GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ - KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ ŞAHİNBEY ARAŞTIRMA VE UYGULAMA HASTANESİ ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ Doküman No: HEC-P01 Revizyon No: 2 Yürürlük Tarihi: 16.07.2012 Revizyon Tarihi: 07.06.2017 Sayfa: 1/5 Revizyon Açıklaması Madde No - Kalite web sayfasının güncellenmesinden dolayı revizyon yapılmıştır. KAPSAM: Eczane Hazırlayanlar Ecz. Mevlüde KAVVAS Eczacı İmza Tarih 07.06.2017 Gülay YABA Kalite Yönetim Birimi Kontrol Eden Derya ÖZÇALIŞKAN Kalite Koordinatörü İmza Tarih 07.06.2017 Onay Dilek KIREKER Hastane Müdür Yardımcısı İmza Tarih 07.06.2017 Onay Yrd. Doç. Dr. Ersin BORAZAN Kalite Yönetim Temsilcisi İmza Tarih 07.06.2017 Onay Doç. Dr. Suat ZENGİN Başhekim İmza Tarih 07.06.2017 Onay Prof. Dr. Y. Zeki ÇELEN Tıp Fakültesi Dekanı İmza Tarih 07.06.2017 Önemli: Kalite Yönetim Sistemi’ne ait güncel dokümanlar dokümanlar “Kontrolsüz Kopya” hükmündedir. http://kaliteguvence.gantep.edu.tr/ sayfasında bulunmaktadır. Basılan GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ - KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ ŞAHİNBEY ARAŞTIRMA VE UYGULAMA HASTANESİ ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ Doküman No: HEC-P01 Revizyon No: 2 Yürürlük Tarihi: 16.07.2012 Revizyon Tarihi: 07.06.2017 Sayfa: 2/5 1. AMAÇ: Eczanede, ilaç ihtiyaç tespiti, temini, miat takibi, hasta adına ilaç çıkışı, saklama koşulları için izlenecek yolu belirlemek. 2. TANIMLAR: 2.1. Maksimum Stok Seviyesi: Hafta bazında kullanım miktarları esas alınarak belirlenmiş, gereksiz malzeme stokunu önleyecek en üst miktar. 2.2. Kritik Stok Seviyesi: İlacın temini için gerekli işlemlerin başlatılması gerektiğini gösteren miktar. 2.3. Minimum Stok Seviyesi: Her zaman mutlaka bulundurulması gereken miktar 3. SORUMLULAR: Eczacı, Eczane Teknisyeni 4. PROSEDÜR AKIŞI: 4.1. İhtiyaç Tespiti: Eczanede bulunan tüm ilaçlar için, kullanım hızına bağlı olarak, eczacılar tarafından kritik stok seviyeleri, minimum stok seviyeleri ve maksimum stok seviyeleri belirlenerek Hastane Bilgi Yönetim Sisteminde (HBYS) uyarı vermesi için parametreler oluşturulmuştur. 4.1.1.Rutin Kullanılan İlaçlar İçin: Eczacı, her pazartesi ve gerektiğinde hafta içi herhangi bir günde, rutin kullanılan ilaçların stok kontrollerini yapar. Kritik stok miktarı altında kalan ilaçları parametrelere göre tespit eder. Bu ilaçların maksimum stok seviyesine ulaşması için gerekli miktarları belirler ve listeler. 4.1.2.Rutin Olmayan İlaçlar İçin: İlaç ihtiyaçları, servis sorumlu hekimleri tarafından iç yazışma ile sorumlu eczacıya iletilir. Sorumlu eczacı, gelen talepleri inceler, gerekli değerlendirmeleri yapar, listeler oluşturarak, İlaç Alım Komisyonu gündemine getirir. Komisyon ilaçları değerlendirir, onaylanan ilaçların satın alma süreci başlatılır. (Bkz: Satın Alma Prosedürü) 4.2. İlacın Eczaneye Devri: 4.2.1. Satın alma işlemi tamamlanmış ilaçlar, Döner Sermaye Ambarı’nda muhafaza edilir. Eczacı tarafından, “Taşınır İşlem Fişi” ile Döner Sermaye Ambarı‘ndan “Depolama ve Dağıtım Prosedürü”ne göre ile temin edilir. 4.2.2. Temin edilen ilaç ve malzemeler sayılır, miatları kontrol edilir, eczaneye girişi yapılır. 4.3. Yerleşim ve Takip: 4.3.1. Eczane teknisyeni “Eczane Yerleşim Planı”na göre ilaçları raflara yerleştirir. 4.3.2. İlaç ve malzemeler depoda miatları yakın olanlar ön tarafa gelecek şekilde rafa yerleştirilir. İlk giren, ilk çıkar prensibi uygulanır. 4.3.3. İlaçların minimum, kritik ve maksimum stok seviyeleri HBYS’de uyarıcı renklerle kontrol ve takip edilir. Sistem, ilacın maksimum seviyede olduğu zaman beyaz, kritik stok seviyesinde mavi, minimum stok seviyesine geldiğinde kırmızı renkle uyarı verir. 4.3.4. İsmi ya da kutusu benzeyen ilaçlar karışıklığı önlemek için farklı raflara yerleştirilir. (Bkz: Yazılışı, Okunuşu, Ambalajı Birbirine Benzeyen İlaç Listesi) 4.3.5. Pediatrik dozda olan ilaçlar farklı raflara yerleştirilir. (Bkz: Pediatrik Doz İlaç Listesi) Eczane de bulunan ilaçların kilograma göre doz listesi oluşturulmuştur (Bkz: Acil İlaçların Pediatrik Dozları) 4.3.6. Yeşil ve kırmızı reçeteye tabi ilaçlar kilitli dolaplara yerleştirilir. (Bkz: Kırmızı Reçeteye Tabii İlaçlar Listesi) (Bkz: Yeşil Reçeteye Tabii İlaçlar Listesi) 4.3.7. Serum kutuları, adının ve son kullanım tarihinin yazdığı bölüm önde olacak şekilde yerleştirilir. Önemli: Kalite Yönetim Sistemi’ne ait güncel dokümanlar dokümanlar “Kontrolsüz Kopya” hükmündedir. http://kaliteguvence.gantep.edu.tr/ sayfasında bulunmaktadır. Basılan GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ - KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ ŞAHİNBEY ARAŞTIRMA VE UYGULAMA HASTANESİ ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ Doküman No: HEC-P01 Revizyon No: 2 Yürürlük Tarihi: 16.07.2012 Revizyon Tarihi: 07.06.2017 Sayfa: 3/5 4.3.8. Koliler tavandan 40 cm aşağıda olacak şekilde ve koli üzerinde yazılı olan azami istif yüksekliğine göre üst üste yerleştirilir. (Bkz: Depolama ve Dağıtım Prosedürü) 4.4. Saklama Koşulları: 4.4.1. Işıktan korunması gereken ilaçlar kapalı dolaplara yerleştirilir. (Bkz: Işıktan Korunması Gereken İlaç Listesi) 4.4.2. 2-8 derecede saklanması gereken ilaçlar "Buzdolabı Yerleşim Planı"na göre buzdolabına yerleştirilir. (Bkz: Buzdolabında Saklanması Gereken İlaç Listesi) 4.4.3. Oda sıcaklığında, 18-22 derecede, saklanması gerekenler ise depodaki raflara yerleştirilir. 4.4.4. Eczanede bulunan klimayla sıcaklık ve nem seviyesi kontrol altında tutulur. Her gün düzenli olarak kalibrasyonlu termometre ve nemölçerler ile kontrol edilerek Oda Sıcaklık ve Nem Takip Formu’ na kaydedilir. 4.4.5. Buzdolabında ısı kontrolleri her gün düzenli olarak kalibrasyonlu termometre ile yapılarak Buzdolabı Isı Takip Formu’na kaydedilir. 4.5. Son Kullanma Tarihi (Miat) Kontrolü: 4.5.1. İlaçların miat takipleri HBYS üzerinden uyarıcı renklerle kontrol ve takip edilir. İlk giren, ilk çıkar prensibi geçerlidir. 4.5.2. Eczacı/Eczane teknisyeni tarafından eczanedeki ilaç ve serum son kullanma tarihi kontrolü ilaç alımından itibaren düzenli olarak her ay yapılır. 4.5.3. Eczacı “Son Kullanım Tarihi Yaklaşan İlaç Listesi”ni oluşturur. Bu ilaçların takibinden eczacı sorumludur. Son kullanım tarihi yaklaşan ilaçlar tedarikçi ile yapılan anlaşmaya bağlı olarak belirli sürelerde ilgili firmalara/depolara iade edilir ve yenisi ile değiştirilir. 4.6. İmha Etme: Taşıma, rafa dizme ve servislere verme esnasında kırılan, bozulmuş yada hasar görmüş serumlar/ilaçlar için eczacı tarafından ”İlaç İmha ve Zayi Tutanağı” tutulur. Son kullanma tarihi geçmiş yada bozulan ilaçlar ”İlaç İmha ve Zayi Tutanağı” ile “Atık Yönetimi Talimatı”na göre bertaraf edilir. HBYS üzerinden zayi gösterilerek kaydı yapılır. 4.7. Yüksek Riskli İlaçlar: Eczanede bulunan yüksek riskli ilaçlar belirlenerek “Yüksek Riskli İlaç Listesi” oluşturulmuştur ve bu ilaçlar hastane birimlerine kırmızı etiket yapıştırılarak gönderilir. 4.8. Narkotik ve Psikotrop İlaçlar: Kullanılan birimlere teslimi ”Narkotik ve Psikotrop Ilaç İstemi ve Kontrol Talimatı”na göre yapılır. 4.9. Hazırlama esnasında özel teknik/ekipman veya uzmanlık gerektiren (kemoterapi ilaçları gibi) ilaçlar “Hazırlanması Özel Teknik/Teçhizat/Uzmanlık Gerektiren İlaçlar Listesi”ne göre alanında uzman kişi tarafından uygun koşullarda hazırlandıktan sonra uygulama alanına transfer edilmelidir. 4.10. İlaçların Hasta Bazında Çıkışı: İlaç ihtiyacı olan bölümlerin hekimleri tarafından HBYS’den ilaç stokları görülebilir ve hasta ihtiyaçları doğrultusunda sistemden istem yapılabilir. Yatan hastalara ilaçlar hasta bazında çıkılır. (Bkz: İlaç ve Sarf Malzeme İstem Talimatı) 4.11. İlaçların Transferi: İstemi yapılan ilaçlar klinik personelleri tarafından Günlük İlaç Teslim Listesi imzalanarak teslim alınır. Narkotik ilaçlar ve mor reçete ile teslim edilen ilaçlar eczaneden kliniğe transferi yapılırken “Reçete Teslim Tutanağı” doldurularak, teslim eden eczacı ve teslim alan klinik doktoru imzalayarak teslim edilir. Mor reçete ile temin edilen kan ürünleri küpürleri “İlaç ve Serum Fiyat Küpür Belgesi” yapıştırılarak fatura birimine gönderilir. Önemli: Kalite Yönetim Sistemi’ne ait güncel dokümanlar dokümanlar “Kontrolsüz Kopya” hükmündedir. http://kaliteguvence.gantep.edu.tr/ sayfasında bulunmaktadır. Basılan GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ - KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ ŞAHİNBEY ARAŞTIRMA VE UYGULAMA HASTANESİ ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ Doküman No: HEC-P01 Revizyon No: 2 Yürürlük Tarihi: 16.07.2012 Revizyon Tarihi: 07.06.2017 Sayfa: 4/5 4.12. İlaçların Eczaneye İadesi: Eczaneden hasta bazında istem yapılarak servislere gönderilmiş ilaçlardan, hastanın taburcu olması ya da ex olması nedeniyle kullanılmayan ilaçlar “İlaç/Sarf Malzeme İade Tutanağı” doldurularak eczaneye teslim edilir. İade alınan ilaçlar HBYS üzerinde geri alınarak, eczane stoklarına aktarılır. (Bkz: İlaç ve Sarf Malzeme İstem Talimatı) 4.13. Fatura Kontrolü: Eczacı/eczane teknisyeni icmal listelerini “Sağlık Uygulama Tebliği”ne göre kontrol eder. (Bkz: Depolama ve Dağıtım Prosedürü) 4.14. Koruyucu Ekipman: Eczacı/eczane teknisyeni için gerekli duruma göre kişisel koruyucu ekipmanlar bulundurulur, gerekli durumlarda ilgili personelin kullanması için eğitim eczacı tarafından verilir. 4.15. Kayıtların Arşivlenmesi: Eczaneye ait ilaç teslim kayıtları 1 yıl süre ile eczanede muhafaza edildikten sonra imha edilir. 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR: 5.1. HEC-YD01 Işıktan Korunması Gereken İlaç Listesi 5.2. HEC-YD02 Acil İlaçların Pediatrik Dozları 5.3. HEC-YD03 Kırmızı Reçeteye Tabi İlaç Listesi 5.4. HEC-YD04 Yeşil Reçeteye Tabi İlaç Listesi 5.5. HEC-YD05 Yazılışı, Okunuşu, Ambalajı Birbirine Benzeyen İlaç Listesi 5.6. HEC-YD06 Yüksek Riskli İlaç Listesi 5.7. HEC-YD07 Pediatrik Doz İlaç Listesi 5.8. HEC-YD08 Soğuk Zincirde Saklanması Gereken İlaç Listesi 5.9. HEC-YD09 Eczane Yerleşim Planı 5.10. HEC-YD10 Buzdolabı Yerleşim Planı 5.11. HYH-YD33 İlaçlar Listesi Hazırlanması 5.12. HEC-F01-P01 Oda Sıcaklık ve Nem Takip Formu 5.13. HEC-F02-P01 Son Kullanım Tarihi Yaklaşan İlaç Listesi 5.14. HEC-F03-P01 Reçete Teslim Tutanağı 5.15. HEC-F04-P01 Günlük İlaç Teslim Formu 5.16. HEC-F05-P01 İlaç İmha ve Zayi Tutanağı 5.17. HEC-F06-P01 İlaç ve Serum Küpür Belgesi 5.18. HEC-F07-P01 Reçete (Yatan Hastalar İçin) 5.19. HYH-F01-T03-P02 İlaç/ Sarf Malzeme İade Tutanağı 5.20. HYH-F01-T07-P02 Buzdolabı Isı Takip Formu 5.21. HYH-T03-P02 İlaç ve Sarf Malzeme İstem Talimatı 5.22. HYH-T04-P02 Narkotik ve Psikotrop Ilaç İstem ve Kontrol Talimatı 5.23. HENF-T06-P01 Atık Yönetimi Talimatı 5.24. HSA-P01 Satın Alma Prosedürü Önemli: Kalite Yönetim Sistemi’ne ait güncel dokümanlar dokümanlar “Kontrolsüz Kopya” hükmündedir. Özel Teknik/Teçhizat/Uzmanlık http://kaliteguvence.gantep.edu.tr/ Gerektiren sayfasında bulunmaktadır. Basılan GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ - KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ ŞAHİNBEY ARAŞTIRMA VE UYGULAMA HASTANESİ ECZANE İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ 5.25. HSA-P02 5.26. Taşınır İşlem Fişi 5.27. T.C Sağlık Bakanlığı Sağlık Uygulama Tebliği Doküman No: HEC-P01 Revizyon No: 2 Yürürlük Tarihi: 16.07.2012 Revizyon Tarihi: 07.06.2017 Sayfa: 5/5 Depolama ve Dağıtım Prosedürü Önemli: Kalite Yönetim Sistemi’ne ait güncel dokümanlar dokümanlar “Kontrolsüz Kopya” hükmündedir. http://kaliteguvence.gantep.edu.tr/ sayfasında bulunmaktadır. Basılan