10.obys calismalari.indd - tmmob makina mühendisleri odası

bölüm 10
oda bilgi
yönetim
sistemi (obys)
çalışmaları
OBYS Çalışmaları
BÖLÜM 10. ODA BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (OBYS) ÇALIŞMALARI
42. Dönem Çalışmaları içerisinde Oda Bilgi Yönetim Sistemi (OBYS) ve Bilgi İşlem Alt Yapısının yeniden yapılandırma çalışmaları önemli bir yer tutmuştur.
Bu dönem Odamızın yeni hizmet binasına taşınmasıyla
birlikte bilgi işlem alt yapımız tamamen yenilenmiş ve
güçlendirilmiştir. OBYS üye odaklı geliştirilebilir yeni yapıya kavuşturulmuştur. Çok kısa sürede hayata geçirilen
bu çalışmalarla gerek Web çalışmalarımız gerek sistem
modülleri gerekse de bilgi işlem alt yapımız çağın gerektirdiği, mesleki alanlarımız ve çalışmalarımızdaki gelişmeyi
karşılamaya yönelik olarak tasarlanmış ve uygulamaya
geçirilmiştir.
ODA BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (OBYS)
OBYS kısaca TMMOB Makina Mühendisleri Odası Bilgi
Yönetim Sistemi Projesi açılımı altında internet tabanlı
çalışmak üzere ilişkisel nesne tabanlı ve tek sicil mantıklı
güncellenebilir, geliştirilebilir ve yenilenebilir bir veritabanı tasarımı ile bu veritabanı üzerinde Oda birimleri, üye,
öğrenci üye, büro, ön muhasebe, evrak, personel, eğitim,
staj, yayın arşiv, kütüphane hizmetlerinin yürütülebileceği
uygulama yazılımlarının kurgulanması, üretilmesi, uygulanması ve ilgililerin eğitilmesi projesidir.
OBYS ile üye özlük bilgilerinin takibi; üyelere ait kimlik,
eğitim, iletişim, nüfus, uzmanlık, gözetim kriterleri puanlarının takibi kapsamında üyelerin belirtilen içeriklerde yapılan ait her bilgi değişikliğinin saklanması ve içeriğin istenilen bir zaman için raporlanabilmesi sağlanmıştır. Oda’nın
üyelere yaptığı ferdi kaza sigortası poliçe bilgilerinin takibi
ve raporlanması da OBYS üzerinden yapılmaktadır.
Büro temel bilgilerinin takibi; ortakları, çalışanları, alınan belgeler, tescil durumlarının izlenmesi, gelen giden
evrakların takibinin yapılması, belirtilen içeriklere ait her
değişikliğin saklanması ve içeriğin istenilen bir zaman için
raporlanabilmesi sağlanmıştır.
Yine, Oda onaylı belgelerin hazırlanması ve çıktısının alınması, kurul ve komisyonların takibi, Meslek İçi Eğitim
Merkezi eğitimlerinin ve sınavlarının takibi, sertifikaların
basımı, periyodik kontrol mesleki uygulaması, süreli ve
süresiz Oda yayınlarının içeriklerinin girişi ve portalda
yayımlanması gibi Oda işleyişine dair tüm işlemler OBYS
üzerinden yapılabilmektedir.
Oda Bilgi Yönetim
Sisteminin yenilenmesi kapsamında başlatılan
çalışmada büyük
yol kat edilmiş ve
çok başarılı bir
geçiş sağlanmıştır. Geçiş sırasında sistemler açık
kalmış her hangi
bir kesinti yaşanmamıştır. Çağımız teknolojisine
uygun, üye odaklı,
üye etkileşimli bir
sistemin temelleri atılmış ve gelişmeye açık bir sistem
yaratılmıştır. Bu geçiş sırasında Odadaki süreçler gözden
geçirilmiş, gerekli görülen konularda iyileştirmelere gidilmiştir. Sistemde ki modüller devreye alınmadan önce modülleri kullanacak birimlerle pek çok toplantı yapılmış ve
kullanıcıların istekleri doğrultusunda sisteme şekil verilmiş, kullanıcı dostu ara yüzler yaratılmıştır. Modüller devreye alınmadan önce personel eğitimleri gerçekleştirilmiş,
bu kapsamda büro görevlilerine, web sitesi sorumlularına
ve MİEM sorumlularına eğitim verilmiştir.
1. WEB SİTESİ
Web Sitesi Çalışmaları OBYS ile bütünleştirilen Şube Web
siteleri ortaklaştırılarak aynı web düzenlemesiyle bilgi girişinin sağlandığı daha bütünlüklü bir yapıya büründürülmüştür. Buna ek olarak dışarıdan destek almadan kolay
kullanılabilinir bir sistem tasarlanmıştır. Siteler dışarıdan
yapılan saldırılara karşı daha korumalı hale getirilmiştir.
1 Mart 2010 itibarıyla, [email protected] uzantılı
mail adresi sayısı 12.155’e ulaşmıştır. Bu dönem içerisinde Kütüphane web sitemizi ise 63.149 kişi ziyaret etmiştir. Oda Genel Merkezi web sitesi 28.01.2009-25.02.2010
tarihleri arasında 1.190.830 kişi tarafından ziyaret edilmiş
ve 4.281.800 defa sayfa görüntülenmiştir. OBYS üzerinden üyelerimize gönderilen duyuru e-maillerinin toplam
sayısı 4.342.221’dir.
207
OBYS Çalışmaları
Web sitemizin yeni tasarımı ile birlikte tüm Oda yayınlara,
açıklamalara ve duyurulara daha hızlı bir erişim kolaylığı
sağlanmıştır.
Yeni tasarım ile birlikte medya takip servisi ile basında
odamız bölümünün uyumlulaştırılması sonucunda günlük
yazılı basında çıkan Odamız haberleri web sitemizde yayınlanmıştır.
Enerji Çalışma Grubumuzun web sitesi de bu dönemde
aktif hale getirilerek bu alanda yaşanan gelişmeler üyelerimize düzenli olarak aktarılmıştır.
Yine Endüstri İşletme Mühendisliği Meslek Dalı Ana Komisyonu (EİM MEDAK), MİEM, Personel Belgelerdirme
Kuruluşu, Asansör Kontrol Merkezi, Merkez Laboratuvarı,
Muayene Kuruluşu, Ege Kalibrasyon Merkezi web siteleri
aktif hale getirilmiştir.
Tüm etkinliklerimiz için ayrı siteler kurmak yerine kendi
sistemimiz içerisinde her etkinliğe bir bölüm açılarak etkinliğin daha kolay bir biçimde üyeye ulaşımı sağlanırken
etkinlik arşivleri de bir alanda tutulmuştur.
Online Makale Yönetim Programı
Online Makale Yönetim Programı dergilerimizin (Mühendis ve Makina, Endüstri Mühendisliği, Tesisat Mühendisliği) editorial ve hakem değerlendirme süreçlerini daha
işlevsel ve hızlı kılmak amacıyla; makale toplama ve değerlendirme işlemlerini internet üzerinden gerçekleştiren
bir veritabanı uygulamasıdır. Bir makalenin kaleme alınma aşamasından, dergiye gönderilmesi, editör ve hakem
değerlendirmelerine kadar uzanan bir yelpazede gerekli
olan tüm aşamalar e-makale yönetim programı tarafından
gerçekleştirilecektir. E-makale yönetim programı; makale
gönderimi, değerlendirilmesi, revizyonları ve kabulü sırasında gerçekleşmesi muhtemel olan posta gecikmeleri,
zaman kaybı, telefon ve kağıt israfı vb. kayıpların ortadan
kaldırılması ve en hızlı bir şekilde sonuç alınması amacıyla
tasarlanmıştır.
Mühendis ve Makina Dergisi;
http://omys.mmo.org.tr/muhendismakina/
Endüstri Mühendisliği Dergisi;
http://omys.mmo.org.tr/endustri/
Tesisat Mühendisliği Dergisi;
http://omys.mmo.org.tr/tesisat/
2. ÜYE MODÜLÜ
OBYS üye modülünde üye bul, yeni üye, öğrenci üye ve
yabancı üye bulma ve kaydetme işlemleri yapılmaktadır.
Kayıtlı olan üyelerin hangi şubeye kayıtlı oldukları da üye
bul modülünden anlaşılmaktadır.
Üye yeni kayıt işlemleri aday kayıt olarak şubeler tarafından OBYS programına işlenerek Oda Merkezine gönderilmekte ve üye modülü yönetim onay bölümünden
aday üyeden asil üyeye onaylanarak geçiş yapılmaktadır.
Öğrenci üye kayıt ve işlemleri şubeler tarafından yürütülmektedir.
Ayrıca; kayıtlı üyelerin bütün bilgileri kişi kartına girildiği
takdirde görülmekte ve herhangi bir değişiklik varsa güncellenmektedir.
3. TESCİL MODÜLÜ
OBYS programında Tescil modülünde üyelerimize verilen
SMM Büro Tescil Belgelerinin durumu izlenebilmektedir.
Üyenin SMM olup olmadığı üye kartına girildiğinde görülebilmektedir. Firma adı, adresi ve firma SMM’in geçerli
olup olmadığı takip edilmektedir. SMM’li firmaların adresine, üyesine, şubelerine göre dökümü alınabilmektedir. Şubeler tarafından tescil programına ilgili yıllara ait vizeleri
işlenmekte olup, vize geçerliliği takip edilmektedir. SMM
sayısı, yetki alanları ve şubelere göre dağılımı bu modülden takip edilmektedir.
4. MİEM/PBK MODÜLÜ
Eğitimler, Eğitmen Listesi, Sınavlar, Değerlendirici Listesi,
Gözetim Etkinlikleri bölümleri ile bu modül MİEM ve PBK
alanına giren tüm eğitim, sınav ve etkinlikleri izleme, denetleme ve takip imkanı vermektedir.
208
OBYS Çalışmaları
Eğitimler ve etkinlikler web sitemize bu modül üzerinden
aktarılmakta, başvuru ve eğitimlerde kullanılacak yoklama listeleri, gözetmen gözlem formu, sınav giriş tutunakları, sınav sonuç listeleri, itiraz formları vb. formlar OBYS
arayüzüyle yetki alanları dahilinde Şube çalışanlarına ulaştırılmaktadır.
Şubeler tarafından yapılan Gözetim etkinlikleri, Oda Periyodiklerinde yayımlanan makaleler, uzmanlık alanlarında
yayımlanan kitaplar, Uzmanlık komisyonu üyeliği gibi
mesleki etkinliklerden ve SMM bürosunda çalışmak, proje
kontrolörlüğünde çalışmak, üniversite öğretim görevliliği,
MİEM eğiticiliği, Periyodik yayın hakemliği gibi mesleki
uygulamalardan alınan puanların toplandığı ve raporlandığı bölümde Üye-Gözetim Raporu Sekmesi altında bu
modül içerisinde yer almaktadır.
Bu mdül içerisinde yer alan Üye Raporlama bölümü ile
üyelerin Gözetim Puanları toplu olarak raporlanır ve yıl
sonunda vizeleme için yeterli puana sahip olup olmadığı
buradan takip edilmektedir.
5. PROJE MODÜLÜ
Mekanik tesisat, asansör, araç projelerinin veri girişlerinin
ve verilerin takibinin yapılması, geriye dönük arşivlerinin
tutulmasını sağlayan modüldür.
Proje modülü ile üye kartından geçmişe dönük dönemin
mesleki denetim ücretlerinin takibinin yapılması, metrekare bazında ne kadar alanda proje yapıldığı, proje sahibi
vb. bilgilerin tutulması sağlanmıştır. Proje kayıtları dışında
Proje müellifi sicil durum belgelerinin OBYS üzerinden unique barkod uygulamasıyla basımı sağlanmıştır.
TUS (Teknik Uygulama Sorumluluğu) takipleri OBYS üzerinden yapılmakta, firma tarafından iş için düzenlenen faturaların bilgisi tutulabilmektedir.
Proje modülü Makina Mühendisleri Odası’nın tüm şubelerinde kullanılmakta, tüm üyelerin proje kayıtları veri kaybı
en aza indirgenerek web üzerinden izlenebilmektedir.
6. PERİYODİK KONTROL MODÜLÜ
Bilindiği üzere Makina Mühendisleri Odası yıllardır şube
ve temsilcilik etkinlik alanları içerisinde kaldırma ve iletme
makinaları ve basınçlı kaplar konusunda işçi sağlığı ve iş
güvenliği çerçevesinde periyodik kontrol faaliyetleri yürütmektedir. Farklı şubeler ve temsicilikler tarafından etkinlik
alanlarında çalışılan firmaların her geçen gün sayılarının
artması ister istemez her şubenin farklı bir kayıt sistemi,
kontrol formları, kontrol raporları ve arşivleme tekniği geliştirmesine yol açmıştır.
Odamızın 2004 yılından bugüne yürüttüğü akreditasyon
çalışmaları da periyodik kontrol faaliyetlerinin farklı bir
boyut kazanmasına yol açmış ve şubeler arası iletişimin
daha koordineli olması zorunluluğunu getirmiştir. Şubelerdeki işleyişin daha koordineli devam ettirilmesi için her
şubedeki teknik görevlilerin kendi kullanıcı adı ve parolasıyla bağlanabildikleri OBYS üzerinde periyodik kontrol
modülü geliştirilmiştir.
Periyodik kontrol modülü tüm şubelerin çalışmış oldukları
firmaların kayıtlarının yapılması, periyodik kontrol ile ilgili
kalite/eğitim dokümanlarına ulaşılabilmesini, haftalık olarak programların daha rahat yapılabilmesi, şubelerde kullanılan cihazların bakım, kalibrasyon işlerinin otomatik takibi ve ortak form, raporların kullanımını kolaylaştırmıştır.
Modül, periyodik kontrol faaliyeti altında yapılan çalışmalardaki istatistik bilgilerinin daha kolay elde edilebilmesini
de sağlamaktadır. Periyodik kontrol modülünün örgüt genelinde tüm noktalarda kullanılmaya başlanması ile birlikte ülkemiz genelinde farklı noktalarda yapılan kontrollere
ait bilgiler ve tespit edilen uygunsuzluklar kayıt altına alınabilecek, arşivlenecek ve yapılan testlerde tespit edilen
uygunsuzluklar istatistiksel olarak değerlendirilerek ülke
sanayinin iş güvenliği açısından gelişimi için yayınlanabilecektir. Periyodik kontrol modülünün kullanımı ile birlikte
bilgi güvenliği de arttırılmıştır.
Modül sayesinde akreditasyon çalışmalarında şubelerin
ve temsilciliklerin kalite sistem dokümanlarına ulaşımı
sağlanmakta ve kontrollerde kullanılan cihazların ve görevlendirilen mühendislerin bilgilerine ulaşılabilmektedir.
OBYS Periyodik Kontrol modülünün örgüt genelinde tam
olarak kullanıma geçmesi ile beraber şubelerde yürütülen
teknik hizmetlerin akredite muayene kuruluşu kalite yönetim sisteminde belirtilen şekilde yapılması sağlanacak
ve akreditasyon kapsamında yapılan hizmetlerin organizasyonu kolaylaşacaktır. Periyodik kontrol modülünün
kullanımı ile ilgili örgüt genelinde tüm noktalardaki geçiş
çalışmaları devam etmektedir.
7. SIZDIRMAZLIK MODÜLÜ
Ülke genelinde yaygın sabit ve gezici LPG/CNG Sızdırmazlık İstasyonlarında sorumlu mühendislerin denetimi ve
araçlara takılı LPG/CNG elemanlarının ayrıntılı olarak izlen-
209
OBYS Çalışmaları
mesinde LPG/CNG Sızdırmazlık Bilgileri Yönetimi Projesi
kullanılmaya başlanmıştır. OBYS LPG/CNG Sızdırmazlık
Modülü tamamlanmış olup, pilot bölge olarak belirlenen
Ankara Şube’de testleri yapıldıktan sonra tüm Şubelerimizde kullanıma açılmıştır.
8. DOĞALGAZ KONTROL MODÜLÜ
Doğalgaz tesisatlarının açılması, kontrol görevlilerinin
atanması, doğalgaz sicil durum belgelerinin üretilmesi ve
çıktı alınması işlemleri Doğalgaz Kontrol Projesi ile gerçekleştirilmektedir. Proje ile randevu çizelgesi tutulabilmekte,
aylık ve haftalık olarak sicil durum belgesi raporları alınabilmektedir. Doğalgaz açımı yapılmış dairelere ait fatura
bilgileri sistemde tutulmaktadır. Üyelere ait bir tek sicil
mantıklı arayüzle randevu talepleri alınabilmektedir.
9. ÖRGÜT İÇİ EĞİTİMLER
Web sitesiyle ilgilenen personele yönelik eğitim: Ankara’da 24 katılımcı ile 6 Şubat 2009 tarihinde, büro görevlilerine yönelik eğitim Ankara’da 22 katılımcı ile 17 Aralık
2008 tarihinde gerçekleştirilmiştir.
Ayrıca OBYS LPG/CNG Sızdırmazlık Modülü Ankara Şube
kullanıcılarına yönelik eğitim pilot bölge olarak seçilen
Ankara Şube’de 25.08.2009 tarihinde gerçekleştirilmiştir.
Daha sonra tüm Şube kullanıcılarına yönelik eğitim yine
Ankara’da 11.09.2009 tarihinde gerçekleştirilmiştir.
BİLGİ İŞLEM AĞ ALT YAPI ÇALIŞMALARI
Odamız Bilgi İşlem altyapısının yeniden yapılandırılması
kapsamında yapılan çalışmalar ve teknik özelliklerle ilgili
bilgiler aşağıda açıklanmıştır.
1. İnternet Alt Yapısı
Makina Mühendisleri Odası ‘nın sistem odası kendi bünyesinde bulunmakta olup 15 Mbps Metro Ethernet (Fiber)
ve 8 Mbps yedek internet hattına sahiptir. 15 Mbps internet bağlantımızda herhangi bir sıkıntı olduğunda veya
internet bağlantısı kesildiğinde 8 Mbps yedek internet
bağlantısı otomatik olarak devreye girerek veri kaybını ve
sunuculara erişim sorununu ortadan kaldırmaktadır.
mmo.org.tr alan adına ait 3 adet DNS (isim sunucusu)
sunucuları bulunmakta olup, birisi esas diğerleri yedek
olarak görev yapmaktadır. (master/slave) Esas dns sunucusunda bir problem olduğunda diğer yedek sunucular
devreye girerek erişim sorunlarının önüne geçmektedir.
Juniper SSG-140 güvenlik duvarı donanımı, internet
üzerinden sunucular ve bilgisayarlara erişmeye çalışan
bilgisayar korsanlarını, virüsleri, solucanları engellemeye
yarayan donanımdır. Oda Merkez ve Sistem Odası güvenliği Juniper güvenlik duvarı ile konurup IDS saldırı tespit
sistemi üzerinden anlık koruma sağlamaktadır.
Sistem odası tamamen Gigabit ağ alt yapısı kullanıp
omurga switch (ağ anahtarı) olarak Cisco 3560G serisi
kullanılmaktadır. Cisco 3560G ile tüm
gelen ve giden internet isteklerinin
sunuculara dağıtılması ve ekstra güvenlik (access list – erişim listeleri)
sağlanmaktadır.
Sistem odasında toplamda 8 adet
sunucu bulunmaktadır. Sunucuların
hepsi RAID1 ve RAID5 disk yapılandırılmasıyla oluşturulmuş olup yedekleme, performans ve güvenlik sağlanmıştır. Bu sayede disk arızaları ve veri
kayıplarının önüne geçilmiştir.
Oda e-posta sistemi 2 adet LDAP sunucusu (master/slave) alt yapısı altında çalışmakta olup Smtp, Antivirus ve
AntiSpam için ayrı bir sunucu, POP3
için ayrı bir sunucu kullanılmaktadır,
böylece e-posta gönderme ve alma
210
OBYS Çalışmaları
işlemi ayrı sunucular üzerinden yapılarak yük dengelemesi sağlanmaktadır.
2. Mevcut Sunucular ve Donanımlar
Sunucular
• Sızdırmazlık Sunucusu (Linux)
• OBYS Sunucusu (Linux)
• E-Posta Sunucusu (Linux)
• Anti-Spam ve Antivirus Sunucusu (Linux)
•
•
•
•
Döküman Sunucusu (Linux)
Netsis Sunucusu (Windows 2003 Server)
Terminal Sunucusu (Windows 2003 Server)
OBYS ve Sızdırmazlık için Yedek Sunucu (Linux)
Donanımlar
• Juniper SSG-140 Güvenlik Duvarı
• Cisco 2950 Metro Ethernet Switch
• Cisco 3560G Omurga Switch
• ATEN 8 Port KVM Switch
211