Örgütsel Zaman Yönetimi
advertisement
Yöneticilerin Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 7.11.2017 Yöneticinin Kendini Örgütlemesi • Yönetici, yönetsel rolünü etkili ve verimli biçimde yerine getirebilmek için, önce kendini ve çalışmalarını örgütleyebilmelidir. • Bunun için; verimli bir çalışma ortamı, düzenli bir masa,iletişim ve iyi bir evrak, dosya, rşiv sistemi oluşturulmalıdır. Çalışmaların Bölünmesini Engelleme • Telefonlar, konuklar ve toplantılar gibi nedenlerden kaynaklanır. • Telefonların zaman kayıplarının önlenmesinde, sekretere büyük görevler düşmektedir. • Konukların zaman kayıplarına neden olmamaları için; ▫ ▫ ▫ ▫ Sekretere randevuları organize etme görevi verilmelidir. Konukların önce sekreterden geçmesi sağlanmalıdır. Belirli ziyaret saatleri saptanmalıdır. Ayağa kalkarak konuşarak yoğun olduğu kanısını uyandırmak. Toplantılar • Yöneticiler gerekmedikçe toplantı yapmamalıdır. • Toplantı yapmak, rapor düzenlemek veya bir sunuşta bulunmak, yöneticinin iş ortamına yönelik işletişim çabaları içerisinde yer almaktadır. • Bazen toplantı yapmak yerine toplantı yapmak yerine geçecek yöntemler kullanılarak, zamanın etkin yönetimi sağlanabilir. • • • • • • • • • • • Yetki Devri Zamanı Programlama İşte Yoğunlaşma Başlanılan İşi Bitirme Sekreterlik Hizmetlerinden Etkin Yaralanma Yapılacakları Detaylandırma Destek Sisteminden Yararlanma İş Sınıflaması “Hayır” Diyebilmek İş Yapma Zaman Kullanım Analizleri İş Dağıtım Şeması Kullanmak Ziyaretçi Trafiğini Belirleme • Ziyaretçilerle odanızın dışında buluşun. ▫ Ziyaretçilerle görüşme odasında görüşün. Ziyaretçi, ziyaret amacını belirtmezse , zaman kontrolünü kaybedeceğiniz için, onu odanıza davet etmeyin. Ziyaretçiyi odanızın dışında kabul etmek, ziyaret süresini de sınırlayacaktır. • Ayağa kalkarak konuşun, işlerinizin yoğun olduğu anlaşılsın. ▫ Ziyaretçinin sizi daha fazla meşgul etmesini önlemek için randevu defterinizi kapamak, kağıtları düzeltmek veya sandalyenizin ucunda oturmak gibi davranışlarla, vücut dilinizi kullanmak nezaketsizlik sayılmaz. Bu davranışınızla, işinize ve başka konuklarınıza zaman ayırmış olursunuz. • Sekreterinizin ziyaretleri denetlemesini sağlayın. ▫ Sekreterinize randevularınızı düzenleme sorumluluğu verin. Böylece ona ziyaretçileri seçme yetkisi de vermiş olursunuz. Sekreteriniz bütün ziyaretlerin amacını bilmelidir. Sizinle daha önce yaptığı konuşmalara ve yetkisine dayanarak, bir süre geçtikten sonra, ya size telefon ederek veya kapıyı açarak bir başka sorumluluğunuzu hatırlatacaktır. Bu size ziyareti zamanında kesebilmeniz için fırsat verir. Ziyaretçi Trafiğini Belirleme • Ziyareti zamanla sınırlayın. ▫ Ziyaretin başında kendisine ne kadar zaman ayırabileceğinizi konuğunuza açıkça belirtin. • Astlarınızla kendi ofislerinde görüşmeye çalışın. ▫ Bu hareket tarzı rahatsız edilmeyi önlediği gibi, astı görmeden önce önünüzdeki işi bitirmenizi sağlar, onun gelip karşınıza oturmasını önleyerek, odanızın işgalini önlemiş olursunuz ve onun odasına giderek denetimi elinize geçirirsiniz; böylece zaman denetimini elinize almış olursunuz ve istediğiniz zaman kalkıp gidebilirsiniz. Ayrıca astın odasına giderek, ona onur vermiş olursunuz. Astların Zamanını Yönetmek • Astlar, zamana karşı duyarlılıklarının geliştirilmesi için yöneticilerin yönlendirmesine ihtiyaç duyarlar. Bunun için yöneticiler astlarını görevlendirirken; ▫ Verdikleri emirlerin açık olmasına Verilen emrin açık olmaması astın zaman yönetiminde engelleyici bir rol oynar. Anlaşılır emirler vermek için, yeterli zaman ayırmak, ve etkin bir iletişim kurmak gerekir. ▫ Astların bekletilmemesi Başkalarına fazla değer vermeyen onların beklemelerine de aldırmaz. Yöneticinin böyle bir yaklaşım içinde olması, kendisinin diğerlerine göre, önemli olduğu düşüncesi yatmaktadır. Bu tutum, verimli astlar için rahatsız edici bir iklim oluşturmaktan başka bir işe yaramaz. ▫ Astların işinden alıkonulmaması Astların çalışmasını sık sık keserek,onları engelleme eğiliminde olan bazı yöneticiler vardır. Böyle yöneticiler bu bölünmelerden sonra astın ne kadar sürede konsantre olacağını hesap edemeyen yöneticilerdir. Yetki Devrini Yaygınlaştırmak • Yetki vermek, yöneticiye şu yararları sağlar: ▫ Verimini ve yapabileceği işlerin sınırını genişletir. ▫ Daha önemli işleri için zaman kazandırır. ▫ Astların insiyatifini, becerisini ve bilgisini geliştirir. ▫ Karar verme yetkisinin aynı düzeyde kalmasını sağlar. İstisnalarla Yönetmek • Bir yönetici, rutin işlerin dışına çıktığı ve belirsiz (istisnai) olaylara zaman ayırabildiği ölçüde başarılı olabilir. • Yöneticilerin örgütsel zamanlarını daha verimli ve etkin yönetmelerine katkı sağlayacak yöntemlerden biri, istisnalarla yönetimdir. • İstisnalarla yönetim, yöneticinin örgütteki tüm faaliyetleri yönetmek yerine, sadece istisnai bazı faaliyetleri yönetmesi anlamına gelir. İstisnalarla Yönetmek • Yönetici, olağandışı sorunlar çıktıkça, bu sorunları yönetecek kadar boş zamana sahip olmalıdır. • İstisnalarla yönetim, olumsuz gelişmelerin rapor edilmesi gerekliliği ilkesine dayanır. Bu açıdan yönetimin araya girmesini gerektiren sorun dışındaki noktalarla ilgili olarak, yönetim meşgul edilmeyecektir. • İstisnalarla yönetim; işbölümü, sorumluluk devri ve yaygın bir denetim üzerine kurulur. İstisnalarla Yönetmek • İstisnalarla yönetimin zaman yönetimine sağlayacağı yararlar şunlardır: ▫ İstisnalarla yönetim zaman tasarrufu sağlar. ▫ Gerçek yönetim işleri üzerine yoğunlaşma. ▫ Üst kademe yöneticilerin karar verme ve strateji geliştirme gibi yönetsel etkinliklere daha fazla zaman ayırmasını sağlama. ▫ Kriz ve belirsizlikler gibi, istisnai durumlara hazırlıklı olma ve bunların etkin yönetimini sağlama. • İstisnalarla yönetimin, zaman yönetimine katkı sağlayabilmesi için, istisnai hallerin neler olduğu konusunda standartlar oluşturulması gerekir. İş Disiplini Sağlamak • Disiplin, konulan kuralların herkes için bir alışanlık ve davranış kuralı haline gelmesini sağlamaktır. • İş disiplini ise kurum ve kuruluşlarda düzeni sağlamak için kullanılan hem basit hem de kurumun en küçük ayrıntılarının denetimini sağlayan v diğer iyileştirme çalışmalarının temelini oluşturan bir sistemdir. İş Disiplini Sağlamak • İş disiplininin kurumlara yararları: ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ Aksaklıkları azaltır, Verimliliği artırır, İş güvenliğini artırır, Devamsızlığı azaltır, Hizmetin devamlılığını artırır. ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ İnsiyatif kullanmalarına katkı sağlar, Ürettikleri artar, Bakış açılarını genişletir, Kendilerini yönetirler, özyönetim imkanı verir, Keyifle çalışan ortam hazırlanır, Katılım ve paylaşımı artırır. • Çalışan personele yararları: Toplantılarda Zaman Denetimi • Toplantı Öncesinde Yapılacaklar ▫ Toplantı yapmaktan başka seçenekler üzerinde durarak, toplantıdan başka yollar aranmalıdır. ▫ Katılanların sayısını sınırlandırın. ▫ Sadece zorunlu kişileri toplantıya çağırın, ▫ Toplantı için uygun bir yer ve zamanı seçin, ▫ Toplantı yapmadan önce amacını ve gündemini iyi saptayın ve katılımcılara toplantıya hazırlanmaya yetecek bir zaman kadar önceden gönderin, ▫ Gündemi ve toplantıyı zamanla sınırlandırın. Toplantılarda Zaman Denetimi • Toplantı Sırasında Yapılacaklar ▫ Toplantıya zamanında başlayın, tüm katılımcıları bu konuda uyarın ve toplantının zamanında bitmesini sağlayın, ▫ Zaman tutma sorumluluğunu birine verin ve toplantı süresince buna uyun, ▫ Ortam uygunsa toplantıyı ayakta yapın, bu yöntem işleri hızlandıracaktır ▫ Toplantıya süresi belirli gündemle başlayın, ▫ Toplantıyı aksatacak kesintileri önleyin, gerektikçe kesintilere ve dinlemelere izin verin. ▫ Toplantıyı zamanında bitirin ve böylece katılımcıların zamanlarının denetimlerini ellerine almalarını sağlayın, ▫ Kontrol amacıyla bir “toplantı değerlendirme listesi” bulundurun. Toplantılarda Zaman Denetimi • Toplantı Sonrasında Yapılacaklar ▫ Toplantı tutanağını en az 24 en fazla 48 saat içinde hazırlatıp dağıtın, ▫ Kararların uygulanmasını ve gelişme raporlarının hazırlanmasını sağlayın, gerektiği zaman kararların sonuçlarını takip edin, ▫ Kuralların bir envanterini çıkarın, bunların hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını kontrol edin. İşgören ve Zaman Yönetimi Teknikleri • Örgütsel zaman yönetiminin en önemli kaynağı insan kaynaklarıdır. İşgörenlerin zaman yönetimi konusundaki duyarlılıkları, örgütsel verimliliğin teminatı durumundadır. • Örgütlerde işgörenlerin zamanlarını etkin yönetebilmeleri için öncelikle örgütsel faaliyetlerdeki zaman tuzaklarını tespit etmeleri gerekir. Buna öncelikle hareket etüdü yapmakla başlanmalıdır. İşgören ve Zaman Yönetimi Teknikleri • Hareket etüdü, işlerin en az uğraşla, en kısa sürede yapılmasını sağlamak amacıyla, gereksiz hareketlerin ortadan kaldırılmasına yönelik bir çalışmadır. • Genel amaçları; ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ Gereksiz işlerden kurtulmak, Gerekli olan işleri mümkün olan en iyi şekilde düzenlemek, Uygun iş metodlarını standartlaştırmak, İşle ilgili doğru zaman standartlarını tespit etmek, İşgücünü eğitmek. İşgören ve Zaman Yönetimi Teknikleri • Hareket etüdü aynı zamanda hareket ekonomisi sağlar. Hareket ekonomisi şu özelliklere dikkat etmelidir: ▫ Büronun düzenine yönelik özellikler Kullanılan araç gereçler rahatça ulaşılabilir yerlerde durmalıdır, Araç gereçler iş akışına uygun şekilde yerleştirilmelidir. Çalışanı yormayacak oturma, kullanma ve görüş şartları sağlanmalıdır. ▫ Kullanılan araç gerecin özelliklerine göre özellikler Yapılan işe uygun araç gereç seçilmelidir. Elemana değil işe uygun araç gereç seçilmelidir. Çok amaçlı kullanılabilecek araç gereç seçilmelidir. İşgören ve Zaman Yönetimi Teknikleri • Hareket etüdünden sonraki evre; iş ölçümü, zaman etüdü ve zaman standartlarının saptanmasıdır. • İş ölçümü; becerili bir işgörenin belli bir işi, belli bir çalışma temposuyla yapması gereken zamanı belirlemek amacıyla geliştirilmiş tekniklerin uygulanmasıdır. İş ölçümünün hedefi; işle ilgili her türlü zaman kaybının yok edilmesi ve zaman standartlarının ortaya konulmasıdır. • Zaman etüdü; belirlenmiş bir işi, o iş için tanımlanan bir iş temposunda tamamlamak için gereken zamanı belirleme çabasıdır. • Zaman standardı; becerili bir işgörenin belli bir işi belli bir çalışma hızıyla yapması için gereken süre olarak belirtilebilir. İşgören ve Zaman Yönetimi Teknikleri • Standart sürelerin yararı şunlardır: ▫ İş dağıtımında bir altyapı oluşturur, ▫ İşin eşit dağıtımında ve faaliyetlerin planlanmasında önemli rol oynar, ▫ İşlerin programlanmasına katkı sağlar, ▫ Bireylerin ve bölümlerin etkinliğinin saptanmasını kolaylaştırır. İşgören ve Zaman Yönetimi Teknikleri • Zaman standartlarının saptanması ve uygulanmasının zaman yönetimine sağlayacağı yararları şu şekilde sıralayabiliriz: ▫ Personelin zaman kullanımının kontrolü yapılabilir. ▫ Her iş grubu için ne kadar zaman gerektiği bilindiği için, iş hacminin ve bu iş hacmi için gerekli işgören sayısının belirlenmesi kolaylaşır. ▫ Çeşitli işlerin başlama ve bitiş tarihlerine ilişkin planlama yapılabileceği için verimlilik artar. ▫ Zaman standartları, işgörenlerin ulaşmaları beklenen hedeflerdir. bu hedeflere göre işgörenlerin performansı saptanabilir. ▫ İşgören işlerini önceden saptanmış zaman sınırları içinde bitirirse, başka işleri yapmaya zamanı kalır. ▫ Zaman standartları işgöreni ne kadar sürede ne miktar iş yapması gerektiğini ve kendisinden bunun beklendiğini gösterir. ▫ Zaman standartları işgörenlere eşit davranılmasını sağlar. İşgören terfilerine karar verilirken daha adil davranılır. İşgören ve Zaman Yönetimi Teknikleri • Zaman standartlarını saptamak için çeşitli yöntemler kullanılır: ▫ Soyut Değerleme: Bu şekilde saptanan standartlar yalnızca yöneticinin deneyimine ve tahminine dayanmaktadır. ▫ Geçmiş Performans Kayıtları: Daha önce yapılmış olan işlerin kaydedilmesi sonucunda oluşturulan standartlardır. Normal bir işgörenin, normal bir performansla yaptığı tüm işler, ayrıntıları ile yeterli bir üre içinde kaydedilir. Kaydedilen işlem sayısı, toplam çalışma saatine bölünerek, geçmişe ait performans standardı elde edilir. ▫ İş Örneklemesi: Zaman standartları, faaliyet ve gecikme sürelerinin, toplam süreç zamanına oranlanması ile bulunur. İşgören ve Zaman Yönetimi Teknikleri • Zaman standartlarını saptamak için çeşitli yöntemler kullanılır: ▫ Kronometre Çalışması: Bu yöntemde iş gözlemlenebilecek ve zaman ölçülebilecek parçalara ve küçük hareketlere ayrılır. İşgören, işini yaptığı sırada gözlenir ve belirlenen her hareketin ne kadar süre içinde yapıldığı kronometre ile ölçülebilir. ▫ Program Değerleme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT) PERT Diyagramı • Bu yöntem bir projenin değişik açılardan zaman kontrolünün yapılmasını sağlar. • Herhangi bir projenin başından sonuna değişik açılardan zaman kontrolünün yapılmasını sağlar. • Herhangi bir projenin başlangıcından sonuna kadar izlenecek birçok yol vardır. • Şema ile projenin başlangıcından sonuna kadar en uzun yol hesaplanır ve buna “kritik yol” denir. • Bu yol üzerindeki herhangi bir gecikme, birim işin tamamlanmasını da geciktirecektir. PERT Dİyagramı • Diyagramda olaylar dairelerle, yapılacak işlemler oklarla gösterilir. İki olay arasındaki ilk nokta işin başlamasını, ikinci nokta ise işin bitişini gösterir. Bu iki noktayı birbirine bağlayan ok ise, yapılan işin süresini belirtir. 1. 2. 3. 4. 5. • Yol: 1-2-3-5-6-7-11 Yol: 1-2-3-5-6-8-11 Yol: 1-2-6-7-11 Yol: 1-2-6-8-11 Yol: 1-2-4-9-10-11 Bu yollardan süre bakımından en uzun yol kritik yoldur. Bu yol üzerinde bulunan işlemlerden birinde gecikme olması tüm proje için hesaplanan normal bitirme süresinin uzaması anlamına gelir.
