kalite yönetimi - Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi
advertisement
FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI TS EN ISO 9001:2008 Hazırlayan Onaylayan Adı Soyadı: Rektör İmza İmza Tarih ...../...../2016 Tarih ...../...../2016 Sayfa 1/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI ADI İçindekiler Giriş Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi İle İlgili Bilgiler 1. KAPSAM 1.1 Genel 1.2 Uygulama 2. ATIF YAPILAN STANDARDLAR 3. TERİMLER VE TARİFLER 4. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ 4.1 Genel Şartlar 4.2 Dokümantasyon Şartları 4.2.1 Genel 4.2.2 Kalite El Kitabı 4.2.3 Dokümanların Kontrolü 4.2.4 Kayıtların Kontrolü 5. YÖNETİMİN SORUMLULUĞU 5.1 Yönetimin Taahhüdü 5.2 Paydaş Odaklılık 5.3 Kalite Politikası 5.4 Planlama 5.4.1 Kalite Hedefleri 5.4.2 Kalite Yönetim Sisteminin Planlanması 5.5 Sorumluluk Yetki ve İletişim 5.5.1 Sorumluluk ve Yetki 5.5.2 Yönetim Temsilcisi 5.5.3 İç İletişim 5.6 Yönetim Gözden Geçirmesi 5.6.1 Genel 5.6.2 Gözden Geçirme Girdisi 5.6.3 Gözden Geçirme Çıktısı 6. KAYNAK YÖNETİMİ 6.1 Kaynakların Sağlanması 6.2 İnsan Kaynakları 6.2.1 Genel 6.2.2 Yeterlilik, Eğitim ve Farkındalık 6.3 Alt Yapı 6.4 Çalışma Ortamı ST. MADDE NO SAYFA NO 1 1.1 1.2 2 3 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 6 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.4 Sayfa 2/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI ADI 7. HİZMET/ÜRÜN GERÇEKLEŞTİRME 7.1 Hizmeti/Ürünü Gerçekleştirme Planlaması 7.2 Paydaşlarla İlişkili Süreçler 7.2.1 Hizmete/Ürüne İlişkin Şartların Belirlenmesi 7.2.2 Hizmete/Ürüne Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi 7.2.3 Paydaşlarla İletişim 7.3 Tasarım ve Geliştirme 7.4 Satın Alma 7.4.1 Satın Alma Süreci 7.4.2 Satın Alma Bilgisi 7.4.3 Satın Alınan Hizmetin/Ürünün Doğrulanması 7.5 Hizmetin/Ürünün Sunumu 7.5.1 Hizmet/Ürün Sunumunun Kontrolü 7.5.2 Hizmet/Ürün Sunumu İçin Süreçlerin Geçerliliği 7.5.3 Tanımlama ve İzlenebilirlik 7.5.4 Paydaş Mülkiyeti 7.5.5 Hizmetin/Ürünün Muhafazası 7.6 İzleme ve Ölçme Donanımının Kontrolü 8. ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME 8.1 Genel 8.2 İzleme ve Ölçme 8.2.1 Paydaş Memnuniyeti 8.2.2 İç Tetkik 8.2.3 Süreçlerin İzlenmesi ve Ölçülmesi 8.2.4 Hizmetin/Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi 8.3 Uygun Olmayan Hizmetin/Ürünün Kontrolü 8.4 Veri Analizi 8.5 İyileştirme 8.5.1 Sürekli İyileştirme 8.5.2 Düzeltici Faaliyetler 8.5.3 Önleyici Faaliyetler ST. MADDE NO SAYFA NO 7 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.6 8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3 Sayfa 3/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI GİRİŞ Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi (FSMVÜ); yerel, bölgesel, ulusal ve uluslararası yükseköğretim süreçlerine uyum sağlamak ve bu süreçler doğrultusunda eğitim-öğretim, bilimsel araştırma, uygulama-hizmet ve idari-destek faaliyetlerini standartlara uygun olarak sürdürmek için “ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi”ni benimsemiştir. FSMVÜ ’deki kalite ile ilgili tüm faaliyetler için “Kalite El Kitabı (KEK)” temel dokümandır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’nin sekiz (8) ana başlığı FSMVÜ’ ye uyarlanmış ve uygulamaya konulmuştur. Kurumun uymak zorunda olduğu ulusal mevzuat (2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu, 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu, 5018 sayılı İç Kontrol ve Mali Denetim Kanunu, 124 sayılı Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu), ulusal süreçler ve uluslararası süreçler (Bologna Süreci, ENQA) ISO 9001 standardının şartları gereği ölçülebilir, yönetilebilir süreçlere dönüştürülmüştür. FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERİSTESİ İLE İLGİLİ BİLGİLER Tarihçe Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi (FSMVÜ), TBMM’nin 15.04.2010 tarihli 5981 sayılı kanun numarası ile, Fatih Sultan Mehmet Han, Sinan Ağa Bin Abdurrahman, Nurbanu Valide Sultan, Hatice Sultan ve Hacı Abdülaziz Ağa Mazbut Vakıfları adına Vakıflar Genel Müdürlüğü tarafından 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun vakıf yükseköğretim kurumlarına ilişkin hükümlerine tabi olmak üzere, kamu tüzel kişiliğine sahip Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi adıyla bir vakıf üniversitesi kurulmuştur. Üniversite aynı dönemde eğitime başlamıştır. Mütevelli Heyeti Vakıflar Genel Müdürlüğü’nün almış olduğu karara göre FSMVÜ Mütevelli Heyet üyeleri 2015 itibari ile aşağıdaki gibidir. Başkan Başkan Yard. Üyeler Akademik ve İdari birimler tablo–1 ve tablo–2’ de gösterilmiştir. Sıra No: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi – Akademik Birimler 1. 1.1 Tablo-1 Fakülteler Mühendislik Fakültesi 1.1.1 Bilgisayar Mühendisliği Bölümü 1.1.2 İnşaat Mühendisliği Bölümü 1.1.3 Biyomedikal Mühendisliği Bölümü 1.1.4 Elektrik-Elektronik Mühendisliği Bölümü Sayfa 4/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI 1.2 Mimarlık ve Tasarım Fakültesi 1.2.1 İç Mimarlık Bölümü 1.2.2 Mimarlık Bölümü 1.3 1.3.1 Edebiyat Fakültesi Bilim Tarihi Bölümü 1.3.2 Psikoloji Bölümü 1.3.3 Tarih Bölümü 1.3.4 Türk Dili ve Edebiyatı Bölümü 1.4 İslami İlimler Fakültesi 1.5 Hukuk Fakültesi 1.6 Güzel Sanatlar Fakültesi 1.6.1 Geleneksel Türk Sanatları Bölümü 1.6.2 Grafik Tasarım Bölümü 1.7 Eğitim Fakültesi 1.7.1 Okul Öncesi Öğretmenliği Bölümü 1.7.2 Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık Bölümü 1.7.3 2. 2.1 2.1.1 2.2 2.2.1 2.3 Türkçe Öğretmenliği Bölümü Enstitüler Güzel Sanatlar Enstitüsü Geleneksel Türk Sanatları Anasanat Dalı Medeniyetler İttifakı Enstitüsü Medeniyet Araştırmaları Anabilim Dalı Mühendislik ve Fen Bilimleri Enstitüsü 2.3.1 Bilgisayar Mühendisliği Anabilim Dalı 2.3.2 Biyomedikal Mühendisliği Anabilim Dalı 2.3.3 Mimarlık Anabilim Dalı 2.4 Sosyal Bilimler Enstitüsü 2.4.1 Bilim Tarihi Anabilim Dalı 2.4.2 Temel İslam Bilimleri Anabilim Dalı 2.4.3 Psikoloji Anabilim Dalı 2.4.4 Tarih Anabilim Dalı 2.4.5 Türk Dili ve Edebiyatı Anabilim Dalı 2.5 Fuat Sezgin İslam Bilim Tarihi Enstitüsü 2.6 Eğitim Bilimleri Enstitüsü 3. 3.1 3.1.1 Yüksek Okullar Güzel Sanatlar Meslek Yüksekokulu Mimari Restorasyon Programı 3.2 Meslek Yüksekokulu 3.2.1 Adalet Programı 3.2.2 Çocuk Gelişimi Programı 3.2.3 Sivil Havacılık Kabin Hizmetleri Programı 4. 4.1 Yabancı Diller Bölümü İngilizce Hazırlık Programı Sayfa 5/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI Sıra No: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Tablo -2 1. Rektörlüğe Bağlı Birimler 1.2 Uygulama ve Araştırma Merkezleri 1.2.1 Alüminyum Test Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi (ALUTEAM) 1.2.2 Fatih Sultan Mehmet ve Dönemi Uygulama ve Araştırma Merkezi 1.2.3 Osmanlı-Malay Dünyası Çalışmaları Uygulama ve Araştırma Merkezi 1.2.4 Sürekli Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi 1.2.5 Türkçe Öğretimi Uygulama ve Araştırma Merkezi (TÜMER) 1.2.6 Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi (UZEM) 1.2.7 Vakıf Kültür Varlıklarını Koruma Uygulama ve Araştırma Merkezi (KURAM) 1.2.8 1.3 1.3.1 Biyomedikal Elektronik Tasarım Uygulama ve Araştırma Merkezi Koordinatörlükler Kalite Yönetim Koordinatörlüğü 2. Genel Sekreterliğe Bağlı Birimler / İdari Birimler 2.1 Hukuk Müşavirliği 2.2 Bilgi İşlem Daire Başkanlığı 2.3 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 2.4 Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı 2.5 Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı 2.6 Personel Daire Başkanlığı 2.7 Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 2.8 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2.9 Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı 2.10 Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü 2.11 Dış İlişkiler Müdürlüğü 2.12 Özel Kalem Müdürlüğü 2.13 Yazı İşleri Müdürlüğü 2.14 Yayınevi Müdürlüğü 3. Genel Sekreterliğe Bağlı Birimler / Merkezler 3.1 Kariyer, Girişimcilik ve Mesleki Test Merkezi 3.2 Proje Yönetim Merkezi FSMVÜ; 7 (Yedi) Fakülte, 6 (Enstitü), 2 (İki) Yüksekokul, 1 (Bir) Yabancı Diller Bölümü, 8 (Sekiz) Uygulama ve Araştırma Merkezi, 2 (İki) Merkez ve 14 (On dört) İdari Birim ile faaliyetlerini sürdürmektedir. YERLEŞİM Rektörlük Yerleşkesi Semtin kaymakamlık binası olarak tasarlanan bina, 1914 yılında Mimar Y. Terziyan tarafından neoklasik tarzda inşa edilmiştir. Önüne Filistin’de şehit düşen ilk Türk Havacılarının anısına anıt dikilmiş, çevresi de park olarak düzenlenmiştir. Döneminin özgün sivil mimarlık örneklerinden biri olan binanın eski ismi “Şehr-i Emaneti Fatih Dairesi”dir. Sayfa 6/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI Bina yapıldığı günden itibaren kamu yönetim binası olarak hizmet vermiştir. Kaymakamlık olarak yapılan bina, daha sonra hem kaymakamlık hem de Fatih Nikah Dairesi olarak, daha sonra ise uzun yıllar Fatih Belediyesi Başkanlık Binası olarak kullanılmışmıştır. Fatih Belediyesinin Vatan Caddesindeki yeni yerine taşınmasıyla restorasyona alınan bina, 2010 yılında üniversitemize tahsis edilmiştir. Binanın bir benzeri Kadıköy ilçesi sınırları içinde olup Kadıköy Belediyesi tarafından kullanılmaktadır. Bu tarihi bina, hali hazırda Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’nin rektörlük binası olarak hizmet vermektedir. Haliç Yerleşkesi Beyoğlu ilçesinde, Halıcıoğlu semtinde bulunan yerleşke, döneminin mimarisi içinde karakteristik olarak beliren büyük kışla binalarının modern anlamdaki ilk örneği olan ve III. Selim tarafından 1794-1795 yıllarında yaptırılan Humbaracı Kışlası’nın kurulduğu alanda yer alır. Ortası avlulu dikdörtgen plan şemasındaki klasik kışla planını tekrar eden yapının avlusunda Sultan III. Selim’in 1803-1804 yıllarında annesi Mihrişah Valide Sultan adına yaptırmış olduğu, günümüzde cadde üzerinde görülen Humbaracılar Kışlası / Kumbarhane Camii bulunmaktadır. Kışla binası 20. yüzyıl başlarında belirlenemeyen bir tarihte yıkılmıştır. Yerleşke, Batılı anlamda ilk yüksek eğitim kurumu olan Mühendishane-i Berri-i Hümayun’un 1847’de faaliyete başladığı yer olması açısından Türk Eğitim Tarihi içinde önemli bir yere sahiptir. Farklı dönemlerde kompleks bünyesinde inşa edilen askeri ve eğitim yapıları sebebiyle yerleşkenin Mühendishane ve Hendesehane isimleriyle anıldığı da görülmektedir. Hendesehane yapısı (C Blok) 1884-1885 tarihli kitabesine göre II. Abdülhamid döneminde inşa edilmiştir. Humbaracı kışlasının yerine yapılan A ve B Blok yapılarının ise yapım tarihi bilinmemektedir. Bu yapıların güneyinde hamam ve mutfak olarak kullanılan ve günümüzde de mevcut olan iki yapı daha vardır. 1894 yılındaki depremde kısmen hasar gören okul, II. Abdülhamid tarafından tamir ettirilmiştir. Mimar Talat Bey’in de görev aldığı onarımda dershane ve yemekhaneler yeniden düzenlenmiştir. Yönetimi Mühendishane Nezaretine bağlı olan okul 1909 yılında Nafia Nezaretine bağlanmış ve Tophane’deki Askerî Sanayi Mektebi’ne taşınarak ismi “Mühendis Mekteb-i Alisi” olarak değiştirilmiştir. Bu okul 1928’de Yüksek Mühendis Mektebi ve 1944’de İstanbul Teknik Üniversitesi ismini almıştır. Uzun yaşamı içinde farklı amaçlarla kullanılan ve birçok müdahaleler gören yapı grubunun bir kısmı Askerlik Dairesi Başkanlığı tarafından kullanılmaya devam ederken Hendesehane’nin de içinde bulunduğu, 21.000m2 büyüklüğünde bir alanda yer alan ve 1999 yılından beri Beyoğlu Adliyesi’nin kullandığı binalar, 2011-12 yıllarında restorasyonu yapılarak üniversitemizin kullanımına tahsis edilmiştir. Sayfa 7/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI Üsküdar (Atik Valide) Yerleşkesi Atik Valide Külliyesi, Sultan III. Murad´ın annesi Nurbanu Valide Sultan (1525-1583) tarafından 1570-1579 yıllarında Mimar Sinan´a yaptırılmıştır. Üsküdar’da bulunan Külliye 18. yüzyıla kadar Valide Sultan Külliyesi adı ile tanınmış, daha sonra III. Ahmed´in annesi Gülnûş Sultan´ın (ö. 1715) Üsküdar İskele Meydanı´nda yeni bir külliye inşa ettirmesiyle Eski Valide, Atik Valide veya Valide-i Atik isimleriyle anılmaya başlanmıştır. Külliye, Üsküdar Toptaşı semtinde kendi adını taşıyan mahallede bulunmakta olup cami ve medresenin merkezi oluşturduğu ve bu merkez çevresine yerleştirilmiş tek yapılar; tekke, sıbyan mektebi, hamam ile birleşik yapılar topluluğu; kervansaray, darülhadis, darülkurra, aşhane, tabhane ve darüşşifadan meydana gelen özgün bir modelde kurulmuştur. Atik Valide Külliyesi Vakıflar Genel Müdürlüğü tarafından tadilatı tamamlanıp, eğitim öğretim hizmetine sunulmuştur. Topkapı (Yenikapı Mevlevihanesi) Yerleşkesi Yenikapı Mevlevihanesi, Sünbül Efendi aracılığıyla Mevleviliğe intisap eden Yeniçeri Katibi Malkoç Mehmed Efendi tarafından inşa edilip 1597 yılı Recep ayında hizmete açılmıştır. İnşasından kısa bir süre sonra Mevleviliğin İstanbul'daki en önemli merkezi haline gelmiş olan Yenikapı Mevlevihanesi, o dönemlerde hem halk hem de devlet ricali üzerinde etkili olmuş, açılışında devrin sadrazamı Mehmed Paşa, Yeniçeri Ağası Tırnakçı Hasan Ağa vs. tarikat şeyhleri hazır bulunmuş, gösterişli bir törenle açılmıştır. Binanın ilk müştemilatı semahane, mescid ve 18 adet derviş hücresinden oluşmaktaydı. İstanbul'un beş önemli Mevlevihanesi’nden biri olan Yenikapı Mevlevihanesi, tarikat mensuplarınca “âsitâne” olarak adlandırılmıştır. Yenikapı Mevlevihanesi, Osmanlı tekke mimarisinin karakteristik özelliklerini taşıyan güzel bir örnektir. İsmini bugün "Mevlânâkapı" olarak bilinen sur kapısından almıştır. Yenikapı Mevlevihanesi Balkan ve Çanakkale Savaşları sırasında hastane olarak kullanılmıştır. Tekke mensupları I. Dünya Savaşı'nda İngilizlere karşı girişilen meşhur Kanal Harekâtına katılmak üzere Abdülbaki Dede kumandasında yalnızca Mevlevilerden oluşan "Mücahid-i Mevleviyye Alayı"na katılmışlardır. Tekkenin son postnişini olan Abdülbaki Dede Cumhuriyet döneminde "Baykara" soyadını almış ve 1935'te vefat etmiştir. Yenikapı Mevlevihanesi, edebiyatımızın seçkin şahsiyetlerinden Şeyh Çelebi’nin ve eski mûsikîmizin pirlerinden olan İsmail Dede Efendi'nin yetiştiği yerdir. Zamanında eski musikinin bütün geleneğiyle yaşatıldığı bir merkez olmuştur. Bu bakımdan sadece tarikat ve tasavvuf tarihi açısından değil kültür tarihimiz açısından da büyük bir önem taşır. Tekkelerin kapatılmasını izleyen yıllarda uzun bir müddet çocuk yurdu olarak kullanılmış olan Yenikapı Mevlevihanesi’nin ahşap semahanesi, 9 Eylül 1961'de çocukların çıkardıkları yangında Sayfa 8/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI tamamına yakını yanmıştır. Ayakta kalabilen dedegân hücreleri ve matbahı da 7 Mayıs 1997'de kundaklanmış, Mevlevihane geçirdiği bu yangınlar nedeniyle tamamen kullanılamaz hale gelmiş ve kapatılıp kaderine terk edilmiştir. 2005 yılında Vakıflar Genel Müdürlüğü ve yerel yönetimlerin işbirliğiyle başlatılan restorasyon çalışmaları 2009 yılında tamamlanmış ve bina 2010 yılında tüm müştemilatıyla üniversitemize tahsis edilmiştir. Başta İslami İlimler Fakültesi, Medeniyetler İttifakı Enstitüsü olmak üzere Sosyal Bilimler Enstitüsü, Mühendislik ve Fen Bilimleri Enstitüsü, Güzel Sanatlar Enstitüsü ile araştırma merkezlerinin yer aldığı bu tarihi bina yüksek lisans, doktora öğrencileri ve araştırmacılar için bir kültür ve bilim merkezi olarak hizmet vermektedir. Kandilli Yerleşkesi Üsküdar Belediyesi tarafından Kandilli Geleneksel El Sanatları Merkezi olarak inşa edilen bina üniversitemize tahsis edilmiştir. Bu merkezde, Güzel Sanatlar Fakültesi, Güzel Sanatlar Meslek Yüksekokulu faaliyetlerini yürütmektedir. Ayrıca, Üsküdar Belediyesi ve Üniversitemiz tarafından ortak projeler, kültürel ve sanatsal faaliyetler gerçekleştirilecektir. Kandilli Güzel Sanatlar Merkezi olarak adlandırılan yerleşke, İstanbul boğazına nazır, geniş bir fuayesi, sosyal alanları, 360 kişilik konferans salonu, 150 kişilik etkinlik- tiyatro ve sinema salonu, modern derslikler, kütüphane, atölye ve laboratuvarları, yemekhanesi, boğaz manzaralı bir seyir terası ve kafesi, ayrıca bahçesiyle ferah bir eğitim ortamı sunmaktadır. Küçük Çamlıca Yerleşkesi Küçük Çamlıca tepesinde Vakıflar Genel Müdürlüğü tarafından inşa edilen binamız 2010-2011 Eğitim-Öğretim yılında Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Yabancı Diller Bölümü olarak hizmet vermeye başlamıştır. Bu yerleşkemiz İstanbul şehir trafiğinden ve kargaşasından uzak, eğitim-öğretimi sağlıklı ve verimli bir şekilde yürütmek için ideal bir konumdadır. Konumundan dolayı Üsküdar, Ümraniye ve Kadıköy gibi merkezlere tek vasıta ile çok kısa sürede ulaşım sağlanmaktadır ve birçok özel öğrenci yurdu yerleşkemize yürüyüş mesafesindedir. Üniversitemiz öğrencileri bir yıl süre ile bu binada zorunlu yabancı dil hazırlık eğitimi almaktadırlar. Küçük Çamlıca Yerleşkemizde öğrencilerimizin öğrenme performanslarını en üst düzeye çıkarabilmeleri ve öğretim elemanlarımızın ders materyallerini rahat bir biçimde kullanabilmeleri için sınıflarımız teknolojik imkanlarla donatılmıştır. Bunların yanı sıra yerleşkemiz bünyesinde kesintisiz internet bağlantılı bilgisayar laboratuvarları, çalışma salonları ve bir de kütüphanemiz öğrencilerimiz ve öğretim elemanlarımızın hizmetindedir. Eğitim öğretimi destekleyici sosyal mekanlar olarak açık bir spor sahası, yemekhane, kantin ve dinlenme mekanları mevcuttur. Sayfa 9/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI Faaliyet Gösterdiği Sektör FSMVÜ Adres FSMVÜ Telefon FSMVÜ Faks No FSMVÜ Web Adresi FSMVÜ e-Posta Adresi : Yükseköğretim : Zeyrek Mah. Büyükkaraman Cad. No: 53 Fatih/İstanbul : 0212 521 81 00 : 0212 521 84 84 : http://www.fsm.edu.tr : [email protected] 1. KAPSAM 1.1 Genel FSMVÜ, Yüksek Öğretim Kurumu ve hizmet verdiği kesime düzenli ve kesintisiz hizmet verdiğini göstermek, üniversitemiz tarafından yürütülen eğitim ve öğretim hizmetinin yürürlükteki mevzuat şartlarına uyduğunu ve üst yönetimin hak sahiplerinin memnuniyetini arttırmayı, kalite yönetim sistemini etkin bir şekilde uygulamayı amaçladığını ve sürekli iyileştirmeyi hedeflediğini belgelemek amacıyla, TS EN ISO 9001: 2008 standardı göre, ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sisteminin gerekleri yerine getirmeyi amaç edinmiştir. 1.2 Uygulama FSMVÜ’ de, ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’nin “7.3 Tasarım ve Geliştirme” ile başlayan ve 7.3.1–2–3–4–5–6–7 alt başlıklarını taşıyan şartları ile “7.5.2 Üretim ve Hizmetin Sunumu için Süreçlerin Geçerli Kılınması” şartı kapsam dışı bırakılmıştır. Destekleyici Dokümanlar Tablo-1 Akademik Birimler Listesi Tablo-2 İdari Birimler Listesi 2. ATIF YAPILAN STANDARTLAR Uluslararası Kalite Yönetim Sistemi Referansları: TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardı. TS IWA 2 - ISO 9001 standardının eğitimde uygulanması için kılavuz. 3. TERİMLER VE TARİFLER Bu Kalite El Kitabında, FSMVÜ’ nün paydaşlarına sunduğu ürün/hizmetler, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma, uygulama-hizmet ve idari-destek faaliyetleri ile tanımlanmaktadır. Paydaşlarını ise öğrenciler, çalışanlar (akademik ve idari personel) ve toplum oluşturmaktadır. Sayfa 10/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI 4. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ 4.1 Genel Şartlar FSMVÜ, ana süreç başlıkları olan eğitim-öğretim, bilimsel araştırma, uygulama-hizmet ve idari-destek alanlarında, ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uygun bir Kalite Yönetim Sistemi (KYS) oluşturmuştur ve bu sistemin uygulanmasını, dokümantasyonunu, sürekliliğini ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesini sağlamaktadır. Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi FSMVÜ KYS şartları doğrultusunda ana süreçlerini tanımlamış, kurum içi uygulamalarını belirlemiş, dokümante etmiş ve FSMVÜ Kalite Yönetim Bilgi Sistemi (KYBS) aracılığıyla internet ortamında erişim kontrollü olarak yayınlamıştır. (http://kalite.fsm.edu.tr ) Süreçlerin birbirleriyle olan etkileşimlerini belirlemiştir. Süreçlerin etkin olarak uygulanması ve kontrol altında tutulması için hedef, yöntem ve performans ölçütleri belirlemiştir. Süreç sorumluları RACI kartı metodolojisi ile tanımlamıştır. Süreçlerin etkin bir şekilde izlenmesi, ölçülmesi ve analiz edilmesi için gerekli altyapıyı oluşturmuş; yöntem, personel ve donanım konularında gerekli kaynağı sağlamıştır. Süreçlerin işlerliğini sağlamak, kontrol etmek ve iyileştirmek için gerekli planlamaları yapmıştır. Destekleyici Dokümanlar http://kalite.fsm.edu.tr sistem linki FSMVÜ Süreçleri FSMVÜ RACI Matriksi Açıklaması FSMVÜ Süreç Etkileşim Tablosu FSMVÜ Süreç Etkinlik Değerlendirme Tablosu FSMVÜ Süreç Sorumluları Tablosu 4.2 Dokümantasyon Şartları 4.2.1 Genel FSMVÜ, ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ve bu sistemin öngördüğü şartlar doğrultusunda, ilgili dokümanları oluşturmuş ve uygulamaya koymuştur. Kalite Politikası madde 5.3’te, Kalite Hedefleri ise madde 5.4.1’de belirtilmiştir. Kalite Yönetim Sistemini oluşturan dokümanlar; el kitabı, prosedür, süreç, talimat (çalışma, cihaz kullanma), rehber, form, liste, tablo, plan ve rapor başlıkları altında sınıflandırılmıştır. Kullanılan dış kaynaklı dokümanların güncelliği Kalite Yönetim Koordinatörlüğü (KYK) tarafından takip edilmektedir. Sayfa 11/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI 4.2.2 Kalite El Kitabı FSMVÜ Kalite El Kitabı (KEK), kurumda oluşturulan Kalite Yönetim Sisteminin kapsamını ve hariç tutmaları ve dayanaklarını, sistem kapsamında oluşturulan dokümante edilmiş prosedürlere atıfları ve süreçler arasındaki etkileşimleri açıklayacak şekilde hazırlanmış olup Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre güncellenmekte ve sürekliliği sağlanmaktadır. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Kalite El Kitabı 4.2.3 Dokümanların Kontrolü FSMVÜ, dokümanların kontrolünü sağlamak amacı ile Dokümanların Kontrolü Prosedürünü hazırlamış ve uygulamaya koymuştur. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Dokümanların Kontrolü Prosedürü 4.2.4 Kayıtların Kontrolü FSMVÜ, kayıtların belirlenmesi, depolanması, arşivlenmesi, korunması, ulaşılabilmesi, elde tutulması ve elden çıkarılması için gereken kontrollerin tanımlanması amacıyla Kayıtların Kontrolü Prosedürünü hazırlamış ve uygulamaya koymuştur. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Kayıtların Kontrolü Prosedürü FSMVÜ Birim ve Haberleşme Kodları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı (Dış Kaynaklı Döküman Listesi) 5. YÖNETİMİN SORUMLULUĞU 5.1 Yönetimin Taahhüdü FSMVÜ üst yönetimi, KYS’nin kapsam dâhilindeki tüm birimlerde uygulanması konusunda kararlıdır. KYK’yı kurarak, Kalite Politikası’nı (5.3), Kalite Hedefleri’ni (5.4.1) belirleyerek, tüm birimlerde kalite temsilcileri atayarak, YGG toplantılarını yaparak ve sistem için tüm kaynakları sağlayarak KYS’nin geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi adına taahhütlerini yerine getirme kararlılığını ortaya koymuştur. Kurum içi bilgilendirme toplantıları ve Kalite Yönetimi Bilgi Sistemi ile paydaş şartları ve bunun yanı sıra mevzuat şartlarını yerine getirmenin önemini çalışanları ile paylaşmaktadır. Destekleyici Dokümanlar FSMVÜ Kalite Politikası Sayfa 12/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI FSMVÜ Kalite Hedefleri FSMVÜ Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü 5.2 Paydaş Odaklılık FSMVÜ üst yönetimi, paydaş isteklerinin belirlenmesi, analiz edilmesi, değerlendirilmesi ve paydaş memnuniyetinin arttırılması için gerekli önlemleri almaktadır. Bu amaçla memnuniyet anketleri, Dilek ve Öneri Değerlendirme Talimatı ve Veri Analizi Talimatı oluşturulmuş ve uygulamaya konmuştur. Destekleyici Dokümanlar; Akademik Personel Memnuniyet Anketi Dış Paydaş Memnuniyet Anketi İdari Personel Memnuniyet Anketi Öğrenci Ders Değerlendirme Anketi Öğrenci Memnuniyet Anketi Veri Analizi Talimatı Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü Dilek ve Öneri Değerlendirme Talimatı 5.3 Kalite Politikası Üniversitemiz eğitim-öğretim, bilimsel araştırma, topluma hizmet ve önderlik amacıyla, ulusal ve uluslararası eğitim standartlarına ve yasal mevzuatlara uygun olarak gerçekleştirdiği tüm faaliyetlerde kalite odaklı bir yönetim sistemini esas alır. Tüm çalışanlarımızın sahiplendiği, başta öğrencilerimiz olmak üzere ve tüm paydaşlarımızın memnuniyetini hedefleyen bu sistemin ana ilkesi düzenli gözden geçirmelere dayalı, uygunluğun, etkinliğin ve sürdürülebilirliğin sürekli iyileştirilmesidir. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Kalite Politikası T.C. Anayasası (130. Madde) 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu (1, 4, 5 ve 12. Maddeler) 5.4 Planlama 5.4.1 Kalite Hedefleri 1. Öğrenci ve çalışan memnuniyetini %5 oranında artırmak, 2. Araştırma Geliştirme faaliyetlerine ayrılan finansal kaynakları en az %10 arttırmak, 3. Araştırma Geliştirme faaliyetleri kapsamında ulusal ve uluslararası düzeydeki proje ve yayınların (indexlerde taranan) Sayı ve kalitesini % 10 artırmak 4. İdari personele verilen seminer ve eğitim sayısını % 5 artırmak, Sayfa 13/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI 5. Programları Türkiye Yüksek Öğretim Yeterlilik Çerçevesine Uygun hale Getirilmesi ve Eğitim Öğretimde Uluslararası Standartlara Ulaştırılması (BOLOGNA) 6. Topluma dönük hizmetlerin nitelik ve niceliğini artırmak, 7. Kalite Yönetim Sistemi ile Yükseköğretim Kalite Güvence Sisteminin entegrasyon çalışmasını başlatmak. Destekleyici Dokümanlar FSMVÜ Stratejik Planı FSMVÜ Kalite Hedefleri 5.4.2 Kalite Yönetim Sisteminin Planlanması FSMVÜ üst yönetimi, ISO 9001 Standardının 4.1 maddesinde belirtilen şartları ve kalite hedeflerini gerçekleştirmek için gerekli Kalite Yönetim Sistemini planlamış ve uygulamaya başlamıştır. Uygulamadaki Kalite Yönetim Sistemi http://kalite.fsm.edu.tr web adresinden takip edilmektedir. Kalite Yönetim Sisteminin bütünlüğü ve güncelliği sistemi etkileyen iç ve dış kaynaklı unsurlarda meydana gelen değişimler dikkate alınarak sağlanmaktadır. 5.5 Sorumluluk, Yetki ve İletişim 5.5.1 Sorumluluk ve Yetki FSMVÜ, personelin görev, yetki ve sorumluluklarını görev tanımları ile belirlemiş, Kalite Yönetimi Bilgi Sistemi (KYBS) aracılığı ile kurum içinde paylaşmıştır. Görev Tanımlarında, Dokümanların Kontrolü Prosedürü’ne göre yapılan değişiklikler, KYBS ve kurum içi yazışmalarla personele bildirilir. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Dokümanların Kontrolü Prosedürü FSMVÜ Genel Organizasyon Şeması FSMVÜ Görev Tanımları FSMVÜ Süreç Sorumluları Tablosu 5.5.2 Yönetim Temsilcisi Üst yönetim resmi yazı ile; Kalite Yönetim Sistemi için gerekli süreçleri oluşturmak, uygulamak ve sürekliliğini sağlamak, Sistemin performansı ve iyileştirme gerekleri hakkında üst yönetime rapor vermek, Paydaş şartlarının farkındalığını yaygınlaştırmak, Kalite Yönetim Sistemine ilişkin olarak diğer kurum ve kuruluşlar ile işbirliği yapmak ve kurumu temsil etmek için Rektör Yönetim Temsilcisi olarak görevlendirmiştir. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Yönetim Temsilcisi Atama Yazısı Sayfa 14/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI 5.5.3 İç İletişim FSMVÜ iç iletişimini, iç yazışma, üniversite web sayfası ve elektronik posta, bulut teknolojileri, telefon, faks, ortak kullanım mekânlarına yerleştirilen pano ve afiş gibi iletişim araçları ile sağlamaktadır. Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini sağlamak için internet ortamında erişilen KYBS ve her binada bulunan Dilek ve Öneri Kutularından yararlanılmaktadır. Tüm yazışmalar FSMVÜ Yazışma Kodları, Kurum İçi ve Kurum Dışı Yazışma Kuralları İle Evrak ve Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi ve ilgili talimatlar doğrultusunda yapılmaktadır. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Yazışma Kodları FSMVÜ Kurum İçi ve Kurum Dışı Yazışma Kuralları İle Evrak ve Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar (02.02.2015 tarih ve 29255 Sayılı Resmi Gazete) – Dış Kaynaklı 5.6 Yönetimin Gözden Geçirmesi 5.6.1 Genel Üst yönetim, uygulanmakta olan Kalite Yönetim Sistemi’nin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğinin sürekliliğini sağlamak için yılda en az iki kez YGG toplantısı gerçekleştirmektedir. YGG toplantıları, iyileştirme fırsatları ile Kalite Politikası ve Hedefleri dâhil KYS’deki değişiklik ihtiyaçlarını değerlendirecek içeriğe sahiptir. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü 5.6.2 Gözden Geçirme Girdisi FSMVÜ’ nün YGG toplantılarının girdileri aşağıdaki gibidir: İç Tetkik sonuçları, Akademik ve idari personel ile, öğrenciler ve hizmet verilen diğer kesimlerden sağlanan geri bildirimler, Süreç performansları ve gerçekleştirilen hizmetlerin uygunluğu, Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin durumu, Bir önceki YGG toplantısından devam eden takip faaliyetleri, Kalite Yönetim Sistemini etkileyebilecek değişikliklerin değerlendirilmesi, Kalite Politikası’nın uygunluğu, Kalite Hedefleri’nin gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi, İyileştirme önerileri. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü Sayfa 15/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI 5.6.3 Gözden Geçirme Çıktısı YGG toplantılarının çıktıları; Kalite Yönetim Sistemi’nin ve bu sisteme ait süreçlerin etkinliğinin iyileştirilmesini, Paydaş şartları ile ilgili olarak eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve hizmet süreçlerinin iyileştirilmesini, Uygulamadaki süreçlerin kaynak ihtiyaçlarının karşılanması ve planlanmasına ilişkin her türlü karar ve faaliyeti, kapsamakta olup YGG raporları ve iyileştirme kararlarında yer alır. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü FSMVÜ Yönetimin Gözden Geçirmesi Raporları FSMVÜ İyileştirme Kararları 6. KAYNAK YÖNETİMİ 6.1 Kaynakların Sağlanması FSMVÜ; a) Kalite Yönetim Sistemini uygulamak, sürekliliğini sağlamak ve etkinliğini sürekli iyileştirmek, b) Paydaş şartlarının yerine getirilmesi yolu ile paydaş memnuniyetini artırmak için, gerekli olan kaynakları; insan kaynakları, alt yapı ve çalışma ortamı başlıkları altında belirlemiş ve sağlamıştır. 6.2 İnsan Kaynakları 6.2.1 Genel FSMVÜ, görev tanımları ile tüm personelin görev, yetki ve sorumluluklarını belirlemiş ve ilgili personele Kalite Yönetim Bilgi Sistemi üzerinden mail aracılığıyla tebliğ etmiştir. FSMVÜ’de cinsiyet, ırk, din ve mezhep ayrımı olmaksızın ilgili faaliyetlerin yürütülmesi için alanında uzman kişiler görevlendirilmektedir. İşe alım ve terfiler ilgili mevzuat uyarınca yapılmaktadır. Destekleyici Dokümanlar; 4857 İş Kanunu 124 sayılı Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ile Yüksek Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu Sayfa 16/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Ünvan Değişikliği Yönetmeliği FSMVÜ Akademik Yükseltilme ve Atanma Ölçütleri FSMVÜ Görev Tanımları 6.2.2 Yeterlilik, Eğitim ve Farkındalık FSMVÜ’de yürütülen hizmetleri yerine getiren personelin yeterlilikleri, ilgili mevzuat hükümlerince belirlenmiştir. Birimlerden gelen talepler ve iç tetkik sonuçları uyarınca YGG toplantılarında alınan kararlar doğrultusunda, hizmetiçi eğitim ihtiyaçları yıllık olarak belirlenmekte ve hazırlanan yıllık hizmetiçi eğitim planına uygun olarak eğitimler gerçekleştirilmektedir. Verilen hizmetiçi eğitimlerin etkinliği değerlendirilmekte ve alınan geri bildirimlere göre, yürütülen hizmetlerin Kalite Hedeflerine ulaşmadaki rolü konusunda personel bilgilendirilmektedir. Eğitim, beceri ve deneyim ile ilgili uygun kayıtlar kurum arşivlerinde muhafaza edilmektedir. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Kalite Hedefleri FSMVÜ Yıllık Hizmetiçi Eğitim Planı FSMVÜ Eğitim Değerlendirme Formları 6.3 Alt Yapı FSMVÜ, verdiği hizmetlerin ulusal/uluslararası şartlara uygunluğunu sağlamak için ihtiyaç duyulan alt yapıyı belirlemekte ve sürekliliğini sağlamaktadır. Bunu, ilgili süreç, plan, talimat ve/veya YGG kararları ile yerine getirmektedir. Söz konusu altyapı aşağıdaki unsurları içerir: Binalar, çalışma alanları ve bununla ilgili tesisler Süreç teçhizatı (yazılım, donanım gibi) Destek hizmetleri (ulaştırma, iletişim gibi) Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Stratejik Planı FSMVÜ Kalite Hedefleri İlgili mevzuat 6.4 Çalışma Ortamı FSMVÜ, altyapı başlığı altında belirlediği çalışma ortamına ilişkin şartların, Stratejik Plan, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri doğrultusunda, iyileştirilmesine ve geliştirilmesine yönelik önlemleri alır. Söz konusu çalışma ortamı fiziksel, çevresel ve diğer etkenlere ilişkin (gürültü, iklimlendirme, aydınlatma, sosyal alanlar vb.) şartları içerir. Sayfa 17/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI Destekleyici Dokümanlar FSMVÜ Stratejik Planı FSMVÜ Kalite Hedefleri İlgili mevzuat HİZMET/ÜRÜN GERÇEKLEŞTİRME 7.1 Hizmet/Ürün Gerçekleştirmenin Planlanması FSMVÜ, sunduğu eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve toplumsal hizmet alanlarındaki faaliyetlerini ilgili mevzuat uyarınca planlamış ve süreçlerini oluşturmuştur. Eğitim-öğretim hizmeti 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14. Maddesinin b-4. bendi uyarınca yıllık olarak hazırlanan ve Üniversite Senatosu tarafından kabul edilen akademik takvime uygun olarak yürütülmektedir. Bilimsel araştırmalara yönelik hizmetler Proje Yönetim Merkezi tarafından belirlenen dönemlerde yapılan başvurular çerçevesinde planlanmaktadır. Topluma yönelik hizmetler doğrudan ve/veya yapılan tanıtım çalışmaları ile ortaya çıkan talepler doğrultusunda planlanarak gerçekleştirilmektedir. Sunulan hizmetlere ilişkin hizmet şartları belirlenmiş, süreçler ve ilgili diğer dokümanlar oluşturularak gerekli kaynaklar sağlanmış, hizmet ile ilgili izleme ölçme faaliyetleri tanımlanmış, ilgili kayıtlar belirlenmiştir. 7. Destekleyici Dokümanlar; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu FSMVÜ Eğitim-Öğretim Süreçleri FSMVÜ Eğitim-Öğretim Talimatları FSMVÜ Bilimsel Araştırma Süreçleri FSMVÜ Uygulama-Hizmet Süreçleri FSMVÜ Akademik Takvim Hazırlama Talimatı FSMVÜ Kamu Hizmet Standartları FSMVÜ Kamu Hizmet Envanteri Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik 7.2 Paydaşlarla İlişkili Süreçler 7.2.1 Hizmete/Ürüne İlişkin Şartların Belirlenmesi Hizmete ilişkin gereklilikler ilgili mevzuatta belirlenmiş olup uygulanmaktadır. Destekleyici Dokümanlar; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu Türkiye Yükseköğretim Kurulu “Türkiye Yükseköğretim Yeterlilikler Çerçevesi” (TYYÇ) FSMVÜ Eğitim-Öğretim Süreçleri Sayfa 18/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI FSMVÜ Eğitim-Öğretim Talimatları FSMVÜ Bilimsel Araştırma Süreçleri FSMVÜ Uygulama-Hizmet Süreçleri FSMVÜ Yönetmelik, Yönerge ve Esaslar Listesi 7.2.2 Hizmete/Ürüne İlişkin Şartların Gözden Geçirilmesi FSMVÜ sunduğu hizmetlere ilişkin olarak ilgili mevzuat hükümleri dışında kendisinin belirleyebileceği şartları periyodik olarak gözden geçirmektedir. Gözden geçirme faaliyetleri, eğitim-öğretim alanında, program açma kapama önerilerini, yıllık kontenjan taleplerinin değerlendirilmesini, müfredat ile ilgili güncellemeleri, özel yetenek sınavı koşullarının belirlenmesini vb.; bilimsel araştırma alanında, proje kabul ve destek ölçütlerini; uygulamahizmet alanında, faaliyet gösterilecek kesim ve konuları içermektedir. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Bilimsel Araştırma Projeleri Süreci FSMVÜ Bilimsel Araştırma Projeleri Uygulama Yönergesi FSMVÜ Program/Bölüm/Anabilim Dalı/Anasanat Dalı Açma/Kapama Talimatı FSMVÜ Kontenjan Belirleme ve Onay Talimatı FSMVÜ Ders Müfredatı Gözden Geçirme ve Uygulama Talimatı Özel Yetenek Sınavları Talimatı 7.2.3 Paydaşlarla İletişim FSMVÜ, paydaşlarla iletişimini; internet sitesi, görüşmeler (yüz yüze, telefonla), resmi yazışmalar, elektronik posta, yerel ve ulusal basındaki yazılı ve görsel ilanlar, afiş, pankart, duyuru, seminer, toplantı vb. organizasyonlar, dilek ve öneri linki (http://kalite.fsm.edu.tr ) ile gerçekleştirmektedir. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Halkla İlişkiler ve Tanıtım Talimatı FSMVÜ Dilek ve Önerilerin Değerlendirilmesi Talimatı 7.3 Tasarım ve Geliştirme ISO 9000 Standardının 7.3 maddesi ve alt maddeleri kapsam dışı bırakılmıştır. 7.4 Satın Alma 7.4.1 Satın Alma Süreci FSMVÜ, satın alma sürecini ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak oluşturmuş olup satın almaya ilişkin faaliyetler bu süreç doğrultusunda yapılmaktadır. Sayfa 19/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Satınalma ve İhale Yönetmeliği FSMVÜ Satın Alma Süreci 7.4.2 Satın Alma Bilgisi FSMVÜ, satın alma sürecine uygun olarak teklif çağrısı ve ihale öncesinde eğer gerekiyor ise ürün/hizmet ile ilgili teknik şartname hazırlamaktadır. İhale ile ilgili komisyonlar teknik şartnamenin hazırlanmasında sorumluluk taşırlar. Satın alma öncesi oluşturulan teknik şartname vb. ile satın alma süreci aşağıdaki şartları içermektedir; a) Hizmet/ürün onayı, prosedürler, süreç ve donanımlar için şartları, b) Hizmet sağlayıcı personelin niteliği için şartları, c) Kalite yönetim sistemi şartları Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Satınalma ve İhale Yönetmeliği FSMVÜ Satın Alma Süreci 7.4.3 Satın Alınan Hizmetin/Ürünün Doğrulanması FSMVÜ, ilgili mevzuat uyarınca satın alınan ürünün teslim alınması ve doğrulanması amacıyla Muayene ve Kabul Komisyonları oluşturmuştur. Satın alınan ürün bu komisyonlar tarafından muayene edilerek şartnameye uygun bulunması halinde teslim alınır. Ürünün şartnameye uygun bulunmaması halinde sözleşme fesh edilir. Destekleyici Dokümanlar FSMVÜ Satınalma ve İhale Yönetmeliği FSMVÜ Satın Alma Süreci Muayene ve Kabul Tutanağı 7.5 Hizmetin/Ürünün Sunumu 7.5.1 Hizmet/Ürün Sunumunun Kontrolü FSMVÜ, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve toplumsal hizmet sunumu ile ilgili süreçlerini yasal şartlar doğrultusunda tanımlamış, dokümante etmiş olup ölçme-izleme ve değerlendirmesini yapmaktadır. Bu çerçevede; a) Hizmetin özelliklerini tanımlayan bilgiler ilgili kanun, yönetmelik, yönerge ve süreçlerde tanımlanmıştır. b) Süreçleri desteklemesi amacıyla çeşitli talimatlar hazırlanmıştır. c) Bu hizmetlerin gerçekleştirilmesi esnasında elverişli donanımın kullanılması sağlanmıştır. d) Eğitim-öğretim hizmetinde, derslere devam, sınavlar, notlar, ders/öğretim elemanı değerlendirmeleri, öğrenci memnuniyetinin ölçülmesi vb. dokümanları; bilimsel araştırma hizmetinde, birim faaliyet raporları, akademik yayınlar, Proje Yönetim Merkezi kayıtları vb. dokümanları kullanmaktadır. e) İzleme ve ölçme faaliyetleri d maddesinde belirtilen donanımlar ile uygulanmaktadır. Sayfa 20/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI f) Hizmetin tamamlanması, eğitim-öğretim hizmetinde, öğrencinin ilişik kesmesi veya diploma alması; bilimsel araştırma hizmetinde araştırma sonuçlarının raporlanması ve/veya yayınlanması; toplumsal hizmette deney/danışmanlık raporlarının, sertifikaların teslim edilmesi ile gerçekleşir. Hizmetin tamamlanmasından sonraki takip faaliyetleri, eğitimöğretim hizmetinde oluşturulacak mezunlar derneği; bilimsel araştırma hizmetinde yayınlara yapılan atıflar; toplumsal hizmette ise geri bildirimler (dilek ve öneri sistemi vb) aracılığıyla gerçekleştirilmektedir. Destekleyici Dokümanlar FSMVÜ Eğitim-Öğretim Süreçleri FSMVÜ Eğitim-Öğretim Talimatları FSMVÜ Bilimsel Araştırma Süreçleri FSMVÜ Uygulama-Hizmet Süreçleri FSMVÜ İdari-Destek Süreçleri FSMVÜ Eğitim-Öğretim Yönetmelikleri FSMVÜ Sınıf Yoklama Listesi FSMVÜ Sınav Sonuç Çizelgesi FSMVÜ Öğrenci Memnuniyet Anketi FSMVÜ Öğretim Elemanı Faaliyet Raporu 7.5.2 Hizmet/Ürün Sunumu İçin Süreçlerin Geçerliliği FSMVÜ’nün kalite yönetim sistemi kapsamında uyguladığı tüm süreçlerin çıktıları kurumun sorumluluğu dahilinde ölçülmekte ve izlenmektedir. Süreç çıktıları (eğitim-öğretimde mezun öğrenciler gibi) kurumun sorumluluğu dışına çıktıktan sonra gözden geçirilmesi ve onaylanması için tanımlanmış süreç ve kriter bulunmamaktadır. Bu nedenle bu madde kapsam dışı bırakılmıştır. 7.5.3 Tanımlama ve İzlenebilirlik FSMVÜ, eğitim-öğretim hizmetinde; öğrencilerini öğrenci numarası ve program adı ile bilimsel araştırma hizmetinde; proje kodu ve numarası ile toplumsal hizmette ise; sertifika numarası ve resmi evrak numarası ile tanımlar ve izler. 7.5.4 Paydaş Mülkiyeti Eğitim-öğretim hizmetinden yararlanan öğrencilere ait sınav kâğıtları, sınav notları, projeler, staj dosyaları, orta öğretim diplomaları ve ilgili diğer dokümanları Kayıtların Kontrolü Prosedürü ile kontrol altına alınmaktadır. Kampüs giriş çıkışlarında ve ilgili alanlarda ziyaretçilerin kimlikleri belirli süreler için kurum Özel Güvenlik Birimi tarafından emanete alınır ve kayıtları tutulur. Sayfa 21/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI Destekleyici Dokümanlar; Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standard Dosya Planı Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik FSMVÜ Arşiv Yönergesi Kayıtların Kontrolü Prosedürü 7.5.5 Hizmetin/Ürünün Muhafazası FSMVÜ temel olarak hizmet üretimi gerçekleştirdiği için herhangi bir muhafaza gereği yoktur. 7.6 İzleme ve Ölçme Donanımının Kontrolü FSMVÜ’ de eğitim-öğretim hizmetinde izleme ve ölçme aracı olarak yazılı ve sözlü sınav, tez, proje, anket kullanılır. Optik okuyucu ile laboratuvar cihazları izleme ve ölçme donanımı olarak kullanılır. Bu araçların ve donanımların kontrolü eğitim verilen alana ilişkin yönetmelikler ve mevzuat dâhilinde; donanım alanında da sorumlu akreditasyon kurumlarının belirlediği ölçütler ve donanımın kataloğunda belirtilen bilgiler temelinde yapılır. Araştırma-geliştirme alanında izleme ve ölçme, ilgili hakem kurulları tarafından gerçekleştirilir. Toplumsal hizmette ise izleme ve ölçme memnuniyet anketleri vasıtası ile yapılır. Kurumda bulunan donanımlar eğitim-öğretim amaçlı kullanıldığı için ölçümleme (kalibrasyon) zorunluluğu kapsamı dışında tutulur. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Bilimsel Araştırma Projeleri Destek Süreci FSMVÜ Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmelikleri 8. ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME 8.1 Genel FSMVÜ; a) Eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve toplumsal hizmet sunumunun uygunluğunu göstermek, b) Kalite yönetim sisteminin uygunluğunu güvence altına almak, c) Kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek, amacıyla Veri Analizi Talimatı’nı hazırlamış ve uygulamaya koymuştur. Ölçme ve iyileştirmeye ilişkin önlemlere ilgili başlıklar altında yer verilmiştir. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Veri Analizi Talimatı Sayfa 22/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI 8.2 İzleme ve Ölçme 8.2.1 Paydaş Memnuniyeti FSMVÜ, paydaş şartlarının karşılanıp karşılanmadığını belirli aralıklarla yapılan memnuniyet anketi uygulaması ile izlemekte, anketlerden elde edilen sonuçları analiz etmekte ve analiz sonuçlarına göre birim ve kurum iyileştirme planlarını oluşturmaktadır. Ayrıca internet sayfasında yer alan Kalite Yönetim Sistemi Dilek ve Öneri Formu (http://kalite.fsm.edu.tr) ve aracılığıyla iletilen dilek, görüş ve öneriler, Dilek ve Önerilerin Değerlendirilmesi Talimatı doğrultusunda değerlendirilmektedir. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Akademik Personel Memnuniyet Anketi FSMVÜ Dış Paydas Memnuniyet Anketi FSMVÜ İdari Personel Memnuniyet Anketi FSMVÜ Ögrenci Ders Degerlendirme Anketi FSMVÜ Ögrenci Memnuniyet Anketi FSMVÜ Veri Analizi Talimati FSMVÜ Dilek ve Önerilerin Değerlendirilmesi Talimati 8.2.2 İç Tetkik FSMVÜ Kalite Yönetim Sisteminin hizmet gerçekleştirme için planlanmış düzenlemelere ve ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uyup uymadığını, sistemin etkin olarak uygulanıp uygulanmadığını ve sürekliliğinin sağlanıp sağlanmadığını belirlemek ve gerekli önlemleri almak amacıyla İç Tetkik Prosedürü hazırlamış ve uygulamaya koymuştur. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ İç Tetkik Prosedürü 8.2.3 Süreçlerin İzlenmesi ve Ölçülmesi FSMVÜ, belirlemiş olduğu tüm süreçlerin izlenmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için performans kriterlerini belirlemiş ve Süreç Etkinlik Değerlendirme Tablosu’nda özetlemiştir. Süreç Etkinlik Değerlendirme Tablosu ile planlanan sonuçlara ulaşılıp ulaşılamadığı tespit edilerek, süreçlerin planlanan çıktıları vermemeleri durumunda, Süreç Sorumluları Tablosu’nda belirtilen sorumlular tarafından İç Tetkik Prosedürü, Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü ve Yönetim Gözden Geçirmesi Prosedürü dikkate alınarak gerekli iyileştirmeler yapılır. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ İç Tetkik Prosedürü FSMVÜ YGG Prosedürü FSMVÜ Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü http://kalite.fsm.edu.tr sistemi Sayfa 23/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI FSMVÜ Süreç Etkileşim Tablosu FSMVÜ Süreç Etkinlik Değerlendirme Tablosu FSMVÜ Süreç Sorumluları Tablosu 8.2.4 Hizmetin/Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi FSMVÜ, eğitim-öğretim ve bilimsel araştırma hizmetinin izlenmesi ve ölçülmesini ilgili mevzuat ve süreç uyarınca yapmaktadır. Toplumsal hizmetin izlenmesi ve ölçülmesi ise Dış Paydaş Memnuniyet Anketi aracılığıyla yapılmaktadır. Hizmetin izlenmesi ve ölçülmesine ilişkin kayıtlar, paydaşa sunulan hizmetten sorumlu kişi/kişileri (Süreç Sorumluları Tablosu) göstermektedir. İlgili paydaşın istekleri göz önünde bulundurularak, hizmeti sunmaktan sorumlu yetkilinin onayı olmadıkça ve planlanan düzenlemeler tatmin edici ölçüde tamamlanmadıkça, hizmet sunumu gerçekleştirilmemektedir. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Eğitim-Öğretim Süreçleri FSMVÜ Eğitim-Öğretim Talimatları FSMVÜ Bilimsel Araştırma Süreçleri FSMVÜ Bilimsel Araştırma Projeleri Uygulama Yönergesi FSMVÜ Uygulama-Hizmet Süreçleri FSMVÜ Yönetmelik, Yönerge ve Esasları Listesi FSMVÜ Süreç Sorumluları Tablosu FSMVÜ Memnuniyet Anketleri 8.3 Uygun Olmayan Hizmetin/Ürünün Kontrolü FSMVÜ, uygun olmayan hizmetin/ürünün kontrolünü sağlamak için Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürünü oluşturmuş ve uygulamaktadır. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü 8.4 Veri Analizi FSMVÜ; a) Paydaş memnuniyeti, b) Hizmet/ürün şartlarına uygunluk, c) Önleyici faaliyet için fırsatlar dâhil süreçlerin ve hizmetin özellikleri ve gidişatı, d) Tedarikçiler, ile ilgili verilerin analizi için Veri Analizi Talimatını hazırlamış ve uygulamaktadır. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Veri Analizi Talimatı Sayfa 24/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016 FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ KALİTE EL KİTABI 8.5 İyileştirme 8.5.1 Sürekli İyileştirme FSMVÜ, kalite politikasını, kalite hedeflerini, iç tetkik sonuçlarını, veri analizlerini, Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü, Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü ve Toplantı Raporları çerçevesinde değerlendirerek, Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmektedir. Destekleyici Dokümanlar; FSMVÜ Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü FSMVÜ Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü FSMVÜ Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı Raporları 8.5.2 Düzeltici Faaliyet FSMVÜ, uygunsuzlukların nedenlerini gidermek ve tekrarlarını önlemek amacı ile karşılaşılan uygunsuzlukların etkilerine uygun düzeltici faaliyetlerde bulunmak üzere, Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürünü oluşturmuş ve uygulamaktadır. Destekleyici Dokümanlar FSMVÜ Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü 8.5.3 Önleyici Faaliyet FSMVÜ, potansiyel uygunsuzlukların oluşmasını önlemek amacı ile söz konusu uygunsuzlukların nedenlerini gidermek üzere önleyici faaliyetleri, Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü çerçevesinde belirlemekte ve yerine getirmektedir. Destekleyici Dokümanlar FSMVÜ Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü Sayfa 25/25 FSMVÜ.KEK-001/00 Yayın Tarihi:01/10/2016
