proje yönetimi genel bilgilendirme
advertisement
PROJE YÖNETİMİ GENEL BİLGİLENDİRME İpek KOSTAK İLERİAK Çevre Mühendisi - Yönetim Danışmanı ÇEVRE Mühendisliği - Yönetim ve Proje Danışmanlığı IPC ÇEVRE MÜH. MÜŞ. ve DAN. HİZM. San. Ve Tic. Ltd. Şti 1570 Sok. No:17 Kuyumcu İş hanı D:305 Çınarlı – İZMİR – Türkiye Tel : +90 232 461 85 05 Faks : +90 232 461 85 08 Mobil : +90 532 3670078 www.ipccevre.com.tr ; [email protected] YÖNETİM YÖNETİCİ LİDER PROJE PROJE YÖNETİMİ Yönetim Nedir? Önceden belirlenmiş amaç ve hedefleri gerçekleştirmek için elde bulunan kaynakları (insan, para, makine, malzeme, bilgi vb.) anlamlı bir şekilde bir araya getirilerek planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme faaliyetlerinin yürütülmesine yönetim denir. YÖNETİM VE YÖNETİCİ • Yönetim Nedir? – (Klasik Yönetim ⇒ Modern Yönetim) • Yönetici Nedir? – Yönetici ⇒ Lider ⇒ Yönetici Lider Modern yönetim yaklaşımı • Sistem yaklaşımı • Durumsallık yaklaşımı • Toplam kalite yönetimi • Sinerjik yönetim • Amaçlarına göre yönetim Sistem Yaklaşımı • Sistem, belirli parçalardan oluşan, bu parçalar arasında belirli ilişkiler olan, bu parçaların aynı zamanda dış çevre ile ilişkisi olan, birleşik bir yapı, olay veya faaliyet” olarak tanımlanmaktadır. SİSTEM Çevre Koşulları GİRDİ Dönüşüm Süreci Geri Besleme ÇIKTI SİSTEM • Belirli parçalardan (alt birimlerden, alt sistemlerden) oluşan, • Bu parçalar arasında belirli ilişkiler olan, • Bu parçaların aynı zamanda dış çevre ile ilişkisi olan, bir bütün olarak tanımlamak mümkündür. Sistem Özellikleri Bir sistem açık veya kapalı olabilir. • • Açık sistem yaşamak için dış çevreyle ilişki kurmalıdır: – Bu, sistemin dinamik bir denge sağlaması için gereklidir. Her sistemde bir amaç ve amaçlar vardır: • – Her sosyal sistem belirli bir amaca ulaşmak için kurulmuştur ve sisteme hüviyetini kazandıran da budur. – Sistemler çevre ile ilişki kurarlar. • Sistemde geribildirim ilişkisi vardır: – Sistem bu sayede eksikliklerini ve aksaklıklarını öğrenebilir. DURUMSALLIK YAKLAŞIMI • Organizasyonlarda tek bir en iyi yol yoktur. • Organizasyonda kullanılan her bir yolun etki ve verimliliği farklıdır. • Organizasyonun oluşturulması, içinde bulunduğu çevre koşullarına bağlıdır. TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ • Yönetimde kalite; • Sonuçlara odaklı denetimlerle değil, süreçlerin sürekli sorgulanarak geliştirilmesiyle oluşur. SÜREÇ YÖNETİMİ-Deming Çarkı Planla Önlem al Uygula Kontrol et TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ • LİDERLİK • MÜŞTERİ ODAKLILIK • HERKESİN KATILIMI ve İLETİŞİM • SÜREKLİ İYİLEŞTİRME “KAIZEN” • HEDEFLERLE VE VERİLERLE YÖNETİM • SÜREÇ YÖNETİMİ • ÖNLEMEYE DÖNÜK YAKLAŞIM • SÜREKLİ EĞİTİM ve ÖĞRENEN ORGANİZASYON Lider Yöneticilik • Lider yöneticiler (Yönetici Koçlar) ise; bir örgütün faaliyetlerini başkaları adına yürütse bile, bir liderde bulunması gereken yetenek ve öngörüye sahip, önceden belirlenen veya kendi belirlediği amaçlar doğrultusunda örgüt üyelerini etkileyen ve davranışa sevk eden kişidir. Liderlik • Liderlik belli şartlar altında kişisel veya örgütsel amaçları gerçekleştirmek üzere bir kimsinin başkalarının faaliyetlerini etkilemesi yönlendirmesi olarak tanımlanabilir. • Liderlik, liderin yaptığı şeylerle ilgili bir süreçtir. • Lider ise başkalarını belli amaçlar doğrultusunda davranışa sevk eden kişidir. Liderliğin temelinde başkalarını etkileme vardır Sinerjik yönetimin uygulama prosedürü • Hedeflerin belirlenmesi • Kritik faktörlerin belirlenmesi • Faktörleri etkileyen hususların belirlenmesi • Uygulanacak planın belirlenmesi ve uygulamanın değerlendirilmesi Her Proje bir Girişim’dir! Her Proje bir İşletme’dir! Her Proje bir Marka‘dır! Proje Odaklı Organizasyonlar • Tek Proje Organizasyonları • Çoklu - Tek Proje Organizasyonları • Çoklu - Proje Organizasyonları Yalınlaşan Şirket Hiyerarşisi S IR K E T A DEPARTM ANI A1 PRO G RAM I A21 PR O JE S I A2 PRO G RAM I A22 PR O JE S I B DEPARTM ANI A3 PRO G RAM I A23 PR O JE S I C DEPARTM ANI Proje Yönetiminin Hedefleri: • Projeyi zamanında Teslim etmek, • Projeyi şartnameye uygun Teslim etmek • Projeyi bütçesine uygun Teslim etmek • “3 T” Projelerin Başarısı! Son 20 yılda, ABD Enerji Bakanlığı verilerine göre: – 80 projeden 31’i, $10 milyar harcadıktan sonra ve tamamlanmadan önce durdurulmuş, – % 50’si programının ve % 28’i bütçesinin gerisinde kalan sadece 15 proje tamamlanmış, 15 projeden 3’ü amaca dönük kullanılmamış, – Kalan 34 proje ise önemli maliyet artışları ve süre gecikmeleri ile karşı karşıya kalmış. Son 10 yılda, ABD Yazılım sektöründe: – Projelerin % 30’u daha tamamlanmadan iptal edilmiş, – Kalanın sadece % 15’i zamanında, bütçesine ve kapsamına uygun olarak tamamlanmış. Türkiye’de durum farklı değil: 100 milyar USD/10 Yıl Proje Yönetim Genel Bilgilendirme • Giriş ve temel kavramlar • Proje Yönetim Süreci • Proje Yönetim Ofisi Giriş ve temel kavramlar Projelerin hayatımızdaki yeri, Proje tanımı ve özellikleri, Program-proje-proje portföyü tanımları, Proje yönetimi tanımı, Proje hayat döngüsü, Proje paydaşları, Proje organizasyon şekilleri, Proje yönetim süreci, PROJE – YÖNETİM • Birden çok işletmenin ve çok kişinin işbirliği yapmasını gerektiren işlerde, • Değişik ve birbiriyle ilişkili/ etkileşim içinde olan işlerin görevlere ayrılmasında, • İlk kez karşılaşılan işlerin planlama ve uygulanmasında, • Belirlenen sürede bitirilmesi zorunlu işlerde proje tekniklerine ihtiyaç artmış ve önem kazanmıştır. PROJE NEDİR ? • Belli bir süre içinde ve belli bir bütçe dahilinde bir kez yapılması gereken karmaşık bir iştir. PROJELERİN ORTAK UNSURLARI • Başlama ve bitme noktaları vardır, • Çeşitli görev, faaliyet ya da olayları kapsar, • Bir takım farklı kaynaklar gerektirir, • Her projenin kendine has şekilde planlanması ve kontrol edilmesi gerekir, • Nasıl yapılacağına ilişkin prensipler aynı olacaktır, • Ayrıntılar farklı olacaktır, • Proje İşlerinin rutin işlerden farklı olarak sonuç, bütçe ve zaman gibi üç kısıtlama altında yapılır. PROJELERİN ORTAK UNSURLARI • Yaratıcılık, yenilik gerektirir., • Katkı ve katılımın yanı sıra davranış değişikliğini içerir, • Bilgi toplama, proje oluşturma, uygulama, izleme başka kuruluş ve kişilerle çalışmayı gerektirir, • Proje İşlerinin rutin işlerden farkı kurumu ve yönetim sistemlerini de kapsar, • Planlama ve organizasyon, rutin işlere göre aylarca devam edebilir, • Etkin ve kültürel ihtiyaçlara duyarlı bir yönetimi gerektirir, Proje ile Rutin İşler birbirinden ayırt edilmelidir. Projelerde Başarısızlık Nedenleri? – Standart süreçlere dayanan br proje yönetim metodolojisinin uygulanmayışı – Global bir rekabet ortamında olması – Kültürel farklılıklar – Yönetim desteğini alamaması – Kötü tanımlanan hedefler ve ihtiyaçlar Projelerde Başarısızlık Nedenleri? – Müşteri-kullanıcı katılımında eksiklikler – Yetersiz ve etkisiz planlama – Risk yönetimi yapılmaması ya da eksikliği – Yetersiz ya da eksik proje yönetimi/ yöneticisi Proje, bir ürün geliştirmeyi hedefleyen orijinal, kendine özgü, geçici bir girişimdir • Her proje; – Tanımlanmış bir zamanda başlar ve biter, sürelidir – Tanımlanmış hedef ve amaçlara sahiptir – Özgün bir ürün ve hizmet üretmek için vardır – Sınırlı kaynaklara bağımlıdır – Planlama, uygulama ve kontrol süreçlerinden geçer Proje Yönetimi Nedir? • Aktiviteleri sistematik bir şekilde planlamak ve kontrol etmek için yapılan çalışmalar bütünüdür • Proje yönetimi bilgi, beceri ve araçlarını proje çalışmalarında uygulayarak paydaşların beklentilerine varmak ve aşarak karşılamaktır Proje Yönetimi Nedir? • Bir projeyi gerçekleştirirken, o işten çıkarı olanların beklentilerini aşacak şekilde karşılamak üzere tüm bilgi, beceri araç-gereç ve teknikleri uygulamaktır • Proje Yönetimi demek “tanımlanan işi – Optimum sürede – Optimum maliyetle – Hedeflenen kalitede yapmak” demektir PROJE ÖRNEKLERİ Program Nedir? • Birbirleriyle bağlantılı ve koordine bir şekilde yönetilerek daha olumlu sonuçlar sağlayan projeler ailesine PROGRAM adı verilir PROGRAM Projelerin Dört Ana Elemanı • Yönetim Üçgeni Zaman Maliyet takvim kaynaklar Kapsam Hedeflenen sonuçlar Kalite Performans, özellikler, gereksinimler Başarılı Proje • Başarılı proje; – Kapsamını, belirlenen niteliklerde, zamanında ve hesaplanan maliyet sınırları içinde tamamlayabilen projedir Proje Yönetiminde Başarı • Proje yönetim Süreçlerinin uygulanmasına • Bu süreçleri uygulayacak beceriye sahip Proje Yöneticisine • Proje yönetim felsefesine yatkın organizasyonel kültüre ve organizasyonel yapıya doğrudan bağlıdır Proje Yönetimi • Planlama, uygulama ve kontrol demektir • Modern bir iş yapma biçimi, yeni bir disiplindir • Formel eğitim ve beceri gelişimi gerektirir • Uluslararası işlerde ortak bir “dil” dir • Disiplinli bir şekilde uygulandığı zaman başarının garantisidir Proje Yönetim Süreci • Temel Proje Yönetim Terminolojisi, • Genel Kavramlar, • Entegrasyon Yönetimi, • Kapsam Yönetimi, • Zaman Yönetimi, • Maliyet Yönetimi, • Kalite Yönetimi, İnsan Kaynakları Yönetimi, • İletişim Yönetimi, • Risk Yönetimi, • Tedarik ve • Satın Alma Yönetimi ve • Microsoft Project ve Primevera kullanımı Project Management Institude • 1969 yılında 6 kişi tarafından kurulmuş • Bugün 250 chapter, 100 000 üye • www.pmi.org • 1984’den itibaren PMP sertifikasyonu • 1985’de ilk PMBOK (Project management body of knowledge) • 1999’da ISO sertifikası almış • İstanbul Proje Yönetim Derneği • www.ipyd.org Proje Yönetim Süreçleri • Başlatma (initiating) • Planlama (planning) • Uygulama (executing) • Kontrol (controlling) • Kapatma (closing) • Öğrenilen dersler (learned lessons) PROJE YÖNETİM SÜRECİ NEDEN PROJE YÖNETİMİ ? NEDEN PROJE YÖNETİMİ ? İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ • FİRMA ORGANİZASYON TİPLERİ – FONKSİYONEL – MATRİS – PROJE BAZLI FİRMA ORGANİZASYON TİPLERİ FONKSİYONEL ORGANİZASYON MATRİS ORGANİZASYON PROJE BAZLI ORGANİZASYON ORGANİZASYON TİPLERİNİN KARŞILAŞTIRILMASI PROJE YÖNETİCİSİ, PROJE LİDERİ PROJE SPONSORU, PROJE SAHİBİ PROJE PAYDAŞLARI PROJE YÖNETİMİ BECERİLERİ PROJE YÖNETİMİ BECERİLERİ PROJE YÖNETİMİ BECERİLERİ PROJE YÖNETİMİ BECERİLERİ PROJE YÖNETİMİ BECERİLERİ PROJE TAKIMI İÇİN TEMEL KURALLAR PROJE HAYAT DÖNGÜSÜ PROJE YÖNETİMİ SÜREÇLERİN İLİŞKİSİ PROJE YÖNETİMİ BİLGİ ALANLARI Proje Yönetim Süreci Projenin Tanımlanması ve Başlatılması • Proje Tekliflerinin Toplanması ve Değerlendirilmesi • Proje Kararının Verilmesi Proje Yönetim Süreci Projenin Planlanması • Kapsam planlama • Faaliyet planlama • Zaman planlama • Maliyet planlama • Kalite planlama • Organizasyonel planlama • İletişim planlama • Satın alma planlama • Risk planlama Projelerde Kapsam Yönetimi • Projede istenen ve üzerinde anlaşılan tüm aktivitelerin (daha eksik ya da daha fazla değil) başarı ile tamamlanmasının yönetimi • Amaç; Yalnızca yapılması gereken işlerin yapılmasını sağlamaktır • Proje kapsamında olmayan işlerin bu arada yapılmasının (gold plating), aradan çıkarılmasının proje yönetimi açısından bir anlamı ve değeri yoktur Kapsamdan ne anlıyoruz? • Proje yönetiminde iki tür kapsamdan söz edilebilir: – Proje kapsamı (project scope): Belirlenen özellik ve işlevdeki bir ürünü gerçekleştirmek için yapılması gereken işler – Ürün kapsamı (product scope): Bir ürünü veya hizmeti karakterize eden özellik ve işlevler Proje Başlangıcı • Proje hedeflerinin belirlenmesi – Specific; açık, net ve anlaşılır – Measurable; ölçülebilir ve karşılaştırılabilir – Accurate; tutarlı – Realistic& Tangible; gerçekci ve somut – Time bound; zaman sınırlı Proje Başlangıcı • Proje kısıtları • Kısıt türleri – Zaman – Bütçe – Kalite – Kaynak kısıtları – Teknolojik kısıtlar – Yönetimin talimatları Proje Başlangıcı • Proje Varsayımları – Proje paydaşlarının proje ile ilgili varsayımlarının anlaşılması ve dökümante edilmesi gereklidir – Projelerin ileri bir aşamasında, belirli bir varsayımın yanlış çıkması veya unutulması yüzünden proje başarısızlıkla sonuçlanabilir Proje Başlangıcı • Ön bütçenin tahmini – Projenin başlangıç aşamasında kaynak ihtiyaçlarının belirlenerek, maliyetlerin tahminlenmesi ve ön bütçenin belirlenmesi büyük önem taşır – İnsan kaynağı maliyetleri; personel maliyetleri – Proje maliyetleri; malzeme, ekipman vs. – Genel giderler Proje Başlangıcı • Proje Beratı (Project Charter) – Bir projenin resmen başladığını ve kimlerin sorumlu olduğunu duyuran dökümandır – Proje yöneticisi proje beratının yayınlanması ile resmen görevlendirilmiş olur – Proje beratında – işin getirdiği ihtiyacın ne olduğunun ve – Ürünün tanımının yer alması gerekir KAPSAM BİLDİRİMİ – Kapsam bildiriminin temel amacı, ileride proje ile ilgili verilecek kararlara baz oluşturması amacıyla proje hedeflerinin, ana iş kalemlerinin ve gereksinmelerinin dökümante edilmesidir. – Herhangi bir aşamada sorun oluşur, değişiklik gündeme gelirse bakılacak referans doküman kapsam bildirimidir Kapsam Bildirimi… • Şu ana başlıklar açık ve anlaşılır ifadelerle yer almalıdır – Projenin hedefleri – Ürünün tanımı – Projenin ana kalemleri – Projenin hedefleri – Kritik başarı faktörleri Kapsam Belirleme Work Breakdown Structure (WBS) • WBS, projenin ana iş kalemlerinin hiyerarşik biçimde proje kapsamını anlattığı bir dökümandır • WBS’de yer almayan bir iş proje kapsamına dahil değildir • WBS, proje yönetiminin en önemli araçlarından biridir, önem ve özen göstererek hazırlanmalıdır • Başarısız bir WBS, etkisiz bir proje yönetiminin garantisidir • Başarılı bir WBS, izleyen tüm planlama ve kontrol süreçlerinin başarıyla gerçekleşmesinin ön koşuludur Projelerde WBS (İŞ PAKETİ) Kullanımı • Proje hedef ve amaçlarının kapsamı yansıtacak şekilde açılması • Sorumlulukların belirlenmesi • Zaman, kaynak ve maliyet planlaması • Değişiklik, risk ve performans yönetimi • Takımlaşma • WBS geliştirilmesi • WBS’deki en alt düzeydeki işin kapsam ve tanımı oluşturulur Proje Yönetim Süreci Projenin yürütülmesi • Proje planının yürütülmesi • Kalite güvence • Takım geliştirme • Bilgi dağıtma • Malzeme tedarik PROJE PLANI Proje Yönetim Süreci Projenin kontrol edilmesi • Performans yönetimi • Kapsam kontrol • Çizelge kontrol • Maliyet kontrol • Kalite kontrol • Risk izleme ve kontrol Proje Planının Geliştirilmesi – Proje beratı – Proje yönetim stratejisi – Kapsam bildirimi – WBS – Maliyet tahminleri, iş programı – Performans ölçümü için baseline – Ana km taşları ve hedef tarihleri – Anahtar personel, efor ve maliyetleri – Risk yönetim planı – Açık ve karar bekleyen konular Planlama ve Programlama • Proje planlama; – Projenin kendisini oluşturan parçalara bölünerek, bunlar arasındaki öncelik, sonralık ve birliktelik ilişkilerinin belirlenmesi ve mevcut teknikler yardımıyla bu ilişkilerin görselleştirilmesidir • Proje programlama; – Proje planının üzerine eylem sürelerinin atanarak, eylemlerin en erken ve en geç başlama zamanları ile proje bitiş zamanının ve kritik yolun belirlenmesidir. Bir diğer deyişle, proje planının bir takvime oturtulmasıdır İş Programı Geliştirme • WBS’den yararlanarak aktivitelerin belirlenmesi, işin akışına göre aktivitelerin sıralanması, her aktivitenin süresinin tahmin edilmesi gereklidir Projelerde Maliyet Yönetimi • Projenin onaylanmış bütçe içinde tamamlanması için yapılan aktivitelerin yönetimi • Kaynak planlama • Maliyet tahminleme • Bütçe oluşturma • Maliyet kontrol Bütçeleme • Her bir aktivite veya iş paketinin maliyet tahminlerinin yapılarak, proje performansının ölçüleceği bir cost baseline oluşturulmasıdır • Cost baseline: projenin maliyet performansını ölçmek ve izlemek amacıyla kullanılan bütçenin zaman fazlı ifadesidir DEĞİŞİKLİK YÖNETİMİ Projelerde risk yönetimi • Kurumların başarıları, problemleri oluşmadan önleyebilme yetenekleri ile doğrudan ilişkilidir • Problemler oluşmadan önce çok daha erken aşamalarda öngörülmeli ve önlem alınmalıdır Risk Yönetimi Neden Gereklidir? • Problemlerin oluşmadan önlenmesi ile performans, maliyet ve iş programında belirlenen hedeflere ulaşmak • Büyük risklerin temel nedenlerinin belirlenerek, önleme çalışmaları ile atılım niteliğinde kazançlara ulaşmak • Rekabetçi ortamda ayakta kalabilmek ve lider olabilmek yüksek risk almayı zorunlu kılar • Risklerden kaçılmamalı, riskler yönetilmelidir Projelerde Risk Yönetimi • Proje risklerini tanımlamak, analiz etmek ve önlem almak içi uygulanan yöntemler bütünüdür • Olumlu olayların ortaya çıkma olasılığını arttırmak (opportunities) ve • Olumsuz olayların ortaya çıkma olasılığını azaltmak (risks) bu süreçler kapsamındadır Risk Tanımlama Risk Kategorileri • Dışsal kestirilemeyen – Mevzuat değişmesi • Dışsal kestirilebilen – Sektörel veya Pazarda oluşan riskler • İçsel teknik olmayan – Yönetimin duyarsızlığı, beceriksizliği • Teknik – Tasarım kaynaklı, teknik şartname kaynaklı • Yasal – Sözleşme, diğer yasal uygulamalar Proje Yönetim Süreci Projenin sona erdirilmesi • Sözleşme kapatma • İdari sona erdirme Proje Yönetim- Proje Yönetim Ofisi PYO'nun sorumluluk alanları – Gerekli kaynakların sağlanması, proje revizyon yönetimi, hukuki süreçlerin takibi ve proje planına göre kontratın ve bütçenin yönetilmesi – Kontrat ve bütçe raporlamaları; yıllık raporlar, ilerleme raporları, denetim raporları, yılsonu ve kapanış raporları ile dış finansmanlı araştırma fonlarıyla ilgili düzenli yönetim raporlarının hazırlanması – Dış finansmanlı projelerin buluş açıklama, değerlendirme ve patent başvurularının, ürün çıktılarının ticarileştirilmesi sürecindeki Fikri Mülkiyet süreçlerinin koordine edilmesi – Proje yönetimiyle ilgili her türlü uygulama prensibi, yöntem ve süreç tasarımı ve bunların uygulanması ile ilgili yönergelerin düzenlenmesi – Proje sonuçlarının duyurulması ve başarı öykülerinin aktarılması için tanıtım etkinliklerinin koordine edilmesi – Kontrat ve bütçe yönetimiyle ilgili proje yönetim yazılımlarının kullanımı, yeni uygulamaların geliştirilmesi ve güncellenmesi MS PROJECT MS Project Primavera Project Planner Kullanarak Proje Yönetimi • İnşaat ve mühendislik sektörlerinde kullanılan proje yönetim aracıdır. • Primavera, gelişmiş proje yönetimi ürün ailesini içerir ve ortak veritabanını paylaşır • Project Management modülü çok kullanıcılı ve çok projeli bir planlama ve kontrol aracıdır. PRIMEVERA ile… • Proje Planı oluşturma • Süresel Planlama,Maliyet planlaması, Kaynak planlaması, Sözleşme Yönetimi, Kayıtlar • Aktivite - Kaynak ilişkisi, Planlama araçları • Veri giriş tablolarının düzenlenmesi (Tablolama Sistemi) , • Süre tablosu (Metraj bilgilerinin verimlerle birleştirilmesi, sürelerin hesabı, süre tahminleri) • Kodlama sistemi, • Aktivite tanımları tablosu, • Kaynak sözlüğü (Rayiç Listeleri ve oluşturma prensipleri, birim fiyatların oluşturulması), • Kaynak dağılım tablosu • Muhasebe kodları (Stok kontrol ve maliyet kodların oluşturma esasları), • Özel kodlar (Maliyet muhasebesi ve planlama ile ilgili teknik yada isteğe bağlı analizler için gereken değişkenlerin tanımlanması) İLGİNİZE TEŞEKKÜR EDERİM.
