sistem akış diyagramları - yarbis

SİSTEM AKIŞ
DİYAGRAMLARI
Yıldız Teknik Üniversitesi
Endüstri Mühendisliği Bölümü
Sistem Analizi Dersi
1. SİSTEM AKIŞ DİYAGRAMLARI



Sistem Analizi çalışması sonunda tasarlanan ve ortaya
konan sistem, ham, işlenmemiş verilerin yöneticiler için
karar vermede destek olacak anlamlı bilgiler haline
dönüştürülmesini sağlar.
Veri İşlemenin daha etkin olarak gerçekleştirilebilmesi
için değişik türde ve sayıda şemalar ve teknikler
geliştirilmiştir.
Bu şemalar incelenen mevcut sistem ile tasarlanacak
yeni sistemin bütününün ve işleyişinin kağıt üzerinde
görülmesini sağlar.
1. SİSTEM AKIŞ DİYAGRAMLARI





Sistem Akış Diyagramı
Program Akış Diyagramı
Belge Akış Diyagramı
Veri Akış Diyagramı
Karar Tabloları
1.1. SİSTEM AKIŞ DİYAGRAMI
(SAD)

Sistem Akış Diyagramı, işletme içinde dolaşan veri
üzerindeki tüm işlemlerin tanımlanması amacıyla
kullanılır. SAD girdinin sisteme nereden girdiğini, nasıl
işlendiğini, nasıl denetlendiğini ve bir çıktı olarak veya bir
birikim biçiminde sistemi nasıl terk ettiğini gösterir.
Sistem Akış Diyagramının Sembolleri
Sistem Akış Diyagramının Sembolleri
1.2. PROGRAM AKIŞ DİYAGRAMI
(PAD)



Program Akış Diyagramı, sistem akış diyagramına göre
daha ayrıntılıdır ve bir anlamda onun tamamlayıcısı
özelliğini taşımaktadır.
Başka bir deyişle sistem akış diyagramı işlemlerin makro
yani büyük ölçekli tanımı, program akış diyagramı ise
mikro yani küçük ölçekli tanımıdır.
Program Akış Diyagramı, mantık diyagramı olarak da
adlandırılmaktadır.
Program Akış Diyagramının Sembolleri
1.3. BELGE AKIŞ DİYAGRAMI
(BAD)



Belge akış diyagramları değişik formların, belgelerin
veya raporların, kişiler veya bölümler arasında ne şekilde
hareket ettiklerini gösterirler.
Girdi verisinin geçtiği her aşama belge akış diyagramları
ile gösterilebilir.
Belge Akış Diyagramının oluşturulması herhangi bir özel
sembol kullanılmadan da yapılabilir. Buna bir örnek,
hammadde satın alınmasındaki belge akışını gösteren
Şekil 35' dir.
Şekil 35. Hammadde satın alımını gösteren belge akış
diyagramı
1.4. VERİ AKIŞ DİYAGRAMLARI


Veri akış diyagramı, mantıksal düzeyde, herhangi bir
karmaşıklıktaki bir sistemin anlaşılması ve işletilmesi için
başlıca anahtardır.
Dışsal öğeleri ve veri depolarını, bunun yanında veri
akışlarını ve dönüşümleri veya süreçleri bilmek
gereklidir.
SEMBOLLER
Dışsal Öğeler


Dışsal öğeler, kaynak [çıkılan küme] veya kuyuyu
belirleyen [ulaşılacak küme] nesnelerdir. Örneğin,
müşteriler, memurlar....gibi. Belirli özel bir küme de
olabilirler; Örneğin muhasebe bölümü, Başkanlık
bürosu.....gibi. Gözönüne aldığımız sistem bir diğer
sistemden veri alıyor ise veya ona veri aktarıyor ise, bu
diğer sistem bir dışsal öğedir.
Dışsal öğe bir kare ile gösterilir. Bu karenin üst ve sol
çizgileri daha kalındır. Öğe karenin sol üst köşesinde bir
harf ile tanımlanır
Veri Akışı



Veri akışı, bir ok ile sembolize edilir. Tercihan oklar yatay
ve/veya dikey çizilir.
Açıklık açısından ve özellikle ilk taslak diyagramlarda,
veri akışı çift yönlü ise iki ayrı ok yerine çift başlı ok
kullanılır
Her veri akışı, verinin hangi kısmının gönderildiğini
belirtmelidir. Veri akış hattı, okun ucunda ve çıkışında,
süreç, öğe veya veri stokları verilerek yönlendirilmelidir.
Bunun yanında her akışın içeriği ok boyunca yazılmış
bilgilerle tanımlanmıştır. İlk taslak çalışmalarında, veri
akış tanımı, diyagramda, okun üzerine yazılmalıdır.
Şekil 40. Çift Yönlü Veri Akışları
Şekil 41. Veri akış tanımı
Süreç



•
•
Prosesler köşeleri yuvarlatılmış bir dikdörtgen ile
gösterilebilir. Bu dikdörtgen normal olarak üçe
bölünmüştür [Şekil 46].
Kullanılan fiillerin de ideal olarak etkin fiiller olması
uygundur. Örneğin, Yarat, Üret, Çıkart, Stokla, hesapla,
belirle, irdele vb. fiiller etkin fiillerdir.
İşlerin tanımı, emir verici bir cümle olmalıdır. Örneğin:
Aylık satışları - çıkart
Yeni müşteri ayrıntılarını – gir.
Şekil 46. Süreç sembolü
Şekil 47. Fiziksel referanslar içeren süreç kutuları
Veri Deposu



İncelemeler sırasında, verilerin, süreçler arasında
depolanmış olarak tanımlanmasına gereksinim
duyduğumuz yerler vardır.
Veri depoları, yatay paralel hat çifti ile sembolize
edilebilir. Bir ucundan kapalıdır.
Her bir veri deposu, bir D ile tanımlanır. D' nin yanında,
referans kolaylığı açısından, bir sayı bulunur.
Veri Deposu


Eğer süreç veri depolayacak ise, veri akış oku, veri
deposuna doğru gidecek biçimde gösterilir. Bunun
aksine, eğer veri deposuna yalnız okuma yolu ile
ulaşılabiliyorsa, bu durumda, veri elemanlarının grubunu
çıkan veri akışı üzerinde belirtmek yeterlidir.
Eğer araştırma kanıtını belirlemek gerekli olursa, bu, veri
akışının ters tarafında gösterilebilir. Bir ok başı,
araştırma kanıtının prosesten, veri deposuna geçtiğini
göstermektedir
BÖLME


Üst-düzey veri akış diyagramındaki her süreç daha alt
veri akış diyagramlarına bölünebilir. Alt düzeydeki her
süreçte, üst-düzey süreçler ile ilişkili olmak gereğini
duyacaktır. Bunu sağlayabilmek için, Alt-düzey süreç
kutularına, Üst-düzey proses kutularının ondalığı olan
kimlik numaraları verilir. Örneğin, 29 sayısı, 29.1, 29.2,
29.3 vb.
Bölme sürecinin en açık bir gösterilimi, alt düzey akış
diyagramını, üst düzey süreç kutusunu gösteren sınırlar
içinde çizmektir.
Bölme
1.5. KARAR TABLOLARI
Karar tablosu incelenen sistemin mantığını, adım adım
akış yerine tablo biçiminde gösteren bir araçtır. Akış
diyagramlarından bağımsız olarak kullanılacağı gibi,
onları tamamlayan bir yöntem olarak da yararlanılabilir.
Karar tablosunda gösterilen üç temel kavram vardır:
1- Koşullar : Karar verirken gözönüne alınacak etmenler.
2- Eylemler : Koşulların belli, bir bileşimi oluştuğunda
atılacak adımlar.
3- Kurallar : Koşulların belli bir bileşimi ve bu koşullarda
yapılacak hareketler.

Şekil 54. Karar tablosu
2. İŞLETME SİSTEMİ
2.1. İŞLETME VE ÇEVRESİ


Tüm örgütler gibi işletmeler de bir çevre içinde yer alırlar.
Günümüzde işletmelerin içinde bulundukları çevrenin
karmaşık, belirsiz ve değişken bir nitelik göstermesi,
çevrenin işletme üzerindeki etkilerinin özel bir şekilde
incelenmesi sonucunu getirmiştir.
İşletme somut bir uzlaşmanın ürünüdür. Bu uzlaşmayı
sağlayanlar tesisin kurucu çevresini oluşturmaktadırlar.
İşletmenin yaşamını sürdürebilmesi için bu uzlaşmanın
belli bir düzeyinde yürütülmesi gerekir. İşte bu dengenin
oluşturduğu koşullar İşletmenin Çevresini
oluşturmaktadır.
Şekil 60. İşletme çevre ilişkisi
Şekil 61. İşletme Kurucu Çevresi
2.1. İŞLETME VE ÇEVRESİ
İşletme beş ayrı çevrenin etkisi altındadır.
* Ekonomik çevre
* Teknolojik çevre
* Sosyal çevre
* Politik çevre
* Yasal çevre

2.2. İŞLETME ALT SİSTEMLERİ



Örneğin satınalma, stok,
imalat ve fiziksel dağıtım
bunlardan bazılarıdır.
Pazarlama, finansman ve
muhasebe alt sistemleri
doğrudan son mamulün
imalatı ile bağlantılı
olmamalarına karşın yoğun
bir bilgi akış alanı
oluştururlar.
Mamul üreten bir işletmede
değişik alt sistemler
arasında iki tür akış vardır:
Malzeme Akışı ve Bilgi
Akışı.
Mamul üreten işletmeler için
değişik alt sistemleri
aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
 Toplu Planlama
 Pazarlama
 İmalat
 Araştırma Geliştirme
 Fiziksel Dağıtım
 Mühendislik
 Personel
 Satınalma
 Finansman
 Stok
 Muhasebe
Alt Sistemleri Oluşturan Temel
Fonksiyonlar










1. Satış emirleri işleme ve
müşteri servisi
2. Tahmin ve satış analizleri
3. Pazarlama
4. Reklam
5. Pazar araştırması ve
fiyatlandırma
6. Sermaye bütçeleme
7. Nakit akışı
8. Sermaye kaynakları
9. Finans yönetimi
10. Müşteri fişleri, alacaklar
hesabı









11. Vergi iadeleri
12. Satıcı faturaları ve borçlar
hesabı
13. Maliyet muhasebesi
14. Faturalar
15. Muhasebe yönetimi
16. Büyük defter, mali tablolar,
vergi iadeleri
17. Satın alma, bakım, takip
18. Satıcı, alıcı ve satınalınmış
parçaların performansı
19. Satıcı faturalarını gözden
geçirme.
Alt Sistemleri Oluşturan Temel
Fonksiyonlar










20. Satın alma yönetimi
21. Uygulamalı araştırma
22. Temel araştırma
23. Araştırma ve geliştirme
yönetimi
24. Ürün tasarımı
25. Tesis mühendisliği
26. Mühendislik yönetimi
27. Üst yönetim
28. Orta ve uzun dönemli
planlama
29. Kısa dönemli planlama











30. Personel seçimi ve
yerleştirme
31. Eğitim ve öğretim
32. Kalifiye işgücü envanteri
33. Maaş ve ücret yönetimi
34. Personel yönetimi
35. Müşterilere ve depoya
gönderme
36. Fiziksel dağıtım yönetimi
37. Bitmiş ürünleri depolama
38. Bitmiş ürünler envanteri
39. Üretim emirleri
40. Üretim yönetimi
Alt Sistemleri Oluşturan Temel
Fonksiyonlar









41. Tesis ve makine bakımı
42. Prosesteki iş üzerine veri toplama
43. Kalite kontrol ve muayene
44. İşmerkezlerine yönlendirme ve sevketme
45. Üretim planlama kontrol
46. Envanter yönetimi
47. Stok kontrol
48. Prosesteki iş ve hammadde envanteri.
49. Satın alınmış malzemelerin alınması.
Her bir alt sistemin, hiyerarşik düzeye
göre bilgi türleri








**Toplu Planlama Alt Sistemi
SD: 5 yıllık satış ve maliyet
tahminleri
TD: 1 yıllık satış ve maliyet
faktörleri tahmini
OD: Haftalık ve aylık satışlar
ve maliyet faktörleri

**Pazarlama Alt Sistemi
SD: Yeni pazarların öngörüleri
TD: Pazar tahminleri
OD: Satış siparişleri







** Araştırma Geliştirme Alt Sis.
SD: Temel ve uygulamalı
araştırmanın uzun vadeli
değerlendirilmesi
TD: Süren araştırma
geliştirmelerin ilerleme raporları
OD: Tamamlanmamış araştırma
geliştirme siparişleri
** Mühendislik Alt Sistemi
SD: Yeni ürünlerin tasarımı
TD: Mühendislik ilerleme raporları
OD: Mühendislik
Spesifikasyonları
Her bir alt sistemin, hiyerarşik düzeye
göre bilgi türleri








**İmalat Alt Sistemi
SD: Gelecekteki imalat tesis
gereksinimlerinin saptanması
TD: Makine ve donanımın
uygun yüklemesi
OD: Tamamlanmamış imalat
siparişleri
** Stok Alt Sistemi
SD: Stokları enküçükleyecek
modellerin öngörüsü
TD: Dönemsel stok dökümleri
OD: Eldeki stokların dökümü








**Satınalma Alt Sistemi
SD: Daha düşük fiyata satınalma
yapılacak kaynaklar
TD: Satıcı performans
değerlendirilmesi
OD: Satınalma siparişleri
** Fiziksel Dağıtım Alt Sistemi
SD: Daha etkin dağıtım yollarının
yöntemlerinin belirlenmesi
TD: Tesis ve depolar arasında
sevkiyat çizelgeleri
OD: Satınalma siparişleri
Her bir alt sistemin, hiyerarşik düzeye
göre bilgi türleri








** Muhasebe Alt Sistemi
SD: 5 yıllık finansman durum
öngörüleri
TD: Dönemsel bölüm bütçe
raporları
OD: Fatura ve maliyet kayıtları
** Finansman Alt Sistemi
SD: Uzun vadeli dış kredi
gereksinimleri
TD: Alternatif yatırım fırsatları
OD: Kısa dönem nakit miktarı




** Personel Alt Sistemi
SD: Personel gereksinim
öngörüleri
TD: İşçi kuruluşları ve
görüşmeler
OD: Personel özgeçmişleri ve
araştırmaları
2.4. İŞLETME SİSTEMİ DÜZEYLERİ


Her sistem bir Sistemler
Hiyerarşisi içinde yer
alır.
Buna göre İşletme
Sisteminin hiyerarşik
düzen içindeki konumu
Şekil 69' da görüldüğü
gibidir.
Şekil 70. İşletme düzeyleri
Şekil 71. Politika piramidi


Alt sistemlerin hiyerarşik
kademeler çizgisinde alt
fonksiyonlara bölünmesi,
sistem analizi çalışmaları
açısından da büyük önem
taşımaktadır.
Bu çaba, bilginin giderek daha
ayrıntılı parçalara ayrılması
yoluyla Veri Tabanı
Modüllerinin oluşturulması
anlamına gelmektedir.
2.5. TEMEL ALT SİSTEMLER






Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:
Toplu Planlama Alt Sistemi
Pazarlama Alt Sistemi
İmalat Alt Sistemi
Muhasebe ve Finansman Alt Sistemi
Personel Alt Sistemi
Şekil 75. Pazarlama alt sisteminde satış sipariş işlemleri
bilgi akışı
İmalat alt sistemi
 TEŞEKKÜRLER…