ameliyat öncesi sarf malzeme hazırlıklarının paket olarak

AMELİYAT ÖNCESİ SARF MALZEME HAZIRLIKLARININ PAKET OLARAK DÜZENLENMESİ
VE OTOMATİZE İSTEM SİSTEMİNİN ETKİNLİĞİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ
*Gönül ESER METE **Sibel YILDIRIM ***Buket ÇİĞDEM ****Zerrin Kaya
*Acıbadem Kadıköy Hastanesi Ameliyathane Ekip Lideri
** Acıbadem Kadıköy Hastanesi Ameliyathane Klinik Eğitim Hemşiresi
*** Acıbadem Kadıköy Hastanesi Ameliyathane Hemşiresi
****Acıbadem Kadıköy Ameliyathane Sorumlu Hemşiresi
Giriş
Günümüz hastanelerinde hizmet sunumu sırasında tüm süreçlerde binlerce kalem malzeme
kullanılmaktadır. Çoğu hayati öneme sahip olan bu malzemelerin istenilen yerde, arzu edilen miktarda
ve zamanında hazır olması için yapılan çalışmalar malzeme yönetiminin uğraşı alanını oluşturmaktadır.
Teşhis ve tedavi sürecinde kullanılan bu malzemelerin ihtiyaç tesbitinin zamanında yapılması, iyi
koşullarda edinilmesi, ihtiyaç duyulan birime çıkışının yapılması, hizmetlerin faturaya yansımasının
sağlanması, hastane yönetiminin önemli işlevlerindendir. Ameliyathanelerde, sarf malzeme stok
kontrolünün düzenli olarak yapılamaması, sarf malzemenin çokluğu ve çeşitliliği, deponun fiziksel
alanının yetersizliği, depo yetkilisinin tüm sarf malzemeleri tanımaması gibi gerekçelerle otomatize
malzeme yönetimine ihtiyaç duyulmuştur.
Ameliyat hazırlığının ameliyat saatinden hemen önce yapılmasıyla farkedilen eksik malzemenin yerine
konması için yeterli sürenin olmaması ameliyathane süreçlerini olumsuz yönde etkileyen en büyük
sorunlardandır.Bu doğrultuda, minimum stok seviyesi, ambar fiziki alan, kayıp ve personel istihdamı
gibi düzenlemeler yapılarak ameliyathanelerin düzenli işleyişine maksimum katkı sağlanabilir.
Otomatize malzeme yönetiminin yararları arasında, ameliyathanede verilen hasta bakım kalitesinin
geliştirilmesi, zaman yönetimi, stresi azaltma, verimliliğin arttırılması, sağlık maliyetlerini azaltma,
güvenli kontrol ve dağıtımı sağlama gibi konulardan bahsedilebilir. Ayrıca bu sistem ameliyathane
hemşirelerine, istem yapmadan önce paket içeriğini görüp gerekiyorsa anında değişiklik yapma şansını
da vermektedir. Bu sisteme tanımlı olan tüm ameliyat paket içeriklerinin, yetki tanımlaması yapılmış
kişiler tarafından sürekli olarak güncellenmesi de sistemin eksiksiz olarak işlemesinde önemli rol
oynamaktadır.
Amaç
Ameliyat öncesi sarf malzeme hazırlıklarının paket olarak düzenlenerek, otomatize malzeme istem
sistemine geçiş sürecinin etkinliğinin değerlendirilmesidir.
Yöntem
Acıbadem Hastanesi ameliyathanesinde kayıtlar (hemşire toplantı tutanakları, yönetici hemşire aylık
faaliyet raporu, hekim memnuniyet anketleri) retrospektif olarak incelenmiş, 2005 yılı Ağustos-EylülEkim ve 2006 yılı Ocak-Şubat-Mart ayları arasında ameliyat öncesi sarf malzeme hazırlıklarının
zamanında, eksiksiz yapılamamasına bağlı oluşan sorunlar taranmıştır. Bu sorunları ortadan kaldırmak
ve daha kaliteli hizmet verebilmek için PUKÖ (Planla,Uygula,Kontrol Et,Önlem Al) çalışması yapılmasına
karar verilmiştir.
Çalışmalar otomatize malzeme yönetim sistemini oluşturmak için
ameliyathane hemşireleri tarafından bir çalışma grubu oluşturulmuştur. Bu çalışma grubunun içinde
tüm branş hemşireleri ve ekip lideri, klinik eğitim hemşiresi ve ameliyathane sorumlu hemşiresi yer
almıştır. Tüm branş ameliyatları için ayrı olarak sarf malzeme listeleri oluşturulmuş ve standardize
edilmiştir.Acıbadem Kadıköy Hastanesi ameliyathanesinde otomatize sarf malzeme yönetim sisteminin
pilot çalışma olarak başlatılmasına karar verilmiştir. Bu doğrultuda, tüm ameliyat sarf malzeme listeleri
Bilgi Sistemleri tarafından ‘Cerebral’e tanımlanmış ve ameliyathane hemşirelerinin gerektiğinde
güncelleyebileceği bir duruma getirilmiştir. Tıbbi sekreterin bilgisayarda güncellemiş olduğu ameliyat
randevu sistemi üzerinde ameliyathane hemşiresi vakayı seçerek vakanın daha önce tanımlanmış olan
paketini eklemektedir. Eklenen bu paket mail yolu ile ameliyathane depo yetkililerine otomatik olarak
gönderilmektedir. Maili alan yetkili kendisinin hazırlaması gereken tüm listeleri görerek her vaka için
hazırlıklarını yapmaktadır. Bu süreç ameliyat tarihinden 1 gün önce tamamlanmış olmakta ve depoda
eksikliği saptanan malzeme temin edilerek yerine hemen konmaktadır.
Bulgular
Acıbadem Hastanesi ameliyathanesinde 2005 yılı Ağustos-Eylül-Ekim aylarında sarf malzeme hazırlıkları
ile ilgili toplam 143 (%9.4) şikayetin meydana geldiği (Tablo1), 2006 yılı Ocak-Şubat-Mart aylarında
toplam 20 (%1) şikayetin meydana geldiği saptanmıştır (Tablo 2).Depo yetkilisi ve deneyimsiz
hemşirenin sarf malzemelerini tanımaması, ameliyatta kullanılan malzemelerin herhangi bir yerde
tanımlanmış olmamasından dolayı talep sırasında unutulan malzeme olması, malzemenin ameliyattan
hemen önce talep edilmesine bağlı oluşan zaman yetersizliği, talebin o anda karşılanamamasına bağlı
cerrahi ekibin bekletilmesi, bu bekleme esnasında oluşabilecek komplikasyonlar ve malzeme
çeşitliliğinin fazla olması nedeniyle eksik malzemenin farkedilmemesi gibi sorunlar şikayetlerin içeriğini
oluşturmuştur.
Tablo 1 : 2005 Yılı Sarf Malzeme Eksikliğine Bağlı Sorun Yaşanan Vaka Sayısının Dağılımı
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
9,30%
9,80%
9,20%
Ağustos
Eylül
Ekim
10%
0%
Tablo 2: 2006 Yılı Sarf Malzeme Eksikliğine Bağlı Sorun Yaşanan Vaka Sayısının Dağılımı
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
1,00%
0,80%
1,40%
Ocak
Şubat
Mart
Tartışma
Otomatize malzeme istem sisteminin içine, ameliyathane sarf malzeme deposunun yanısıra Merkezi
Sterilizasyon Ünitesi’nden telep edilen tüm cerrahi set/alet ve drapelerin de tanımlanması eklenerek, iş
gücü ve zaman kaybı önlenmiş ve verimliliğin arttırılması sağlanmıştır.Ameliyat hazırlıklarının ameliyat
tarihinden 1 gün önce yapılıyor olması cerrahi ekibin memnuniyetini ve hizmet kalitesini arttırmıştır.
Sonuç
Otomatize istem sistemi 2006 yılı ocak ayından itibaren kullanılmaya başlandığında sarf malzeme
yönetimi açısından etkin olduğu anlaşılmıştır. Bu sisteme tanımlı olan tüm ameliyat paket içeriklerinin
yetki tanımlaması yapılmış kişiler tarafından ihtiyaç halinde güncellenebilmesi sistemin eksiksiz olarak
işlemesinde önemli rol oynamaktadır. Acıbadem Kadıköy ameliyathanesinde başlatılan bu çalışmanın
kullanılmaya başlamasıyla sistem içindeki eksiklikler saptanarak giderilmiştir. Bu eksiklikler giderildikten
sonra tüm ASG (Acıbadem Sağlık Grubu) ameliyathanelerinde kullanılmaya başlanmıştır.
Kaynak
1. Odacıoğlu, Y. (2005) Hastanelerde Malzeme Yönetimi. III.Ulusal Sağlık Kuruluşları Yönetimi
Kongresi www.kalite.saglik.gov.tr/sunumlar/malzeme.htm Erişim tarihi:15/06/07.
2. Ozdemir, A. (2005) Sağlık Hizmetlerinde Malzeme Yönetimi Erişim tarihi:18/06/2007
www.absaglik.com/belge.htm