değişim mühendisliği

KURUMSAL SİSTEM
MÜHENDİSLİĞİ VE KURUMSAL
MODELLEME
9.hafta
Yrd.Doç.Dr.Tuba CANVAR KAHVECİ
KURUMSAL UYGULAMA:
Değişim Yönetimi
DEĞİŞİM


Değişim; mevcut olan durumumuzun çevre koşullarının
ihtiyaçları karşısında artık çaresiz ve kayıtsız kalması
durumunda, bizi yeniden yapılandıracak ve o
ihtiyaçları giderebilecek düzeyde bireysel ya da
organizasyonel anlamda yeni fikirler üretebilmeye
karar verme ve bunu uygulama sürecidir.
Değişimi gerekli kılan problemlerle karşılaşmadan
önce, bu problemlerin çözüm yollarını bulmak ve
organizasyon yapımızı bu şekilde geleceğe
hazırlamak en önemli fonksiyonlarımızdan biri
olmalıdır.
DEĞİŞİM

Kurumlar için değişimi gerekli kılan unsurlar şunlar
olabilirler;
Kişiler, bölgeler ve uluslar arası iletişim entegrasyonunun hızlı
gelişimi ve öneminin giderek artması,
 Bilgi teknolojisindeki önemli atılımlar ve küreselleşme,
 İşletme açısından teknolojik gelişmeler,
 Gelişen yeni pazarlarda pazar payı üzerinde hakimiyet
kurabilme talepleri,
 Müşterilerin bilinçlenmesi ve beklentilerin değişmesi,

DEĞİŞİM

Kurumların aşağıdaki nedenlerden dolayı değişim ve
yeniden yapılanma konusunda duyarsız kalabilir;
Kısa vadeli düşünme mantığı; hedeflerini kısa vadeli tutan
organizasyonlar, yeniden yapılanma yerine mevcut durumu devam
ettirmeyi daha uygun bir strateji olarak görebilirler.
 Ben merkeziyetçi bir yönetim anlayışının uygulanıyor olması,
 Yenilikçi düşünce ve yaratıcılık gibi unsurlarının azalması ya da
yok olması,
 Organizasyon içerisinde çıkar gruplarının değişime karşı tutum
takınmaları,
 İletişimin zayıf olması,
 Liderlik ve ekip çalışması gibi noktalarda bilgi, beceri ve iş
bitiricilik eksikliği,

DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ

Değişim mühendisliği;
 işletmenin
temel yapısının/organizasyon yapısının,
 işletmenin tüm süreçlerinin ve bunları destekleyen bilgi akış
sistemlerinin,
 stratejik ve katma değer yaratan süreçler ile bunları
destekleyen sistem, politika ve örgütsel yapıların
hızlı ve radikal bir biçimde, hep birlikte, en baştan yeniden
yapılandırılmasıdır.
DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ

Değişim mühendisliğinde amaç organizasyonun;
 Daha
dinamik, daha esnek ve daha yaratıcı hale getirilmesi,
 Daha üretken bir çalışma ortamı yaratılması,
 Müşteriler nezdinde işletmenin ürettiği mal ve hizmetlerin
saygınlığının artırılması,
 İş akışlarının ve üretkenliğin optimize edilmesi,
 Kalite, maliyet, zaman ve hız gibi performans göstergelerinde
çarpıcı gelişmeler sağlanabilmesi,
DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ
Temel,
 Radikal (köklü),
 Performansta çarpıcı sonuçlar,
 Süreç,

DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ

Her şeye yeniden başlamaktır.
Mevcut iş süreçlerinde küçük çaplı gelişmeler
yapmak yerine, ani, köklü ve büyük değişiklikler
yapmakla ilgili bir kavramdır.

DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ

Değişim mühendisliği aşamaları şu şekilde
sıralanabilir;
1.
2.
3.
4.
5.
1.
Liderin ve değişim mühendisliği ekibinin belirlenmesi,
Mevcut görev ve yapıların belirlenmesi,
Organizasyonel yapının yeniden oluşturulması,
Harekete geçme ve değişimi tanıtma,
Değişime karşı dirençleri ortadan kaldırmak,
DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ İLKELERİ-I

Değişim mühendisliğinin genel prensipleri aşağıdaki
biçimde özetlenebilir;
 Son
müşteri üzerine odaklanmak ve onun için daha büyük değer
oluşturmak,
 Müşterilere tek ve ulaşılabilir bir iletişim noktası vermek ve bu
noktadan isteklerini karşılayabilmek,
 İnsanların mevcut potansiyellerinden daha çok yararlanmak üzerinde
odaklaşmak ve müşteriye değer katan faaliyetler üzerinde
yoğunlaşarak onları yönlendirmek,
 İnsan ve diğer kaynaklara yerleştirildikleri yerde değil, gereksinim
duyulduğu anda ulaşabilmek,
DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ İLKELERİ-II
 Yaratıcı
çalışma çevresi oluşturmak, gelişme ve öğrenmeyi teşvik
etmek,
 Örgüt içinden geçen akış ve süreçlerle ilgili mümkün olduğu
kadar çok faaliyeti yatay bir biçimde düşünmek ve yönetmek,
 Paralel faaliyetler oluşturmak ve değer katmayan faaliyetleri
ortadan kaldırmak,
 Girdiler yerine daha çok çıktılar üzerinde yoğunlaşmak,
performans değerlendirme ve ödüllendirmeyi doğrudan
kullanıcı yani müşteriyle ilişkilendirmek,
 Yöneticilerin değişen rolleri kapsamında kontrol mekanizmaları
yerine yetkilendirme yoluyla değer yaratmaya öncelik vermek,
DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ İLKELERİ-III
 Yönetimin
müşteriye daha yakın olması ve tedarikçi, örgüt
arasındaki sorumlulukların yeniden düzenlenmesi,
 Yatırımları ve eğitimi teşvik etmek,
 Çalışanların onlardan istenenleri yapabilecek yetki ve
ekipmanla donatıldığından ve motive edildiklerinden emin
olmak,
 Aşırı karmaşıklıktan kaçınmak, yalın olmak,
 Ana süreçlerin sayısını mümkün olan en düşük adette tutmak,
 Süreçlerle öğrenme ve yenileme için geri beslemeyi sağlamak,
 Uygulana çözümlerde sürekli geliştirme uygulandığında emin
olmak.
DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ SÜRECİ
HAZIRLIK
1. Hazırlık: Organizasyonda değişimi gerçekleştirecek
kişi ve grupların organize edilmesi ve
yönlendirilmesidir.
 Organizasyonda niçin değişim yapılması gerektiğini
anla ve ortaya koy,
 Üst yönetimde organizasyonda değişim için uzlaşma
oluştur,
 Organizasyonda değişim projesinde görev alacak
çalışma gruplarını belirle ve onların eğitimini
gerçekleştir,
 Organizasyonda yapılacak değişim ve dönüşüm için
bir plan oluştur.
DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ SÜRECİ
SÜREÇLERİ TANIMA
2. Süreçleri Tanıma: Organizasyonda bir süreç
haritası geliştirilerek süreçlerin tanınması ve
müşteriye yönelik bir planın geliştirilmesidir.
 Müşterileri
ve ihtiyaçlarını tanı,
 Organizasyondaki mevcut performans düzeyini tanımla ve
ölç,
 Organizasyondaki tüm işlemleri ve süreçleri tanımaya
çalış,
 Süreçlerde yapılması gerekli değişiklikleri tespit et,
 Organizasyonda süreçler arasındaki tedarikçi ve müşteri
kanallarını ve aralarındaki ilişkileri tespit et,
 Öncelikle ele alınacak süreçleri tespit et.
DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ SÜRECİ
VİZYON
3. Vizyon: Organizasyonda “atılım” gerçekleştirecek bir vizyonun
gerçekleştirilmesidir.
 Organizasyondaki tüm süreçleri, faaliyetleri ve yapıyı anla,
 Organizasyon içerisinde süreçler arasındaki akım ve işlemleri anla,
 Organizasyonda katma değer yaratan süreçleri ve faaliyetleri tanı,
 Organizasyonda kıyaslama (benchmarking) yaparak performansı
geliştirmeye çalış,
 Süreçlerde performansı artıracak kriterleri veya faktörleri tespit et,
 Organizasyonda gelişme için mevcut fırsatları ve olanakları tahmin
et,
 Organizasyonda ideal performans seviyesine ulaşılması için vizyon
oluştur,
 Vizyon ve alt vizyonları tespit ederek zaman planlaması yap.
DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ SÜRECİ
ÇÖZÜM
4. Çözüm (Teknik Dizayn): Yeni sürecin teknik boyutu
oluşturulur.
 Organizasyonda
veri toplama konusunda model oluştur,
 Süreçler arasındaki ilişkileri yeniden incele,
 Organizasyonda problemlerin çözümü için gerekli
enformasyona nasıl ulaşılacağını tespit et ve etkin bir şekilde
yararlanılabilmesi için çalışmalar yap,
 Süreçleri modülerize et; süreçler arasında bilgi akışını ve
iletişimi kolaylaştır,
 Süreçlerde teknolojiden geniş ölçüde yararlan,
 Planı uygula.

DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ SÜRECİ
ÇÖZÜM
5. Çözüm (Sosyal Dizayn): Yeni sürecin sosyal boyutu
oluşturulur.
Organizasyonda müşteri ihtiyaçlarına en iyi ve hızlı cevap verecek personeli
belirle ve yetki devret,
 Çalışanların bilgi ve becerilerini tespit et,
 Çalışanların ve çalışma gruplarının görev tanımını yap,
 Her iş ile ilgili olarak gerekli bilgi ve beceriyi tespit et,
 Liderlik, iş yönetimi ve personel geliştirilmesi ile ilgili olarak yönetim yapısını
spesifik olarak belirle,
 Çalışanların organizasyonda değişim projesine daha fazla katkı sağlamaları
için teşvik ve motivasyon sağla,
 Organizasyonda çalışanların işe alınması ve eğitimi konularında uygulama
yap.

DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ SÜRECİ
DÖNÜŞÜM
6. Dönüşüm (Transformasyon): Süreç vizyonunun gerçekleştirilmesi; bir
pilot uygulama yapılması ve ardından organizasyonda sürekli
gelişmenin devam ettirilmesidir.









Organizasyonda sistem dizaynını tamamla,
Organizasyonda teknik dizaynı gerçekleştir,
Organizasyonda pilot uygulamalar için test yap,
Organizasyonda tüm çalışanların bilgi ve becerilerini gözden geçir,
Organizasyonda enformasyon sistemini kur,
Organizasyonda süreçlerde, işletme, yönetim ve kontrol ile ilgili olarak çalışanların
eğitimini gözden geçir,
Organizasyonda bir alanda pilot uygulama yap,
Pilot uygulamadaki eksiklikleri tespit et ve düzelt,
Sürekli gelişmeyi sürdür.
DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ


Dirençle uğraşırken kullanılacak standart teknikler vardır. Bunlar
teşvikler, bilgilendirme, müdahale, telkin, katılım ve iletişimdir.
Organizasyonlarda çalışan kişiler arasında yapılan araştırmalarda
karşımıza değişimi kabullenmek ve uygulamalara katılım açısından 4
çeşit çalışan tipi çıkıyor:
1.
2.
3.
4.
Değişim stratejilerini kesinlikle kabullenmeyen ve uygulamayan muhalif çalışanlar,
Değişim stratejilerini kabullenen ancak uygulamaları uzaktan izlemeyi tercih
eden izleyiciler,
Değişim stratejilerini kesinlikle kabul eden ancak uygulama aşamasında bu
uygulamalara katılıyor gibi görünenler,
Değişime tamamı ile inanmış, uygulamalarda aktif rol almayı düşünen ve
gerektiğinde değişim liderliği misyonunu üstlenebilecek kadar değişim stratejisini
kavramış çalışanlar.
DEĞİŞİM YÖNETİMİ İÇİN REFERANS
MİMARİ
GRAI-GIM
GRAI-GIM

GRAI Bütünleşik Yöntembilimi (GRAI-GIM),
Bordeaux Üniversitesi’nin GRAI Laboratuarı
tarafından geliştirilmiştir. GRAI-GIM kullanıcı-odaklı
ve teknik-odaklı olmak üzere iki yöntem içerir;
Fonksiyonel
model
Organizasyon
Karar
Kullanıcı
ihtiyaçları
Kullanıcı
odaklı
yaklaşım
modeli
Fiziksel
model
Bilgi
modeli
Teknik
odaklı
yaklaşım
Bilişim
teknolojisi
İmalat
teknolojisi
GRAI-GIM
seviyesi
4. Gelecek sistemin
kavramsal modeli
3. Mevcut sistemin
kavramsal modeli
5. Gelecek sistemin yapısal
modeli
2. Mevcut sistemin
yapısal modeli
6. Gelecek sistemin
bileşenlerinin
spesifikasyonlarını ve seçimi
7. Bileşenlerin
uygulanması
1. Mevcut sistemin
modeli
İşlemsel
seviye
Gerçekleştirme
Yapısal
seviye
Kavramsal
seviye
DÖNÜŞÜM
Evrim
Kullanıcı
ihtiyaçlarının
belirlenmesi
Mevcut sistemin
modellenmesi/analizi
Yeni sistemin
tasarımı
Yeni sistemin
uygulanması
Yeni sistemin
işlevsel aşaması
GRAI-GIM


Başlama veya modelleme aşaması; modellenecek problemi
tanımlama ve kullanıcı ihtiyaçlarını toplama
faaliyetlerinden oluşur. Bu aşama, mevcut sistemin
işlemlerinin daha iyi kavranması ve iyileştirilecek noktaların
araştırılması için mevcut sistemin modelinin ayrıntılı olarak
hazırlanmasını sağlar.
Analiz aşaması; OLAN (AS-IS) sisteminin belirtilmesi ve
önceden tanımlanan (GRAI takımı tarafından tanımlanan)
referans modellere göre tutarsızlıkların araştırılmasını
kapsar. GRAI modelinden ve diğer modellerden türetilen
kurallara dayanarak OLAN modellerin güçlü noktaları ve
gelecek sistem için geliştirilmesi gereken noktaları
belirlenir.
GRAI-GIM


Tasarım aşaması; bulunan tutarsızlıkların düzeltilmesi ve yeni
imalat sisteminin ayrıntılarıyla belirtilmesi aşamasıdır. Bu aşama
iki temel alt-sistemden oluşur: kullanıcı-odaklı ve teknolojiodaklı karakteristikler. OLACAK (TO-BE) model, analiz
aşaması sonuçlarına ve sistem için bilinen amaçlarına göre
tasarlanır. OLACAK modelin amacı; bir çözümün seçilmesi için
gelecek sistemin bütün karakteristiklerini ifade etmektir.
Karakteristikler, organizasyonla, BT çözümleriyle veya teknik
çözümlerle ilgilidir.
Uygulama aşaması; enformasyon teknolojisi yoluyla, teknolojik
seçimlerin uygulanması aşamasıdır. Yöntembilimin uygulanması
için bilgisayar araçları kullanılır. Uygulama aşamasının amacı,
çözümün çeşitli bileşenlerini elde etmek ve bunların seçilen
organizasyona göre uygulanmasının sağlanmasıdır.
Başarı dileklerimle…
Yrd.Doç.Dr.Tuba CANVAR KAHVECİ