Ünite Adı
advertisement
Versiyon: 2016.01 Genel TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 1. Tedarik Zinciri .............................................................................................. 9 1.1. Tofaş Tedarik Zinciri ............................................................................ 10 1.2. Dünya Klasında Lojistik (World Class Logistics-WCL) ........................ 10 1.2.1. WCL Malzeme Sınıflandırma ........................................................ 11 1.2.2. WCL Akış Tipleri ........................................................................... 13 1.3. Lojistik Gereklilikler.............................................................................. 14 2. Tedarikçi Portalı ........................................................................................ 17 2.1. Tedarikçi Portalına Erişim ................................................................... 17 2.2. Portal Alanları ...................................................................................... 18 3. Sipariş Yönetimi ........................................................................................ 21 3.1. Sipariş Gönderim Metotları .................................................................. 21 3.2. Sipariş Gönderim Periyodu.................................................................. 21 3.2.1. Haftalık MRP ................................................................................... 21 3.2.2. Günlük MRP .................................................................................... 22 3.3. Sipariş Dosyası Formatı ...................................................................... 23 3.4. Sipariş Değişikliği (A8) ........................................................................ 26 3.5. Malzeme Kullanımının Sona Ermesi ................................................... 27 3.6. Kanban Uygulaması ............................................................................ 27 3.7. Kapasite Yönetimi ............................................................................... 30 4. Ambalaj Yönetimi ...................................................................................... 32 4.1. Geri Dönüşümlü Ambalajlar................................................................. 32 4.1.1. Standart Ambalajlar ...................................................................... 32 4.1.2. Kaset ve Palet............................................................................... 32 4.1.3. Spesifik Ambalajlar ....................................................................... 33 4.2. Geri Dönüşümsüz Ambalajlar .............................................................. 33 4.2.1. Karton Kutu ................................................................................... 33 4.2.2. Tahta Palet ................................................................................... 33 Genel 1 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 4.3. Ambalaj Teyitleşme ............................................................................. 34 4.4. Spesifik Ambalaj Belirleme .................................................................. 36 4.5. Geri Dönüşümlü Ambalajların Yönetimi ............................................... 36 4.5.1. Boş Ambalaj Mutabakat ................................................................ 37 4.5.2. Hasarlı ve Hatalı Kasa Sevkiyatları............................................... 38 4.5.3. Ambalaj İrsaliye Onayları .............................................................. 38 4.6. Flusso Teso ......................................................................................... 39 5. Sevkiyat Yönetimi ...................................................................................... 40 5.1. Malzeme Tanıtım Etiketleri .................................................................. 40 5.2. İrsaliye İşlemleri ................................................................................... 44 5.2.1. Matbu İrsaliye ............................................................................... 44 5.2.2. Elektronik İrsaliye (ASN) ............................................................... 45 5.2.3. ASN Gönderim Metotları ............................................................... 46 5.2.4. Elektronik İrsaliye Gönderim Raporu ............................................ 49 5.2.5. ASN Performansı .......................................................................... 49 5.3. Odette Etiketi ve e-İrsaliye Oluşturma Programı ................................. 52 5.4. Sevkiyatlar ........................................................................................... 52 5.4.1. Milk-Run .......................................................................................... 52 5.4.2. Milk-Run Dışı ................................................................................... 57 5.4.3. Palet Hazırlama ............................................................................... 57 5.4.4. Sevkiyat Doğruluğu ......................................................................... 59 5.4.5. Malzemelerin Araç İçinde Konumlandırılması ................................. 60 5.5. Tofaş Kabul İşlemleri ........................................................................... 61 6. Tedarik Zinciri Performans Yönetimi............................................................. 63 6.1. Lojistik Hata Yönetimi (SQP) ................................................................. 63 6.1.1. SQP Sistemine Erişim ..................................................................... 63 6.1.2. SQP Ana Ekranı .............................................................................. 63 6.2. Teslimat Performansı ............................................................................. 66 6.2.1. Seri Üretim Parçaları Değerlendirme Kriterleri ................................ 66 Genel 2 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 6.2.2. IRF Parçaları Değerlendirme Kriterleri ............................................ 71 6.2.3. Değerlendirme Kriter Ağırlıkları ....................................................... 73 6.2.4. Değerlendirme Sonuçları ve İtiraz Süreci ........................................ 75 6.3. MMOG/LE .............................................................................................. 75 6.3.1. Amaç ve Hedefler ............................................................................ 76 6.3.2. Kriter Ağırlıkları ve Sınıflandırma ..................................................... 77 6.3.3. Öz Değerlendirme Gönderimi .......................................................... 78 6.4. Tedarik Zinciri Performansı Kriterleri ...................................................... 79 6.4.1. Teslimat Performansı .................................................................... 80 6.4.2. SQP .............................................................................................. 80 6.4.3. Genel Değerlendirme .................................................................... 80 6.4.4. MMOG/LE ..................................................................................... 80 6.4.5. Tedarik Zinciri Performansı Kategori Aralıkları ............................. 81 Genel 3 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 1. Tedarik Zinciri Süreci ............................................................................. 9 Şekil 2. Tofaş Tedarik Zinciri Organizasyonu ................................................... 10 Şekil 3. WCM Lojistik Adımları ......................................................................... 11 Şekil 4. Malzeme Sınıflandırma ........................................................................ 12 Şekil 5. Hat Yanı Malzeme Stok Seviyeleri....................................................... 13 Şekil 6. Malzeme Akış Tipleri ........................................................................... 13 Şekil 7. Lojistik Gereklilikler Formu ................................................................... 15 Şekil 8. Lojistik Standartları Formu ................................................................... 16 Şekil 9. Haftalık MRP Periyotları ...................................................................... 22 Şekil 10. Günlük MRP Periyotları (1) ................................................................ 22 Şekil 11. Günlük MRP Periyotları (2) ................................................................ 22 Şekil 12. Haftalık MRP Örneği .......................................................................... 25 Şekil 13. Sipariş Değişikliği Dosyası ................................................................. 27 Şekil 14. e-Kanban Sistemi .............................................................................. 28 Şekil 15. e-Kanban Sipariş Analizi .................................................................... 29 Şekil 16. Kapasite Yönetimi Ana Ekran ............................................................ 30 Şekil 17. Kapasite Giriş Ekranı ......................................................................... 31 Şekil 18. Kapasite Kritiklik Raporu .................................................................... 31 Şekil 19. Standart Ambalajlar ........................................................................... 32 Şekil 20. Spesifik Ambalajlar ............................................................................ 33 Şekil 21. Ambalaj Teyitleşme Ekranı ................................................................ 34 Şekil 22. Ambalaj Teyitleşme Formu ................................................................ 35 Şekil 23. Boş Kasa Mutabakat Ekranı .............................................................. 38 Şekil 24. İrsaliye Onay Ekranı .......................................................................... 39 Şekil 25. Odette Etiket Basma Ekranı............................................................... 40 Şekil 26. Parça Bilgileri Ön Tanımlama Ekranı ................................................. 42 Şekil 27. Odette Etiket Sayfa Ayarları............................................................... 44 Şekil 28. e-İrsaliye Log Sayfası ........................................................................ 46 Genel 4 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 29. ASN Manuel Yükleme Ekranı ............................................................ 47 Şekil 30. İrsaliye Kontrol Ekranı........................................................................ 47 Şekil 31. Yükleme Bildirimi ............................................................................... 47 Şekil 32. ASN Manuel Giriş Ekranı ................................................................... 48 Şekil 33. e-İrsaliye Gönderim Raporu ............................................................... 49 Şekil 34. ASN Performansı Sorgulama Ekranı ................................................. 50 Şekil 35. ASN Performansı Sorgusu ................................................................ 50 Şekil 36. ASN Performans Hata Örneği (1) ...................................................... 51 Şekil 37. ASN Performans Hata Örneği (2) ...................................................... 51 Şekil 38. Milk-Run Operasyonu ........................................................................ 53 Şekil 39. 3PL Yükleme Teyit Formları Ekranı ................................................... 54 Şekil 40. 3PL Yükleme Teyitleşme Ekranı ........................................................ 54 Şekil 41. Tedarikçilere Yayınlanan Yükleme Formu ......................................... 55 Şekil 42. Palet Doldurma .................................................................................. 58 Şekil 43. Şeritleme Örneği ................................................................................ 58 Şekil 44. Etiketlerin Konumlandırılması ............................................................ 60 Şekil 45. Tofaş Genel Kabul Süreci .................................................................. 61 Şekil 46. SQP Giriş Ekranı ............................................................................... 63 Şekil 47. SQP Ana Ekranı ................................................................................ 64 Şekil 48. SQP Endeks Ekranı ........................................................................... 64 Şekil 49. Hesaplama Algoritması ...................................................................... 67 Şekil 50. Malzeme Lojistik Uygunluk Kırılımı .................................................... 69 Şekil 51. IRF Programa Uyum Hesaplama Algoritması .................................... 72 Şekil 52. Milk-Run Firmaları İçin Kriter Oranları ............................................... 74 Şekil 53. Milk-Run Dışı Firmalar İçin Kriter Oranları ......................................... 74 Şekil 54. IRF Firmaları İçin Kriter Oranları ........................................................ 74 Şekil 55. MMOG/LE Modeli .............................................................................. 76 Şekil 56. MMOG/LE Kriter Ağırlıkları ................................................................ 77 Şekil 57. MMOG/LE Sınıflandırma ................................................................... 77 Genel 5 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 58. MMOG/LE Gönderim Ekranı .............................................................. 78 Şekil 59. Tedarik Zinciri Performans Kriter Ağırlıkları ....................................... 81 Şekil 60. Tedarik Zinciri Performans Kategori Aralıkları ................................... 81 Genel 6 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 3PL: Third Party Logistics (Lojistik Servis Sağlayıcı) ASN: Advanced Shipment Notice (Elektronik İrsaliye) CSL: Controlled Shipment Level (Kontrollü Sevkiyat Seviyesi) LRB: Logistics Requirements Book (Lojistik İhtiyaç Kitabı) LSS: Logistics Sourcing Standards (Lojistik Kaynak Seçimi Standartları) MMOG/LE: Materials Management Operations Guideline/Logistis Evaluation (Malzeme Yönetimi Operasyonları Klavuzu/Lojistik Değerlendirme) MRP: Material Resource Planning (Malzeme İhtiyaç Planlama) SQP: Supplier Quality Performance (Tedarikçi Kalite Performansı) WCL: World Class Logistics (Dünya Klasında Lojistik) WCM: World Class Manufacturing (Dünya Klasında Üretim) Genel 7 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Tedarikçi lojistik el kitabı, Tofaş’a direkt malzeme tedariki yapan firmalardan lojistik beklentileri, bu beklentileri karşılamak için koyulan hedefleri ve bu hedeflere ulaşmak için izlenmesi gereken yöntemleri, tedarikçilerimiz ile paylaşmayı amaçlamaktadır. Ayrıca tüm Tofaş lojistik sistemlerinin kullanımı da anlatılmaktadır. El kitabı belirli frekanslarda kontrol edilmekte ve ihtiyaç halinde güncelleme yapılmaktadır. Versiyon no Revizyon Tarihi Önceki versiyona yapılan değişiklik 2016.01 Ocak-2016 Kapsamlı içerik güncellenmesi 2015.01 Ocak-2015 İlk yayın Genel 8 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 1. Tedarik Zinciri Bir müşteri talebinin karşılanması için direkt veya endirekt olarak devreye giren bütün aşamaların oluşturduğu yapıya tedarik zinciri denir. Tedarik zinciri sadece üretici ve tedarikçileri değil, taşıyıcıları, depoları, perakendecileri ve müşterilerin kendilerini dahi kapsar (Chopra, Sunil, ve Meindl, 2003 Supply Chain 2.). Şekil 1’de tedarik zinciri hammaddenin mamüle dönüşmesi, müşteriye ulaşması ve son kullanıcılar tarafından tüketilmesi aşamalarını kapsayan fiziksel ve bilgi akışı süreci olarak gösterilmektedir. Şekil 1. Tedarik Zinciri Süreci Şirketlerin ve tedarik zincirinin bir bütün olarak uzun vadeli performansını iyileştirmek amacı ile zincirde yer alan işletmelerin birbirleriyle ve kendi içlerinde yer alan iş fonksiyonlarının sistemsel ve stratejik koordinasyonuna tedarik zinciri yönetimi denir (Defining Supply Chain Management, Journal of Business Logistics). Genel 9 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 1.1. Tofaş Tedarik Zinciri Tofaş Tedarik Zinciri Direktörlüğü, organizasyonda CEO’ya bağlı 14 direktörlükten biridir. Tedarik Zinciri Direktörlüğü talep planlamasından müşteriye sevkiyat sürecine kadar ki planlama ve lojistik süreçlerin sahibidir. Bu süreçte koordinasyon görevini üstlenir. Temel görevi, müşteri taleplerini fabrikanın ve yan sanayinin şartları ve kısıtları doğrultusunda en az stok, en az maliyet ve en yüksek servis seviyesi ile sağlamaktır. Bunu yaparken pazarın gerektirdiği esnekliği tedarik zincirinde sağlamayı, sürdürülebilirliği risk yönetimi ve çevreci yaklaşımlar ile artırmayı hedefler. Bir destek birimi olarak Satış ve Üretim iki önemli müşterisidir. İç lojistik süreçleri bağlamında tedarikçiler ile dış lojistik bağlamında ise bayiler ile çok yakın çalışır. Yeni Ürün Devreye Alma sürecinde Üretim, Teknoloji, Satınalma ve AR-GE ile birlikte çalışarak tedarik zinciri ihtiyaçlarına uygun ürün/teknoloji ve yerleşim çalışmalarına katılır. Şekil 2. Tofaş Tedarik Zinciri Organizasyonu 1.2. Dünya Klasında Lojistik (World Class Logistics-WCL) Tofaş proseslerini yalınlaştırmak için 2006’dan itibaren World Class Manufacturing-WCM (Dünya Klasında Üretim) uygulamaktadır. WCM’de iş yeri organizasyonu, kalite, bakım gibi 10 teknik ve 10 yönetimsel pillar bulunmaktadır. Lojistik de teknik pillarlardan biridir. Genel 10 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Lojistiğin genel amacı ürünleri doğru zamanda doğru yere istenilen kalitede getirebilmektir. Lojistiğin dünya klası standartlarında olması için uyulması gereken prensipler aşağıdaki gibidir: 1) İş güvenliğini artırmak 2) En kısa lead time ile ürün teslimatını geçekleştirmek 3) Sürekli akış ile stoku minimize etmek 4) Malzeme elleçlemeyi minimize etmek 5) Teslimat performansını iyileştirmek 6) Talep dalgalanmalarını yönetmek 7) Sürdürülebilir bir tedarik zinciri oluşturmak WCL adımları aşağıdaki gibidir. Lojistik pillarına ait ilk 3 adım “Akış Yarat” sonraki 4 ve 5. adımlar “Düzgün Akış Yarat”, 6. adım “Doğru Akış Yarat” ve son olarak 7. adım ise “Kontrollü Akış Yarat” şeklindedir. Şekil 3. WCM Lojistik Adımları 1.2.1. WCL Malzeme Sınıflandırma Tedarik zinciri maliyetlerini doğrudan etkileyen malzeme akışlarının verimli olarak dizayn edilebilmesi için üzerinde çalışılması gereken en değerli ve en çok verim alabileceğimiz malzemelerin seçilmiş olması gerekmektedir. Bu nedenle malzemelerin sınıflandırılması gereği ortaya çıkmıştır. Genel 11 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Fiat genelinde kullanılan sınıflandırma yaklaşımında, önceliklendirilecek malzeme grupları “pahalı-hacimli-çeşitli” olmalarına göre sıralanmaktadır. Aşağıda malzeme sınıf ve seçim kriterleri verilmiştir. Şekil 4. Malzeme Sınıflandırma Pahalı malzemeler seçilirken, tüm malzemelere ait fiyat ve tüketim miktarları çarpılarak elde edilen tutarlardan (büyükten küçüğe) sıralı bir liste yapılmakta ve bu listenin yukarıdan aşağı % 65’lik bölümü pahalı malzeme olarak tanımlanmaktadır. Hacim sınıfı belirlenirken, malzemenin ambalajı standart ise “parçanın boyutları” (1200 x 1000 x 50 mm.) 60 litreden büyük olanlar, ambalaj spesifik ise “ambalajın boyutları” (örneğin 1200 x 1000 x 1200 mm. ölçülerinde bir ambalaj) 1200 litreden büyük olanlar hacimli malzeme olarak tanımlanmaktadırlar. Malzeme çeşitliliğini belirlerken, çeşit 3’ten fazla ise malzeme çok çeşitli olarak kabul edilmektedir. Ayrıca, malzeme araç üzerinde sağ-sol olarak kullanılıyorsa ve çeşidi 6’dan fazla ise çok çeşitli kabul edilir. Vida, cıvata, pul, somun, basit klips vb. küçük ve ucuz parçaların tamamı “C” sınıfı malzeme olarak kabul edilmekte, pahalı-hacimli-çok çeşitli ve “C” sınıfı dışında kalan normal malzemeler de “B” sınıfı malzeme olarak adlandırılmaktadır. Bir malzemenin akışı belirlenirken ya da malzemenin yönetimi ile ilgili diğer kararlar verilirken ilgili tabloda belirlenmiş malzeme sınıfı dikkate alınmaktadır. Ayrıca, üretim hatlarının yanında bulunması gereken malzeme stok seviyeleri de malzeme sınıflarına göre değişiklik göstermektedir. Hat yanı stokların malzeme sınıfları ile olan bağlantısı aşağıda gösterilmiştir. Genel 12 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 5. Hat Yanı Malzeme Stok Seviyeleri 1.2.2. WCL Akış Tipleri Üretimin ihtiyacı olan tüm malzemeler belirlenmiş bir akışla tedarik edilmektedir. Tofaş’ta lojistik uygulamalarında geçerli olan malzeme akış yöntem ve açıklamaları aşağıda verilmiştir. Şekil 6. Malzeme Akış Tipleri Malzeme akış tipi malzeme sınıfına göre belirlenir. Pahalı ve çok çeşitliliği olan A malzeme grubu için JIS akışı tercih edilmelidir. Fakat JIS 1-2-3 akışları tedarikçi ile ilişkili olduğu için stok, işçilik, transport, alan maliyetlerinin de değerlendirilmesi gerekir. JIS 1-2-3’te, parçalar tedarikçi personeli tarafından yönetilmekte; stok, sıralama ve sevk işlemleri tedarikçi tarafından organize edilmektedir. JIS-1 ve JIS-2 modelinde tedarikçiye kurulan Stake yazılımı ile Tofaş-tedarikçi arası Genel 13 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı bağlantı sağlanmış olur. Tofaş üretim sırası 10’ar dakikalık periyodlarda tedarikçiye iletilir. Tedarikçi personeli de bu bilgiye göre parçaların üretim ve sıralama işlemlerini yapar. JIS-3 modelinde ise tedarikçi süpermarket bölgesine verilen yazıcılara üretim sırası eş zamanlı olarak gelir. Buradaki personel bu bilgiye göre sıralama işlemlerini yapar. JIS olarak yönetilen parçalar teslimat performansı sisteminde % 100 puan ile değerlendirilmektedir. 1.3. Lojistik Gereklilikler Sourcing (kaynak seçimi) faaliyeti yürütülmekte olan bir parçanın lojistik gereklilikleri, Tedarik Zinciri Birimi tarafından standart formlarla Satınalma Birimi’ne ve tedarikçiye iletilmektedir. Kaynak seçimi sürecinde, WCL Malzeme sınıflandırmaya göre A sınıfı malzemeler “heavy item”; diğer parçalar “standart item” olarak kabul edilir. Heavy item sınıfındaki parçalar için tedarik zinciri, parçaya özel Logistics Requirements Book-LRB (Lojistik İhtiyaç Kitabı) hazırlar. Standart item sınıfındaki parçalar için ise Logistics Sourcing Standart-LSS (Lojistik Kaynaklama Standartları) formu hazırlanır. Sourcing faaliyeti yürütülmekte olan parçaların Incoterms koşulları (sevkiyat şekli ve sorumlulukları) Satınalma ve Tedarik Zinciri ile birlikte karar verilerek LRB ve LSS formlarında belirtilir. Tedarikçi teklifini bu koşulları dikkate alarak teklifini verir ve aşağıdaki dokümanları imzalayarak Tofaş’a gönderir. Genel 14 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Fiat Group Automobiles S.p.A. Supply Chain Management LOGISTICS REQUIREMENTS BOOK CONFIDENTIAL Ref. No. Desc. of component: No of sheets: Sheet: 3 Model: Nr of items per car: XX/XX/2011 1 1. Logistics Requirements Nr of tech. variants: FIAT Plant: Supplier Corporate Name: Supplier Code: Supplier Production Plant address (Country-City-Zip code): FLOW TYPE: JIS / JIT WINDOW: FEATURES: 2. Delivery terms Material Scheduling 2.01 FCA / FOB place of delivery (address): 2.02 Advanced supplier w arehouse location (if applicable): 2.03 Supplier Park: 2.03_1 If yes, line feeding in charge of supplier: Yes No Yes No Dates specified in the schedule indicate the day of delivery to the FGA Plant 3. Delivery frequencies and Scheduling rules 3.01 Scheduling Rules: see the above Material Scheduling scheme. 4.01 Collapsability ratio (empty/full volume): 3.02 Other requirements for JIS (if JIS is required) 4.02 Specific rack circulation days: 4.03 Main packaging data 3.02_1 Type of JIS: built to sequence 1 / ship to sequence 3.02_2 Minimum load buffer inside FGA plant: 3.02_3 Minimum TAKT Time (min / vehicle): 4.03_1 Fiat Code: 3.02_4 N. of w orking shifts per w eek: 4.03_2 Lenght: 4.03_3 Width: The Supplier is requested to fill in the 3.02_5 attached cyclogram of the JIS Process to evaluate feasibility 5. Capacity Management 4. Packaging Cyclogram Safety stock of finished products at supplier compound (days): 5.02 Safety stock of w ork-in-progress materials at supplier compound (days): For details see KTP / KLT attachment in the Remarks sheet REMARKS The general rules for safety stock calculation and management are defined into art. 24 of CGA w hich has to be signed w ith the Supply Agreement 4.03_4 Height: 4.03_5 Capacity: 4.03_6 Dynamic stackability: 4.03_7 Inner expendable layer needed 4.03_8 Pcs / Trip (w hen DAP-DDP Incoterms requested): Visual Sample of Packaging Requirement 3.03 Consignment stock amount (if I2 invoicing is required) 5.01 N° of days: The supplier has to indicate a proposal of "Safety Stock" as defined into the art. 24 of CGA, w hich involves zero extra costs compared to the level of Safety Stock in current production REMARKS Details of the delivery frequencies have to be agreed later w ith the FGA plant logistics. Foldable plastic 4.04 Specific metallic rack Odette Cardboard + wooden pallet YES NO BY (date) NOT APPLICABLE I-FAST contract signed Note: REMARKS The development of the racks has to be agreed w ith Logistics Planning of the FGA plant and I FAST- Container Logistics (in case of use of standardized containers) under the approval of Manuf. Handling Tecnologies General Guideline on tooling: Fiat tools the specific racks necessary to cover the domestic portion of the flow (12 days coverage as a maximum); remaining racks have to be tooled by the supplier if not differently specified or approved by SCD / Handling Tecnologies FGA Protection devices requested by the Quality departments (plastic films, bags or similar) are to be quoted) By signing this document the Supplier agrees on and accepts all the conditions in these papers, attachments included. Supplier Responsible: Name: Function: Phone number: Date: Signature and stamp: Each and every yellow box must be filled in by the Supplier Şekil 7. Lojistik Gereklilikler Formu Genel 15 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Fiat Group Automobiles S.p.A. Supply Chain Management sheet: 1/3 LOGISTICS SOURCING STANDARD Supplier Corporate Name: Supplier Location DESTINATION Plant Supplier Plant of Production (address): Flow Type Desc. of component: Delivery Point (address) Incoterms Delivery Frequency Model: Invoicing Scheduling Date Rules Nr of items per car: Packaging (see I-Fast attachments in "Packaging" Section where indicated) I-Fast Container CODE: ONCE A WEEK as MINIMUM FCA ITA/EU - Group 1 daily FCA - Bursa (Turkey) TURKEY WMF POLE - Group 2 FGA Italy Indirect Flow COUNTRY with WMF FIAT POLE - Group 3 multiple x w eek n° parts/container: I-Fast Container CODE: w eekly Yeni Yalova Yolu KM 10 16 16369 Bursa - TURKEY Supplier Gate Transit FOB ONCE A WEEK as MINIMUM FCA - Supplier Advanced Warehouse ONCE A WEEK as MINIMUM See the "Scheduling Rules" attachement n° parts/container: Overseas Disposable I-Fast Container CODE: REST of the WORLD not BCC - Group 4 daily DDP PL/EU - Group 5 COUNTRY with WMF POLE - Group 7 Indirect Flow TURKEY WMF POLE - Group 8 Yeni Yalova Yolu KM 10 16 16369 Bursa - TURKEY daily multiple x w eek w eekly daily multiple x w eek w eekly FIAT AUTO SERBIA FAS Serbia Trg Topolivaca 4 34000 Kragujevac - SERBIA Indirect Flow FCA - Bursa (Turkey) TURKEY WMF POLE - Group 13 I-Fast Container CODE: w eekly n° parts/container: daily multiple x w eek w eekly daily multiple x w eek w eekly I-Fast Container CODE: n° parts/container: FAS Serbia Trg Topolivaca 4 34000 Kragujevac - SERBIA DAP I-Fast Container CODE: n° parts/container: multiple x w eek FAS Serbia Trg Topolivaca 4 34000 Kragujevac - SERBIA DAP Overseas Disposable I-Fast Container CODE: FAP Tychy from Supplier Polish Advanced Warehouse DAP PL - Group 12 Supplier Gate Transit See the "Scheduling Rules" attachement n° parts/container: daily ITA/PT/SPA - Group 11 I-Fast Container CODE: w eekly n° parts/container: FOB DDP SERBIA/EU - Group 10 multiple x w eek Villanova, Località Casetto 14019 (AT) - ITALY ONCE A WEEK as MINIMUM FCA - Bursa (Turkey) REST of the WORLD not BCC - Group 9 I-Fast Container CODE: n° parts/container: daily FIAT AUTO POLAND n° parts/container: w eekly FAP Tychy FCA - Villanova D'Asti (Italy) ITA - Group 6 multiple x w eek I-Fast Container CODE: Supplier Gate Transit daily multiple x w eek w eekly daily multiple x w eek w eekly daily multiple x w eek w eekly daily multiple x w eek w eekly See the "Scheduling Rules" attachement Yeni Yalova Yolu KM 10 16 16369 Bursa - TURKEY n° parts/container: Returnable Container Supplier Ownership Rack external dimensions: n° parts/container: REST of the WORLD not BCC - Group 14 n° parts/container: Returnable Container TOFAŞ Ownership FCA Supplier /DAT TOFAŞ TURKEY- Group 15 FCA Villanova D'Asti/ Sud ITA-GROUP 16 Villanova, Località Casetto 14019 (AT) - ITALY Disposable Containe/I-FAST Returnable Container daily TOFAS TURKEY POLAND WMF POLE-GROUP 17 I-Fast Container CODE: FAS Kragujevac from Serbian Supplier Advanced Warehouse DAP Indirect Flow DAP TOFAŞ multiple x w eek w eekly Supplier Gate Transit FAP Tychy daily multiple x w eek See the "Scheduling Rules" attachement CIF Gemlik (FOB Fiat Pole for Supplier) COUNTRY WITH WMF POLE - Group 19 Overseas Disposable daily DAP TOFAŞ REST of the WORLD not BCC Group 20 Disposable Container w eekly multiple x w eek w eekly Yeni Yalova Yolu KM 10 16 16369 Bursa - TURKEY Disposable YES NO BY (date) I-FAST contract signed NOT APPLICABLE Note: Only for the choice selected, each and every yellow box must be filled in by the Supplier Date: Supplier Responsible: By signing this document the Supplier agrees on and accepts all the conditions enclosed Name: Function: Signature and stamp: Phone number: Şekil 8. Lojistik Standartları Formu Genel 16 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 2. Tedarikçi Portalı Tedarikçi portalı Tofaş ile tedarikçiler arasında iletişim ara yüzü olup, karşılıklı iş süreçlerinin yönetilmesinde kullanılmaktadır. Lojistik sistemlere de portal aracılığı ile erişilebilir. 2.1. Tedarikçi Portalına Erişim Tedarikçi portalına giriş için gerekli kullanıcı adı ve şifre Satınalma Birimi’nden temin edilmelidir. Tofaş tedarikçi portalına aşağıdaki adresten erişim sağlanabilir: http://kurumsal.tofas.com.tr Portala erişim veya şifre problemleri durumunda aşağıdaki adresten çağrı açılmalıdır: https://hizmetmasasi.tofas.com.tr Ayrıca, [email protected] adresine mail atılabilir ve 0224 261 04 00 numaralı telefondan yardım talep edilebilir. Portal Giriş Ekranı Tofaş yan sanayi portalına erişim aşağıdaki gibidir. Genel 17 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 2.2. Portal Alanları Tedarikçi portalına eriştikten sonra aşağıda gösterilen alanlarda ilgili işlemler yapılabilir. Tedarikçi Portalı Ekran Görüntüsü Portal ana sayfası aşağıdaki gibidir. Sol tarafta birim bazında menü; ortadaki duyurular kısmında üretim planları, bazı değişiklikler, sevkiyat bilgilendirmeleri gibi duyurular; sağ tarafta ise talimatlar, eğitimler gibi dokümanlar mevcuttur. Sağ üst tarafta yer alan kullanıcı bilgilerinin güncel tutulması Tofaş tarafından gönderilen bazı bilgilerin ulaşması açısından önemlidir. Lojistik Menüsü Görüntüsü Lojistik menüsü aşağıda göründüğü gibi olup ilgili alanlar açıklanmıştır. Genel 18 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Buradaki alanların içerikleri ise aşağıdaki şekildedir. e-Kanban Siparişleri: Kanban siparişlerinin takip edildiği alandır. Ambalaj Bilgileri: Tofaş’ta tanımlı ambalajların ölçüleri ile birlikte bulunduğu alandır. Teslimat Program Bildirimleri: Sipariş ve öngörülerin yer aldığı alandır. İrsaliye Sorgulama: Sevki yapılan irsaliyelerin kabul bilgilerinin yer aldığı alandır. Resim Şube Listesi: Birden fazla şubeden sevkiyat yapan firmalar için parçalar ile şubelerin eşleştirildiği alandır. Gerek kasa hareketleri, gerek nakliye planlaması bu bilgiye göre yapıldığı için güncel tutulması gereklidir. Odette Etiketi: Tofaş’ın istediği standartta etiket basılan alandır. Genel 19 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı e-İrsaliye Yükleme: Elektronik irsaliyelerin otomatik gönderimi için program indirme alanıdır. e-İrsaliye Manuel Giriş: Elektronik irsaliyelerin tek tek elle giriş yapıldığı alandır. e-İrsaliye Manuel Dosya Gönderme: İrsaliye bilgilerinin gerekli formatta hazırlandıktan sonra .txt dosyası olarak yüklenip gönderildiği alandır. e-İrsaliye Performansı: Elektronik irsaliye performansının belirli dönemler için sorgulandığı ve görüntülendiği alandır. Ambalaj Teyitleşmesi: Parçalar ile sevkiyat ambalajlarının eşleştirme işlemlerinin yönetildiği alandır. Tedarikçi Kapasite Yönetimi: Parça üretim kapasitelerinin girildiği alandır. MMOG/LE Uygulaması: MMOG/LE öz değerlendirme dokümanının yüklendiği alandır Tedarikçi Kasa Tamir Talepleri: Tedarikçilerin elindeki hasarlı kasa bilgisini girerek tamire yönlendirmesini sağlayan ekrandır. e-Kanban Siparişleri Analizi: Kanban siparişlerinin araç bazlı dağılımının görüldüğü alandır. Genel 20 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 3. Sipariş Yönetimi Sipariş, Tofaş tarafından programını belirten bir ifadedir. tedarikçiye gönderilen periyodik teslimat 3.1. Sipariş Gönderim Metotları Tofaş tarafından siparişler tedarikçilere şu metotlarla gönderilir: a) Tedarikçi Portalı: Tüm siparişler her zaman için tedarikçi portalında yayınlanır. Siparişlere portalda “Teslimat Program Bildirimleri” alanından ulaşılabilir. b) EDI: Bu metotta tedarikçi portalına gönderilen sipariş bilgileri, bir servis sağlayıcı aracılığı ile tedarikçiye tahsis edilmiş bir posta kutusuna bırakılır. Siparişler elektronik olarak iletilmiş olur. Tedarikçi portalında aynı siparişler görülür. c) Stake: JIS olarak sevkiyat yapan tedarikçiler ekstra olarak stake programı kullanır. 10 dakikada bir olmak üzere Tofaş üretim istasyonlarından geçen araçların bilgilerine ulaşarak hangi malzemenin gerekli olduğunu görebilir. 3.2. Sipariş Gönderim Periyodu Tofaş seri üretim parça siparişleri günlük veya haftalık MRP ile oluşturulmaktadır. 3.2.1. Haftalık MRP Uzun teslimat ve üretim süresi gerektiren malzemeler için ihtiyaçların ve siparişlerin haftalık olarak güncellendiği MRP çalışma şeklidir. Bu durumda tedarikçilere haftada bir kez siparişler iletilir, bir sonraki haftaya ait siparişler kesinleştirilerek 6 ay öngörü olarak iletilir. Haftalık MRP ile siparişler her Çarşamba tedarikçilere iletilir. Genel 21 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 9. Haftalık MRP Periyotları 3.2.2. Günlük MRP Kısa teslimat ve üretim süresi gerektiren malzemeler için ihtiyaçların ve siparişlerin günlük olarak güncellendiği MRP çalışma şeklidir. Bu durumda tedarikçilere her işgünü siparişler iletilir, tedarikçinin üretim prosesi ve lokasyona bağlı olarak 2-3 gün sonrasına ait siparişler kesinleştirilerek, Günlük MRP ile tedarikçilere her gün güncel siparişler gönderilir. Sipariş dosyası içinde aksi durum anlaşılmadı ise siparişler şu şekildedir: Bursa İçi Tüm Firmalar ve Bursa Dışı Milk-Run Dışı Firmalar: İçinde bulunulan günle beraber 2 gün dondurulmuş (frozen) ve 3. günü kesinleştirilmiş 3 günlük kesin sipariştir. Bir sonraki haftanın sonuna kadar öngörü vardır. Şekil 10. Günlük MRP Periyotları (1) Bursa Dışı Milk-Run Firmalar: İçinde bulunulan günle beraber 3 gün dondurulmuş (frozen) ve 4. günü kesinleştirilmiş 4 günlük kesin sipariştir. Bir sonraki haftanın sonuna kadar öngörü vardır. Şekil 11. Günlük MRP Periyotları (2) Genel 22 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 3.3. Sipariş Dosyası Formatı Tedarikçi portalı üzerinden gönderilen sipariş dosya formatı aşağıdaki gibidir. EDI ile de bu bilgilerin tamamı gönderilmektedir. Kayıt no: Siparişin dosyadaki sıra numarasıdır. Şirket: Müşteri kodu yazılır. Örneğin Tofaş için 129, Brezilya için 161 yazılır. Firma: Tedarikçinin Tofaş’taki kodudur. Onay Haft Pzt: Dosyanın çalıştığı hafta Pazartesi günü tarihidir. İşletme: Tofaş’tır. Parça Kodu: Tofaş parça numarasıdır (resim numarası). Parça Adı: Tofaş resim adıdır. Program Turu: Kesin veya öngörü sipariş olduğunu belirtir. Periyod: Günlük, haftalık veya aylık toplamı ifade eder. Periyod Başı: İlgili periyod için ilk günü verir. Günlük periyod için siparişin gününü, haftalık periyod için haftanın ilk gününü, aylık periyod için ayın ilk gününü verir. Periyod Bitiş: Periyodun bitiş tarihidir. Genel 23 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Miktar: Sipariş miktarıdır. Rampa Kodu: Tofaş boşaltma rampa kodudur. Tmn Masa No: Temin masa numarasıdır. Taşıyıcı Kodu: Taşıyıcı kodudur. Taşıyıcı İçi Mik: Taşıyıcı içi malzeme miktarıdır (kaset, kutu, palet, koli vs. içi). Kümülatif Prg: Yılbaşından MRP çalışma anına kadar açılmış olan sipariş toplamıdır. Kümülatif Tes: Yılbaşından MRP çalışma anına kadar yapılmış olan teslimat toplamıdır. Erken: MRP çalışma anına kadar olan program fazlası miktarıdır. Geç: MRP çalışma anına kadar olan bakiye miktarıdır. İrsaliye No: MRP çalışma anına kadar Tofaş kabulü yapılmış son irsaliye numarasıdır. İrsaliye Tar: Son irsaliyenin tarihidir. Geliş Tar: Son irsaliyenin Tofaş kabul zamanıdır. Miktar: Son irsaliyedeki miktardır. İrsaliye 2 No: MRP çalışma anına kadar Tofaş kabulü yapılmış son irsaliyeden bir önceki irsaliye numarasıdır. İrsaliye 2 Tar: Son irsaliyeden bir önceki irsaliyenin tarihidir. Geliş Tar 2: Son irsaliyeden bir önceki irsaliyenin Tofaş kabul zamanıdır. Miktar 2: Son irsaliyeden bir önceki irsaliyedeki miktardır. Genel 24 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Önemli Noktalar Periyod başı ile periyod bitişi aynı olan satırlarda yer alan siparişler ilgili günün siparişleridir. o Örnek: p.başı: 01.01 p.bitişi: 01.01 ise buradaki miktar 01.01 günü siparişidir. o Periyod başı ile bitişi farklı ise belli bir aralıktaki siparişlerin toplamıdır. o Örnek: p.başı: 01.01 p.bitişi: 31.01 ise buradaki miktar Ocak ayı toplam siparişidir. Devreden kalkmış parçalar için temin masa numarası 900 ile başlar (922 gibi). Bu parçalarda sipariş miktarı 0’dan farklı ise ilgili Tofaş malzeme temin uzmanı ile irtibata geçilmelidir. Teyit alınmadan sevkiyat yapılmamalıdır. Erken ve geç alanları MRP çalıştığı anda Tofaş kabulü yapılmış değerlere göre oluşur. Son irsaliye bilgisine göre henüz kabulü yapılmamış malzeme var ise buna göre değerlendirme yapılmalıdır. Haftalık MRP’de kullanılan veriler hafta başı kesitine göredir. Erken ve geç alanları hafta başı bilgisini yansıtır. Hafta başından dosyanın fiziki olarak gönderildiği Çarşamba gününe kadar herhangi bir müdahale edildi ise buna göre değerlendirilmelidir. Örnek olarak tedarikçiye 09.09.2015 Çrş. günü aşağıdaki siparişleri iletilmiştir. OnayHaftPzt ParcaKodu 07.09.2015 00518696850E 07.09.2015 00518696850E 07.09.2015 00518696850E 07.09.2015 00518696850E 07.09.2015 00518696850E 07.09.2015 00518696850E 07.09.2015 00520035570E 07.09.2015 00520035570E 07.09.2015 00520035570E 07.09.2015 00520035570E 07.09.2015 00520035570E 07.09.2015 00520035570E TeslimTarihi 14/09/2015 15/09/2015 16/09/2015 17/09/2015 18/09/2015 19/09/2015 14/09/2015 15/09/2015 16/09/2015 17/09/2015 18/09/2015 19/09/2015 Miktar Erken Gec IrsaliyeNo IrsaliyeTar GelisTar Miktar 80 30 0 430895 09.04.2015 09.04.2015 16:47 40 0 30 0 430895 09.04.2015 09.04.2015 16:47 40 0 30 0 430895 09.04.2015 09.04.2015 16:47 40 20 30 0 430895 09.04.2015 09.04.2015 16:47 40 60 30 0 430895 09.04.2015 09.04.2015 16:47 40 80 30 0 430895 09.04.2015 09.04.2015 16:47 40 240 0 10 430900 09.04.2015 09.05.2015 00:20 240 320 0 10 430900 09.04.2015 09.05.2015 00:20 240 360 0 10 430900 09.04.2015 09.05.2015 00:20 240 320 0 10 430900 09.04.2015 09.05.2015 00:20 240 340 0 10 430900 09.04.2015 09.05.2015 00:20 240 500 0 10 430900 09.04.2015 09.05.2015 00:20 240 Şekil 12. Haftalık MRP Örneği Genel 25 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Bu siparişlerde yer alan erken/geç bilgileri 07.09.15 Pazartesi gün başı kesitini göstermektedir. Buna göre 07.09 Pzt. gün başında 00518696850E parçasında 30 adet program fazlası, 00520035570E parçasında ise 10 adet bakiye vardır. Ancak 07.09 Pzt. veya 08.09 Salı günü 00518696850E sevkiyatlarından 30 adet kesilmiş, 00520035570E sevkiyatlarına 10 adet ilave edilmiş olması durumunda, 09.09 Çrş. erken/geç bulunmaz. Benzer şekilde Tofaş malzeme temin tarafından bu parçaların siparişleri bakiyeyi düzeltecek şekilde revize edilmiş ise yine erken/geç bulunmayabilir. Bursa dışı milk-run firmalarında 07.09 Pzt siparişi kadar erken görünmesi normaldir. Haftalık MRP parçalarında erken/geç ile şüphe olması halinde malzeme temin uzmanı ile irtibata geçilmelidir. Günlük MRP belirli sabit bir saatte çalışır ve bu saatteki güncel program-teslimat bilgilerini referans alır. Genel olarak 2’li vardiya düzeninde gece 02:30’da; 3’lü vardiya düzeninde ise 23:00’te çalışmaktadır. Güncel çalışma saati Tofaş malzeme temin uzmanından öğrenilebilir. Bursa dışı milk-run firmalarında aksi anlaşılmadıkça sipariş gününden 1 gün önce malzeme toplama yapılır. Bu malzemelerin Tofaş’a gelişi program gününden erken olabildiği için siparişlerde program fazlası olarak görünmesi normaldir. Son irsaliye bilgisine göre değerlendirilmelidir. 3.4. Sipariş Değişikliği (A8) Sipariş değişikliği, kesin siparişlerin miktarını değiştirmek anlamına gelir. Sipariş değişimi malzeme temin uzmanları tarafından yapılır. Sipariş değiştirme, verilmiş olan kesin siparişin azaltılması ya da kesin siparişe ek sipariş yapılması şeklinde olabilir. Genel 26 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Sipariş değişikliği portaldan yayınlanır. Ayrıca SAP sisteminden otomatik mail iletimi yapılır. Mail Tofaş portalda tanımlı lojistik sorumlularına gönderildiği için bu alanın güncel tutulması önemlidir. Şekil 13. Sipariş Değişikliği Dosyası Değişiklik dosyasında yer alan miktar bilgisi güncel miktarı gösterir. İlave olan ya da eksiltilen miktarı göstermez. Örneğin sipariş adedi 100 iken, 50 adet ilave geldiğinde, sipariş değişikliği dosyasında miktar 150 adet olarak görülür. 3.5. Malzeme Kullanımının Sona Ermesi Bir malzemenin kullanımının sona ermesi ve/veya yerine bir başka malzemenin kullanılmaya başlanacak olması durumunda malzeme siparişlerinin özel olarak yönetilmesi gerekmektedir. Bu durumdaki malzemelerin atıl kalmaması için, her sipariş sonrası gerek hammadde gerek bitmiş ürün stokları stok sayımı ile kontrol altında tutulmalıdır. Güncel siparişlerin buna etkisi ilgili Tofaş malzeme temin uzmanına bildirilmelidir. Özellikle biten ürünler için son siparişler kasa katı dışında gönderilebilir. Malzeme sevkiyatları da bu duruma uygun yapılmalıdır. Zira biten bir üründe kasa içine uygun olması için siparişten fazla yapılan sevkiyatlar kabul edilmez; atıl kalan malzeme tedarikçiye iade edilir. 3.6. Kanban Uygulaması Tofaş tarafından özellikle sık kullanılan hacimli parçaların tedarikinde elektronik kanban (e-Kanban) uygulaması kullanılabilir. Bu uygulamadaki parçalar günlük MRP sisteminde yönetilir. Bu malzemelerin malzeme ve üretim Genel 27 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı planlaması MRP bilgilerine göre; kısa vadeli üretim ve sevk planları ise kanban sistemine göre yapılır. Kanban uygulamasında talepler, hat yanı malzeme sisteminde otomatik ya da manuel oluşturulmuş malzeme ihtiyaçları ile tetiklenir. Tedarikçilerden gelen malzemeler ambar sistemine girdikçe talepler karşılanmış olur ve yeni talepler de bir yandan oluşturularak çevrim devam eder. Kanban sistemi ile oluşturulmuş malzeme talepleri tedarikçi portalının “eKanban Sipariş” ekranında görülür. Tedarikçiler sevkiyatlarını buna göre yönetir. Aşağıda e-kanban sisteminin ekran görüntüsü verilmiştir. Şekil 14. e-Kanban Sistemi Sefer Kodu: İlgili sefere Tofaş tarafından verilen koddur. Kart Okutma Bitiş: Kanban talebinin oluşturulduğu son saattir. Firma Çıkış: Parçanın tedarikçiden çıkması gereken son saattir. Resim No: Parça numarasıdır. Resmin Adı: Parça adıdır. Kasa Adet: Sevk edilmesi gereken kasa adedidir. Bu alandaki talepler malzemeler kabul yapıldıkça silinir; üretim hattına besleme yapıldıkça yeni talep oluşur. Buna göre burada ilgili saat itibari ile gönderilmemiş malzeme bakiye; sevkiyatından erken gönderilmiş malzeme ise program fazlası olarak değerlendirilir. Genel 28 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Elektronik kanban uygulamalarında, tedarikçi firma göndermiş olduğu malzemelerin giriş işlemlerini portal ekranından takip eder. Gönderilen malzemelerin aracın normal şartlarda Tofaş’a varış süresini takip eden iki saat içerisinde giriş yapılmaması durumunda, ilgili malzeme kabul bölümüne giriş yapılmayan malzemelerle ilgili bilgi verir ve ekranda gönderilmiş malzemeye ait bakiye kalmasını engeller. Kanban seferlerini yapan araçların sevkiyatları Tofaş Yerli Malzeme Temin Yöneticiliği tarafından belirlenen zaman aralıklarında yapılmalıdır. Bu sevkiyatların saatleri Tofaş onayı olmadan değiştirilemez. Bir malzemenin sevkiyat saatine kadar yetiştirilememesi durumunda, taşıyıcı lojistik firmasına ait kanban aracı hazır durumdaki malzemeler yüklenerek çıkartılır. Kanban aracı ile sevk edilememiş malzemeler, tedarikçi firmanın kendi aracı veya ilgili lojistik firmanın özel olarak organize edeceği acil araç ile sevk edilir. Her iki durumda da oluşacak maliyetler tedarikçi firmaya aittir. Gecikmeden dolayı oluşabilecek üretim kayıpları tedarikçi firmaya faturalanır. Şekil 15. e-Kanban Sipariş Analizi Portalda yer alan e-Kanban siparişleri analizi ekranında taleplerin dağılımı sefer bazlı incelenebilir. Koyu kırmızı gösterilen alanlar bakiye kalmış talepleri, sarı alanlar sipariş ortalamasının altında kalan talepleri, açık kırmızı alanlar ise sipariş ortalamasının üzerinde kalan talepleri göstermektedir. Tofaş malzeme temin uzmanları, ortalamanın altında ve üzerinde kalan talepleri (sarı ve açık kırmızı alanları) inceleyerek müdahale edebilir. Genel 29 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 3.7. Kapasite Yönetimi Tedarikçiler yıllık, aylık, günlük ve vardiyalık kapasitelerini parça bazında Tofaş portalında yer alan Tedarikçi Kapasite Yönetimi alanına tanımlar. Girilecek kapasite değerleri Tofaş Satınalma Birimi ile anlaşılmış kapasite değerleridir. Kapasite yönetimi ana ekranı aşağıdaki gibidir. Şekil 16. Kapasite Yönetimi Ana Ekran Yeni parça tanımlandıkça veya parça kapasitesi değiştiğinde kapasite güncellenmelidir. Ekrandaki “Durum” alanında kapasite bilgisi girilen ve girilmeyen parçalar; “Onay Durumu” alanından ise kapasite bilgisi onaylı ve onaysız parçalar görüntülenebilir. Ana ekranda işaretliler kapasitesi girilmiş ve onaylanmış, işaretliler kapasitesi girilmiş ancak henüz onaylanmamış, işaretliler kapasite bilgisi girilmemiş parçaları gösterir. İlgili ekranın yanındaki butonu ile kapasite giriş ekranına girilebilir. Kapasite giriş ekranı aşağıdaki gibidir. Kapasite girişleri ve kritiklik sorgulama ile ilgili detaylı bilgi Tofaş portalda Tedarikçi Kapasite Yönetimi pdf dökümanında yer almaktadır. Genel 30 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 17. Kapasite Giriş Ekranı Tofaş tarafından haftalık olarak kapasite bilgileri ile güncel ihtiyaçlar karşılaştırılır. Kapasite bilgisi girilmemiş veya kritik olan parçalar otomatik bir rapor ile tedarikçilere bildirilir. Rapora göre kapasitesi girilmemiş parçaların kapasitesi tanımlanmalı; kritik görünen parçalarda ise ya önlem alınarak Tofaş malzeme temin ve tedarik zinciri geliştirme kapasite yönetimi birimlerine bilgi verilmeli, ya da kapasite bilgisi (uygunsa) güncellenmelidir. Raporun doğru kişilere ulaşması için iletişim bilgisi değişikliklerinin Tofaş’a zamanında bildirimi gereklidir. Rapor örneği aşağıdaki gibidir. Şekil 18. Kapasite Kritiklik Raporu Genel 31 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 4. Ambalaj Yönetimi Tofaş ile tedarikçileri arasında malzemeler farklı tipte ambalajlarda taşınmaktadır. Ambalajın tasarımı, seçimi, tedarikçi ile Tofaş arasındaki çevrimi, hasar yönetimi ve mutabakatlaşma gibi işlemlerin tamamı ambalaj yönetimi başlığı altında incelenir. 4.1. Geri Dönüşümlü Ambalajlar Yerli tedarikçiler ile teknik bir engel olmadığı sürece geri dönüşümlü ambalaj uygulaması yapılmaktadır. Bu ambalajlar 3 grupta toplanır. 4.1.1. Standart Ambalajlar Tek bir çeşit malzemeye özel olmayıp, birçok farklı malzemenin taşımasında kullanılan ambalajlardır. Her bir ambalaj tipi için bir ambalaj kodu vardır. Standart ambalajlara malzeme yerleşimi tedarikçi sorumluluğundadır. Malzemenin taşıma esnasında kalitesi garanti edilmelidir. Şekil 19. Standart Ambalajlar 4.1.2. Kaset ve Palet Plastik kaset (plastik kutu) ve bunların üzerinde taşınacağı plastik paletler çok amaçlı ambalajlardır. Plastik kasetler katlanmaz; ancak farklı ölçülerdeki kasetler birbiri üzerine yerleştirilebilir özelliğe sahiptir. Plastik paletler 1000 mm x 1200 mm ölçülerindeki paletlerdir. Tofaş palet ve kapaklarının kodları sabittir. Palet: T100 Kapak: T101 olarak ifade edilir. Genel 32 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 4.1.3. Spesifik Ambalajlar Standart ambalaj ile gelmesi mümkün olmayan, daha büyük ve şekilli malzemeler için kullanılan ambalajlardır. Taşınma esnasında kalite riski yüksek olan malzemelerde kullanılmaktadır. Şekil 20. Spesifik Ambalajlar 4.2. Geri Dönüşümsüz Ambalajlar Geri dönüşümüz ambalajlar da kendi içinde 3 gruba ayrılır. 4.2.1. Karton Kutu Karton kutu ancak zorunlu hallerde kullanılmaktadır. Bu kutuların kullanım esasları şu şekildedir: Tüm karton kutular % 100 doldurulmalıdır. Geometrisini kullanıldığı yere kadar korumalıdır. El ile taşınabilen karton kutularda ağırlık maksimum 15 kg. olmalıdır. Tüm karton kutu kapakları 9 cm plastik bantla dar yan yüzeyleri en az 10 cm geçecek şekilde kapatılmalıdır. Tüm karton kutular palet ile taşınabilmelidir. Paletlemeye ilişkin uyulması gereken kurallar paletleme esasları kısmında anlatılmaktadır. 4.2.2. Tahta Palet Tofaş sevkiyatları için tahta palet kullanılması öngörülmemektedir. Zorunlu hallerde Tofaş’tan izin alınmalıdır. Bu durumlarda da kullanılan paletler 1000 mm X 1200 mm ebatlarında olmalıdır. Genel 33 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 4.3. Ambalaj Teyitleşme Yeni bir malzemenin devreye girmesi aşamasında, ambalaj çalışmaları da başlatılır. Tedarikçi, ürettiği malzemenin üretim bandına kadar hasar görmeyecek, kalite problemi yaratmayacak şekilde gelmesini sağlayacak bir ambalajı Tofaş’a önerir. Bu çalışma portalda lojistik dizini altında “Ambalaj Teyitleşme” bölümünden yürütülür. Tedarikçinin önerdiği ambalaj Tofaş tarafından incelenerek gerekirse tedarikçiye başka öneri yapılır. Her iki tarafın mutabık kaldığı ambalaj kullanıma alınır. Seri üretim süreci başlamadan önce ambalaj teyitleşme işlemi tamamlanmalıdır. Ambalaj teyidi tamamlanmayan malzemenin kalite numune onayı verilmez ve malzeme kabullerinde sisteme girişi yapılamaz. Tedarikçinin, sadece parça numarası değişikliği bile olsa yeni resim numarası için ambalaj teyitleşmesi yapması gereklidir. Seri üretim parçaları için ambalaj içi miktar değişiklikleri de, ambalaj teyitleşme ekranından yönetilir. Yeni ambalaj içi miktar teyitleşme sonrası tedarikçi tarafından Tofaş malzeme temin uzmanına da bildirilmelidir. Şekil 21. Ambalaj Teyitleşme Ekranı Genel 34 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Bu ekranda, Son durum filtresinden “Yeni Resim” seçildiğinde henüz herhangi bir işlem yapılmamış parçalar görüntülenir. Bu parçalar için teyitleşme işlemi başlatılmalıdır. Bu parçaların sol tarafında yer alan ikonuna basılarak teyitleşme ekranına gidilir. Son durum filtresi ile firmanın yaptığı öneriler, Tofaş’ın yaptığı öneriler ve Tofaş tarafından red edilmiş öneriler de görüntülenebilir. Herhangi bir parçaya yeni ambalaj önerisinde bulunmak için tuşuna basılır. Mevcut durum kolonu altındaki ikona basıldığında, şu an geçerli olan ambalaj tanımı bilgileri görülür. Listedeki işaretli kayıtlar Tofaş tarafından önerisi verilmiş kayıtlardır. Bu öneriler tedarikçi tarafından kontrol edilip uygunsa kabul edilmelidir. Şekil 22. Ambalaj Teyitleşme Formu Ambalaj teyitleşme süreci aşağıdaki şekildedir. Genel 35 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı a) Tedarikçi sorumlusu, resme ait ambalaj için ilk tanımlama önerisini veya değişiklik önerisini Tofaş tedarikçi portalı üzerinden ilgili ekrana girerek oluşturur. b) Tofaş sorumlusu kişiler bu talebi sistemlerinde görerek uygunluğunu kontrol edip kabul veya reddedebilir. c) Tofaş yetkilisi işlemi bitirdiği anda, tedarikçi yetkilisi yaptığı bu önerinin sonucunu portal üzerinde ambalaj teyitleşme sayfası üzerinde görebilir. d) Öneri Tofaş tarafından kabul edilene kadar önceki kayıtlı ambalaj kullanılır. Ambalaj teyitleşmesi için sistem tanıtımı ve örnek uygulama videoları tedarikçi portalında ayrıca yer almaktadır. 4.4. Spesifik Ambalaj Belirleme Bir malzeme için standart ambalaj kullanımı uygun değil ise, spesifik kasa kullanımı yoluna gidilir. Bu aşamada Tedarik Zinciri Geliştirme Müdürlüğü ambalaj tasarımı, prototip üretimi, seri kasa üretimi ve kasaların devreye alınmasındaki süreçten sorumludur. Ambalaj tipi ve ambalaj içi miktarlarında Tofaş ile mutabık kalınmasının ardından, diğer ambalajlarda olduğu gibi portalda ambalaj teyitleşme programına resim numarası bazında giriş yapılır. Ambalaj tanımlarının web ortamında güncel olarak yaşatılması için tedarikçiler bu bilgileri gözden geçirmek ve gerektiğinde Tofaş’a geri besleme yapmaktan sorumludur. 4.5. Geri Dönüşümlü Ambalajların Yönetimi Geri dönüşümlü ambalaj yönetimi Tofaş adına bir lojistik servis sağlayıcı (3PL) firma tarafından yönetilmektedir. 3PL tarafından her hafta bir sonraki haftanın siparişlerine göre, tedarikçilerde her ambalajdan bulunması gereken minimum ihtiyaçlar hesaplanır. Bu ihtiyaçlara göre tedarikçilere kasa gönderimleri organize edilir. Ambalajlar milk-run kapsamındaki firmalara milk-run araçları ile sevk edilir. Milk- Genel 36 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı run dışındaki firmalar için firmanın organize ettiği araçlara yükleme yapılır. Ambalajlar sevkiyat irsaliyeleri ile sevk edilir. Geri dönüşümlü ambalajların çevrimdeki miktarı Tofaş tarafından belirlenir ve döngüye dahil edilir. Miktarı belirlerken tedarikçide, Tofaş’ta ve yolda olması gereken adetler dikkate alınır ve buna göre ambalaj üretilir. Tedarikçinin üretim prosesi veya stok politikası gibi sebepler ile fazladan yaptığı stoklar için Tofaş tarafından kasa tedarik edilmemekte; bu ilave ihtiyaçlar için firmanın kendi kasasını tedarik etmesi talep edilmektedir. Ambalajlar sadece Tofaş sevkiyatlarında kullanılmalıdır. Ambalajların tedarikçinin kendi tedarikçileri ile arasındaki malzeme taşımasında kullanılması, tedarikçinin bitmiş ürün taşıma dışında kendi iç süreçlerinde hammadde, yarı mamul taşıması, kasalara hasar verecek uygulamalarda bulunması uygun görülmez. Bu tip durumların tespiti halinde cezai işlemler uygulanır. Ambalaj yetersizliği sebebiyle parçanın bakiyeye kalma riski oluşursa, Tofaş, Malzeme Temin Birimi’ne önceden haber vermelidir ve yönlendirme istenmelidir (alternatif ambalaj kullanımı, sipariş öteleme, ayrı araç organizasyonu, vb.). 4.5.1. Boş Ambalaj Mutabakat Geri dönüşümlü ambalajların stoklarını takip etmek ve herhangi bir veri hatası kaynaklı kasa problemi oluşmaması için, tedarikçi firmalar ile lojistik servis sağlayıcı arasında her hafta ambalaj mutabakatı yapılır. Mutabakatta servis sağlayıcı kendi kurumsal portalı üzerinde her tedarikçide görünen stok miktarını yayınlar. Tedarikçilerin de belirlenen zaman aralığında bu portala girerek stokundaki dolu ve boş ambalajların fiziki miktarını girmesi gerekir. Fark var ise ayrıca bu farkın açıklaması girilmelidir. Açıklamada farkın tedarikçi kaynaklı olmadığı bildiriliyorsa, bu durumu ispat eder bir doküman (irsaliye, fatura vb.) servis sağlayıcıya gönderilmelidir. Ambalaj stoklarının doğru ve etkin takibi için tedarikçi firmalar ambalaj girişçıkış kayıtlarını kendi sisteminde tutmalı ve gerektiğinde sunabilmelidir. İspat edilemeyen bir fark görülmesi durumunda kasa maliyeti tedarikçilere fatura edilir. Genel 37 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Boş kasa mutabakatlaşma ile ilgili detay bilgiler için 3PL firması ile görüşülmelidir. Şekil 23. Boş Kasa Mutabakat Ekranı Bu portalda aynı zamanda kasa stok hareket bilgileri de yer alır. Mutabakat yaparken bu kayıtlar ile tedarikçi kayıtları karşılaştırılmalı, fark görülen kayıtlar bildirilmelidir. 4.5.2. Hasarlı ve Hatalı Kasa Sevkiyatları Servis sağlayıcının tedarikçiye sevk ettiği kasalarda hasar tespit edilmesi halinde tutanak tutulması gereklidir. Aynı şekilde bu tutanak servis sağlayıcının portalına da giriş yapılmalıdır. Bildirim yapılan ambalajlar servis sağlayıcı tarafından geri alınır ve Tofaş’ta tamir görür. Buradan bildirilmeyen ambalajların hasarı ise kabul edilmez. Benzer şekilde sevkiyatta irsaliyeye göre eksik, fazla ya da farklı ambalaj sevki tespiti halinde tutanak tutulması ve portala giriş yapılması gerekir. 4.5.3. Ambalaj İrsaliye Onayları Tedarikçiler kendisine sevk edilen kasaları teslim aldıktan ve irsaliyesevkiyat kontrolü yaptıktan sonra 3PL portalına girerek irsaliye onayı yapmalıdır. 48 saat içinde onaylanmayan irsaliyeler doğru şekilde teslim alınmış kabul edilir. Genel 38 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 24. İrsaliye Onay Ekranı 4.6. Flusso Teso İhraç edilecek parçaların ambalajlama işlemlerinin müşteri taleplerine uygun olarak tedarikçi firmada gerçekleştirilmesidir. Bu modelde ihraç edilen parça numaraları Tofaş tarafından tedarikçiye bildirilir. Ambalajlama standartları, kullanılan ambalaj malzemesini üreten firmaların bilgisi de paylaşılır. Bu standartlara göre tedarikçi bir ambalajlama metodu öngörür. Tofaş ile metot üzerinde mutabık kalınır. Ambalajlama maliyeti de satın alma maliyetlerine aktarılır. Flusso teso olarak yönetilen parçalara Tofaş tarafından herhangi bir elleçleme işlemi yapılmaz. Gelen sevkler direkt olarak konteyner veya TIR içine yüklenir. Bağlı olarak Tofaş müşterisinden gelen problem bildirimleri direkt olarak tedarikçi firmaya yönlendirilir. Genel 39 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 5. Sevkiyat Yönetimi Bu alanda tedarikçilerden Tofaş’a yapılacak sevkiyatlardaki ambalajların hazırlanması ve araca yüklenmesi, ambalaj etiketlerinin standartları, irsaliyelerin gönderilmesi, milk-run ve Tofaş malzeme kabul konularından bahsedilmektedir. 5.1. Malzeme Tanıtım Etiketleri Tofaş’a gönderilecek tüm direkt üretim malzemeleri için Odette taşıma etiketi kullanılması gerekmektedir. Etiket büyüklüğü olarak her kasaya A5 (210 x 148 mm) boyutunda etiket basılmalıdır. Ancak küçük kasetlere (yüksekliği 15 cm ve altında) A6 (210 x 74 mm) etiket basılmalıdır. Tofaş portalında sevkiyat ambalajlarının üzerine asılacak olan malzeme tanıtım etiketleri görülebildiği gibi, direkt olarak etiket basımı da yapılabilir. Etiket ekranına portalda Lojistik sekmesi altında “Odette Etiketi” bölümünden ulaşılabilir. Etiket basma ekranı aşağıdaki gibidir. Şekil 25. Odette Etiket Basma Ekranı Ekrandaki alanlar ve açıklamaları aşağıdaki gibidir: Resim No: 12 haneli parça numarasıdır. Genel 40 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Resim Adı: Parça adı, otomatik gelir. Boşaltma Yeri: Parçanın Tofaş indirme rampasıdır. Miktar: Ambalaj içi miktardır. Net Ağırlık: Parçaların ambalajsız ağırlığıdır. Brüt Ağırlık: Ambalaj ve parçaların toplam ağırlığıdır. Paket Tipi: Parçanın tanımlı ambalajıdır. Otomatik gelir. Kutu Sayısı: Ambalajın içerisinde bulunan kutu ya da kaset adedidir. İmalatçı Resim No: Parçanın tedarikçideki dahili kodudur. Sevk Tarihi: Otomatik olarak basım tarihi gelir, değiştirilebilir. Değişiklik Tarihi: Parçanın ODM tarihidir. Değişiklik No: ODM numarasıdır. İrsaliye No: Sevkiyat irsaliye numarasıdır. Parça Üretim Tarihi: Otomatik olarak etiket basım tarihi gelir. Üretim tarihine göre değiştirilmelidir. Parti-Lot No: Üretim parti veya lot numarasıdır. Etiket Tipi: Seçilir ise A6 boyutunda etiket basımı yapılır. AQP Kapsamı: Parça AQP kapsamında ise seçilmelidir. CSL (Controlled Shipment Level-Kontrollü Sevkiyat Seviyesi) parçalarda işaret kaldırılmalıdır. Son Kullanma Tarihi: Kimyasal ve ömürlü malzemeler için zorunludur Resim No alanının yanındaki kutucuğuna girilerek bir parça için net ağırlık, imalatçı resim no, değişiklik tarihi ve değişiklik, CF1D bilgileri ön tanımlı hale getirilebilir. Bu sayede her etiket basımında bu bilgiler tekrar tekrar girilmez. Genel 41 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 26. Parça Bilgileri Ön Tanımlama Ekranı Önemli Hususlar Etiketlerde, parça mühendislik değişiklik tarihi bildirilmelidir. Girilmemesi halinde kalite birimi parçayı bloke edebilir. Sevkiyat sırasında ve sonrasında bozulma ve tahrip olma risklerini azaltmak adına etiketlerin neme karşı dayanıklı ve ağırlığının minimum 120 gr/m2 olması gereklidir. Etiketler ambalaj üzerinde yer alan etiketliğe yerleştirilmelidir. Arkası yapışkanlı etiket kullanılmamalıdır. Etiket düşmemesi için üst ve alt orta noktadan bant ile yapıştırılmalıdır. Barkotlu alanların barkod okuyucu ile okunabilmesini sağlamak için yüksek kaliteli barkod baskısı gerekmektedir. Boşaltma yeri olarak malzemenin indirileceği rampa kodu girilmelidir. Rampa kodları Tofaş sipariş dosyaları içinde görülebilir. Resim adı bilgisi Tofaş sipariş dosyasındaki resim adı ile aynı olmalıdır. CF1D işareti farklı bir çıktı veya sticker olarak etiketin kenarına yapıştırılabilir; etiketin üzerindeki bilgilerin okunmasını engellememelidir. Etiketlerin bu standartlarda basılması tedarikçinin sorumluluğundadır. Etiketler üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmadan önce Tofaş’ın onayı alınması gereklidir. Genel 42 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Sevkiyat Etiketi Odette etiketinin yazıcıdan düzgün çıkması için aşağıda belirtilen ayarlar yapılmalıdır. Bu ayarların 1 kez yapılması yeterlidir. Daha sonraki etiket basımında bu ayarlar korunur. Odette etiketi sayfasında File/Page setup menüsüne tıklanır. Sayfa margin ayarları aşağıda görüldüğü gibi olmalıdır. Genel 43 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 27. Odette Etiket Sayfa Ayarları Inch ayarı olan bilgisayarlar için milimetre-inch dönüşümü aşağıdaki gibidir: 6,01 milimetre = 0.237 inc 4,23 milimetre = 0.167 inc 6,18 milimetre = 0.243 inc 5.2. İrsaliye İşlemleri Tofaş’a sevk edilen tüm malzemeler için hem matbu irsaliye hem de elektronik irsaliye (ASN) düzenlenmelidir. 5.2.1. Matbu İrsaliye Matbu irsaliyeler yasal bir zorunluluktur. Malzeme bedelsiz dahi gönderilse, bedelsiz matbu irsaliye düzenlenmelidir. Ancak bedelsiz malzemeler için elektronik irsaliyeye gerek yoktur. İrsaliyelerde beklenen özellikler aşağıdaki gibidir: İrsaliye üzerinde firma kodu bilgisi bulunmalıdır. Genel 44 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Sipariş dosyasında malzemenin tanımlı indirme rampa kodu yer alır. (sipariş yönetimi bölümü, rampa kodu) Her indirme rampasına ayrı irsaliye düzenlenmelidir. İndirme rampa kodu irsaliye üzerine yazılmalıdır veya kaşe ile basılmalıdır. İhracat siparişleri için irsaliye üzerine “İHRACAT” kaşesi basılmalı ve ilgili pazar kodu yazılmalıdır (Örn: 201-Çin). Ambalaj bilgileri tam ve doğru yazılmalıdır. İrsaliye üzerinde oynama yapılmaz. Yapılırsa paraflanıp o şekilde sevk edilir ve ilgili birimlere bilgi verilir. Bir irsaliyede maksimum 30 kalem malzeme olması operasyon açısından kolaylık sağlar. JIS sevkiyat irsaliyeleri için bu şekilde bir kısıt yoktur. 5.2.2. Elektronik İrsaliye (ASN) Elektronik irsaliye (Advance Shipment Notice-ASN) her irsaliye için ayrı düzenlenmesi gereken zorunlu bir uygulamadır. Gönderilen her irsaliyenin Tofaş kabulü yapılmadan önce elektronik irsaliyesinin gelmiş olması gereklidir. ASN hazırlanması ile ilgili doküman Tofaş portalda “Elektronik İrsaliye Kılavuzu” başlığı altında bulunabilir. Elektronik irsaliye oluştururken şunlara dikkat edilir. Sefer No: 3PL firması ile sevkiyatlarda, 3PL firmasının bildirmiş olduğu sefer numarası girilir. Tedarikçi kendi araç organizasyonu veya 3PL firması dışındaki taşımalarda sefer no kısmına firma kodunu girmelidir. Ambalaj Tanımı: Fiziki olarak sevk edilen ambalaj tanımı girilir. Sistemde tanımlı ambalaj kodu haricinde farklı ambalaj ile sevk edilme durumunda irsaliyeye fiziki gönderilen girilir. Ambalaj Adeti: Fiziki olarak sevk edilen ambalaj adedi girilir. Malzeme Miktarı: İlgili malzemenin toplam sevk edilen fiziki miktarı girilir. Genel 45 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Numune parça sevki durumunda da ASN gönderilmelidir. 5.2.3. ASN Gönderim Metotları Gönderilen bir ASN Tofaş kabulünden önce değiştirilerek tekrar gönderilebilir. Kabulü yapılan ASN’nin değiştirilmesi mümkün değildir. ASN Tofaş’a 3 metot ile gönderilebilir. 5.2.3.1. Otomatik ASN Gönderimi Bu metot ile tedarikçi kendi sisteminde otomatik olarak hazırladığı ASN’yi Tofaş’a otomatik olarak göndermektedir. Sistemin çalışması için portalda eirsaliye yükleme alanında bulunan “İrsaliye Transfer Programı” irsaliye gönderilecek bilgisayara kurulur. Gönderilen ASN’lerin bilgisi aynı sayfadaki “eİrsaliye Log Sayfası” ekranından görüntülenebilir. Şekil 28. e-İrsaliye Log Sayfası 5.2.3.2. Portala Manuel Yükleme Bu metot ile belirli bir formatta hazırlanan yükleme dosyası portala yüklenerek ASN gönderilir. Yükleme dosya formatı .txt olmalıdır. Bir seferde sadece 1 irsaliyenin ASN’si yüklenebilir. Genel 46 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 29. ASN Manuel Yükleme Ekranı Dosya seçilip “dosyayı gönder” butonuna basılınca ekrana yüklenen bilgiler gelir. Hatalı olan bir kayıt olması halinde X şeklinde gösterilir. Sadece hatasız kayıtlar işleme alınır. Hata oluşması halinde irsaliyedeki hatalı kayıt düzeltilip dosyanın tamamı tekrar yüklenmelidir. Kaydın tekrar gönderilmesinde eski irsaliye sistemden silinmekte ve son gönderilen dikkate alınmaktadır. Şekil 30. İrsaliye Kontrol Ekranı Başarılı yükleme sonrası ekrana bildirim gelir. Yüklenen dosyalar yükleme ekranında “Upload Edilen Dosyalar” alanında görüntülenebilir. Şekil 31. Yükleme Bildirimi Genel 47 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 5.2.3.3. Portala Manuel Giriş ASN Tedarikçi portalında e-irsaliye manuel giriş alanından gönderilebilir. Bu ekranda malzeme bilgileri teker teker girilmektedir. Hataya en açık seçenek olduğundan en son tercih edilecek seçenektir. Şekil 32. ASN Manuel Giriş Ekranı Buradaki alanlar şu şekildedir: Sipariş Türü: Parçanın indirme rampasıdır. İrsaliye No: İrsaliye numarasıdır. İrsaliye Tarihi: İrsaliyenin kesildiği gündür. Sefer No: Milk-Run firmaları için 3PL firmasının vermiş olduğu sefer kodudur. Fiziksel olarak gönderilen araç sefer numarası olmalıdır. Milkrun dışı firmalar için firma kodu yazılır (Örn: 897). 3PL dışında acil araçlar ile yapılan taşımalarda da firma kodu yazılır. Resim No: Parça numarasıdır. Resim Adı: Parçanın adıdır. Sistemden otomatik olarak gelir. Miktar: Sevk edilen malzeme miktarıdır. Genel 48 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Ambalaj Kodu: Fiziksel olarak kullanılan ambalaj kodudur. Ambalaj Adedi: Sevk edilen ambalaj adedidir. Ambalaj İçi Miktar: Ambalajın içindeki fiziki miktardır. 5.2.4. Elektronik İrsaliye Gönderim Raporu Elektronik irsaliyelerin Tofaş’a ulaşma durumu ve zamanı portalda eirsaliye raporu altından görülebilir. Şekil 33. e-İrsaliye Gönderim Raporu 5.2.5. ASN Performansı Gönderilen ASN’lerin içeriğinde yer alan bilgilerin uygunluğu ölçülmektedir. Temel olarak ASN ile Tofaş kabul arasındaki bilgiler karşılaştırılır. Portalda “eİrsaliye Performansı” alanı altından görüntülenir. Genel 49 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 34. ASN Performansı Sorgulama Ekranı Sorgulanmak istenen yıl, ay veya hafta seçilir ve göster butonuna basılır. İçinde bulunulan yıl, ay veya hafta sorgulanmak isteniyor ise seçime gerek olmadan göster butonuna basılabilir. Tedarikçinin ASN’yi fiziki sevkiyattan önce gönderip göndermediği kontrol edilir. Tofaş kabul işlemi sonrasında ulaşan ASN’ler 0 puan olarak değerlendirilir. Hatasız bir ASN, içindeki resim sayısı kadar puan alabilir. Her resim 1 puandır; buna göre içinde 10 resim olan bir ASN maksimum 10 puan alabilir. Sorgulama sonrası hangi ASN’de problem olduğu ASN’deki resim sayısı ile puan karşılaştırılarak tespit edilir. Örneğin, aşağıdaki ekranda 428432 numaralı ASN 7 resim için 7 puan alınabilecek iken, 4,90 puan almıştır. İrsaliye numarasına tıklanarak uygunsuzluk incelenebilir. Şekil 35. ASN Performansı Sorgusu ASN içindeki her resim için 5 ana kriter kontrol edilir. Hata görülmesi halinde o resim için aşağıdaki şekilde puan kesintisi yapılır. Genel 50 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı ASN gelmemiş veya Tofaş kabulünden sonra gelmiş ise 1 puan ASN’deki malzeme miktarı ve kabuldeki farklı ise 0,2 puan ASN’deki ambalaj tanımı ile kabuldeki farklı ise 0,25 puan ASN’deki ambalaj miktarı ile kabuldeki farklı ise 0,25 puan ASN’deki sefer no ile kabuldeki farklı ise 0,30 puan 428432 numaralı ASN’nin içine girildiğinde sefer numarasının ASN’ye hatalı girildiği görülmektedir. Şekil 36. ASN Performans Hata Örneği (1) Tofaş malzeme kabulde sefer no 13 karakter olarak girilir. Son 6 karakter tarihtir. Sefer numarası performansı olarak, gerçek sefer no’daki 2. haneden sonraki 6 karakter ile ASN sefer no karşılaştırmaktadır. Aşağıda ise ambalaj tanımında hata olan bir ASN performansı görülebilir. Şekil 37. ASN Performans Hata Örneği (2) Genel 51 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 5.3. Odette Etiketi ve e-İrsaliye Oluşturma Programı Tofaş portalında yer alan Odette etiketi ve e-irsaliye oluşturma programı ile etiketlerin ve irsaliyelerin programın kurulu olduğu bir bilgisayardan, Odette standartlarına göre hazırlanması sağlanır. Bu yöntem ile etiket oluştururken herhangi bir internet bağlantısına ihtiyaç yoktur. Etiketi oluşturulacak malzemelerin bir kereye mahsus programa girilmesi yeterlidir. Detaylı bilgi için Tofaş Portal altında Tofaş’ın Yayımladığı Dokümanlar alanındaki “Odette Etiketi ve e-İrsaliye Oluşturma Programı” incelenebilir. Kullanılacak barkod fontlarına Tofaş portalından da erişim sağlanabilir. Portalda “Barkod Fontu” olarak yer almaktadır. 5.4. Sevkiyatlar Tedarikçilerden malzemelerin taşınma yöntemi, paletlerin hazırlanması, sevkiyatların doğruluğu ve yüklemenin yapılması sevkiyat konusunda incelenir. Tofaş’a malzeme sevkiyatları milk-run veya milk-run dışı olarak 2 şekilde yapılmaktadır. 5.4.1. Milk-Run Bu modelde nakliye, Tofaş sorumluluğundadır. Yapılan seferler ile tek firmadan malzeme alınabildiği gibi, birden fazla firmadan toplama da yapılabilmektedir. Araçlar tedarikçilere boş ambalaj götürmekte, indirdiği ambalaj yerine malzeme almaktadır. Milk-run toplamaları aşağıdaki şekildeki gibi gösterilebilir. Genel 52 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 38. Milk-Run Operasyonu Milk-run operasyonları Tofaş adına 3PL firması tarafından gerçekleştirilir. Milk-run yüklemeleri için tedarikçi rampalarının TIR’lara yandan yükleme yapılması için uygun olması gerekir. Ayrıca firma esnek yükleme saatlerine uyabilmeli ve yükleme zaman aralığında uygun ekipman ve personeli hazır bulundurmalıdır. 5.4.1.1. Milk-Run Teyitleşme Tofaş tedarikçilere göndermiş olduğu siparişleri günlük olarak 3PL firması ile de paylaşır. 3PL firması ise kendi portalında bu siparişleri, malzemenin yüklenmesinden 1 gün önce teyide açar. Belirlenen saat aralığında tedarikçi tarafından fiili olarak yüklenecek malzemenin doğru bir şekilde teyit edilmesi gerekir. Teyit işlemi tedarikçinin sahip olduğu her şube kodu için ve Tofaş’taki ilgili tüm müşteriler için (Q129, Q161 gibi) ayrı ayrı yapılmalıdır. Aşağıdaki ekranda bir firmanın ana şube kodu ile girdiğinde gördüğü ekran yer almaktadır. Tofaş-129 ve Brezilya-161 için iki formun da onaylanmış olması gerekir. Benzer şekilde firmanın ayrı bir şubesi var ise, bu şube için de teyitleşme yapmalıdır. Genel 53 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 39. 3PL Yükleme Teyit Formları Ekranı Teyitleşmede Tofaş’ın brüt siparişleri teyide açılmaktadır. Bakiye veya fazla sevk bu ekrana yansımaz. Firmanın yükleyeceği gerçek malzeme miktarı, kasa sayısı ve kasa tipi bilgilerini teyit etmesi istenir. Teyitleşme ekranında Tofaş siparişlerinden farklı bir değer yansımış ise, tedarikçi tarafından Tofaş siparişlerine göre düzeltilerek teyit edilmelidir. Şekil 40. 3PL Yükleme Teyitleşme Ekranı Siparişler ile teyit edilen miktar arasında bulunan farklar 3PL tarafından günlük olarak Tofaş malzeme temin birimine raporlanır. Tedarikçi teyit etmediği bir malzemeyi yüklemek isterse, araçlarda uygun yer olmayabilir ve ekstra yükleme maliyeti oluşabilir. Tersi bir durum olarak bir malzemeyi teyit edip yüklememesi halinde ise hacim kaybı oluşur. Bu gibi durumlarda ekstra yükleme maliyetleri ve/veya hacim kayıpları tedarikçilere fatura edilir. Genel 54 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 5.4.1.2. Yükleme Planları Teyitleşmenin tamamlanmasının ardından tedarikçilere, 3PL portalı üzerinden ve otomatik mailler ile yükleme formları yayınlanır. Bu formlarda yükleme ile ilgili detay bilgiler yer alır. Şekil 41. Tedarikçilere Yayınlanan Yükleme Formu Milk-run ile aksi bir anlaşma yapılmamış ise siparişler aşağıdaki günlerde toplanır: a) Bursa İçi Firmalarda: Sipariş gününde Cumartesi üretim olması halinde, Cumartesi siparişleri Cumartesi günü toplanmaktadır. b) Bursa Dışı Firmalarda: Siparişten 1 gün önce Cumartesi üretim olması halinde, Cumartesi siparişleri Cuma günü, Pazartesi siparişleri ise Cumartesi günü toplanır. Yükün ve sevkiyatların uygun olması halinde Tofaş malzeme temin ile Bursa dışı firmalarda günün siparişinin aynı gün yüklenmesi konusunda mutabık kalınabilir. IRF Birimi’nin Cumartesi çalışması halinde Cumartesi siparişleri aynı gün, Cumartesi kapalı olması halinde ise Cuma günü teslim edilmelidir. Genel 55 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 5.4.1.3. Milk-Run Yüklemeleri Malzeme taşıyan araçlardaki taşıma verimliliğini artırmak ve hatalı sevkiyatları önlemek için tedarikçiler sevkiyat aracı gelmeden 1 saat önce hazırlık ve kontrol işlemlerini tamamlamış olmalıdır. Bu işlemlerin amacı araçların tedarikçilerde kalış sürelerini standartlaştırmak ve planlanan saatler dışında giriş çıkışları önlemektir. Teyit edilmiş ve sevkiyat için hazırlanmış malzemelerin, gelen 3PL aracındaki yer yokluğu ile sevk edilememesi durumunda, tedarikçi durumu en kısa sürede 3PL sorumlusuna bildirir. Bu durumda yüklenen malzemelere göre irsaliye yenilenir. Teslim alınamayan malzemeler ise 3PL tarafından en kısa zamanda ilgili tedarikçiye başka bir araç yönlendirilerek toplanır. Yeni aracın gelmesi ile birlikte bir önceki araca teslim edilemeyen malzemeler irsaliye düzenlenerek gelen araca teslim edilir. Araç malzeme yükleme boşaltma rampasına yanaştıktan sonra aracın perdeleri araç sürücüsü tarafından açılır. Eğer araçta tedarikçiye sevk edilmiş geri dönüşümlü boş malzeme taşıyıcılar varsa, tedarikçi personeli bu kasaları araçtan indirir ve irsaliye ile karşılaştırarak teslim alır. Kasalarda irsaliyeye göre fark veya hasar tespit edilmesi halinde durum tutanak ile kayıt altına alınır ve araç sürücüsüne imzalatılır. Fark tedarikçi tarafından 3PL portalı üzerinden bildirilir. Bildirim yapılmayan hallerde gelen irsaliyenin uygun teslim alındığı kabul edilir. Boş kasa indirme işleminin ardından sevk edilecek malzemeler tedarikçi personeli tarafından sürücünün gösterdiği tarafa ve tedarikçiye ayrılmış alan aşılmadan yüklenir. Taşıma güvenliği olmayan ambalajlarla malzeme sevk edilmek istenirse, bu ambalajlar sürücü tarafından teslim alınmaz. Araçların tedarikçiye verilen saat aralığında çıkış yapması gereklidir. Bu saat aralığına irsaliye hazırlama işlemi de dahildir. Aracın yükleme işlemi firma çıkış saatine kadar tamamlanmamışsa ve fiilen yükleme işlemine ara verilmiş ise araç sürücüsü tedarikçi firma sorumlusuna ve Tofaş’a durumu bildirerek malzemeleri almadan firmadan ayrılabilir. Bu malzemeleri tedarikçi kendi organize ettiği bir araçla vakit kaybetmeden Tofaş’a sevk eder. Bu gecikmeye bağlı olarak üretim kaybı oluşması halinde kayıp tedarikçiye yansıtılır. Genel 56 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Firmaya verilen yükleme-boşaltma süresi yetersiz görülüyor ise, Tofaş ve 3PL ile mutabık kalınarak bu süre uzatılabilir. Standart tanımlı ambalajı dışında yapılan sevkiyatlar veya standart ambalaj içi miktarın altında yapılan yüklemeler nakliyede verimsizliğe sebep olduğundan, aradaki hacim kaybı tedarikçilere fatura edilebilir. 5.4.2. Milk-Run Dışı Bu modelde anlaşma Tofaş kapı teslim olarak yapılmakta olup, tedarikçi malzemeleri kendi organize ettiği araçlar ile sevk etmektedir. Milk-run teyitleşme ve 3PL tarafından araç yükleme planları oluşturulması söz konusu değildir. Tofaş teslimat saatleri, Tofaş malzeme temin ve kabul birimleri tarafından tayin edilerek tedarikçi firmaya iletilir. Tedarikçinin de bu saatler arasında malzemeyi teslim etmesi istenir. Günde birden fazla sefer var ise, siparişler sevkiyat sayısına bölünerek gönderilmelidir. Örneğin, tedarikçinin A, B ve C parçalarından onar kasa siparişi vardır. Tedarikçinin günde 5 sevkiyatı var ise, her sevkiyatta A, B ve C parçalarından minimum ikişer kasa yüklemelidir. Sevkiyatta kullanılacak araçlar minimum Euro-3 motora sahip olmalıdır. 5.4.3. Palet Hazırlama Plastik kasetlerin paletlenmesinde son kat aynı hizada homojen bir dağılıma sahip olmalıdır. Bunu sağlamak için homojenliğin bozuk olduğu yerlere boş plastik kasetler koyulur. Böylece bu paletli sistemin üzerine başka bir paletli sistemin yüklenebilmesi imkanı sağlanır. Boş gönderilen kasetler için ayrı manuel bir irsaliye kesilmelidir. Genel 57 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 42. Palet Doldurma Paletleme esasları şu şekildedir: Paletli sistemin maksimum yüksekliği 1350 mm. olmalıdır. Paletli sistemlerin üst üste koyulmasındaki maksimum yükseklik 2700 mm olabilir. Bir palette sadece bir üretim biriminin malzemesi olmalıdır. Örneğin montaj ve süspansiyonda kullanılan malzemeler tek bir paletle sevk edilemez. Paletli sistemin ağırlığı 1000 kg sınırını geçmemelidir. Palet doldurulduktan sonra kapak kapatılır. Son olarak palet-kaset-kapak sisteminin bütünlüğünü sağlamak için aşağıdaki iki yöntemden biri kullanılabilir. a) Kapak üzerinde bulunan plastik şerit yuvaları kullanılarak sistem plastik bir şeritle bağlanır. b) Naylon folyo ile sarılır. Şekil 43. Şeritleme Örneği Genel 58 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Tofaş ASN yapısı içinde kapak ve palet bilgisi gönderimi yapılamaz. Bunun yerine 3PL firmasının portalı üzerinde yönetilir. Kapak ve palet sevkiyatları sonrasında 3PL portalı üzerinden elektronik irsaliye gönderimi yapılır. Tofaş paletleme talimatı Tofaş portalında incelenebilir. (Kaset Palet Kapak Kullanım Esasları.xls) 5.4.4. Sevkiyat Doğruluğu Yapılan sevkiyatlarda miktar ve malzeme doğruluğu kritik öneme sahip iki husustur. Sevk edilen bir malzeme kasasının içinden hatalı malzeme çıkması, malzemelerin karışık çıkması, etikette yazan miktardan eksik çıkması, irsaliyede beyan edilen malzemeye göre eksik/farklı sevkiyat yapılması durumunda yüksek maliyetli kayıplar meydana gelebilir. Bu maliyetlerin oluşmaması için tedarikçilerin üretim ve sevkiyat aşamalarında hatasızlaştırma çalışmaları yapmalıdır. Bu noktada yapılması istenen uygulamalara aşağıdaki örnekler verilebilir: Üretim sonrası benzer ürünler (özellikle sağ-sol parçalar) üretim tesisinden çıktıktan sonra birbirinden ayrı olarak izlenmeli; üretim ve depoda karışmayacak şekilde stoklanmalıdır. Sevk edilecek ürünler fabrikadaki diğer ürünlerden ayrılmalıdır. Sevkiyat alanı tanımlı, sınırları belirlenmiş olmalıdır. Ambalajların üzerindeki dahili dolaşım etiketlerinin üretim safhasında doğru basılması için önlem alınmalıdır. Bu amaçla üretim tesisinde ürün-etiket barkod eşleştirmesi yapılabilir. Teknik olarak yapılamıyorsa, fiziksel olarak parça doğrulandıktan sonra sistemde kayıt altına alınabilir. Tofaş etiketleri ve dahili dolaşım etiketleri elektronik olarak (barkod okuyucu vb ile) eşleştirilmelidir. Hatalı eşleşme halinde sistemi bloke eden bir yapı kurulmalıdır. Hatalı eşleşme sonrası ilgili ambalajın depo çıkışı bloke olabilir, irsaliye kesimi bloke olabilir, veya benzeri bir blokaj sistemi uygulanabilir. Genel 59 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Kesilen irsaliye ile gönderilen malzeme arasında fark bulunmamalıdır. Bu amaçla sevk edilecek ambalajların Tofaş etiketlerinin okutulması ve irsaliyenin otomatik oluşturulması önerilmektedir. Tofaş etiketleri okutulan ambalajlar, irsaliye sistemine iletilmeli ve bu ambalajlar irsaliye edilmelidir. Okutulmayan ambalajların irsaliye edilmesi engellenmelidir. Elektronik irsaliye otomatik olarak gönderilmelidir. İrsaliye edilen bilgiler Tofaş portalından kurulacak olan ara yazılım aracılığı ile Tofaş’a otomatik gönderilmelidir. Ancak parçaya tanımlanmış ambalaj harici bir sevkiyat yapılacak ise, bu ambalajın bilgisi irsaliyeye manuel girilmelidir. Programın kurulumu için portalda “e-İrsaliye Yükleme” bölümü incelenmelidir. 5.4.5. Malzemelerin Araç İçinde Konumlandırılması Malzemelerin indirme esnasında ayırt edilebilmesi için malzeme tanıtma etiketlerinin ambalaja aracın yan yüzeyinden görülebilecek şekilde tutturulması, ambalajların da araç içinde bu etiketler yandan görülebilecek şekilde konumlandırılması gereklidir. Şekil 44. Etiketlerin Konumlandırılması Ambalajların emniyetli istif miktarına göre yüklendiğinden emin olunmalıdır. Paletler üst üste koyularak araç içerisinde maksimum verimlilik sağlanmalıdır. Genel 60 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Ambalajlar, tüm etiketlerin yandan görülebileceği şekilde yüklenmelidir. Tüm palet ve kasalar forklift ayakları öne gelecek şekilde yüklenmelidir. 5.5. Tofaş Kabul İşlemleri Tedarikçilerden malzeme getiren araçlar önce Tofaş kapısında kayıt kabul işlemi yaptırır. Buradan aldığı iç irsaliye ile irsaliye üzerinde belirtilen malzeme indirme rampasına gider. Kayıt kabulden sonra lojistik kabul yapılır. Gelen malzemelerde herhangi bir kalite (kırık, bozuk, ıslak, çizik, farklı taşıyıcı vb.) uygunsuzluğu gözlenir ise, malzeme uygunsuz ürün alanına (tecrit alanı) alınır. Kullanılamayacak malzemeler ıskartaya ayrılarak tedarikçiye iade edilir. Bunun yanı sıra malzeme doğruluğu, irsaliye-sevkiyat uygunluğu gibi kriterler de kontrol edilir. Şekil 45. Tofaş Genel Kabul Süreci Uygunsuzluk tespit edilmesi durumunda, kabul birimi tarafından tutanak düzenlenir. Bu tutanak otomatik e-mail aracılığı ile tedarikçiye gönderilir. Genel 61 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Lojistik Uygunsuzluk Bildirimi Tutanak ile eksik/fazla gönderildiği bildirilmiş malzemeler için, Tofaş sistemlerinde fiziki olarak gelen malzemeye göre giriş kaydı güncellenir. Muhasebeleşme için tedarikçilerin de tutanağa göre kayıtlarını güncellemesi gereklidir. Genel 62 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 6. Tedarik Zinciri Performans Yönetimi Tedarik zinciri performansı, tedarikçilerin yıl içerisindeki teslimat performansı, lojistik hatalar (SQP, tutanak), MMOG/LE denetlemesini içeren bir performans yönetimidir. 6.1. Lojistik Hata Yönetimi (SQP) Tedarikçi parçalarındaki hataların yönetimi Fiat normuna göre yapılmaktadır. Fiat’ın belirlediği normda tedarikçi kaynaklı uygunsuzluklarla ilgili hata kodlarına göre, SQP sistemi üzerinden firmalara hata bildirimi açılır. Hata kodları ve puanlandırma ile ilgili detaylar, SQP portalda yer alan SQP Manuel Logistics 08018 normundan incelenebilir. 6.1.1. SQP Sistemine Erişim Fiat Group kullanıcıları ve yan sanayi firmalar, SQP sistemine http://sqp.fiat.com adresinden ulaşabilir. SQP giriş ekranı aşağıdaki şekildeki gibidir. Şekil 46. SQP Giriş Ekranı 6.1.2. SQP Ana Ekranı SQP Bills (Endeks) sekmesi, SQP sisteminde endeks açmak ve yönetmekle ilgili fonksiyonları içeren menüye ulaşımı sağlar. Tedarikçilerin, kendilerine açılmış endeksleri takip etmesi ve cevaplaması için kullandığı bölümdür. Genel 63 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 47. SQP Ana Ekranı Owner bills (kendi fişlerim) kutucuğu işaretlenerek tedarikçiye açılmış tüm bildirimler görüntülenebilir. Endeks bölümünde cevap bekleyen bildirimler kırmızı renk ile uyarı olarak gösterilmektedir. Endeksin içine girildiğinde görülen ekran aşağıdaki gibidir. Şekil 48. SQP Endeks Ekranı Bu ekrandaki sekmeler ise şu şekildedir: Genel 64 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Header: Endeksin neden, hangi tarihte, kim tarafından açıldığı gibi endeksi tanımlayan bilgiler yer alır. Section I – Containment Action: Tedarikçi firmaların kendilerine açılmış hata bildirimine istinaden acil aksiyonlarını girdiği ekrandır. Geçici aksiyonların ilk 24 saat içinde bildirilmesi gerekir. 24 saatin aşılması durumuna sistem tarafından ilave ceza puanı uygulanır. Bu alandaki aksiyonlar problem kalıcı olarak çözülene kadar Tofaş üretimini garantiye alacak şekilde olmalıdır. Sevkiyat ile ilgili problemlerde kontrollü sevkiyat başlatılmalı ve bu kontrollü sevkiyatın başlatıldığı irsaliye numarası, araç plakası gibi bilgiler belirtilmelidir. Kontrollü yapılan sevkiyatlarda ambalajlar işaretli olarak sevk edilmelidir. Cevaplanması Gereken Tarih: SQP endeksi açıldıktan sonra geçici aksiyonların tedarikçi tarafından SQP sistemine girişi için son tarih ve saat bilgisini verir. Cevap Gecikmesi İçin Ceza: Aksiyonların cevaplanması gereken tarihe kadar bildirilmemesi durumunda ilave ceza puanı oluşur ve bu alanda belirtilir. Cevap Tarihi: Tedarikçi tarafından cevaplanma tarihidir. Containment Action Description: Aksiyonların girildiği alandır. Plant Reply Date: Tofaş’ın ilgili biriminin değerlendirme sonucu ve tarihidir. Reddedilmiş Sebepler: Eğer endeks cevabı red edilmiş ise, red sebebini gösterir. Section I–Cross-Out: Tedarikçi hatanın kendisi kaynaklı olmadığı görüşünde ise, itiraz talebinde bulunduğu ve gerekçelerini bildirdiği ekrandır. Section II–Corrective Action: Problemin çözümü için kalıcı önlemlerin bildirildiği ekrandır. Bu önlemler aşağıdaki konuları içermelidir: Tespit edilen kök nedenlerin karşı önlemleri Hata önleyici uygulamalar Genel 65 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Standartlaştırma Kalıcı önlem sevkiyat başlangıç bilgileri Kalıcı önlem uygulanmış parçanın ve partilerin nasıl tanımlandığı (parça ve lot üzerindeki işaretlemeler ve tanımlamalar) SQP açıldıktan sonra konu hata ile ilgili tüm maliyetler tedarikçi firmaya fatura edilmektedir. 6.2. Teslimat Performansı Teslimat performansı, istenen malzemenin zamanında, doğru adette ve istenen lojistik kalitede temin edilmesini amaçlayan; bu doğrultuda tedarikçilerin bu kriterlere uygunluklarının değerlendirildiği performans sistemidir. Raporlamalar Tofaş seri üretim ve IRF için ayrı olarak yapılmaktadır. 6.2.1. Seri Üretim Parçaları Değerlendirme Kriterleri Değerlendirme aşağıdaki kriterlerden oluşmaktadır: 1) Sipariş programlarına uyum 2) Malzeme lojistik uygunluğu 3) Elektronik irsaliye (e-irsaliye/ASN) performansı 4) Lojistik servis sağlayıcı (3PL) teyitleşme performansı 5) Eksik malzemeli üretim/gövde hazırlama duruşu 6) Üretim kısıtlama 7) Üretim duruşu/üretim iptali 6.2.1.1. Sipariş Programlarına Uyum Tofaş siparişlerinin miktarsal açıdan ve istenen zamanda karşılanma durumunun ölçüldüğü kriterdir. Programlara uyum günlük olarak ölçülür. Zaman ve miktar uygunluğu dikkate alınır. Teslimatı gereken miktardan sapmalar performansı belirler. Tedarikçinin teslim etmesi gereken ve teslim ettiği miktar kıyaslanır. Fazla gönderim de, eksik gönderim gibi performansı etkiler. Genel 66 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Tedarikçilerin Tofaş üretimine sıralı olarak parçalar (just in time, just in sequence) için teslimat programına uyum % 100 olarak değerlendirilir. Tedarikçinin o gün için teslim etmesi gereken program/bakiye yok ve malzeme göndermemiş ise, o gün performans hesabında değerlendirme dışı bırakılır. Programa uyum hesaplama algoritması aşağıda gösterilmiştir. Program Teslim edilen miktar Bakiye Teslimatı gereken miktar Performans Gün1 Gün2 Gün3 Gün4 Gün5 P1 P2 P3 P4 P5 G1 G2 G3 G4 G5 B1 T1-G1 T2-G2 T3-G3 T4-G4 T1=P1+B1 P2+(T1-G1) P3+(T2-G2) P4+(T3-G3) P5+(T4-G4) S1 S2 S3 S4 S5 Şekil 49. Hesaplama Algoritması Pi: i. gün için MRP sonucunda oluşturulmuş programdır. Bi: i. güne başlarken bakiyedir. Ti: Gün i için tedarikçinin teslim etmesi gereken miktardır. Gi: Tedarikçinin i günü için teslim ettiği miktardır. Si: i gününün programa uyum performansıdır. N: Teslimat yapılması gereken gün sayısıdır. Günlük Ortalama Performans = ∑Si / N Teslimat Performansı Hesaplama Aşağıda 1. gün tedarikçinin bakiyesi olmadığı için teslim etmesi gereken malzeme miktarı programa eşittir; yani 100’dür. Fakat tedarikçi 1. gün 110 adet malzeme teslim ettiği için programa uyumda 10 adet fazla gönderime göre performansı % 90 olarak değerlendirilir. 2. gün Genel 67 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı tedarikçinin teslim etmesi gereken miktar; ilk gün 10 adet malzemeyi fazla teslim ettiği için 120 – 10 = 110 olarak hesaplanır. 2.gün tedarikçi 90 adet malzeme teslim ettiği için de programa uyum 90 / 110 = %81,82 olarak hesaplanır. Hesaplama diğer günler için de aynı şekilde yapılır. Gün1 Program Parça 1 Gün2 Gün5 120 120 150 0 -10 20 10 -5 Teslimatı gereken miktar 100 110 140 160 75 Teslim edilen miktar 110 90 130 165 70 90,00% 81,82% 92,86% 96,88% 93,33% Gün1 Program Bakiye Teslimatı gereken miktar Teslim edilen miktar Durum Gün2 Gün4 Gün5 20 20 100 0 -10 -25 -95 80 0 50 10 -5 5 80 60 35 90 5 70 80,00% 0,00% 0,00% 100,00% 87,50% Program Bakiye Teslimatı gereken miktar Teslim edilen miktar Durum Gün3 80 50 Gün1 Parça 3 Gün4 100 Bakiye Durum Parça 2 Gün3 Gün2 Gün3 Gün4 Gün5 100 200 0 0 0 0 -10 100 0 0 100 190 100 0 0 100 0 110 90 90,00% 47,37% 100,00% D.DIŞI 0 D.DIŞI Performans = Günlük performanslar toplamı / Değerlendirilen gün sayısı % 959,76 / 13 = %73,83 Tedarikçinin günlük ortalama performansı ise her resmin performans toplamının değerlendirilen gün sayısına bölünmesi ile elde edilir. Tedarikçilere gönderilen program dosyalarında sipariş miktarı ve bakiye bilgisi yer almaktadır. Tedarikçiler sevkiyatını hem program hem de bakiye bilgisini dikkate alarak planlamakla yükümlüdür. Tedarikçinin bir önceki günden erken malzeme teslimatı varsa, bu miktarı ilk sevkiyatından kesmelidir. Bakiye mevcut ise, bakiyeyi en kısa zamanda kapatmalıdır. Genel 68 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 6.2.1.2. Malzeme Lojistik Uygunluğu Malzemenin aşağıda belirtilen lojistik kriterlere uyumu aranır. Uygunsuzluk halinde sistemde tutanak ile giriş yapılır. Performansı ise sisteme girilen tutanaklar belirler. Şekil 50. Malzeme Lojistik Uygunluk Kırılımı Performans = 1- (Uygunsuzluk ağırlığı x Tekrar sayısı) Performans değeri negatif çıkarsa 0 olarak değerlendirilir. Örneğin bir tedarikçi değerlendirme haftası içinde 1 kez miktarsal uygunsuzluk, 3 kez de etiket uygunsuzluğu hatası yapmış ise lojistik uygunluğu aşağıdaki şekilde gerçekleşir. 1 - (%30 x 1 + %10 x 3) = %40 6.2.1.3. Elektronik İrsaliye (e-İrsaliye/ASN) Performansı Bir önceki haftanın ASN performansı Tofaş portaldan teslimat performansı sistemine Salı günleri otomatik olarak transfer edilir. Tedarikçi kaynaklı olmayan herhangi bir problem var ise ilgili hafta tespit edilmeli ve ilgili kabul birimi ile irtibata geçilerek en geç Pazartesi gününe kadar düzelttirilmelidir. Sonradan yapılan düzeltmeler teslimat performansına yansımaz. ASN performansı sistem tarafından otomatik hesaplanmaktadır. Manuel değişikliklere açık değildir. Genel 69 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 6.2.1.4. Lojistik Servis Sağlayıcı (3PL) Teyitleşme Performansı Milk-run kapsamında taşıma yapan tedarikçiler yüklemeden bir gün önce yükleme yapacağı malzemeyi, 3PL firması portalında teyit eder. Böylelikle 3PL araç optimizasyonu yapar. Milk-run performans ölçümünde, firmanın 3PL firmasına vermiş olduğu teyitlerin haftalık performansı dikkate alınır. Milk-run performansı = Firmadan teyit edilen form sayısı / Firmaya gönderilen form sayısı Örnek olarak, bir firma 5 çalışma günü boyunca gönderilen 12 teyit formunda 6’sını teyit ettiyse, performansı 6 / 12 = % 50 olarak gerçekleşir. Milkrun teyitleşme performansı 3PL portalından takip edilir. Tofaş geri dönüşümlü ambalajı kullanan tüm firmalar 3PL ile Pazartesi günleri boş ambalaj mutabakatı yapmaktadır. Ambalaj mutabakat performansı bu işlem yapıldı ise tam, yapılmadı ise 0 puan olarak değerlendirilir. Milk-run Firmaları Teyitleşme performansı = (Milkrun performansı x %60) + (Boş ambalaj mutabakat performansı x %40) Milk-run Dışı Firmalar Teyitleşme performansı = Boş ambalaj mutabakat performansı Taşıması ve ambalajı kendi sorumluluğunda olan firmalarda 3PL performansı kriteri değerlendirilmez. 6.2.1.5. Eksik Malzemeli Üretim/Gövde Hazırlama Duruş Tedarikçinin lojistik kaynaklı sebepler ile eksik malzemeli oto üretimi ve/veya gövde hazırlama tesislerinde duruşa yol açıp açmadığı incelenir. Uygunsuzluk yok ise % 100, var ise % 0 olarak değerlendirilir. 6.2.1.6. Üretim Kısıtlama Tedarikçinin lojistik kaynaklı sebepler ile Tofaş üretim programında değişikliğe yol açıp açmadığı incelenir. 2 alt kriter mevcuttur: Genel 70 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı S/S+1 Haftası Kısıt Verme Boyalı Gövde Yere Alma Uygunsuzluk yok ise % 100, var ise % 0 olarak değerlendirilir. 6.2.1.7. Üretim Duruşu/Üretim İptali Bu iki kriter performans raporlarında direkt olarak yer almaz. Tofaş üretim hatlarında tedarikçi kaynaklı duruş olması halinde, ilgili hafta program uyum kriterinden 0 puan alır. Tedarikçi kaynaklı gün/vardiya iptali oluşması veya üretim süresinin geçici süre ile kısaltılması durumunda ilgili hafta teslimat performansının tamamından 0 puan alır. 6.2.2. IRF Parçaları Değerlendirme Kriterleri IRF bölümü için gönderilen malzemelerde performans aşağıdaki kriterlere göre değerlendirilmektedir. 1) Sipariş programlarına uyum 2) Malzeme lojistik uygunluğu 3) Elektronik irsaliye (e-irsaliye/ASN) performansı 6.2.2.1. Sipariş Programlarına Uyum IRF siparişlerinin miktarsal açıdan ve istenen zamanda karşılanma durumunun ölçüldüğü kriterdir. Teslimat programına uyum haftalık olarak değerlendirilir. Zaman ve miktar uygunluğu dikkate alınır. Teslimatı gereken miktardan sapmalar performansı belirler. Tedarikçinin ilgili hafta içerisinde teslim etmesi gereken program/bakiye yok ise, o hafta performans hesabında değerlendirme dışı bırakılır. Program haftasından önce yapılan teslimatlar, fazla teslimat olarak değerlendirilir ve sapma miktarı kadar performansı etkiler. IRF parçaları için siparişlere uyum performansı aşağıdaki algoritmaya göre hesaplanmaktadır. Genel 71 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı IRF Programa Uyum Performans Algoritma if (O1>0) if [ (P1/O1)-1 > L1] if [ (P1/O1)-1 <= L1] M1=O1*(1+L1)+B1 M1=P1+B1 if (O1=0) X1=P1+B1 M1=P1+B1 X1=P1+B1 if (Mi>=Gi>=Xi) if (Gi<Mi) if (Gi>Xi) M1=P1+B1 X1=P1+B1 X1=P1+B1 Hi=100% Hi=0% Hi=100-[(Gi-Xi)/Xi] Şekil 51. IRF Programa Uyum Hesaplama Algoritması Pi: O hafta için MRP sonucunda oluşturulmuş kesin programdır. Bi: O haftaya başlarken bakiyedir. Gi: Tedarikçinin o hafta içinde teslim ettiği miktardır. Oi: İlgili hafta öngörü program miktarıdır. Li: Öngörü miktarına göre kabul edilebilir program artış oranıdır. Xi: Hafta içinde tedarikçinin teslim etmesi gereken maksimum miktardır. Mi: Hafta içinde tedarikçinin teslim etmesi gereken minimum miktardır. Hj: İlgili resim için haftalık performanstır. IRF Programa Uyum Hesaplaması Hafta 1 Programa Uyum Performansı = ( 100,00 % + 88,89 %) / 2 = % 94,44 Hafta 2 Programa Uyum Performansı = ( 100,00 % + 8,33 %) / 2 = 54,16 % Hafta 3 Programa Uyum Performansı = 0,00 % Parça-2 için 1. haftada program 160, önceki hafta öngörüsü 100 ve önceki haftadan kalan bakiyesi 20 olduğundan, 1.haftada teslim etmesi gereken minimum miktar = 100 * (1 + 0,2) + 20 = 140, maksimum teslim edebileceği miktar = 160 + 20 = 180’dir. Tedarikçi maksimum Genel 72 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı teslim etmesi gereken miktarın üzerinde bir teslimat yaptığından ilgili resim için siparişe uyum performansı aşağıdaki gibi hesaplanmıştır. Performans Parça-2 = 1- (200 - 180) / 180 = 88,89 % Hafta 1 Parça 2 Program Teslim Edilen Miktar Bakiye Öngörü miktarına göre kabul edilebilir program artış oranı Öngörü Program Minimum gerekli miktar Maksimum gerekli miktar Programa Uyum Performansı Hafta 2 Hafta 3 160 200 20 140 230 -20 90 60 -110 20,0% 100 140 180 88,89% 20,0% 90 88 120 8,33% 20,0% 100 -20 -20 0,00% 6.2.2.2. Elektronik İrsaliye (e-İrsaliye/ASN) Performansı Seri üretim parçaları ile birlikte hesaplanır. Hem seri üretim parçaları, hem de ihracat parçaları aynı sonucu kullanır. 6.2.2.3. Malzeme Lojistik Uygunluğu Seri üretim parçaları gibi hesaplanır. 6.2.3. Değerlendirme Kriter Ağırlıkları Değerlendirme kriterlerinin performansı etkileme oranı aşağıdaki gibi belirlenmiştir. Genel 73 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 3PL Teyitleşmeye Dahil Firmalar Kriter Programa uyum Alt Kriter Miktarsal uygunluk Paketleme uygunluğu Lojistik Uygunluk ASN Performans Malzeme doğruluğu Alt Kriter Ağırlık Kriter Ağırlık 60% 30% 20% 15% 40% Etiket uygunluğu Sefer no uygunluk Ambalaj tanım Ambalaj adet Malzeme miktar 10% 30% 25% 25% 20% Eksik Malzeme Teyitleşme Üretim Kısıtlama 2,5% 2,5% Etiketteki resim no = Kasa içindeki malzeme Talimata uygunluk ASN üzerinde yer alan bilgiler = Kabul yapılan bilgiler 10% 5% 5% Gövde yere alma S/S+1 kısıtlama Uygunluk kriteri Günlük programlara uyum performansı Etiketteki miktar = Kasa içindeki fiili miktar Talimata uygunluk Eksik malzemeli üretilen oto = 0 Teyitleşmeye katılım oranı Gövde yere alma = 0 Üretim kısıtlama = 0 5% Şekil 52. 3PL Teyitleşmeye Dahil Firmalar İçin Kriter Oranları 3PL Teyitleşme Dışındaki Firmalar 3PL teyitleşme performansı puanı programa uyum kriterine eklenmiştir. Kriter Programa uyum Alt Kriter Miktarsal uygunluk Paketleme uygunluğu Lojistik Uygunluk ASN Performans Malzeme doğruluğu Alt Kriter Ağırlık Kriter Ağırlık 65% 30% 20% 15% 40% Etiket uygunluğu Sefer no uygunluk Ambalaj tanım Ambalaj adet Malzeme miktar 10% 30% 25% 25% 20% Gövde yere alma S/S+1 kısıtlama 2,5% 2,5% Eksik Malzeme Üretim Kısıtlama Uygunluk kriteri Günlük programlara uyum performansı Etiketteki miktar = Kasa içindeki fiili miktar Talimata uygunluk Etiketteki resim no = Kasa içindeki malzeme Talimata uygunluk 10% 5% 5% ASN üzerinde yer alan bilgiler = Kabul yapılan bilgiler Eksik malzemeli üretilen oto = 0 Gövde yere alma = 0 Üretim kısıtlama = 0 Şekil 53. 3PL Teyitleşme Dışındaki Firmalar İçin Kriter Oranları IRF Kriter Programa uyum Lojistik Uygunluk ASN Performans Alt Kriter Alt Kriter Ağırlık Kriter Ağırlık 65,0% Miktarsal uygunluk 30% Paketleme uygunluğu 20% 20% Malzeme doğruluğu 40% Etiket uygunluğu 10% Sefer no uygunluk 30% Ambalaj tanım 25% 15% Ambalaj adet 25% Malzeme miktar 20% Uygunluk kriteri Hafta toplamına uyum performansı Etiketteki miktar = Kasa içindeki fiili miktar Talimata uygunluk Etiketteki resim no = Kasa içindeki malzeme Talimata uygunluk ASN üzerinde yer alan bilgiler = Kabul yapılan bilgiler Şekil 54. IRF Firmaları İçin Kriter Oranları Genel 74 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 6.2.4. Değerlendirme Sonuçları ve İtiraz Süreci Değerlendirme sonuçları haftalık olarak otomatik mail ile gönderilir. Her Perşembe bir önceki haftanın performans sonucu gönderilir. Teslimat performansı düşük seyreden tedarikçilerden SQP üzerinden aksiyon talebi yapılır. Teslimat performansı ile amaç tüm lojistik alanlardaki iyileşmelerin sağlanmasıdır. Bu sebeple geriye dönük manuel değişiklikler yapılmamaktadır. Aksine problemlerin görünür olması ve bunların giderilmesi için aksiyonların alınması beklenmektedir. Herhangi bir haftada kabul, temin, siparişler ve diğer tüm operasyonel problemler, ilgili operasyon birimi ile çözülmelidir. Rapor yayını sonrası değişiklik yapılmaz. Sadece değerlendirmede sistemsel hesaplama hatası mevcut ise, itiraz ve düzeltme 1 hafta içinde yapılabilir. Siparişler ile İlgili Problemler: Temin birimi ile Pazartesi gününe kadar Tutanak Problemleri: Kabul birimi ile Salı gününe kadar ASN Problemleri: Kabul birimi ile Pazartesi gününe kadar Teyitleşme Problemleri: 3PL ile Pazartesi gününe kadar çözülmelidir. Siparişin değişmesi durumunda güncel siparişin malzeme temin birimi tarafından aynı gün sisteme girilmesi sağlanmalıdır. Mesai dışı acil talep oluşması halinde de, talep eden birime sipariş açtırılmalıdır. 6.3. MMOG/LE MMOG/LE (Materials Management Operations Guideline/Logistis Evaluation-Malzeme Yönetimi Operasyonları Kılavuzu/Lojistik Değerlendirme), Kuzey Amerika’daki otomotiv standartları derneği Automotive Industry Action Group (AIAG) ve Avrupa’daki karşılığı olan Odette tarafından global tedarik zincirlerinin performansını iyileştirmek amacıyla 2001 yılında geliştirilmiştir. MMOG/LE değerlendirme süreci, operasyonlarda iyileştirme yapılması gereken kritik alanları açığa çıkarır ve sürekli iyileştirmeyi teşvik eder. Bir organizasyonun tedarik zinciri performansını ve endüstrideki en iyi uygulamalardaki yeteneğini kapsamlı şekilde değerlendirmesini sağlar. MMOG/LE’nin incelediği süreçler aşağıdaki şekilde gösterilmektedir. Genel 75 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Şekil 55. MMOG/LE Modeli MMOG/LE versiyon 4 dokümanında tam değerlendirme (full evaluation) ve temel değerlendirme (basic evaluation) şeklinde 2 seçenek sunulmaktadır. Tam değerlendirme 197 kriter içerir. Temel versiyon, tam versiyonundaki kriterlerden 106'sını içerir; tier2 için kullanımı tavsiye edilir. Tofaş tüm tedarikçileri ile MMOG/LE versiyon 4, tam değerlendirme kullanmaktadır. 6.3.1. Amaç ve Hedefler MMOG/LE’nin amacı, tedarik zinciri performans ve yeterliliklerinin kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesini sağlamaktır. MMOG/LE tedarik zincirinde her bir ortak tarafından tedarikçi seçimi ve değerlendirmesinde kullanılabilir. MMOG/LE aşağıdaki konuları hedefler: Sürekli gelişimi harekete geçirme Teslimat performansını geliştirme Öncelikli faaliyetleri belirleme En iyi uygulama kriterlerine göre değerlendirme Genel 76 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 6.3.2. Kriter Ağırlıkları ve Sınıflandırma MMOG/LE dokümanındaki kriterler önem derecesine göre F1, F2, F3 olarak üçe ayrılır. F3 kriterler 3 puan değerinde en kritik olandır. F1 F2 F3 =1 Operasyonel süreçlerin kontrol seviyesini göstermekte ve kurumun genel rekabet gücüne katkıda bulunmaktadır. F1 kriterlerine uyum sağlamak kurumun uzun süreli puan =2 sürdürülebilirlik ve/veya rekabet gücüne katkıda bulunmaktadır. Operasyonel süreçlerin kontrolünü göstermekte ve kurumum operasyonlarının verimliliği ve etkinliği bakımından önemlidir. F2 kriteri karşılanmadığında kurum puan =3 performansı ve/veya müşteri memnuniyeti ciddi bir şekilde etkilenebilir. Kurumun operasyonlarının temel gereksinimidir. F3 kriterinin yerine getirilmediği puan durumda, kurumun ve/veya müşterinin operasyonlarının büyük oranda kesilme riski oluşabilir ve/veya bunlarda maliyet artışı gerçekleşebilir. Şekil 56. MMOG/LE Kriter Ağırlıkları Bu kriterlere göre değerlendirme sonucunda A, B, C olarak sınıflandırma yapılır. Sınıflandırma detayları aşağıda açıklanmaktadır. 1) Tüm F3 kriterleri ile uyumluluk A 2) 10 F2 kriterlerine uyumsuzluk 3) Toplam % 90 veya daha yükseği Kurum, tüm kilit kriterler ile uyumludur ve tesiste kullanılan tedarik zinciri yönetim süreçlerinin en iyi uygulama olduğunu kanıtlayabilmektedir. Sürdürülebilir ve en iyi uygulama süreçlerini sağlamak amacıyla yıllık değerlendirmeler yapılmaktadır. Sürekli gelişimi desteklemek amacıyla yerine getirilmemiş kriterleri ortadan kaldırmak için bir eylem planı geliştirilmelidir. 1) Tüm F3 kriterleri ile uyumluluk Tedarik zinciri yönetiminin birçok kriteri karşılamasına 2) 10 ila 15 F2 kriterlerinin rağmen kurum, müşteri ihtiyaçlarını destekleyen ve iç B uygunsuzluğu performansı etkileyen birçok alanda eksiktir. İş ve 3) % 75'ten daha fazla veya müşterinin ihtiyaçlarını karşılayan bir eylem planı eşit ve % 90'dan daha az geliştirilmesi ve uygulanması gerekmektedir. toplam bir sonuç Kurum, tedarik zinciri yönetiminin bir veya daha fazla kilit C 1) Herhangi bir F3 kriteri ile alanında eksiktir. Bu durum müşterilerde yüksek risk uyumsuzluk veya oluşturmakta ve tedarik zinciri iç süreçleri kontrol ve 2) 16 veya üstü F2 kriterlerinin verimliliğinde eksiklik oluşturmaktadır. uyumsuzluğu veya Müşteri ile ciddi veya uzun süreli problemlerin önüne 3) % 75'ten daha az toplam geçmek için eylem planlarının oluşturulması, öncelik puan verilmesi ve uygulamaya konması için yönetim taahhüdü gerekli olacaktır. Şekil 57. MMOG/LE Sınıflandırma Genel 77 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 6.3.3. Öz Değerlendirme Gönderimi MMOG/LE öz değerlendirmesi her yıl tedarikçiler tarafından yapılmalı ve öz değerlendirme dokümanı Tofaş Tedarik Zinciri Geliştirme Birimi’nin yılbaşında bildirmiş olduğu tarih aralığında Tofaş portalda MMOGLE uygulamasına yüklenmelidir. Öz değerlendirmede, her kriter için tedarikçilerimizin nasıl uyguladığı açıklamaları ile yazılmalıdır. Kriterlerin değerlendirmesi tamamlandıktan sonra, sağlanmayan kriterler için aralık analizi yapılmalı ve konuyla ilgili faaliyet planı oluşturulmalıdır. Radar grafikleri incelenmeli ve ilerleme grafiği oluşturulmalıdır. Kriter açıklamaları eksik/yetersiz bulunan, aralık analizi yapılmamış, faaliyet planı ve ilerleme grafiği oluşturulmamış öz değerlendirmeler tedarik zinciri performansını etkilemektedir. MMOG/LE dokümanı Tofaş portalı üzerinden gönderilir. Bunun için portal lojistik sekmesi altında MMOG/LE alanına girilir. Bu ekran aşağıdaki gibidir. Şekil 58. MMOG/LE Gönderim Ekranı Ekrana şu alanlar otomatik olarak gelir: Firma Yıl Yükleme Zamanı Toplam Alanları Genel 78 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Diğer alanlara giriş ise şu şekildedir: MMOG/LE Dosyası: Dosyanın yüklenmesi için işareti tıklanır. Dosya bilgisayardaki konumundan seçilir ve yüklenir. Tamamlanan: Firma tarafından değerlendirmede uygun olduğu belirtilmiş kriter sayısıdır. F1-F2-F3 kriterleri için ayrı ayrı sayılar girilir. Tamamlanmayan: Firma tarafından değerlendirmede uygun olmadığı belirtilmiş ve aksiyon alınacak olan kriter sayısıdır. F1-F2-F3 kriterleri için ayrı ayrı sayılar girilir. N/A Onaylı: Firmanın prosesleri, yapısı, lokasyonu vb. durumlar sebebi ile uygulamaktan muaf olduğu ve Tofaş’a onaylatılmış kriter sayısıdır. F1-F2-F3 kriterleri için ayrı ayrı sayılar girilir. N/A Onaysız: Firmanın muaf olduğunu düşündüğü ancak Tofaş’a onaylatılmamış kriter sayısıdır. F1-F2-F3 kriterleri için ayrı ayrı sayılar girilir. N/A onaysız kriter sayısı Tofaş’a onaylatılmalı ve onaylıya çevrilmelidir. Dosya yükleme sadece Tofaş Tedarik Zinciri’nin yıl başında bildirdiği tarih aralığında gerçekleştirilebilir. Bu tarihe kadar dosya yükleme yapılmaması durumunda tedarik zinciri performansından kesinti yapılır. 6.4. Tedarik Zinciri Performansı Kriterleri Tedarik zinciri performansları haftalık, aylık ve yıllık bazda çeşitli araçlar yardımı ile izlenmektedir. Yılsonunda ise değerlendirme kriterleri üzerinden genel bir performans puanı hesaplanır. Tedarik zinciri performansı kapsamında izlenen kriterler, teslimat performansı, SQP, genel değerlendirme ve MMOG/LE’den oluşmaktadır. Genel 79 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 6.4.1. Teslimat Performansı Haftalık yayınlanan teslimat performansı değerlerinin yılsonunda ortalaması alınır. Bu ortalama tedarik zinciri performansına dahil edilir. 6.4.2. SQP Açılan SQP’ler 100 puanlık değere çevrilir. Bu değer tedarik zinciri performans sonuçlarına dahil edilir. Firmanın endeks puan toplamı 100’e bölünerek hesaplanır. Firmaya tabloda göründüğü kadar endeks açıldığı durumda, buradan hareketle firmaya 40 x 5 + 75 x 1 + 90 x 2 = 455 endeks puanı açılmış demektir. Bu puanın % 1’i alınarak 455 / 100 = 4,55 puan SQP performansından kesinti yapılır. Endeks Tekrar 40 puan 5 75 puan 1 90 puan 2 6.4.3. Genel Değerlendirme Firmaların genel değerlendirmesi Tofaş Operasyon Birimleri tarafından periyodik olarak yapılır. Tedarik esnekliği, iletişim, problemlere karşı aksiyon alma hızı ve aksiyon etkinliği gibi kriterler değerlendirilir. 6.4.4. MMOG/LE Firmanın istenen tarihe kadar MMOG/LE öz değerlendirmesini gönderip göndermediği; gönderilen dokümanın içerik uygunluğu ve bilgilerin doğruyu yansıtması kontrol edilir. Yıl içinde herhangi bir lojistik problem tespitinde son gönderilen MMOG/LE dokümanı kontrol edilir. Dokümanda uygun olarak belirtilen bir maddeden problem olduğu görülürse bu maddenin uygunluğu iptal edilir ve tedarik zinciri performansına kesinti olarak yansıtılır. Genel 80 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Kriter Alt Kriter Teslimat Performansı 129-üretim performansı IRF performansı Alt Kriter Ağırlık 90% 10% SQP Genel Değerlendirme TOPLAM MMOG/LE MMOG/LE gönderimi yapılmadı ise MMOG/LE gönderildi ancak içeriği yetersiz ise Kriter Ağırlık 75% 20% 5% 100% -10% -5% Şekil 59. Tedarik Zinciri Performans Kriter Ağırlıkları Teslimat performansı, SQP ve genel değerlendirme 100 puanı oluşturmaktadır. MMOG/LE öz değerlendirme dokümanının istenen zamanda Tofaş’a gönderilmemesi halinde, bu hesaplanan puan üzerinden 10 puan kesilir. Doküman gönderilmiş olmasına karşın içeriği uygunsuz veya yetersiz ise 5 puana kadar kesinti yapılır. 6.4.5. Tedarik Zinciri Performansı Kategori Aralıkları Tedarik zinciri performansı hesaplandıktan sonra performans kategorisi belirlenir. Şekil 60. Tedarik Zinciri Performans Kategori Aralıkları Tedarikçinin yılsonu IRF teslimat performansı 80 puanın altında ise, tedarik zinciri performansı 90 puanın üstünde dahi olsa A kategori olamaz. Genel 81 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Tedarik zinciri, ürün veya hizmetlerin hammaddeden başlayarak, bitmiş ürünün son müşteriye teslim edilmesine kadar yapılan operasyonların, bilgi akışının ve fiziksel taşımaların tasarlanması, işletilmesi, performansının ölçülmesi ve iyileştirilmesi süreçlerini içermektedir. Bu süreçlerde yalın akışın sağlanması tüm tedarik zinciri verimliliği için önemlidir. Tofaş malzeme siparişlerini tedarikçileri ile paylaşırken günlük/haftalık MRP, JIT/JIS, kanban gibi yöntemler kullanmaktadır. Siparişlerin tedarikçiler tarafından eksiksiz, zamanında, uygun lojistik kalitede teslim edilmesi beklenmekte; risk görülmesi durumunda ilgili birimlerle iletişime geçilmesi istenmektedir. Tedarik riskinin azaltılması için tedarikçi kapasitelerinin doğru yönetilmesi gerekir. Malzemelerin sevk edilmesinde kullanılan ambalajların yeterli sayıda tedarikçilerde bulunabilmesi için, ambalaj teyitleşme, boş ambalaj mutabakat ve hasarlı kasa bildirimleri zamanında tamamlanmalıdır. Malzeme ve ambalaj kabullerinin doğru yapılabilmesi için sevkiyat etiketleri ve elektronik irsaliye Tofaş standartlarına uygun hazırlanmalıdır. Sevkiyat öncesinde hatasızlaştırma ve kontrol ile ambalaj içindeki malzeme ve miktarın etiket/irsaliye ile uyumu sağlanmalıdır. Tedarik zincirinin faaliyetlerinin iyileştirilmesi için performans ölçümü yapılmaktadır. Tofaş tedarik zinciri performansı, teslimat performansı, SQP (tedarikçi lojistik kalite performansı) ve MMOG/LE değerlendirmesine göre ölçülmektedir. Tedarik zincirinin tüm halkalarından performansını bu kriterlere göre izleyerek, iyileştirmeye yönelik çalışma yapması beklenmektedir. Genel 82 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı 3PL (Third Party Logistic Provider): Üçüncü parti lojistik servis sağlayıcısını ifade eder. A8: Planlı kesin siparişte değişiklik yapılması sonucu oluşan hareketi ifade etmektedir. Bir malzeme için her tarihte yapılan değişiklik ayrı bir A8 anlamına gelmektedir. Bakiye: Müşterinin talep ettiği ürünün karşılanamamış kısmıdır. CSL (Controlled Shipment Level): Kontrollü sevkiyat seviyesini ifade eder. Darboğaz: Sürecin kapasitesini sınırlayan aşamadır. EDI (Electronic Data Interchange): Farklı birimler arasında elektronik bilgi akışı sistemidir. Esneklik: Üretimin müşteri talep ve beklentileri doğrultusunda değişim gösterebilme hızı olarak tanımlanır. Flusso Teso: IRF üzerinden Fiat fabrikalarına elleçlenmeden gönderilen malzemenin tedarikçiden geliş ambalaj şeklidir. Kanban: Tam zamanında üretim ortamında malzeme hareketlerinin kontrolü aracılığıyla kullanılan bir çizelgeleme yaklaşımıdır. Milkrun: Ürünlerin daha ekonomik koşullarda taşınması için yapılan rota optimizasyonudur. MRP (Materials Requirement Planning): Üretimin ihtiyaç duyacağı brüt malzeme ihtiyaç planlamasıdır. Program Fazlası (Anticipo): Müşteri siparişinden fazla gönderilmiş olan miktardır. Rampa: Depo alanlarının önünde araçlardan eşya yüklemek veya boşaltmak için yapılan, depo önünde bulunan settir. SQP Cevap Verme Süresi: Müşterinin beklentisini karşılama süresidir. Genel 83 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Tedarik Zinciri Yönetimi: Şirketlerin ve tedarik zincirinin bir bütün olarak uzun vadeli performansını iyileştirmek amacı ile zincirde yer alan işletmelerin birbirleriyle ve kendi içlerinde yer alan iş fonksiyonlarının sistemsel ve stratejik koordinasyonudur. Tedarik Zinciri: Bir müşteri talebinin karşılanması için direkt veya endirekt olarak devreye giren bütün aşamaların oluşturduğu yapıdır. IRF: Yerli tedarikçilerden malzeme alarak diğer Fiat fabrikalarına gönderen Tofaş birimidir. Genel 84 TOFAŞ Tedarikçi Lojistik El Kitabı Bu eğitim hazırlanırken aşağıdaki kaynaklardan yararlanılmıştır; Direkt Malzeme Sipariş Yönetimi Eğitim Notları Sourcing ve Sipariş Süreci Eğitimi Notları Tedarik Zinciri Yönetimi Eğitim Notları Tofaş Tedarikçi Lojistik El Kitabı WCM Lojistik Eğitim Notları http://kurumsal.tofas.com.tr http://sqp.fiat.com/ http://portal.tofas.local http://tofasweb/Sayfalar/AnaSayfa.aspx Genel 85
