Prosedür Adı - Sabancı Üniversitesi

Prosedür Adı
AYLIK ÖDEME BİLDİRİMİ PROSEDÜRÜ
Prosedür No
Dağıtım
Yürürlük Tarihi
Güncelleme
Tarihi
03.06.2008 08.12.2011
Onaylayan
Zeynep Birsel
Aslihan Eran
Birim / Sahibi
Proje Yönetim Ofisi
İlgili Yönerge(ler)
Proje Yönetimi Yönergesi
İlgili Prosedür(ler)
Amaç
Projeler kapsamında görev alan yürütücü, personel ve öğrencilere
yapılacak olan ödemeler ve kesilecek olan faturaların bildiriminin hangi
kurallar çerçevesinde yapıldığını anlatmaktır.
Kapsam
Projelerde çalışan öğretim üyeleri, yardımcı araştırmacı, yardımcı personel
ve öğrencileri kapsamaktadır.
Tanımlar /
Kısaltmalar
PYO: Proje Yönetim Ofisi
Mİ: Mali İşler
TÜBİTAK: Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu
San-Tez: Bilim Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Sanayi Tezleri
PTİ: Proje Teşvik İkramiyesi
Uygulama Adımları
1. Personel Ödemelerinin Bildirimi
Sorumluluk
Çıktılar / Zamanlama
a.TÜBİTAK Projelerinde PTİ Bildirimi: TÜBİTAK
projelerinin
yürütücülerinin
ve
yardımcı
araştırmacılarının projelerden alacakları pay Proje
Teşvik İkramiyesi (PTİ) olarak adlandırılır. PTİ
ödemelerinin listesi TÜBİTAK tarafından gelişme
raporlarının onaylandığının bildirildiği yazının
ekinde yürütücüye gönderilir, ilgili dönem PTİ
ödemeleri kurum hesabına aktarılır. Aktarımın
yapıldığı ay sonunda PTİ’ lerin bordroya
eklenerek ödenebilmesi için PTİ ödemelerinin
kurum hesabına aktarılmasının akabinde PTİ
ödemeleri bordroya eklenmek üzere ‘Proje
Ödemeleri Master Listesi’ ne işlenerek ile Mali
İşler’ e her ayın son haftasında bildirilmesi gerekir.
mde bulunur.
SU mensubu olmayan araştırmacılara yapılacak
PTİ ödemeleri yine aynı listede kurum bilgisi SU
dışı olarak belirtilmek suretiyle Mali İşler’e iletilir.
Bu kişilere ödeme yapılmadan önce TÜBİTAK’ ın
SU mensubu olmayan kişinin çalıştığı Üniversiteye
ödemenin Sabancı Üniversitesi tarafından avans
olarak yapılacağını belirten bir yazının gönderilmesi
gerekir. İlgili üniversite ödemeyi yaptıktan sonra
SU’ ya ödemenin vergi kesintisi ve SGK primine
tabi tutularak yapıldığını belirten bir yazı gönderir.
Bu yazıya istinaden Mali İşler kişiye ödenen avansı
kapatır.
b.Proje Personel Payı Ödeme Bildirimi:
Projelerde çalışan yardımcı personel ödemeleri
için bildirim PYO tarafından Mali İşler’ e her ayın
son haftasında bildirilir. Proje Ödemeleri Master
Listesi’nde masraf çeşidi kodu 6508616000, SanTez projelerinde ise 6597416000 olarak belirtilir.
San-Tez projesinde çalışan ve firmalarda bordrolu
olan kişilerin ödemeleri çalıştıkları firmalar
tarafından yapılır, SU’ya dekont edilir. Dekonta
istinaden firmaya ödeme yapılarak projeye gider
kaydedilir.
c. Akademik Personel Payı Bildirimi: Proje
bütçesinde genel gider hesaplarına dahil edilen SU
öğretim üyesi payları bu kategoride ödenir. Proje
Ödemeleri Master Listesi’nde masraf çeşidi kodu
6508615000, San-Tez projelerinde ise 6597415000
olarak belirtilir.
2. Burs Ödemelerinin Bildirimi
PYO
Her ayın son haftası
TÜBİTAK projeleri hariç diğer projelerde çalışan
öğrencilere burs ödemeleri her ayın ilk iş gününde,
TÜBİTAK projelerinde ise son iş gününde
yapılır. Ödemeler PYO tarafından oluşturulan
‘Burs Master Listesi ve TÜBİTAK Master Listesi’
ile Mali İşlere her ayın son haftasında elektronik
olarak gönderilir. Burslar ilgili ayın başında ödenir.
PYO
Her ayın son haftası
PYO
Her ayın son haftası
PYO
Her ayın son haftası
3. Fatura Bildirimi
Projeler kapsamında kesilecek olan faturaların
bildirimi de PYO tarafından oluşturulan ‘Faturalar
Master Listesi ile yapılır. Liste Mali İşler’ e her
ayın son haftası içinde elektronik olarak bildirilir
gönderilir.
4. Danışman Ödemeleri Bildirimi
Projelerde
bir
Danışmanlık
Sözleşmesi
kapsamında bu danışmanlık hizmeti veren kişilere
yapılacak ödemelerin bildirimi iç web üzerinden
doldurulan ‘Danışman Ödeme Formu/Consultant
Payment Form’ ile yapılır. Mali İşler gelen bu
webformlara istinaden ilgili kişilere ödeme yapar.
Ödeme yapılabilmesi için sözleşmelerin Mİ’ ye
webform bildirimi yapılmadan önce iletilmiş olması
gerekir. ve satınalma sürecinin tamamlanmış
olması gerekir.
5. Hedef
Bu prosedür ile projeler kapsamında personel,
öğrenci ve danışmanlara yapılacak olan ödemeler
ile yine projeler kapsamında kesilecek olan
fatura/faturalar için bilgilerin zamanında ve doğru
şekilde Mali İşler’e iletilmesi hedeflenmektedir.
İlgili Form(lar) ve Belge(ler)
Danışmanlık Sözleşmesi
Danışman Ödeme Formu/Consultant
Payment Form