Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001: 2000 KYS Uygulamaları

TÜRKİYE İŞ KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ VE TS EN ISO 9001: 2000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
UYGULAMA YÖNERGESİ
Amaç ve Kapsam:
Madde 1-Bu Yönerge ile Türkiye İş Kurumu Genel Müdürlüğü merkez ve taşra
birimlerinde hizmetlerin,Toplam Kalite Yönetimi ve TS EN ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi
(KYS) yönetim anlayışı ile yürütülmesine, başarılı birimin ve süreç(proses) sahibi personelin
ödüllendirilmesi ile Merkez Kalite Kurulu, Birim Kalite Ekibi, Kalite Takımı kuruluş ve çalışma
esasları ile kalite çalışmalarında görevlendirilecek personelin görev, yetki ve sorumluluklarına
ilişkin esas ve usuller düzenlenmektedir.
Dayanak:
Madde 2- Bu Yönerge Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının 06.04.2005 tarih ve
2146 sayılı onayı ile yürürlüğe konan “Toplam Kalite Yönetimi Uygulama ve Kalite Konseyi
Kuruluş Çalışma Esasları, Görev,Yetki ve Sorumlulukları ile Ödül Yönergesi” ile Genel
Müdürlüğümüzün 26.06.2001 tarih ve 867 sayılı oluru gereğince düzenlenmiştir.
Tanımlar:
Madde 3- Bu Yönergede kullanılan kavramlardan;
Kurum
:Türkiye İş Kurumunu,
Genel Müdürlük
:Türkiye İş Kurumu Genel Müdürlüğünü,
Genel Müdür
:Türkiye İş Kurumu Genel Müdürünü,
Yönetim Temsilcisi
:Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001: 2000 KYS
çalışmalarını koordine etmek ve yürütmek üzere
Genel Müdür tarafından görevlendirilen Genel Müdür
Yardımcısını,
Merkez Kalite Kurulu(MKK)
:Kurum Yönetim temsilcisinin başkanlığında oluşan
birimi,
Birim
:Merkezde;Teftiş
Kurulu
Başkanlığı,
Hukuk
Müşavirliği, daire başkanlıkları ve Savunma
Uzmanlığı ile taşrada; il müdürlüğünü ve ilçe şube
müdürlüğünü,
Birim Amiri
:Merkezde;Teftiş Kurulu Başkanı,1.Hukuk Müşaviri,
daire başkanı, Savunma Uzmanı, taşrada; il
müdürünü ve ilçe şube müdürlüklerindeki müdürleri,
Birim Kalite Ekibi (BKE)
:Birim
amirinin
başkanlığında
birim
kalite
temsilcisinin, merkez şube müdürleri, il müdür
yardımcıları,
şube
müdürleri,
ilçe
şube
müdürlüklerindeki müdürlerin, servis yada bölüm
şeflerinin/sorumlularının katılımı ile oluşturulan ekibi,
1/6
Birim Kalite Temsilcisi
:Birimde, kalite çalışmalarını koordine etmek ve
yürütmek üzere, KYS eğitimi almış, birimi temsil
yetkisine sahip personelden hiyerarşi gözetilerek
birim amirince görevlendirilen kişiyi,
Kalite Takımı (KT)
:İl Müdürlüklerine bağlı ilçe şube müdürlüklerindeki
birim amirinin uygun göreceği öncelikle kalite eğitimi
almış en az iki kişiden oluşan takımı,
Bakanlık Kalite Ödülü
:Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Kalite
Değerlendirme
Kurulunca
verilmesine
karar
verilecek ödülü,
Kalite Ödülü
:Türkiye İş Kurumu Genel Müdürlüğünce/Bakanlıkça
verilecek ödülü,
Toplam Kalite Yönetimi (TKY)
:Mükemmelliğe ulaşmak için Kurum içinde müşteri
memnuniyeti ve kaliteyi odak alan, Kurumun bütün
çalışanlarının katılımına dayanan, hizmet sunulan
müşterilerin memnuniyeti yoluyla uzun vadeli
başarıyı amaçlayan ve Kurumun çalışanları ile
topluma yarar sağlayan yönetim yaklaşımını,
TS - EN - ISO
:TS: Standardın Türk Standartları Enstitüsü (TSE)
tarafından yayınlandığını, EN: Standardın Avrupa
Standardizasyon Komitesi (CEN) tarafından bir
Avrupa standardı
olarak kabul edildiğini, ISO:
Standardın
Uluslar
arası
Standartlar
Organizasyonu’nca kabul edildiğini,
ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemleri :Uluslararası
standartlar
organizasyonu
tarafından hazırlanan ve yapılan revizyonlarında
belirlenen standartları,
Proje
:Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001:2000 KYS
uygulama süreci ve stratejilerini belirlemek üzere hazırlanan uygulama projesini/projelerini,
ifade eder.
Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001: 2000 KYS Uygulamaları İle İlgili Temel İlkeler.
Madde 4- Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001: 2000 KYS uygulamalarıyla ilgili
faaliyetler aşağıda belirtilen temel ilkeler çerçevesinde yürütülür:
a) Kalite tüm çalışanların işidir ve daima ön planda tutulur.
b) Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001:2000 KYS uygulamaları bir plan ve proje
dahilinde gerçekleştirilir.
c) Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001: 2000 KYS uygulamalarının her aşamasında
uygulayıcı birimlerin katılımının sağlanması, ekip çalışması ve iletişim esas alınır.
d) Kurumun merkez ve taşra birimlerinin vermiş olduğu hizmetlerden yararlananların
memnuniyetini sağlayacak önlemler belirlenerek uygulanır.
e) Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001: 2000 KYS uygulamalarında kaynaklar etkin ve
verimli kullanılır.
f) Sistem sürekli sorgulanarak, geliştirilir ve iyileştirilir.
2/6
g) Personelin verimli çalışmasını ve iş memnuniyetinin artırılmasını sağlayacak çalışma
ortamları temin edilir.
h) Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001: 2000 KYS çalışmalarının başarısı için
personelin sürekli eğitimi esas alınır.
i) Öğrenen birey, öğrenen organizasyon anlayışı kurumsallaştırılır.
j) Üst yönetim, sürekli destek ve aktif katılımı taahhüt eder.
Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001: 2000 KYS Uygulamaları
Madde 5- Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001: 2000 KYS uygulamaları; Merkez Kalite
Kurulu tarafından hazırlanacak ve Genel Müdürün onayından sonra uygulamaya konulacak
projelere göre yürütülür.
Proje İçeriği
Madde 6- Bu Yönergenin beşinci maddesine göre hazırlanacak proje/projelerde;
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
Gerekçe,
Amaç ve Kapsam,
İlkeler,
Fayda ve Riskler,
İş ve İşlemler,
Uygulama Birimleri,
Uygulama Planı,
Proje Yönetimi,
Birimlerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları,
Finansman,
Ölçme, Değerlendirme ve Raporlandırma,
ile ihtiyaç duyulan diğer hususlara yer verilir.
Kalite Organizasyonu
Madde 7- Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001: 2000 KYS uygulama ilkelerini
gerçekleştirmek üzere kurumumuz organizasyon yapısı; Genel Müdürün liderliğinde, Yönetim
Temsilcisi, Merkez Kalite Kurulu, Birim Kalite Ekipleri, Birim Kalite Temsilcileri ve Kalite
Takımlarından oluşur.
Eğitim Çalışmaları
Madde 8- Eğitim, Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9000 KYS çalışmalarının temelini
oluşturur. Sistemin başarıya ulaşması için en önemli unsur olup, sürekliliği esastır.
Eğitim çalışmaları, Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9000 KYS’nin temel kavramları,
felsefesi ve ilkelerinin teorik ve pratik olarak öğrenilmesi ile sürekli gelişme ve iyileştirme
felsefesinin tüm çalışanlarca benimsenmesine yönelik yapılır.
Merkez Kalite Kurulunun Kuruluşu, Görevleri, Çalışma Usul ve Esasları
Merkez Kalite Kurulunun Kuruluşu
Madde 9- Merkez Kalite Kurulu, Yönetim Temsilcisinin Başkanlığında; Kanunla Kalite
Hizmetlerini yürütme görevi verilen birimin Daire Başkanı ile Şube Müdürü ve Genel Müdürün
görevlendireceği personelle birlikte en az beş kişiden oluşur.
3/6
Merkez Kalite Kurulunda, büro hizmetleri dışında
görevlendirilecek personelde;
fakülte/yüksek okul mezunu olma, Kalite Yönetim Sistemi eğitimi almış , Kurumda en az 1 (bir)
yıl görev yapmış olma şartları ile plan ve proje, dokümantasyon hazırlama, ölçme ve analiz
işlemlerini yapabilecek, iç ve dış tetkikleri yönetebilecek, bilgisayar yönetimini bilecek, toplantı ve
seminer koordinasyonu ile sunum işlemlerini yürütecek nitelikler aranır. Merkez Kalite Kurulunun
sekreterya hizmetleri kalite hizmetlerini yürüten şube müdürlüğünce yürütülür.
Merkez Kalite Kurulunun Görevleri
Madde 10a) Kalite Yönetim Sistemi (KYS) çalışmalarının genel politika ve stratejisini belirlemek,
b) KYS uygulamalarında üst yönetimin liderliğini, katılımını ve projelerinin uygulanmasını
temin için gereken kaynak planlaması yapmak,
c) Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarını organize etmek, toplantı sonuçlarına göre
kalite politikasını oluşturmak, toplantı sonuçlarını duyurmak,
d) KYS Uygulama projelerini hazırlamak/hazırlatmak, Genel Müdürün onayından sonra
yürütmek,
e) Merkez ve Taşra teşkilatının KYS çalışmalarını koordine etmek,
f) KYS nin işletilmesine ilişkin olarak dokümantasyon ve diğer ihtiyaç duyulacak her tür
yazılı ve görsel yayınları birimlerle işbirliği yaparak hazırlamak/hazırlatmak,
g) KYS eğitim dokümanı hazırlamak/hazırlatmak,
h) Kurum KYS faaliyetlerini ilgili birimlerle işbirliği yaparak planlamak,duyurulmasını
sağlamak,
i) KYS çalışmaları ile ilgili konferans, panel, söyleşi ve benzeri etkinlikler
düzenlemek/düzenletmek, bu etkinlikler için üniversiteler, kamu ve özel sektör kuruluşları ile sivil
toplum örgütlerinden üst düzey yönetici, uzman ve öğretim elemanlarını konuşmacı olarak davet
etmek, anılan kuruluşlarca düzenlenecek bu tür etkinliklere kurumumuz merkez ve taşra
birimlerinden katılım sağlamak ve katılmak, katılım sonuçlarını rapor etmek,
j) İntranet / İnternet sitesinde “Kalite Yönetimi” adı altında bir bölüm oluşturmak,
k)KYS Uygulamaları konusunda araştırma ve inceleme yapmak, öz değerlendirme
kriterlerini oluşturmak ve uzman kuruluşlardan yardım almak veya yaptırmak,
l)İç Tetkik faaliyetlerinin planlanması ve uygulanmasını sağlamak, tetkik sonuçları ile
çalışma ve performans raporlarını Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarına sunmak,
m)Kalite Ödülü ile ilgili çalışmaları yürütmek,
n)KYS ile ilgili her tür hizmet alımlarının teknik şartnamesini hazırlamak/hazırlatmak,
o)KYS nin oluşturulması, dokümante edilmesi, uygulanması, etkinliğinin sürekli
iyileştirilmesi ve revizyonuyla ilgili çalışmaları takip etmek ve yapmak,
p)Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9000 KYS ile ilgili yayınları izlemek, gerekli olanların
Merkez Kalite Kurulu kütüphanesi için satın alınmasını sağlamak, veri tabanı oluşturmak,
r)Yönetim temsilcisinin, kalite çalışmalarına ilişkin vereceği diğer görevleri yapmak.
Merkez Kalite Kurulunun Çalışma Usul ve Esasları
Madde 11- Merkez Kalite Kurulu her ay en az bir defa olağan toplanarak kalite
çalışmalarının değerlendirilmesini yapar. Kurul Başkanının çağrısı üzerine her zaman olağan
üstü toplanabilir. Alınan kararlar için tutanak düzenlenir. Alınan kararlar gerektiğinde ilgili
birimlere bildirilir.
Birim Kalite Ekibinin Kuruluşu ve Görevleri ile Birim Kalite Temsilcisinin
Görevlendirilmesi
Madde 12- Merkez birimleri ile il müdürlüklerinde, birim amirinin başkanlığında, birim
kalite temsilcisi, bağlı şube müdürleri ve servis yada bölüm şeflerinin/sorumlularının katılımı ile
Birim Kalite Ekipleri oluşturulur.
4/6
Birim amiri, kendine bağlı çalışan personelden en üst unvandaki kişiyi Birim Kalite
Temsilcisi olarak görevlendirir. Aynı unvanda birden fazla personel olması halinde KYS eğitimi
almış olma şartı gözetilir. Aynı unvanlı birden fazla personel bulunan birimlerde kalite temsilcileri
her yıl dönüşümlü olarak görevlendirilir. KYS eğitimi almamış olanlar için, KYS eğitimi alınması
sağlanır.
Birim Kalite Ekibinin sekretarya hizmetleri, Birim amiri tarafından belirlenen personelce
yürütülür.
Birim Kalite Ekibinin Görevleri
a) Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001:2000 KYS çalışmalarını yürütmek,
b) Personelin etkin desteğini ve işbirliğini sağlamak,
c) Bu konudaki dokümanları ve dosyaları hazırlamak, geliştirmek ve saklamak, kaynak
araştırması ve planlaması yapmak,
d) KYS’nin başarılı bir şekilde yürütülmesini takip ve kontrol etmek, varsa aksayan
yönlerini gidermek amacıyla gerekli tedbirleri almak ve gerektiğinde Merkez Kalite
Kuruluna öneride bulunmak,
e) Konuya ilişkin çalışmalarda gerekli koordinasyonu sağlamak,
f) Hizmet binasında süratli bir iş akımına imkan sağlayacak düzenlemeler yapmak,
g) Personelin KYS ile ilgili eğitimlerini izlemek, değerlendirmek, eğitime ihtiyacı olanların
eğitim almalarını sağlamak/teklif etmek,
h) Merkez Kalite Kurulu ve merkez birimlerince verilecek diğer görevleri yapmak,
Birim Kalite Ekiplerinin Çalışma Usul ve Esasları
Madde 13- Birim Kalite Ekipleri üçer aylık dönemler halinde toplanır. (Toplantıda
KYSF:15-5 kullanılır) Ayrıca; Birim amirinin gerekli görmesi halinde olağanüstü toplanabilir.
Toplantıya Birim amiri başkanlık eder. Birim amirinin katılamadığı toplantılara Birim Kalite
Temsilcisi başkanlık eder. Birim Kalite Ekibinin aldığı kararlar için tutanak düzenlenir.
Kalite Takımlarının Kuruluşu ve Görevleri ile Çalışma Usul ve Esasları
Madde 14- İl Müdürlüklerine bağlı olup ayrı hizmet binasında görev yapan ilçe şube
müdürlüklerindeki şube müdürünün uygun göreceği öncelikle kalite eğitimi almış en az iki kişinin
katılımı ile kalite takımları oluşturulur.
Kalite Takımlarının görevi; kalite çalışmalarının kendi sorumluluk alanlarında etkinlikle
uygulanmasını sağlamak, Birim Kalite Ekibinin birimde yürüttüğü kalite çalışmalarına yardımcı
olmak, Birim Kalite Ekibince verilen görevleri yerine getirmek.
Kalite Takımları, üçer aylık dönemler halinde il müdürlüğünde yapılan Birim Kalite Ekibi
toplantısından en geç bir hafta önce toplanır. Toplantıya şube müdürü başkanlık eder. Şube
müdürünün katılamadığı toplantılara vekili başkanlık eder. Kalite takımının aldığı kararlar için
tutanak düzenlenir. Şube müdürünün gerekli görmesi halinde olağanüstü toplanabilir. Toplantıda
alınan kararların il müdürlüğünde yapılacak birim kalite toplantılarında görüşülmesi sağlanır.
Kalite Ödülü
Madde 15- Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001: 2000 KYS çalışmalarına katılan
Merkez veya Taşra birimlerinden çalışmaları nedeniyle ödüle layık görülen birimler ile üstün
performans gösteren personele verilen Türkiye İş Kurumu Genel Müdürlüğü / Bakanlık Kalite
Ödülüdür.
5/6
Kalite Ödülü Verilmesindeki Usul ve Esaslar
Madde 16- Merkez Kalite Kurulunca; Kalite Yönetim Sistemi uygulayan Birimlerin:
-Önleyici faaliyet çalışmaları,
-Sonuçlandırılan iyileştirme çalışmaları,
-Belirlenen hedeflere ulaşma derecesi,
-Müşteri memnuniyet oranları,
-Art arda üç tetkik dönem sonuçlarında hiç uygunsuzluk bulunmaması,
Kriterleri göz önüne alınarak başarılı olduğu tespit edilen birim ve/veya personel
ödüllendirilmek üzere YGG toplantısında görüşülmek üzere önerilir. YGG’ de uygun görülen
birim ve/veya personel ödüllendirilmek için Makama teklif edilir.
Kalite Ödülünü kazanan Birimlere ve personele ödül verilir. Ödül kazanan birimler ile
personel Bakanlık Kalite Birimine bildirilir.
Madde 17- 05.12.2005 tarih ve 2683 sayılı makam
“Uygulama Yönergesi” yürürlükten kaldırılmıştır.
onayı ile uygulamaya konulan
Yürürlük
Madde 18- Bu Yönerge hükümleri Genel Müdür tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe
girer.
Yürütme
Madde 19- Bu Yönerge hükümlerini Türkiye İş Kurumu Genel Müdürü yürütür.
6/6