Gayrimenkul yönetimi ve iletişim teknolojileri

PROJE GÖRÜŞ
Gayrimenkul yönetimi
ve iletişim teknolojileri
HÜSNÜ BAŞDOĞAN
RGM TURKEY Genel Müdür Yardımcısı
Bir gayrimenkulün
yaşam eğrisi
üzerindeki tüm
aşamalarına CAFM
uygulabilir.
İletişim teknolojileri ve bilgisayar yazılımı alanındaki hızlı
gelişmeler gayrimenkul yönetimine de önemli katkılar
sağlıyor. Akıllı binalar giderek
yaygınlaşırken yönetimlerin de
daha akıllı bir düzeye çıkmaları kaçınılmaz trendlerden biri
haline geldi. Bu yazımda, gayrimenkul yönetiminde önemli
bir yer edinen ve kısaca CAFM
(Computer Aided Facility Management) olarak adlandırılan
sistemi tanıtmayı hedefliyorum.
Türkçe’ye “Bilgisayar Destekli
Gayrimenkul Yönetim Sistemi“
olarak uyarlayabiliriz.
CAFM; binaların tüm gider
kalemlerini ve işletme ile ilgili
süreçleri, girdi/çıktı katsayılarını, iklim göstergelerini ve
makine güçlerini analiz ederek
maliyet optimizasyonu sağlamaktadır. Ayrıca, periyodik
olarak tüm verileri kaydederek,
karşılaştırmalar yapar, grafiklerle trendleri sergiler ve standartların dışına çıkan ekipmanlarla
ilgili uyarıları yapar. CAFM
sistemi, her tür gayrimenkulün
işletilmesi için kullanılabilen
bilgisayar destekli bir sistemdir.
64
Gayrimenkul TÜ RK İYE
KASIM-ARALIK 2014
Bütün bina, şirket ve yönetim
yapılarının genel bir bakış ile
yönetilmesi, güncellenmesi ve
değerlendirilmesini grafiksel ve
çizelgesel olarak gösterir. Ayrıca, gayrimenkulün bünyesindeki tüm alanların kullanım amacı, alan boyutları, kiracı bilgileri,
demirbaşları veya kat planlarını
birlikte verebilecek donanıma
sahiptir. Bu sistem, tüm verilerin ve operasyonel süreçlerin
merkezi bir veritabanda hazır
tutulmasını, yönetilmesini, hızlı
şekilde teknik ve mali bilgilere
ulaşımı sağlar. Bir CAFM sistemi ile veri tabanındaki bilgilere
her zaman ve her yerden hızlı
şekilde ulaşılabilir, değiştirilebilir ve sorunsuz bir şekilde analiz edilerek değerlendirilebilir.
Güncellenmesi, doğruluğu ve
korunması bu sistemin temelinin en önemli özelliklerindendir. Kiracı ve kullanıcı kat malikleri için büyük önem taşıyan
tadilatlar, arızalar, güvenlik ile
ilgili kusurlar ile gayrimenkulün
tesisat ve ekipmanının durumunu, sorunlarını ve de esnekliklerini anında ekrana yansıtma
özelliğine sahiptir.
Sistemin kapsamlı fonksiyonlarını aşağıdaki gibi özetleyebiliriz:
- Teknik, Tesisat ve Altyapı
Yönetimi: CAFM fonksiyonları
bir gayrimenkulün yönetilmesindeki ana unsurlardan olan
teknik ve altyapı hizmetlerini
(Temizlik/Güvenlik) destekler.
- Alan Yönetimi: Alanların Yönetimi, Çalışma Yeri Yönetimi,
Taşınma Yönetimi, CAD Entegrasyonu, Gider Paylaşımı, Kira
Sözleşmesi Yönetimi, Demirbaş
Yönetimi, Anahtar Yönetimi,
Doluluk Planlaması, Siparişler,
Ziyaretçi giriş/çıkışları, Araç Filosu, Peyzaj Yönetimi.
- Bakım Onarım Yönetimi:
Bakım ve Onarım Planlanması,
Tesisat Yönetimi, Durum Değerlendirmesi, İş Sağlığı, Depo
Yönetimi, Onarım İşleri, Bütçe
Yönetimi, Tadilat ve Yenileme
Projelerin Özeti.
- Sürdürebilirlik Yönetimi:
Enerji Tüketim Takibi, Denetleme, Verim Artırma Programları,
Sözleşme Yönetimi, Modernleştirme Projeleri, Önlemler, Raporlama ve Performans Ölçümü.
- Ticari Mülk Yönetimi: Bağımsız Bölümlerin Yönetimi,
Ortak Alanların Yönetimi, İş
Kolu Karması Oluşturulması,
Satış Planlaması ve Yönetimi,
Anlık Karlılık ve Maliyet Değerlendirmesi, Tadilat ve Yenileme Projeleri Yönetimi, Kiracı/
Doluluk Yönetimi, Nakit Akımı
Yönetimi, Personel Yönetimi,
Aidat Hesaplamaları.
- Hizmet Yönetimi: Web Tabanlı Sipariş Yönetimi, Genel
Tesis Yönetimi Hizmetleri, Resepsiyon Hizmetleri, Çalışanları Düzenlemek, İrtibat ve Adres
Verileri, Hizmet Katalogları,
Şikayet Yönetimi, İyileştirme
Yönetimi.
Sistem verilerini etkin bir
şekilde yapılandırır, manuel süreçleri otomatiğe çevirir, israfı
engeller, bilgi akışını iyileştirir
ve işletmenin kaynak ve maliyet akışı (Enterprise Resource
Planning-ERP)
modelindeki
planlama ve gerçekleşme süreçlerinin çizelgelerini kesintisiz entegre eder. Bu özellkleri
sayesinde, bilgi akışının sadece
departmanlar arası değil müşteriye de hızlı şekilde aktarılması sağlanır.
Sisteme ve ilgili yetki alanlarına sadece RGM teknisyenleri, mali yöneticileri ve proje
yöneticileri değil, yetkilendirilmiş teknisyenler ve yetki sınırları dahilinde alt taşeronlar da
ulaşabilmektedirler. Microsoft
SharePoint ile tüm proje dökümanları güncel durumda tutulur ve müşteriye her zaman sunulmaya hazır halde bekletilir.
CAFM, ekran üzerinden;
farklı binalardan, farklı mülklerden ve farklı alanlardan
izlenebilir, senaryo analizi yapılabilir ve değerlendirmeye
tabi tutulabilir. Planlanmış her
hangi bir taşınma senaryosunu
simüle ederek alan kullanımı
ve maliyet optimizasyonu sağlanabilir. Bu sistem sayesinde
gayrimenkulle ilgili her türlü
hata olasılıkları azaltılırken,
bilgiye olan kolay erişim sayesinde şeffaflık da yükseltilmektedir. Bir gayrimenkulün
projelendirmesinden, inşasına,
iş kolu yelpazesine, yönetilmesine, bakım ve onarımına
ve hatta yıkımına kadar gayrimenkulün yaşam eğrisi üzerindeki tüm aşamalarına CAFM
uygulabilir.