a. İş analizi

a. İş analizi İnsan Kaynakları Yönetimi ile ilgili çeşitli süreç ve sistemlerin oluşturulabilmesinde
iş analizi ve iş analizinden elde edilen bilgiler önemli bir yer tutar. İş analizi,
işletmedeki işlerin tüm özellik ve ayrıntılarını belirlemeye yönelik çalışmaları kapsar.
Organizasyon yapısının oluşturulması, işgücü planlama, eğitim geliştirme faaliyetleri,
ücret yönetimi, performans değerlendirme, iş güvenliği ve çalışan sağlığı gibi
konularda iş analizi ve bu süreçten sağlanacak bilgilere ihtiyaç duyulur.
Dolayısıyla İK çalışmalarının ilk adımı iş analizinden geçer.
İş analizi işletmedeki mevcut faaliyetleri, görevleri ve kaynakları analiz edip gerek
nicelik gerekse nitelik olarak geleceğe yönelik işgücü ihtiyacını belirler. Bunun yanı
sıra bu ihtiyacın nasıl ve nereye kadar karşılanabileceği de belirlenmelidir. Boşluk
Analizi (Gap analysis) olarak adlandırılan yöntem ile mevcut durum ile
karşılaştırmalı olarak, halen işletmede olmayan ama gelecekte doğacak işler ve
kaynak ihtiyaçları tespit edilir. Günümüzde yeni talepleri karşılayabilmek için en
doğru nitelikteki işgücü ve kaynakların bulunması çok önemlidir. Bunu güvence
altına almanın çeşitli yolları vardır. Mevcut işgücü, şirket içi eğitim ile yeni görevlere
hazırlanabilir; görev tanımına uygun yeni personel alınabilir; yeni teknoloji
yatırımları yapılabilir veya birtakım faaliyetler dışardan temin yoluna gidilerek devam
ettirilebilir.
Boşluk analizinin temel adımları şunlardır:
•
•
•
İşletme içi mevcut faaliyet, görev ve kaynakların analizi
Gelecekteki ihtiyaçların öngörülmesi
Farkın analiz edilmesi ve uyumlandırılması
İşletme içi mevcut faaliyet, görev ve kaynakların analizi
Mevcut görev ve kaynakların açıklığa kavuşması için her birimde gerçekleştirilen
faaliyetleri oluşturan işler ve birbirleri ile ilişkileri saptanmalıdır. Bu işlere ilişkin
ayrıntı ve özellikler iş analizi çalışmaları ile belirlenebilir.
İşletmedeki iş analizi faaliyetleri, işlerin tanımı ve ayrıca içerdiği görev, sorumluluk
ve çalışma koşullarını belirlemeye yönelik çabalardan oluşur. Bu çalışmalara ilaveten
işleri yapacak olan kişilerde bulunması gereken bilgi, beceri ve yetenekler de
belirlenir.
Bir iş analizinde yer alan unsurlar aşağıdaki gibidir:
•
•
•
•
•
•
Hangi bilgilerle, kimler tarafından ve hangi müşteriler için ne gibi işler
yapılmaktadır?
İşler yapılırken hangi yöntemler ve teknikler kullanılmaktadır?
İşin yapılmasında hangi ekipman, donanım ve aletler kullanılmaktadır?
Hangi ürün veya hizmetler üretilmektedir?
İşin yerine getirilmesi için kritik öneme sahip bilgi kaynakları nelerdir?
İşin yerine getirilmesi için kritik öneme sahip bilgi işleme ve karar alma
süreçleri nelerdir?
•
•
•
•
İşin gerektirdiği fiziksel eylemler ve çabalar nelerdir?
İşi gerçekleştirmek için gerekli insanlar arası ilişkiler nelerdir?
İşi gerçekleştirmek için fiziksel çalışma koşulları ve çalışanların bu koşullara
yönelik tepkileri nelerdir?
İş programları ve iş sorumluluğu gibi diğer iş özellikleri nelerdir?
İş analizi gerçekleştirebilmek için kullanılan araçlar ve faaliyetler arasında gözlem,
anket, karşılıklı görüşme, zaman çizelgeleri, ajanda notları sayılabilir. Bunların tümü,
ihtiyaçları, işin kapsamını, zamanlamasını, yönetimsel açılarını ve gereken
yetkinlikleri tanımlamaya yarar. İş analizi, işi yapan personele değil, yapılan işe
yöneliktir.
Gelecekteki ihtiyaçların öngörülmesi
Gelecekteki insan kaynağı ihtiyaçlarının kestirilebilmesi için en basit yöntem mevcut
iş analizi sorularının gelecek zaman açısından cevaplandırılmasıdır:
•
•
•
Hangi bilgilerle, kimler tarafından ve hangi müşteriler için ne gibi işler
yapılacaktır?
İşler yapılırken hangi yöntemler ve teknikler kullanılacaktır?
vs.
Boşluk analizi ve uyumlandırılması
Boşluk analizi (veya aralık, ya da fark analizi) ile iş analizi ve gelecekteki ihtiyaçlar
karşılaştırıldığında birtakım yeni sorgular yüzeye çıkacaktır. Bu sorgular ise aralığın,
yani boşluğun tam olarak ne olduğunu bize işaret edecektir. Sorgu şöyle olabilir:
•
Mevcut iş gücümüz pazarın ve rakiplerin öne çıkaracağı koşullara cevap
verebilmek için gerek nicelik, gerekse yetkinlikler olarak hazır mıdır?
Büyük olasılıkla bir veya birkaç alanda boşluk/aralık ortaya çıkacaktır. Dolayısıyla
bundan sonraki adım boşluğun, ya da aralığın ortadan kaldırılmasıdır.
•
•
•
•
Yeni personel almamız gerekiyor mu?
Var olan işgücünü eğitmemiz gerekiyor mu?
Temel yetkinlikleri (ödüllendirme yoluyla) elde tutmamız gerekiyor mu?
İşten çıkarma yapmamız gerekiyor mu?
Çoğu KOBİ için İK sorumlusunun görevleri günlük İK yönetimi yanısıra işe alma,
eğitim, tutma ve işten çıkarma faaliyetleri ile tanımlanır.
Araç: İK Planlama Kontrol Listesi