eczane

ECZANE
İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
KODU: KU.PR.02
YAYIN TARİHİ: ARALIK 2015
REVİZYON NO: 00
REVİZYON TARİHİ: - -
SAYFA NO: 1/4
1.AMAÇ :
Hastanemizde acil, poliklinikler, servisler ve laboratuarların ihtiyacı olan ilaç ve sarf
malzemelerinin istenilen zamanda temin edilmesi ve muhafaza faaliyetlerin uygulanması için metot
belirlemek.
2.KAPSAM :
Tüm tıbbi birimler Hastanemizdeki eczane faaliyetlerini içermektedir.
3.KISALTMALAR:
4.TANIMLAR:
Azami Stok
: Hastanemizin tüketebileceği 60 günlük stok miktarıdır.
Kritik Stok
: Hastanemizin tüketebileceği 45 günlük stok miktarıdır.
Emniyet Stok
: Hastanemizin tüketebileceği 30 günlük stok miktarıdır.
Asgari Stok
: Hastanemizin tüketebileceği 15 günlük stok miktarıdır
Tedarikçi
: Hizmet/Ürün satın alınan kişi, kuruluşlardır.
Order
: Hasta tabelası
5.SORUMLULUK:
Bu işleyişin uygulanmasının sorumluluğu eczane birim sorumlusunun yönetiminde, eczacı, sağlık
memuru, tıbbi sekreter’dir.
6. FAALİYET AKIŞI:
6.1 İlaç ve malzeme istemlerinin eczaneye bildirilmesi:
Birimlerin talepleri Uz.Doktorların ihtiyaç taleplerine göre eczaneye bildirilir. Eczacı stok devirleri,
istenen miktarları göz önünde bulundurur, yıllık ve/veya aylık tüketimi kontrol eder. Bu veriler
doğrultusunda talep ettiği miktarı belirler.
6.2. İlaç ve malzemelerin temini:
6.2.1. Yıllık Talep Belirlenmesi: Hastanemiz de yıllık toplu alımlar yapılır. Ocak ayı içinde
devirler kontrol edilir. Eczane tüm istekleri başhekimliğe gönderir. Eczacı Başhekimliğe
gönderilecek Sağlık Bakanlığının belirlemiş olduğu etken madde ilaç muhammen bedel fiyatlarını
ve Türkiyede alınan ortalama fiyat tutarlarını belirler. Satın alma birimi Başhekim onayından sonra
satın almayı gerçekleştirir. Bakanlığımızın 27.03.2009 tarihli 2009/23 nolu genelgesine istinaden
alımlara çıkılmadan önce MKYS programında “İhtiyaç Fazlası” ve “Stok Fazlası” ekranından
taramalar yapılıp çıkan sonuca göre liste belirlenir.
6.2.2.Acil İhtiyaç Talebi:Hastanemizde ilaç miktarı min. stok seviyesinin altına düştüğünde eczacı
değerlendirme yapar. Eğer değerlendirme sonucunda kalan sürede ilaçların yıllık alıma kadar
yetişmeyeceği kararına varılır ise ihtiyaç doğrultusunda küçük ihale yapılır. Acil durumlarda acil
olarak ilaç ve sarf malzemenin temini önce stok fazlası veya ihtiyaç fazlası varsa başka
hastanelerden,yoksa acil olarak doğrudan temin yöntemi ile tedarik edilir.Eğer bu işlemin
gerçekleştirilememesi durumunda yatan hastalar için hastanemizde bulunmayan ilaçlar SUT
hükümleri doğrultusunda eczanede yoktur kaşesi basılarak dışarıdan temini sağlanır.
6.2. ŞARTNAMELERİN HAZIRLANMASI:
Hastanemizde eczane ile ilgili şartlar satın alma öncesinde belirlenir. Teknik şartname talepte
bulunan birim yada kişi tarafından belirlenir ve satın almaya verilir, idari şartname satın alma birimi
tarafından hazırlanır. Hazırlanan şartname kurulan ihale komisyonunca onaylandıktan sonr
Başhekim onayına sunulur. Şartnameler tedarikçilere yasal mevzuat doğrultusunda duyurulur.
Hazırlayan
ECZANE BİRİM SORUMLU
Kontrol Eden
KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRÜ
Onaylayan
BAŞTABİP
ECZANE
İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
KODU: KU.PR.02
YAYIN TARİHİ: ARALIK 2015
REVİZYON NO: 00
REVİZYON TARİHİ: - -
SAYFA NO: 2/4
6.3. Teslim alınması ve yerleştirilmesi:
Alınan ilaç sarf malzeme tedarikçi firma tarafından hastanemize getirilir.
İlaçlar eczacı tarafından kontrol edilir. Kontrolde şartnameye uygunluk aranır. ilacın
şartnamelere uygunluğu kontrol edilir.
Teslim alındıktan sonra faturanın bir nüshası ve tif girişlerinden 1 nüsha kontrol amacıyla
eczanede dosyalanır, bir nüshası hastanemiz satın alma birimine gönderilir.
Uygun bulunanlar eczanedeki dolaplara yerleştirilir. Uygun değil ise Tedarikçi firmaya
bildirilir, tedarikçi firma ürünlerini teslim alır.
Kabul edilen ürünler için sevk irsaliyesi imzalanır. Ret edilen ürünler için tutanak
düzenlenir. Burada gerekçeler açıklanır.
Sarf malzemeler muayene komisyonu tarafından kontrol edilir. Kontrolde şartnameye
uygunluk aranır Uygun ise eczane ana deposuna yerleştirilir. Uygun değil ise Tedarikçi
firmaya bildirilir, tedarikçi firma ürünlerini teslim alır. Soğuk muhafaza edilen ilaçlar soğuk
zincir kuralına uygun gelmelidir. Aksi takdirde ret edilir.
6.3.1 Eczanede ilaçlara ulaşmak ve yerleşimi:
Hastanemiz eczanesinde bulunan dolaplar ve raflar yerleşim planında tanımlanmıştır.
Tüm ilaçların bulunma yerleri adetleri ve miadları ile birlikte bilgisayar otomasyon
sistemine kayıt edilmiştir.
Ulaşılmak istendiğinde yerleşim planına bakılarak kolayca ulaşılabilir.
Gelen ilaçların ilk kabulü yapılırken bilgisayara ; adet bilgileri ,birim fiyat, toplam fiyat,
geliş tarihi,son kullanma tarihi, kritik stok miktarı ve kritik miad tarihi vs. gibi bilgilerin ile
birlikte tanımlanarak kaydı yapılır.
6.4 Saklama koşulları :
Eczanemizde ilaçlar hazırlanırken miada göre listeleme yapılır. Ayrıca ilaçların girişi
sisteme kaydedilirken son kullanma tarihleri de yazılır.Böylece son kullanma tarihi yaklaşan
ilaçlara sistem tarafından 3 ay öncesinden uyarı verilmeye başlar.
Burada ilk giren ilk çıkar prensibi uygulanır.
Son kullanma tarihi en yakın olan ilaç ilgili birime gönderilir.
Stoktan düşülen ilaçların miad bilgisinin girilmesine de dikkat edilir.
Son kullanma tarihi yaklaşan ilaçlar eczacı tarafından belirlenir. ÇKYS programında “Stok
Fazlası - İhtiyaç Fazlası” olarak kaydı yapılır ve diğer hastanelerin program üzerinden görüp
ilaçların diğer hastanelere devri yapılır.
6.4.1 Soğuk muhafaza edilen ilaçlar:
Soğuk muhafaza edilmesi gereken ilaçlar eczanemize soğuk zincir kurallarında gelirler.
Soğuk zincir ilaçlar ısı takiplerinin yapıldığı buzdolaplarında muhafaza edilir.
Dolapların sıcaklıkları günlük buzdolabı Isı Takip Formu ile takip edilir.
Belirli aralıklarla tetanos aşısı ve serumu, akrep aşısı ve serumu, kuduz aşısı Sağlık
Müdürlüğünden talep edilir. Daha sonra soğuk zincire uygun olarak hastane aşı ve serumları
teslim alır.
6.5 Yüksek Riskli İlaçlar:
Eczanemizde bulunan piskotrop ve uyuşturucu ilaçlar için kilitli dolaplar bulunmaktadır. Bu
tarz ilaçlar bu dolaplarda kilit altında muhafaza edilir.
Yine yüksek riskli ilaçlar eczanede kırmızı etiketlenmiş raflarda muhafaza edilir. Kliniklere
gönderilirken de Kırmızı renkli yüksek risk etiketiyle gönderilir.
Hazırlayan
ECZANE BİRİM SORUMLU
Kontrol Eden
KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRÜ
Onaylayan
BAŞTABİP
ECZANE
İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
KODU: KU.PR.02
YAYIN TARİHİ: ARALIK 2015
REVİZYON NO: 00
REVİZYON TARİHİ: - -
SAYFA NO: 3/4
6.6. Stok seviyeleri ve Miat takibi:
Hastanemizde 3 tip stok seviyesi var. Bunlar max., kritik ve min.stok seviyeleridir. Stok
seviyelerini eczacı değiştirme yetkilidir. Otomasyon sistemi bu şekilde yetkilendirmeyi yapmıştır.
Max.stok seviyesi Hastanemizin tüketebileceği 2 aylık stok miktarıdır. Kritik stok seviyesi
Hastanemizin tüketebileceği 15 günlük stok miktarıdır.
Min.stok seviyesi Hastanemizin
tüketebileceği 1 aylık stok miktarıdır. Kritik ve Min.stok seviyesinde sistem uyarı vererek eczacıyı
bilgilendirir. Bu durumda madde 6.2.1 ’e göre değerlendirme yapılır.
6.6.1. Gelen İlaç Stoku: Madde 6.2.’ye göre kabul edilen ilaçlar Taşınır İşlem Fişine göre
otomasyon sistemine kayıt edilir. Kayıt edilirken miat, miktar ve eczanedeki veya depodaki yeri
kayıt edilir.
6.6.2. Çıkan İlaç Stoku: Hastanemizde birimler ihtiyaç duyduklarında order ve talep formu ile
eczaneye müracaat ederler. Hekim tabelasında bulunan ilaçlar servis hemşiresi veya ilgili servis
elemanı tarafından cep stok olarak otomasyon sistemine toplu olarak girilerek ilaç talebi yapılır.
Talep edilen ilaç eczane ekranında görülür. Daha sonra Bu ilaç eczane tarafından onaylanır.
Böylece stoktan çıkışı yapılır.
6.7 Eczaneden İlaç ve malzeme istemi yapılması :
Eczacı order ve talep formu geldiğinde aşağıda listelenen işlemleri sırasıyla yapar:
Hasta protokollerinin kontrolü,
Bütçe talimatı uygulamasına göre 3 günlük verilebilecek yada istendiği anda onaylanması
gereken antibiyotik onay formunun olup olmadığı, intaniye uzmanı onayının kontrolü.
Yeşil-Kırmızı reçeteye tabi uyuşturucu ilaçların talep edildiğinde; doktor tarafından
imzalanmış talep formu olup olmadığı, hasta tabelasında doktor tarafından kaşe ve imzalı bir
şekilde yazılıp yazılmadığı.
İstenilen ilaçların servis stok kontrolü.
6.8 Eczanede ilaçların hazırlanması ve transferi :
İlaç ve malzemeler servise eczane personeli tarafından hazırlanıp imza karşılığında teslim
edilir.
Teslim edilen ilaçlar birim bazında her birimin ilaç taşıma çantasıyla yollanır. Eğer tablet
gönderilecek ise fermuarlı naylon torbalara konularak, torbanın üzerine servisin adı, ilacın
miktarı, miadı bilgileri doldurularak ilgili servise gönderilir.
Soğuk muhafaza edilmesi gereken ilaçlar buz kalıpları ile birlikte servise teslim edilir.
Pskotrop ve uyuşturucu ilaçların stok hareketleri “narkotik ilaç defterlerine” kayıt edilir. Bu
ilaçlar eczaneden teslim alınırken imza karşılığı teslim edilir.
İlaçlar servis hemşiresine teslim edilirken hemşire hastanın adını yazarak imzalayabilir veya
aldığı toplam ilaç sayısını kendi adını yazarak teslim alır.
Bir gün boyunca verilen ilaç ve serumların her birinin ayrı ayrı çıktısı alınır.
6.9 İlaçların eczaneye iadesi ve değerlendirilmesi :
Taburcu edilen ve ex olan hastalardan kalan ilaçların, bu hastaların taburculuk ve ex
işlemleri otomasyon üzerinden gerçekleştiril, Eczane tarafından stok kontrolü ve girişi
yapılıp başka hastalara kullanılmak üzere değerlendirilmeye alınır.
Narkotik psikotropik ilaçlar hasta üzerine çekildikten sonra eğer tamamı kullanılmayıp
yarım doz kullanıldı ise Narkotik ve psikotropik ilaçların imha formu doldurularak serviste
imha edilerek tıbbi atık deposuna atılır.
Hazırlayan
ECZANE BİRİM SORUMLU
Kontrol Eden
KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRÜ
Onaylayan
BAŞTABİP
ECZANE
İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ
KODU: KU.PR.02
YAYIN TARİHİ: ARALIK 2015
REVİZYON NO: 00
REVİZYON TARİHİ: - -
SAYFA NO: 4/4
6.10. Yeşil ve kırmızı reçeteler:
Hekimler bu tarz ilaçları yazma ihtiyacı duyduklarında ambarda yeşil, kırmızı ve mor reçete
talep ederler.
Bu ilaçlar hazırlandıktan sonra uyuşturucu ilaç kayıt defterine hasta adı, protokolü, istenen
ilaç-adet, isteyen doktor ismi, imzası şeklinde kaydedilir.
Depolarda çalışan personel için gerekli duruma göre kişisel koruyucu ekipman (maske,
eldiven, önlük ) bulundurulur, gerekli durumlarda ilgili personelin kullanması için eğitim
verilir.
HBYS programında bütün ilaç ve sarf malzemelerin stok takibi yapılır. Bunların kritik,
minimum ve maksimum seviyeleri HBYS üzerinden takip ve uyarıcı renklerle kontrol edilir.
Eczanede oluşabilecek atıklar ( kağıt vb.) için bölümde ilgili atık toplama kutuları
hazırlanmış olup, atıkların kaynağında ayrıştırılması sağlanır.
Pediatrik ilaçlar çoğunluklar eczanemizde ayrı bir bölümde bulundurulur, listesi hazırlanıp
asılır.
Yılsonunda genel bir sayım yapılır. Yıl içindeki alınan ve tüketilen ilaç listesi resmi yazıyla
Sağlık Bakanlığına gönderilir.
Hafta sonu için, gerekli olduğunda kullanılmak için hastalara servislerde bulunan acil ilaç
dolaplarında ve stoklarında hazır bulunması amacıyla servis sorumlu hemşiresi tarafından
“Talep formu” ile birim doktoru imzasıyla ilaç talep edilebilir. Bu ilaçlar için her birimde
min.-max. Stoklar belirlenir ve bu stoğa uygun ilaç talebi yapılır.
Yatan hasta reçetesinde eczanede olmayan ilaçlar varsa “Eczanede yoktur” kaşesi
vurularak başhekim yardımcılarına onaylatılır ve dış eczaneye gönderilir.
Eczane içerisinde bir ‘uygun olmayan alan ‘belirlenerek burada miadı geçmiş ya da
kullanımı uygun olmayan ilaçlar geçici olarak muhafaza edilir.
Işıktan korunması gereken ilaçlar listelenerek kapalı dolaplarda muhafaza edilir.
6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
Hazırlayan
ECZANE BİRİM SORUMLU
Kontrol Eden
KALİTE YÖNETİM DİREKTÖRÜ
Onaylayan
BAŞTABİP