ELEKTRİK ELEKTRONİK VE HİZMET İHRACATÇILARI BİRLİĞİ TET Ar-Ge Proje Pazarı 3 Etkinliği Organizasyon İhale Şartnamesi Elektrik Elektronik ve Hizmet İhracatçıları Birliği tarafından, Elektrik, Elektronik ve Bilişim sektörlerinde 2014 yılında üçüncü kez düzenlenecek olan "TET Ar-Ge Proje Pazarı" etkinliği ile söz konusu sektörlerde yüksek katma değerli üretim yapılabilmesi, ihracatın sürdürülebilir kılınması ve Üniversite-Sanayi işbirliği kültürünün yaygınlaştırılması amaçlanmaktadır. Etkinlik 26 Mart 2013 tarihinde İstanbul Kongre Merkezi’nde gerçekleştirilecektir. 1 - TARAFLAR İşbu şartname, Dış Ticaret Kompleksi A-Blok Çobançeşme Mevkii Sanayi Caddesi YenibosnaBahçelievler İstanbul adresinde mukim ELEKTRİK ELEKTRONİK VE HİZMET İHRACATÇILARI BİRLİĞİ (bundan sonra BİRLİK olarak anılacaktır) ile BİRLİK’e “TET Ar-Ge Proje Pazarı 3 Etkinliği”nde verilecek her türlü organizasyon hizmetleri sağlayacak olan Organizasyon Hizmetleri firması (bundan sonra organizatör olarak anılacaktır) arasında söz konusu faaliyetlerin teknik ve hukuki detaylarını kapsamaktadır. 2 - ŞARTNAMENİN KONUSU İş bu Şartnamenin konusu, Birliğe “TET Ar-Ge Proje Pazarı 3 Etkinliği” nde verilecek her türlü organizasyon (otel, kokteyl, yemek, sunucu, sahne düzeni, salon süsleme, ses ve ışık düzeni, davetiye tasarım, dağıtım ve LCV, değerlendirme toplantısı organizasyonu ve koordinasyonu, transfer ve benzeri ) hizmetleri sağlayacak olan organizasyon firması tarafından, Birlikten talep edilen ücretin belirlenmesinden ibarettir. 3- TEKNİK DETAYLAR I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. Etkinlik İstanbul Kongre Merkezi’nde 26 Mart 2014 tarihinde gerçekleştirilecektir. Etkinlikte B 1 F u a y e , Ü s k ü d a r S a l o n u ve Tophane Salonu kullanılacak olup bu alanlarda gün boyunca proje sergileri, paneller, ikili görüşmeler yer alacaktır. Gün sonunda Üsküdar Salonu’nda ödül töreni gerçekleştirilecektir. Etkinlik günü yaklaşık 150 proje sergilenecek olup, proje posterlerinin temini için proje sahipleri ile iletişime geçilmesi ve temin edilmesi firma tarafından gerçekleştirilecektir. 25 Mart 2014 tarihinde Dış Ticaret Kompleksinde gerçekleştirilecek proje sunumlarının planlama ve iletişim işlerinin de yine firma tarafından yapılması beklenmektedir. Değerlendirme 4 kategoride ve 4 ayrı salonda gerçekleştirilecektir. Jüriye sunum yapmak üzere gelen proje sahiplerinin karşılanması, salonlara yönlendirilmesi, sunum günü hazır bulunmalarının sağlanması, o günkü tüm koordinasyonun sağlanması vb. hizmetler organizatör firmadan beklenmektedir. Proje sahiplerinin, Panelistlerin ve Birlikçe belirtilecek diğer kişilerin yurtiçi ve yurtdışı ekonomi sınıf ulaşımları ile belirlenecek otelde konaklamalarının koordinasyonu firma tarafından yapılacaktır. Transfer hizmeti alınacaktır. Şehiriçi (İstanbul içi havalimanı-otel-havalimanı), şehirlerarası ve uluslararası gerekli ulaşımın sağlanması ve biletlerin proje sahiplerine önceden onaylatılarak zamanında ayarlanması hizmetleri talep edilecektir. İhtiyaca göre normal ve/veya vip otomobil ve minibüs talep edilecektir.) Sahne dekoru (Yarışma ile ilgili görsellerin yansıtılacağı şekilde), ses ve ışık sistemi, IX. X. XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. XVII. yönlendirmeler, mekan giydirmeleri yapılacaktır. Alternatifli sunucu seçenekleri istenmektedir. Proje sergi ünitelerinin önüne proje sahiplerince kullanılabilecek masa ve oturma düzeni sağlanacaktır. Gün boyu fotoğraf ve video çekimi gerçekleştirilecektir. Host – Hostes (kişi sayısı ile) belirtilecektir. Davetiye (2.000 adet) baskı, dağıtım ve LCV.leri için ayrı ayrı fiyatlandırma istenmektedir. Sertifika (150 adet) tasarım ve baskı için ayrı ayrı fiyatlandırma istenmektedir. Ödül törenine Bakan düzeyinde katılım olması halinde back-up oda talep edilecektir. Ödül töreni yuvarlak masa düzeninde yemekli yapılacaktır (yaklaşık 500 kişilik) Ödül töreninin ardından gerçekleştirilecek olan sahne performansıyla ilgili organizasyonal hizmetler talep edilecektir. (Sahne performansında canlı performansa imkan verecek kulisli bir sahne tasarımı düşünülmesi gerekmektedir.) 4 - İDARİ HUSUSLAR Birlik ile tekliflerin değerlendirilmesinin ardından çalışmaya karar verilen organizatör firma arasında bir sözleşme tanzim edilecektir. Söz konusu sözleşme ile yukarıda talep edilen hizmetlerin karşılanması beklenecektir. 5 - TEKLİF VERME ŞEKLİ I. Teklifler isteklilerden yazılı olarak kapalı zarf içerisinde alınır. İstenen belge ve ek bilgilere mutlaka teklif mektuplarında yer verilmelidir. Teklif mektuplarında, teklif edilen fiyatlar rakam ve yazı ile açıkça yazılmalıdır. Teklif mektupları teklif veren tarafından her sayfası kaşelenmeli ve imzalanmalıdır. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği konu açıkça yazılıp zarf kapatıldıktan sonra, zarfın kapanan kısmı da teklif veren tarafından imzalanmalı ve kaşelenmelidir. Teklifler, görsellerle (sahne tasarımı, sunum ünitesi vb.) birlikte iletilmelidir. Yukarıda belirtilen hususlara uygun olmayan, duyuruda belirtilen gün ve saatten sonra verilen teklifler değerlendirmeye tabi tutulmaz. Ayrıca zarfın ihale teklifi içerdiği ve yetkililer haricindeki kişiler tarafından kesinlikle açılmaması gerektiği hususu zarfın üzerinde açık bir şekilde belirtilmelidir. II. Organizasyon firması, sağlayacağı her türlü mal ve hizmet karşılığı düzenleyeceği faturalarda, 14.04.2012 Tarih 28264 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 117 No.lu KDV Tebliği çerçevesinde kısmi KDV tevkifatı uygulaması yapacaktır. III. Teklif İçeriği 1. Organizasyon firması antetli kağıda, ıslak imzalı, kaşeli Türk Lirası bazında (KDV hariç) fiyat teklifi yazısı. (Türk Lirası haricindeki fiyat teklifleri değerlendirmeye alınmayacaktır.) 2. Organizasyon firması iş örnekleri ve referans listesi. IV. Teklif Veremeyecek Olanlar Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir. a. Türkiye İhracatçılar Meclisi (TİM)/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda b. c. d. e. f. V. görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli, TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten üç yıl müddetle, Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları, Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler, Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen istekliler (organizasyon firması), Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar Tekliflerin Değerlendirilmesi ve Firma Seçim Kriterleri a) Teklifler, Birlik Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlik mensuplarından oluşacak bir Komisyon tarafından değerlendirilecektir. b) Değerlendirmede, uygun fiyat ve organizasyon firmasının benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır. c) Organizasyon firma'ları, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında satın alım kararı verilmemesi halinde, Birlik’den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler. VI. Uyuşmazlıkların Çözümü İşbu Şartnameden doğacak uyuşmazlıkların hallinde İstanbul Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir. VII. Teklif verme son tarih ve saati : 13 Ocak 2013 Pazartesi, Saat: 17:00. VIII. Tekliflerin teslim edileceği adres: Elektrik Elektronik ve Hizmet İhracatçıları Birliği Genel Sekreterliği Adres: Çobançeşme Mevkii Sanayi Cad. Dış Ticaret Kompleksi A – Blok Kat 6 34197 Yenibosna - Bahçelievler / İSTANBUL Tel :212 454 08 19 E-Mail: [email protected]