FIRAT ÜNİVERSİTESİ DIŞ İLİŞKİLER VE TANITIM BİRİMİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve Kapsam Madde 1: Bu yönerge Fırat Üniversitesi Rektörlüğü Dış İlişkiler Birimi’nin faaliyet alanlarını, çalışma usul ve esaslarını ve yönetim organlarını düzenler ve ilgili hükümleri kapsar. Bu yönergenin amacı üniversitenin yurtdışı tanıtım faaliyetlerini yapmak, ikili anlaşma, program ve projeler çerçevesinde uluslararası ilişkileri başlatmak, yürütmek ve geliştirmek üzere rektörlüğe bağlı olarak kurulan Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi’nin kuruluş, işleyiş ve görev esaslarını düzenlemektir. Dayanak Madde 2: Fırat Üniversitesi Senatosunun 16.11. 2012 tarih ve 2012 - 2013 / 2.11 sayılı kararı Tanımlar Madde 3: Bu yönergede geçen tanımlardan; Üniversite: Fırat Üniversitesini, Rektör: Fırat Üniversitesi Rektörünü, Rektör Yardımcısı: Rektör tarafından dış ilişkilerden sorumlu olarak atanan rektör yardımcısını, Birim: Fırat Üniversitesi Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi’ni, Birim Başkanı: Fırat Üniversitesi Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi Yürütücüsü’nü, Komisyon: Fırat Üniversitesi Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi içerisinde yer alan koordinatör ve üyeleri, International Relation Office: Uluslararası yazışmalarda Dış İlişkiler Birimi’nin İngilizce karşılığını ifade eder. Tanıtım Birimi: Üniversitenin yurtdışı tanıtım faaliyetlerini yürüten birimi ifade eder. Birimin Faaliyet Alanları Madde 4– Birim, yukarıda belirtilen amaçları gerçekleştirmek için aşağıdaki faaliyetlerde bulunur; a) Üniversitenin ihtiyaçları ve potansiyelini dikkate alarak yabancı üniversitelerle öğrenci, akademik ve idari personel değişimi ve diğer konularda anlaşmalar, işbirliği, ortak programlar, projeler ve araştırmalar yapmak, toplantılar düzenlemek, mevcut işbirliklerini geliştirmek ve sürdürmek. b) Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığının koordine ettiği başta Erasmus olmak üzere tüm program ve projeleri üniversite adına yürütmek. c) Uluslararası projeler konusunda bilgi akışı sağlamak, üniversitedeki öğretim elemanlarının proje üretmesine ve/veya bu projelerde yer almasına yardımcı olmak, gerektiğinde bu projeleri bizzat yürütmek. d) Bologna süreci çerçevesinde Avrupa Kredi Transfer Sistemi (AKTS) ve Diploma Eki (DE) için gerekli çalışmaları sürdürerek, üniversitenin AKTS Etiketi (ECTS Label) ve DE Etiketi(Diploma Supplement Label) almasını ve Avrupa'da tanınır bir üniversite olmasını sağlamak amacıyla gerekli çalışmaları yürütmek. e) Tanıtım Ofisi vasıtasıyla, uluslararası proje, program, seminer, kurs, yaz okulu ve benzeri fırsatları üniversitedeki öğrenci ve öğretim elemanlarına duyurmak amacıyla tanıtım toplantıları düzenlemek, tanıtıcı bildiriler dağıtmak, web sayfasından duyurmak, ilanlar asmak ve/veya e-posta göndermek, e-bülten ve e-dergi yayınlamak f) Tanıtım Ofisi vasıtasıyla, uluslararası eğitim ve tanıtım fuar ve etkinliklere katılmak, düzenlenmesine yardımcı olmak ve bu tür faaliyetleri planlamak. g) Avrupa Birliği Eğitim Programları ve üniversite kaynaklarından yararlanarak yurtdışı eğitim ve araştırma programlarına katılacak öğretim elemanlarına yardımcı olmak için gerekli düzenlemeleri yapmak ve yürütülmesini sağlamak. h) Avrupa Birliği Eğitim Programları için üniversiteye azami ödeneğin ayrılmasını sağlamak ve ödeme ve harcamaların planlamasını yapmak. i) Uluslararası protokol yazışmalarını üniversite adına hazırlamak ve yurtdışı ziyaretlerini planlamak. j) Uluslararası değişim programlarına katılacak öğrenci ve öğretim elemanlarından ihtiyaç duyanlara kısa dönemli yabancı dil eğitiminin verilmesi için ilgili birimlerle işbirliği yapmak ve oryantasyon programları düzenlemek. k) Yabancı üniversitelerden gelecek öğrenci ve öğretim elemanlarının konaklama ihtiyaçlarının karşılanması için gerekli düzenlemeleri yapmak ve oryantasyon programları düzenlemek. l) Üniversitede yapılacak üniversitelerarası etkinliklere yönelik programların hazırlanmasına destek olmak, yapılacak gönüllü eğitimi faaliyetlerine katkıda bulunmak ve gerçekleşme sürecinde üniversitenin ev sahipliğini en iyi şekilde yerine getirmesi için gerekli görülen çalışmalar yapmak. Dış İlişkiler Birimi Komisyonu ve Temsilcileri Madde 5: Üniversite bünyesinde Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi yürütücülüğünü ve organizasyonunu Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi Başkanı yapar. Üniversitenin Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi kapsamında yaptığı tüm faaliyetler, Birim Başkanı’nın sorumluluğu ve yetkisi altındadır. Birim Başkanı, Rektöre karşı sorumludur. Dış İlişkiler ve Tanıtım Birim Başkanı, Rektör Yardımcısı tarafından önerilir ve Rektör tarafından üç yıl için görevlendirilir. Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi Komisyonu, Birim Başkanı, Erasmus, Leonardo da Vinci, AKTS, Comenius, Grundtvig, Jean Monnet, Gençlik ve Ortak konulu programların kurum koordinatörlerinden oluşur. Bu üyeler de Birim Başkanı’nın görüşü alınarak, Rektör tarafından üç yıl için görevlendirilir. Uluslararası koşulların gerektirdiği hallerde yeni programlar ve koordinatörlükler oluşturulabilir. Dış İlişkiler Birimi Yazışmaları Madde 6: a) Üniversite içindeki birimlerle iletişimi sağlamak amacıyla birim tarafından hazırlanan yazılar Birim Başkanı’nın imzasıyla çıkar ve yazı işleri vasıtasıyla dağıtılır. b) Yurtiçindeki kurum ve kuruluşlarla iletişimin sağlanması için hazırlanan yazılar Birim Başkanı’nın imzasıyla çıkar ve dağıtılır. c) Yurtdışına gönderilecek yazılar, Birim tarafından hazırlanır ve Birim Başkanı tarafından imzalanarak yazı işleri vasıtasıyla gönderilir. d) Yurtdışından gelen yazılar değerlendirilmek ve ilgili birime ulaştırılmak üzere Birime gönderilir. e) Akdi nitelikli yazışmalarda Rektör veya yetkili kılınan Rektör Yardımcısının imzası şarttır. f) Tüm yazışmalar gelen ve giden defterine işlenerek arşivlenir. g) Yönergede yer almayan hususlarda Genel Mevzuat hükümleri uygulanır. Personel İhtiyacı Madde 7: Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi’nin akademik, teknik ve idari personel ihtiyacı, Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi Başkanı’nın önerisi üzerine, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 13/b-4 maddesine göre Rektörün görevlendireceği personel tarafından karşılanır. Bütçe Madde 8: Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi, içinde bulunduğu yılın faaliyetlerinin daha hızlı ve etkin bir şekilde yürütülmesi için, önceki yıl yaptığı faaliyetler dikkate alınarak, Rektörlük Makamının takdir edeceği miktarda bir bütçe sağlanır. Hüküm Bulunmayan Haller Madde 9: Bu Yönergede hüküm bulunmayan konularda, ilgili diğer mevzuat hükümleri ile Senato kararlarına göre işlem yapılır. Yürürlük Madde 10: Bu Yönerge Fırat Üniversitesi Senatosu’nca kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.(*) Yürütme Madde 11: Bu Yönergeyi Fırat Üniversitesi Rektörü yürütür. Geçici madde: Bu yönergenin yürürlüğe girdiği tarihte Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü’nü yürüten öğretim üyesi, ayrıca atanmaya gerek kalmaksızın, Dış İlişkiler ve Tanıtım Birimi Başkanlığı görevine devam eder.