EgeYapı Group Office 365 ile müşteri problem çözüm
advertisement
Bulut Çözümü EgeYapı Group Office 365 ile müşteri problem çözüm sürelerini kısalttı, müşteri memnuniyetini artırdı ve en çok müşteri referansı ile satış yapan firmalar arasına girdi Durum Mail sisteminde kayıplar oluyordu. Seyahatler yüzünden yöneticiler toplantılara katılamıyor ve iletişim problemleri yaşanıyordu. Ortak kullanılan dosyalara erişimde sıkıntı yaşanıyordu. Şirket süreçleri kağıt üzerinde işlediği için zaman ve maliyet kaybı yaşanıyordu. 35 yıllık tecrübenin tek çatı altında toplanmasıyla oluşturulan EgeYapı Group, ulusal ve uluslararası deneyimi ile Türk inşaat sektörünün öncü firmaları arasında yer almaktadır. EgeYapı Group yurt içi ve yurt dışında yaklaşık 1.000.000 m² alanı kapsayan birçok konut, ofis, alışveriş merkezi ve eğitim kurumu gibi projelerin müteahhitlik ve gayrimenkul geliştirme işlerini başarı ile gerçekleştirmiştir. Firma teknolojilik gelişimlere ve yaklaşımlara son derece önem veren ve yakından takip eden düşünce tarzını kendisine prensip edinmiştir. Çözüm Microsoft Office 365 çözümü ile sağlıklı işleyen bir mail iletişim altyapısına kavuşuldu. Kullanıcılar konum ve cihaz bağımsız maillerine erişebiliyor ve bu sayede iletişim kalitesi arttı. Süreçler elektronik ortama taşınıyor. OneDrive’daki ortak dosyalara güvenli bir şekilde erişiliyor. Yazılım ve Hizmetler Office 365 SharePoint Exchange Lync OneDrive Ümit Seyhan (PeakUp Bulut Altyapı Danışmanı), Ezgi Can (PeakUp Bulut Altyapı Takım Lideri), Erkan Şahin (Ege Yapı Bilgi Teknolojileri Yönetmeni), Buket Şerefli (Microsoft İş Ortağı Yöneticisi), Ahmet Toprakçı (PeakUp Genel Müdürü), Erdem Tüccar (Ege Yapı Bilgi İşlem Uzmanı) Bulut çözümüne geçmeden önce grup bünyesinde Microsoft dışında kullanılmış olan mail sistemi yapısı hedeflenen ve ihtiyaç duyulan amaçlara uygun hizmet vermemekteydi. Kullanıcılar mail sisteminin oluşturduğu aksaklıklar sebebiyle günlük çalışmalarında ve e-posta transferinde sorunlar yaşıyor, kurumsal mail sistemine istedikleri her an konum ve bilgisayar bağımsız erişim sağlayamıyorlardı. Mail sunucusunun arşivleme yapısının stabil çalışmaması donanım arızaları network sorunları ve kullanıcı bazlı hatalar nedeniyle mail kayıpları meydana geliyor, geriye dönük mail datalarına erişimlerde sorunlar yaşanmaktaydı. Kullanıcılar doküman erişimi ve paylaşımı kapsamında sorunlar yaşıyor ve istenilen bilgilere zamanında hızlı erişim sağlanamıyordu. Günlük iş süreçleri sebebiyle yurt içi ve yurt dışı seyahat halinde olan teknik, idari ve satış kadroları şirket içi toplantılara katılamıyor ve bu durum ciddi iletişim sıkıntılarına sebep oluyordu. EgeYapı Group’un faaliyette olduğu İstanbul ve Samsun’da 6 lokasyon arası fiziksel network bağlantıları yapılmış olup küçük lokasyonlar harici kullanıcılar Microsoft Active Directory Domain merkezi yönetim sistemi ile yetkilendirmeler dahilinde kimlik doğrulaması yaparak sisteme erişim sağlıyorlardı. Kullanıcılar şirket dokümanlarına firma içi konumlandırılan dosya sunucuları üzerinden erişmekte ancak bu durum uzak lokasyon kullanıcıları için erişim sıkıntıları meydana getiriyordu. Şirket dokümanlarına bulundukları herhangi bir lokasyondan erişim sağlayamıyorlardı. Microsoft harici kullanılan pop3 mail sistemi kullanıcılar için uzaktan erişim problemleri oluşturuyor ve bilgisayarlarında tuttukları mail pst dosyaları kapasite aşımı sebebiyle sorunlar meydana getiriyordu. Hatta onarılamayan mail pst. dosyalarında mail kayıpları meydana geliyordu. Kullanıcılar şirket içi takvim bilgilerini diğer çalışan arkadaşlarla paylaşamıyor, şirket çalışanları genel email adres listesine erişemiyorlardı. Şirket içi form onay otomasyon süreci kağıt ortamı üzerinden işliyor ve bu durum zaman ve maliyet kayıplarına sebep oluyordu. Microsoft Office yazılımlarının son sürüm güncelleme maliyetleri açısından da sorunlar yaşanıyordu. EgeYapı Bilgi Teknolojileri Yönetmeni Erkan Şahin, proje ile ilgili hedeflerini şu şekilde özetliyor: “Kullanıcıların istedikleri her an bilgisayarlarından mobil ve tablet cihazlarından veya internet ortamı olan herhangi bir konumdan maillerine, geçmişe yönelik mail arşiv bilgilerine ve şirket doküman kütüphanelerine erişmesi bizim için son derece önemliydi. Mobiliteyi arttırarak kullanıcıların lokasyon bağımsız çalışmalarını istiyorduk. Mevcutta kağıt ortamı üzerinden ilerleyen departmanlar arası iş akış onay form süreçlerini elektronik ortam üzerinden işletilmesini söz konusu onay akış yapısının mail sistemi ile entegre bir biçimde çalışarak ilgili kadroların onay sürecine dahil olmalarını hedefledik. Sanırım en temel ihtiyacımızın Ege Yapı Group bünyesi çalışan ve yönetici kadrolarının iletişim kalitesini yükseltmek mevcut ve geçmişe dönük email verilerine şirket doküman kütüphanelerine zamanında hızlı erişimini sağlamak olduğunu söyleyebiliriz.“ Çözüm Biz bu projeye başlamadan önce bulut bilişim ile ilgili olarak hizmet veren çeşitli firmalar ile değerlendirme toplantıları gerçekleştirdik. Ve aralarından bu konuda ki en deneyimli ve tecrübeli olduğuna inandığımız PeakUp firmasını tercih ettik. PeakUp, inşaat sektörü deneyimi olan alanında son derece tecrübeli ve bulut mimarisini iyi anlamış doğru uygulayan ve uygulatan bir firma. Proje kapsamında doğru planlama ve doğru proje yönetimi biçimini benimsemiş hatasız çalışan bir kurum. Tüm çalışma ekibine ve PeakUp Genel Müdürü Ahmet Toprakçı Bey‘e sizin nezdinizde teşekkür ediyor başarılarının devamını diliyorum. Erkan Şahin Ege Yapı Bilgi Teknolojileri Yönetmeni Günümüzün teknolojik gelişmelerinin gündeminde yer alan bulut yapı mimarisini uzun süredir takip etmekte olan EgeYapı Group bulutun firmalarına sağlayacağı katma değeri yaratacağını araştırırken Microsoft ‘un Bulut Bilişim çözümü olan Microsoft Office 365 yapısı ile tanıştı. Bulutun donanım, yazılım ve lisanslama maliyetleri üzerinde ve aynı zaman da operasyonel ve yönetimsel süreçlerde tasarruf sağlayacağına karar verildi. Bulut bilişim iletişim sistemi ile birden fazla ihtiyaca yönelik ortak bir platform üzerinden hizmet verilmesi hedefleniyordu. Microsoft harici bulut bilişim çözümü sunan diğer firmalar da inceledikten sonra sadece Microsoft’un sağlamış olduğu teknolojik avantajların diğer bulut bilişim sağlayacılarına göre EgeYapı Group’un hedefleriyle daha çok örtüştüğü ortaya çıktı. Office 365’te Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Microsoft Lync, OneDrive ve Microsoft Office yazılım platformlarının tek bir pakette birleştirilip sunuluyor olması başlıca tercih nedeni oldu. Normalde firma bünyenizde söz konusu yapıları kullanılması için ayrı donanım, yazılım ve barındırma maliyetlerini peşin ödemek gerekirken Office 365 ile kullandığın kadarını öde lisans politikasıyla gereksiz lisanslama ve kullanım dışı atıl lisans durumunu ortadan kalkmış oldu. Aynı zamanda söz konusu yapıları şirket içi veri merkezinde barındırmanın oluşturacağı güvenlik risklerinde kurtulundu. Office 365 ile güncel kalma garantisiyle her yazılımın en güncel sürümü kullanılabiliyor. Faydalar EgeYapı Group Office 365 ile gelen Microsoft Exchange 2013 hizmeti ile sağlıklı mail iletişimine kavuştu. Kullanıcılar istedikleri her elektronik ortamdan konum ve cihaz bağımsız (mobil, tablet, PC, notebook vb.) mail sistemine kendilerine verilen kullanıcı adı ve şifrelerle kimlik doğrulaması yaparak bağlanabiliyor ve bu durum şirket içi iletişim kalite seviyesini arttırdı. Daha önceki mail sisteminde yaşanan mail data kayıplarından kaynaklanan sorunlar unutuldu. Exchange’in sunduğu mail arşivleme sistemi sayesinde kullanıcılar geçmişe dönük mail datalarına sorunsuz bir şekilde erişim sağlıyor ve organizasyon içi takvim ve görev paylaşımı gerçekleştiriyorlar. Aynı zamanda Exchange Mail organizasyon adres listesi sayesinde kullanıcılar mail kullanıcı adres bilgilerine ve profil bilgilerine erişim sağlayabiliyorlar. Seyahat halinde olan kişiler mobil ve tablet cihazları üzerinden mail sistemine gerçek zamanlı senkronize bir şekilde erişebiliyor. İnternet ortamı olan her yerden erişim sağlanabilen Exchange’in kolay yönetim konsolu sayesinde mail işlemleri çok kolaylaştı. Mail sistemi üzerinde oluşabilecek tehdit ve güvenlik risklerini optimize edildi. İnternet üzerinden işlenen suçlarla mücadele kapsamında 5651 sayılı yasa gereği şirket mail log datalarının her an raporlanabilir olması zorunludur. Office 365 bu ihtiyaca sorunsuz cevap vermektedir. Uygulanan mail kuralları sayesinde kuruma ait ticari sır niteliği taşıyan bilgilerin şirket personeli tarafından paylaşılması engellenmiştir. PeakUp, teknolojik kalkınmayı amaç edinmiş, güncel teknolojileri tecrübesi ile yaygınlaştıran, tamamen yerli sermaye ile kurulmuş; Bulut Bilişim, IT Danışmanlık Süreçleri ve Eğitimleri, Bilişim Sektörüne Özel İnsan Kaynakları Danışmanlığı alanlarında çözüm odaklı çalışan bir teknoloji şirketidir. Türkiye’nin ilk Bulut Bilişim Entegrasyon firması olan PeakUp, Microsoft tarafından “En İyi Bulut Bilişim İş Ortağı” olarak ödüllendirilmiştir. PeakUp 60.000 kullanıcıya kadar ulaşan geçiş projeleri ile Office 365 konusundaki yetkinliğini kanıtlamıştır. PeakUp Public ve Private Cloud alanlarında özelleşmiş teknik ekibi ile Türkiye’de öne çıkan “Bulut” projelerinde yer almaktadır. Microsoft SharePoint ile şirket içi intranet portal yapısı oluşturulması hedefleniyor. Oluşturulacak portal yapısı ile birlikte grup çalışanları firmaya ait kalite yönetim sistemi bilgilerine, şirket kültürü dokümantasyon arşivine ve buna benzer bilgilere portal üzerinden lokasyon bağımsız erişim sağlayacaklar. Kağıt üzerinde yönetilen günlük iş süreçlerinde kullanılan formlar (avans talep, satınalma talep izin talep vb.) SharePoint intranet portal yapısı üzerine aktarılarak elektronik ortam üzerinden onay akışlarının çalıştırılması hedefleniyor. Lync çözümü görsel ve yazılı anlık iletişim ihtiyaçlarına cevap oldu. Anlık cevap alınması gereken sorular için Lync kullanımı iletişim hızını artırdı. Grup içi ve dışı görüntülü konferans sistemi sayesinde çalışanlar zaman ve mekandan bağınmsız herhangi bir elektronik ortam üzerinden (mobil cihaz, tablet, bilgisayar) katılabiliyor. Lync e-mail sistemi ile senkronize çalıştığından Lync üzerinden yapılan görüşmeler mail sistemimizde otomatik olarak saklanıyor. Office 365 ile Microsoft Office lisansları paket içinde kullanıcıların kullanımına sunduğu için yazılım lisanslama problemleri tamamen ortadan kalkmış oldu. Her kullanıcı için Office yazılımını mobil cihazlarda dahil olmak üzere 5 fiziksel ortama kurulabiliyor. Kullanılmayan kullanıcı lisansları iptal edilebiliyor. Aynı zamanda yeni çıkan sürümler için güncelleme maliyeti oluşturmadan altyapı güncellenebiliyor. Office 365 içinde gelen OneDrive ile daha önceden mail ile gönderiminde sorun yaşanılan ve sektör açısından her zaman sorun teşkil eden yüksek boyutlu proje çizim dosyaları, görselleri, sözleşmeleri ve ihale dosyaları sorunsuz bir şekilde güvenli olarak paylaşımaya başlandı. Microsoft’un bulut bilişim yapısı sayesinde işletme, operasyon ve kaynak maliyetlerinde %15 oranında bir tasarruf sağlandı. Çalışanlar arası iletişim kalite seviyesi yükseldi. Hızlı ve güvenli iletişim sayesinde günün her saatinde iş süreçlerinde de hızlı geri dönüşler sağlandı. Ofis içi ve dışındaki sorunsuz hızlı iş aktarımı, bilgi paylaşımı, müşteri geri dönüşleri ve problemlerin çözüm süresini kısalttı. Bu hızlı aksiyonlar sayesinde müşteri memnuniyeti arttı. Bu artış EgeYapı Group’un referanslı müşteri kazanmasına büyük ölçüde katkı sağladı. Gayrimenkul sektöründe en çok müşteri referansı ile satış yapan şirketler arasına girdi. Projenin bir sonraki aşamasında grubun veri merkezinde konumlandırılmış olan kritik düzeydeki sunucuların bulut mimarisi üzerine taşınıp hizmet vermeleri hedeflenmekte.
