Arasınav Slaytları - Z. Ferhan Aydoğan

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ
Z. Ferhan Aydoğan
Yönetim ve Yönetici
 Belirli birtakım amaçlara ulaşmak için başta insan olmak
üzere, parasal kaynakları, araç-gereçleri, hammaddeleri ve
zaman faktörünü birbiriyle uyumlu ve etkin kullanmaya
olanak verecek kararları alma ve bunları uygulatma
süreçlerinin toplamına yönetim denir.
 Yönetici yönetimin temel ilkelerini (Henry Fayol1) ve
işlevlerini iyi bilmeli, organizasyonu, çevresini ve çalışanlarını
çok iyi tanımalı, kaynakları amaç ve hedefler doğrultusunda
iyi kullanabilmelidir.
1Henri
Fayol, 1841 yılında İstanbulda dünyaya gelmiş ve "yönetim" konusunda ilk teorik çalışmaları
yapan kişilerden birisidir. Çalışmaları sırasında elde ettiği tecrübelere dayanarak yöneticiler için 14
temel prensip içeren bir liste hazırlamıştır. Bu liste günümüzde modern yönetimin temelleri
(işlevleri) olarak 4 maddeye indirilmiştir.
2
6 Nisan 2017
Yönetimin İlkeleri (Fayol)
1. İş Bölümü: Uzmanlaşma, deneyim, verim
2. Yönetim (Hedef) Birliği: Ortak amaç, tek elden
yönetim
3. Merkezileşme: Yetkiler tek elde
4. Yetki ve Sorumluluk: Yetki ve sorumluluk aynı
kişide
5. Hiyerarşi: Emir-komuta zinciri, iletişim (dikeyyatay)
6. Kumanda Birliği: Tek bir yöneticiye bağlı olma
7. Disiplin: Davranış biçimi, itaat, saygı, çalışkanlık
8. Hakkaniyet: Çalışanlara eşit davranma
3
6 Nisan 2017
Yönetimin İlkeleri (devam)
9. Genel çıkarların üstünlüğü: Örgüt çıkarlarının birey
çıkarlarından önde tutulması
10. Çalışanların ödüllendirilmesi: Motivasyon,
sorumluluk ve yetenekle uyumlu, teşvik edici
ücretlendirme
11. Düzen: Uygun pozisyon, doğru kişi-doğru yerde,
malzeme düzeni
12. Personelin devamlılığı ve denge: Tutarlı personel
politikası, işten ayrılmaların en aza indirilmesi
13. Girişim: Girişime ve gelişmeye açık olma, astlara fırsat
tanıma, yetki verme
14. Takım ruhu: Birlik ve dayanışma, aidiyet
4
6 Nisan 2017
Yönetimin İşlevleri
(Henry Fayol)




Planlama
Organizasyon
Yönlendirme
Kontrol
5
6 Nisan 2017
Çevre Faktörleri
(parametreler-değişmezler)
 Siyasal
 Ekonomik
 Kültürel
6
6 Nisan 2017
 Sağlıklı bir yönetim süreci yöneticinin
organizasyonu çok iyi tanıması ve
organizasyonun tüm işlevleri hakkında tam
ve doğru bilgi sahibi olmasıyla mümkündür.
 Bilgi yöneticinin karar almaya yönelik olarak
kullandığı veriler topluluğudur.
 Bu bilgiler organizasyon içi ve dışı
kaynaklardan sağlanmaktadır.
7
6 Nisan 2017
Organizasyonda gereksinim duyulan bilginin türü, yapısı
ve içeriği bu bilgiyi kullanan yöneticinin pozisyonuna göre
farklılık gösterir.
 Alt kademelerdeki yürütmeden sorumlu yöneticiler bilgi
yürütme ile ilgili günlük (rutin) kararlar için gereklidir.
 Orta kademe ve özellikle üst kademe yöneticiler için
bilgi uzun dönemli kararları almak ve politikalar
oluşturmak için gereklidir.
8
6 Nisan 2017
Yönetim Bilgi Sistemi Kavramı
 YBS bilgisayarların yönetim sürecinde kullanılmaya başlanmasıyla
ortaya çıkan bir kavramdır, YBS nin görevi farklı yönetim
kademelerindeki yöneticilere gereksinim duydukları bilgiyi
sağlamaktır.
YBS, bir organizasyonda kararların daha etkili ve verimli alınmasını
ve organizasyonun tüm kademelerindeki yönetim işlevlerinin en üst
seviyede gerçekleştirilmesini sağlamak amacıyla gereksinim
duyulan veriyi toplayan, işleyerek bilgiye dönüştüren, depolayan ve
gerekli yerlere ileten insan-makine uyumlu bütünleşik bir sistemdir.
9
6 Nisan 2017
Toplumların ve YBS nin tarihsel
gelişimi
 İlkel toplumlar
 Tarım toplumları (MÖ 8000 – MS 1750)
 Quipus (İnkalar)
 Çift dizgeli muhasebe kayıt sistemi (İtalya)
 Ticari raporlama ağları (Almanya)
 Endüstri toplumu (Buhar Makinesi)
 Bilgi toplumu (Bilgisayar)
10
6 Nisan 2017
11
6 Nisan 2017
Tarım ve Endüstri toplumunu belirleyen
özellikler
Tarım Toplumu
Endüstri Toplumu
Enerji
İnsan/hayvan gücü, su,
rüzgar
Kömür, gaz , petrol
Teknoloji
Vinç, kaldıraç, pres
Fabrikalar, montaj hattı
Aile yapısı
Toprağa bağlı geniş aile
Fabrikalarda çalışan
çekirdek aile
Eğitim
Az, önemli değil
Çok önemli
Kurumsallaşma Yok
Tüzel kişilik, sınırlı
sorumluluk
İletişim
Kitle iletişim araçları
Basit bilgi alış verişi
12
Bilgi Toplumu
 YBS kavram olarak 1958’de ortaya çıkmakla birlikte,
esas olarak 1960’lı yılların sonunda kullanılmaya
başlandı.
 1970’li yıllara kadar YBS’nin rolü kayıt işleme, saklama
ve muhasebe uygulamalarıyla sınırlıydı.
 1970’lerde bilgisayarların küçülmesi ve hızlarının
artması ile birlikte YBS’nin de gelişimi hızlandı.
13
6 Nisan 2017
Çağdaş bilgisayarların tarihi 4 döneme ayrılarak incelenir.
 1. Kuşak (1950-1958): Lambalı teknolojiye dayanan Eniac1
benzeri çok büyük aygıtlar. Çok hacımlı, etraflarına çok
fazla ısı yayan, orta düzey yazılım dili kullanan bilgisayarlar.
Kullanım alanları muhasebe ve envanter işleri.
 2. Kuşak (1958-1964): Transistör kullanan bilgisayarlar.
Hacım küçüldü, ısı yayımı azaldı, işlem kapasitesi arttı.
Fortran ve Cobol dillerini kullanıyor.
 3. Kuşak (1965-1971): Transistör yerine entegre
devreler kullanan bilgisayarlar. Bu dönemde bilgisayarları
kendi aralarında iletişim de kurabiliyorlar (ağlar), manyetik
disketlerle depolama yapılabiliyor.
 4. Kuşak (1972-günümüz): Mikro işlemciler kullanılıyor.
Kişisel bilgisayar kullanımı başladı. Yapay zeka ve uzman
sistem kavramları ortaya çıktı.
1ENIAC, 1945 yılında yapıldı. Geniş bir ev kadar (167 m2) yer kaplıyor ve saatte yaklaşık 180 kW elektrik
harcıyordu. ENIAC'ın ardından kısa ömürlü olan ve DEVAC adı verilen bilgisayar ve ticari anlamda satışa sunulan
ilk bilgisayar olan UNIVAC'ın yapılması 1952 yılına dek uzanmıştır.
14
6 Nisan 2017
15
6 Nisan 2017
Endüstri ve Bilgi toplumunu belirleyen
özellikler
Endüstri Toplumu
Bilgi Toplumu
Sermaye
Maddi kaynaklar
İnsan ve bilgi
Sürece geçişte
itici güç
Buhar makinesi
Bilgisayar, internet
Üretim
Sanayi malları ve hizmetleri
Bilgi ve bilgi teknolojisi
Güdü
Özel mülkiyet, rekabet, kar
Çevrecilik, kaynakların verimli
kullanımı, işbirliği, toplum
çıkarı
Üretim altyapısı
Fabrikalar
Bilgi ağları, veri bankaları
Ticaret
Yüz yüze (pazar)
E-ticaret
16
Endüstri ve Bilgi toplumunu belirleyen
özellikler
Endüstri Toplumu
Bilgi Toplumu
Üretim girdileri
ve çıktıları
Kıt (mal ve hizmetler)
Sürekli artan ve çoğalan
(bilgi)
Üretim sistemi
Standart
Esnek ve sürekli yenilenen
(çok amaçlı robotlar)
Mal ve hizmetin
kullanıcıya
ulaştırılması
Uzaklık ve maliyet önemli
Uzaklık önemli değil, maliyet
en az
Talebin
karşılanması
Mal/hizmet hareketliliği
düşük
Bilgi hareketliliği kolay ve
yüksek
Hammaddenin
depolanması
Fiziksel depo ve ambarlar
Veri tabanları
17
 Modern YBS’nin gelişimi
 bilgisayar ve iletişim araçlarının
 muhasebe sisteminin
 yönetim teorilerinin geliştirilmesi
ile sağlanmıştır. Böylece YBS yönetimde
vazgeçilmez bir araç olmuştur.
18
6 Nisan 2017
Bilginin Anlamının Zaman İçindeki Değişimi
(Örgüt için Bilginin Anlamı)
Zaman Periyodu
Bilginin Anlamı
1950-1970
Bürokratik gereksinim
1970-1980
1980-1990
1990-
Genel amaçlı destek
(KDS: Destekleyici, etkileşimli bilgilerin
sunulması)
Yönetim kontrolü (ÜYBS: Yönetime istenilen
zaman ve biçimde sunulan kritik bilgiler)
Stratejik kaynak
Rekabet avantajı
Stratejik silah
19
6 Nisan 2017
Genel Anlamıyla
Veri ve Bilgi Kavramları
 Veri: İşaret, rakam, sözcük, sembol, ses, resim ve
görüntü gibi bilgi üretim sürecinde kullanılan, tek
başına bir anlam ifade etmeyen her türlü imge
 Bilgi: Verinin işlenip üzerinde ortak ve kesin bir yargıya
varmayı olası kılan hali
20
6 Nisan 2017
İşletme açısından
Veri ve Bilgi Kavramları
 Veri: Yapılan işle ilgili olayları temsil eden
ham gerçekler, görüntüler, sesler
 Bilgi: Verinin işlenerek karar verici (yönetici)
için anlamlı ve kullanışlı hale gelmesi
21
6 Nisan 2017
Bilgiye dönüşüm süreci:








Veri toplama
Sınıflandırma
Yeniden düzenleme
Özetleme
Saklama
Güncelleme
Yeniden elde etme
İletme
22
6 Nisan 2017
Bilginin Özellikleri







Doğruluk ve doğrulanabilirlik
Tamlık ve sadelik
Zamanlılık
İlgililik
Erişilebilirlik ve güncellik
Biçimlilik
Ekonomiklik
23
6 Nisan 2017
Bilginin Değeri
Bilginin değeri =Verilen kararın sağladığı fayda1 – bilginin elde
edilme maliyeti
1Verilen
kararın sağladığı fayda = Bilgi yardımıyla verilen kararın sonucu – Bilginin olmaması
durumunda verilecek kararın sonucu
24
6 Nisan 2017
Sistem Kavramı
 Girdiyi çıktı haline dönüştüren organize bir dönüşüm
sürecinde ortak bir amaca yönelik olarak birlikte
çalışan elemanların oluşturduğu gruptur.
25
6 Nisan 2017
Sistemin Öğeleri
 Sistemin girdileri
 Sistemin çıktıları
 Dönüşüm süreci
 Sistem sınırı
 Sistemin çevresi
ÇEVRE
SĠSTEM
Girdi
Dönüşüm Süreci
26
Çıktı
6 Nisan 2017
Siyasal Sistem
Ġnançlar
Kültür
ÖĞRETĠM
KÜTÜPHANE
ELEMANLARI
(KĠTAPLAR)
Belli
nitelikteki
öğrenciler
YÖNETĠM
Ġstenilen
nitelikteki
öğrenciler
ÖĞRENCĠLER
BĠNALAR
Başka
eğitim
kurumları
ÜNİVERSİTE SİSTEMİ
EKĠPMAN
DĠĞER
Dış
ülkeler
Ekonomi
27
Sibernetik sistemler
 Kendi kendini gözleyen ve düzenleyen
sistemlerdir. Bu sistemlere geri besleme ve
denetim faktörleri de eklenmiştir.
Sistem Hiyerarşisi
B
 Üst sistem
 Sistem
 Alt sistem
B
B
A
B
A
A
A: Alt sistemler
B: Sistemler
C: Üst sistemler
B
C
29
6 Nisan 2017
Ülke
Departmanlar (İşltme Alt Sistemi)
 Entropi: Alt sistemlerin üst sistemlerin koyduğu
kurallar içinde çalışmaz duruma gelmesi (bozulma)
dir.
 Sinerji: Sistemin parçalarının toplamından daha fazla
bir değer taşımasıdır.
31
6 Nisan 2017
 Sistemdeki problemlerin çözümü, problemin
hiyerarşinin hangi kademesinde olduğunun bilinmesi
ile mümkündür.
 Aksi taktirde zaman ve enerji kaybı, dolayısıyla maliyet
söz konusu olmaktadır.
32
6 Nisan 2017
Sistem yaklaşımı ile problem çözümü




Problemin hangi kademede olduğuna karar verilir.
Problem küçük problemler kümelerine ayrıştırılır.
Problem çözümlenir.
Doğruluğu kontrol edilir.
33
6 Nisan 2017
Sistemlerin sınıflandırılması





Açık sistem / Kapalı sistem
Deterministik sistem / Probabilistik sistem
Statik sistem / Dinamik sistem
Basit sistem / Karmaşık sistem
Yapay sistem / Doğal sistem
34
6 Nisan 2017
 Sistem değişkenleri: İç çevreden kaynaklanan
etmenler
 Sistem değişmezleri (parametre): Dış çevreden
kaynaklanan etmenler
 Dinamik denge: Sistemlerin değişen çevre koşullarına
uyum gösterme yeteneği
35
6 Nisan 2017
Sistem olarak YBS
ÇEVRE
YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ
Dönüşüm Süreci:
Girdi
(Veri)
Ayarlama
Sınıflandırma
Düzenleme
Özetleme
Saklama
Yeniden elde etme
Sistem
(Süreç)
Denetim
36
Çıktı
(Bilgi)
Geri
Besleme
Bilgi sistemi elemanları






İnsan
Donanım
Yazılım
Veri tabanı
Bilgisayar ağları (telekomünikasyon)
Prosedürler
37
6 Nisan 2017
Bilgi sistemi elemanları ve ilişkileri
ĠNTERNET
Müşteri
Tedarikçi
Kurum içi
kullanıcı
Ekstra
net
Firewall
Sunucu
Kurum içi
kullanıcı
Kurum içi
kullanıcı
Ortaklar
Veri
tabanı
39
Ġntranet
Çağdaş Bilgi Sistemi Yaklaşımları
 Teknik yaklaşım: BS üzerinde
fiziksel teknolojinin yanısıra
matematik temelli modeller
önemli
 Davranışsal yaklaşım: BS
tutum ve davranışları,
yönetimi ve işletme
politikasını nasıl
etkilemektedir.
 Sosyoteknik yaklaşım: BS
teknolojik faktörlerin yanı
sıra işletme ve bireyin
gereksinimlerine uygun
olmalı
Yöneylem araştırması belirli kısıtların olduğu durumlarda,
belirli bir amaca yönelik en uygun çözümün bulunması için
geliştirilen yöntemlere denir.
40
6 Nisan 2017
Bilgi sistemlerinin işletme içindeki yeri
ve rolü
 Organizasyon bilgi işleyen bir açık sistemdir, bilgi akışı
ve alt sistemler arası ilişkiler çok önemlidir. Sistem iç
değişkenler ve dış parametrelerden ne kadar haberli
ise belirsizlik o kadar azalmış demektir.
 Bu nedenle bilgi akışını sağlayan ve düzenleyen bilgi
sistemleri, muhasebe, finansman, pazarlama ya da
insan kaynakları kadar önemli ana işlev alanlarından
biri olmuştur.
41
6 Nisan 2017
İnsan
Kaynakları
Yönetim
Finansman
Satışlar
Pazarlama
iŞLETME
Reklâm
Üretim
Tedarik
Teknoloji
Geliştirme
Bilgi Sistemleri
Bakım
42
YBS’nin yönetim ve yönetici için
önemi
YBS, bir organizasyonun tüm kademelerindeki
yöneticilere, sorumlulukları altında olan
planlama, denetleme ve yönetim aktiviteleri
için daha zamanlı ve etkili karar almalarını
sağlamak amacıyla, organizasyon içi ve
dışından toplanan verileri bilgiye dönüştüren
ve bu bilgiyi ileten sistemdir.
43
6 Nisan 2017
YBS’nin katkı alanları





İşletme etkinliği
Çalışanların verimliliği ve moral
Müşteri hizmetleri ve memnuniyeti
Stratejik avantaj
Rekabet avantajı
44
6 Nisan 2017
Yönetim
 Birden fazla kişinin söz konusu olduğu bir grup
faaliyetidir.
 Başkaları ile iş görmektir.
Yönetimin gerçekleşmesini sağlayan temel unsurlar:
 Yöneticiler
 Amaçlar ve Hedefler
 Yönetilenler
45
6 Nisan 2017
Yöneticinin Görevleri
(Yönetici ne iş yapar?)
Fiilen yapılan iş (tanımlayıcı özellikler)-Henry Mintzberg
 Kişiler arası ilişkileri düzenleme
 Liderlik (ikna, motivasyon vb)
 Birleştirici olma
 Temsil etme
 İşletme içi ve dışı bilgileri toplama ve dağıtma
 Karar verme
 Girişimcilik, problem çözme, müzakere, kaynakların elde
edilmesi
Yönetici fiziksel kaynakları yönetmek için kavramsal kaynakları
kullanan kişidir.
46
6 Nisan 2017
Yönetimin Fonksiyonları:
(Yönetici ne iş yapmalıdır?)
İlke koyucu özellikler (normatif)-Henry Fayol
 Planlama
 Örgütleme
 Yürütme /Koordinasyon
 Denetleme
47
6 Nisan 2017
Yöneticilik becerileri:
 Teknik boyut: Fonksiyonel uzmanlık alanı ile ilgili,
yönetimin alt kademelerinde önemli
 Beşeri (İnsani) boyut: İnsan gücünün faaliyetlerini
planlamak, organize, koordine ve kontrol etmek.
Başkaları ile iş görme.
 Kavramsal boyut: İşletmeyi bir bütün halinde
görebilme becerisi
48
6 Nisan 2017
Yönetim kademeleri
Kavramsal ve insani
beceriler ağırlıklı
Üst
Orta
Alt
Teknoloji ağırlıklı
49
Yönetimde kademeler yükseldikçe yöneticinin
fiili iş ile bağlantısı azalmaktadır. Fiilen yapılan
iş ile yönetici arasına başkaları girmektedir.
Yani yönetici başkalarını yönlendirerek işi
yönetmektedir. Bu durumda başarısı büyük
ölçüde başkalarını işletme amaçları
doğrultusunda yönlendirebilmesine, yani
doğru kararlar vermesine bağlıdır.
50
6 Nisan 2017
Yönetici-Karar Verme
YBS’nin Karar Sürecine Etkisi
51
6 Nisan 2017
 Planlanmış hedeflere ulaşma aşamasında,
organizasyon içinde ve dışında bir çok değişiklik,
aksaklık vb. durumlar meydana gelir. Organizasyon bu
durumlardan, minimum zararla veya optimum
kazançla çıkmak çabasındadır.
 Bu çabanın gerçekleşmesi için yönetim kademelerince
çeşitli kararların alınması gerekmektedir.
52
6 Nisan 2017
 Yöneticilik karar verme işidir.
 Karar verme belirli bir başlangıç noktası olan ve
buradan itibaren değişik faaliyet ve düşüncelerin
birbirini izlediği ve sonunda bir tercihin yapılması ile
sonuçlanan bir işler topluluğu yani süreçtir.
 Bu süreçte gerekli olan bilgiyi YBS sağlamaktadır.
53
6 Nisan 2017
 Yönetici kendisine gelen veri ve bilgiyi
inceler, analiz eder, değerlendirir ve bunun
sonunda bazı sorunları görür ve tanımlar
veya amaç belirler.
 Karar verme sürecinde yöneticinin yaptığı iş
“bilgi işlemek” olarak adlandırılabilir.
54
6 Nisan 2017
İşletmenin
amacı
Yönetici
İşletme
kaynakları
Yapılacak
İşler
Ne yapılacak
Fiilen yapma
Ne yapıldı
KARAR
UYGULAMA
KONTROL
55
Karar verme süreci
Araştırma
VERİ 
BİLGİ 
İnceleme
− Amaç belirleme − Alternatif
veya sorun
belirleme
tanımlama
− Alternatifleri
− Amaç ve
irdeleme ve
sorunları
değerleme
irdeleme,
öncelik
belirleme
Nitelik incelenmesi, analiz
(Problemin özellikleri, ivedilik,
çözümsüzlük halinde
karşılaşılacak durumlar )
Seçme
− Seçim
kriterlerini
belirleme ve
seçim yapma
Alternatiflerin teknik olarak
uygulanabilirliği, maliyeti, başarı
olasılığı, dengelere etkisi,
beklentilere uygunluğu, olası
sonuçları
56
 KARAR
Kriterler: Maliyet, gereken
ek kaynaklar, zaman
faktörü, risk faktörü
6 Nisan 2017
 İşletmede verilen kararların tamamı
gelecekle ilgili olduğu halde, bu kararların
verilmesinde kullanılan bilgilerin büyük bir
bölümü geçmişle (raporlar) ilgilidir.
 İşletmede ne olduğunu bilmeyen, kararı
verebilmek için gerekli olan değil de ilgisiz
bilgiyi önünde bulan yönetici karar vermekte
zorlanacaktır.
 Bu nedenle işletme içi raporlama sisteminin
karar sürecinde etkisi büyüktür.
57
6 Nisan 2017
Yöneticinin Karar Verme Prosesi
Karar tipleri:
 Yapısal kararlar: Problemlerin çok iyi tanımlandığı,
programlanmış ve yapılandırılmış, bir günlük ya da bir haftalık
zaman periyotlarını kapsayan kısa işlemlerden oluşur. Politikalar
ve prosedürlerle tanımlanmıştır. Alt seviyedeki operasyonel
yönetim kademelerinde alınan kararlardır.
 Yapısal olmayan kararlar: Çoğunlukla organizasyonun ilk kez
karşılaştığı ya da çok nadir karşılaştığı, açık olmayan durumlarla
ilgilidir. Yöneticinin yargı ve sezgisini kullanmasını gerektirir. Üst
ve orta seviyedeki taktik ve stratejik yönetim kademelerinde
alınan kararlardır.
59
6 Nisan 2017
Karar işlevinin örgüt içindeki kademeleri:
 Operasyonel Planlama ve Kontrol: Alt kademe yöneticilerin aldığı
tamamen uygulama ile ilgili kısa ve çok kısa vadeli, yapısal kararlar
 Yönetim Kontrolu ve Taktiksel Planlama: Orta kademe yöneticilerin
aldığı uygulamaya dönük, orta ve kısa vadeli amaçlara dayalı
yapısal/yapısal olmayan tipteki kararlar
 Stratejik Planlama : Üst kademe yöneticilerin aldığı uzun vadeli
amaçlara dayalı, tüm işletmeyi ilgilendiren stratejik nitelikteki yapısal
kararlar
Hiyerarşik olarak sıralanan bu yönetim kademeleri arasında her zaman
yatay ve dikey bilgi akış hareketleri vardır. Bu hareketler alt sistemlerin
kendi aralarındaki iletişimi sağlamaktadır.
60
6 Nisan 2017
Yönetsel Kararların Niteliği
Yapısal
Olmayan
Kararlar
Zaman
Aralığı
Bilgi
Ayrıntı
Düzeyi
Uzun
Dönem
Özet
Bilgi
Doğruluk
Kaynağı Derecesi Sıklık
Temel
Olarak
Dışsal
Kesin
Değil Seyrek
Ġşletme
Ġçi
Kesin Sürekli
Stratej ik
Planlama
Yönetim Kontrolü v e
Taktiksel Planlama
Yapısal
Kararlar
Operasyonel Planlama
v e Kontrol
Hemen
(Acil)
Yüksek
61
6 Nisan 2017
23
Yönetimde Bilginin Kullanımı
 Bilgi kaynağı açısından
Stratejik
Taktik
Dış Bilgi
İç Bilgi
Operasyonel
62
6 Nisan 2017
 Bilginin şekli açısından
Stratejik
Taktik
Özet Bilgi
Detaylı Bilgi
Operasyonel
 Yönetim faaliyetleri açısından
Stratejik
Taktik
Planlama
Denetim
Operasyonel
63
6 Nisan 2017
Organizasyonun başarısı yöneticilerin daha güvenilir
iletişim kanallarını ve bilgiyi kullanmalarıyla ilintilidir. Bu
amaçla YBS’nin düzenlenmesinde aşağıdaki noktalara
dikkat edilmelidir:
 düzenli raporlama standart hale getirilmelidir.
 bilgi akışı ve iletişim kanalları, sorunları kısa zamanda
çözümlemek amacıyla organizasyondaki taktik ve
stratejik faaliyet noktalarına gerekecek bilgiyi iletecek
biçimde düzenlenmelidir.
Böylelikle hem YBS, hem de yöneticiler daha nitelikli
olacaktır.
64
6 Nisan 2017
YBS nin Yönetim İşlevlerine
Katkısı
65
6 Nisan 2017
Planlama ve YBS
Planlama, yönetim sürecinin ilk evresinde işlemlerin niçin,
nasıl, hangi araç ve yöntemlerle, kimlerin işbirliğiyle, ne
zaman ve nerede yapılacağının belirlendiği aşamadır. Her plan
bir karar verme durumunu gerektirmektedir. Organizasyonda
iki türlü yönetim tarzı benimsenebilmektedir.
 Reaktif yönetim tarzı: Günlük sorunlara çözüm aramak
 Proaktif yönetim tarzı: Sorun ortaya çıkmadan harekete
geçme (operasyonel, taktik, stratejik seviyede)
Proaktif yönetim etkin bir planlama sürecini gerektirmektedir.
66
6 Nisan 2017
Vizyon-Misyon
 Vizyon: İşletmenin kendini nerede görmek istediği, gelecekle
ilgili peşine düşülen hayal.
 Misyon: Örgütün varoluş nedenidir ve onun stratejik
amaçlarını nasıl gerçekleştireceğini belirleyen çerçeveyi
oluşturmaktadır. İçinde bulunulan andaki durum. "İşimiz
nedir ve ne olmalıdır?"
ÖRNEK: Pegasus havayolu şirketinin resmi web sitesinde açıkladığı Misyon ve Vizyon
(24.10.2013) bildirgesine göre:
Misyonumuz:
Havayoluyla yolculuğun herkesin hakkı olduğuna inanıyoruz. Pegasus Ailesi,
tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımız hep birlikte bunun için çalışıyoruz.
Vizyonumuz:
Yenilikçi, akılcı, ilkeli ve sorumlu yaklaşımımızla bölgemizde lider ekonomik havayolu
olmak istiyoruz.
67
6 Nisan 2017
 Başkent Üniversitesi
 Misyonumuz: Misyonumuz; bilimin nesnelliğini benimseyen,
ulusal bilince sahip, araştırıcı, sorgulayıcı, üretken, akla ve bilime
saygılı, çözümleyici ve bütünleştirici düşünce yapısına sahip,
insan ve çevre haklarına duyarlı, evrensel hukuka saygılı, yaratıcı
ve yenilikçi ayrıca Atatürk İlkelerine bağlı bireyler yetiştirmek;
eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme ve bilimi yayma etkinlikleri
aracılığıyla Türk toplumunun teknolojik, sosyo-ekonomik ve
kültürel düzeyinin yükseltilmesine, insan sağlığının
iyileştirilmesine, insan ve çevresel haklarının geliştirilmesi ve
korunmasına, topluma hizmetin yaygınlaşmasına katkıda
bulunmaktır.
 Vizyonumuz: Vizyonumuz; misyonumuz doğrultusunda Başkent
Üniversitesi’nin başta nitelikli bilim insanlarınca gerçekleştirilecek
eğitim–araştırma çalışmaları olmak üzere; tüm insan
kaynaklarının katkısı aracılığıyla bilimsel üretim yapma ve
yaymada ulusal ve uluslararası ortamlarda ön sıralarda yer
almaktır.
68
6 Nisan 2017
Amaç-Hedef
 Amaç: Organizasyonun gerçekleştirmek istediği
nihai sonuç. Organizasyon neden var?
 Sektördeki en başarılı firma olmak
 Piyasadaki en kaliteli ve ucuz malı üretmek
 Hedef: Somut amaçlar. Amaçlar ulaşılabilir ve
ölçülebilir olmalı.
 Satış gelirini arttırmak
 Üretim kapasitesini arttırmak
 Montaj hattını etkin ve verimli çalışır hale getirmek
69
6 Nisan 2017
Planlama Süreci
Misyon ve vizyon belirleme
Amaç ve hedeflerin belirlenmesi
Alternatiflerin belirlenmesi
Seçim
70
6 Nisan 2017
Stratejik Planlama Süreci


İç durum Analizi: Güçlü ve zayıf yönler, fırsatlar ve
tehditler
Dış durum analizi: Rakip işletmeler, dış çevre
unsurları
Strateji belirleme

Amaç ve hedeflere ulaşma yolları
Stratejik Değerlendirme



Stratejik planın gözden geçirilmesi
Performans değerlendirme
Sonuçların izlenmesi-süreklilik
SWOT Analizi
Misyon, Vizyon, Değerler, Etik
71
6 Nisan 2017
Planlama ve karar verme arasındaki ilişki göz önüne
alındığında YBS’nin her iki süreç üzerinde de etkisi olduğu
açıktır. Planlama sürecinde gereksinim duyulan tüm iç ve dış
bilgileri (doğru, güvenilir, yeterli, güncel) YBS sağlamaktadır.
 Dış bilgiler (parametreler): Ekonomik, yasal, kültürel ve
teknolojik değişiklikler, rekabet
 İç bilgiler (değişkenler): Finansal bilgiler; yapılan işler ve
çalışanlara ilişkin sayısal olmayan bilgiler; organizasyonun
verimliliğini gösteren üretim ve hizmetler ile ilgili sayısal
veriler, tablolar ve raporlar olabilir.
72
6 Nisan 2017
Planlama işlevi için YBS tarafından üretilen bilgiler
aşağıdaki biçimlerde olabilir:






Veri tabanları
İş akış şemaları
Organizasyon şemaları
Program geliştirme, iyileştirme tabloları
Karar modelleri (optimizasyon, değerleme)
Raporlar
73
6 Nisan 2017
YBS’nin planlamaya katkısı
 Farklı yönetim kademelerinde karar süreci için gerekli
bilgiyi sağlayarak, yöneticilerin planlama becerilerini
geliştirir.
 Geleceğe yönelik öngörülerin doğruluk derecesini artırır.
 Kapsamlı planlama yapılmasını sağlar.
 Planlama yapma süresini kısaltır ve maliyetini düşürür.
 Yönetim hiyerarşisinde kararların merkezileşmesini sağlar.
74
6 Nisan 2017
Örgütlenme
Örgütlenme, organizasyonun belirlenen vizyon ve misyonu
doğrultusunda planlanan amaçlara ve hedeflere ulaşmak
için gereken yapı ve düzeni oluşturmaktır.
Bir organizasyondaki işleyişi kolaylaştırmak ve hızlandırmak
amacıyla ① mevcut bölümlerin sınıflandırılmasını, ② yeni
bölüm ve alt bölümlere gereksinim olup olmadığının
saptanmasını ve ③ bu bölümlerde çalışacak elemanların
belirlenmesini sağlar.
75
6 Nisan 2017
YBS’nin örgütlenmeye katkısı
 Organizasyonda bilgi akış temeline dayalı bir ilişkinin
(düzenin) oluşmasını sağlar.
 Kimi işlemlerin ve görevlerin ortadan kalkmasını,
değişmesini ve yenilerinin oluşmasını sağlar.
 Personel eğitiminin önemini artırır.
 Bazı işlemler için insan emeği yerine makinelerin
kullanılmasını sağlar; böylelikle emek, zaman ve maddi
yönden tasarruf edilmiş olur.
 Personelin değerlendirilmesini kolaylaştırır.
76
6 Nisan 2017
YBS’nin örgütlenmesi
 Organizasyonda YBS birimine gereksinim var mı?
 Bu birim hangi bölümün altında şekillenecek ya da
bilgi sistemi ile ilgilenecek ayrı bir birim mi
oluşturulacak?
77
6 Nisan 2017
YBS biriminde personel ilişkileri
Program Geliştirme
Sistem Analizi
Sistem Analisti
Sistem Uzmanı
Programcı
Sistem Programcısı
Uygulama Programcısı
Veri Tabanı
Veri Tabanı
Yöneticisi
Kontrol
Veri Tabanı
Yöneticisi
Bilgi Ġşlem / YBS Bölümü
Yöneticisi
Kontrol
Veri Giriş ve
Ġşleme
Operatör
Kütüphaneci
78
6 Nisan 2017
Yürütme ve YBS
 Yürütme yöneticinin genel tutumu ile ilgili olup personeli
çalışmaya sevk etme süreci olarak kabul edilebilir.
 YBS, yürütme sürecinde kural ve talimatların hazırlanmasını
ve etkin olarak kullanımını kolaylaştırır, bilgi akışı ve veri
girişinde standartlaşmayı getirir.
 Yürütme sürecinde yetki devri şarttır. YBS’de yetki devri
şifreler yardımıyla sağlanmaktadır.
79
6 Nisan 2017
YBS’nin yürütme sürecine katkısı
 Kural (prosedürler) ve disipline olan gereksinimi artırır.
 Düzenli bir emir/komuta ve raporlama sisteminin
oluşmasını ve kullanımını gerçekleştirir.
 Yönetsel işlemlerin bir sistem anlayışı içinde
değerlendirilmesini sağlar.
 Orta ve alt kademe yöneticilerinin kendi kendilerini
yönetmelerine olanak tanır (talimat, yönerge ve
prosedürler).
80
6 Nisan 2017
Koordinasyon ve YBS
 YBS yönetim kademelerine bilgi aktarımı yaparken, aynı
zamanda organizasyonu oluşturan alt sistemler arasındaki
bilgi akışını ve iletişimi de sağlamaktadır.
 Alt bölümler arası bilgi alış verişini kolaylaştırarak birbiriyle
ilişkili bölümlerin bütünleşmesini sağlar.(tedarik-üretimfinans)
 YBS nin etkin olarak kullanıldığı organizasyonlarda yüz yüze
iletişim azalır, ancak bilgi iletişimi artar ve sistemli hale
gelir.
81
6 Nisan 2017
Denetleme
 Yönetim sürecinde denetim, yapılan işlemlerin
standartlaşmasını sağlayan, yapılmış ve yapılmakta olan
işlemlerin nasıl gerçekleştiğini ve hedeflerin ne kadarına
ulaşıldığını belirleyen işlemlerin tümünü oluşturmaktadır.
 Ortaya çıkan aksaklıkların düzeltilmesi ve ileride ortaya
çıkacak olası sorunlar için çözüm yolları geliştirilmesi
denetleme süreci içerisinde gerçekleşmektedir.
82
6 Nisan 2017
Denetleme işlevi için kullanılan araçlar:
 Üst düzey yöneticiler  Raporlar
 Orta düzey yöneticiler  Çalışma ve denetleme grupları
 Alt düzey yöneticiler  Kurallar
83
6 Nisan 2017
Denetleme ve YBS
Denetleme işlevi için gerekli olan bilgi ayrıntılı, geçmişe
yönelik, çok miktarda, kısa vadeli bilgidir. Bu bilgi YBS
tarafından üretilir.
84
6 Nisan 2017
YBS’nin denetleme sürecine katkısı
 Denetim için gerekli olan bilgilerin zamanında elde edilmesi
 İyi bir raporlama sisteminin kurulması
 Faaliyet sonuçlarının üst düzey yöneticiler tarafından anında
gözlenip, denetlenmesi
 Sonuçlara ilişkin yazılı verilerin dosyalanması ve saklanması
85
6 Nisan 2017