
Ankara-2015
İÇİNDEKİLER
BÖLÜM 1
İLETİŞİM VE YAZILI İLETİŞİM...................................................................................3
1. İLETİŞİM.......................................... :....................................................................3
2. İLETİŞİM SÜRECİ..................................................................................................4
2.1. Gönderici (Kaynak)........................................................................................5
2.2. Kodlama ve Çözümleme................................................................................ 5
2.3. Kanal............................................................................................................... 6
2.4. Alıcı................................................................................................................6
2.5. Geri Bildirim...................................................................................................7
3. İLETİŞİM BİÇİMLERİ............................................................................................7
3.1. Sözlü İletişim..................................................................................................7
3.2. Sözsüz İletişim ve Beden Dili.........................................................................8
3.3. Yazılı İletişim..................................................................................................9
BÖLÜM 2
RESMİ YAZILAR.......................................................................................................... 15
1. RESMİ YAZILARDA ŞEKLİ KURALLAR...................................................... 17
1.1. Kâğıt Boyutları, Y azı Tipi ve Karakter Boyutu............................................18
1.2. Başlık............................................................................................................20
1.3. Sayı...............................................................................................................22
1.4. Tarih..............................................................................................................24
1.5. Konu..............................................................................................................25
1.6. Gönderilen Makam..................................................................................... 26
1.7. İlgi.................................................................................................................27
1.8. Metin.............................................................................................................28
1.9. İmza..............................................................................................................29
1.10. Onay...................................................
31
1.11. Ekler..............................................................................................................33
1.12. Dağıtım.........................................................................................................33
1.13. Paraf..............................................................................................................34
1.14. Koordinasyon................................................................................................35
1.15. Adres.............................................................................................................35
1.16. Gizlilik Dereceleri.........................................................................................36
1.17. Acelelik (İvedilik) Derecesi......................................................................... 36
1.18. Sayfa Numarası.............................................................................................37
1.19. Aslına Uygunluk Onayı................................................................................37
1. 20. Kayıt Kaşesi............................................................................................. 37
2. RESMİ YAZI ÇEŞİTLERİ................................................................................. 40
2.1. Dilekçe..........................................................................................................41
2.2. Rapor.............................................................................................................49
2.3. Tutanak (Zabıt).............................................................................................51
2.4. Form Yazılan................................................................................................ 57
2.5. Sözleşme...........................................................
59
2.6. Şartname....................................................................................................... 59
2.7. Tezkere.......................................................................................................... 66
2.8. Müzekkere.................................................................................................... 66
2.9. Mazbata......................................................................................................... 67
2.10. Genelge......................................................................................................... 67
2.11. Vekaletname................................................................................................. 70
BÖLÜM 3
İŞ (TİCARİ) YAZILARI.... ,.......................................................................................... 79
1. İŞ YAZILARINDA ŞEKLİ KURALLAR.............................................................79
1.1. Başlık............................................................................................................ 80
1.2 Sayı............................................................................................................... 82
1.3. Tarih.............................................................................................................. 82
1.4. Konu.............................................................................................................. 82
1.5. Adres............................................................................................................. 83
1.6. Hitap.............................................................................................................. 83
1.7. İlgilinin Dikkatine......................................................................................... 84
1.8. İlgi................................................................................................................. 84
1.9. Paragraf......................................................................................................... 84
1.10. Metin............................................................................................................. 85
1.11. Saygı İfadesi................................................................................................. 85
1.12. İm za.............................................................................................................. 85
1.13. Ek.................................................................................................................. 86
1.14. N o t................................................................................................................ 86
1.15. Paraf.............................................................................................................. 86
2. İŞ YAZILARI (MEKTUPLARI) ÇEŞİTLERİ.......................................................88
2.1. Sirküler.......................................................................................................... 88
2.2. Basılı Reklam Mektuplaıı.............................................................................91
2.3. Satış Mektuplan............................................................................................92
2.4. İstek Mektupları............................................................................................96
2.5. Sipariş Mektupları.........................................................................................99
2.6. Alındığını Bildirme ve Teşekkür Mektupları..............................................101
2.7. Telcit (Pekiştirme) Mektuplan.....................................................................103
2.8. Teyit (Doğrulama) Mektupları....................................................................105
3. ÖRNEK OLAY İNCELEMESİ............................................................................ 107
vı
BÖLÜM 4
ÖZEL YAZILAR.......................................................................................................... 113
1. ÖZGEÇMİŞ..............................................................................................'...........113
2. REFERANS (TAVSİYE) MEKTUBU.................................................................119
BÖLÜM 5
RAPOR YAZMA TEKNİKLERİ.................................................................................127
1. RAPOR..............................................:.................................................................127
2. RAPOR ÇEŞİTLERİ............................................................................................ 128
2.1. Çalışma ve Faaliyet Raporları.....................................................................128
2.2. İş / Görev Raporları....................................................................................128
2.3. Araştırma Raporları....................................................................................129
3. GENEL OLARAK RAPORUN ANA BÖLÜMLERİ..........................................130
3.1. Kapak Sayfası.............................................................................................131
3.2. Ön Söz / Teşekkür.......................................................................................134
3.3. İçindekiler................................................................................................... 134
3.4. Tablo, Grafik ve Şekiller Listesi.................................................................134
3.5. Kısaltmalar veya Simgeler..........................................................................135
3.6. Giriş............................................................................................................ 136
3.7. Veri Hazırlama ve Kaynak Tarama.............................................................137
3.8. Teorik / Genel Açıklamalar.........................................................................137
3.9. Verilerin Analizi ve Yorumu......................................................................138
3.10. Sonuç ve Öneriler.......................................................................................138
3.11. Ekler............................................................................................................ 138
3.12. Kaynakça.................................................................................................... 138
3.13. Özet............................................................................................................. 139
4. GENEL ŞEKİL VE YAZIM PLANI....................................................................140
4.1. Kâğıt Boyu.................................................................................................. 140
4.2. Yazı Karakteri.............................................................................................140
4.3. Sayfa Düzeni............................................................................................... 140
4.4. Satır Başı ve Satır Aralığı...........................................................................140
4.5. Sayfa Numaralanması.................................................................................141
4.6. Bölüm ve Alt Bölümler...............................................................................141
4.7. Dipnotlar..................................................................................................... 141
4.8. Atıflar.......................................................................................................... 141
KAYNAKÇA............................................................................................................ 143
vii
İLETİŞİM VE YAZILI
İLETİŞİM
İLETİŞİM VE YAZILI İLETİŞİM
1. İLETİŞİM
İletişim kavramının farklı alanlarda birbirinden farklı anlamlarda kulla­
nılmasına ilişkin yapılan bir araştırmada, 15 ayrı anlamda kullanıldığı belir­
lenmekle birlikte iletişim sözünün ilk çağrışımı, insanlar arasında duygu, dü­
şünce ve bilgilerin her türlü yolla başkalarına bildirimi olmaktadır. Tüm ya­
şamı boyunca, psikolojik olarak insanın, varlığını bildirmek ve varlığının farkındalığının kendisine bildirilmesi ihtiyacı vardır. Bu ihtiyaç içindeki insan,
sözlü veya sözsüz çeşitli iletişim yollarına kaçınılmaz olarak başvurur1.
Sosyal hayatın, insanlar, gruplar ve toplumlar arası ilişkilerin temelini
iletişim kavramı oluşturmaktadır. İletişimi kısaca "bilgi üretme, aktarma ve
anlamlandırma süreci" olarak tanımlanmaktadır. Bu tanımdan yola çıkarak iki
insanın karşılıklı konuşmasını iletişim sayabileceğimiz gibi, bir insanın hayvan­
larla veya bitkilerle olan etkileşimini de iletişim olarak kabul edebiliriz.
İletişim bireyin toplumsallaşmasını sağlayan bir süreçtir. Dolayısıyla ile­
tişim toplumsal bir süreçtir, başka bir ifade ile iletişim bir yandan toplumsal
ilişkiler tarafından belirlenirken diğer yandan da toplumsal ilişkileri etkiler.
Toplumsal yapı içerisinde, iletişime ihtiyacı olmayan hiçbir iş yoktur.
Çünkü iletişim insanların birbirleriyle anlaşmaları için gerekli bir bağ ve köp­
rüdür2.
Toplumsal yaşamda ve iş hayatında iletişimin kendine özgü bir yeri ve
önemi vardır. İşletmelerde çalışan birey, başkalarına karşı olumlu ya da
olumsuz yönde davranışta bulunurken iletişim araçlarından geniş ölçüde
yararlanır. Söz gelişi, yazılı ya da sözlü mesaj aracılığıyla tepkilerini belirtir,
bilgiler alır ya da verir, duygusal ve düşünsel etkileme ve etkilenme duru­
munda davranışlarını açıklar. Bu nedenle, bir bakıma iletişim, davranışların
açıklanmasını ve anlaşılmasını sağlayan bir araçtır3.
1 KUZU Tülay Sarar, (2003), "Eğitim Öğretim Ortamında Etkili Sözel İletişim", Milli
Eğitim Dergisi, Sayı: 158.
2 KOÇ Hakan - ÖZTOPRAK Menekşe TARHAN, (2003), Yazışma Teknikleri, Seçkin
Yayıncılık, Ankara, s.23.
3 SABUNCUOĞLU Zeyyat ve TÜZ Melek, (2001), Örgütsel Psikoloji, Ezgi Kitabevi,
Bursa, s.64.
4
Mesleki Yazışmalar
İletişim bilgi, fikir ve duyguların bir kimseden diğerine veya bir gruptan
diğerine geçme süreci olduğuna göre, bilgi, fikir ve duyguların doğru olarak
aktarılması için düzgün bir iletişim sürecinin kurulması gereklidir.
2. İLETİŞİM SÜRECİ
İletişim en yalın anlamda, düşüncelerini belli simgelerle anlatan bir
gönderici ile bu simgeleri çözümleyip algılayan bir alıcıyı gerekli kılar. Bu
sürecin amacı, göndericinin düşüncelerini alıcıda oluşturmaktır. Bu aslında
insancıl iletişimin evrensel özüdür. İletişim konusu olan şey, alıcının duyu
organlarını harekete geçirecek biçimde bir dizi simgeyi içermektedir. Bu
içeriğin her zaman fiziksel, sosyal, psikolojik özellikleri bulunur. Söz konusu
özellikler gerek göndericilerin, gerek alıcıların davranışlarını belirleyip, somut
eylemlere dönüşmesini sağlamaktadır4.
ŞekiI-1.1: İletişim Süreci
İletişim süreci, göndericinin göndereceği mesajı düzenleyip ne şekilde
göndermeyi (Kodlamayı) düşünmesi ile başlar. Alıcının öncelikle gönderile­
cek mesajı algılayacak, başka bir ifadeyle kodlanacak mesajı çözümleyecek
güçte olması gerekir. Gönderilen mesaj kanaldan geçtikten sonra alıcı kayna­
ğın gönderdiği mesajı algılar (Çözümler) bir fikir haline dönüştürür ve iletişim
tamamlanmış olur. İletişimin tam ve doğru olup olmadığının anlaşılması ise,
geri besleme ile gerçekleşir5.
4 SABUNCUOĞLU Zeyyat ve TÜZ Melek, (2001), A.g.e., s.67.
5 TOPALOĞLU Melih - KOÇ Hakan, (2002), Büro Yönetim i, Seçkin Yayıncılık, Ankara,
s.160.
İletişim ve Yazılı İletişim
5
2.1. G önderici (Kaynak)
İletişim süreci içerisindeki kişilerden, iletişimi başlatan kişiye gönderici
denir. Gönderici, herhangi bir durumda diğer insanlara düşünce ve duygula­
rım aktarma girişiminde bulunan kişidir. Bu nedenle "gönderici" kendi duygu
ve yaşantılarını alıcı durumunda olanların bütün duyularına ulaşabilecek
biçime getirmeye çalışır.
Kişiler arası iletişimde göndericinin tutumları, yetenekleri, sosyal rolle­
ri, sosyal statüsü, benlik kavramı, karşısındakine ilişkin algıları, konuya ilişkin
bilgi düzeyi gibi faktörler mesajın oluşturulma ve iletilme süreci üzerinde
belirleyici rol oynamaktadır.
İletişim sürecinin başarısı büyük ölçüde göndericinin bilgi yetenek ve
özelliğine bağlıdır. İletişim önce göndericinin zihinsel süreçleri ile başlar.
Gönderici, kendisine ulaşan bilgi, fikir ve duygulara göre mesaj olarak iletile­
cek düşünceleri zihninde geliştirir ve düşünceleri kelimelere, rakamlara, şe­
killere yani sembollere dönüştürür. Bunları belirli bir iletişim kanalından,
mesaj olarak alıcıya gönderir.
2.2. K odlam a ve Ç özüm lem e
Mesaj, kaynağından alıcılara iletilmek istenen bilgi, anlam, duygu veya
düşüncelerdir. Ancak alıcılara iletilebilmesi için, taraflarca anlaşılabilir sem­
bollerle kodlanması gerekmektedir. Gönderilen mesajın anlamlı ve aslına
uygun olarak kodlanması mesajın doğru anlaşılmasını sağlayacaktır.
Gönderici, alıcıya göndereceği mesajın nasıl kodlanacağını, sözlerin ve
işaretlerin anlamlarının ne olduğunu bilmelidir. Yanlış veya yetersiz biçimde
kodlanan mesajlar etkin olmayacağı gibi istenenin dışında bir algılamaya da
neden olabilir6.
İletişim süreci açısından doğru algılamanın önemi büyüktür. Bu neden­
le gönderici göndereceği mesajı kodlarken kendi amaç, değer yargısı ve an­
layışı doğrultusunda çeşitli şekillerde (yazılı, sözlü, elektronik) kodlamalıdır.
6 ERDOĞAN İlhan, (1997), İşletmelerde Davranış,
İstanbul., s.282.
İ. Ü .
İşletme Fakültesi Yayınları.,
Mesleki Yazışmalar
6
Her mesaj göndericinin algılama sürecinin bir sonucudur. Bu nedenle
gönderici her şeyi değil alıcının görmesini istediğini kodlamalıdır.
Gönderilen mesajlar alıcıya ulaştıktan sonra, alıcı bu mesajları aslına
uygun ve anlamlı bir şekilde yorumlar. İşte bu algılama ve yorumlama işle­
mine çözümleme adı verilir7.
2.3. Kana!
Kanal, mesajın gönderildiği ve alındığı ortamdır. Her duyu organı bir
kanalı dinlemektedir. Gözümüz görsel ortamı, kulağımız işitsel ortamı dinle­
mektedir. Yüz yüze iletişimde görsel ve işitsel kanallar birlikte kullanılırlar.
Gerekli durumlarda koklama ve dokunmaya ilişkin duyularımızı da kullana­
rak kanalların sayısını artırırız.
Bir şeyi bir noktadan bir diğer noktaya hareket ettirmek için bir taşıyı­
cıya ihtiyaç vardır. Mesaj da göndericiden alıcıya taşınırken bir kanaldan
geçer. Kısaca kanal mesajın göndericiden alıcıya doğru aktığı yolu ifade eder.
Kanal, gönderici ile alıcı arasında bir bağı ifade eder. İnsanların beş
duyu organları iletişim kanallarıdır. Bunlardan işitme ve görme duyuları di­
ğerlerinden üstün ve daha fazla fonksiyona sahiptir.
Dokunma, tatma ve koklama da iletişim kanalı olarak hizmet görebil­
mektedir. Ayrıca iki kişinin konuşmasını bağlayan bir telefon- faks sistemi ve
internet de gönderici ve alıcı arasında bir kanal olmaktadır8.
2.4. A lıcı
İletişim sürecinde alıcı konumunda olan kişi çok önemlidir. Gönderi­
cinin kodladığı anlamı, alıp çözecek ve değerlendirecek kişi alıcıdır. İletişime
yapıcı etkinliği kazandıran, vericiden gelen sözlü veya sözsüz mesaj kodları­
nın alıcıda gerçek anlamları ile değerlendirilmesidir.
İletişim sürecinin diğer ucunda yer alan alıcı kişi, bir dinleyici konu­
mundadır. Bu rol zaman zaman değişikliğe uğradığı halde, mesaj akışında
alıcı kişinin tutumu, iletişim akışını belirleyen önemli bir etkendir.
7 KOÇ Hakan - ÖZTOPRAK Menekşe TARHAN, (2003), A.g.e., s.27.
a EREN Erol, (1998), Örgütsel Davranış ve Yönetim Psikolojisi, Beta Yayınları, İstan­
bul, s.222.
iletişim ve Yazılı İletişim
7
Alıcının mesaja istenilen anlamı verip vermemesi de bir takım faktörle­
re bağlıdır. Doğru bir iletişim hem gönderici kaynağın hem de alıcının kulla­
nılan kodlama sistemini ve sembolleri bilmelerini gerekli kılar. Ayrıca bu kod
sisteminin içerdiği sembollerin ifade ettikleri anlamlar arasındaki bağlılığı da
kurabilmelerini gerekli kılar. Ayrıca hem kaynağın hem de alıcının özellikleri,
örneğin iletişim bakımından ustalıkları, iletişim konusu ile sosyo-kültürel nite­
likleri iletişimin başarısına önemli ölçüde etki edecektir9.
2.5. G eri B ild irim
Çok yönlü bir süreç olan iletişimin devamını etkileyen önemli bir baş­
ka özellik, alıcının mesajı çözüp değerlendirmesinden sonra yeni bir mesaj
kodlaması ve geri bildirim (feed back) yapmasıdır. Geri bildirimin kalitesi,
iletişimin hem devamını, hem de yönünü belirler. Geri bildirim alıcı kişinin
gönderici kişi karşısındaki konumunu açıklığa kavuşturur. Alıcı hem sözlü
dilini, hem de beden dilini iletişimi geliştirecek şekilde kullanabilir.
Geri besleme olmayan iletişim tek yönlü iletişimdir. Geri besleme sa­
yesinde iletişim, çift yönlü iletişim olur. Burada önemli olan, göndericinin
mesajına karşılık alıcının da bir karşılık vermesidir10.
3. İLETİŞİM BİÇİMLERİ
3.1. Sözlü İletişim
İletişim şekillerinden en etkili ve hızlı olanı sözlü ve yüz yüze olan ileti­
şimdir. Sözlü iletişimde, gönderici (konuşan) ile alıcı (dinleyen) bire bir ilişki
içinde oldukları için duygu, düşünce ve bilgi aktarımı daha sağlıklı ve akıcı
olur. Çünkü alıcı yalnızca duymakla kalmayıp göndericinin mesajını yorum­
lamada el ve yüz hareketlerinden faydalanır11.
Sözlü (yüz yüze) iletişim de, geri besleme hemen gerçekleşir. Bunun
neticesinde mesajın doğru anlaşılıp anlaşılmadığı kontrol edilir. Bürolarda,
sağlıklı bir iletişimin sürdürülebilmesi için sözlü iletişimin sağladığı hızdan ve
kesinlikten faydalanmalıdır.
9 EREN Erol,(1998), A.g.e., s.223.
10 KOÇEL Tamer, (1999), İşletme Yöneticiliği, Beta Yayınları, İstanbul, s.387.
11 KOÇ Hakan - ÖZTOPRAK Menekşe TARHAN, (2003), A.g.e., s.31.
Mesleki Yazışmalar
8
Sözlü iletişimin bu gibi yararlarının bulunması yanında sakıncaları da
yok değildir. Her şeyden önce, herkes aynı anda orada bulunmadıkça ileti­
şim uyumu sağlanamaya bilir. Bir kimsenin çeşitli kişilere aynı bilgiyi aktar­
ması zordur. Örneğin, aynı fıkrayı anlatan iki kişinin yapacağı etki farklıdır.
Buna ek olarak kişi yüz yüze iletişimde gerçekte iletmek istediklerinde deği­
şiklik yapma zorunda kalabilir12.
3.2. Sözsüz İletişim ve Beden Dili
Sözsüz iletişim, kelime ve sözcükler kullanılmadan beden dili (el, kol
ve mimikler) kullanılarak yapılan iletişimdir. Bu tür iletişim şekli hep kullanıla
gelmiştir. Ancak insanların bu tür iletişimin önemini kavramaya son zaman­
larda başlamışlardır.
Sözlü iletişim ve beden dili iç içedir, gündelik sözlü deyimlerimiz be­
den dilinin değişik yönlerini nasıl algıladığımızı ve buna nasıl tepki verdiğimi­
zi gösterir. Beden diline gönderme yapan çok sayıda deyim vardır13:
S Bedenin duruşuyla ilgili deyimler: Duygular genellikle beden dili te­
rimleriyle anlatılır. Biz "bir yükü omuzlarız", "olaylarla yüzleşiriz",
acı karşısında "başımızı dik tutmaya çalışırız", "dişimizi sıkarız", bi­
risinin "gözüne takılırız".. Başkalarına "dudak büker", "dişlerimizi
gösterir," onlarla "göz göze gelmeye" çalışırız ve talihsizliklere "om­
zumuzu silkeriz".
S Göz teması: "Açıkça görülüyor", "Gözlerimle görmeden inanmam".
"Başka bir çözüm görüyorum.".
s
Duruş: İnsanlar rahatken ağırlıklarını iki ayaklarına dengeli bir bi­
çimde verirler. Böylelikle, "Dengeli", "ayaları üstünde durabilen",
"Yerini bilen" kişiler olabiliriz. Öte yandan, huzursuz kişiler ağırlık­
larını bir bacaktan ötekine aktarırlar ve "dengesiz kişilikleri" olduğu
söylenebilir.
S Koku: "Başarının tatlı kokusu", "Paranın kokusunu almak". "Bur­
nunu başkalarının işine sokmak" "Burnu bi karış havada olmak."
"Burnu sürtmek" gibi...
12 CAN Halil -TU N C ER Doğan - AYHAN Doğan Yaşar, (1999), Genel İşletm ecilik
Bilgileri, Ankara, Siyasal Kitabevi, s.232.
13 FURNHAM Adnan, (2006), "Doğru Hamleler" www.insankaynaklari.com.
İletişim ve Yazılı İletişim
9
S Yöneliş: "Taraf tutan kişilerden hiç hoşlanmamışımdır." "Onunla
zıtlaşıyoruz."
S Bölge / uzaklık: "Kendimi ona yakın hissediyorum." "Kendini biz­
den uzak tutuyor." "Yanıma yaklaşma, serseri!" "Elinin ulaşamaya­
cağı bir yerde durmayı yeğlerim."
Her toplumda belirli bir alt kültürel gruplarda geçerli olan ancak kültü­
rel yapı içerisinde evrensel olmayan jest ve mimikler vardır. Bu tür sözel ol­
mayan mesajların iletişimde kullanılması halinde etkin iletişim sağlanamaya
bilir. O halde sözel olmayan mesajla etkin iletişimi sağlamak için jest ve mi­
miklerin gönderici ve alıcılarca tanıtılmış olması, anlamı üzerinde tartışmanın
olmaması gerekir14.
3.3. Yazılı İletişim
Örgütlerde mesajın kalıcı olması gerekiyorsa, yazılı iletişim araçların­
dan yararlanılır. Ayrıca birkaç örgütsel basamaktan geçerek iletilen bir mesaj
söz konusu ise gönderilmek istenen bilginin gerçek nitelik ve içeriğini yitir­
meksizin iletilmesinde yazılı araçlar kullanılabilir. Bunun dışında işgörenin
sorumluluk yüklenmesi bakımından da yazılı araçların kullanılması bir zorun­
luluktur15.
Yazılı iletişimin üstünlüğü yazılı kanıt niteliğinde olmasıdır. Kişiler sözlü
iletişimi belirli bir süre sonra unutabilirler. Bu nedenle yazılı kayıtların önemi
büyüktür. Üstelik yazı ile tüm ilgililerin aynı mesajı almaları sağlanmış olur16.
Yazılı iletişimde etkinliğin ilk şartı, uygun kelimeleri, deyimleri seçmek
ve alışılmış, kişilerce kuralları belirlenmiş biçimde kelimeleri ve deyimleri
birleştirmek gerekmektedir. Anlaşılamayan, kişilerce benimsenmeyen kelime
ve sözcüklerle gerçekleştirilen iletişim ya mesajı tam olarak alıcıya iletmeye­
cek veya alıcının mesajı yanlış yorumlamasına zemin hazırlayacaktır17.
Bürolarda iletişimin bir bölümü yazılı olmak zorundadır. Bunun nede­
ni ise, resmi kayıtların ya da saklanması gereken bilgilerin gerektiğinde kulla­
nılabilmeleri için yazılı iletişime ihtiyaç duyulmaktadır.
14 ERDOĞAN İlhan, (1997), A.g.e., s.290
15 SABUNCUOĞLU Zeyyat ve TÜZ Melek, (2001), A.g.e., s.84.
16 CAN Halil ve Diğ., (1999), A.g.e., s232.
17 ERDOĞAN İlhan, (1997) A.g.e., s.289.
10
Mesleki Yazışmalar
3.3.1. Yazılı İletişimin Önemi
Yazı, insanların, duygu, düşünce ve isteklerini anlatabilmeleri için baş­
vurdukları belli, semboller, işaretlerdir. Bu işaretlerin, yer aldığı belgeleri de
mektup, dergi, kitap, gazete gibi sınıflandırmak mümkündür.
Yazışmalar sayesinde insanlar arasındaki iletişim kayıt altına alınmış
olur ve bunun sayesinde yıllar sonra bile, yapılan iletişimle ilgili bilgi sahibi
olunur. Kültür ve geçmişe ait bilgiler ancak yazılı iletişim sayesinde nesiller
arasına geçiş yapabilmektedir.
Günümüzde ise, iş hayatında yapılan iletişimin yazılı olması büyük
önem taşımaktadır. Çünkü, yapılan iletişim sonrasında ortaya çıkan anlaşma­
ların daha sonra taraflar tarafından unutulması veya inkar edilmesi riskini
yazılı iletişim ortadan kaldırmaktadır. Bu nedenle, gerek resmi ilişkilerde
gerekse, özel iş ilişkilerinde iletişim yazılı şekilde yürütülür. Ayrıca sözlü ola­
rak yapılan iletişim (anlaşmalar - konuşmalar) sonunda da mutlaka yapılan
anlaşmalar yazılı hale getirilir.
Özel yaşamımızda ise, yazılı iletişim bir zorunluluk olmamakla birlikte,
birçok insan sözlü iletişim yerine yazılı iletişimi tercih etmektedir. Çünkü
sözlü iletişimin insanlar için geçmişe yönelik bir anı ve hatıra özelliği taşıma­
ması birçok özel ilişkilerde iletişimi yazılı hale getirmektedir.
Görüldüğü gibi teknolojik gelişmeler sözlü, görsel ve işitsel iletişim
araçları konusunda ne kadar yenilikler ve kolaylıklar sağlarsa sağlasın, insan­
lar aralarındaki ilişkileri çeşitli sebeplerden dolayı hala yazılı olarak yapmayı
tercih etmektedirler.
3.3.2. Yazılı İletişim Özeiiikleri
Yazılı iletişim, insanlar arasındaki duygu, düşünce ve fikirlerin yazılı ile­
tişim araçları kullanılarak aktarılması sürecidir. Bu süreçte sözlü iletişime göre
çok çeşitli farklılıklar mevcuttur.
Sözlü iletişim ile yazılı iletişim arasındaki farklılıklar, yalnız kullanılan
dilde görülmez. Genelde düzgün ve etkili konuşmayla düzgün ve etkili yaz­
manın kuralları aynı olsa da, bu iki iletişim yolu farklı eylemler oldukları için
farklı özellikler taşır. Bu farklılıkları, dolayısıyla yazılı (iletişimin) anlatımın
özelliklerini şöyle sıralayabiliriz18:
18
ÖZKIRIMLİ Atilla ve BARAZ Turhan, (1996), Türk Dili, A. Ü. AÖF. Yayınları, Eskişehir,
s.112.
İletişim ve Yazılı İletişim
11
S Yazılı iletişimde sözlü iletişimde olduğu gibi seslendirmenin, tavır,
jest ve mimiğin sağlayacağı etkiler söz konusu değildir. Bu nedenle yazı dili­
nin etkileyici biçimde kullanılması gerekmektedir.
S Sözlü iletişimde yapılan dil yanlışları, söyleyiş bozuklukları dışında
pek fark edilmez. İnleyicinin ilgisi, daha çok anlama yönelik olduğu için, dil
yanlışları göze batmayabilir. Ayrıca konuşmacı, amacının iyice kavranması
için sık sık yenilemelere başvurabilir. Oysa yazılı iletişimde dilin dil bilgisi
kurallarına göre doğru kullanımı çok önemlidir. Yanlış kullanılan bir sözcük,
bozuk bir cümle okuyucunun hemen dikkatini çeker. Sözlü iletişimde gerekli
olan yenilemeler, yazılı iletişimde bozukluğa yol açabilir. Bunun nedenini şu
cümle çok iyi açıklamaktadır. "Söz uçar, yazı kalır".
•S Yazılı iletişimde, söylemek istediklerimiz yazıya dönüştürülüp kağı­
da döküleceği için bir takım biçimsel kurallara uymak gerekmektedir. Yazar­
ken, kullandığımız kağıdın üst ve yan bölümlerinde boşluklar bırakmak, ya­
zımıza bir başlık atmak, satırbaşı yapmak, küçük ve büyük harf kullanımına,
kısaca yazım ve noktalama kurallarına uymak zorunluluğu vardır. Ayrıca ya­
zacağımız yazının türüne göre o türün kendine özgün biçim ve düzenlenmiş
özelliklerini de bilmemiz gereklidir.
S Yazılı iletişimde planlama, sözlü iletişime oranla daha çok önem ta­
şır. Konuşurken daha önce hazırlık yapmış ve konuşmamızı yazmış olsak da,
konuşma sırasında aklımıza gelen bir bilgiyi, yeni bir düşünceyi aktarabilir;
dinleyicinin ilgisine göre konuşmamızın planını değiştirebiliriz. Oysa bir yazı
yazıp bitirdikten ve yayımladıktan sonra değişiklik söz konusu değildir. Bu
nedenle yazacağımız yazının planı üzerinde iyice düşünmeli, düşüncelerimi­
zi ve bilgilerimizi derleyip toparlamalı, eksikliklerimiz olabileceğini düşüne­
rek çeşitli kaynakları taramalı, notlar almalıyız.
3.3.3. Yazılı İletişimde İçerik Yönünden Düzenleme
Günümüzde her alanda olduğu gibi, özellikle özel işletmelerin ürettik­
leri mal veya verdikleri hizmet alanlarında da bir rekabet ortamı söz konusu­
dur. Bu ortamda, olumlu ve iyi bir işletme imajına sahip olanlar, her zaman
avantajlı konumdadırlar. İşletme imajının oluşumunda, iletişime verilen
önem ve kurallara uymak önemli rol oynamaktadır. Bu nedenle yazıları ka-
Mesleki Yazışmalar
12
leme alan kişi, iyi bir yazının sahip olması gereken dil ve anlatım özelliklerini
dikkate almalıdır19.
Yazışmalarda şekli kuralların yanı sıra, en az şekli kurallar kadar dikkat
gerektiren edebi kurallara diğer bir deyişle içerik yönüne de dikkat etmek
gerekir. Bu kuralları aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür20:
Dil Bilgisi Kurallarına Uymak
Doğruluk
Özlülük
Açıklık
Bütünlük ve Eksiksiz Yazma
Canlı ve Somut Yazma
Okuyucuyu Düşünerek Yazma
Saygılı Bir Dil Kullanma
Plan Oluşturulması
Doğallık
İçtenlik
ARAŞTIRMA VE TARTIŞMA SORULARI
1. İletişim nedir tanımlayarak, iletişimin önemini tartışınız.
2. İletişim sürecini göz önüne alarak başarılı bir iletişimi örnek vererek
açıklayınız.
3. İletişim biçimleri nelerdir.
4. Yazılı iletişimin önemini nedir tartışınız.
5. Yazılı iletişimin özelliklerini diğer iletişim biçimlerini göz önüne ala­
rak anlatınız.
19 ALTINÖZ Mehmet ve PARILDAR Ceyhun, (2000), Yazışma Teknikleri, Nobel Yayın
Dağıtım, Ankara, s.67.
20 KOÇ Hakan ve ÖZTOPRAK Menekşe T., (2003), A.g.e., s.43-46.
BÖLÜM
RESMİ YAZILAR
RESMİ YAZILAR
Kamu kurum ve kuruluşlarında, tüzel kişiliğe sahip kurumların birbirle­
rine ve kişilerin bu kuruluşlara yazdıkları yazıların tümüne resmi yazılar de­
nir. Bu yazıların en büyük özelliği tek tip olmasıdır.
Resmi yazışma; birimler, kurumlar, işletmeler arasında yapılabildiği gi­
bi kuruluşlar ve kurumlarla kişiler arasında da yapılabilir. Resmi yazışmala­
rın diğer yazışmalara göre en önemli ve belirgin özelliği yukarıdan aşağıya
belirli bir düzen ve kurallar disiplini içinde uygulanma zorunluluğu olması­
dır. Bu tür yazışmalarda iletilmek istenen mesajın mutlaka sistemli bir kalıp
içerisine konularak yazılması gerekmektedir. Bu tür kalıpların kullanmasın­
daki amaç anlatımdaki bütünlüğün ve tek tipliliği yani standardizasyonun
sağlanmasıdır21.
Resmi yazışmalar ile ilg ili olarak "Resmi Yazışmalarda Uygulana­
cak Esas ve Usuller Hakkında Yönetm elik"in Yürürlüğe konulması 1 0 / 1 0
/ 1984 ta rihli ve 3056 sayılı Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine göre,
Bakanlar Kurulu'nca 18 /1 0 / 2004 tarihinde kararlaştırılmıştır.
Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkında Yürürlüğe gi­
ren yönetmelikteki tanımlar ise aşağıdaki gibidir:
a) Resmi yazı: Kamu Kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan ya­
zı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi,
b) Resmi belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturduk­
ları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan
belgeleri,
c) Resmi bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,
21 KOÇ Hakan ve ÖZTOPRAK T. Menekşe, (2003), A.g.e., s.59, Ankara, s.59.
Mesleki Yazışmalar
16
d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde buluduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f) Dosya planı: Resmi yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
g) Yazı alanı: Yazı kâğıdının üst, alt, sol ve sağ kenarlarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sa­
dece imza sahibinin tasarrafunda bulunan güvenli elektronik imza
oluşturma amacı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya da­
yanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride
sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağ­
layan elektronik imzayı,
ifade eder.
Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkında Yürürlüğe gi­
ren yönetmelikteki Resmi yazışma ortamları ve güvenlik ise aşağıdaki gibidir:
a) Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, Kâğıt kullanıla­
rak veya elektronik ortamda yapılır.
b) Kâğıtla yapılan resmi yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır.
Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen
hussuslarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içeri­
sinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
c) Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik
önlemlerine uyularak yapılır.
d) Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikka­
te alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli du­
rumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.
Resmi Yazılar
17
e) Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına
resmi elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belir­
lenmesinde koordinasyon başkanlık tarafından yapılır. Elektronik
ortamdaki resmi yazışmalar bu adresler arasında yapılır.
f) Kamu kurum ve kuruluşları elektronik ortamda yapılacak yazışma­
larda, yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzeltmeleri
yapabilir.
1. RESMİ YAZILARDA ŞEKLÎ KURALLAR
Şekli kurallardaki amaç; bütün kuruluşlarda şekilsel olarak birliği yani
standardı sağlamaktır. Ancak resmi yazışmalarda ve iş yazışmalarında uygu­
lanan şekil esaslarında bazı farklılıklar bulunmaktadır.
Geçmişte yazışmalar daktilo ile yapılmaktaydı. Ancak günümüzde he­
men hemen tüm kurumların yazışmaları bilgisayar aracılığıyla yapılmaktadır.
Bu nedenle bilgisayar ile yazılması esası uygulanacaktır.
Resmi yazılarda uyulması gereken ana bölümleri şu şekilde sıralamak
mümkündür:
a) Kâğıt Boyutları
b) Başlık
c) Sayı
d) Tarih
e) Konu
f) Gönderilen Makam
g) lig'
h) Metin
i) İmza
j) Onay
Mesleki Yazışmalar
18
k) Ekler
l)
Dağıtım
m) Paraf
n) Koordinasyon
o) Adres
p) Gizlilik
n) İvedilik Dereceleri
s) Sayfa Numarası
t) Aslına Uygunluk Onayı
u) Kayıt Kaşesi
Resmi yazışmaların tümünde belirtilen bu bölümlerin bulunması zo­
runluluğu yoktur. Bu nedenle bu bölümlerin bulunmadığı bir resmi yazı ku­
rallara uygun değildir demek yanlış olur.
1.1. Kâğıt B oyutları, Yazı T ip i ve K arakter B o yutu
Resmi yazışmalarda kullanılan kâğıt boyutu, A4 (210x297 mm) ve A5
(210x148 mm) yarım sayfa olmalıdır. Bilgisayarlarda yazılan yazılarda "Times
New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor,
form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu
kullanılabilir.
Kenar boşlukları ise, üstten 2,5 cm, alttan 2,5 cm, soldan 2,5 cm, sağ­
dan 2.5 cm, paragraf girintisi ise; 1 cm olmalıdır.
Resmi Yazılar
19
Örnek-2.1: Â4 Kâğıt Boyutunda Kullanılan Kenar Boşlukları
210 mm
2,5 cm
xxxxxx
xxxxxxxxxx
xx / xx /
XXX
1cm (Paragraf)
2,5 cm İ
297m m
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxtxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2,5cm
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxx
î2-
5 cm
Mesleki Yazışmalar
20
Örnek-2.2: A5 Kâğıt Boyutunda Kullanılan Kenar Boşlukları
210 mm
2,5 cm
xxxxxx
xxxxxxxxxx
xx / xx I XXX
1 cm (Paragraf)
2, S cm
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2,5cm
148m m xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxx
xxxxxxxxx
2,5 cm
1.2. Başlık
Başlık yazıyı gönderen kuruluşa ait ad, adres, sembol vb. 'nin belirtil­
mesine yarayan bölümdür.
Resmi yazılarda başlıklar matbu (basılı) olur ve kâğıdın üst kenarından
2,5 cm'lik boşluktan sonra koyu yazılır ve ortalanır.
Başlığın ilk satırında (Türkiye Cumhuriyeti) T.C. kısaltmasını, ikinci satı­
rında ise kuruluşun yasal adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ortalanarak
ana kuruluşun / birimin adı küçük harflerle yazılır. Merkez teşkilata ait ya­
zışmalarda başlıkta şehir adı yer almaz. Merkezi taşrada bulunan teşkilatlar
başlıkta şehir adını belirtebilirler. Bunun alt kısmında da birimlerin adları
bulunur.
Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarının kullandıkla­
rı başlıkların 5442 sayılı İl İdaresi Kanununa uygun olarak düzenlenmesi ge-
Resmi Yazılar
21
rekmektedir. Adı geçen Kanun gereğince taşra teşkilatlarında kullanılacak
başlıklarda ilk satırda Valiliğin, ikinci satırda ise taşra teşkilatının adı yer al­
ımlıdır. Bölge Müdürlükleri ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı
olduğu yazılacaktır.
Örnek-2.3: Resmi Yazışmalarda Başlık Örneği
T.C.
BAŞBAKANLIK
İdareyi Geliştirme Başkanlığı
Örnek-2.4: Resmi Yazışmalarda Başlık Örneği
T.C.
BAŞBAKANLIK
Devlet Personel Başkanlığı
Örnek-2.5: Resmi Yazışmalarda Başlık Örneği
T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
İl Sağlık M üdürlüğü
Örnek-2.6: Resmi Yazışmalarda Başlık Örneği
T.C.
ÜNYE KAYMAKAMLIĞI
İlçe M illi Eğitim M üdürlüğü
Mesleki Yazışmalar
22
Örnek-2.7: Resmi Yazışmalarda Başlık Örneği
T.C.
HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı
Örnek-2.8: Resmi Yazışmalarda Başlık Örneği
T.C.
BAYINDIRLIK VE İSKAN BAKANLIĞI
Karayolları Genel M üdürlüğü 4. Bölge M üdürlüğü
1.3. Sayı
Kurumlar yazışmalar sırasında gelen ve giden yazıları belli bir dosya
tasnif sistemine göre kayıt ve dosyalamak zorundadırlar. Bu nedenle tüm
resmi yazılar verilen sayı numarası ile tasnif edilirler.
Dosya planına göre verilen kayıt ve dosya numarasıdır. Başlığın sol sa­
tırından iki aralık aşağıda ve kağıdın soluna yaslı küçük harflerle "Sayı" yazı­
larak, önüne (:) işareti konulur.
Bu işaretten sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra (-)
işareti konularak kayıt numarası yazılır. Kayıt numarası, yazının evrak kayıt
defterinde aldığı numaradır.
Gelen evrak numarası damga veya yazı ile kayıt numarasından sonra
(/) işareti konlarak, sayı bölümü içinde muntazam bir şekilde yer almalıdır.
"Resmi Yazışmalarda Kod Sistemi"ne uyularak, bu sisteme bağlı ve ilgili kurulşular ile taşra ve yurtdışı teşkilatlarını kapsayacak şekilde uygulanması sağ­
lanmıştır.
Resmi Yazılar
23
1. Bölüm: Kurum Kodu
OAA. B. CCC. D. EEE. FF. GG—
1
2
3
4
5
6
7
2. Bölüm: Kurum Dağılım Kodu
3. Bölüm: Birim Kodu
4. Bölüm: Birim Dağılım Kodu
5. Bölüm: A lt Birim Kodu
6. Bölüm: Ayrıntılı Alt Birim Kodu
7. Bölüm: Alt Tali (Suhe) Kodu
Yazışmalardaki Kod Dağılımı
Örnek-2.9: Resmi Yazılarda Sayı Örneği
Sayı
: B. 02. 0. İGB-16-717-752-89
Sayı
: B. 02. TCZ-21-951 /4 5 2
Sayı
: B. 30. 2. GÜN. 0.18. 0 1 -0 0 /3 3 8
Mesleki Yazışmalar
34
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar. "Gereği" kısmına,
yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol
sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gere­
ği" kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" baş­
lığının altına yazılır.
Örnek-2.33: Resmi Yazışmalarda Dağıtım Örneği
DAĞITIM:
Gereği:
Daire Başkanlarına
Şube müdürlerine
Bilgi:
Genel Sekreterliğine
Örnek-2.34: Resmi Yazışmalarda Dağıtım Örneği
DAĞITIM :
Bilgi:
Gereği
:
Başbakanlığa
Cumhurbaşkanlığı Genel Sekr.
Devlet Bakanı
T. B. M. M. Genel Sekreterliğine
Ve Başbakan Yard.
(Bağlı ve İlgili Kuruluşlar)
Bakanlıklara
Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına
Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliğine
Başbakanlık Bağlı ve İlgili Kuruluşlarına
1.13. Paraf
Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tara­
fından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres
bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik or­
tamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı parflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır. (:)
işareti konulduktan sonra büyük harflerle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El
yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Resmi Yazılar
25
Örnek-2.13: Resmi Yazılarda Tarih Örneği
T.C.
BOLU VALİLİĞİ
İl Sağlık M üdürlüğü
Sayı
: B.02.TCZ-21 -951/452
'
15/05/20...
1.5. Konu
Resmi yazılarda Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C. " kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde
yazılır. Yazının konusu anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir. Eğer konu
bölümü uzun ise, bir alt satırdan ilk satırın başladığı satırdan hizalanarak
yazılır.
Ö rnek-2.14: Resmi Yazışmalarda Konu Örneği
T.C.
ANKARA ÜNİVERSİTESİ
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı
Sayı
: B.30.2.GÜN.0.39.00.01/16
02/04/20...
Konu : Eğitim Programı
Ö rnek-2.15: Resmi Yazışmalarda Konu Örneği
T.C.
BOLU VALİLİĞİ
İl Sağlık Müdürlüğü
Sayı
: B.02.TCZ-21-951/452
Konu : Çocuk Aşısı Haftası
15/05/20...
Mesleki Yazışmalar
26
1.6. Gönderilen Makam
Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile
bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra,
yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortayacak biçimde
büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.
Kuruluş dışı gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin
adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak
ayrıca belirtilir.
Kişiye özel yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyad bü­
yük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Örnek-2.16: Resmi Yazışmalarda Gönderilen Makam Örneği
İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA
(Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü)
Ö rnek-2.17: Resmi Yazışmalarda Gönderilen Makam Örneği
TÜRKİYE ODALAR VE BORSALAR BİRLİĞİ BAŞKANLIĞINA
(Eğitim ve Kültür Dairesi Müdürlüğü)
Örnek-2.18: Resmi Yazışmalarda Gönderilen Makam Örneği
T.C.
GAZİ ÜNİVERSİTESİ
İktisadi ve İdari Bilim ler Fakültesi
Sayı: B. 30. 2. GÜN. 0.39. 00. 01 / 16 02 / 04 / 2006
Konu: Staj Programları
TÜRKİYE ODALAR VE BORSALAR BİRLİĞİ BAŞKANLIĞINA
(Eğitim ve Kültür Dairesi Müdürlüğü)
Resmi Yazılar
27
Örnek-2.19: Resmi Yazışmalarda Gönderilen Makam Örneği
Sayı : B. 30. 2. GÜN. 0.39. 00. 01 / 17 03 / 04 / 2002
Konu: Eğitim Programı
Sayın Prof. Dr. Jale ERTEMİZ
Taşkent Caddesi No: 1 7 / 3
06500 Bahçelievler / ANKARA
1.7. İlgi
Resmi yazılarda ilgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık
olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altında ve
yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse "İlgi" kelimesinin altı boş burakılarak ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanla­
rına ayraç işareti")" konularak kullanılır.
İlgide, "tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum
veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır.
Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce
yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir.
Örnek-2.20: Resmi Yazışmalarda İlgi Örneği
İlgi : 03/04/2006 tarihli ve B. 30. 2. GÜN. 0.39. 01 / 17 sayılı yazı
Örnek-2.21: Resmi Yazışmalarda İlgi Örneği
İlgi :
a) 13/04/2006 tarihli ve B.30.2.İGB.0.39.01/17 sayılı yazı
b) 28/09/2006 tarihli ve B.30.2.DİB-482-03/115 sayılı yazı
c) 30/09/2006 tarihli ve B.05.0.PCM.0.06.02-9845 sayılı yazı
Mesleki Yazışmalar
28
Örnek-2.22: Resmi Yazışmalarda İlgi Örneği
T.C.
BAŞBAKANLIK
Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü
Sayı
: B.02.0.PPG.0.12-383-3036
17/02/20...
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
İlgi :
a) 02.10.1980 gün ve ÖYGM 383 - 10322 (1980 /56 ) sayılı,
b) 13.04.1981 gün ve ÖYGM 383 - 04990 (1981 / 28) sayılı,
c) 23.09.1981 gün ve ÖYGM 383 - 10985 (1981 / 67) sayılı,
d) 30.11.1981'gün ve OMBD - 5105 -00854 (1981 / 83) sayılı,
e) 21.12.1981 gün ve OMBD - 5105 - 00901)1981 / 92) sayılı,
genelgeler.
1.8. Metin
Metin bölümü, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır.
Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yer­
den sonra üç aralık bırakılarak başlanır.
Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı un­
surlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır. Paragraf başlarına yazı alanının
1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda pragraflar
arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır.
Metin içinde geçen sayılar rakamla ve / veya yazı ile yazılabilir. Önem­
li sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterile­
bilir.
Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük
sayılarda gruplar arası nokta (22.465.660), sayılarının yazılışında kesirleri
ayırmak için ise virgül (25,33 - yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.
Resmi Yazılar
29
Yazı, Türk Dil Kurumu taraından hazırlanan İmla Klavuzu ile Türkçe
Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. M e­
tinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrar­
lardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Klavuzu'nda
bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kı­
saltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi göste­
rilir.
Alt makamlara yazılan yazılar "Rica ederim. ", üst ve aynı düzey ma­
kamlara yazılan yazılar "Arz ederim. ", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica e d e rim ." Biçiminde bitirilir.
Örnek-2.23: Resmi Yazışmalarda M etin ve Paragraf Örneği
Sayı
: B.0 5.5.GSM.0.05-85 / 152
Konu
: İşbirliği Toplantıları
22/10/2005
GAZİ ÜNİVERSİTESİ
(Teknik Eğitim Fakültesi)
Genel M üdürlüğüm üz Eğitim Hizm etleri Daire Başkanlığınca 25-30 Ekim
tarihleri arasında "B ilgilendirm e ve İşbirliği Toplantıları,, düzenlenecektir.
Söz konusu eğitim toplantılarında Temel Yönetim konusunda sunum
yapmak üzere aşağıda adı geçen öğretim elemanlarımızın düzenlenecek toplan­
tılara katılmalarının uygun olacağı düşünül-m ektedir.
Bilgilerinizi ve aşağıda belirtilen tarih ve saatlerde ilgili öğretim elemanla­
rına gerekli iznin verilmesini arz ederim.
1.9. İmza
İmza bölümünde, metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bı­
rakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı
alanının en sağma yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa
atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi
yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar
ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön
tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.
30
Mesleki Yazışmalar
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum
/ kuruluşun "imza yetkileri yönergesi"ne göre veya yetkili makamlarca verilen
imza yetkisine uyularak seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imza­
layanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Vali a. " ve
"Rektör a. ", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü
satıra yazılır.
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra,
vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", "Vali V.", "Rektör V." biçiminde
ikinci satıra yazılır.
Örnek-2.24: Resmi Yazışmalarda İmza Örneği
İmza
Prof. Dr. Ömer DİNÇER
Başbakan a.
Müsteşar
Örnek-2.25: Resmi Yazışmalarda İmza Örneği
İmza
Ahmet ERTÜRK
Vali a.
Vali Yardımcısı
Örnek-2.26: Resmi Yazışmalarda İmza Örneği
İmza
Abdullah AYAN
Bakan V.
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahi­
binin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda, ikiden fazla yetkili tarafından im­
zalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası
solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
31
Resmi Yazılar
Örnek-2.27: Resmi Yazışmalarda İmza Örneği
İmza
İbrahim ÖNEN
Genel Müdür Yardımcısı
İmza
Yüksel KAHRAMAN
Genel Müdür
Örnek-2.28: Resmi Yazışmalarda İmza Örneği
İmza
Yüksel KAHRAMAN
Genel Müdür
İmza
İbrahim ÖNEN
Genel Müdür Yardımcısı
İmza
Ayşe AKIN
Daire Başkanı
1.10. O nay
Resmi yazışmalarda, Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından tek­
lif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. Yazı onaya sunulurken imza
bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
haflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylananın
adı, soyadı ve altına unvanı yazılır. Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı
arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun
Görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile
onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solun­
da yer alır.
Eletronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmi ya­
zıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.
32
Mesleki Yazışmalar
Örnek-2.29: Resmi Yazışmalarda Onay Örneği
İmza
Ünsal BALABAN
Personel ve Eğitim Daire Başkanı
OLUR
15/03/2006
İmza
Hasan Ali YURDABAKAN
Genel Müdür
Örnek-2.30: Resmi Yazışmalarda Onay Örneği
İmza
Nevzat ERYÜREK
Genel Müdür
Uygun görüşle arz ederim
15/03/2006
İmza
Yüksel TAYFUN
Müsteşar
OLUR
16/03/2006
İmza
Ahmet Naci KARAKAYA
Bakan
Resmi Yazılar
33
1.11. Ekler
Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak
yazı alanının soluna konulan "EK / EKLER:" ifadesinin altına yazılır. Ek adedi
birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar
uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek
konulmadı" ya da "Ek-........ konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda
ise, "Ek-......konuldu" ifadesi yazılır.
Örnek-2.31: Resmi Yazışmalarda Ekler Örneği
EKLER:
1- Sertifika Eğitimi Programı
2- Başvuru Formu
Örnek-2.32: Resmi Yazışmalarda Ekler Örneği
EKLER:
1- Rapor (155 sayfa)
2- Disket (1 adet)
DAĞITIM:
Adalet Bakanlığına
¡çişleri Bakanlığına (Ek-1 konulmadı)
Dışişleri Bakınlığına (Ek konulmadı)
1.12. Dağıtım
Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sıra­
sı esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım
EKLER'in yerine yazılır.
Mesleki Yazışmalar
34
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar. "Gereği" kısmına,
yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol
sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gere­
ği" kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" baş­
lığının altına yazılır.
Örnek-2.33: Resmi Yazışmalarda Dağıtım Örneği
DAĞITIM:
Gereği:
Daire Başkanlarına
Şube m üdürlerine
Bilgi:
Genel Sekreterliğine
Örnek-2.34: Resmi Yazışmalarda Dağıtım Örneği
DAĞITIM :
Gereği
:
Bilgi:
Başbakanlığa
Cumhurbaşkanlığı Genel Sekr.
Devlet Bakanı
T. B. M. M . Genel Sekreterliğine
Ve Başbakan Yard.
(Bağlı ve İlgili Kuruluşlar)
Bakanlıklara
Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına
M illi Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliğine
Başbakanlık Bağlı ve İlgili Kuruluşlarına
1.13. Paraf
Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tara­
fından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adre:
bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik or
tamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı parflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır. (:
işareti konulduktan sonra büyük harflerle adının baş harfi ve soyadı yazılır. E
yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Resmi Yazılar
35
Örnek-2.35: Resmi Yazışmalarda Paraf Örneği
05/03/20...
Şube M üd. : B. KILIÇ
05/03/20...
Daire Başk. : E. ÖZTÜRK
05/03/20... Genel M üd.: N. AKAY
05/03/20...
Müst. Yard. : T. YILMAZ
Paraf
Paraf
Paraf
Paraf
1.14. Koordinasyon
Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölü­
münden sonra bir satır aralığı bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve işbirliğine
dahil olan personelin unvanı, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçimde
uygun olarak düzenlenir.
Örnek-2.36: Resmi Yazışmalarda Koordinasyon Örneği
Koordinasyon:
05/03/20...
05/03/20...
H ukuk Müş. : A. ÖNGEL
Müst. Yard. : T. ÇİLOĞLU
Paraf
Paraf
1.15. Adres
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başla­
yarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası,
e-posta ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgi­
leri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi
alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölü­
münün sağında yer alır.
36
Mesleki Yazışmalar
Ömek-2.37: Resmi Yazışmalarda Adres Örneği
M eşrutiyet Cad. 2 5 / 1 5 06640 ANKARA Bilgi İçin: A. TANER Uzman
Telefon: (0 312) 212 00 00 Faks: (0 312) 213 00 00
e-posta: [email protected]
Elektronik Ağ: www.basbakanlik.gov.tr
1.16. G iz lilik D ereceleri
Gizlilik derecesi yazının gizlilik durumunu belirten bölümdür. Yazı giz­
lilik derecesi taşıyorsa, kağıdın üst ve alt ortasına gizlilik derecesini gösteren
kırmızı damga vurulur.
Gizlilik dereceleri görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya
kurluşca belirlenir ve ancak gerekmesi halinde kullanılmaktadır.
Gereğinden fazla verilecek gizlilik dereceleri işlemin gecikmesine se­
bep olacağı gibi, gizlilik dercelerinin güvenliğinin kaybolmasına da neden
olacaktır. Yazıya içinde bulunan bilgilerin gerektirdiği en küçük gizlilik dere­
cesi verilmelidir.
Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik derecesi ile
cevap verilmelidir.
Gizlilik derecesi (gizli, çok gizli, özel, hizmete özel) şeklinde görev ala­
nı ve hizmet özelliğine göre kurum ve kuruluşça belirlenir.
1.17. A c e le lik (İved ilik) Derecesi
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken
tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ ve üst kısımında büyük hafierle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin
gereğini yapmakla yükümlüdür.
Resmi Yazılar
37
1.18. Sayfa Numarası
Sayfa numarası, yazı alanının sağ altında toplam sayfa sayısının kaçın­
cısı olduğunu gösterecek şekilde (örnek:1 / 20, 5 / 12, 25 / 69) verilir.
1.19. Aslına Uygunluk Onayı
Bir yazıdan örnek çıkarılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine
"Aslının Aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve
aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.
1.20. Kayıt Kaşesi
Gelen evrak, kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Bu kaşeler evrakın ar­
ka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi ver­
mek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sü­
tunda rakamla belirtilir
Bir yazıdan çoğaltma gerekiyorsa, yazıyı aynen yazdıktan veya fotoko­
pi ile çoğalttıktan sonra sayfanın alt ortasına "Aslının Aynıdır" yazılır, imzala­
nır ve mühürlenir.
Mesleki Yazışmalar
38
Örnek-2.38: Resmi Yazışmalarda Kayıt Kaşesi Örneği
Bakanlık ile Bağlı ve İlg ili K u ruluşların M erkez T eşkilatında
Gereği
BAKANLIK
MÜSTEŞAR
Birim
tt
tt
MÜSTEŞAR YARDIMCILIĞI
Birim
ti
ti
,
MÜSTEŞAR YARDIMCILIĞI
Birim
it
it
MÜSTEŞAR YARDIMCILIĞI
Birim
ti
it
EKLER
KAYIT
TARİH
SAYI
Taşra Teşkilatında
ALvJAKAR VALİLİĞİ
İl M il i Eğitim M üdürlüğü
KAYIT
TARİH
SAYI
HAVALE
GEREĞİ
BİLGİ
DOSYA NO
EKLER
Bilgi
Resmi Yazılar
39
Örnek-2.39: Resmi Yazılarda Şekli Şartlar
G İZLİLİK DERECESİ
T.C.
BAŞBAKANLIK
İdareyi G eliştirm e Başkanlığı
T 2 satır-aralığı
|
İVEDİ
15/05/2006
Sayı:
İKonu :
^ 2-4 satır aralığı
G önderilen Makam
^
İlgi :
2 satır aralığı
a ) ......................
b ) .....................
1 cm
^ 2 satır aralığı
M e t in ..................
1 cm
^ 1 satır aralığı
M e t in ..................
^
i
Uygun satır aralığı
EKLER:
1. Yazı Örneği
2. Yönetm elik
İmza
A hm et YILM AZ
Başkan
L
r
.
^
D AĞ ITIM :
Gereği:
2-4 satır aralığı
Uygun satır aralığı
Bilgi:
GİZLİLİK DERECESİ
M eşrutiyet Cad. 25 / 1 5 06640 ANKARA Bilgi İçin: A. TANER Uzman
Telefon: (0 312) 212 00 00 Faks: (0 312) 213 00 00
e-posta: idare@ basbakanlik.gov.tr Elektronik Ağ: www.basbakanlik.gov.tr
Mesleki Yazışmalar
40
2. RESMİ YAZI ÇEŞİTLERİ
Resmi yazılar iletilmek istenen mesajın türüne göre genel olarak 12
grupta incelenebilirler.
a) Dilekçe
b) Rapor
c) Tutanak (Zabıt)
d) Form Yazıları
e) Sözleşme
f) Şartname
g) Tezkere
h) Müzekkere
ı) Mazbata
j) Genelge
k) Vekaletname
Resmi yazışmalar zaman zaman hem kişiler arasıda hem de özel
kurum lar ve kişiler arasında da kullanılırlar. Bu durum da resmi yazı iş
yazısı kategorisine girmez ve resmi yazı özelliğini korur. Örneğin, söz­
leşme bir resmi yazı çeşididir. Ancak sözleşmeyi hem kamu kurum lan
hem özel kurum lar hemde kişiler kendi aralarında düzenleyebilmektedirler. İşte bu durum da resmi yazının resmi kurum lar dışında kullanılması
onun resmiyetini ortadan kaldırmaz. Aksine, yazıyı kullanan kim olursa
olsun yazışma resmiyetini muhafaza eder22.
22
KOÇ Hakan ve ÖZTOPRAK T. Menekşe, (2003), A.g.e., s.77, Ankara, s.77.
Resmi Yazılar
41
2.1. Dilekçe23
Bireylerin kamu ile ilgili dilek ve şikayetleri hakkında idari makamlara
başvuruda bulunmaları ve kendileri veya faaliyet alanlarıyla ilgili konularda
bilgi edinme haklarını kullanmaları, eşitlik tarafsızlık ve açıklık ilkeleri teme­
linde demokratik ve şeffaf bir yönetimin gereğidir. İdare-birey ilişkisinde
hukukun üstünlüğünü, demokratikleşmeyi ve saydamlığı sağlayabilmek için,
idari faaliyetlerin yürütülmesi sırasında bireysel hak ve özgürlüklere duyarlı
davranılması hukuk devletinin en temel niteliğidir.
Bu çerçevede, 3.10. 2001 tarihli ve 4709 sayılı Kanunla, Türkiye
Cumhuriyeti Anayasasının "Temel hak ve hürriyetlerin korunması" başlıklı
40'ıncı maddesine eklenen ikinci fıkrayla, Devletin, işlemlerinde, ilgili kişile­
rin hangi kanun yolları ve mercilere başvuracağını ve sürelerini belirtmek
zorunda olduğu, keza "Dilekçe hakkı" başlıklı 74'üncü maddesinde yapılan
değişiklikle de, dilekçe sahiplerine başvuru sonuçlarının yazılı olarak bildiril­
mesi hükme bağlanmıştır.
Anayasamızda yapılan bu değişikliklere uygulama kabiliyeti kazandır­
mak üzere, 01.11.1984 tarihli ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması­
na Dair Kanunun 02.01.2003 tarihli ve 4778 sayılı Kanunla değiştirilen 7'nci
maddesinde, yapılmakta olan işlemin safahatı veya sonucu hakkında, yetkili
makamlarca dilekçe sahiplerine en geç otuz gün içinde gerekçeli olarak ce­
vap verileceği ve sonucun ayrıca bildirileceği hükmüne yer verilmiştir.
Bu bağlamda, dilekçe hakkının mevzuatımızda yer alan esas ve
usullere uygun olarak etkin kullanılmasını teminen, bakanlıkların merkez
ve taşra teşkilatları, valilik, kaymakamlık ve mahalli idareler ile diğer
kamu kurum ve kuruluşları, hizmet alanlarında aşağıda yazılı kurallara
uymakla yüküm lüdürler.
Dilekçe hakkı, sorulara cevap almak suretiyle bilgi edinmeyi, şikayette
bulunmak suretiyle denetlemeyi, dilek ve öneride bulunmak suretiyle de
demokratik katılımı sağlayan siyasal haklardandır. Bu itibarla,
23
Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü, Dilekçe Hakkının Kullanılması
İle İlg ili Genelge, (B. 02. 0. PPG. 0.12-320-1327 23 OCAK 2004 Sayılı Genelge)
42
Mesleki Yazışmalar
a) Türk vatandaşları ile Türkiye'de ikamet eden yabancılar (karşılıklılık
esası gözetilmek ve dilekçelerinin Türkçe yazılması kaydıyla) kendileri veya
kamuyla ilgili dilek ve şikâyetleri hakkında, Türkiye Büyük M illet Meclisi'ne
ve yetkili idari makamlara yazı ile başvurma hakkına sahiptirler. Dilekçe hak­
kının kullanımı çerçevesinde idareye yapılan her türlü başvuru aşağıda belir­
tilen usule uygun olarak cevaplandırılacaktır:
- Bireylerin ve tüzel kişilerin başvuru dilekçelerini alan idari makamlar,
dilekçelerin alındığı tarih, kayıt numarası ve konusunu gösteren alındı belge­
sini düzenleyip, bu alındı belgelerini, herhangi bir ücret talep etmeden, baş­
vuru sahiplerine vereceklerdir.
- Ad, soyad ve adres bulunmayan, imza taşımayan, belli bir konuyu
içermeyen ya da yargı mercilerinin görevine giren konularla ilgili dilekçeler
cevaplandırılmayacaktır. Ancak, bu unsurları ihtiva etmemekle birlikte, baş­
vurulara olayla ilgili inandırıcı mahiyette bilgi ve belgeler eklenmiş veya so­
mut nitelikte bilgi, bulgu ya da olaylara dayanılıyor ise, bu hususlar ihbar
kabul edilerek idarece işlem yapılabilir.
- Başka bir idari makamın görev alanında kalan başvurular, ilgili İdarî
makama iletilecek ve başvuru sahibine de bilgi verilecektir.
- Bireylerin ve tüzel kişilerin, kendileriyle veya kamuyla ilgili, dilekçey­
le usulüne uygun bir şekilde yaptıkları başvuruların idarece geciktirilmeksizin
en kısa sürede cevaplandırılması yasal bir zorunluluktur. Yetkili İdarî makam
tarafından, bu şekilde yapılan başvurularla ilgili olarak, yapılmakta olan işle­
min safahatı veya sonucu hakkında dilekçe sahiplerine en geç otuz gün
içerisinde gerekçeli olarak cevap verilecektir. İşlem devam ediyorsa, sonu­
cu hakkında ayrıca bilgi verilecektir.
- Türkiye Büyük M illet Meclisi'ne gönderilen dilekçelerin dilekçe ko­
misyonu ile İnsan Hakları İnceleme Komisyonu'nda incelenerek 60 gün için­
de karara bağlanacağı göz önüne alınarak, TBMM Dilekçe Komisyonu tara­
fından gönderilen dilekçelerin de ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca en geç
otuz gün içerisinde cevaplandırılmasına dikkat edilecektir.
Resmi Yazılar
43
b) Mevcut idari işlemlerden idari başvuru yolu açık bulunanların değiş­
tirilmesi, kaldırılması veya geri alınmasıyla ilgili başvurular üzerine, İdari Yar­
gılama Usulü Kanununun (İYUK) ilgili idari makama başvuru ve cevap süresi­
ni düzenleyen 11'inci maddesi hükmü dikkate alınarak aşağıdaki işlemler
yapılacaktır.
- Başvuru dilekçesi, idari işlemleri değiştirmeye, kaldırmaya veya geri
almaya yetkili olan idari makama en kısa sürede ulaştırılacaktır.
- Yetkili idari makam, başvuru dilekçesinin idareye verilmesini mütea­
kip en kısa sürede gerekli inceleme ve araştırmayı yapmak suretiyle işlemin
yerindeliği yanında bütün unsurları bakımından hukukiliğini de değerlendire­
rek cevap verecektir.
- İdari işlemin değiştirilmesi, kaldırılması veya geri alınmasının müm­
kün olmaması halinde, başvuru sahibine verilecek cevapta, bu idari işleme
karşı başvurulabilecek kanun yolları ile başvuru süreleri de gösterilecektir.
Bu çerçevede, konuya ilişkin Anayasal ve yasal kurallar ile yukarıda be­
lirtilen usul ve esaslar hakkında tüm personel bilgilendirilecek, personele
yönelik eğitim programlarında konuya ayrıntılı olarak yer verilmesi sağlana­
cak, bilgi edinme ve dilekçe haklarının kullanımı kapsamındaki başvurulara
ilişkin uygulamalar mevzuat dahilinde denetlenecek ve denetimler sonucu
belirtilen kurallara uymadıkları saptanan kamu görevlileri hakkında genel
hükümlere göre disiplin ve ceza işlemleri uygulanacaktır.
3071 sayılı "Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun"un uygu­
lanması çerçevesinde yayınlanmış bulunan halkla ilişkiler konulu 22.1.1993
tarihli ve (1993 / 2) sayılı Genelgenin 2'nci maddesinde "iki ay" olarak belir­
tilen dilekçenin cevaplandırılmasına ilişkin süre, mevzuatta yapılan değişikli­
ğe istinaden "30 gün" şeklinde değiştirilmiş, vatandaş başvuruları konulu 29.
12.1994 tarihli ve 20369 sayılı yazı yürürlükten kaldırılmıştır. Bu itibarla;
"Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun" hükümlerinin gerekleri,
bütün kamu kurum ve kuruluşları tarafından yukarıda belirtilen usul ve esas­
lar doğrultusunda yerine getirilecektir.
Mesleki Yazışmalar
44
Örnek-2.40: Adli Sicil Belgesi Dilekçe Örneği
15/03/2006
ADLİ SİCİL VE İSTATİSTİK GENEL M ÜD Ü R LÜ Ğ Ü N E
ANKARA
B Sınıfı Sürücü Belgesi almak için müracaat edeceğimden sabıkamın
olup olmadığının bildirilm esini saygılarımla arz ederim.
İmza
Ahm et YILMAZ
Açık Kimliği:
T.C. Kim lik No
Soyadı
Adı
Baba Adı
Ana Adı
Doğum Yeri
Doğum Tarihi
Nüfusa Kayıtlı
Ol. Yer (İl -İlçe)
Adres
12345678912
Yılmaz
Ahm et
M ehm et
Fatma
Ankara
30/01/1980
Ankara / Çankaya
Gazi Cad. No:13 / 2
Çankaya / ANKARA
Resmi Yazılar
45
Ö rnek-2.41: Mazeret Dilekçesi Örneği
15/02/2006
O N D O K U Z MAYIS ÜNİVERSİTESİ
HAVZA MESLEK YÜKSEKOKULU M ÜD Ü R LÜ Ğ Ü N E
Yüksekokulunuzun Büro Yönetim i ve Sekreterlik Bölümü, 04195216 no'lu
1. sınıf öğrencisiyim. 2005-2006 eğitim öğretim yılı bahar dönem inde Yazışma
Teknikleri adlı dersin ara sınavına rahatsızlığım nedeniyle giremedim.
0011252 nolu Yazışma Teknikleri dersinin mazeret sınavına girmek istiyo­
rum. M azeret sınavına girebilm em için gerekli işlemlerin yapılmasını saygılarımla
arz ederim .
İmza
Hatice BULAT
EK : Sağlık Raporu
Adres : Atatürk Kız Yurdu
Havza / Samsun
Mesleki Yazışmalar
46
Örnek-2.42: Dilekçe Örneği
15/02/20...
HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ
SOSYAL BİLİMLER YÜKSEKOKULU M ÜD Ü R LÜ Ğ Ü N E
Yüksekokulunuzun Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programı 2005 yılı bahar
dönem i m ezunuyum . İş başvurusunda kullanmak üzere öğrenim belgesi (not
belgesi) almak istiyorum.
Gereğinin yapılmasını saygılarımla arz ederim.
İmza
Hakan TÜRKER
Adres : 1. Cadde. 1 7 / 3
Bahçelievler / Ankara
47
Resmi Yazılar
Örnek-2.43: Dilekçe Örneği
15/02/20...
SOSYAL GÜVENLİK KURUMU
SAMSUN SİGORTA İL M ÜD Ü R LÜ Ğ Ü N E
1234567891234 sigorta sicil numarası ile M üdürlüğünüze bağlı
ALMAKSAN ELEKTRİK LTD. ŞTİ işyerinde 15 / 02 / 2002 tarihinden beri çalış­
maktayım.
Kendime ve eşime ait yeni tip sağlık karnelerini kaybettim, yenisinin ve­
rilmesini istiyorum.
Gereğinin yapılmasını saygılarımla arz ederim.
İmza
Hasan TOPRAK
Adres : 1. Cadde. 1 7 / 3
Atakum / Samsun
Mesleki Yazışmalar
48
Örnek-2.44: Abonelik İptali Dilekçe Örneği
15/06/2006
ASKI GENEL M ÜD Ü R LÜ Ğ Ü N E
ANKARA
Kurum unuzun 123456789123 nolu abonesiyim. Aboneliğim in iptalini
istiyorum.
Gereğinin yapılmasını saygılarımla arz ederim.
İmza
A hm et ERTÜRK
Adres : 8. Cadde. 1 7 / 3
Bahçelievler / Ankara
Resmi Yazılar
49
2 .2 . Rapor
Bir işi, olayı, durumu incelemekle görevlendirilen kişinin veya heyetin,
inceleme sonucunda üst makamlara sunmak üzere hazırladığı yazıya RAPOR
denir24.
Raporlar genel olarak; yıllık faaliyet raporu, değerlendirme raporu,
araştırma geliştirme raporu, teftiş raporu gibi yapılan işin mahiyetine göre
gruplandırılırlar. Bunun yanında, tespit raporu, hekim raporu, arıza raporu,
muayene raporu, hakem raporu, kaza raporu vb. gibi çeşitli rapor çeşitleri
uygulamada mevcuttur25.
SG K
24 UZDİL Ünal ve UZDİL Güneş, (1997), Sekreterlik, İş Yazıları, Dosyalama ve Büro
M akineleri, MEB yayınları, İstanbul, s.339.
25 KOÇ Hakan ve ÖZTOPRAK T. Menekşe, (2003), A.g.e., s.81, Ankara, s.81.
Mesleki Yazışmalar
50
Örnek-2.45: Hekim Raporu Örneği
T.C.
ADALET BAKANLIĞI
ADLİ TIP KURUMU
ANKARA ADLİ TIP ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
RAPOR
Rapor No: 4557
Tarih: 21 / 03 / 2006
ANKARA CUMHURİYET BAŞSAVCILIĞINA
Ç itlik Polis Karakol Am irliğinin 12 / 03 / 2006 tarih ve B. 02.175. 01 /
15 sayılı yazıları ile gönderilen A hm et oğlu 30 / 05 / 1980 doğumlu M ehm et
Karaca'nın yapılan muayenesinde; 11 / 03 / 2006 tarihinde kendisine yükle­
nen (isnad olunan) suçun savunması ve tartışmasını yapabilecek; m ahiyet ve
sonuçlarını idrak edebilecek derecede akli, ruhi ve bedeni gelişimde bulundu­
ğu anlaşıldığından bu suçun FARİK ve MÜMEYYİZİ olduğunu b ild irir rapordur.
İmza
Dr. M etin ÇALIŞKAN
Adli Tıp Uzmanı
Resmi Yazılar
51
2.3. Tutanak (Zabıt)
Tutanak, en başta TBMM genel kuruldaki görüşmelerin saptanması,
yargı organlarında, kurum ve işletmelerin kongre, seminer, seminer ve yöne­
tim kurulu toplantılarında düzenlenir. Resmi ve özel kurumların denetim
görevlileri tarafından yasalara, mevzuata aykırı görülen tutum, davranışların
ve olayların saptanması halinde düzenlenir. Örneğin, devlet dairelerinde suç
sayılan bir olayın meydana gelmesi, yerel yönetimin denetim elemanlarınca
esnaf ve tüccar, sanayicilerin denetlenmesi sırasında yasa ve mevzuata aykırı
tutumların belirlenmesi anında hazırlanan bir belgedir26.
Ayrıca, bir belge, araç gereç ve benzerlerinin teslimi, bunların devri sı­
rasında da tutanak düzenlenir. Tutanak mutlaka birden fazla kişi tarafından
imzalanmak zorundadır.
Toplantılar için hazırlanan tutanaklar, konuşulan ve alınan kararların
tespitini sağlar. Ancak tutanak konuşulan her kelimenin yazılması anlamına
gelmez. Toplantıda yapılan konuşma ve tartışmaların özlü bir şekilde yazıl­
ması gerekir. Sonra sonuç ve öneriler dikkatle not edilir. Bazı hallerde bir
kurumun, birim veya şahsın görüşünü aynen not etmek gerekebilir.
Toplantı Tutanakları toplantılarda geçen konuşmalara ilişkin belgeler­
dir. Bu nedenle tam, doğru ve önemli konuşmaları içermelidir. Tutanağın dili
resmi dildir. Toplantı sona erer ermez tutanak hemen hazırlanmalıdır. Top­
lantı raportörü böylece bütün ayrıntıları kolaylıkla hatırlayacak ve tartışmala­
rın içeriği konusunda endişeye düşmeyecektir27.
26 YAZICI Reşat, (1997), Yazışma Teknikleri, Ankara, s.127
27 GÖKDERE Halis, (2003), Yazışma Teknikleri, Gazi Yayınevi, Ankara, s.87.
Mesleki Yazışmalar
52
Örnek-2.46: Toplantı Tutanağı Örneği
ERSAN ANONİM ŞİRKETİ'NİN
15/06/2006 TARİHİNDE YAPILAN
OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTI TUTANAĞI
Ersan A nonim Ş irketi'nin 2005 yılına ait genel kurul toplantısı 15 Haziran 2006 ta­
rihinde, saat 15:00'da, şirket merkezi olan Yenibosna 1 5 / 3 İstanbul adresinde, Sanayi ve
Ticaret Bakanlığı'nın İstanbul İl Sanayi ve Ticaret M ü d ü rü 'n ü n 12/06/2006 tarih ve
254658 sayılı yazılarıyla görevlendirilen Bakanlık Komiseri Sayın A hm et Ö zhan'ın gözeti­
m inde yapılmıştır.
Toplantıya ait davet kanun ve anasözleşmede öngörüldüğü gibi ve gündem i de ih­
tiva edecek şekilde Ticaret Sicil Gazetesi'nin 15 Nisan 2006 tarih ve 3265 sayılı baskısın­
da ilan edilerek toplantı gün ve gündem inin bilgi edilmesi suretiyle süresi içerisinde ya­
pılmıştır.
Toplantı Yönetim Kurulu Başkanı Sayın A hm e t Koç tarafından açılarak gündem in
görüşülmesine geçilmiştir.
1. Divan Başkanlığına Yönetim Kurulu Başkanı Sayın A hm et Koç'un, oy toplayıcılığına
sayın Haşan Bal'ın ve katipliğe sayın Yüksel Ö ztü rk'ü n seçilmesine o y birliği ile karar
verildi.
2. Yönetim ve D enetlem e Kurulu raporları ile bağımsız denetçiler tarafından verilen rapor­
lar okundu ve müzakere edildi.
3. Kurumsal Yönetim ilkeleri kapsamında şirketim izin belirlediği kar dağıtım politikası
hakkında ortaklara bilgi verildi.
4. Şirket Ana Sözleşmesinin 1 1 'in ci maddesine göre Serpil Özbay, Arzu Güvenoğlu, Ali
Arsever,Yusuf Ö zbek, M eh m et Yılmaz ve Osman Biçer'in 2 yıl süreyle görev yapmak
üzere seçilm elerine oy birliği ile karar verildi.
5. Yönetim Kurulu Başkanının ve Ü yelerinin aylık ücretlerinin 2. 000 TL olmasına oy
birliği ile karar verildi.
6. Sermaye Piyasası Kurulu kararı gereğince yıl içinde yapılan yardım ve bağışlar hakkında
ortaklara bilgi verildi.
7. Şirketim izin D enetim Kom itesi'nin önerisi doğrultusunda Sermaye Piyasası Kurulunun
tebliğlerine uygun olarak hazırlanarak 2006 yılına ilişkin mali tabloların bağımsız dem etim le rinin yapılması konusunda bir M ali M üşavirlik şirketi ile bağımsız denetim sözleş­
mesi imzalanmasına ilişkin Yönetim Kurulu kararının oylanmasına oy birliği ile karar ve­
rildi.
İmza
Hasan BAL
O y Toplayıcı
İmza
Yüksel Ö ZTÜRK
Katip
İmza
A hm et KOÇ
Divan Başkanı
İmza
A hm e t Ö Z H A N
Komiser
Resmi Yazılar
53
Örnek-2.47: Genel Kurul Toplantı Tutanağı Örneği
ARTEK ANONİM ŞİRKETİ
OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTI TUTANAĞI
ARTEK Anonim Şirketinin 2006 yılına ait genel kurul toplantısı 15/06/2006 tarihinde,
saat 14:00'da, şirket merkez adresi olan Atatürk Bulvarı 1 5 / 2 adresinde, Sanayi ve Ticaret
Bakanlığının / Ankara İl Sanayi ve Ticaret Müdürlüğünün 10/06/2006 tarih ve B. 12. GMT. 01.
02 sayılı yazılarıyla görevlendirilen Bakanlık Komiseri Ahmet ERGÜVEN'nın gözetiminde ya­
pılmıştır.
Toplantıya ait davet kanun ve ana sözleşmede öngörüldüğü gibi ve gündemi ihtiva
edecek şekilde, Türkiye Ticaret Sicil Gazetesinin 05/06/2006 tarih ve 5217 sayılı nüshasında
ilan edilmek suretiyle ve ayrıca nama yazılı pay sahipleri ile önceden hisse senedi tevdi ederek
adresini bildiren hamiline yazılı pay sahiplerine taahhütlü mektupla, toplantı gün ve gündemi­
nin bildirilmesi suretiyle süresi içinde yapılmıştır.
1- Divan Başkanlığına Ali AKTAŞ'ın, oy toplayıcılığına Derya ŞİMŞEK'in ve katipliğe Şener
ACAR'ın seçilmelerine oybirliğiyle karar verildi.
2- Genel Kurul tutanaklarının imzalanması için divan heyetine yetki verilmesine oybirliğiyle
verildi.
3- Yönetim Kurulu faaliyet raporu ile murakıplar tarafından verilen rapor okundu ve müzakere
edildi.
4- Bilanço ve ka r/za ra r hesapları okundu ve müzakere edildi. Yapılan oylama sonucunda, bi­
lanço ve kar / zarar hesapları oybirliğiyle edildi.
Şirket karından kanun ve anasözleşme gereği yapılması gereken miktarlar ayrıldıktan sonra ka­
lan kısmın tamamının dağıtılmasına 5 menfi oya karşılık 17 Oyla karar verildi.
5- Şirketin yönetim kurulu üyeliklerine 2 yıl süreyle görev yapmak üzere Mehmet AKTAŞ, Ayşe
GÜLER, Mustafa YAVAŞ/ın seçilmelerine oybirliğiyle karar verildi.
6- Yönetim kurulunun her aylık faaliyet programlarını üyelere bir rapor halinde bildirmelerine
oybirliği ile karar verildi..
İmza
İmza
Derya ŞİMŞEK
Ali AKTAŞ
O y Toplayıcı
Divan Başkanı
İmza
İmza
Şener ACAR
Ahmet ERGÜVEN
Katip
Komiser
Mesleki Yazışmalar
54
Örnek-2.48: Tutanak Örneği
TUTANAKTIR
1 5 / 0 5 /2 0 0 6
Atersan Petrol Ltd Şti'de Akaryakıt pompacısı olarak çalışan Ahmet YILMAZ'a yaptığı işlerde
özellikle maruz kalabileceği tehlikeler, yangın halinde alınması gerekli tedbirler, akaryakıtın doldurulması-boşaltılması-taşınması-satılması hususlarında alıştırma ve eğitimler yoluyla yeterli bilgiler
verilmiştir.
Yukarıda adı geçen işçi bu hususlarda yeterli bilgilere sahip olduğu tespit edildikten sonra
işe başlatılmıştır.
İmza
İmza
Ahmet YILMAZ
Ali KAHRAMAN
Personel
Müdür
55
Resmi Yazılar
Örnek-2.49: Fatura Teslim Tutanağı Örneği
T.C.
ÇALIŞMA VE SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞI
A
i
.H
SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI
21.08 20'2
SAĞLIK İŞLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
(İlaç ve Eczacılık Daire Başkanlığı)
FATURA TESLİM ETME TUTANAĞI
İLA C I S A T IN A L A N SSK S A Ğ LIK
F A T U R A L A R IN T O P L A M
FA T U R A A D E D İ
TE S İS İN İN A D İ
TUTARI
TOPLAM SAYI VE TUTAR =
Ü n y e D e v le t H a s ta n e le rin e a it to p la m .... A d e t............ TL tu ta rın d a k i fa tu ra y ı te s lim e ttim .
TE S LİM E D EN TE S LİM A L A N
ONAY
İkiz S o ka k S ıh h iye / A N K A R A
T e le fo n
: (0 3 1 2 0 0 0 0 0 00 )
Faks: (0 3 1 2 0 0 0 0 0 00 )
W e b : w w w .s g k . gov. tr
e -m a il: in fo @ s g k . go v. tr
>-
Mesleki Yazışmalar
56
Örnek-2.50: Teslim Tutanağı Örneği*
TUTANAKTIR
15/05/2006
BANKA/ KURUM ADI
ŞUBESİ
TESLİMAT TARİHİ
TESLİMAT TUTARI TL
BANKNOTLARIN DÖKÜM Ü
TL 100
....................
Deste
TL.
TL 50
....................
Deste
TL.
TL
TL
TL
TL
20....................
10....................
5....................
1....................
Deste
Deste
Deste
Deste
TOPLAM
TL.
TL.
TL.
TL.
Yukarıda adı geçen Bankanın / Kurumun Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası'na teslimata getirdiği banknotlar, adedi sayım ve tetkiki bilahare yapılmak ve
noksan, fazla, sahte ve farklı kupür veya destelerden dolayı Türkiye Cumhuriyet
Merkez Bankası aleyhine oluşacak farklılıklar için gerektiğinde tesbit edilecek oran­
da cezai faiziyle birlikte Türkiye C um huriyet Merkez Bankası nezdindeki hesa­
plarına doğrudan mal edilm ek üzere torba olarak teslim alınmıştır.
İş bu tutanak tarafımızdan iki nüsha olarak düzenlenmiştir.
TESLİM EDEN
Banka / Kurum Görevlileri
İmza
(Adı ve SOYADI)
İmza
(Adı ve SOYADI)
* Bu örnek w w w.tcm b. gov. tr'den alınmıştır.
TESLİM ALAN
T.C. Ziraat Bankası Yetkilileri
İmza
(Adı ve SOYADI)
İmza
(Adı ve SOYADI)
Resmi Yazılar
57
2.4. Form Yazıları
Kamu kurum ve kuruluşlarında veya özel kurumlarda aynı konuda sü­
rekli olarak yazılan yazılar için oluşturulan yazılara form yazıları denir. Form
yazılarında sonradan doldurulacak yerler boş bırakılır ve gerektiğinde kulla­
nılmak üzere çoğaltılır.
Örnek-2.51: Hazır Form Örneği
GAZİ ÜNİVERSİTESİ
EĞİTİM BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
KESİN KAYIT VE KAYIT YENİLEME DERS SEÇME FORMU
Öğrenci No
0001110002
Ö ğretim Yılı
2005-2006
Adı Soyadı
Emel YILDIRIM
Ö ğretim Yarıyılı
Bahar
Ana Bilim Dalı
İşletm ecilik Eğitimi
Alınan Toplam Ders Sayısı
Bilim Dalı
Bankacılık Eğitimi
Sıra No
Ders Kodu
Dersin Adı
1
2
3
4
5
6
7
8
Ana Bilim Dalı Başkanı Adı:
Bölüm Başkanı Adı:
İmza
İmza
Yukarıda seçmiş olduğum Zorunlu ve Seçmeli ders bilgilerinin doğruluğunu
onaylar ve açılmayan derslerin yerine Enstitü tarafından açılan bir dersi almayı
kabul ederim
İmza
Öğrenci Adı SOYADI
Mesleki Yazışmalar
58
Örnek-2.52: Hazır form örneği
HASTANIN MUAYENE İSTEĞİ
1. Kurumu
2. M em urun Soyadı, Adı
3. Hastanın Soyadı, Adı
4. Görevi
5. Sicil No
6. Kadro Derecisi
7. Adresi
(Maaşını Aldığı Birim)
9. Kurum Kayıt Çıkış Tarihi
8. Kurum Yetkilisinin Soyadı. Adı,
Unvanı, İmzası
10. Kurum Kayıt Çıkış No
(Tedavi G iderleri Kurum um uzca Ödenecektir)
11. Sağlık Kuruluşunun Adı
18. Sağlık Kuruluşunun Adı
12. Sağlık Kuruluşunun Kayıt Tarihi
ve No
19. Sağlık Kurumu Kayıt Tarihi ve No
13. Teşhis
20. Baştabibin Havalesi
14. Tedavi
21. Teşhis
15. Karar
22. Tedavi
23. Karar
16. Muayene Edenin Soyadı, Adı,
Unvanı. İmzası. Tarih
24. Tabibin Soyadı, Adı, İmzası
17. Onaylayanın Unvanı, İmzası,
Tarih, M ühür
25. Baştabibin İmzası, Tarih, M ühür
Resmi Yazılar
59
2.5. Sözleşm e
Sözleşme, iki kişinin (gerçek kişi veya tüzel kişi) bir hukuki sonucu ger­
çekleştirmek üzere anlaşması demektir. Tarafların anlaştıkları konu ile ilgili
yazdıkları yazıya sözleşme yazısı denir.
Sözleşmeye kira sözleşmesi, ihale sözleşmesi, telefon abone sözleşme­
si, iş sözleşmesi, şirket sözleşmesi örnek olarak verilebilir.
Sözleşmede taraflar özgür bir iradeyle hareket etmiş olmalıdır. Bu ilke­
ye uymayan sözleşmeler geçersiz sayılabilir. Ayrıca yasalar önünde ergin
sayılmayanlar, akıl dengesi yerinde olmayanlar ya da yasaların kendi başına
karar veremeyeceği konusunda hüküm verdiği kişiler kolayca aldanabilecek­
leri ya da zorlanabilecekleri gerekçesiyle, sözleşme yapma hakkından yoksun
bırakılmıştır. Toplumun genel çıkarlarının korumak amacıyla, ticaret serbest­
liğini kısıtlayıcı sonuçlar doğuracak sözleşmelere izin verilmez. Bu tür engel­
ler olmasa bile temlinde bir aldatmaca olduğunu kanıtlayan taraf sözleşme
kurallarına uymayabilir28.
Sözleşmeler kişilerin kendi aralarında yapılacağı gibi noter huzurundada yapılabilir. Noter huzurunda yapılan sözleşmelerin diğerlerinde hukuki
olarak hiçbir farklılıkları yoktur. Ancak ihtilaf hallerinde ispat sorumluluğunu
noterlerin üzerine atmak için böyle bir yol tercih edilebilir.
2.6. Şartnam e
Şartname, bir işin yapılmasıyla ilgili işi yaptıran kişi veya kurum ile işi
yapan kişi veya kurum arasındaki karşılıklı kabul edilen şartların yazıldığı
yazıdır. Şartname genellikle sözleşme ile birlikte yazılır. Sözleşmenin hangi
şartlarda gerçekleşeceği şartnamede belirtilir.
28 GÖKDERE Halis, (2003), A.g.e., s.95, Ankara.
Mesleki Yazışmalar
60
Örnek-2.53: Acentelik Sözleşmesi Örneği
ACENTELİK SÖZLEŞMESİ
15/06/2006
1-
TARAFLAR
Bir tarafta, Sanayi Caddesi Yeni Bosna / İstanbul adresinde m ukim BERKTAŞ Ltd.
(Bundan sonra kısaca ŞİRKET olarak anılacaktır) ile diğer tarafta Taşdelen Cad­
desi Ostim / Ankara adresinde m ukim ARENPA Ltd. Şti. (Bundan sonra yetkili
satış acentesi olarak anılacaktır) arasında aşağıdaki şartlarla iş bu acente
sözleşmesi tanzim ve imza olunmuştur.
2- SÖZLEŞMENİN KONUSU
İşbu sözleşme ile ŞİRKET Yurtiçinde hazırlamış olduğu hizm etlerin ve ürünlerin
aşağıda belirtilen şartlarda yetkili satış acentesi tarafından satılması ve pazarlanmasıdır.
3- SÖZLEŞMENİN KAPSAMI
Sözleşme imzalandığı tarihten itibaren 3 (ÜÇ) yıl süreli bedelsiz olarak ŞİRKET
şirketinin sağladığı online rezervasyon sisteminin yetkili acente tarafından
kullanılarak online satış yapılmasıdır.
4-
YETKİLİ SATICI GÖREV VE SORUMLULUKLARI
4-1- Yetkili Satış Acentesi ŞİRKET satış ürünlerini satma yetkisini başka bir acente
ve / veya kendisinin ortak olacağı bir acenteye devredemez.
4-2- Yetkili Satış Acentesi sözleşme ile birlikte gerek ŞİRKET bağlı bulunduğu süre
zarfında gerek sözleşmenin feshinden sonra ŞİRKET 'e ait hiçbir detayı,sistem ve
m etotları,tüm sirküler ve evrakları gizlilik esasına göre üçüncü şahıs ve kuruluşla­
ra aktarılmamasını sağlamak ile de yüküm lüdür.
-sayfa 1 -
Resmi Yazılar
61
5-ÇAÜŞMA SİSTEMİ
5-1- Yetkili Satış Acentesi satıştan sorumlu elemanı ve / veya elemanlarının isimlerini
ŞİRKET'e bildirecek bu konuda olacak değişiklikler için ŞİRKET'den referans alınacak­
tır.
5-2- Yetkili Satış Acentesi yaptığı satışlara ilişkin ödemeleri Banka Havalesi Sistemi ile
kabul edecektir.
5- 3- Yetkili Satış Acentesi yaptığı satışlara ilişkin komisyon, kendisine düzenlenecek
fatura üzerinde indirim yapılarak, net tutarı kapsayan fatura cari hesabına borç kay­
dedilecektir.
6- SÖZLEŞMENİN SÜRESİ
İş bu sözleşme imza tarihinden itibaren 4 (DÖRT) yıl süre ile geçerlidir. Sözleşme
süresinin bitiminden 1 ay öncesinde taraflarca yazılı ihtar olmaması halinde bu söz­
leşme süresi kadar tekrar uzamış olur.
7- SÖZLEŞMENİN FESHİ
7-1- Yetkili Satış Acentesi işbu sözleşmenin hükümlerine aykırı davrandığında ve /
veya sirkülerde ki talimatlara kısmen veya tamamen uymadığında ŞİRKET bu sözleş­
meyi tek taraflı olarak feshedebilir.
7-2- Taraflardan birinin iflası, mal varlığını alacaklılara veya başkasına devretmesi
konkordato akdetmesi halinde diğer taraf sözleşmeyi derhal feshedebilir
7- 3- Sözleşmenin feshi yetkili satış acentesinin müşterilerine karşı olan yükümlü­
lüklerini ortadan kaldırmayacaktır.
8- İHTİLAF HALİ VE TEBLİGAT ADRESLERİ
İşbu sözleşme TC. kanunlarına tabi olup uygulamasından doğacak ihtilaflardan ve
uyuşmazlıklardan TC. Ankara Mahkemeleri yetkilidir. Bu sözleşmenin başında belirti­
len adresler tebligat adresleridir. Toplam 8 maddeden ibaret işbu sözleşme 2 sayfa­
dan oluşup, 2 orijinal nüsha olarak düzenlenmiş ve imzaya haiz kişilerce okunup
imzalanmıştır.
imza
imza
Ahmet GÜNDOĞDU
Şirket Yetkilisi
Sami ERTÜRK
Bayii Yetkilisi
-sayfa 2-
Mesleki Yazışmalar
62
Örnek-2.54: Belirsiz Süreli İş Sözleşmesi Örneği
BELİRSİZ SÜRELİ İŞ SÖZLEŞMESİ
1. TARAFLAR
İŞVERENİN
Adı soyadı (ünvanı)
Adresi
İŞÇİNİN
Adı soyadı
Baba adı
Doğum yeri ve yılı
T.C. Kimlik No
İkamet adresi
2. İŞÇİNİN ÇALIŞMA YERİ: İşverenin.............................. sınırları içindeki değişik
işyerlerinde, işveren veya velinin göstereceği yerler.
3. YAPILACAK İŞ ve GÖREV:.......................................................................................
4. İŞE BAŞLAMA TAR İH İ:......... / ......./ .........
5. DENEME SÜRELERİ: Deneme süresi 1 (bir) aydır. Taraflar, bu süre içinde iş
sözleşmesini ihbarsız ve tazminatsız feshedebilirler.
6. ÇALIŞMA SÜRELERİ: Haftalık çalışma süresi en çok 45 saattir. Bu süre, haftanın
çalışılan günlerine eşit şekilde bölünerek uygulanır.
Ancak, 45 saatlik haftalık normal çalışma süresi, işveren tarafından gerekli
görüldüğünde:
6 .1 . Haftanın çalışılan günlerine, günde 11 saati aşmamak koşulu ile, farklı şekillerde
dağıtılabilir. Ayrıca, işin niteliği ve şartlarına göre, işe başlama ve bitiş saatleri de,
işçiler için farklı şekillerde düzenlenebilir ve gerekliğinde değiştirilebilir.
6. 2.45 saatlik haftalık normlar çalışma süresinin, haftanın çalışılan günlerine farklı
şekillerde dağıtılarak çalışılması durumunda, işçinin haftalık ortalama normlar çalışma
süresi 45 saati aşamaz.
6. 3. Ara dinlenme zamanları zamanları işveren tarafından belirlenir.
____________________________________ -sayfa 1-____________________________________
Resmi Yazılar
63
7. FAZLA ÇALIŞMA: İşveren, işin niteliği veya üretimin artırılması gibi nedenlerle işçiye,
günlük toplam çalışma süresi 11 saati aşmamak koşulu ile, yılda 270 saate kadar fazla
çalışma yaptırabilir. Haftalık 45 saati aşan çalışmalar fazla çalışma sayılır.
8. TELAFİ ÇALIŞMASI: Zorunlu nedenlerle işin durması, ulusal bayram ve genel tatiller­
den önce veya sonra işyerinin tatil edilmesi veya benzer nedenlerle normal çalışma süre­
lerinin önemli ölçüde altında çalışılması ya da işin tümüyle durdurulması veya işçinin
talebi ile kendisine izin verilmesi hallerinde, işveren, iki ay içerisinde işçiye, çalışılmayan
bu süreler karşılığı olarak telafi çalışması yaptırabilir.
9. ÜCRET: İşçinin aylık NET / BRÜT ücreti.................................................. TL dir.
10. FAZLA ÇALIŞMA ÜCRETİ: İşçinin her bir saat fazla çalışması için işverence ödenecek
fazla çalışma ücreti, işçinin normal çalışma ücretinin saat başına düşen miktarının yüzde
elli artırılmış tutarıdır.
11. ÜCRET ÖDEME ZAMANI: İşçi ücreti ayda bir ödenir. Her ayın ücreti, mücbir bir
neden olmadıkça, her ayın ücreti 1. günü ödenir.
12. ÖZEL ŞARTLAR
12.1. İşçi, işyerinde, çalışma mevzuatı ve işveren tarafından belirlenmiş bulunan çalışma
şartlarına, iş disiplinine, iş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına, işveren tarafından çıkartılmış
ve çıkartılacak olan yönetmelik, genelge, sirküler, talimat gibi düzenlemelere uymayı
kabul ve taahhüt eder.
12.2. İşçi iş sözleşmesi devam ettiği sürece, özel de olsa başka bir işte çalışmamayı taahüt
eder.
12.3. Bu iş sözleşmesinde yer almayan hususlarda İş Kanunu ve diğer ilgili mevzuat
uygulanır.
13. İş bu belirsiz süreli iş sözleşmesi, İki sayfadan oluşup,.... / .... / ............ tarihinden
taraflarca iki nüsha olarak tanzim edilip, okunarak imzalanmakla, karşılıklı olarak kabul,
beyan ve taahhüt etmişlerdir.
İŞÇİ
İŞVEREN VEYA VEKİLİ
İmza
Adı SOYADI
(Kaşe-İmza)
-sayfa 2-
Mesleki Yazışmalar
64
Örnek-2.55: Taşıma Sözleşmesi Örneği
TAŞIMA SÖZLEŞMESİ
15/06/2006
1.
Bu sözleşme Selamı GÜLER ile PERNAK Ltd. Şti. arasında, eşyanın yüklem e adresin­
den boşaltma adresine taşınması hususunda düzenlenm iştir.
YÜKLEME ADRESİ
BOŞALTMA ADRESİ
M ahalle
Semt
Şehir
Aktaş
M ahalle
:Ergazi
Eryaman
Ankara
Semt
Şehir
: Batı kent
:Ankara
Tel
TAŞIMA ÜCRETİ
0312 000 00 00
500 TL
200 TL
300 TL
Tel
PEŞİNAT
KALAN
:03 12 000 00 00
2. Taşıyıcı firm a yüklem e adresinden boşaltma adresine, eşyanın toplanıp, am balajlan­
masını, taşınmasını, yerleştirilm esini ve m ontajını üstlenir.
3. Avize ve elektrikli eşyayı söker, m ontajını yapar. (Avizelerin kancaları varsa takar,
elektrik, bağlantısını yapar.)
4.
Evde bulunan her türlü m addi değeri bulunan nakit para, ziyn et eşyası, antika eşya ve
tarihi eser eşyalardan taşıyıcı firm a sorum lu değildir.
5.
Beyaz eşyalar tesisatı ev sahibi tarafından önceden hazırlanır ve taşıyıcı firm a tarıfından m onte yapılır.
6. Yükleme esnasında, daha önce olan hasarlar varsa tespit yapılır hasar taşıyıcı firm a
tarafından oluşturulm uş ise tanzim etm ekle sorum ludur.
7.
8.
Sözleşme esnasında kaparo alınır ve eşya taşıma b itim ind e kalanı alınır.
Taşıma işi bitim in d e eşya sahibiyle araç şoförü taşıma aracının kupa ve kasa bölüm ünü
gezerek, eşya kalıp kalmadığı kontrol edilecek, kayıp malzeme varsa iki nüsha tutanak
tutularak biri şoföre teslim edilecektir. Eşya kalmadığı da ayrıca iki nüsha tutanak ile
belirlenecektir. Bahsedilen tutanakların tanzim edilerek şoför ve eşya sahibi tarafından
imza edilm em iş olması halinde, firm a sorumlu olmayacaktır.
9.
İş bu sözleşme 9 (dokuz) m addeden oluşup, iki nüsha olarak düzenlenm iştir. Herhan­
gi bir anlaşmazlık halinde Ankara m ahkem eleri e tkilid ir
imza
Selami GÜLER
M üşteri
imza
Faik SUBAŞI
Firma Yetkilisi
Resmi Yazılar
Örnek-2.56: Kira Sözleşmesi Örneği
TL'lık
Damga
Pulu
KİRA SÖZLEŞMESİ
Dairesi
Mahallesi
Sokağı Numarası
Kiralanan şeyin cinsi
Kiraya verenin adı, soyadı
Kiraya verenin ikametgahı
Kiracının adı, soyadı
Kiracının ikametgahı
Kiracının iş adresi
Bir aylık kira karşılığı
Bir senelik kira karşılığı
Kiranın ne şekilde ödeneceği
Kira M üddeti
Kiranın başlangıcı
Kiralanan şeyin şim diki durum u
Kiralanan şeyin ne için kullanılacağı
Kiralanan şey ile beraber teslim alınan demirbaş eşyanın beyanı.
1/7/1984 ve 488 sayılı Damga Vergisi Kanununu değiştiren 29 / 7 / 1970 tarih ve 1318 sayılı
Finansman Kanunu gereğince:
Mal sahibi ve kiracı %1, kefil, %5 olmak üzere, mukavele müddetine göre bütün kira bedeli­
nin binde altısı nisbetinde damga pulu yapıştırılacaktır. Pullar tarih ile beraber imza veya
mühür konulmak suretiyle iptal olunacaktır.
İki pul için bir iptal muamelesi kabul edilebilir.
Bu kira sözleşmesi 210 Sayılı Kanunun 5. Maddesi gereğince 200 TL. lik Damga Pulu yapıştı­
rılınca geçerlidir.
İşyeri Kiralarının %20 stopaja ve bu stopajın %4'ü kesilen miktarlar Vergi Dairesine yatırılır.
65
Mesleki Yazışmalar
66
Örnek-2.57: Kira Sözleşmesi Şartnamesi Örneği
/ .... /
Pul İmza
Ortak Zincirleme
Kefil Borçlu
Pul imza
Kiracı
Pul imza
Kiraya veren
2.7. Tezkere
Genellikle iki tarafın konu hakkında yeterli bilgi sahibi olmaları halinde
başvurulan bir iletişim yöntemidir. Örneğin, bir yargı müessesesinin, diğer bir
yargı müessesesine bir tanık veya sanıktan ifade alınması için yazdığı kısa
yazıya da Tezkere adı verilmektedir. Çünkü yazıyı yazan gibi karşı taraf da
aynı görevi yürütmektedir. Bir başka deyimle, ifadenin nasıl alınacağını, yazı
içerisinde nelerin bulunacağını ve belgenin nasıl düzenleneceğini iki kurum
tarafından da iyi bilinmektedir29.
2.8. Müzekkere
Yargı makamının bir kararın yerine getirilmesi konusunda, belli bir
makama yazdığı yazılara müzekkere denir. Günümüzde pek kullanılmayan
bu tür yazışma çeşidi, eskiden resmi dairelerin, üst makamlara (daha çok
bakanlıklara) yazdıkları yazılara denirdi.
29 YAZICI Reşat, (1997), A.g.e., s.127.
Resmi Yazılar
67
2.9. Mazbata
Resmi merciler tarafından bir olayı belgelendirmek için yazılan yazılara
mazbata denir. Mazbata bir hükmü, bir kararı veya herhangi bir işin tasdikini
bildiren konularda yazılır. Genellikle seçilmiş kişilerin seçildiklerini belgelen­
dirmek için yazılır.
2.10. Genelge
Bir konunun açıklanması, uygulamalarda birliğin sağlanması, yeni ka­
rarların duyurulması ve benzer amaçlarla üst makamlardan kendi alt birimle­
rine yazdıkları yazılara genelge denir30.
Genelge, kuruluşlarda görevli tüm çalışanları, bazen da belli bir kesimi
ilgilendiren konularda hazırlanan, açıklayıcı, uyarıcı, öğretici, bilgi verici nite­
likte bir genel yazıdır. Genelge karşılığında herhangi bir yanıt istenmez. Ge­
rekli olan, istenen davranışın içine girilmesi beklenir. Hataların düzeltilmesi,
kanun ve mevzuata eksiksiz uyulması istenir31.
Örneğin, devletin ilgili kurum ve kuruluşlarında yapılan yazışmaların
standardizasyonunun sağlanabilmesi için Başbakanlık Personel ve Prensipler
Genel Müdürlüğünce Resmi Yazışma Kuralları konulu genelge gönderilir. Bu
genelgeye ilgili kurum veya kuruluşlar cevap yazı yazmazlar, ilgili genelgede­
ki kural ve kaidelere uygun davranışlar sergilemeye çalışırlar. Böylece emir
ve direktifler çerçevesinde yazışmalarda bir standart geliştirilmiş olur.
30 UZDİL Ünal ve UZDİL Güneş, (1997), A.g.e., s.353.
31 YAZICI Reşat, (1997), A.g.e., s.76.
Mesleki Yazışmalar
68
Örnek-2.58: Genelge örneği
T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI
(Eğitim Teknolojileri Genel Müdürlüğü)
Sayı : B. 08. 2 1 .0 8 . 01.100.1 / 0001
Konu : Kurumların Internet Erişimi.
15/06/2006
GENELGE
2006 / 11
İlgi
:
Millî Eğitim Bakanlığı Eğitim Teknolojileri Genel Müdürlüğünün 1 5 / 1 1 /2 0 0 4 tarih
ve B. 08. 0. ETG. 01. 300 /1 2 1 3 4 sayılı yazısı.
Bakanlığım ız ile Ulaştırma Bakanlığı arasında Bakanlığımıza bağlı okul / kurumlarına internet bağlantıları kurulm asına yönelik Türk Telekom A.Ş. ile 15 Nisan 2004 tarihin­
de bir protokol imzalanmıştır. Protokol gereği; 31 Aralık 2005 tarihi sonuna kadar 42.534
okul / kurumumuza ADSL internet bağlantıları gerçekleştirilecektir.
• Türk Telekom ünikasyon A.Ş. tarafından proje kapsamındaki okul veya kurumlara kuru­
lan ADSL modem ve eki ayıracın m üdür veya müdür yardımcılarının odalarına kurdurulmaması, öncelikli olarak doğrudan m evcut laboratuarlara, bilgisayar odasına, bilgisa­
yar bulunan Ö ğretm enler odasına ya da yönetim bilgisayarlarına kurulması,
• Kurumlarımıza hiçbir ücret ödenm eden kurulan Bakanlık standart ADSL internet erişim
hattının kullanılması; bunun dışındaki internet erişimlerinin Bakanlığımıza ek maliyetini
önlemek amacı ile sona erdirilmesi,
• Okulların Laboratuar ve internet erişimleri için gerekli ağ ayarlarının uzman kişilere
yaptırılması, yeterli bilgisi olmayanların müdahale etmelerine izin verilmemesi,
• ADSL Modem kurulumları sırasında hat hızının 512 kbps / 256 kbps olduğunun mutlaka
tespit edilmesi ve tutanakların buna göre düzenlenmesi,
• Okulların ADSL internet erişimi seçim inde öncelikli kriter olarak laboratuar ve bilgisayar
sayılarına bakılmaktadır. İLSİS veritabanında okulların bilgisayar laboratuar ve bilgisa­
yar sayılarının güncellem esinde gerekli titizliğin gösterilmesi,
• Konunun İliniz dahilinde internet erişimi sağlanacak tüm okul ve kurumlara duyurulması
ve takibi konusunda hassasiyet gösterilmesi gerekmektedir.
Bilgilerinizi ve gereğini önem le rica ederim.
Prof. Dr. Ahm et ERTEGÜN
Bakan a.
M üsteşar
Resmi Yazılar
69
Örnek-2.59: Genelge Örneği
T.C.
ÇALIŞMA VE SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞI
(Sosyal Güvenlik Kurum Başkanlığı)
Sayı
: B .1 3 .1 .0 .1 0 .0 0 .0 4 /0 0 0 1
1 5 /0 6 /2 0 0 6
K o n u : İsteğe Bağlı S ig o rta lılık
GENELGE
2006/11
K u ru m u m u z a 1 .1 0 .1 9 7 2 ile 2 0 . 4 .1 9 8 2 ta rih le ri a rasınd a d e rn e k , b ir lik , ve rg i d a ire s i, tic a r e t
s ic ili v e sa ir te ş e k k ü lle r ka n a lıy la v e y a h a ngi k a n a lla o ld u ğ u n u n te s p itin d e g ü ç lü k ç e k ile n ş e k ille rd e
k a y ıt ve te s c ille ri y a p ılm ış o lu p ta d a h a s o n ra k i b ir ta r ih te 1 4 7 9 sayılı K an u n v e ayn ı K a n u n u ta d il
eden
K a n u n la rın
ö n g ö rd ü ğ ü
sig o rta lı
o lm a
şa rtla rın ı
ta ş ım a d ık la rı
te s p it
e d ile n
s ig o rta lıla rın
1 .1 0 .1 9 7 2 - 2 0 . 4 .1 9 8 2 ta r ih le ri a ra sın d a ki sü re le ri 1 4 7 9 sayılı K a n u n a 2 6 5 4 sayılı K a n u n la e k le n e n v e
3 1 6 5 sayılı K a n u n la d e ğ iş tirile n Ek g e ç ic i 12 n c i m a d d e h ü k m ü g e re ğ in c e ta le p le ri h a lin d e s ig o rta lılık
süresi o la ra k d e ğ e rle n d irilm iş o lu p , u y g u la m a b u s ü re le r ile s ın ırla n d ırılm ış tır.
Bu K a n u n u ta k ip e d e n d iğ e r K a n u n la rd a b u h ü k m ü n y e r alm a m a sı n e d e n iy le 2 0 . 4 .1 9 8 2 ta ­
rih in d e n s o n ra k i te s c il iş le m le rin d e sig o rta lın ın 2 4 ü n c ü
m a d d e k a p s a m ın d a o lm a d ığ ın ın te s p iti
h a lin d e m e v z u a tım ız d o ğ ru ltu s u n d a s ig o rta lılık la rı, te scil ta r ih le r i itib a riy le ip ta l e d ilip ö d e n e n p r im le r
" p r im ia d e s i" o la ra k ilg ilile re ia d e e d ilm e k te d ir.
G e re k Y a rg ıta y ka ra rla rı ge rekse H u k u k M ü ş a v irliğ im iz in g ö rü şü v e m e v z u a tım ız d o ğ ru ltu ­
su n d a , sig o rta lılık la rı te scil ta rih i itib a riy le ip ta l e d ilm e s i g e re k e n le rd e n ;
a) P rim ö d e m e le r in in s ig o rta lılık süresi o la ra k d e ğ e rle n d irilm e s i ta le b in d e
b u lu n m a y a n la rın sig o rta lılık la rı te sc il ta r ih i itib a riy le ip ta l e d ilip ö d e n e n p rim le r ye rs iz p rim
iade si o la ra k ia d e e d ile c e k v e sağlık h a rca m a la rı ta h s il e d ile c e k tir.
b) Ö d e n e n p rim le rin s ig o rta lılık süresi o la ra k d e ğ e rle n d irilm e s in i ta le p e d e n le rin , giriş b ild ir ­
g e le ri, ip ta l e d ilm e d e n te scil ta rih i itib a riy le te r k (0 1) k o d u ile s ig o rta lılık la rı son a e r d irile re k te s c il
ta r ih in d e n s o n ra ö d e d ik le r i p rim le rin ta m a y o la ra k karşıladığı aybaşı itib a r iy le s ig o rta lılık la rı (0 5 )
k o d u ile b a şla tıla ca k y in e ö d e d ik le r i p r im le rin ta m a y o la ra k karşıladığı s ü re le r ile sınırlı o lm a k ü z e re
"s ig o rta lılık sü re si" o la ra k d e ğ e rle n d irile c e k tir.
Bu g e n e lg e n in y a y ım ta rih in d e n ö n c e s ig o rta lılık n ite liğ i ta şım a d ığ ı te s p it e d ile re k giriş b ild ir ­
g e le ri ip ta l e d ile n ve ö d e d ik le ri p rim le ri k e n d ile rin e ia d e e d ile n le rle ilg ili o la ra k h e rh a n g i b ir işle m
y a p ılm a y a c a k tır.
B ilg ile rin iz i v e g e re ğ in i ric a e d e rim .
A h m e t Z iy a D E M İR A L P
B akan a.
G enel M ü d ü r
D A Ğ IT IM :
G e re ğ i
B ilgi İçin
İl M ü d ü rlü k le r in e
Ç alışm a ve Sosyal G ü v e n lik B akanlığı
(Sosyal G ü v e n lik K u ru m B aşkanlığı)
Mesleki Yazışmalar
70
2.11. Vekaletname
Bir kişinin vekil tayin ettiği bir başka kişinin vekaletini belgelendirmek
için noter tarafından düzenlenip onaylanan belgeye vekaletname denir. Ve­
kil olan kişi vekaletnamede yazılı olan işleri vekalet veren adına ve vekil sıfa­
tıyla yerine getirir.
Örnek-2.60: Vekaletname Örneği
TÜRKİYE CUMHURİYETİ
Y. N o .:..
A N K A R A 1. N O T E R L İK
C . N o .:
ÖZEL VEKALETNAME
V EKALET V E R E N LE R :
H A M D İ A L K A N İsm a il O ğ lu 1 9 7 5 d o ğ u m lu
B a h ç e lie v le r 2. C a d d e 1 8 / 7 Ç a n k a y a / A N K A R A
VEKİL
S ELA M İ Y IL M A Z S am i O ğ lu 1 9 7 6 d o ğ u m lu
V A S IT A N IN
Plaka N u m a ra sı
06 C M 206
C insi
H. O T O
M a rka sı - T ip i
PEUGEOT 206
M o d e li
1999
Şasi N u m a ra sı
0000000000
M o to r N u m a ra sı
0000000000
V a sıta n ın h e r tü r lü m u a y e n e le rin i y a p tırm a y a , m o to r şasi te s p itin i y a p tırm a ya, te m iz
k ağ ıdı, y o l be lg esi, g e ç ic i p la k a , tra fik te n
ç e k m e belgesi
D e ğ e rle n d irm e P ulu
a lm a y a , a d ım a k a y ıt v e te c il e ttirm e y e , p laka sını ta k tırm a y a , ru h s a tın ı
M a k b u z m u k a b ili ta h sil
ç ık a rtm a y a , s ig o rta e ttir m e y e , tra fik , v e rg i d a ire s i, s ig o rta ş irk e ti v e ilg ili
e d ilm iş tir.
lanm ası g e re k li e v ra kı im z a la m a y a , ö d e n m e s i g e re k li h e r tü r lü h a rç, rü s u m
m a k a m la r n e z d in d e k i iş v e m u a m e le le ri ta k ip v e n e tic e le n d irm e y e , im z a ve v e rg ile ri ö d e m e y e , m a k b u z la rın ı a lm a y a ,
h e r tü rlü
satış iş le m le rin i
y a p m a y a y e tk ili o lm a k ü z e re , S ELAM I Y IL M A Z S am i O ğ lu 1 9 7 6 d o ğ u m lu
v e k il ve ta y in e ttim .
V EKALET VEREN
H A M D İ A LKAN
İm z a M ü h ü r
A N K A R A 1. N O TE R İ
Ebru G Ü Z E L
71
Resmi Yazılar
3. ÖRNEK OLAY İNCELEMESİ
Bu bölümde yanlış yazılmış resmi yazı örnekleri bulunmaktadır. Bu ör­
neklerdeki yanlışlıkların neler olduğunu tespit ederek doğru şekli oluşturma­
ya çalışınız.
Ö rnek-2.61: Yanlış Yazılmış Resmi Yazı Örneği
Aşağıdaki örnekte iki adet yanlış veya eksik bulunmaktadır.
ASKİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE
ANKARA
Kurumunuzun 123456789123 nolu abonesiyim. Aboneliğimin iptalini istiyorum.
Gereğinin yapılmasını saygılarımla arz ederimi5/06/2006.
İmza
Ahmet ERTÜRK
Mesleki Yazışmalar
72
Örnek-2.62: Yanlış Yazılmış Resmi Yazı Örneği
Aşağıdaki örnekte dört adet yanlış veya eksik bulunmaktadır.
T.C.
YÜKSEKÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞI
Sayı
Konu
: B.30.ADL.01.025.00.02
: Yurt Dışı Eğitimi
GAZİ'ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE
Ek: Yurtdışı Eğitimi İçin Arana Şartlar
2006 Mali Yılı Rehberinde 2547 Sayılı Kanunun 33. maddesi uyarınca lisansüstü eği­
tim yapmak amacıyla yurtdışına araştırma görevlilerinin gönderilmesi planlanmaktadır.
Üniversitenizde halen araştırma görevlisi kadrosunda olup, ekte bir örneği gönderilen
"Yurtdışına Gönderilecek Araştırma Görevlilerinde Aranan Şartlar "ı sağlayanların
yurtdışına gönderilmeleri düşünülmektedir.
Üniversitenizin öğretim elemanı ihtiyacı dikkate alınarak, yurtdışında hangi alanlarda
doktora eğitimi yaptırmak istendiğine dair bilgilerin en kısa sürede başkanlığımıza
gönderilmesini rica ederim.
01 / 03/2006
Prof. Dr. Ayşe KILIÇLAR
Başkan
İmza
DAĞITIM
:
Üniversite Rektörlüklerine
Resmi Yazılar
73
Örnek-2.63: Yanlış Yazılmış Resmi Yazı Örneği
Aşağıdaki örnekte üç adet yanlış veya eksik bulunmaktadır.
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ
HAVZA MESLEK YÜKSEKOLULU MÜDÜRLÜĞÜNE
1 5 / 0 2 / 2006
Yüksekokulunuzun Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümü, 1. sınıf öğrencisi­
yim. 2005-2006 eğitim öğretim yılı bahar döneminde Yazışma Teknikleri adlı dersin
ara sınavına rahatsızlığım nedeniyle giremedim.
0011252 kodlu Yazışma Teknikleri dersinin mazeret sınavına girmek istiyo­
rum. Mazeret sınavına girebilmem için gerekli işlemlerin yapılmasını rica ederim.
EK
: Sağlık Raporu
Adres
: Atatürk Kız Yurdu
Havza / Samsun
Mesleki Yazışmalar
74
Örnek-2.64: Yanlış Yazılmış Resmi Yazı Örneği
Aşağıdaki örnekte beş adet yanlış veya eksik bulunmaktadır.
T.C.
KONYA VALİLİĞİ
İL YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
SAYI
KONU
: B054VLK4.420300
: Resmi Yazışmalar.
05/12/2004
Resmi Yazışma Kurallarını belirlemek; bilgi ve belge alış verişinin sağlıklı, hızlı ve
güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak amacını taşıyan ve tüm Kamu Kurum ve Kuru­
luşlarını kapsayan "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetme­
lik" 02 Aralık 2004 tarihli 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.
Bu sebeple, 17.02.1994 tarih ve 1994 / 9 sayılı genelge ile ekinde gönderilen
Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar 03 Aralık 2004 tarihli 25659 sayılı Resmi
Gazetede yayımlanan, Başbakanlığın 2004 / 29 sayılı genelgesi ile yürürlükten kaldırılmış­
tır. Dolayısıyla ilgide kayıtlı yazılarımız da mülga olmuştur.
Söz konusu yeni yürürlüğe giren yönetmeliğin uygulama esas ve usullerine, tüm
Kamu Kurum ve Kuruluşlarımız gereken dikkat ve özeni göstererek, uygulamaya hemen
başlamalarını, uygulamada doğabilecek aksaklıkların Valiliğimizden (İl Yazı İşleri Müdürlü­
ğü) sorulmasını önemle rica ederim.
İLGİ:
a) 30/03/1994 tarihli ve İl Yazı İşi. Md. 562 sayılı yazımız.
b) 16/01/1997 tarihli ve İl Yazı İşi. Md. 96 sayılı yazımız.
c) 16/09/1998 tarihli ve İl Yazı İşi. Md. 1549 sayılı yazımız.
imza
Mehmet YILMAZ
Vali a.
DAĞITIM:
Vali Yardımcılarına
İlçe Kaymakamlıklarına
Kamu Kurum ve Kuruluşlarına
Resmi Yazılar
75
ARAŞTIRMA VE TARTIŞMA SORULARI
1. Resmi yazılarda bulunması gereken şekli şartlar nelerdir yazınız
2. Resmi yazışmalarda "Sayı:" niçin kullanılır tanımlayarak, yazışma­
lardaki kod dağılımını anlatınız.
3. Dilekçe nedir tanımlayarak, Dilekçe hakkı kanunu ile ilgili bilgi ve­
riniz.
4. Bir öğrencinin girmediği bir sınava için, mazeret dilekçesi örneği
düzenleyiniz.
5. Tutanak nedir tanımlayarak, "işe gelmeyen bir memur için" tutanak
örneği düzenleyiniz.
6. Sözleşme nedir tanımlayınız. Belirsiz süreli bir iş sözleşmesi düzen­
leyiniz.
••
••
BOLUM
İŞ (TİCARİ) YAZILARI
İŞ (TİCARİ) YAZILARI
Kişiler ve kurumlar arasında ticari amaçlarla yapılan yazışmalara iş ya­
zıları denir. İş yazılarını aynı zamanda iş mektupları olarak da adlandırmamız
yanlış olmaz. Çünkü mektup, birbirinden uzakta olan kişi ve kurumlar ara­
sında yazılı iletişimi sağlayan bir yazı çeşididir. Diğer bir deyişle mektup,
insanların duygu, düşünce, görüş, bilgi ve isteklerini karşılıklı olarak duyur­
mak için kullanılan bir iletişim aracıdır32.
İş yazıları ile ilgili olarak Türk Standartları Enstitüsü tarafından "İş Yazı­
larının Düzenlenmesi" adlı standart TS 1390 doküman nolu standart 05 /
03 /1975 tarihinde hazırlanmış olup hala yürürlüktedir.
Bu Standard, Türk Standartları Enstitüsü'nün Mevzuat Hazırlık Gurubu'nca kurulan ilgili Teknik Komite tarafından hazırlanmış ve yayımına karar
verilmiştir.
Bu standardın hazırlanmasında, ulusal ihtiyaç ve olanaklarımız ön
planda olmak üzere uluslararası standardlar ve ekonomik ilişkilerimiz bulu­
nan yabancı ülkelerin standartlarındaki esaslar da göz önünde bulundurula­
rak; yarar görülen hallerde olabilen yakınlık ve benzerliklerin sağlanmasına
ve bu esasların ülkemiz koşulları ile bağdaştırılmasına çalışılmıştır.
İş yazıları yazılırken, okuyanların anlayabileceği bir üslup kullanılmalı,
anlaşmazlığa mahal vermeyecek şekilde açık ve anlaşılır bir dil kullanılmalı­
dır. Bununla birlikte yazı yazılırken mutlaka belli standartlara uyulmalıdır.
1. İŞ YAZILARINDA ŞEKLİ KURALLAR
İş yazıları şekil itibari ile resmi yazılardan çok fazla ayrıcalık göstermez­
ler. Ancak, iş mektuplarında önemli olan mektubun okunmasını sağlamaktır.
Mektupta anlatımın etkinliği ve kusursuzluğu yanında şekil yönünden de
çarpıcı olması büyük önem taşır. Çünkü; mektubu alan kişi ilk önce onun
zarfı ve kağıdıyla karşılaşır. İlk etkiyi zarfın ve kağıdın kalitesiyle mektubun
32 KOÇ Hakan - ÖZTOPRAK Menekşe T., (2003), A.g.e., s.113.
Mesleki Yazışmalar
80
kağıda döşenmesindeki estetik ve yazının güzelliği oluşturur. Bu nedenle
mektubun şekli kusursuz ve çekici olmalı, okuyanı etkilemelidir33.
İş yazılarının düzeni bakımından her bölüm belirli bir yerde bulunmalı
ve belirli ölçülere göre yazılmalıdır. Iş yazılarının kalayca yazılması, okunması
ve değerlendirilmesi buna bağlıdır. Bu düzen, her bölüm için aşağıda belir­
tilmiştir. Iş yazıları boyutları TS 506 da gösterilen Kâğıtlara yazılmalıdır.
Tablo-3.1: A Serisi Kâğıltların Boyutları (TS 506)
İşaret
Milim etre
İşaret
Milimetre
AO
841x1189
A5
148x210
A1
594x841
A6
105x148
A2
420x594
A7
74x105
A3
297x420
A8
52x74
A4
210x297
A9
37x52
A10
26x37
Tablo-3.2: B Serisi Kâğıttların Boyutları (TS 506)
İşaret
Milim etre
İşaret
M ilim etre
B0
1000x1414
B5
176x250
B1
707x1000
B6
125x176
B2
500x707
B7
88x125
B3
353x500
B8
62x88
B4
250x353
B9
44x62
B10
31x44
1.1. B aşlık
Başlık, basılı (matbu) olmalı ve kağıdın üst bölümünde bulunmalıdır.
Başlıklar; firmanın tescilli veya yasal adım, niteliğini, telefon vb. numaralarını
33 KOÇ Hakan ve ÖTOPRAK T. Menekşe, (2003), A.g.e., s.113.
/$ (Ticari) Yazıları
81
mektup adresini ve bazı ortaklıklarda da yasalara göre zorunlu olarak belir­
tilmesi gereken sermaye tutarını göstermektedir.
Mektubu alan kişi veya kurumlar bu şekilde kurumla iletişim kurabil­
me imkanına sahip olabilirler. Ayrıca başlık bölümün akılda kalıcı şekilde
dizayn edilmesi okuyucunun aklında kalması açısından da önemli bir ayrın­
tıdır.
Ö rnek-3.1: İş Mektuplarında Başlık Örneği
TÜRK
TELE
v
K 0 M
TURKTELEKOM
T ü rk T e le k o m ü n ik a s y o n A.Ş. T u rg u t Ö z a l B ulvarı 0 6 1 0 3
A y d ın lık e v le r A N K A R A
4 4 4 1 444
Mesleki Yazışmalar
82
Örnek-3.3: İş M ektuplarında Başlık Örneği
AKBANK
Örnek-3.4: İş M ektuplarında Başlık Örneği
TÜRKİYE PETROLLERİ ANONİM ORTAKLIĞI
İzm ir Rafinerisi Tesis Bölge M üdürlüğü
Gaziosmanpaşa Bulvarı 1 6 / 6 İzmir
Sermayesi: 10. 000. 000 TL
1.2. Sayı
Sayı, özel kodlama dizgesine uygun olarak verilir. Kurumun dosya tas­
nif sistemine göre verilen kayıt ve dosya numarasıdır. Başlık bölümünden 2
satır alttan sola (sol marja) yaslı olarak yazılır.
1.3. Tarih
Tarih, başlık bölümden 2 satır alttan sağa yaslı olarak, sayının hizasında
yazılır. Tarih bölümünde sırasıyla mektubun yazıldığı kent, ayın hangi gün
olduğu (rakamla) ay (yazıyla ve kısaltma olmaksızın) belirtilir. Kent adından
sonra virgül konulur.
1.4. Konu
Konu, sayının (sayı yoksa tarihin) 2 satır alttan sola yaslı olarak yazılır.
Konu bir satıra sığmazsa, diğer satır veya satırlar ilk satırın hizasından başlar.
Konunun altı boş burakılır. Konu kelimesinden sonra (:) işareti konulur.
İş (Ticari) Yazılan
83
1.5. Adres
Adres tarihten veya varsa konunun son satırından sonra, yazının uzun­
luğuna göre düzenlenmek üzere 3 ile15 satır boşluktan sonra yazılır. Adresin
bütün satırları sol boşluktan başlamalıdır.
Adresin birinci satırına kuruluşun adı, yazı kişiye yazılmış ise adı ve so­
yadı yazılmalıdır. Kişiye yazılan yazılarda ad ve soyadının başına Sayın keli­
mesi eklenir.
İkinci satıra, kuruluşun adının sığmayan bölümü veya kişinin görev
yaptığı yer, evinin bulunduğu cadde, sokak ile numarası yazılır. Gideceği
kentin adı ise alta yazılmalıdır.
Örnek-3.5: İş Mektuplarında Sayı, Tarih ve Adres Örneği
AKBANK
Sayı: 25645879
İstanbul, 15 M art 2006
Konu: Yeniliklerim iz
Sayın Fatma Yılmaz
Ergazi Mah. Ö zer Sitesi
1 / A Blok N o :1 2
Yenimahalle / Ankara
1.6. Hitap
Hitap bölümü, mektubun yazıldığı kişi veya kuruluşa hitap etmek için
kullanılan kelimelerdir. Hitap bölümü adresten sonra 3 satır alttan sola yaslı
olarak yazılır ve hitaptan sonra virgül konulur.
Kişiye Adıyla Hitap; Sayın kelimesinden sonra, kişinin soyadı yazılır.
Kişinin unvanı varsa soyadından önce unvanı da yazılır.
Sayın Adıgüzel,
Sayın Prof. Dr. Orhanlı,
Mesleki Yazışmalar
84
Genel Hitap; Kişi adı belirtilmiyorsa "Sayın Bay", "Sayın Bayan", "Sa­
yın Baylar", "Sayın Bayanlar", Hitaptan sonra virgül konulur.
Sayın Bay,
Sayın Bayan,
Sayın Baylar,
Sayın Bayanlar,
Genel hitaplarda makam ya da iş ilişkisi bulunan kimselere "Sayın" ke­
limesinden sonra "bay" veya "bayan" denilmeksizin bu makamı belirten
hususlar da eklenebilir.
Sayın Müdür,
Sayın Başkan,
Sayın Ortaklar,
1.7. İlgilinin Dikkatine
İlgilinin adı ve soyadı, gerekirse unvanı adresten sonra 3 satır aralık ve­
rilerek yazılır.
Sayın Nuray Sevin'in dikkatine
Fakülte Sekreteri Sayın Ahmet Yazgan'ın dikkatine
1.8. İlgi
İlgi hitaptan, varsa ilgilinin dikkatine'den 2 satır boşluktan sonra yoksa
adresten 3 satır boşluktan sonra sola yaslı olarak yazılır. İlgi bir satırı geçerse
diğer satır veya satırlar ilk satırın hisasından başlar. İlgi kelimesinin altı boş
bırakılır. İlgi kelimesinden sonra (:) işareti konulur.
1.9. Paragraf
Paragraf, metin içerisinde yer alan belli düşünceleri belirten küçük bö­
lümlerdir. Paragrafın ilk satırına 1 cm (7 vuruş) boşluk bırakılarak başlanır.
Diğer satırlar ise sola yaslı olarak yazılır. Paragraflar arasında ise; iki satır boş­
luk bırakılır. Paragraf numaralanacaksa TS 1212 ye uygun olmalıdır.
İş (Ticari) Yazıları
85
1.10. Metin
Metin bölümü, hitaptan sonra 2 satır aşağıdan başlar. Metin, anlatıl­
mak ya da aktarılmak istenen konuyu açıklayan paragrafların tümünden
oluşur.
1.11. Saygı ifadesi
Saygı ifadesi metinden 2 satır aşağıdan yazılır. Saygı ifadesi, metinin bi­
timimden sonra saygı sunmak için yazılan kelimelerdir. Saygı ifadesinin so­
nuna virgül konulur.
1.12. İmza
İmza bölümüne, sırasıyle ve gerektiğinde; kuruluşun veya kişinin un­
vanı ile imzalayacak olanın adı ve soyadı yazılır. Gerekirse unvanın sonuna,
vekili anlamına gelmek üzere "v" veya adına anlamına gelmek üzere "a"
kısaltması yapılır. Saygı kelimesinden sonra iki satır boşluk bırakılıp imza
bölümünün ilk satırı büyük harflerle yazılır.
Blok imza, imza bölümünün bütün satırları, saygı kelimesinin hizasın­
dan başlayarak yazılır. Ortamala İmza ise; imza kısmının bütün satırları, saygı
kelimesine göre yatay olarak ortalanarak yazılır.
Saygılarımla,
DERE TEKSTİL
Muhasebe Müdürü
İmza
İsmail AKAR
Saygılarımla,
DERE TEKSTİL
Muhasebe Müdürü
İmza
İsmail AKAR
Mesleki Yazışmalar
86
1.13. Ek
Ek, imza bölümünün son satırından sonra 1-4 satır aralığından sonra
sola yaslı olarak yazılır. Ekin sayısı gösterilir ve birden çoksa (:) işareti
konulur.
Ek:
1. Sözleşme
2. Vekaletname
3. Nüfus cüzdanı örneği
1.14. Not
Not varsa ekten sonra iki satır aralığı, yoksa imza bölümünden sonra 6
satır aralığı verildikten sonra başlanarak yazılır. Not bir satırı geçerse, diğer
satır veya satırlar ilk satırın hizasından başlar; not'un altı boş bırakılır ve not
kelimesinden sonra (:) işareti konulur.
1.15. Paraf
Paraf yazıyı imzalayacak olan ile yazıyı hazırlayanın ad ve soyadlarının
ilk harflerinden meydana gelir. Paraf büyük harflerle yazılır ve arasına (/)
işareti konulur. Paraf sayfanın sol alt köşesine sola yaslı olarak yazılır. Paraf
yazarken dikkat edilmesi gereken bir diğer husus da yazıyı imzalayacak olan
kişinin ad soyadının bas harflerinin önce, hazırlayanın ad soyadının bas harf­
leri ise sonra yazılması gerektiğidir.
İş (Ticari) Yazıları
87
Örnek-3. 6: İş Yazılarında Şekli Şartlar
SÜMERBANK
KAYSERİ DOKUMA FABRİKASI MÜDÜRLÜĞÜ
^2 satır aralığı
Sayı: 124875957 KAYSERİ, 15 Mart 2006
J 3 ile 15 satır aralığı
Sümerbank
Genel Müdürlüğü
Ankara
J s satır aralığı
İlgi: Personel Performansı
^ 2 satır aralığı
Sayın Akyüz,
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxx^o<xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
T2 satır aralığı
Xx>o<xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
2 satır aralığı
Saygılarımızla,
2 satır aralığı
ı
DOKUMA FABRİKASI
Müdürü
4 satır aralığı
Ahmet AKÇAKOCA
AA/ T A
f
2.5 cm
Mesleki Yazışmalar
88
2. İŞ YAZILARI (MEKTUPLARI) ÇEŞİTLERİ
İş yazıları iletipmek istenen mesajın türüne göre genel olarak 10 grupta
incelenebilir.
a) Sirküler
b) Basılı Reklam Mektupları
c) Satış Mektupları
d) Sipariş Mektupları
e) Alındığını Bildirme ve Teşekkür Mektupları
f) Tekit (Pekiştirme) Mektupları
g) Teyit (Doğrulama) Mektupları
h) Kredi Mektupları
i) Tahsilat ve Ödemeleri Takip Mektupları
j) Red / Kabul Mektupları
2.1. Sirküler
İşletmelerin kendi iç bünyesinde meydana gelen bir olayı ya da deği­
şikliği ilgililere duyurmak amacıyla yazılan mektuplara sirküler denir.
S İşyerinin hizmete açıldığı veya kapatıldığı,
S Kuruluşun adresinde, unvanında, faks ve telefon numaralarında de­
ğişiklik olduğunda,
S Kuruluşta bir kişiye imza yetkisinin verildiği veya alındığı,
S Yeni bir şubenin açıldığı,
S İş (mal ve hizmet) türünde değişiklik yapıldığı,
S Sermayenin artırıldığı,
İş ( Ticari) Yazıları
89
S Ortakların değiştiği,
S Yöneticilerin değiştiği,
S Başka kuruluşlarla birleşildiği veya kurulşun dağıtıldığı gibi konuları
duyurmak üzere sirküler yazılır34.
İşletmenin kendi iç bünyesinde herhangi bir konuda olan yenilik ve
değişikliklerin (adres, telefon değişikliği, unvan ve yetkilerde değişiklik olma­
sı, kuruluşta yeni bir birim açılması, işleyiş alanının genişlemesi, kapatma,
devretme, şube açma, atama, terfi gibi) ilgililere (bağlı olduğu resmi kuruluş,
müşteriler, çalışanlar, personel, taşra şubeleri, ticari ilişkilerde bulunduğu
kuruluşlar vb.) duyurulması amacıyla yazılan mektuplara sirküler denir. Sayın
polat, sayın can gibi hitap edilerek tek tek kişilere gönderilir. İlan yoluyla
bildirilecek olursa sirkü değil ilandır. Genelde sirküler bir iki sayfayı geçmez
ve aynı tarihte ilgililere postalanırsa uygulamada farklılıklar olmaz35.
Örnek-3. 7: Sirküler Örneği
05 Haziran 2006
Sayın M üşterim iz,
Şirketim iz 15/06/2006 tarihinde M eşrutiyet Caddesi No 12'de yeni bir şu­
be açmaktadır. Açılış töreninde sîzleri de aramızda görmekten m utluk duyacağız.
Saygılarımızla,
ÇENSA MAĞAZALARI
Ek: 1. Hediye Çeki
34 UZDİL Ünal ve BENLİGİRAY Serap, (1997), Yazışmalar ve Dosyalama, A. Ü. Yayınla­
rı, Eskişehir, s.13.
35 KOÇ Hakan ve ÖTOPRAK T. Menekşe, (2003), Yazışma Teknikleri Ö rnekler ve
Uygulamalar, Seçkin Yayıncılık, Ankara, s.120.
Mesleki Yazışmalar
90
Örnek-3. 8: Sirküler Örneği
T.C.
MALİYE BAKANLIĞI
Gelir İdaresi Başkanlığı
Gelir Vergisi Sirküleri / 53
Konusu
Tarihi
Sayısı
İlgili olduğu maddeler
İlgili olduğu kazanç türleri
: Ocak-Şubat-Mart 2006 Dönemine Ait İlk Üç Aylık Geçici
Vergi Beyannamesinin Verilme Süresinin Uzatılması
: 09/05/2006
: GVK-53 / 2006-10 / Geçici Vergi Beyannamesi-7
: Gelir Vergisi Kanunu Mükerrer Madde 120, Kurumlar
Vergisi Kanunu Madde 25
: Ticari Kazanç, Serbest Meslek Kazancı ve Kurum Kazancı
1-Giriş:
Ocak-Mart / 2006 dönemine ilişkin ilk üç aylık geçici vergi beyannamesinin verilme
süresinin uzatılması bu Sirkülerin konusunu oluşturmaktadır.
2. İlk Üç Aylık Geçici Vergi Beyannamesinin Verilme Süresinin Uzatılması
Gelir Vergisi Kanununun mükerrer 120 inci ve Kurumlar Vergisi Kanununun 25 inci
maddesi hükümlerine göre, geçici vergi beyannameleri ilgili üç aylık dönemi izleyen
ikinci ayın onuncu günü akşamına kadar bağlı olunan vergi dairesine verilmekte ve ta­
hakkuk eden vergiler aynı ayın onyedinci günü akşamına kadar ödenmektedir.
Buna göre, Ocak-Mart / 2006 dönemine ait geçici vergi beyannamesinin 10 Mayıs 2006
tarihine kadar verilmesi ve tahakkuk eden verginin Mayıs ayının onyedinci günü akşamı­
na kadar ödenmesi gerekmektedir.
Ancak, Başkanlığımıza iletilen sorunlar nedeniyle, Vergi Usul Kanununun 17 nci madde­
sindeki yetkiye dayanılarak, gelir ve kurumlar vergisi mükelleflerinin 2006 yılı Ocak-Mart
dönemine ilişkin ilk üç aylık geçici vergi beyannamelerinin verilme süresi 15 Mayıs 2006
Pazartesi günü akşamına kadar uzatılmıştır.
Öte yandan, beyannamesini 15 Mayıs tarihine kadar veren mükelleflerin beyan ettikleri
vergiyi 17 Mayıs 2006 günü akşamına kadar ödeyecekleri tabiidir.
Bilgi ve gereği ilgililere duyurulur
Kemal UNAKITAN
Maliye Bakanı
İş (Ticari) Yazıları
91
2.2. Basılı Reklam Mektupları
Basılı reklam mektupları, mal ve hizmeti tanıtmak amacıyla hazırlanan
mektuplardır. Basılı reklam mektupları yeterli miktarda çoğaltılır daha sonra
müşterilere ve müşteri adaylarına gönderilir. Bu tür mektuplarda gönderilen
kişinin adı (ismine hitaben - özel hitap) bulunmaz; bu durumuyla genel mek­
tup özelliği taşır.
İşletmeler, karşılarındakileri etkileyerek, kendi mal ve hizmetlerinin sa­
tın alınması için çalışmalar yaparlar. Mal ve hizmetin iyi taraflarını, benzerle­
rine göre üstünlüklerini tanıtarak kişilerde satın alma isteği uyandırarak, daha
geniş alıcı kitlesini kendi mal ve hizmetlerine çekmeye çalışırlar.
İşletmeler fiyat yoluyla da alıcıyı etkilemeye çalışırlar. Ancak bu uzun
vadeli ve dolaylı bir etkileme yoludur. Bunun yerine kısa vadede gerçekleşti­
rilecek bir yöntem olarak reklam önem kazanmaktadır.
Reklam yoluyla alıcıların o mal ve hizmeti daha fazla tüketmeleri teşvik
edilebilir. Bu da o mal ve hizmetin mevcut kullanımları yanında, daha çok
amaçlarla kullanımı teşvik etmek, fiyatın indirilmesi gibi oluşacak reklam
çabaları ile alıcı olmayan kitleleri de o mal ve hizmete çekmekle mümkün
olur36.
Bu tür mektupların belli bir şekli yoktur. Mektubun şekli ve niteliği ta­
mamen hazırlayana aittir. Mektubun kaliteli kağıda yazılması, renkli basılma­
sı, çizelge, fotoğraf ve benzeri ayrıntıların eklenmesi çekiciliği artırır37.
36 ALTINÖZ Mehmet ve PARILDAR Ceyhun, (2000), Yazışma Teknikleri, Nobel Yayın
Dağıtım, Ankara, s.87.
37 KOÇ Hakan ve ÖTOPRAK T. Menekşe, (2003), Yazışma A.g.e., s.124.
Mesleki Yazışmalar
92
Örnek-3.9: Basılı Reklam Mektubu Örneği
Axess Extra Ümit’le
ihtiyacınız büyüdükçe
limitiniz de büyüyor!
r*ua Umu thUyac mı; o(cu¿uft&i
ib-nuvmrin
dîmatıir. sağlayan bir hizmettir. V»u Eıtra ümit
uvnmde. taftvuıiA lırırftni dctórnvid&n
Axess luídií**íjw
n>tifí
iwmi fuzmetmöc« bcyaıcşyıı, etetorcmK.
mobilya.
. turum, D im yat, tep teHm ». ın$aat. mıtfuk. crfty nvjUcmıSeii
ahywtv$(«nnde tett.î fatura odemeíenrrée b,5-p ysıarUflabılırsm?
Türtoyı» d ilu a i t*t» a U M . tjorcü oLm 50.000 ı ¿yun noktada fUtra Uml
ehmzrn altında
seî tutmayan blrpf«^
^
tv
X
M İT
Kanınfatn f.ıU.ıUi-Kı. k*n kullanım yu$«mlu$unuJ * r udrmr duıemm» tı.r$h
olarak belırienecafctn. D térsente 444 25 2 5 ^ 3 * TcfefoaŞubtsi'nOtn&tfiı
Ümit'inizi o£refld>tlirynii
%
+arçe/ik
**
\
Panasonic
\
\
\
\
Gold
B0SCH
A o /)c « r‘
©
PHILIPS
mm
\
\rf
\
Axess
SIEM EN S
go
” îcçMîMoottya
Iflp g j
*sg r
■
i f- f
YKM
b c k / ı r
Tm f» ıw İm
nr m
r
O 0 IÖ 3 3
IH jp
TURKCELL
INTEMA
E
CITROËN
kip a
00
£,
e ts u
‘¡
A
TO YO TA© ©
C arrefo u r
?î**M çr*
g g g
S
ri.P R I.flE i
eXTRÂ"
v « i« n
: ı r f i. m
mı
İCITVI
JO U J
m u d o co n cep t
se ç e r'
® /uu>* -»i
eXTRÂ
LLIMıT
B u lo g o y u g ö rd ü ğ ü n ü z b in le r c e A x e « ü y e k u r u lu r u n d a !
AKBANK
AKBANK
2.3. Satış Mektupları
Satış mektupları belli bir malı veya hizmeti satmak amacıyla yazılan
mektuplardır. Satış mektuplarının hazırlanması özen ve dikkat gerektirdiğin­
den zaman alıcı ve yüksek maliyetlidir. Bu nedenle satış mektupları miktar
olarak çok veya değer olarak yüksek mal ve hizmetlerin satılması sözkonusu
olduğunda hazırlanır.
İş (Ticari) Yazıları
93
Satış mektubunu göndermek için, satış uzmanları, eğitmen ve öğret­
menlerin ortak fikri olan 10 ipucunu kullanın38:
1. Güven ilişkisi oluşturun. Mektubun giriş bölümünde sunulan getiri­
nin yanı sıra, ortakların ve önceki müşterilerin ürünü destekleyen olumlu
fikirlerini ekleyerek ilgi çekebilirsiniz.
2. Hızla konuya gelin. Satış eğitmeni Dary] Logullo "İkinci paragrafta
güvenilirlik ve inamiırlık oluşturmanız gerekir" diyor. Kim olduğunuzu, neden
bu kadar iyi olduğunuzu (veya akıllı veya ucuz veya özel veya yararlı) ve ne
sunmanız gerektiğini açıkladığınız yer burasıdır. Bilgileri nasıl paketlediğiniz,
kuşkusuz hedeflerinize ve ürünlerinize göre değişir.
Bazı seçenekler:
• Bir örnek çalışmaya yer verin
• Bir başarı öyküsü anlatın
• Ürününüzün önemli yararlarını (ilkinin yanında) özetleyin
• Bir sorunu tanımlayın ve müşteri için nasıl çözdüğünüzü açıklayın
(ad vermeyin)
Yönetim danışmanı Bette Price bu "güven telkin etme" bölümünde,
çok fazla açıklamadan kaçınmanız konusunda sizi uyarıyor. "Benzersiz olun.
Çok genel ifadeler kullanmayın."
3. Unutulmaz kılın. Satış mektubunun faydalarından biri, olası alıcıla­
rın bunu ileride kullanmak üzere saklayabilmeleridir. "Başarılı posta gönde­
renler güçlü kalmaya devam ediyor; bazen bir buzdolabı kapağında veya
duyuru panosunda yıllarca kalıyorlar" diyor bir doğrudan posta sağlayıcısı
olan Wilson Zehr. Müşterilerinizin mektuba ve dolayısıyla teklifinizi dikkate
almaya daha çok zaman ayırmasını sağlayacak nedenler bulmanızı öneriyor.
Örneğin, bir bilgisayar onarım servisi, bilgisayar bakımı için en iyi 10 ipucu­
nu mektubuna ekleyebilir.
4. İyi görünümü vurgulayın. "Instant-Answer Guide to Business W ri­
ting: An A-Z Source for Today's Business Writer" adlı kitabın yazarı Deborah
Dumaine "Belgenizi görsel etki yaratacak şekilde tasarlayın" diyor. "Kolay
ulaşılmasını sağlayarak rakiplerinizin önüne geçin."
38 http://www.microsoft.com/turkiye/girisimci/themes/one-stop-sales-kit/how-to-write-awinning-sales-letter.mspx (06/07/2006)
94
Mesleki Yazışmalar
5. Harekete geçmeye yönlendirin. "Okuyucuya sonraki adımda ne
yapması gerektiğini bildirin" diyor, marka uzmanız Joe Hage. "Örneğin: 'Lüt­
fen ayın 28'i Cuma gününden önce beni cep telefonumdan (555-333-0000)
arayın.
Ya da telefonla arayarak veya ek malzemeler sağlayarak karşılık
vereceğinizi söyleyin. Tabii ki söylediklerinizi yapmaya da dikkat edin.
6. Teşvik edin. Halka ilişkiler uzmanı Patti Abbate her zaman, müşteri­
lerin ne zaman, niçin ve nasıl davranması gerektiğini açıklayın diyor. Hızlı
tepki almak için iskonto veya özel teklif gibi bir teşvik unsuru eklemeyi öne­
riyor.
7. "Adres Mektup Birleştirmeye" direnin. Teknoloji sayesinde elektro­
nik belgelerde "bul ve değiştir" özelliğinin sağladığı kolaylık ve hız bir yana,
form mektupların cazibesine kapılmayın. "En iyi satış mektubu, özellikle de
kendi listenizle çalışırken, elden geldiğince özelleştirilmelidir" diyor "Princip­
led Profit: Marketing That Puts People First" kitabının yazarı Shel Horowitz.
Müşterinin satış geçmişi ve tercihleri hakkında bilgi edinmek için veritabanınızı kullanın. Sonra da her uygun durumda özelleştirilmiş mektuplar
gönderin. "Bir müşterinin altı aydır aranmadığını fark ederseniz, bu müşteriye
özel bir teklif içeren, dostça bir 'Sizi özledik' mektubunun zamanı gelmiş
olabilir" diyor Horowitz.
8. Bağlantıları güçlendirin. Aynı şekilde, hizmet veya ürünleri satmak
için çok fazla baskı yapmayın. Müşteriyi iskontolu tek bir satışa zorlamak
yerine, uzun dönemli bir ilişki geliştirmek istersiniz. Mektubunuzu, müşteri­
nin sorunlarını çözüp çözemeyeceğini veya gereksinimlerini karşılayıp karşı­
layamayacağınızı araştırmak için kullanın. Gelecekte devam edecek bir ilişki
kurmaya çalışın.
9. Denemeler ve yeniden denemeler yapın. Toplu postalama planlar­
ken hedef olarak en iyi seçkin müşterileri almak yerine, satış mektubunun
birkaç uyarlamasını küçük hedef gruplarına gönderin.
10. Doğru tonu kullanın. "Mektubunuz sesiniz gibi olmalıdır" diyor ka­
riyer yöneticisi Annette Richmond. Stiliniz gündelik ve resmiyetsizse, resmi
bir dile sahip katı bir mektup oluşturmak istemezsiniz. Mektubunuzu çalışma
yönteminize uydurun.
Örnek-3.10: Satış M ektubu Örneği
İş (Ticari) Yazıları
95
AKAR MAKİNA ELEKTRİK
15 Mayıs 2006
Sayın Cahit ŞENEL
SANKO MAKİNA
Ostim / ANKARA
Makine elektriği alanında dev olan Schneider Elecktric, Omron, Siemens gibi
markaların Türkiye temsilciliğini yürütmekteyiz.
Ekte sunulan katalog ve fiyat listelerinde de göreceğiniz gibi ihtiyacınız olan tüm
elektronik ürünlerin tedariki konusunda sîzlere yardımcı olmak istemekteyiz.
İhtiyacınız olduğu takdirde siparişlerinizi bekler çalışmalarınızda başarılar dileriz.
Saygılarımla,
Ahmet KILIÇ
Müdür
Ek: Ürün Katalogu
Mesleki Yazışmalar
96
2.4. İstek Mektupları
İş hayatında kuruluşlardan veya kişilerden mektupla çeşitli isteklerde
bulunulur. Bunlar; iş isteme, bilgi isteme, örnek isteme, özel bir yardım iste­
me, otellerden yer ayırtma (rezervasyon) isteme, randevu isteme gibi istekler
için yazılan veya gelen mektuplara istek mektupları denir.
İstek mektupları daha çok mektubu göndereni ilgilendiren ve onun ih­
tiyaçlarını karşılayacak olan mektuplardır. İstek mektupları bu husus göz
önünde tutularak hazırlanmalıdır. Örneğin bir problemin çözümü için bilgi
istendiğinde, istek açık, kesin ve mantıklı bir şekilde bildirilmelidir. Bu şekil­
de yazılmayan bir mektup yazılırsa isteğin, mektubu okuyanı kararsız bırak­
masına ve isteği ciddiye almamasına neden olur39.
I
İş yaşamında istek mektuplarını alan kişiler genellikle söz konusu istek­
leri yerine getirmek için çaba harcarlar. Çünkü bu yolla kuruluşlarını tanıtma
fırsatı bulduklarını ve isteğini karşılayarak memnun ettikleri her kişinin gele­
cekte müşteri olabileceğini düşünürler40.
İstek mektuplarında, öğrenilmek istenen açık ve anlaşılır şekilde belir­
tilmelidir. Ne istenildiği tam belirtilmeyen mektuplar, karşımızdakilere zorluk
çıkarır. Bu tür mektupların cevaplandırılmaması olasılığı da bulunmaktadır.
İstenilen bilginin ne amaçla kullanılacağı açıkça belirtilmelidir. Mektup man­
tıklı, nazik ve karşımızdakilerin kolayca cevaplandırmasını sağlayacak şekilde
düzenlenmelidir. Ayrıca, bu mektuplarda alınacak bilgilerin yararlı olacağı,
verilen destek için de takdir duyguları belirtilmelidir41.
Herhangi bir konuda bir bilgi almak için yazılan mektuplara da bilgi is­
teme mektupları denir. Bu tür mektuplar alındığında bekletilmeden cevaplanmalıdır. İstenilen bilgiler iyi niyetle, samimi ve nazi bir ifade ile verilmeye
çalışılmalıdır. Bilgi isteme mektuplarına alınan cevaplara hemen teşekkür
etmek nezaket gereğidir42.
İstek mektuplarının bir türü de iş isteme mektuplarıdır. İş isteme mek­
tuplarının iş başvuru dilekçelerinden farkı ise iş başvuru dilekçeleri resmi
kurum ve kuruluşlara önceden yapılmış ilan ve duyurular üzerine yazılan
resmi yazılardır. İş isteme mektupları ise özel kurum ve kuruluşlardan önce39 GÖKDERE Halis, (2003), A.g.e., s.105.
40 UZDİL Ünal ve BENLİGİRAY Serap, (1997), A.g.e., s.18.
41 ALTINÖZ Mehmet ve PARILDAR Ceyhun, (2000). A.g.e., s.96.
42 GÖKDERE Halis, (2003), A.g.e., s.105.
İş (Ticari) Yazıları
97
den bir ilan ve duyuruya ihtiyaç duymadan herhangi bir pozisyon veya her­
hangi bir işin talep edilmesi için yazılan mektuplardır.
İş isteme mektuplarında konuya hemen girilmelidir. Kişiler kendilerini
kısaca tanıttıktan sonra başvurulan iş ile ilgili yeterliliklerinden söz ettikten
sonra talebinden söz etmelidir.
İş isteme mektupları şahıslar tarafından yazılabileceği gibi şirketler tara­
fından da yazılabilir. Örneğin bir şirketin başka bir şirketin ihtiyacı olan bir
mal veya hizmeti sağlayabileceğini bildirmek ve o işe talip olduğunu dile
getirmek için de yazılabilir.
Ö rnek-3.11: İstek Mektubu Örneği
o y ırç p A L
o
jis tik
15 Haziran 2006
ÇINARCIK REKLAM
Adakale Sokak 1 5 / 5
Firmamız yılbaşı etkinlikleri için promosyon ürünleri hazırlatmayı planlamakta­
dır. Ürün buroşürlerinizi ve fiyat listesini adresimize göndermenizi rica ediyoruz.
İlginize şimdiden teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
Ahmet ERTAN
Alınteri Bulvarı No:21 Ostim / Ankara
Tel: 0 312 000 00 00 Faks: 0 312 000 00 00 e-posta: [email protected]
www.taypa.com.tr
Mesleki Yazışmalar
98
Örnek-3.12: İstek M ektubu Örneği
DOĞA GÖNÜLLÜLERİ VAKFI
15 Mayıs 2006
Sayın, Gülden KARTAL
Öncelikle yanımızda olduğunuz, bizimle birlikte iyi bir dünyaya yürümek
için yaptığınız destekler için teşekkür ederiz. Ve daha iyi bir dünya için çıktığımız bu
yolda adım adım ilerlerken, her türlü desteğin ne kadar önemli olduğunu, hepimiz
çok iyi biliyoruz.
Bu adımlardan birini, Ormanlarımız Kül Olmasın projemiz oluşturuyor. Ge­
çen yıl ilkini düzenlediğimiz bu proje ile yüz bin fidan dikilerek bu hedefimizi biraz
olsun gerçekleştirmeye çalıştık. Bu yıl yine aynı idealle iki yüz bin fidan dikmeyi
hedefliyoruz.
Ana hatları ile belirtmek gerekirse; doğayı koruma ve yeni ormanlık alanlar
oluşturmak istiyoruz. Projemiz 1 Haziran 2006 başlatılacağından her türlü yardımla­
rınızı acilen bekliyoruz.
Şimdiden çok teşekkür ederiz
Güler GÜLERYÜZ
Vakıf Başkanı
İş (Ticari) Yazıları
99
2.5. Sipariş Mektupları
Sipariş mektupları; bir malın gönderilmesi veya bir hizmetin yerine ge­
tirilmesi için yazılan mektuplara denir. Bir sipariş mektubunda aşağıdaki bil­
giler bulunmalıdır43:
S Satış temsilcisinin yaptığı bir ziyaret, bir ilan, bir katabog, bir nu­
mune veya daha önceki bir yazışma referans gösterilebilir, özellikle ilk sipariş
için bu tür bir uygulamaya gidilebilir.
S İstenen mal veya hizmete ilişkin miktar, nitelik, katalog numarası,
ambalajının niteliği vb. gibi ayrıntılar belirtilmelidir.
S Sipariş şartları ve kalifikasyon belirtilmelidir.
S Eğer sipariş edilen mallar elde yoksa, kabul edilebilir alternatiflerin
neler olacağı belirtilmelidir.
y'
Satıcıya, siparişin vaktinde ve dikkatle karşılanması konusunda teş­
vik edicibir bitiriş cümlesi ile mektup bitirilmelidir.
S Sipariş mektupları, satın almayı taahhüt etmek anlamında olduğun­
da, açık, kesin bir ifade ile yazılmalı, anlaşmazlığa neden olabilecek ifadeler­
den kaçınılmalıdır.
Sipariş mektupları, sipariş formları veya mektup şeklinde hazırlanabilir.
Sipariş formlarını satıcılar müşterilerinin kullanması için hazırlarlar. Bu form­
ları yapılacak siparişlere uygun olarak önceden hazırlayıp bastırırlar. Sipariş
verileceğinde, müşteriler formu isteklerine göre doldurarak satıcılara gönde­
rirler. Eğer sipariş formu bir mektuba eklenerek gönderilecek ise, formdaki
bilgilere mektupta tekrarlamaya gerek yoktur44.
43 CÖKDERE Halis, (2003), A.g.e., s.100.
44 UZDİL Ünal ve UZDİL Güneş, (1997), A.g.e., s.102.
Mesleki Yazışmalar
100
Örnek-3.13: Sipariş M ektubu Örneği
ONAT AKÜ
Sayı: 2006. 05. ATB. 171
15 Mayıs 2006
Sayın, Ahmet KILIÇ
AKAR Makine Elektrik
Ostim
Fabrikamızın ihtiyaçları ile ilgili, müdürlüğümüzün 10 / 05 / 2006 tarih ve 2006.
05. ATB. 158 sayılı teklif mektubuna karşılık vermiş olduğunuz tekliften, aşağıdaki cins,
miktar ve fiyatı yazılı malzemelerin firmanızdan alınması uygun görülmüştür.
I
Aşağıda yazılı malzemeleri faturalarıyla birlikte Depo Sorumlusu Ali Gültekin'e
teslim edilmesini rica ederim
Sabri KARATAŞ
Satın Alma Müdürü
S.N.
CİNSİ
MİKTARI
BİRİM F.
TOPLAM
FATURA BİLGİLERİMİZ
VERGİ DAİRESİ
VERGİ DAİRESİ NO
ADRES
: OSTİM VERGİ DAİRESİ
: 000111789456
: Kabataş Sokak. No: 18 OSTİM
tel:0 312 000 00 00 faks: 0 312 000 00 00
TUTARI
İs (Ticari) Yazıları
101
2.6. Alındığını Bildirme ve Teşekkür Mektupları
Sipariş mektuplarının sonrasında ilgili işletme tarafından istenilen şe­
kilde gönderilen mal veya yerine getirilen hizmetin alındığını bildirmek ve
teşekkür etmek için işletme tarafından yazılan yazılara denir45.
Alındığını bildirme ve teşekkür mektupları malların veya belgelerin
alınmasından sonra zaman geçiremden yazılmalı, mal veya belgenin tama­
mının alınıp alınmadığı, varsa eksik çıkan veya istenilen nitelikte olmayan
mallar gibi hususlar mektupta gönderene bildirilmelidir46.
Diğer taraftan çek, bono, sözleşme, kontrat, rapor gibi önemli, kıymet­
li ve yenilenmesi zor olan belgelerin alındığının bildirilmesine ilişkin de bu
tür mektuplar gönderilmelidir.
Bu mektupların gönderilmesindeki amaç, gönderilen belgelerin kim ta­
rafından kime, ne zaman, ne şekilde gönderildiğine dair bilgilerin kayıt altına
alınmasının sağlanmasıdır.
45 KOÇ Hakan - ÖZTOPRAK Menekşe T., (2003), A.g.e., s.140.
46 GÖKDERE Halis, (2003), A.g.e., s.102.
Mesleki Yazışmalar
102
Örnek-3.14: Alındığını Bildirm e ve Teşekkür Mektubu Örneği
KARTAL LOJİSTİK
15 Mayıs 2006
Ahmet GÜRAY
Kara Dış Ticaret
Kılıçlar Bulvarı 15
YeniBosna/ İSTANBUL
03 Mayıs 2006 tarihli mektubunuzda gönderdiğinizi bildirdiğiniz elektronik
yön bulma cihazlarını 05 Mayıs 2005 tarihinde fatura ve diğer belgeleriyle birlikte
teslim almış bulunmaktayız. Ürün bedeli olan 5. 000 TL (Beş Bin Türk Lirası) banka
hesabınıza yatırılmıştır.
Göstermiş olduğunuz ilgiye teşekkür ederim.
Saygılarımızla,
Süha KURTULUŞ
Satın Alma Müdürü
İş (Ticari) Yazıları
103
2.7. Tekit (Pekiştirme) Mektupları
Mektup gönderilen kişiler veya işletmeler, herhangi bir nedenden do­
layı cevap vermeyi unuturlar ya da cevap beklendiğini fark etmezlerse, ce­
vap verilmesini sağlamak üzere tekit (pekiştirme) mektupları yazılır47.
Diğer taraftan her zaman gönderilmiş bir mektuba cevap verilmemesi
durumunda tekit mektubu yazılmaz. Bir işlemin gereken zaman içinde bitirilmemesi veya sorulan bir şeye zamanında cevap verilmemesi halinde de
"tekit mektubu" yazılabilir.
Tekit mektuplarında kırgın, kızgın, sert ifadeler kullanmaktan kaçınıl­
malıdır. Gönderilen mektubun veya cevabın postada gecikmiş olabileceği
düşünülerek, konunun her iki taraf için de yararlı olduğu gibi bir hatırlatma
yapılarak cevap beklendiği belirtilmelidir. Tekit mektubuna daha önce gön­
derilmiş olan mektubun bir kopyasının eklenmesi uygun olacaktır48.
47 KOÇ Hakan - ÖZTOPRAK Menekşe T., (2003), A.g.e., s.143.
48 CÖKDERE Halis, (2003), A.g.e., s.98.
Mesleki Yazışmalar
104
Örnek-3.15: Tekit M ektubu Örneği
SARTEK MAKİNA
Sayı: 2006. BTK. 215.187
15 Mayıs 2006
Sayın, Ahmet KILIÇ
AKAR Makine Elektrik
Ostim
05 Mayıs 2006 tarihli sipariş mektubumuzla istemiş olduğumuz ürünlerin,
anlaşmamız gereğince 10 Mayıs 2006 tarihinde teslim edilmesi gerekiyordu. Şu ana
kadar ürün teslimatı yapılmadığı gibi, bu konuda hiçbir bilgi de tarafınızdan veril­
memiştir.
Ürünlerin teslimatı ile ilgili 20 Mayıs 2006 tarihini son teslim günü olarak
kabul ediyoruz. İlgilerinize rica ederiz.
Saygılarımızla.
Ahmet EREN
Satın Alma Müdürü
Ek: 05 Mayıs 2005 tarihli ve 2006. BTK.215.151 sayılı sipariş mektubu
İş (Ticari) Yazıları
105
2.8. T eyit (D oğrulam a) M ektupları
İş yaşamında önemli bir sözü veya anlaşmayı yazılı hale getirmek
rulamak) bir gerekliliktir. Çünkü konuşmalar, verilen sözler ya da sözlü
lan anlaşmaların zamanla unutulabilme riski her zaman vardır. Bunu
mek için verilen sözler ve yapılan anlaşmalar yazılı hale getirilir bu tür
tuplara da teyit (doğrulama) mektupları denir49.
(doğ­
yapı­
önle­
mek­
Teyit mektuplarında sözlü anlaşmanın şartları aynen yazılmalı, ileride
anlaşmazlık oluşturabilecek açıklanmamış, belirsiz noktalar bırakılmamalı,
açıklığa kavuşturulmalıdır. Teyit mektupları iki kopya halinde hazırlanır ve
imzalanır. Mektubu imzalayan Kişiler birer kopyasını alırlar50.
Doğrulama mektuplarının sonuna Kabul ediyorum ifadesi yazılarak al­
tına imza ve tarih atılması için boşluk bırakılır. Önceden kesin ve yazılı an­
laşma yapılmışsa, doğrulama mektipları daha kısa olabilir51.
49 KOÇ Hakan - ÖZTOPRAK Menekşe T., (2003), A.g.e., s.147.
50 GÖKDERE Halis, (2003), A.g.e., s.99.
51
UZDİL Ünal ve BENLİGİRAY Serap, (1997), A.g.e., s25.
Mesleki Yazışmalar
106
Örnek-3.16: Teyit (Doğrulama) Mektubu Örneği
SANKO MAKİNA
15 Mayıs 2006
Sayın, Ahmet KILIÇ
AKAR Makine Elektrik
Ostim
Fabrikamızda bulanan CNC makinelerinin ihtiyacı olan elektronik malze­
melerin tespiti ve tedariki için daha önce anlaştığınız gibi ekte olan malzeme
listesi ve fiyatları bulanan ürünlerin 20 Mayıs 2006 tarihine kadar depo sorumlu­
muz Faruk Sever'e teslim fişi ile birlikte zamanında ve eksiksiz olarak teslim edil­
mesini rica ederim.
Anlaşmayı imzaladıktan sonra bir nüshasını göndermenizi rica eder, işleri­
nizde başarılar dileriz.
Saygılarımla,
Cahit ŞENEL
Satın Alma Müdürü
KABUL EDİYORUM
Ek: Malzeme ve Fiyat Listesi
iş (Ticari) Yazıları
107
3. ÖRNEK OLAY İNCELEMESİ
Bu bölümde yanlış yazılmış iş yazı örnekleri bulunmaktadır. Bu örnek­
lerdeki yanlışlıkların neler olduğunu tespit ederek doğru şekli oluşturmaya
çalışınız.
Örnek-3.17: Yanlış Yazılmış İş Yazısı Örneği
Aşağıdaki örnekte iki adet yanlış veya eksik bulunmaktadır.
Sayın Müşterimiz,
Şirketimiz 15/06/2006 tarihinde Meşrutiyet Caddesi No 12'de yeni
bir şube açmaktadır. Açılış töreninde sîzleri de aramızda görmekten mutluk
duyacağız.
Saygılarımızla arz ederiz.
ÇENSA MAĞAZALARI
Ek: 1. Hediye Çeki
Mesleki Yazışmalar
108
Örnek-3.18: Yanlış Yazılmış İş Yazısı Örneği
Aşağıdaki örnekte üç adet yanlış veya eksik bulunmaktadır.
A
‘T jit' fP A
L O J İS T İK
ÇINARCIK REKLAM
Adakale Sokak 1 5 / 5
Firmamız yılbaşı etkinlikleri için promosyon ürünleri hazırlatmayı planlamaktadır. Ürün
buroşürlerinizi ve fiyat listesini adresimize göndermenizi rica ediyoruz.
İlginize şimdiden teşekkür ederiz.
15 Haziran 2006
Saygılarımızla,
Ahmet ERTAN
imza
Alınteri Bulvarı No:21 Ostim / Ankara
Tel: 0 312 000 00 00 Faks: 0 312 000 00 00 e-posta: [email protected]
www.taypa.com.tr
İş (Ticari) Yazıları
109
Örnek-3.19: Yanlış Yazılmış İş Yazısı Örneği
Aşağıdaki örnekte üç adet yanlış veya eksik bulunmaktadır.
DOĞA GÖNÜLLÜLERİ VAKFI
Sayın, Gülden KARTAL
15 Mayıs 2006
Öncelikle yanımızda olduğunuz, bizimle birlikte iyi bir dünyaya yürümek
için yaptığınız destekler için teşekkür ederiz. Ve daha iyi bir dünya için çıktığımız bu
yolda adım adım ilerlerken, her türlü desteğin ne kadar önemli olduğunu, hepimiz
çok iyi biliyoruz.
Bu adımlardan birini, Ormanlarımız Kül Olmasın projemiz oluşturuyor. Ge­
çen yıl ilkini düzenlediğimiz bu proje ile yüz bin fidan dikilerek bu hedefimizi biraz
olsun gerçekleştirmeye çalıştık. Bu yıl yine aynı idealle iki yüz bin fidan dikmeyi
hedefliyoruz.
Ana hatları ile belirtmek gerekirse; doğayı koruma ve yeni ormanlık alanlar
oluşturmak istiyoruz. Projemiz 1 Haziran 2006 başlatılacağından her türlü yardımla­
rınızı acilen bekliyoruz.
Gereğinin yapılmasını saygılarımla arz ederim.
Güler GÜLERYÜZ
Vakıf Başkanı
İmza
110
Mesleki Yazışmalar
ARAŞTIRMA VE TARTIŞMA SORULARI
1. İş yazıları ile resmi yazılar arasındaki şekil yönünden farklılıkları
açıklayınız.
2. İş yazılarında kullanılan (TS 506) Kâğıt boyutları nelerdir belirtiniz.
3. İş yazılarında bulunan "hitap" bölümünü örnek vererek açıklayınız.
4. Satış mektupları ile basılı reklam mektupları arasındaki benzerlikler
ve farklılıkları anlatınız.
5. Sirküler hangi durumlarda düzenlenir yazarak bir örnek düzenleyi­
niz.
6. İstek mektupları niçin yazılır anlatınız ve bir istek mektubu örneği
düzenleyiniz.
BÖLÜM
ÖZEL YAZILAR
ÖZEL YAZILAR
1. ÖZGEÇMİŞ
Özgeçmiş en kısa tanımı ile bir kişinin tanıtımında kişisel bilgilerin bu­
lunduğu yazılara denir. Başka bir ifade ile özgeçmiş, kişinin tanıtılmasında
kullanılan kısa yaşam öyküsüdür.
Özgeçmişe kimlerin ihtiyacı vardır? Bazı uzmanlara göre herkesin öz­
geçmişe gereksinimi vardır. Yaşamın herhangi bir anında kendimizi tanıtma­
ya ihtiyaç duyarız. İşte bu durumda kendimizi tam olarak anlatan bir özgeç­
miş, beklentileri ve gereksinimleri karşılayacaktır52.
Özgeçmiş, başvurulan iş için en uygun özellikler ile başarıların öykü­
sünü özetleyen bir sunumdur. İyi bir özgeçmiş kişinin kim olduğunu, bugüne
kadar neler yaptığını, ne tür becerilere sahip olduğunu, ne bildiğini ve ne tür
kariyer hedeflerinin olduğunu anlatan bir yazıdır.
Birçok kişi özgeçmişin iş başvurusunda formalite gereği hazırlanması
gereken bir belge olduğunu düşünerek büyük bir yanılgıya düşerler. Profes­
yonel iş hayatında arzuladığınız iş teklifini almanızı ve mülakat aşamasına
ulaşmanızı sağlayacak olan en etkili araç, kurallara uygun olarak tasarlanmış
şahsi hedeflerinizi ve yeteneklerinizi içeren özgeçmişinizdir. Özgeçmişin
önemi, sizi hiç tanımayan yöneticilere kendinizi tanıtacak bir satış belgesi
özelliği göstermesinden kaynaklanır. Özgeçmişinizin etkileyici ve dinamik
olması, sizin diğer adaylar arasında ön plana çıkmanızı kolaylaştıracaktır. İyi
bir özgeçmiş, işverenin ilgisini çekmeli, hakkınızda iyi bir izlenim yaratmalı,
sahip olduğunuz ya da başvurulan işle ilgili niteliklerinizi ön plana çıkarabilmelidir53.
Özgeçmiş hazırlamadan önce hedef belirlenmeli ve bu hedefe göre
özgeçmiş hazırlanmalıdır. Özgeçmiş, çok uzun veya çok kısa olmamalıdır.
Gerçekte herhangi bir standart olmamasına rağmen, özgeçmiş ideal olarak
bir veya iki sayfayı geçmemelidir. Özgeçmişte akılda kalabilecek nitelikte,
52 KOÇ Hakan - ÖZTOPRAK Menekşe Tarhan, (2003), A.g.e., s.175.
53 ALPARGU A. Nergis, (2006), "Özgeçmiş Oluşturma", www.egitim.com.
114
Mesleki Yazışmalar
anahtar kelimeler kullanılmalıdır. Özgeçmiş eğer özel olarak bir pozisyona
başvuru için hazırlanıyorsa, o işin gereklerine göre hazırlanmalıdır. Diğer bir
deyişle, tek ve standart bir özgeçmiş yerine, başvurulan işin özelliklerine göre
şekillendirilmiş özgeçmiş hazırlamak daha yararlı olacaktır54.
Bunun yanında bazı kurum ve kuruluşlar istedikleri bilgileri alabilmek
ve gereksiz bilgilendirmelerden kaçınmak amacıyla, iş başvurusunda buluna­
cak adaylar için özgeçmiş formları oluşturmaktadırlar. Bu durumlarda ise
adaylar belirlenen bu forma uymakla yükümlüdürler.
Ülkemizde, ilan edilen herhangi bir pozisyon için yüzlerce başvuru
yapıldığını ve gerçekten zamanı kısıtlı olan yöneticilerin her özgeçmiş için
arzu edilen oranda zaman bulamayacağını düşünürsek, "en iyi özgeçmiş, en
basit olarak hazırlanmış olandır" sonucuna varabiliriz. İdeal bir özgeçmiş ise
şu şekilde olmalıdır55:
S Kesinlikle el yazısı kullanılarak oluşturulmamalıdır.
S Bilgisayarla yazılmış özgeçmiş en iyi sonucu verir.
S Yazı karakterini seçerken, gözü yoran süslü karakterlerden uzak du­
rulması gerekir (En okunaklı yazı karakterlerinin Times new roman
veya arial olduğu tespit edilmiştir).
S Okunaklılığı kaybetmemek için 10 puntodan küçük karakter kul­
lanmayın.
S Gereğinden fazla koyu (bold), yatık (italik) veya altı çizili paragrafla­
ra yer vermeyin.
S Kullanılacak en uygun Kâğıt rengi beyazdır.
Özgeçmişin özenle ve dikkatle hazırlandığı, her haliyle sunulan kişiye
hissettirilmelidir. Özgeçmiş kişinin aynı alana başvuran diğer adaylardan
ayrılarak fark edilmesini sağlayacak önemli bir göstergedir. Ayrıca doğru ve
olumlu tanıtılabilmesi için ilk adımı oluşturmaktadır56.
54 TUTAR Haşan, (2002), Mesleki Yazışma Teknikleri, Nobel Yayınları, Ankara, s.116.
55 ALPARGU A. Nergis, (2006), "Özgeçmiş Oluşturma", www.egitim.com.
56 GÖKDERE Halis, (2003), A.g.e., s.120.
Özel Yazılar
115
Bir özgeçmişte yer alması gereken temel bilgiler aşağıdaki gibi olmalı­
dır57:
S Kişisel bilgiler: İsim, soyisim, adres, telefon, e-mail, doğum tarihi gi­
bi bilgilerden oluşur.
S Kariyer hedefi: Kısa ve öz bir şekilde kariyer hedefinizi, istediğiniz
işin niteliklerini tanımladığınız alandır. Eğer kapak sayfasında kari­
yer hedefinizden bahsettiyseniz özgeçmişinizde tekrar bahsetmeni­
ze gerek yoktur.
S İş Deneyimi: En son iş deneyiminizden başlayarak tüm iş deneyim­
lerinizi, söz konusu işlerinizdeki sorumluluk ve başarılarınızı belirte­
rek yazacağınız alandır. Burada önemli olan, tarihler arasında tutar­
sızlık olmamasıdır.
S Eğitim: En son mezun olduğunuz ya da halen devam ettiğiniz okul­
dan başlayarak mezun olduğunuz liseye kadar olan süreci tanımla­
yacağınız alandır.
S Yeterlilikler: İş yaşamınızda önemli olacağını düşündüğünüz teknik
ve teknik olmayan bilgi ve becerilerinizi içerir. Bilgisayar ve yabancı
dil, teknik bilgiler, katıldığınız kurs ve seminerler burada yer alabi­
lecek bilgilerdir.
S İlgi alanları, ödüller, gönüllü faaliyetler, yayınlanmış eserler gibi bil­
giler başvurulan iş ya da kariyer hedefleri açısından önem taşıyorsa
bahsedilmelidir.
57 ALPARGU A. Nergis, (2006), "Özgeçmiş Oluşturma", www.egitim.com.
Mesleki Yazışmalar
116
Ö rnek-4.1: Özgeçmiş Örneği
Güzel Bahçe Sitesi 1 5 / 5
Ümitköy / ANKARA
Tel: 0 312 000 00 00
Faks: 0 312 000 00 00
[email protected]
Ahmet ERTÜRK
Amaç
Genel Müdür olarak bir şirket bünyesinde çalışmak
Deneyim
2000-2004
YAZICI HOLDİNG
Genel Satış Yöneticisi
1995-2000
ANKA ŞİRKETLER GRUBU
Bölge Satış Yöneticisi
1990-1994
ERSAN PAZARLAMA
Satış Temsilcisi Şefi
Eğitim
1985-1990
Satış Temsilcisi
CÜRAL PAZARLAMA
1983-1985
Boğaziçi Üniversitesi
Yüksek Lisans, Sosyal Bilimler Enstitüsü / İşletme.
1979-1983
Lisans, İktisadi ve İdari Bilimler / İşletme.
İlgi Alanları
Bilgisayar, Su Sporları, Dağcılık
Yabana Dil
İngilizce, Almanca, Japonca
Yetenekler
Liderlik, İnsan İlişkileri, Takım Kurma.
Ortadoğu Teknik Üniversitesi
Özel Yazılar
117
Örnek-4.2: Özgeçmiş Örneği
BAN U A K TEP E
Akasya Mah. 1 4 / 3
Beştepe / Ankara
0 312 000 00 00
[email protected]
fotoğraf
Kariyer Hedefi:
Bugüne kadar kazanmış olduğum iş deneyi mimi daha üst düzeye çıkarabilecek bir şirkette yönetici asistanı olarak görev almak.
İş Deneyimi:
KARSAN LTD. ŞTİ.
Sekreter
Ankara
2004-2006
ÇINARCIK REKLAM
Sekreter
Ankara
2003-2004
Hacettepe Üniversitesi
Ankara Meslek Yüksekokulu
Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programı
2000-2002
Ankara Ticaret Meslek Lisesi
Sekreterlik Programı
1997-2000
Eğitim Bilgileri:
Kurslar ve Sertifika Programları:
İletişim ve İnsan İlişkileri
Güzel Konuşma ve Yazma
Bilgisayar Programcılığı
Kişisel Beceriler:
On Parmak Klavye Kullanımı
Büro Makineleri Kullanımı
2003 1 ay
2003 3 ay
2003 3 ay
118
Mesleki Yazışmalar
Örnek-4.3: Özgeçmiş Örneği
OSMAN KARLI DAĞ
Bahçelievler 1 Cadde No: 15
Çankaya / Ankara
Tel: (0312) 000 00 00
Cep Tel: (0532) 000 00 00
e-posta: okarlidag@gazi. edu. tr
AMAÇ
Makine Mühendisliği Bölümü 2. sınıf öğrencisi olarak bilgi
ve becerilerimi geliştirerek iş hayatına hazırlanmak amacıy­
la kurumsal üretim işletmelerinde staj yapmak.
EĞİTİM
2005 - devam ediyor
Gazi Üniversitesi
Mühendislik Mimarlık Fakültesi
Makine Mühendisliği Bölümü
İŞ DENEYİMİ
Haziran - Eylül 2004
ENKA MAKİNA
CNC Operatörüne yardımcı olmak.
SEMİNER / KURSLAR
2005
Auto Cat Kursu
İngilizce Dil Kursu
YABANCI DİLLER
İngilizce, Fransızca
BİLGİSAYAR BİLGİSİ
MS Ofis Programları, Auto Cat
KİŞİSEL BİLGİLER
Doğum Tarihi: 30. 01.1986
Doğum Yeri: Ankara
REFERANSLAR
Prof. Dr. Ahmet GÜLER
Gazi Üniversitesi Öğretim Üyesi
0 312 000 00 00
gu!er@gazi. edu. tr
Özel Yazılar
119
2. REFERANS (TAVSİYE) MEKTUBU
Kamu kurumlarında veya özel kurumlarda, bir işe ya da örgüt içerisin­
de bulunan bir kademeye birini önermek ve tavsiye etmek için yazılan mek­
tuplara referans (tavs.iye) mektubu denir58.
Neden referans mektuplarına ihtiyaç vardır? Şirketler, eleman alımı sı­
rasında karşılıklı görüşmelerin ve testlerin tamamlanmasını takiben genellikle
adaydan referans mektubu sunmasını isterler. Bunun altında yatan esas ne­
den, adayın görüşmeler sırasında aktardığı bilgilerin doğruluğunu test etmek­
tir. Psikolojide, gelecekteki performansın en iyi kanıtının geçmiş performans
olduğu düşüncesi oldukça yaygındır. Şirketler adayın geçmiş tecrübelerini
kendisinden dinlerken, bu tecrübeler sırasında gerçekleştirilmiş çalışmanın
"kalite"si hakkındaki bilgiyi üçüncü kişilerden edinmeyi tercih ederler59.
Adayların referans mektubu yazmalarını talep ettikleri kişileri belirler­
ken, İş tecrübesi olan adayların önceden çalıştıkları işletmelerde birebir iliş­
kide bulundukları kişilerden rica etmeleri, okuldan yeni mezun olan adaylar
ise, üniversitede ders aldıkları, proje ve tez çalışması yaptıkları öğretim ele­
manlarından talep etmeleri yerinde olacaktır.
Ancak her şeyden önemlisi referans mektubu istenecek kişinin önce­
likle60;
S Hakkında referans verilecek kişi ile bire bir çalışmış,
S Adayı iyi tanıyan ve özelliklerini bilen,
S Aday ile arasında olumlu ve sıcak bir ilişkisi olan,
S Mektubun gönderileceği kişi ya da kurumca sözüne güvenilebilecek
bir kişi olması gereklidir.
58 KOÇ Hakan - ÖZTOPRAK Menekşe Tarhan, (2003), A.g.e., s.180.
59 INSANKAYNAKLARI.COM İÇERİK EKİBİ (2006), "Referans Mektubu Yazma",
www.insankaynaklari.com.
60 INSANKAYNAKLARI.COM İÇERİK EKİBİ (2006), "Referans Mektubu Yazma",
www.insankaynaklari.com.
120
Mesleki Yazışmalar
Referans mektubunun içeriğinde adayın bilgi, beceri, yetenek ve kapa­
sitesinden söz edilir. Ayrıca başvuracağı pozisyon için daha önceki deneyim­
lerinden ve yürüttüğü faaliyetlerle de ne derece başarılı bir kişi olduğu belir­
tilmelidir.
Referans mektubu yazmak için dikkat edilmesi gereken hususlar ise şu
şekilde olmalıdır61:
S Öncelikle; hakkında tam ve doğru bilgi sahibi olmadığınızı düşün­
düğünüz ya da başka iş yerlerine tavs.iye etmek istemediğiniz kişiler
için referans mektubu yazmayın. Referans mektubu yazmamak, sı­
radan bir referans mektubunu inanmadan yazmaktan daha iyidir.
S Referans mektubunda, hakkında referans verdiğiniz kişi ile aranızda
ne tür bir iş ilişkisi olduğunu, hangi tarihler arasında şirketinizde ça­
lıştığını ve unvanını açık bir şekilde belirtin.
S Bu kişinin görev yaptığı pozisyonda üstlendiği sorumluluklardan de­
taylı bir şekilde bahsedin.
S Şirketinizde çalıştığı süre boyunca gösterdiği gelişimden ve şirkete
katkılarından bahsedin.
S Bu kişinin kişilik özelliklerine görevi ile bağlantılı olarak yer verin.
S Kendisine referans olduğunuz kişinin şirketinizden ne sebeple ay­
rıldığını belirtin.
S Son olarak kendisinin ne seviyedeki pozisyonlarda daha başarılı
olacağını açıkça belirtin.
S Sizinle gerektiğinde iletişim kurulabilmesi için iletişim bilgilerinizi
ekleyin.
Referans mektubu belirlenmiş bir formatı bulunmamaktadır. Bu ne­
denle mektubu herhangi bir şekli kurala bağlı kalarak yazmak zorunda değil­
dir. Ancak adaylardan referans mektubu talep eden bazı kurum ve kuruluşlar
standart bir referans mektubu formu oluşturarak adaylar hakkında bu form
çerçevesinde tavs.iye mektubunun yazılmasını istemektedirler.
61 INSANKAYNAKLARI.com İÇERİK EKİBİ (2006), "Referans Mektubu Yazma",
www. i nsan kay naklari .com.
Özel Yazılar
121
Örnek-4. 4: Referans Mektubu Örneği
15/08/2006
Sayın Yetkili,
Ayşe Karataş için yazmış olduğum bu referans mektubu, bir vefa ve güvenin
sonucudur.
Ayşe Karataş'la 2003 - 2006 yılları arasında ARSES şirketinde birlikte çalış­
tım. Bölge müdürü olarak görev aldığım ARSES'de, aynı yönetici asistanı olarak
çalışan Ayşe Karataş işe yaklaşım tarzını ve bakış açısını değerlendirme fırsatı bul­
dum.
Etkin iletişim yeteneği ve olumlu insan ilişkileri sayesinde müşteri memnuni­
yetini sağlayarak hem de ekip arkadaşları ile olan ilişkilerinde yapıcı bir tarz sergile­
miştir. Bunların yanı sıra, ekip çalışmasına yatkınlığı ve organizasyon yeteneği saye­
sinde tüm ekibin bir bütün halinde çalışmasına katkıda bulunmuştur.
Ayşe Karataş'ın yönetici asistanlığında gösterdiği performansı göz önünde
bulundurduğumuzda, kendisinin bu pozisyonun gerektirdiği tüm yetkinliklere sahip
olması sebebiyle kariyer hayatında Yönetim ve organizasyon ile ilgili herhangi bir
pozisyonda başarılı olabileceğini düşünüyorum.
Saygılarımla,
Ramazan TÜRKER
ARSES
Ankara Bölge Müdürü
Mesleki Yazışmalar
122
Örnek-4.5: Referans M ektubu Formu Örneği*
DOĞUŞ ÜNİVERSİTESİ
SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ PROGRAMLARI İÇİN
REFERANS FORMU - ŞAHSA ÖZEL
Adayın Adı-Soyadı:
Adayı ne zamandan beri ve ne derecede tanıyorsunuz? Adayın böyle
bir program için uygunluk derecesi hakkındaki düşünceleriniz nelerdir?
Adayın mesleki kariyerine uygunluğu ve bu konudaki motivasyonu
hakkındaki görüşleriniz nelerdir? Adayın bu kariyer için belirgin kuvvetli ve
zayıf yanları nelerdir?
* Bu örnek Doğuş Üniversitesi Web sitesinden alınmıştır.
Özel Yazılar
123
Adayı aşağıda belirlenmiş kriterler açısından değerlendiriniz
Olağanüstü
(İlk %5)
Fevkalade
(ilk % 15)
Çok İyi
iyi
(İlk%25)
(İlk %40)
Standart
Standart
Altı
Bilgi Kapasitesi
Sözlü İfadesi
Yazılı İfadesi
A nalitik Kapasitesi
Bağımsız Çalışabilme
Kapasitesi
Organizasyon Yeteneği
ve Ekip Çalışmasına
Yatkınlığı
Olgunlük ve Kişisel
Dengesi
Referans veren kişinin imzası:
Adı-Soyadı / Görev Ünvanı:
Adresi:
Tarih:
Fikrim
Yok
ÜE
RAPOR YAZMA
TEKNİKLERİ
RAPOR YAZMA TEKNİKLERİ
1. RAPOR
Raporlar, incelenen ve araştırılan bir konuda çeşitli bilgileri, belirli şekil
şartlarına göre ve bir değerlendirme ile ilgililere sunulan yazılardır. Kurum ve
kuruluşlardaki gelişmelerin, kişilerin hafızasından çok arşivlerinde bulunması
evrak yönetiminin bir gereğidir. Her türlü olay ve faaliyetin işletmelerin hafı­
zalarında bulunması gerekmektedir. Raporlar bu ihtiyacı karşılayan yazılar­
dır62.
İşletmelerde rapor, etkin bir iletişim, denetleme ve bilgi sunma aracı
olarak kullanılmaktadır. Raporlar genel olarak, yönetimde karar vermek,
uzmanlardan ve danışmanlardan bilgi ve görüş almak, alt birimlerin çalışma
ve faaliyetlerini izlemek ve kontrol etmek, yapılan uygulamaları ve çalışmala­
rı ölçmek ve değerlendirmek, işgörenleri denetlemek amacıyla sık kullanılan
bir yönetim aracıdır. Birçok işletmede, alt birimlerden ve şubelerden periyo­
dik bir şekilde rapor almak suretiyle bu birimlerin çalışmaları izlenir, denet­
lenir ve değerlendirilir. Ayrıca, işletmelerde çalışan danışmanlar ve uzmanlar
tarafından da belirli konularda inceleme ve araştırmalar yapılarak, sorunları
çözümleyici ve geliştirici raporlar hazırlanır. Belirli bir yerde veya görevde
geçici olarak görevlendirilen işgörenden de görev dönüşünde, yapılan işe /
hizmete ilişkin rapor istenebilir. Bu yüzden, yönetimin her kademesinde
rapor yazma ve rapor sunma önemli bir etkinliktir63.
Rapor, daha önceden belirlenen bir düzen içinde, belli bir konu üze­
rinde araştırma yapan veya açık bir şekilde tespit edilmiş bir okuyucu kitlesi­
ne yönelik olarak hazırlanmış bir doküman olarak tanımlanabilir.
Raporlar, meydana gelen olayların sebepleri hakkında öneriler ve ge­
lecekte alınacak tavırlar hakkında tavs.iyelerde bulunabilir. Raporlarda yazar
tarafından yapılacak kişisel araştırmalar, çeşitli görüşmeler, raporla ilgili
önemli yerlerin ziyaret edilmesi ve hatta kütüphanelerde yapılacak akademik
araştırmalara da yer verilebilir. Elde edilen bilgiler bir tablo veya grafik şek­
linde sunulmalı ve raporun hazırlayan kişi elde ettiği gerekçelerden açık ve
geniş kapsamlı bir sonuç ve tavs.iye sunmaya hazır olmalıdır64.
62 TUTAR Haşan, (2002), A.g.e., s.155.
63 AYTÜRK Nihat, (2001), Çağdaş Büro Yönetimi ve Sekreterlik, Yargı Yayınları, Anka­
ra, s.117.
64 SILLARS Stuart, (1995), İletişim , MEB Yayınları, Ankara, s.225.
128
Mesleki Yazışmalar
2. RAPOR ÇEŞİTLERİ
Raporların, faaliyette bulunulan alana göre farklı çeşitleri vardır. Bunla­
rı genel olarak; Çalışma ve faaliyet raporları, İş / Görev raporları ve Araştırma
raporları şeklinde sınıflamak mümkündür.
2.1. Çalışma ve Faaliyet Raporları
Çalışma ve faaliyet raporları örgütlerde, belli bir dönem içinde (hafta­
lık, aylık, üç aylık, altı aylık veya yıllık olmak üzere), örgütte veya birimlerin­
de gerçekleştirilen çalışma ve faaliyet sonuçlarını veya çalışma planı ve prog­
ramlarının uygulama durumlarını gösteren, uygulamada karşılaşılan zorlukları
ve sorunları içeren ve bunların çözüm yollarını öneren; planlandığı ve prog­
ramlandığı halde uygulanamayan veya sonuçlandırılmayan ve bunların ne­
denlerini ortaya koyan raporlardır65.
Çalışma ve faaliyet raporunun biçimi ve içeriği, bu raporu isteyen üst
makam tarafından dana önceden belirlenir ve rapor bu bildirilen yönergeye
uygun olarak hazırlanır.
2.2. İş / Görev Raporları
Örgütlerde en çok hazırlanan raporlardan biri de, iş ya da görev rapo­
rudur. Yurt içinde veya dışında belirli bir süre ve belirli bir görev ya da hiz­
met için görevlendirilen kişiler, görev dönüşlerinde birimlerine veya üstlerine
bir rapor sunarlar. Ancak çoğu kişi, rapor yazmayı bilmediğinden ya rapor
yazmaz ya da kendine göre bir rapor yazar. Fakat rapor yazmayı bilmeyen
kişi, biçim ve içerik yönünden hazırladığı olumsuz bir raporla kendisini de
olumsuz veya önemsiz olarak yansıtır66.
Bir iş ya da görev raporunun biçimi ve içeriği konusunda aşağıdaki
yöntem önerilmektedir67:
65 AYTÜRK Nihat, (2001), A.g.e., s.118.
66 AYTÜRK Nihat, (2001), A.g.e., s.122.
67 AYTÜRK Nihat, (2001), A.g.e., s.132.
Rapor Yazma Teknikleri
129
KAPAK
SUNUŞ (Bu bölümde, görevin dayanağı, yeri, amacı, türü, süresi ve
yöntemi belirtilir ve yardımcı olanlara teşekkür edilir. Altına tarih atılır. Rapo­
ru hazırlayan adını, soyadını ve unvanını yazıp imzalar.)
KONU
1. Yapılan çalışmalar
2. Karşılaşılan güçlükler ve problemler
3. Öneriler
SONUÇ (Konu, önemli sorunları ve önerileri içerecek şekilde kısaca
özetlenir.)
EKLER
2.3. Araştırma Raporları
Araştırma, yeni bilgiler elde etmek ya da mevcut bilgileri ortaya çıkar­
mak amacıyla yapılan ve bilginin sistematik olarak toplanmasını, analizini ve
yorumunu gerektiren bir çalışmadır68Bilimsel araştırma, sistematik veri toplama ve analiz etme sürecidir.
Bazı bilimsel araştırmalar, kuram (teori) üretmeyi ya da varolan kuramları
sınamayı amaçlar. Bilimsel araştırma sürecinde rapor hazırlanırken genellikle
dört ana bölümden oluşturulur6
69:
8
I. GİRİŞ
Problem
Kaynak Taraması
Hipotezler
68 Uygur Akyay - Koç Hakan, (2003) Sekreterlik Teknikleri, Detay Yayıncılık, Ankara,
s.182.
69 KIRCAALİ Gönül, (1999), Sosyal Bilim lerde Araştırma Yöntemleri, A. Ü. A. Ö. F
Yayınları, Eskişehir, s.5.
Mesleki Yazışmalar
130
II. YÖNTEM
Evren ve Örneklem
Araştırma Modeli
Verilerin Toplanması ve Analizi
III. BULGULAR
IV. TATIŞMA
Bulguların Yorumu
Sonuç ve Öneriler
Örgütlerde mevcut olan sorunları saptamak ve çözmek, yönetimde
uygulanan işlemleri ve yöntemleri basitleştirmek ve yeniden düzenlemek,
yürütülen hizmetleri geliştirmek, kaliteyi ve verimliliği yükseltmek amacıyla
daha çok uzmanlar tarafından hazırlanan ve içerik olarak mevcut durumu,
uygulamada karşılaşılan sorunları ve bunların çözüm yollarını kapsayan yö­
netimsel raporlardır70.
Araştırmacıların yazılı eserleri, gazete, dergi, yıllık, broşür ve kitap ha­
linde yayınlanmış olabilirler. Tüm bu eserler, derleme ya da bilimsel araştır­
ma olarak iki gruba ayrılabilirler. Derleme rapor veya derleme kitap, başkala­
rından alınan fikirlerin ya da bilgilerin yeni katkılara fazlaca gerek görülme­
den sunulmasıdır.
3. GENEL OLARAK RAPORUN ANA BÖLÜMLERİ
• Kapak Sayfası
• Ön Söz
• İçindekiler
• Tablolar Listesi
• Grafikler ve Şekiller Listesi
• Kısaltmalar ve Simgeler
• Giriş
70 AYTÜRK Nihat, (2001), A.g.e., s.120.
Rapor Yazma Teknikleri
131
• Veri Hazırlama ve Kaynak Taraması: Konuyla İlgili Çalışmalar
• Birinci Bölüm: Genel Yapı Teorik Açıklamalar
• İkinci Bölüm
• Üçüncü Bölüm
• Verilerin Analizi ve Yorumu
• Sonuç ve Öneriler
• Ekler
• Kaynakça
• Özet
3.1. Kapak Sayfası
Raporun ilk sayfası olan kapak, okuyucunun bazı önemli bilgilerin
edinmesinde ve ilk etkinin oluşmasında önemli bir rol oynar.
Kapak sayfasında bazı bilgilerin yer alması zorunludur. Bu bilgiler, cilt
kapağının üzerinde aynen yer almalıdır. Genel olarak kapak sayfasında şu
bilgiler bulunmalıdır71:
• Raporun adı
• Raporu hazırlayan kişi, grup veya kuruluşun adı
• Raporun hazırlandığı ya da basıldığı yer
• Raporun hazırlandığı ya da basıldığı tarih
• Rapor yayınlanmış ise yayıncının adı
• Yayın numarası (yayın seri numarası veya ISBN numarası)
Ancak, yukarıdaki bilgilerin belirli bir sıra ve düzen içerisinde ve güzel
bir görünüm verecek tarzda kapağa yazılması gerekmektedir. Kapak sayfa­
sında en belirgin ve dikkati çekmesi istenen mesaj, yayının veya raporun
adıdır. Bu bakımdan, daha büyük ve koyu harflerle yazılması gereklidir.
71 ARIKAN Rauf, (1995), Araştırma Teknikleri ve Rapor Yazma, Tutibay Yayınları, An­
kara, s.200.
132
Mesleki Yazışmalar
Ö r n e k - 5 . 1 : A r a ş t ır m a R a p o r u K a p a ğ ı Ö r n e ğ i
T.C.
GEBZE YÜKSEK T E K N O LO jİ ENSTİTÜSÜ
İşle tm e M ü h e n d is liğ i B ölüm ü
İŞLETMELERDE KRİZ YÖNETİMİ: TEORİK VE
ÖRNEK UYGULAMALAR
A rzu GÜLER
D anışm an
Prof. D r. Aslı AKTAŞ
H a ziran, 2006
G ebze, KOCAELİ
Rapor Yazma Teknikleri
Örnek-5.2: Rapor Kapağı Örneği
T.C.
ÇEVRE VE ORMAN BAKANLIĞI
ÇED VE PLANLAMA GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
ANTALYA ILS
ÇEVRE PLANLAMA RAPORU
ANKARA-2006
133
Mesleki Yazışmalar
134
3.2. Ön Söz / Teşekkür
Araştırma raporlarında ön söz sayfasının olması zorunlu değildir. Ön
söz, araştırmanın hazırlanış ortamına, nedenlerine, araştırma konusunda
kimlerden yardım görüldüğüne, hangi zorluklarla karşılaşıldığına, yapılan
çalışmanın hangi amaca yönelik olduğuna ve kimlere faydalı olacağına vb.
konuların bulunduğu bölümdür72.
Ön söz bölümünün sonunda araştırma konusunda maddi veya manevi
destek veren kişi ve kuruluşlara nezaket kurallarına uygun ancak fazla abartılı
olmadan teşekkür edilir.
3.3. İçindekiler
Hazırlanan araştırma raporunun içeriğinin bir sıra dahilinde ve sayfa
numaralarına göre yer aldığı bölümdür. İçindekiler bölümünün hazırlanma­
sında standart bir numaralama yoktur. Bu hususta araştırma raporunun hazır­
landığı kurumun daha önceden belirlediği ilkelere uygun sıralama yapılabilir.
İçindekiler bölümü, içerikle ilgili yeterli bilgi verecek nitelikte olmalı­
dır. İçindekiler tablosu, raporun bitmesinden sonra hazırlanır. Raporların
içindekiler tablosu kısa olduğundan, yazar kural ve sayfa düzenleme biçimle­
ri açısından daha esnektir. Ancak, iyi hazırlanmış bir içindekiler tablosunun,
okuyucuları etkileyeceği gözden uzak tutulmamalıdır73.
3.4. Tablo, Grafik ve Şekiller Listesi
Tablo, grafik ya da şekillerin numara verilerek ve sayfa numarasına gö­
re yerleştirilerek düzenlenen bölümdür.
72 Uygur Akyay - Koç Hakan, (2003) A.g.e., s.184.
73 GÖKDERE Halis, (2003) A.g.e., s.137.
Rapor Yazma Teknikleri
135
Örnek-5.3: Şekiller Listesi Örneği
ŞEKİLLER LİSTESİ
Şekil
Şekil
Şekil
Şekil
Şekil
Şekil
Şekil
Şekil
Şekil
-1: İletişimin Temel Unsurları........•............................................................
-2 : Evrak Akış Formu..................................................................................
-3: Tebrik Telgrafı.......................................................................................
-4: Karar Örneği Şekli................................................................................
-5: İş Akış Şeması........................................................................................
-6: Arşiv Form u...........................................................................................
-7: Kayıt Kaşesi...........................................................................................
-8 : Telefon Kayıt Formu.............................................................................
-9 : Yazı Kontrol Formu..............................................................................
3
5
12
18
21
29
35
37
52
3.5. Kısaltmalar veya Simgeler
Kısaltmalar veya simgeler, araştırma raporunun içerisinde bulunan kı­
saltılmış adların veya simgelerin bulunduğu bölümdür. Bu konuda bazı ör­
nekler aşağıda verilmiştir74.
74
AA
= Anadolu Ajansı
AB
— Avrupa Birliği
APS
= Acele Posta Servisi
DMO
= Devlet Malzeme Ofisi
MPM
= M illi Prodüktivite Merkezi
TOBB
= Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği
TODAİE
= Türkiye Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü
TSE
= Türk Standartlar Enstitüsü
TÜBİTAK
= Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırmalar Kurumu
TÜTAV
= Türk Tanıtma Vakfı
Uygur Akyay - Koç Hakan, (2003) A.g.e., s.179.
136
Mesleki Ya7ismalar
TBMM
= Türkiye Büyük M illet Meclisi
TSE
= Türk Standartları Enstitüsü
MEB
= M illi Eğitim Bakanlığı
ÖSYM
= Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi
M etin içerisinde kullanılan yazı kısaltmaları
Türkçe
Uluslararası
Bibliyografik Kısaltma Bilgileri
a. e.
Ibid.
Aynı eser / yer
a.g.e.
op. cit
Adı geçen eser
Bkz.
V-
bkz.: yuk.
supra
Eserin kendi içinde yukarıya atıf
bkz.: aş.
infra
Eserin kendi içinde aşağıya atıf
Çev.
Trans, by
Çeviren
Ed. veya Haz.
Ed. by
Editör / yayına hazırlayan
Karş.
Cf.
Karşılaştırınız
k. g.
vs.
Karşı görüş
v. d.
et. al.
Çok yazarlı eserlerde ilk yazardan
/
Bakınız
sonrakiler
s.
p. / pp.
Sayfa / sayfalar
3.6. Giriş
Bir raporun giriş bölümü, konunun genel olarak ortaya konulduğu ve
tanımının yapıldığı bölümdür. Giriş kısmı, kısa bir sunuş veya tanıtma yazısı
olabileceği gibi, uzun bir açıklama biçiminde de olabilir. Birkaç sayfadan
fazla olan yazılara bir giriş kısmı konulması gereklidir75.
Giriş bölümünde üç hususun önemle vurgulanmasında yarar vardır.
Öncelikle araştırmanın amacı belirtilmelidir. Bir sorunu çözmek, bir yöntem
geliştirmek veya mevcut durumun saptanması amaç olarak alınmış olabilir.
İkinci olarak araştırmanın konusunun önemi üzerinde durulur. Yapılan araş­
75 GÖKDERE Halis, (2003), A.g.e., s.138.
Rapor Yazma Teknikleri
137
tırmanın önceden belirlenen amaçlar doğrultusunda sağlayacağı faydalar
belirlenmelidir. Son olarak da, araştırmanın kapsamı vurgulanmalıdır. Konu,
bölge veya zaman açısından nelerin kapsama alındığı ve hangilerinin kapsam
dışı bırakıldığı sebepleriyle beraber açıklanmalıdır76.
3.7. Veri Hazırlama ve Kaynak
T ara m a
Veri, bir sonuca ulaşabilmek için gerekli olan ham bilgidir. İşlenmemiş,
yorum yapmaya imkan verecek düzeyde sistemleştirilmemiş ham bilgiye veri
denir. Veri matematiksel veya istatistiksel çalışmalar veya daha genel olarak tüm
araştırmalarda kullanılan rakam, tablo ve belgeye dayalı ham bilgilerdir77.
Kaynak araştırması yaparak, konuyla ilgili daha önce yapılmış çalışma­
lardan haberdar olmak bir araştırmacının önemli görevleri arasındadır. Bu
sayede bazı yararlar elde edilmiş olacaktır78:
• Daha önce yapılmış bir çalışma tekrar edilerek kaynak savurganlığın­
dan kaçınılmış olur.
• Daha önce yapılmış bir çalışma olsa bile, o çalışmayı daha çok geliş­
tirmek ve ileriye götürmek mümkün olabilir.
• Benzer çalışmalarda kullanılan yöntemlerden yararlanmak mümkün
olur.
• Aynı konuda çalışan araştırmacılarla işbirliği sağlanabilir.
• Raporu okuyan kişilere bilgi verilerek, önceki çalışmalar konusunda
aydınlatılır.
• Böylece araştırmalarda nelerin yeni, nelerin öncekilerden alınma ol­
duğu daha iyi ortaya çıkar.
3.8. Teorik / Genel Açıklamalar
Raporun bu kısmı konunun teorik esaslarını ya da konuyla ilgili genel
bilgileri ortaya koymayı amaçlamaktadır. Araştırmanın gerektirdiği analizlere
ve bulgulara geçmeden önce konuyla ilgili genel kavramların ve temel bilgi­
lerin sınırlı şekilde ve amaca uygun olarak verilmesi yararlı olacaktır.
76 ARİ KAN Rauf, (1995), A.g.e., s.211.
77 TUTAR Haşan, (2002), A.g.e., s.170.
78 ARIKAN Rauf, (1995), A.g.e., s.214.
Mesleki Yazışmalar
138
3.9. Verilerin Analizi ve Yorumu
Verileri tasnif ederek grafikleme ve ileri istatistik analizlere kadar süren
bu işlemler sonucunda üzerinde durulan olayın aydınlatılmasına çalışılır.
Araştırmanın başında belirlenen hipotezlerin kabul edilmesi veya ret edilme­
si bu analizlerin sonucunda mümkün olmaktadır.
3.10. Sonuç ve Öneriler
Raporda, toplanan verilerin analiz edilmesi neticesinde bazı sonuçlara
ulaşılmış olması doğaldır. Bu sonuçlara "araştırma bulguları" da denilebilir.
Elde edilen bulguların, raporun amaçlarıyla uyumlu halde olması gerekir.
Başka bir ifade ile raporda hangi sonuçlar elde edilmiş ise, bunların net şe­
kilde ortaya konulması ve açıklanması gerekir.
Raporda elde edilen sonuçlar doğrultusunda bazı önerilerde bulunmak
gerekebilir. Bu önerilerin açık olarak yazılması faydalıdır. Önerilen ile amaç­
lanan husus, sorunun çözümünde ya da daha da iyileştirilmesinde veya bek­
lenen ekonomik yaşamın sağlanmasında nelerin yapılması gerektiğinin ortaya
konulmasıdır. Raporun sonuçlarında elde edilen yeni bilginin ve yöntemin
nasıl değerlendirileceği, ekonomik yarar sağlamak için hangi sorun çözüm­
lenmiş ise benzer tüm sorunların çözümünde aynı yolun izlenip izlenmeye­
ceği gibi hususlarda öneriler geliştirilebilir79.
3.11. Ekler
Yazı ya da rapordaki olgu, fikir, tartışma ve tavs.iyeleri açıklayan ya da
destekleyen bilgiler levha, grafik, şema, harita, resim raporun sonuna sıra
numarası ya da harfler esasına göre (Ek-1, Ek-2 ya da Ek-A, Ek-B ...gibi) ek­
lenir. Bunlar yazı veya raporun ana kısmında gerekli olmayan bilgileri kapsar.
Böylece, okuyucu raporu okurken bir şema, çizelge, resim vb. gibi. Karşılaş­
maktan kurtarılır80.
3.12. Kaynakça
Araştırmada doğrudan ve dolaylı olarak yararlanılan tüm yayınların ve
belgelerin bir düzen içerisinde belirtildiği listeye kaynakça adı verilir. Yeterli
bir kaynakça bölümünün olması araştırmanın niteliğinin belirlenmesin de
79 ARIKAN Rauf, (1995), A.g.e., s.217.
80 GÖKDERE Halis, (2003), A. g. e, s.139.
Rapor Yazma Teknikleri
139
etkili olur. Kaynakça bölümünde gösterilen yayınların sayısı o konuda yeterli
araştırmanın yapılıp yapılmadığı konusunda önemli bir göstergedir.
Kaynakçanın yazımında aşağıdaki hususlar dikkate alınmalıdır81:
• Her kaynak; yazarın soyadı, adı, baskı yılı, kaynağın adı, Basım evi­
nin adı, basıldığı il belirtilir.
• Alfabetik olarak sıralanmalıdır.
• Dergiler için; basıldığı ilden önce Romen rakamı ile cilt numarası ve
sayı numarası da eklenmelidir.
• Yazarlar iki kişi ise hepsinin soyadı ve adı yazılır.
• Yazarlar ikiden fazla ise; ilk yazarın adı yazıldıktan sonra "ve diğ.,"
yazılmalıdır.
• Yazarların unvanları kullanılmamalıdır.
3.13. Özet
Bir araştırma raporunda kapak sayfasından sonra özet kısmı yer al­
maktadır. Özetin hazırlanmasındaki amaçlar şunlardır82:
• Raporun tümünü okumak için zaman bulamayan veya gerek duyma­
yanlar rapor hakkında ilk bilgileri kısa yoldan özet yardımıyla elde
edebilirler.
• Bazı kuruluşlar yapılan araştırmaların tümünü değil, sadece özetlerini
yayınlamakta ve ilgililere duyurmaktadırlar.
• Araştırma raporlarının özetleri sayesinde yapılan araştırmaları izlemek
mümkün olduğu için, tekrarlara ve böylece kaynak israfına yol açıl­
mamış olacaktır.
• Özetin ilk kısmında birkaç cümle ile raporun amacı, önemi ve kap­
samı belirtilmelidir.
81 TÜRKEL Asuman U., (1999), Çağdaş Yönetici Sekreterinin El Kitabı, Türkmen Kitabevi, İstanbul, s.100.
82 Uygur Akyay - Koç Hakan, (2003) A. g. e, s.185.
Mesleki Yazışmalar
140
• Özette bilgi toplama ve değerlendirmede uygulanan yöntemler hak­
kında özlü olarak bilgi verilmelidir. Araştırmalarda kullanılan verilerin
nereden ve nasıl elde edilmiş olduğu kısaca açıklanmalıdır.
• Özetin sonunda, araştırmada elde edilen en önemli bulguya veya
sonuca yer verilir.
4.
GENEL ŞEKİL VE YAZIM PLANI
4.1. Kâğıt Boyu
Raporlar, A4 kağıdına veya A4 kağıdına uygun geri dönüşümlü Kâğıt­
lara yazılmalıdır. Rapor ciltlenip kesildikten sonra asgari 20. 5x29 cm eba­
dında kalmalıdır.
4.2. Yazı Karakteri
Raporlar, bilgisayar ile kağıdın yalnızca bir yüzüne yazılmalıdır. Rapo­
run tümünde kullanılacak harf büyüklüğü "Times New Roman yazı karakte­
rinde 12 punto, Arial (Helvetica) yazı karakterinde 11 punto olmalıdır. Ya­
zıda nokta ve virgülden sonra bir karakter boşluk bırakılmalıdır.
4.3. Sayfa Düzeni
Yazı alanı, Sayfanın solu cilt payı dahil 4 cm üst sağ ve alttan 2.5 boş­
luk bırakılarak yazılmalı, Sayfa no alttan 1 .5 cm. 'de ve alt orta kısımda, üst
bilgi yukardan 1. 5 cm'de yazılmalıdır..
Rapor baştan sona numaralandırılmalıdır. Raporu hazırlayan ile ilgili
bilgiler sadece kapak ve iç kapakta yer almalı, her sayfada belirtilmemelidir.
4.4. Satır Başı ve Satır Aralığı
Paragrafın ilk satırı 1 cm içeriden başlamalıdır. Satırlar arasında 1 satır
aralığı bırakılır. Tüm raporda bırakılan satır aralıkları aynı olmalı, şekil bü­
tünlüğünü bozmamalıdır. İki paragraf arasında ve başka bir konuya geçişte
bir satır boşluğu bırakılmalıdır.
Rapor Yazma Teknikleri
141
4.5. Sayfa Numaralanması
Sayfa numaraları, sayfaların alt boşluk kısmına, 1,5 cm' de ve alt orta
kısımda yazılmalıdır.
Kapak ve İç kapak sayfası hariç bütün sayfalara numara verilmelidir.
Ön söz, İçindekiler Romen rakamları ile (I, II, III gibi), rapora ait metinler ve
ekleri ise (1,2,3,4,5) şeklinde baştan sona numaralanmalıdır.
4.6. Bölüm ve Alt Bölümler
Raporda, bölüm ve alt bölümlerin belirlenmesinde gereksiz ayrıntıya
inilmemeli ve birbirine göre öncelik ve sonralık ilişkilerine dikkat edilmeli­
dir. Ana bölüm başlıkları büyük harf ile, alt bölüm başlıkları ise her kelime­
nin ilk harfi büyük diğerleri küçük harf ile yazılmalıdır. Başlıklarda koyu
karakter kullanılabilir.
4.7. Dipnotlar
Raporun herhangi bir sayfasında metin içerisinde yazılması halinde
konuyu dağıtıcı ve okumada sürekliliği engelleyici nitelikteki çok kısa ve öz
açıklamalar bir kaç satır halinde aynı sayfanın altına "Dipnot" olarak verile­
bilir. Dipnotlar sayfa içindeki ana metinden sonra iki satır aralık bırakıldık­
tan sonra, soldan sayfa ortasına kadar çizilen sürekli bir çizgi ile ayrılmalıdır.
4.8. Atıflar
Kaynaklarda yer alan her literatüre metin içerisinde atıf yapılmış ol­
malıdır. Raporda kullanımı bulunmayan ve ilgili metinde atfı yapılmamışlar
için kaynakçada yer verilmemelidir.
142
Mesleki Yazışmalar
ARAŞTIRMA VE TARTIŞMA SORULARI
1. Rapor nedir tanımlayarak, çeşitlerini yazınız.
2. İş raporlarını tanımlayarak, iş raporlarında biçim ve içerik yönünden
bulunması gereken başlıkları sıralayınız.
3. Genel olarak raporlarda bulunması gereken ana bölümleri yazınız
4. Raporlarda genel olarak şekil ve yazım planı nasıl olmalıdır açıkla­
yınız.
KAYNAKÇA
ARIKAN Rauf, (1995), Araştırma Teknikleri ve Rapor Yazma, Tutibay Yayınla­
rı, Ankara.
ALTINÖZ Mehmet ve PARILDAR Ceyhun, (2000), Yazışma Teknikleri, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara.
ALPARGU A. Nergis, (2006), "Özgeçmiş Oluşturma", www.egitim.com.
AYTÜRK Nihat, (2001), Çağdaş Büro Yönetimi ve Sekreterlik, Yargı Yayınları,
Ankara.
BAŞBAKANLIK Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü, Dilekçe Hakkının
Kullanılması İle İlgili Genelge, (B.02.0.PPG.0.12-320-1327 23 Ocak 2004
Sayılı Genelge)
CAN Halil-TUNCER Doğan-AYHAN Doğan Yaşar, (1999), Genel İşletmeci­
lik Bilgileri, Siyasal Kitabevi. Ankara.
ERDOĞAN İlhan, (1997), İşletmelerde Davranış, İ. Ü. İşletme Fakültesi Ya­
yınları., İstanbul.
EREN Erol, (1998), Örgütsel Davranış ve Yönetim Psikolojisi, Beta Yayınları,
İstanbul.
FURNHAM Adrian,(2006),"Doğru Hamleler" www.insankaynaklari.com
GÖKDERE Halis, (2003), Yazışma Teknikleri, Gazi Yayınevi, Ankara.
http://www.microsoft.com/turkiye/girisimci/themes/one-stop-sales-kit/howto-write-a-winning-sales-letter.mspx (06/07/2006)
INSANKAYNAKLARI.com İÇERİK EKİBİ (2006), "Referans Mektubu Yazma",
www.insankaynaklari.com.
KIRCAALİ Gönül, (1999), Sosyal Bilimlerde Araştırma Yöntemleri, A. Ü. A.
Ö. F Yayınları, Eskişehir.
KOÇ Hakan - ÖZTOPRAK Menekşe TAHRAN, (2003), Yazışma Teknikleri,
Seçkin Yayıncılık, Ankara.
KOÇEL Tamer, (1999), İşletme Yöneticiliği, Beta Yayınları, İstanbul.
KUZU Tülay Sarar, (2003), "Eğitim Öğretim Ortamında Etkili Sözel İletişim",
Milli Eğitim Dergisi, Sayı: 158.
144
Mesleki Yazışmalar
ÖZKIRIMLl Atilla ve BARAZ Turhan, (1996), Türk Dili, A. Ü. AÖF. Yayınları,
Eskişehir.
SILLARS Stuart, (1995), İletişim, MEB Yayınları, Ankara.
UYGUR Akyay - KOÇ Hakan, (2003) Sekreterlik Teknikleri, Detay Yayıncı­
lık, Ankara.
SABUNCUOĞLU Zeyyat ve TÜZ Melek, (2001), Örgütsel Psikoloji, Ezgi
Kitabevi, Bursa.
TOPALOĞLU Melih - KOÇ Hakan, (2002), Büro Yönetimi, Seçkin Yayıncı­
lık, Ankara.
TUTAR Haşan, (2002), Mesleki Yazışma Teknikleri, Nobel Yayınları, Ankara.
TÜRKEL Asuman U., (1999), Çağdaş Yönetici Sekreterinin El Kitabı, Türk­
men Kitabevi, İstanbul.
UZDİL Ünal ve UZDİL Güneş, (1997), Sekreterlik, İş Yazıları, Dosyalama ve
Büro Makineleri, MEB yayınları, İstanbul.
UZDİL Ünal ve BENLİGİRAY Serap, (1997), Yazışmalar ve Dosyalama, A. Ü.
Yayınları, Eskişehir.
YAZICI Reşat, (1997), Yazışma Teknikleri, Ankara.
Ö znur KOÇ
MESLEKİ YAZIŞMALAR
Kurum ve kuruluşların iş süreçlerinin etkinliğinin sağlanmasında önemli bir faktör
olan iletişim ve iletişim biçimleri, hem bireysel hem de kurumsal ilişkilerin
gelişmesinde büyük bir role sahiptir. Bu kitapta yazılı iletişimi oluşturan, resmi
yazışma esasları ve örnek uygulamalar, iş (ticari) yazıları ve örnek uygulamalar ile özel
yazılar hakkında detaylı bilgi verilmeye çalışılmıştır.
Resmi yazışma uygulamaları, Başbakanlığa bağlı İdareyi Geliştirme Başkanlığı
tarafından yayımlanan "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller" başlıklı
2004 yılındaki en son genelge çerçevesinde anlatılmaya çalışılmıştır. İş yazıları ile ilgili
olarak ise, Türk Standartları Enstitüsü tarafından "İş Yazılarının Düzenlenmesi" adlı TS
1390 doküman nolu standart 1975 tarihinde hazırlanmış olup halen yürürlüktedir.
Kitabın iş yazıları ile ilgili bölümü bu standart çerçevesinde hazırlanmıştır.
Bu kitap, mesleki yazışmalar konusunda eğitim alan öğrenciler ile kurum ve
kuruluşlarda görev yapan çalışanların yazılı iletişim konusundaki ihtiyaçlarını
karşılamaya yönelik hazırlanmıştır.
www.facebook.com/nobelyayin
twitter.com/NobelKitap
NOBELAKADEMİKYAYINCILIKEĞİTİMDANIŞMANLIKTİC. LTDŞTİ.
m
ANKARA DAĞITIM Kültür Mah. Mithatpaşa Cad. No.: 74 B-01/02
Tel: 0312 418 20 10 Faks: 0312 418 30 20 Kızılay / ANKARA
[email protected] - www.nobelyayln.com