Fırat Üniversitesi Dış İlişkiler ve Tanıtım Yönergesi

FIRAT ÜNİVERSİTESİ
DIŞ İLİŞKİLER VE TANITIM BİRİMİ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç ve Kapsam
Madde 1: Bu yönerge Fırat Üniversitesi Rektörlüğü Dış İlişkiler Birimi’nin faaliyet alanlarını,
çalışma usul ve esaslarını ve yönetim organlarını düzenler ve ilgili hükümleri kapsar.
Bu yönergenin amacı üniversitenin yurtdışı tanıtım faaliyetlerini yapmak, ikili anlaşma, program ve
projeler çerçevesinde uluslararası ilişkileri başlatmak, yürütmek ve geliştirmek üzere rektörlüğe
bağlı olarak kurulan Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi’nin kuruluş, işleyiş ve görev esaslarını
düzenlemektir.
Dayanak
Madde 2: Fırat Üniversitesi Senatosunun 16.11. 2012 tarih ve 2012 - 2013 / 2.11 sayılı kararı
Tanımlar
Madde 3: Bu yönergede geçen tanımlardan;
Üniversite: Fırat Üniversitesini,
Rektör: Fırat Üniversitesi Rektörünü,
Rektör Yardımcısı: Rektör tarafından dış ilişkilerden sorumlu olarak atanan rektör yardımcısını,
Birim: Fırat Üniversitesi Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi’ni,
Birim Başkanı: Fırat Üniversitesi Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi Yürütücüsü’nü,
Komisyon: Fırat Üniversitesi Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi içerisinde yer alan koordinatör ve
üyeleri,
International Relation Office: Uluslararası yazışmalarda Dış İlişkiler Birimi’nin İngilizce
karşılığını ifade eder.
Tanıtım Birimi: Üniversitenin yurtdışı tanıtım faaliyetlerini yürüten birimi ifade eder.
Birimin Faaliyet Alanları
Madde 4– Birim, yukarıda belirtilen amaçları gerçekleştirmek için aşağıdaki faaliyetlerde bulunur;
a) Üniversitenin ihtiyaçları ve potansiyelini dikkate alarak yabancı üniversitelerle öğrenci,
akademik ve idari personel değişimi ve diğer konularda anlaşmalar, işbirliği, ortak programlar,
projeler ve araştırmalar yapmak, toplantılar düzenlemek, mevcut işbirliklerini geliştirmek ve
sürdürmek.
b) Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığının koordine ettiği başta
Erasmus olmak üzere tüm program ve projeleri üniversite adına yürütmek.
c) Uluslararası projeler konusunda bilgi akışı sağlamak, üniversitedeki öğretim elemanlarının proje
üretmesine ve/veya bu projelerde yer almasına yardımcı olmak, gerektiğinde bu projeleri bizzat
yürütmek.
d) Bologna süreci çerçevesinde Avrupa Kredi Transfer Sistemi (AKTS) ve Diploma Eki (DE) için
gerekli çalışmaları sürdürerek, üniversitenin AKTS Etiketi (ECTS Label) ve DE Etiketi(Diploma
Supplement Label) almasını ve Avrupa'da tanınır bir üniversite olmasını sağlamak amacıyla gerekli
çalışmaları yürütmek.
e) Tanıtım Ofisi vasıtasıyla, uluslararası proje, program, seminer, kurs, yaz okulu ve benzeri
fırsatları üniversitedeki öğrenci ve öğretim elemanlarına duyurmak amacıyla tanıtım toplantıları
düzenlemek, tanıtıcı bildiriler dağıtmak, web sayfasından duyurmak, ilanlar asmak ve/veya e-posta
göndermek, e-bülten ve e-dergi yayınlamak
f) Tanıtım Ofisi vasıtasıyla, uluslararası eğitim ve tanıtım fuar ve etkinliklere katılmak,
düzenlenmesine yardımcı olmak ve bu tür faaliyetleri planlamak.
g) Avrupa Birliği Eğitim Programları ve üniversite kaynaklarından yararlanarak yurtdışı eğitim ve
araştırma programlarına katılacak öğretim elemanlarına yardımcı olmak için gerekli düzenlemeleri
yapmak ve yürütülmesini sağlamak.
h) Avrupa Birliği Eğitim Programları için üniversiteye azami ödeneğin ayrılmasını sağlamak ve
ödeme ve harcamaların planlamasını yapmak.
i) Uluslararası protokol yazışmalarını üniversite adına hazırlamak ve yurtdışı ziyaretlerini
planlamak.
j) Uluslararası değişim programlarına katılacak öğrenci ve öğretim elemanlarından ihtiyaç
duyanlara kısa dönemli yabancı dil eğitiminin verilmesi için ilgili birimlerle işbirliği yapmak ve
oryantasyon programları düzenlemek.
k) Yabancı üniversitelerden gelecek öğrenci ve öğretim elemanlarının konaklama ihtiyaçlarının
karşılanması için gerekli düzenlemeleri yapmak ve oryantasyon programları düzenlemek.
l) Üniversitede yapılacak üniversitelerarası etkinliklere yönelik programların hazırlanmasına destek
olmak, yapılacak gönüllü eğitimi faaliyetlerine katkıda bulunmak ve gerçekleşme sürecinde
üniversitenin ev sahipliğini en iyi şekilde yerine getirmesi için gerekli görülen çalışmalar yapmak.
Dış İlişkiler Birimi Komisyonu ve Temsilcileri
Madde 5: Üniversite bünyesinde Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi yürütücülüğünü ve
organizasyonunu Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi Başkanı yapar. Üniversitenin Dış İlişkiler ve
Tanıtım Birimi kapsamında yaptığı tüm faaliyetler, Birim Başkanı’nın sorumluluğu ve yetkisi
altındadır. Birim Başkanı, Rektöre karşı sorumludur. Dış İlişkiler ve Tanıtım Birim Başkanı, Rektör
Yardımcısı tarafından önerilir ve Rektör tarafından üç yıl için görevlendirilir. Dış İlişkiler ve
Tanıtım Birimi Komisyonu, Birim Başkanı, Erasmus, Leonardo da Vinci, AKTS, Comenius,
Grundtvig, Jean Monnet, Gençlik ve Ortak konulu programların kurum koordinatörlerinden oluşur.
Bu üyeler de Birim Başkanı’nın görüşü alınarak, Rektör tarafından üç yıl için görevlendirilir.
Uluslararası koşulların gerektirdiği hallerde yeni programlar ve koordinatörlükler oluşturulabilir.
Dış İlişkiler Birimi Yazışmaları
Madde 6:
a) Üniversite içindeki birimlerle iletişimi sağlamak amacıyla birim tarafından hazırlanan yazılar
Birim Başkanı’nın imzasıyla çıkar ve yazı işleri vasıtasıyla dağıtılır.
b) Yurtiçindeki kurum ve kuruluşlarla iletişimin sağlanması için hazırlanan yazılar Birim
Başkanı’nın imzasıyla çıkar ve dağıtılır.
c) Yurtdışına gönderilecek yazılar, Birim tarafından hazırlanır ve Birim Başkanı tarafından
imzalanarak yazı işleri vasıtasıyla gönderilir.
d) Yurtdışından gelen yazılar değerlendirilmek ve ilgili birime ulaştırılmak üzere Birime gönderilir.
e) Akdi nitelikli yazışmalarda Rektör veya yetkili kılınan Rektör Yardımcısının imzası şarttır.
f) Tüm yazışmalar gelen ve giden defterine işlenerek arşivlenir.
g) Yönergede yer almayan hususlarda Genel Mevzuat hükümleri uygulanır.
Personel İhtiyacı
Madde 7:
Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi’nin akademik, teknik ve idari personel ihtiyacı, Dış İlişkiler ve
Tanıtım Birimi Başkanı’nın önerisi üzerine, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 13/b-4
maddesine göre Rektörün görevlendireceği personel tarafından karşılanır.
Bütçe
Madde 8:
Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi, içinde bulunduğu yılın faaliyetlerinin daha hızlı ve etkin bir şekilde
yürütülmesi için, önceki yıl yaptığı faaliyetler dikkate alınarak, Rektörlük Makamının takdir
edeceği miktarda bir bütçe sağlanır.
Hüküm Bulunmayan Haller
Madde 9: Bu Yönergede hüküm bulunmayan konularda, ilgili diğer mevzuat hükümleri ile Senato
kararlarına göre işlem yapılır.
Yürürlük
Madde 10: Bu Yönerge Fırat Üniversitesi Senatosu’nca kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.(*)
Yürütme
Madde 11: Bu Yönergeyi Fırat Üniversitesi Rektörü yürütür.
Geçici madde: Bu yönergenin yürürlüğe girdiği tarihte Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü’nü
yürüten öğretim üyesi, ayrıca atanmaya gerek kalmaksızın, Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi
Başkanlığı görevine devam eder.