Verimlilik İş Basitleştirme
advertisement
Erkan TANYERİ Personel İşleri Şube Müdürü Personel ve Mali İşler D.Bşk. Verimlilik Nedir? Her şeyde, özellikle insanda sürekli gelişimi hedefleyen bir düşüncedir. Yeni teknik ve yöntemleri uygulama çabasıdır. Verimlilik Nedir? En az çaba ile en çok çıktıyı verebilecek tüm üretim kaynakları arasındaki dengedir. Verimlilik; mevcut üretim sürecinde uygulanan yöntemlerle, girdi miktarında, üretim kapasitesinde, çıktı karmasında oluşan tüm değişimlerin çıktı/girdi ilişkileri düzeyinde göstergesidir. Verimlilik Ne Değildir! Çalışanları koşturarak, robotlaştırarak çalıştırmak için kurnazca hazırlanan teknikler değildir. Üretim miktarını ölçen bir ölçüt değildir. Çıktıdaki artış verimlilikten kaynaklanmayabilir. Kalite ile aynı şey değildir. Verimlilikteki artış daha iyi kaliteyi garanti etmez. Karlılığın bir göstergesi değildir. Maliyetleri düşürmek verimliliği arttırmak demek değildir. Verimlilik Neden Herkesi İlgilendirir İşveren, yeni yatırım imkânları yaratacak kaynak sağlar, Üretici, daha ucuz maliyetle daha yüksek kazanç sağlar, Tüketici, daha ucuz ve bol mal bulma imkanına kavuşur, Ülke, sağlıklı bir ekonomik büyüme ile hızla kalkınır, Toplum daha yüksek refah düzeyine ulaşır. Verimlilik Hedefleri Eldeki kaynakları daha tutumlu ve akıcı bir biçimde kullanarak; Daha çok ve daha kaliteli hizmet üretmektir. Daha insancıl çalışma ortamları yaratarak daha çok ve daha kaliteli hizmet üretmektir. Kaynakların tutumlu ve akılcı biçimde kullanıldığı daha insancıl çalışma ortamları içinde daha çok ve daha kaliteli hizmet üretmektir. İşgücü Verimliliğini Düşüren Faktörler Planlama yetersizliği, Personel niteliklerinin düşüklüğü, Motivasyon eksikliği , İşbaşı eğitiminin yetersizliği , İletişim Eksikliği, Ekip çalışmasına yatkın olamama , İş akışındaki düzensizlikler , İşe devam ve bağlılık sorunu, Verimliliği Arttırma Yöntemleri Bir işletmenin verimliliğini artırmak için çok çeşitli tekniklerden yararlanılabilir. Var olan yöntemlerden hangilerinin seçileceği birçok faktöre bağlıdır: İşletmenin uğraşları, sanayii kolu, Pazar yapısı, işletmenin zayıf ve kuvvetli yönleri, işletmenin istihdam yapısı, Verimlilik artırıcı yöntem için öngörülen süre ve maddi kaynaklar, vb. Yine de bu tekniklerin hemen hemen hepsi çoğunlukla bilgi toplama ve iş etkinliğini artırma amacına yöneliktir. Verimliliği Arttırma Yöntemleri Verimlilik artırmak için kullanılan yöntemler başlıca iki ana gruba ayrılır: Teknik yaklaşımlar yoluyla verimlilik artırma yöntemleri, Davranışsal yöntemler yoluyla verimlilik artırma yöntemleri , Verimliliği Arttırma Yöntemleri Teknik yaklaşımlar yoluyla verimlilik artırma yöntemlerinin en yaygın olarak kullanılanları iş etüdü, tam zamanında üretim yöntemi, pareto analizi ve fayda/maliyet analizidir. Verimlilik artışı için kullanılan davranışsal yöntemler “işletme psikolojisini” değiştirmeyi amaçlar. Bunu gerçekleştirmek için de çeşitli organizasyon şekillerinden yararlanırlar. Bu organizasyon şekilleri de çeşitli motivasyon ve katılımı güçlendirme araçlarını kullanırlar. Davranışsal yaklaşımlar yoluyla verimliliğin artırılmasında başarı sağlanması, teknik yaklaşımlar yoluyla verimliliğin artırılması yöntemlerine oranla çok daha zordur. Teknik Yaklaşımlar Yoluyla Verimlilik Artırma Yöntemleri Her şeyden önce işletmelerde bu konudaki bilgi ve birikim çok azdır. Bu yaklaşım doğrudan insan psikolojisini ele aldığından, bu tekniklerin standart kalıplara sokulması veya kesin sınırlarının çizilmesi çok güçtür. Üstelik insan, psikolojik açısından çok zor kontrol edilen bir varlıktır. Bu da davranışsal tekniklerin uygulanmasını zorlaştırmaktadır. Teknik Yaklaşımlar Yoluyla Verimlilik Artırma Yöntemleri Bir diğer zorluk ise, bu yaklaşımların yardımıyla verimlilik artışı elde edilebileceği konusunda birçok kişinin özellikle yöneticilerin ikna olamamasıdır. Bu da genellikle davranışsal yaklaşıma yönelik tekniklerin güven ve bilgi eksikliğinden dolayı uygulanmaması veya uygulansa bile, gerekli şartlar sağlanmadan uygulanmaları sonucu başarısız olmalarını doğurur. Teknik Yaklaşımlar Yoluyla Verimlilik Artırma Yöntemleri Verimlilik artırma yöntemlerinin teknik ve davranışsal yaklaşımlar olarak ikiye ayrılmasının sebebi bu tekniklerin birbirlerinin alternatifleri olmadığındandır. Aksine bu teknikler birbirlerinin tamamlayıcısı durumundadırlar. Birçok durumda birlikte uygulanmadıkları takdire etkisiz kalırlar. Örneğin karar verme sürecini aşağıya çekmemiş bir işletmede, tam zamanında üretim tam anlamıyla başarılı olamayacaktır. Davranışsal Yöntemler Yoluyla Verimlilik Artırma Yöntemleri Davranışsal yaklaşımlar yoluyla verimlilik artırma yöntemleri olarak şu yöntemler sayılabilir: Yaratıcı Düşünmenin Yaygınlaştırılması Toplam Kalite Yönetimi Kalite Çemberleri Uygulamaları Örgüt Geliştirme Tekniği Beyin Fırtınası Tekniği Nominal Gruplama Tekniği Verimlilik Artırıcı Teklif Sistemi (VATS) Davranışsal Yöntemler Yoluyla Verimlilik Artırma Yöntemleri Yaratıcı Düşünmenin Yaygınlaştırılması: Yaratıcılık, olmayan bir şeyi hayal edebilme, bir şeyi herkesten farklı yollarla yapabilme ve yeni fikirler geliştirebilme yeteneğidir. Bu şekilde yaratıcı düşünce modeli doğmuş olur. Toplam Kalite Yönetimi: Müşteri ihtiyaçlarını yerine getirebilmek için kullanılan insan, iş, ürün ve/veya hizmet kalitelerinin sistematik bir yaklaşım ile tüm çalışanların katkıları ile sağlanmasıdır. Bu yönetim şeklinde uygulanan her süreçte tüm çalışanların fikir ve hedefleri kullanılmakta ve tüm çalışanlar kaliteye dahil edilmektedir. Kalite Çemberleri Uygulamaları: Bir işletmede kalite, verimlilik, etkinlik, etkililik gibi problemleri analiz etmek ve çözümleri yönetime önermek için sayıları 5 ile 10 arasında değişen çalışanların tamamen kendi istek ve katılımlarıyla belirlenmiş zamanlarda düzenli olarak toplanan küçük çalışma gruplarıdır Davranışsal Yöntemler Yoluyla Verimlilik Artırma Yöntemleri Örgüt Geliştirme Tekniği: Planlı değişime karar vererek değişim çalışmalarına başlayan örgütler birçok teknikten bir veya birkaçını seçerek bu çalışmalarını sürdürürler. Bazı teknikler aşağıda kısaca açıklanmıştır. Tutum Araştırması ve Geri İletim: Çok yaygın olarak kullanılan bir tekniktir. Özellikle değişim uzmanlarının örgüt hakkında bilgi almalarının sağlamak amacına yöneliktir. Anket dağıtılarak veya yüz yüze görüşmeler yapılarak örgütün liderlik, karar alma, ast üst ilişkileri gibi süreçleriyle iş tatmini ve örgüte bağlılık konularında bilgi toplanmaya çalışılır. İstatistik yöntemleriyle değerlendirilen bilgiler bölümlere veya süreçlere ait sorunlar ve alternatif çözüm yolları üst yönetime bir rapor olarak sunulur. Takım Oluşturma: Son yıllarda daha sık kullanılmaya başlanan bir yöntemdir. Örgüt üyeleri bir rehber eşliğinde, örgüt dışında bir yerde toplanarak tartışmalar yaparlar. Bu toplantılardan amaç örgüt kültürünü ve örgütün var olan davranış kalıplarını ortaya çıkarmaktır. Daha sonra değiştirilmek istenenler için eğitim verilir. Duyarlılık Eğitimi grup çalışmaları olarak da adlandırılan bu eğitim de aynen takım oluşturma tekniğinde olduğu gibi örgüt üyelerinin örgüt dışında bir rehberin eşliğinde toplantılardır. Ancak daha uzun bir süre ve yüksek bir tempo gerektirir. Çalışma grubu kendi için daha küçük gruplara bölünür, böylelikle kişilerin kendilerine ve birbirlerine daha açık olması sağlanır. Problem Teşhis Toplantıları: Özellikle birbiriyle çatışan grupların planlı bir şekilde bir araya getirilerek sorun çözme toplantıları yapmalarının sağlandığı bir tekniktir. Örgütte birbirleriyle çatışan gruplarının işbirliği yapmalarını teşvik etmek amacına yöneliktir. Davranışsal Yöntemler Yoluyla Verimlilik Artırma Yöntemleri Beyin Fırtınası Tekniği: Yaratıcı düşünceyi destekleyen, takım çalışanlarını motive ederek kısa sürede çok fazla fikrin üretilmesine ve süreçlerin neden başarısız olduğuna dair çıkarımlar yapılabilmesine olanak sağlayan bir sürekli kalite geliştirme aracıdır. Nominal Gruplama Tekniği: Ürettiğimiz birçok düşünceyi sınıftaki herkesin eşit katılımını sağlayarak önem sırasına koymaya nominal grup tekniği denir. Bu tekniğe nominal denmesinin nedeni, grup üyeleri arasında etkileşimin çok az olmasıdır. Bir takım, herhangi bir konu hakkında karar vermediğinde bu teknik kullanılır. Verimlilik Artırıcı Teklif Sistemi (VATS): Gelişmiş endüstrilerden farklı yönlere sahip olduğu için bu sektörde verimliliğe etki eden faktörler de bazı yönleriyle diğer sektörlerdeki etkenlere göre farklılık arz eder. Temel olarak verimliliğe etki eden faktörleri 8 kategoriye ayırmak mümkündür: 1. Malzeme 2. Emek 3. Yönetim 4. Mühendislik 5.Yapım Teknikleri 6. Ekipmanlar 7. Sözleşme 8. Bilgisayardan Faydalanma VERİMLİLİKTE HİZMETİÇİ EĞİTİMİN FAYDALARI Hizmet İçi Eğitimin Kurumsal Yararları Sunulan hizmetin kalitesi artar, Yenilik ve gelişmelere kolaylıkla uyulur İş güvenliği sağlanır, iş kazaları azalır, İletişim sağlanması kolaylaşır, anlaşmazlıklar, disiplin sorunları azalır, Personelin işinden ve başkalarından şikayeti azalır, Personel hareketliliğinde ve işe devamsızlığında azalma olur , Üst kademelere ve istenilen alana personel hazırlanır, Kurumun hizmet ettiği toplumda saygınlığı artar. Hizmet İçi Eğitimin Bireysel Yararları Personelin işinde güven duygusu gelişir, Morali yükselir, huzurlu çalışır, işini istekli yapar, Rahat ve emin iş yapma olanağı sağlanır, Öğrenme yolu ile bireysel doyum sağlanır, Başka işleri de yapabilme yeteneği kazanır, Personelin işinde memnuniyetsizliği azalır, İş kazalarının nedenlerini bilir ve korunabilir, Arkadaşları ile arasında iletişim kolaylaşır, Ast ve üstleri arasında uyuşmazlıklar azalır. İş Etüdü İş etüdü, insanların çalışmalarını incelemek ve verimlerini etkileyen faktörleri belirlemek için kullanılan metot etüdünün ve iş ölçümünün bileşimidir. İş etüdü, genellikle varolan kaynaklarla, yeni bir yatırım yapılmadan elde edilebilecek çıktı miktarını artırmaya yönelik çalışmalar için kullanılır. Bu hedefe ulaşmak için işlemler, süreçler ve çalışma metotları (yöntemleri) sistematik biçimde analiz edilir. İş Etüdü – Hareket etüdü (Metot etüdü): Metot (yöntem), büro işlerini yaparken izlenen yoldur. Metot iyileştirmesinde amaç, belli bir işin en az emek ve en az zaman harcayarak en iyi şekilde yapılmasını sağlamaktır. Bunu sağlamaya yönelik olarak yapılan çalışmaya hareket etüdü, metot analizi ya da metot mühendisliği denmektedir. Hareket etüdünde öncelikle metoda ilişkin tüm veriler elde edilir. Metodun ayrıntılarını açıklığa kavuşturmak için çeşitli şemalar hazırlanır. İş Etüdü Metot (yöntem) iyileştirmesi; 1) Çalışanların hareketlerinin iyileştirilmesi, 2) Uygun çalışma ortamının sağlanması olarak iki temel işlev açısından ele alınabilir. İş Etüdü Çalışanların hareketlerinin iyileştirilmesine ilişkin öneriler şunlardır: – Mümkün olan her yerde işin elle değil, makineyle yapılması sağlanmalıdır. Makinenin personel tarafından en etken biçimde kullanılmasını sağlayacak hareketlerin geliştirilmesi amacıyla “insan-makine faaliyet şeması” hazırlanmalıdır. – İş yapılırken her iki elin de aynı anda uyumlu bir şekilde işe katılması sağlanmalıdır. – Yeni yöntemde ortaya çıkan aksaklıklar ve ek çalışmalar araştırılmalı ve ortadan kaldırılmalıdır. – Bir görevin yerine getirilmesini sağlayacak en az hareketler belirlenmelidir. Kollar, bacaklar ve vücut hareketleri pek sık kullanılmamak koşuluyla elle birlikte göz hareketlerine de yer verilmelidir. – Metodun gerektirdiği tüm hareketler sayılmalıdır. Hareket sayısı ne kadar az ise, metot o kadar etkendir. – Mümkünse, bir iş aynı form üzerinde başlatılmalı ve bitirilmelidir. – Yeniden yapmak yerine, önceden yapılmış olan hesaplamalar ve çizelgeler kullanılmalıdır. İş Etüdü – Standartlara uygun çalışma alanları sağlanmalıdır. Bu alanlar; 1) Normal çalışma alanı ve 2) En geniş çalışma alanıdır. İş Etüdü Masa üzerinde sağ ve sol elin normal çalışma alanı; Sağ ve sol elin ve dirseğin birlikte çizdiği daireye göre belirlenir. Bu ölçüte göre işgören çalışma alanında her iki elini de kolayca kullanabilir. En geniş çalışma alanı ise, omuzun eksen olarak kabul edilip, el ve kolun çizdiği dairedir. Şekil’ de bir personelin normal ve en geniş çalışma alanları görülmektedir. İş Etüdü Üzerinde çalışılmakta olan belge, her iki elin de normal çalışma alanı içinde yer almalıdır. Araç, gereç ve makinalarda en uygun yere yerleştirilmelidir. Örneğin, araç ve gereçler hiçbir zaman “en geniş çalışma alanı” dışında olmamalıdır. İş akış çalışmaları iş akışının, büro alanının ve form kullanımının analiz edilmesini ve gerekli düzeltici önlemlerin alınmasını içerir. – İş akış analizi (Prosedür analizi): İş akışı, herhangi bir büro işini oluşturan çeşitli aşamaların birbirini izleyen şekilde yapılmasıyla oluşur. Bir büroda iş akışı zaman içinde değişikliğe uğrar. – Alan kullanım analizi: Alan kullanımıyla ilgili dikkate alınması gereken ilk unsur iş akışıdır. Büro alan kullanımının iyileştirilmesi amacıyla yapılan işyeri analiziyle, iş istasyonlarında etken ve verimli faaliyet göstermek için gereksinim duyulan tüm kaynakların düzenlenmesi ve iyileştirilmesi amaçlanır. İş Etüdü – Kullanılan formların analizi: Formların dizaynları, işleniş yöntemleri ve gerek büro içinde gerek bürolar arasında izlediği yol, etkenliği ve verimliliği büyük ölçüde etkiler. Bu formların tamamı elenebilir, basitleştirilebilir ya da değiştirilebilir. Böylece daha az memuriyet işi gerekir ya da bazı formlar diğerleriyle birleştirildiğinde iki ya da daha fazla formun hazırlanması için gereken çifte çaba ve artı maliyet olmaz. Form dizaynı, kağıt büyüklüğünden kopya sayısına, bilgilerin yazılış biçiminden yerleştirme düzenine ya da kağıt cinsine kadar çeşitli özelliklerin saptanmasını gerektirir. – Personel kullanımının iyileştirilmesi: Verimlilik programı uygulanmadan önce incelemeye konu olan büroda çalışan personelin rolü belirlenmelidir. Sistemdeki insan unsuruyla ilgili dikkate alınması gereken unsurlar, çalışanların gereksinimleri ya da becerileri, çalışanlar tarafından yerine getirilen görevlerin niteliği ve dağılımı ve çalışanların gözetiminin (kontrolünün) kalitesidir. İş Etüdü analizi: – Donanım kullanım Donanım, belli bir işin yapılmasına aracılık eden araçların uygun yerlere döşenmesini ya da döşenen bu araçların hepsini ifade eder. Günümüzde büro faaliyetlerinin çoğu elektronik donanım aracılığıyla yerine getirilir. Kullanılan donanımın hızı, güvenilirliği, sağladığı hizmet, bakım, güç gerekleri ve faaliyet maliyetlerinin araştırılması için sistem çalışmasına gerek duyulur. – Zaman etüdü ve iş ölçümü: Bir sistemde kontrol edilmesi gereken en kritik unsurlardan biri de zamandır. Çünkü zaman etkili olarak kullanılmadığında, hem para hem verim kaybı kaçınılmazdır. Peter Drucker’e göre “zaman iyi yönetilemiyorsa, hiçbir şey doğru yönetiliyor sayılmaz.” Çok değerli bir kaynak olan zamanın, etkili ve verimli kullanılması gerekir. İŞ BASİTLEŞTİRME İş basitleştirme, en az zaman ve çabayla olası en iyi yolun izlenmesini sağlayarak büro işinin nasıl yapılacağı hakkında bir fikir verir. İş basitleştirme çalışmaları zaman etütlerini, hareket etütlerini ve insanmakine etkileşimini esas alarak, verimliliği artırmaya yöneliktir. İnsan unsuruna önem vermeyen bu yaklaşımın dayandığı temel felsefe, bütün iş faaliyetlerinin iyileştirilebilir olduğu ve her görevi yerine getirmenin en iyi yolunun daima olması gerektiğidir. İş Basitleştirme Teknikleri İş basitleştirme organizasyonun mal veya hizmet üretim sürecinde kullanılan metotların daha basit hale getirilmesiyle iş yapma performansının yükseltilmesi diğer bir ifade ile verimliliğin artırılmasına denir. İş Basitleştirme Teknikleri İş basitleştirmesi organizasyondaki bütün iş görenlerin katılımıyla üretim sürecinde uygulanarak organizasyondaki toplam maliyetlerin azalmasını sağlar. İş basitleştirilmesiyle üretim sürecinde yapılmakta olan gereksiz işlemler ortadan kaldırılarak, benzer işlemler birleştirilir. İş Basitleştirme Teknikleri İş basitleştirilmesi yapılırken işlerin kapsamının azalması sonucu iş görenlerin sürekli aynı işi yapmasıyla ortaya çıkan monotonluk ve bıkkınlık durumu da dikkate alınmalıdır. Monotonluk ve bıkkınlık durumunu ortadan kaldırabilmek amacıyla iş çeşitlendirmesi yapılarak iş zenginliği sağlanmalıdır. İş Basitleştirme Teknikleri Böylece iş basitleştirme sonucu ortaya çıkan olumsuzluklar ortadan kaldırılarak işgücünün etkinliği ve verimliliği yükseltilir. İş basitleştirilmesiyle ilgili eğitim haftalık, aylık ve yıllık kurs programları şeklinde planlanmalıdır. İŞ BASİTLEŞTİRME TEKNİKLERİ İş basitleştirmesiyle ilgili eğitim programlarına katılan iş görenler uygulamalı eğitimle iş basitleştirmesinde yapılan değişiklikleri öğrenmelidir. İş Basitleştirme; İş dağıtım etüdü, iş akımı etüdü, hareket ekonomisi, alan ve yerleşme etütleri, form analizi ve geliştirme ve iş ölçme tekniklerinden oluşmaktadır. Bunların uygulanması özel bir uzmanlığa gereksinme göstermez. Ancak işi basitleştirme uygulamalarında esas görev yöneticilere düşmektedir. İşi Basitleştirme Yöntem Analizleri Ve Kullanılması Hemen her yerde, her işlemde ve her zaman uygulanabilen birtakım anahtarlar, işlemlerin ve yöntemlerin analizinde çok önemli hizmet görürler. Sözü edilen bu anahtarlar büro yöneticileri, ilk kademe amirleri ve bizzat işi yapanlar ile organizasyon ve metot uzmanlarınca kullanılabilir. Bu anahtar takımı beşi (N) ve biri (K) harfiyle başlayan ve gerek büro, gerek işletmelerde hiç hatırdan çıkarılmaması gereken çok değerli kılavuzlardır. Bu anahtarlar; İşi Basitleştirme Yöntem Analizleri Ve Kullanılması İşi Basitleştirme Yöntem Analizleri Ve Kullanılması NE ve NİÇİN YAPILMALI soruları ile gereksiz işlemler ya da işlemin bazı aşamaları elimine edilir. NASIL YAPILMALI sorusu, yöntemin geliştirilmesi için geçerli ve değerli sorudur. Yöntem (işlem, iş) bu soru ile basitleştirilebilir, geliştirilebilir. Örneğin; elle yapılan bir işin makine ile yapılması, daktilo edilen bir yazının teksir makinesinde ya da fotokopi yöntemi ile çoğaltılması yolu seçilebilir. NEREDE, NE ZAMAN YAPILMALI ve KİM YAPMALI soruları ile işin yapılış zamanları, yeri ve sırası yeniden düzenlenir. Bu arada bazı işlem ya da safhalar zaman ve yer bakımından birleştirilir, yerleri değiştirilir. KİM YAPMALI sorusu ile ayrıca, sorumlulukların belirlenmesi, saptanması ya da yetki devri yapılması sağlanır. İşi Basitleştirme (Yönetim Analizi) İŞ BASİTLEŞTİRME TEKNİKLERİ İş Dağıtım Etüdü: Uzmanlık sağlar. İşler yapılırken işçinin nerede çalıştığı belli olur. İşe katılanların her birinin harcadıkları zaman belirlenebilir. Her personelin kaç birim iş çıkardığı belirlenebilir. Yapılmayan işler yanlış ve eksik yapılan işler belirlenir gereken önlemler alınır. Çalışan çalışmayan belli olur. İşlerin zaman yönünden kontrolü sağlar. İşletmenin amacı net olarak saptanır. İŞ BASİTLEŞTİRME TEKNİKLERİ İş Akımı Etüdü: Bir ürün veya bir parçası üzerinde gerçekleştirilen tüm faaliyetlerin (işlem, kontrol, taşıma, gecikme, depolama ve birleşik faaliyet) gerçekleşme sırasına göre gösteren bir şemadır. Ürünün veya parçasının faaliyetleri kolayca incelenerek, özellikle etkin olmayan faaliyetlerin (taşıma, gecikme) azaltılma, yok edilme amaçlı iyileştirme önerilerinin tespitinde kolaylık sağlar. Hareket Ekonomisi: İnsan vücudunun hareketlerini en aza indirerek enerji sarfını ve yorulmayı en düşük düzeyde tutarak, kazanılan enerjinin diğer işlere yöneltilmesi, sonuç olarak aynı sürede hizmet ve üretim miktarının artırılması yöntemidir. İŞ BASİTLEŞTİRME TEKNİKLERİ Alan Ve Yerleşme Etütleri: Bir alan ve yerleşme etüdü yaparken sorulması gereken temel sorular şunlardır: Yapılacak işlerin niteliği nedir? Bina tek katlı mı çok katlı mı olmalı? Birimlerin halkla yüz yüze gelme oranı nedir? Birimler arasındaki iş akımı nasıldır? Büroların, odaların, toplantı ve yemek salonlarının boyutları nelerdir? Bunların hangi katlarda olmaları daha uygundur? Hangi oda ve salonların (ışık, ısı ve gürültü bakımından) hangi kat ve yönlerde olması uygundur. İŞ BASİTLEŞTİRME TEKNİKLERİ Form Analizi Ve Geliştirme:Formların analizi, formların yukarda belirlenen niteliklere kavuşturulması amacıyla yapılan bir inceleme ve eleştiridir. Bir formun analizi o forma ilişkin bir dizi sorular sorularak gerçekleştirilir. Örneğin; Formun bir başlığı var mı? Dosya payı yeterli mi? Kâğıt normu uygun mu? Kâğıt cinsi işe uygun mu? Cevap boşlukları uygun mu? vb. Form analizi bir form için uygulandığı gibi, aynı anda birbirileriyle ilgili, aynı amaçla ya da aynı işlemde kullanılan çeşitli formlar için birlikte de uygulanabilir. Bu durumda «Form Analiz Çizelgesi» kullanılır. Formların analizi sonunda bir form geliştirilir ya da birçok form standardize edilir. İŞ BASİTLEŞTİRME TEKNİKLERİ İş Ölçme: İşe uygun nitelik taşıyan işçinin, belirli bir işi, tanımlanmış bir performansla yapması gereken süreyi saptamak amacı ile geliştirilmiş tekniklerin uygulamasıdır diye tanımlamıştır İşi Basitleştirme (Yönetim Analizi) İlkeleri Gerek yöneticilerin, gerek bizzat işi yapan personelin, gerekse iş sahiplerinin yakındığı yöntemlerin geliştirilmesi için yapılacak inceleme ve çalışmalarda izlenecek aşamalar şunlar olabilir: Geliştirilmesi ya da basitleştirilmesi istenen konu (iş, işlem ya da yöntem) saptanabilir. Seçilen konu, bütün ayrıntılarıyla incelenip durum formlarla saptanır. (bir kağıda kaydedilir). Saptanan hususlar bilimsel yöntemlerle analiz edilip sakıncalar bir yere yazılır. İşi Basitleştirme (Yönetim Analizi) İlkeleri Bu yöntemin (işin, işlemin) gerçekten kullanılması gerekip gerekmediği araştırılır. Bazı hallerde yöntemin (işin, işlemin) tümü olmasa da bazı safhalarının elimine edilebileceği göz önünde bulundurulmalıdır. Saptanan sakıncaların giderilmesi için çözüm yolları düşünülür ve değişik öneriler hazırlanarak bunlar ilgililerle görüşülerek test edilir. En uygun görülen yöntem seçilir, bir süre denenir. Varsa aksayan yönleri düzeltilir, geliştirilir. Geliştirilen yöntem uygulamaya konur.
